Thu thập tài liệu là toàn bộ những công việc có liên quan đến việc lựa chọn, tiếp nhận các tài liệu có giá trị vào lưu trữ. Mục đích của thu thập tài liệu: Bảo đảm sự đầy đủ và chất lượng đối với tài liệu của cơ quan; Tạo tiền đề để thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ tiếp theo.
Nghiệp vụ luu trữ quan, tổ chức doanh nghiệp TS Nguyễn Lệ Nhung Nội dung nghiệp vụ luu trữ: Thu thËp tµi liƯu Phân loại tài liệu Xác định giá trị tài liệu Bảo quản tài liệu Tổ chức khai thác, sử dụng Mục dích cơng tác luu trữ: tài Tổ chức xếp cách khoa học liệu Đảm bảo an toàn cho tài liệu Khai thác, sử dụng thông tin tài liệu hiệu Nghiệp vụ thu thập tài liệu - Thu thập tài liệu tồn cơng việc có liên quan đến việc lựa chọn, tiếp nhận tài liệu có giá trị vào lưu trữ - Mục đích thu thập tài liệu: • Bảo đảm đầy đủ chất lượng tài liệu quan • Tạo tiền đề để thực nghiệp vụ lưu trữ Nghiệp vụ thu thập tài liệu • • • • Trách nhiệm cán lưu trữ: Xác định nguồn thu thập (Thu đâu?) Xác định thành phần thu thập (Thu gì?) Lập kế hoạch thu thập (Khi thu?) Chuẩn bị điều kiện để tiếp nhận tài liệu Yêu cầu việc thu thập tài liệu • Cần tiến hành thường niên • Cần có biên bàn giao tài liệu bên giao bên nhận • Tài liệu thu thập phải lập hồ sơ Phân loại tài liệu - Phân loại tài liệu phân chia tài liệu thành nhóm từ nhóm lớn, nhóm nhỏ nhóm nhỏ (hồ sơ) - Mục đích phân loại tài liệu: • Tổ chức xếp khoa học tài liệu, tạo điều kiện khai thác thông tin phục vụ hoạt động quan thuận lợi, nhanh chóng • Có chế độ bảo quản tài liệu phù hợp • Hạn chế tình trạng trùng thừa tài liệu Yêu cầu việc phân loại tài liệu • Sau phân loại, hồ sơ (tài liệu) bảo quản địa • Cách thức phân loại cần bao phủ hết toàn tài liệu quan Phân loại lớp theo lứa tuổi: Tổng số lớp học: 100 hv • Trên 50: • Từ 45 đến 49 • Từ 30 đến 40 • Dưới 30 • • • • 20 hv 40 hv 30 hv 05 hv Phân loại lớp theo lứa tuổi: Tổng số lớp học: 100 hv • Trên 50: • Từ 40 đến 49 • Từ 30 đến 45 • Dưới 30 • • • • 20 hv 45 hv 35 hv 05 hv Xác định giá trị tài liệu - Xác định giá trị tài liệu việc định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu - Mục đích xác định giá trị tài liệu: • Lưu trữ tài liệu có giá trị phục vụ cho nhu cầu sử dụng thông tin quan • Loại hủy tài liệu hết giá trị Xác định giá trị tài liệu - Trách nhiệm cán lưu trữ: • Bám sát quy đinh pháp luật chức năng, nhiệm vụ quan để xác định giá trị tài liệu • Lập danh mục tài liệu hết giá trị • Tham mưu cho lãnh đạo thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu Yêu cầu việc xác định giá trị tài liệu • Xác định xác thời hạn bảo quản cho tài liệu • Xem xét tài liệu nhiều góc độ sử dụng khác Tổ chức sử dụng tài liệu - Tổ chức sử dụng tài liệu hoạt động nhằm đáp ứng yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ - Mục đích tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: • Phát huy giá trị thơng tin tài liệu lưu trữ vào hoạt động hành quan • Phục vụ cho việc tra, kiểm tra hoạt động qua quan Tổ chức sử dụng tài liệu • • • Trách nhiệm cán lưu trữ: Xây dựng thủ tục khai thác sử dụng Xác định hình thức tổ chức khai thác sử dụng Xây dựng công cụ phục vụ khai thác sử dụng tài liệu • Phục vụ khai thác kịp thời nhu cầu sử dụng tài liệu Yêu cầu việc tổ chức sử dụng tài liệu • Bảo đảm phục vụ nhanh chóng, xác, đầy đủ u cầu khai thác, sử dụng tài liệu • Bảo vệ bí mật tài liệu lưu trữ • Giữ gìn an tồn tài liệu lưu trữ Một vài hình ảnh cơng tác lưu trữ Kho bạc nhà nước ... độ sử dụng khác Tổ chức sử dụng tài liệu - Tổ chức sử dụng tài liệu hoạt động nhằm đáp ứng yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ - Mục đích tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: • Phát huy... đảm đầy đủ chất lượng tài liệu quan • Tạo tiền đề để thực nghiệp vụ lưu trữ 1 Nghiệp vụ thu thập tài liệu • • • • Trách nhiệm cán lưu trữ: Xác định nguồn thu thập (Thu đâu?) Xác định thành phần...Nội dung nghiệp vụ luu trữ: Thu thập tài liệu Phân loại tài liệu Xác định giá trị tài liệu Bảo quản tài liệu Tổ chøc khai th¸c, sư dơng Mục dích cơng tác luu trữ: tài Tổ chức xếp cách khoa