Với sự hỗ trợ của internet và các thiết bị công nghệ thông tin, tài liệu điện tử trở thành nguồn thông tin thuận lợi cho việc tiếp cận, chuyển nhận thông tin. Cùng với đó, tài liệu điện tử và các giao dịch điện tử đã bắt đầu được ứng dụng vào hoạt động quản lý điều hành, trao đổi thông tin của các cơ quan tổ chức và cá nhân. Bài viết đề cập đến pháp luật về quản lý tài liệu điện tử và thực trạng quản lý tài liệu điện tử khoa học tại Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam.
TẠP CHÍ KHOA HỌC XÃ HỘI SỐ 6(178)-2013 77 TRAO ĐỔI NGHIỆP VỤ PHÁP LUẬT VỀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ VÀ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ KHOA HỌC TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM LÊ THỊ HẢI NAM TÓM TẮT Tài liệu điện tử nhanh chóng phát triển nhiều quốc gia giới, nhiều ngành nghề, lĩnh vực Đặc biệt, với hỗ trợ internet thiết bị công nghệ thông tin, tài liệu điện tử trở thành nguồn thông tin thuận lợi cho việc tiếp cận, chuyển nhận thơng tin Cùng với đó, tài liệu điện tử giao dịch điện tử bắt đầu ứng dụng vào hoạt động quản lý điều hành, trao đổi thông tin quan tổ chức cá nhân Bài viết đề cập đến pháp luật quản lý tài liệu điện tử thực trạng quản lý tài liệu điện tử khoa học Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam (trước Viện Khoa học Xã hội Việt Nam) SỰ CẦN THIẾT PHẢI QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ Ở VIỆT NAM Hiện nay, phát triển nhanh chóng kỹ thuật cơng nghệ thơng tin hỗ trợ đắc lực cho nhu cầu truyền tin khai thác thơng tin, liệu nhân loại Trong đó, hệ thống thông tin điện tử Internet Lê Thị Hải Nam Thạc sĩ Văn phòng Đảng ủy Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam Nghiên cứu sinh Học viện Khoa học Xã hội Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam quan tâm sử dụng nhiều nhờ tính thơng dụng việc giao tiếp, tìm kiếm, lưu trữ đọc thơng tin tính ưu việt phần mềm ứng dụng quản lý, số hóa tài liệu Sự đời tài liệu điện tử với ưu vượt trội so với tài liệu giấy, làm cho hoạt động quản lý sử dụng thông tin trở nên nhanh chóng, dễ dàng tiết kiệm Thời gian chu chuyển thơng tin nhanh chóng Sự kết nối cá nhân với cá nhân, cá nhân với tổ chức tổ chức với tổ chức không quốc gia mà lãnh thổ cách xa địa lý đảm bảo diễn nhanh chóng Đảm bảo q trình tìm kiếm xử lý thơng tin văn kịp thời, nhanh, thuận lợi có hệ thống Cho phép đảm bảo an tồn thơng tin, cách sử dụng chữ ký số, hạn chế đối tượng tiếp cận tài liệu (bằng cách đặt password), đặt chế độ kiểm tra tính tồn vẹn liệu Đảm bảo việc quản lý thông tin văn từ chúng sản sinh đến chuyển giao vào lưu trữ lưu thiết bị điện tử Tiện ích lưu trữ tài liệu điện tử giảm thiểu phần lớn không gian kho tàng so với tài liệu giấy Trang bị hệ thống chu chuyển văn điện tử cho phép tiết kiệm phần lớn chi phí văn phịng phẩm 78 LÊ THỊ HẢI NAM – PHÁP LUẬT VỀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ… cho việc in ấn, photocopy, tiết kiệm thời gian tiền bạc cho việc vận chuyển văn đường bưu điện, tiết kiệm sức lao động tăng hiệu suất lao động, đảm bảo an toàn tài liệu Sự xuất loại hình tài liệu điện tử tính ứng dụng ngày rộng rãi đặt yêu cầu cần phải có chế tài luật pháp cho việc lưu hành, sử dụng loại hình tài liệu Đến nhiều nước giới có chủ trương xây dựng hoàn thiện hệ thống pháp luật nhằm điều chỉnh quan hệ phát sinh từ giao dịch điện tử, đưa định chế để bảo vệ quyền lợi ích hợp pháp tổ chức cá nhân tham gia quan hệ này, đồng thời bảo đảm giá trị tài liệu, thông điệp liệu chuyển tải phương tiện điện tử có giá trị pháp lý ghi chép mô tả văn giấy chuyển tải theo phương thức truyền thống Tuy nhiên, vấn đề khơng thách thức, phụ thuộc vào máy móc, chương trình Tính pháp lý tài liệu điện tử rào cản vấn đề đưa tài liệu điện tử trở nên thơng dụng sống thay hồn tồn tài liệu giấy Việc đảm bảo an tồn thơng tin phức tạp so với tài liệu giấy Sự đơn giản vấn đề sửa đổi chép thông tin đe dọa an tồn thơng tin nguồn tài liệu điện tử Chỉ với kỹ sử dụng máy tính đơn giản sửa đổi nội dung tài liệu điện tử chép (một phần hay toàn bộ) tài liệu mà khó phát Đây thực mối đe dọa lớn tính an tồn thơng tin nguồn tài liệu tồn môi trường điện tử Đối với ngành lưu trữ, xuất tài liệu điện tử đặt yêu cầu: lưu trữ tài liệu điện tử thay lưu trữ truyền thống khơng? Có hay khơng tình trạng loại (khơng lưu giữ đầy đủ) tài liệu điện tử có giá trị từ tài liệu điện tử hành khâu văn thư? Làm để đảm bảo độ tin cậy giá trị pháp lý thông điệp liệu? Làm để đảm bảo thơng điệp liệu có giá trị văn giấy, có giá trị làm chứng, có giá trị gốc? Gửi nhận lưu trữ thông điệp liệu để đảm bảo tính pháp lý? Cán viên chức cần phải trang bị kiến thức làm việc với tài liệu điện tử, mơi trường làm việc điện tử… Để giải u cầu cần phải có sách cụ thể, định chế pháp luật rõ ràng cho loại hình tài liệu Khơng nằm ngồi quy luật phát triển chung, để hội nhập với giới, từ năm 2000 Thủ tướng Chính phủ nước ta ký kết hiệp định khung ASEAN với hai nội dung quan trọng thương mại điện tử phủ điện tử Để thực hiệp định quan trọng, đẩy mạnh xây dựng sở liệu quốc gia, phát triển hạ tầng viễn thông internet, đào tạo nguồn nhân lực, đẩy nhanh tiến độ xây dựng hồn thiện mơi trường pháp lý để làm tảng cho thực phủ điện tử giao dịch điện tử Một số nội dung hoạt động phủ bộ, ngành tỉnh, thành phố bước đầu thực giao ban trực tuyến, chuyển nhận văn điện tử từ tỉnh, thành phố bộ, ngành lên phủ LÊ THỊ HẢI NAM – PHÁP LUẬT VỀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ… PHÁP LUẬT HIỆN HÀNH VỀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ VÀ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ KHOA HỌC Ở VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM 79 bảo vệ bảo mật giao dịch điện tử; vấn đề lưu trữ thông điệp liệu 2.1 Pháp luật hành quản lý tài liệu điện tử Dưới luật hệ thống văn quy phạm pháp luật phủ ngành có chức quản lý nhà nước lĩnh vực thông tin, lưu trữ công nghệ thơng tin Sau thời gian chuẩn bị hồn thiện, năm 2006 Luật Giao dịch điện tử Luật Cơng nghệ Thơng tin có hiệu lực thi hành, năm 2011 Luật Lưu trữ đời Các luật tạo khung pháp lý cho hoạt động giao dịch điện tử, lưu trữ tài liệu điện tử thông điệp liệu để làm sở cho triển khai thực phủ điện tử, lưu trữ tài liệu điện tử giao dịch điện tử Việt Nam Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 Chính phủ ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quan nhà nước quy định cụ thể việc ứng dụng tin học vào hoạt động quản lý quan nhà nước, trách nhiệm quan việc ứng dụng việc đảm bảo ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quan nhà nước Theo Luật Lưu trữ, tài liệu lưu trữ điện tử tài liệu tạo lập dạng thông điệp liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân lựa chọn để lưu trữ số hóa từ tài liệu lưu trữ vật mang tin khác Tài liệu lưu trữ điện tử phải đáp ứng tiêu chuẩn liệu thông tin đầu vào, bảo đảm tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an toàn khả truy cập, bảo quản sử dụng theo phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt Tài liệu số hóa từ tài liệu lưu trữ vật mang tin khác khơng có giá trị thay tài liệu số hóa Sau Nghị định 64, Thủ tướng Chính phủ ban hành Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày 03/12/2008 việc tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử hoạt động quan nhà nước Ngoài quy định chung, văn phải đáp ứng quy định cụ thể điều Luật Giao dịch điện tử Nghị định số 43/2011/NĐ-CP ngày 13/6/2011 Chính phủ quy định việc cung cấp thơng tin dịch vụ công trực tuyến trang thông tin điện tử cổng thông tin điện tử quan nhà nước; Luật Giao dịch điện tử đề cập đến vấn đề như: nguyên tắc tiến hành giao dịch điện tử; thông điệp liệu; chữ ký điện tử; hoạt động chứng thực chữ ký điện tử đối tượng tham gia vào trình giao dịch điện tử; giá trị pháp lý giao dịch điện tử; vấn đề an ninh an toàn, Ngày 20/9/2011, Bộ Thông tin Truyền thông ban hành Thông tư số 24/2011/TTBTTTT, quy định việc tạo lập, sử dụng lưu trữ liệu đặc tả trang thông tin điện tử cổng thông tin điện tử quan nhà nước Ngày 22/5/2012, Thủ tướng Chính phủ ban hành tiếp Chỉ thị số 15/CT-TTg việc tăng cường sử dụng văn điện tử hoạt động quan nhà nước 80 LÊ THỊ HẢI NAM – PHÁP LUẬT VỀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ… Thực Chỉ thị 15 Thủ tướng Chính phủ, ngày 11/9/2012 Bộ Nội vụ ban hành Chỉ thị số 02/CT-BNV việc tăng cường sử dụng văn điện tử hoạt động Bộ(1) Trước đó, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước có văn số 139/VTLTNNTTTH ngày 04/3/2009 việc hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ môi trường mạng(2) Nhưng văn mang tính hướng dẫn nghiệp vụ, khơng phải văn quy phạm pháp luật nên tính pháp lý không cao Cũng vấn đề này, ngày 07/9/2012, Văn phịng Chính phủ ban hành Cơng văn số 7017/VPCP-HC việc gửi file điện tử hồ sơ trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ Văn ghi rõ kể từ ngày 01/10/2012, Văn phịng Chính phủ không tiếp nhận xử lý hồ sơ không đính kèm văn điện tử(3) Như vậy, Việt Nam tài liệu điện tử, quản lý lưu trữ tài liệu điện tử, trách nhiệm quan việc ứng dụng công nghệ thông tin, đảm bảo an ninh hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin quản lý, lưu trữ tài liệu điện tử quy định luật văn luật Giao dịch điện tử khẳng định phương thức truyền nhận tin thuận lợi, nhanh chóng hiệu quả, thơng điệp liệu điện tử có giá trị pháp lý văn giấy Trách nhiệm quan việc ban hành văn pháp luật để hướng dẫn tổ chức thực hiện, phối hợp tổ chức thực hiện, tạo môi trường làm việc điện tử, ứng dụng công nghệ thông tin, quản lý tài liệu điện tử, lưu trữ tài liệu điện tử… quy định rõ văn pháp luật hành nêu Như vậy, thấy hệ thống văn pháp luật hành nhìn chung tương đối đầy đủ, riêng Chính phủ có hoạt động cụ thể để triển khai thực bước ban đầu để thực chủ trương phủ điện tử Việt Nam Tuy nhiên, vào quan chủ quản chậm, thiếu văn quy định, hướng dẫn cụ thể nội dung lưu trữ tài liệu điện tử Bộ Nội vụ ban hành để làm sở cho bộ, ngành quan thuộc phủ xây dựng ban hành quy định cụ thể dùng cho quản lý, lưu trữ, sử dụng tài liệu điện tử đơn vị 2.2 Thực trạng quản lý tài liệu điện tử khoa học Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam quan nghiên cứu khoa học xã hội nhân văn hàng đầu đất nước, sản phẩm Viện cơng trình nghiên cứu khoa học, kết hội thảo khoa học quốc gia quốc tế Yêu cầu giao dịch ký kết hợp tác nghiên cứu, đào tạo, trao đổi khoa học với quan, tổ chức, viện nghiên cứu trường đại học nước diễn thường xuyên Những hoạt động thực môi trường điện tử thuận lợi nhanh chóng, tiết kiệm thời gian giảm giấy tờ Do đó, nhu cầu mơi trường làm việc điện tử giao dịch điện tử cần thiết Trong nhiều năm trở lại đây, Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam tích cực ứng dụng tin học hoạt động hội thảo, giao dịch ký kết hợp tác với tổ LÊ THỊ HẢI NAM – PHÁP LUẬT VỀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ… chức nước Tài liệu điện tử Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam mà hình thành sử dụng hoạt động thực thi công việc Việc ứng dụng trang thiết bị điện tử phục vụ cho giao dịch điện tử, chuyển tải, tiếp nhận tài liệu điện tử, lưu giữ quản lý tài liệu điện tử phục vụ cho công việc hành xuất phát từ nhu cầu công việc Ở Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam, tài liệu nghiên cứu khoa học, đặc biệt kết nghiên cứu khoa học cấp Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam quan tâm có quy định phải nộp lưu cho Ban Quản lý khoa học để phục vụ cho nghiệm thu đánh giá, hết giai đoạn hành phải nộp lưu vào Lưu trữ Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam Tuy nhiên, quy định tài liệu truyền thống – tài liệu giấy Hiện nay, trình hoạt động nghiên cứu quản lý nghiên cứu Viện, tài liệu điện tử khoa học hình thành chủ nhiệm thư ký đề tài lưu giữ để phúc đáp yêu cầu tuyển chọn, nghiệm thu lý hợp đồng sản phẩm nghiên cứu khoa học Ngồi chương trình đề tài cấp bộ, cấp viện, tài liệu hội nghị hội thảo khoa học, viết để đăng tải hàng tháng 32 tạp chí chuyên ngành thuộc Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam chuyển tải phương tiện điện tử lưu giữ phương tiện điện tử giai đoạn tài liệu hành đơn vị Tất chưa quản lý, nộp lưu chưa có quy định cụ thể Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam đơn vị trực thuộc vấn đề sử dụng giao dịch điện tử lưu trữ tài liệu điện tử 81 Những phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu với dạng mở, kết nối cho việc lưu giữ tài liệu điện tử “đi” “đến” xây dựng để phục vụ nhu cầu đính file văn tài liệu điện tử dùng công tác lưu trữ tài liệu điện tử Bên cạnh đó, Trung tâm ứng dụng cơng nghệ thông tin Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam phối hợp với Phòng lưu trữ chuyển tải Danh mục cơng trình nghiên cứu khoa học lên trang thông tin Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam Tuy nhiên, công việc gửi hồ sơ bảo vệ kế hoạch sản phẩm nghiên cứu khoa học cấp qua mạng đến thành viên hội đồng tuyển chọn, hội đồng nghiệm thu; sản phẩm cuối hoạt động nghiên cứu hồ sơ khoa học giao nộp vào quan lưu trữ Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam, quan thông tin Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam Bộ Khoa học Công nghệ nhằm tiết kiệm thời gian giảm giấy tờ vấn đề bỏ ngỏ, chưa thực Từ thực trạng nêu thấy Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam hình thành tài liệu điện tử thực số giao dịch điện tử xuất phát từ nhu cầu công việc nội Viện Tuy chưa phổ biến, việc truyền nhận tài liệu điện tử để giải công việc quan, đơn vị thực tình trạng “tự phát”, nghĩa chuyên viên quan đơn vị thực lưu giữ quản lý tài liệu điện tử để phúc đáp yêu cầu công việc hành mảng công việc phân cơng, mà chưa có quy định quản lý hành Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam 82 LÊ THỊ HẢI NAM – PHÁP LUẬT VỀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ… Do vậy, việc lưu giữ, quản lý xuất phát từ nhu cầu thiết yếu công việc mà chưa xuất phát từ yêu cầu quy định hành nhà nước quan, đến chưa có văn Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam quy định cụ thể tài liệu lưu trữ điện tử quản lý tài liệu điện tử Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam đơn vị trực thuộc Tồn tại, hạn chế nguyên nhân Mặc dù có văn pháp luật quy định, hướng dẫn giao dịch điện tử, ứng dụng tin học quản lý thông tin, lập hồ sơ môi trường mạng… việc ứng dụng vào Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam nội dung chậm Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam đơn vị trực thuộc chưa xây dựng môi trường làm việc điện tử để thức thực giao dịch, chuyển nhận, lưu trữ tài liệu điện tử Mặc dù nhu cầu thực giao dịch điện tử Viện lớn Nguyên nhân vấn đề nêu Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam chưa có quy định cụ thể việc quản lý, lưu trữ tài liệu điện tử nên chưa thực lưu trữ tài liệu điện tử cấp Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam cấp đơn vị trực thuộc Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành, giao dịch điện tử thực số mảng việc quan tài liệu điện tử chưa tổ chức lưu trữ, quản lý Mặt khác, văn pháp luật hành nhà nước quản lý tài liệu lưu trữ điện tử cịn thiếu, chưa có văn quy định, hướng dẫn cụ thể quản lý tài liệu lưu trữ điện tử để làm sở cho triển khai thực việc lưu trữ tài liệu điện tử quan tổ chức tồn hệ thống trị Luật Lưu trữ quy định điều chung tài liệu lưu trữ điện tử, Chính phủ đạo ngành liên quan để cụ thể hóa nội dung pháp luật hành thực tiễn thiếu hướng dẫn cụ thể chi tiết Bộ Nội vụ, quan quản lý nhà nước hoạt động văn thư lưu trữ - lĩnh vực chuyển nhận lưu tài liệu điện tử Do đó, Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam đến chưa chủ động triển khai thực giao dịch điện tử quản lý tài liệu điện tử, chờ quy định, văn hướng dẫn cụ thể Bộ Nội vụ vấn đề lưu trữ tài liệu điện tử Cùng với trình độ đội ngũ cán làm công tác văn thư, lưu trữ hạn chế, nên thiếu tham mưu thực quản lý tài liệu lưu trữ điện tử Nhận thức lãnh đạo quản lý cấp cán bộ, viên chức chưa đầy đủ tài liệu điện tử lưu trữ tài liệu điện tử bước cản thực thi phủ điện tử lưu trữ tài liệu điện tử MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ HIỆN NAY Từ thực trạng pháp luật hành nói qua thực tế Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam cho thấy, để quản lý lưu trữ tài liệu điện tử có hiệu cần phải có chế sách pháp luật đồng bộ, có chuẩn bị nguồn lực mơi trường làm việc điện tử Trước hết, cần phải hoàn thiện hệ thống pháp luật tài liệu điện tử để làm sở pháp lý cho triển khai thực phủ LÊ THỊ HẢI NAM – PHÁP LUẬT VỀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ… điện tử lưu trữ tài liệu điện tử Cụ thể là, Bộ Nội vụ cần phải xây dựng ban hành quy định quản lý tài liệu điện tử để làm sở cho bộ, ngành, quan xây dựng quy định cụ thể quan, đơn vị nội dung quản lý lưu trữ tài liệu điện tử Từ quy định quan đơn vị phải cụ thể hóa thành quy định đơn vị để phù hợp với điều kiện quan cho dễ thực Để làm vấn đề quy định cụ thể văn hành phải đảm bảo tham gia lưu trữ vào tồn vịng đời tài liệu từ việc thiết lập hệ thống điện tử tạo lưu giữ tài liệu lưu trữ điện tử, để bảo đảm cho việc tạo lập giữ lại tài liệu thực xác thực, đáng tin cậy lưu trữ Trong môi trường điện tử, xác định giá trị tài liệu phải tiến hành từ giai đoạn đầu vòng đời tài liệu, thường trước tài liệu tạo lập Vì vậy, lưu trữ phải quản lý trình xác định giá trị thực kiểm soát tài liệu lưu trữ điện tử Thứ hai, cán lãnh đạo, quản lý cán viên chức, công chức thực thi công vụ phải nhận thức đầy đủ phủ điện tử, tài liệu điện tử, quản lý tài liệu điện tử chức trách cá nhân, tổ chức vấn đề Cần thiết phải tổ chức tuyên truyền, phổ biến quy định pháp luật giao dịch điện tử, lưu trữ tài liệu điện tử,… để cán bộ, công chức viên chức họat động máy công quyền nắm rõ hiểu tài liệu điện tử trách nhiệm quản lý lưu giữ tài liệu điện tử Đảm bảo cho quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh 83 tài liệu tạo giữ lại tài liệu thực xác thực, đáng tin cậy Thứ ba, phải tạo điều kiện sở vật chất, mơi trường làm việc điện tử Đó việc cung cấp quản lý công nghệ thông tin mà tài liệu cần phải đảm bảo, khung cấu trúc để quản lý tài liệu điện tử Đảm bảo hệ thống thông tin điện tử thiết kế, phát triển (xây dựng) thực thi (áp dụng) đáp ứng yêu cầu bảo quản tiếp cận khai thác, nhằm đảm bảo tài liệu lưu trữ điện tử ln trạng thái sẵn sàng, tiếp cận khai thác đọc sử dụng Thứ tư, quản lý tài liệu điện tử giao dịch điện tử hoạt động quan nhà nước nói chung Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam nói riêng bước khởi đầu môi trường mà pháp luật chưa thực đầy đủ, đa số cán công chức viên chức chưa thực sẵn sàng chưa trang bị đầy đủ kiến thức cho môi trường làm việc - môi trường điện tử Rất nhiều vấn đề đặt quản lý an tồn thơng điệp liệu chữ ký điện tử; phương thức giao dịch truyền thống tài liệu giấy tồn song hành hay bị thay hoàn toàn tài liệu điện tử giao dịch điện tử; lưu giữ lâu dài tài liệu điện tử mà khoa học công nghệ ngày phát triển ln đổi mới… Đó vấn đề đặt mà nhà quản lý lưu trữ Việt Nam cần phải nghiên cứu kỹ để có định hướng tương lai việc quản lý tài liệu điện tử Vì vậy, để thực phủ điện tử nói chung lưu trữ tài liệu điện tử nói riêng, đặc biệt quản lý tài liệu điện tử hoạt động khoa học cần phải xác định 84 LÊ THỊ HẢI NAM – PHÁP LUẬT VỀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ… công việc quan trọng, cần phải nhận thức, từ pháp luật nhiều yếu tố khác tạo môi trường làm việc điện tử thực Trong điều kiện để xây dựng phủ điện tử, lưu trữ tài liệu điện tử có giá trị hết người làm công tác lưu trữ ngành chủ quản lưu trữ, mà cụ thể Bộ Nội vụ, cần phải có chiến lược lộ trình cụ thể phải lực lượng tiên phong phủ điện tử lưu trữ tài liệu điện tử thành cơng Bài học kinh nghiệm quản lý tài liệu điện tử Cộng hòa Liên bang Nga Hội thảo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chủ trì thành phố Đà Nẵng ngày 25/11/2012 cho thấy vai trò, ý nghĩa tài liệu điện tử việc quản lý tài liệu điện tử Cộng hòa Liên bang Nga Luật hóa chi phối văn pháp quy Chính phủ sách cụ thể(4) Đây gợi mở nước tiên tiến mà Việt Nam, quốc gia sau cần tham khảo thời gian tới Đặc biệt, cần có định chế chuyển đổi công tác văn không giấy (phi giấy tờ) sang tài liệu điện tử quan hành nhà nước, quy định hệ thống chu chuyển văn điện tử hệ thống quan hành nhà nước Trên bình diện quan thuộc phủ, trước mắt, Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam cần phải chủ động, tích cực việc tạo dựng sở pháp lý môi trường làm việc điện tử quan, đơn vị mình, triển khai xây dựng hệ thống chu chuyển văn tài liệu điện tử, ứng dụng số nội dung chuyển, nhận văn hành chính, tài liệu hồ sơ khoa học mơi trường mạng, phát huy vai trị Trung tâm Ứng dụng Công nghệ thông tin thuộc Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam thực hiện, chủ trương phủ điện tử, giao dịch điện tử lưu trữ tài liệu điện tử CHÚ THÍCH (1) Phịng lưu trữ, Viện Khoa học Xã hội Việt Nam, Tập lưu văn đến năm 2005, 2006, 2007, 2008, 2009, 2011, 2012 (2) http://www.archives.gov.vn/content/law/Page s/View.aspx?CategoriesID=4&DocumentID=697 (3) http://www.chinhphu.vn/portal/page/portal/chi nhphu/hethongvanban?class_id=2&_page=1& mode=detail&document_id=163703 (4) V.Ph Iankovaia, Kinh nghiệm quản lý tài liệu điện tử Liên bang Nga, Hội thảo khoa học “Quản lý tài liệu điện tử lưu trữ điện tử Thực tiễn Việt Nam kinh nghiệm quốc tế”, Thành phố Đà Nẵng ngày 25/11/2012 TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Nội vụ 2012 Chỉ thị số 02/CT-BNV ngày 11/9/2012 việc tăng cường sử dụng văn điện tử hoạt động Bộ Nội vụ Bộ Thông tin Truyền thông 2011 Thông tư số 24/2011/TT-BTTTT ngày 20/9/2011, quy định việc tạo lập, sử dụng lưu trữ liệu đặc tả trang thông tin điện tử cổng thông tin điện tử quan nhà nước Chính phủ 2007 Nghị định số 64/2007/ NĐ-CP ngày 10/4/2007 ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quan nhà nước Chính phủ 2011 Nghị định số 43/2011/NĐ-CP ngày 13/6/2011 quy định việc cung cấp thông tin dịch vụ công trực (xem tiếp trang 46) LÊ THỊ HẢI NAM – PHÁP LUẬT VỀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ… 85 (Tiếp theo trang 84) tuyến trang thông tin điện tử cổng thông tin điện tử quan nhà nước Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước 2009 Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 04/3/2009 việc hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ môi trường mạng Quốc hội 2005 Luật Giao dịch điện tử http://vanban.chinhphu.vn/portal/page/portal/ chinhphu/hethongvanban chinhphu/hethongvanban Quốc hội 2006 Luật Công nghệ Thông tin, http://vanban.chinhphu.vn/portal/page/portal/ chinhphu/hethongvanban Quốc hội 2006 Luật Giao dịch điện tử http://vanban.chinhphu.vn/portal/page/portal/ chinhphu/hethongvanban Quốc hội 2011 Luật Lưu trữ, http://vanban.chinhphu.vn/portal/page/portal/ chinhphu/hethongvanban 10 Thủ tướng Chính phủ 2008 Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày 03/12/2008 việc tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử hoạt động quan nhà nước 11 Thủ tướng Chính phủ 2012 Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012, việc tăng cường sử dụng văn điện tử hoạt động quan nhà nước 12 Văn phịng Chính phủ 2012 Công văn số 7017/VPCP-HC ngày 07/9/2012 việc gửi file điện tử hồ sơ trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Tập lưu văn đến năm 2012, Viện Khoa học Xã hội Việt Nam ... THỊ HẢI NAM – PHÁP LUẬT VỀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ… PHÁP LUẬT HIỆN HÀNH VỀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ VÀ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ KHOA HỌC Ở VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM 79... thể dùng cho quản lý, lưu trữ, sử dụng tài liệu điện tử đơn vị 2.2 Thực trạng quản lý tài liệu điện tử khoa học Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam quan nghiên... đề nêu Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam chưa có quy định cụ thể việc quản lý, lưu trữ tài liệu điện tử nên chưa thực lưu trữ tài liệu điện tử cấp Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam cấp