Nghiệp vụ thu thập tài liệu- Thu thập tài liệu là toàn bộ những công việc có liên quan đến việc lựa chọn, tiếp nhận các tài liệu có giá trị vào lưu trữ - Mục đích của thu thập tài liệ
Trang 1Nghiệp vụ luu trữ trong
cơ quan, tổ chức doanh nghiệp
TS Nguyễn Lệ Nhung
Trang 2Nội dung nghiệp vụ luu trữ:
1 Thu thập tài liệu
2 Phân loại tài liệu
3 Xác định giá trị tài liệu
4 Bảo quản tài liệu
5 Tổ chức khai thác, sử dụng
Trang 3Mục dích của công tác luu trữ:
1 Tổ chức sắp xếp một cách khoa học
tài liệu
2 Đảm bảo an toàn cho tài liệu
3 Khai thác, sử dụng thông tin tài liệu hiệu
quả
Trang 41 Nghiệp vụ thu thập tài liệu
- Thu thập tài liệu là toàn bộ những công việc
có liên quan đến việc lựa chọn, tiếp nhận
các tài liệu có giá trị vào lưu trữ
- Mục đích của thu thập tài liệu:
• Bảo đảm sự đầy đủ và chất lượng đối với tài liệu của cơ quan
• Tạo tiền đề để thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ tiếp theo
Trang 51 Nghiệp vụ thu thập tài liệu
- Trách nhiệm của cán bộ lưu trữ:
• Xác định nguồn thu thập (Thu ở đâu?)
• Xác định thành phần thu thập (Thu cái gì?)
• Lập kế hoạch thu thập (Khi nào thu?)
• Chuẩn bị điều kiện để tiếp nhận tài liệu
Trang 6Yêu cầu đối với việc thu thập tài liệu
• Cần được tiến hành thường niên
• Cần có biên bản bàn giao tài liệu giữa bên giao và bên nhận
• Tài liệu thu thập phải được lập hồ sơ
Trang 102 Phân loại tài liệu
- Phân loại tài liệu là phân chia tài liệu thành
các nhóm từ nhóm lớn, nhóm nhỏ và nhóm nhỏ nhất (hồ sơ).
- Mục đích của phân loại tài liệu:
• Tổ chức sắp xếp khoa học tài liệu, tạo điều kiện khai thác thông tin phục vụ hoạt động của cơ quan thuận lợi, nhanh chóng
• Có chế độ bảo quản tài liệu phù hợp
• Hạn chế tình trạng trùng thừa tài liệu
Trang 112 Phân loại tài liệu
- Trách nhiệm của cán bộ lưu trữ:
• Lựa chọn cách thức phân loại tài liệu
• Phân loại và sắp xếp tài liệu theo cách đã lựa chọn
Trang 12Các cách phân loại tài liệu
+ Theo đơn vị tổ chức
+ Theo lĩnh vực (mặt) hoạt động
+ Theo thời gian
Trang 13Cách phân loại tài liệu lưu trữ
của Kho bạc NN cấp huyện
• Bước 1: Tài liệu được chia theo năm (dương lịch)
• Bước 2: Tài liệu trong từng năm được chia theo
các đơn vị tổ chức trực thuộc kho bạc
• Bước 3: Tài liệu trong từng đơn vị được chia theo
từng mảng hoạt động của đơn vị
• Bước 4: Tài liệu trong từng mảng hoạt động tỉếp
tục được phân chia đến hồ sơ
Trang 14Cách phân loại tài liệu lưu trữ
của Kho bạc NN cấp huyện
2 Bộ phận Kho Quỹ
3 Bộ phận Kế toán
Trang 15Cách phân loại tài liệu lưu trữ của Kho bạc NN cấp huyện
Trang 16Yêu cầu đối với việc phân loại tài liệu
• Sau khi phân loại, một hồ sơ (tài liệu) chỉ được bảo quản tại 1 địa chỉ
• Cách thức phân loại cần bao phủ hết toàn bộ tài liệu của cơ quan
Trang 193 Xác định giá trị tài liệu
- Xác định giá trị tài liệu là việc định thời
hạn bảo quản cho các hồ sơ, tài liệu
- Mục đích của xác định giá trị tài liệu:
• Lưu trữ được những tài liệu có giá trị phục
vụ cho nhu cầu sử dụng thông tin của cơ quan
• Loại hủy những tài liệu hết giá trị
Trang 203 Xác định giá trị tài liệu
- Trách nhiệm của cán bộ lưu trữ:
• Bám sát quy đinh của pháp luật và chức
năng, nhiệm vụ của cơ quan để xác định giá trị tài liệu
• Lập danh mục tài liệu hết giá trị
• Tham mưu cho lãnh đạo thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu
Trang 21Yêu cầu đối với việc xác định giá trị tài liệu
• Xác định chính xác thời hạn bảo quản cho tài liệu
• Xem xét tài liệu ở nhiều góc độ sử dụng khác nhau
Trang 224 Tổ chức sử dụng tài liệu
- Tổ chức sử dụng tài liệu là những hoạt động
nhằm đáp ứng các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
- Mục đích của tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ:
• Phát huy những giá trị thông tin trong tài liệu lưu trữ vào hoạt động hiện hành của cơ quan
• Phục vụ cho việc thanh tra, kiểm tra các hoạt
động đã qua của cơ quan
Trang 24Yêu cầu đối với việc
• Bảo đảm phục vụ nhanh chóng, chính xác, đầy đủ các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu
• Bảo vệ bí mật tài liệu lưu trữ
• Giữ gìn an toàn tài liệu lưu trữ
Trang 27M t vài hình nh v công tác ộ ả ề