TÀI LIỆU HƢỚNG DẪN SỬ DỤNG CỔNG GIAO LƢU TRỰC TUYẾN Ver 2.0 (iConference Portal)

BỘ TÀI NGUN VÀ MƠI TRƢỜNG VIỆT NAM VĂN PHỊNG BỘ TÀI LIỆU HƢỚNG DẪN SỬ DỤNG CỔNG GIAO LƢU TRỰC TUYẾN Ver 2.0 (iConference Portal) Hà nội, tháng 12 năm 2007 I GIỚI THIỆU Hệ thống Giao lưu trực tuyến Bộ Tài nguyên Môi trường phiên 1.0 xây dựng phát triển Trung tâm Tin học – Văn phòng Bộ TNMT, sử dụng cho nhiều phiên giao lưu Bộ số Sở TNMT địa phương nước Trong trình triển khai giao lưu, phiên 1.0 đáp ứng nhu cầu cho nhân dân nước giao lưu trực tiếp với quan quản lý nhà nước đơn vị độc lập giao lưu Bộ, giao lưu tỉnh thành Tuy nhiên, nhu cầu cần giao lưu đối thoại người dân với quan quản lý ngày nhiều, người dân có nhiều câu hỏi, ý kiến thắc mắc mà phạm vi trả lời không dừng đơn vị độc lập, mà liên quan nhiều đến quan cấp cấp có thẩm quyền trả lời tương ứng Ví dụ: Khi người dân tham gia giao lưu tỉnh A, người dân hỏi sách pháp luật đất đai mà cấp Sở khơng giải được, đó, cấp Sở cần thực chuyển câu hỏi cho đơn vị cấp (như cấp Vụ, Bộ) thực trả lời gửi câu trả lời lại cho người dân Hoặc, người dân tham gia giao lưu Bộ, dân hỏi trực tiếp lãnh đạo Bộ vấn đề đất đai xác địa điểm cụ thể, lúc cấp Bộ khơng nắm đến mức chi tiết địa đó, câu hỏi phải chuyển cho cấp Sở địa phương Như vậy, hai ví dụ trên, câu hỏi người dân giải phiên giao lưu, mà đơn vị tham gia giao lưu phải thực cơng việc trả lời hình thức offline để có câu trả lời từ quan có thẩm quyền giải (ví dụ: trao đổi qua hình thức cơng văn) Chính thế, vấn đề đặt cần phải nâng cấp hệ thống Giao lưu trực tuyến phiên 1.0 thành Cổng Giao lưu trực tuyến (iConference Portal), cho phép người dân quan quản lý làm việc cách độc lập phần tổng thể thống hệ thống, giúp cho Bộ tổ chức phiên giao lưu với nhiều tỉnh thành tham gia, có phân cấp, người dân tham gia giao lưu trực tiếp cổng giao lưu trực tuyến Bộ từ hệ thống giao lưu trực tuyến địa phương II CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN 2.1 Cổng Giao lƣu trực tuyến Là hệ thống giao lưu trực tuyến hoạt động Web, sử dụng công nghệ Web 2.0, cho phép người dân tham gia giao lưu từ Website Bộ từ tỉnh thành 2.2 Phiên giao lƣu Phiên giao lưu (hay gọi buổi giao lưu) việc trao đổi thông tin trực tiếp người dân quan quản lý nhà nước xảy khoảng thời gian định Có loại giao lưu bản: - Cơ quan tự tổ chức độc lập: Là phiên giao lưu mà đơn vị độc lập (có pháp nhân dấu riêng, Bộ, Cục, Sở) tổ chức, đơn vị cán trực thuộc đơn vị tham gia giao lưu, khơng có đơn vị cung cấp đơn vị bên tham gia (Ví dụ: Bộ Tài ngun Mơi trường tổ chức phiên giao lưu trả lời người dân sách pháp luật đất đai, thành phần tham gia gồm Lãnh đạo Bộ, Văn phòng Bộ, Vụ pháp chế, Vụ Đất đai, Vụ Đăng ký Thống kê đất đai Khi đó, người dân vào trang giao lưu đơn vị, gửi câu hỏi cán phòng ban đơn vị tiếp nhận trả lời câu hỏi, kết trả lời trang Web đơn vị đó) - Cơ quan tổ chức có đơn vị khác tham gia: Là phiên giao lưu mà đơn vị độc lập tổ chức, với thành phần phịng ban trực thuộc tham gia, đồng thời có mời đạo đơn vị cấp cấp tham gia (Ví dụ: Bộ Tài nguyên Môi trường tổ chức giao lưu trực tuyến 64 tỉnh thành nước, tất Sở TNMT tỉnh phải tham gia giao lưu Khi đó, Bộ đóng vai trị đơn vị chủ quản phiên giao lưu đó, cịn Sở đóng vai trị thành viên tham gia giao lưu Khi đó, người dân có số trường hợp đặc biệt tham gia giao lưu, như: + Nếu người dân gửi câu hỏi từ Bộ, cán Vụ trả lời kết trả lời thị Website Bộ + Nếu người dân gửi câu hỏi từ Đơn vị cấp (như Sở), cán Sở trả lời, kết trả lời HIỂN THỊ ĐỒNG THỜI Website Sở Bộ + Nếu người dân gửi câu hỏi từ Bộ, câu hỏi thẩm quyền trả lời thuộc địa phương, cán phân cơng Bộ chuyển câu hỏi địa phương trả lời, câu trả lời hiển thị Website Bộ lẫn địa phương + Nếu người dân gửi câu hỏi từ địa phương (từ Sở), cán Sở thấy câu trả lời thuộc thẩm quyền cấp Bộ, Sở chuyển câu hỏi lên để Bộ trả lời Khi trả lời xong, câu trả lời tra trang Sở Bộ ) 2.3 Ngƣời dân Là người truy cập vào cổng giao lưu từ Bộ từ địa phương, cho phép gửi câu hỏi trực tuyến đến quan quản lý nhà nước tương ứng với trang giao lưu truy nhập Mỗi người dân phải đăng ký số thông tin cá nhân họ tên, tuổi, địa chỉ, email với hệ thống có quyền như: gửi câu hỏi, xem trạng thái trả lời câu hỏi, tìm kiếm, xem hướng dẫn 2.4 Ban giao lƣu Là nhóm đơn vị, phịng ban cán đơn vị phòng ban người quản trị hệ thống lựa chọn để tham gia giao lưu Trong phiên giao lưu có tất phịng ban đơn vị có số lựa chọn Mỗi phịng ban có quyền chức tương ứng Khi phịng ban có quyền tồn cán thuộc phịng ban có quyền Các quyền dành cho phòng ban bao gồmL + Quyền Lọc câu hỏi: Thực việc lọc câu hỏi người dân gửi đến Thơng thường quyền dành cho Văn phịng Bộ, phịng Tổ chức – hành Văn phịng Sở + Quyền Phân công trả lời: Thực việc phân công (giao) câu hỏi lọc cho đơn vị phòng ban trả lời chuyển câu hỏi cho đơn vị độc lập có thẩm quyền khác trả lời phiên giao lưu Thông thường quyền dành cho Ban lãnh đạo Bộ Sở + Quyền Trả lời câu hỏi: Thực việc trả lời câu hỏi phân công trả lời Câu hỏi phân cho đơn vị cán thuộc đơn vị trả lời cho câu hỏi, nhiên câu hỏi trả lời cán khác khơng trả lời + Quyền Duyệt câu trả lời: Thực việc duyệt câu trả lời xem có hợp lệ hay không Trong trường hợp câu trả lời tốt, thông tin xuất lên Website để người dân xem kết trả lời Trong trường hợp trả lời không tốt, người duyệt yêu cầu người trả lời thực việc trả lời lại 2.5 Quản trị hệ thống Là người có quyền thiết lập thơng tin đơn vị Có thể thực chức tồn hệ thống đơn vị như: Quyền Quản lý người truy cập (quản lý User), quyền Quản lý đơn vị phòng ban, quyền Tạo phiên giao lưu III MƠ HÌNH NGHIỆP VỤ 3.1 Mơ hình tổng quan Người dân Gửi câu hỏi Tiếp nhận câu hỏi Nhận câu trả lời Ban giao lưu trực tiếp Gửi câu trả lời Cổng giao lƣu trực tuyến Tiếp nhận câu hỏi Tạo phiên giao lưu Giám sát hệ thống Gửi câu trả lời Ban giao lưu đơn vị độc lập khác Quản trị hệ thống Bắt buộc tham gia Tuỳ chọn tham gia theo loại phiên giao lưu 3.2 Người dân Mơ hình chi tiết Cán lọc câu hỏi Cán phân công Cán trả lời Cán trả lời câu hỏi duyệt câu hỏi Gửi câu hỏi Lọc câu hỏi không hợp lệ hợp lệ Phân công cho phòng ban trả lời (cho đơn vị trực thuộc chuyển câu hỏi cho đơn vị khác) Yêu cầu trả lời lại Xem nội dung câu hỏi Từ chối trả lời, nêu lý trả lời không hợp lệ Trả lời câu hỏi Đề nghị phê duyệt Xem nội dung trả lời Gửi câu trả lời Hợp lệ IV HƢỚNG DẪN SỬ DỤNG CỦA QUẢN TRỊ HỆ THỐNG 4.1 Đăng nhập Mục đích: Mỗi cán tham gia hệ thống phải cấp tài khoản truy nhập bao gồm 01 tên truy nhập (username) mật (password) Cán sử dụng tài khoản để đăng nhập vào phân khu chức cán Nếu đăng nhập thành cơng, cán làm việc với chức quản trị hệ thống làm việc Ban giao lưu Mặc định, đơn vị độc lập Sở TNMT địa phương, có 01 tài khoản quản trị với Username là: Admin, Password mặc định admin Thực hiện: - Bƣớc 1: Trên trình duyệt Web, gõ địa truy cập chức cán địa http://www.gltt.monre.gov.vn/cb Nếu truy cập chức cán đơn vị địa phương gõ địa chỉ: http://tên đơn vị.monre.gov.vn/cb (Ví dụ: http://danang.monre.gov.vn/cb) - Bƣớc 2: Xuất cửa sổ truy nhập, nhập tên truy nhập mật Nếu đăng nhập từ cổng giao lưu Bộ, cần chọn đơn vị chủ quản mà cán cơng tác (ví dụ: cán thuộc Vụ đất đai chọn đơn vị Bộ Tài nguyên Môi trường, đơn vị Văn phòng thuộc Cục Đo đạc đồ chọn đơn vị Cục Đo đạc Bản đồ) Nếu đăng nhập từ địa phương, mặc định lựa chọn tên Sở TNMT địa phương - Bƣớc 3: Bấm nút đăng nhập, truy nhập thành công, xuất chức làm việc cán tương ứng 4.2 Quản lý danh sách đơn vị phịng ban Mục đích: Thực việc quản lý danh mục quan đơn vị phịng ban tồn hệ thống Người quản trị quan độc lập địa phương chủ động tạo cấu trúc phịng ban theo đơn vị mình, danh mục phân cấp theo hình (tree) với nhiều cấp khác nhau, nhiên khuyến cáo tạo đến ba cấp Thực hiện: - Bƣớc 1: Khi đăng nhập thành công, vào khu làm việc người quản trị Tab chức Quản trị - Bƣớc Chọn chức Quản lý Đơn vị phòng ban Xuất khung làm việc chức - Bƣớc Bấm vào đơn vị đơn vị để lựa chọn đơn vị Thơng tin đơn vị hiển thị khung Nhập/ sửa thông tin - Bƣớc Để tạo đơn vị, bấm nút Tạo Lúc này, đơn vị tạo đơn vị đơn vị vừa lựa chọn đơn vị Để sửa thông tin đơn vị, bấm nút Sửa - Bƣớc Nhập hoặc sửa thông tin theo mẫu tương ứng Nếu đơn vị quan độc lập (như Cục, Sở, cơng ty) đánh dấu chọn mục [x] Cơ quan độc lập - , khơng bỏ đánh dấu chọn Bƣớc Bấm nút Lưu để lưu thông tin đơn vị Nếu muốn xoá đơn vị, chon đơn vị bấm nút “Xoá lựa chọn” Lƣu ý xố đơn vị cấp cha xố tồn đơn vị cấp tƣơng ứng 4.3 Quản lý danh sách ngƣời dùng Mục đích: Thực việc quản lý danh sách cán sử dụng toàn hệ thống Mỗi cán toàn hệ thống cấp 01 tài khoản truy cập đơn vị độc lập Tuy nhiên, tài khoản truy nhập giống hệ thống tài khoàn nằm hai đơn vị độc lập khác Ví dụ: Trên tồn hệ thống có nhiều tài khoản Admin, đơn vị độc lập có 01 tài khoản Admin có mật khác Thực hiện: - Bƣớc 1: Khi đăng nhập thành công, vào khu làm việc người quản trị Tab chức Quản trị - Bƣớc 2: Chọn chức Quản lý User, xuất khug làm việc quản trị người dùng 4.4 - Bƣớc 3: Bấm vào đơn vị đơn vị để lựa chọn, xuất danh sách cán tương ứng đơn vị lựa chọn - Bƣớc Để tạo người dùng mới, bấm nút Tạo - Bƣớc Để sửa người dùng, bấm nút dùng - Bƣớc Trong khung nhập thơng tin, nhập thông tin cần thiết người dùng Bấm nút Lưu để lưu lại thông tin - Nếu muốn xoá ngƣời dùng, bấm nút ngƣời dùng cần xoá khỏi hệ thống cột Sửa tương ứng với người cột xoá tƣơng ứng với Khởi tạo phiên giao lƣu Mục đích: Thực việc khởi tạo phiên giao lưu đơn vị độc lập phiên giao lưu có phân cấp, nhiều đơn vị tham gia đồng thời Tại thời điểm, đơn vị tự tổ chức nhiều phiên giao lưu với chủ đề khác tham gia nhiều phiên giao lưu đơn vị cấp giao xuống Nếu thời điểm đơn vị diễn nhiều phiên giao lưu, người dân ban giao lưu phải lựa chọn phiên làm việc thời, chuyển qua phiên khác phải chọn chức “Chọn phiên giao lưu” Lƣu ý: - Đây chức quan trọng hệ thống Người quản trị phải nắm rõ chức - Đối với phiên giao lưu đơn vị độc lập tổ chức, khơng có đơn vị khác tham gia người quản trị sửa, xố, thêm bớt đơn vị tham gia giao lưu phiên giao lưu cho đơn vị chủ quản - Đối với phiên giao lưu đơn vị cấp tạo ra, đơn vị khác tham gia với vai trị thành viên, người quản trị đơn vị thành viên sửa xoá phiên giao lưu mà cần thiết phải thực chức “Phân cơng” cho phịng ban đơn vị tham gia phiên giao lưu chung cấp tạo Thực hiện: + Bấm nút Cập nhật để lưu lại thông tin phiên giao lưu chuyển sang bước - Bƣớc 4: Tại bước này, có hai trường hợp xảy Nếu loại giao lưu “Cơ quan tự tổ chức độc lập” chuyển sang Bƣớc 5: Chọn phịng ban đơn vị cấp tham gia thành phần Ban giao lưu, loại giao lưu “Cơ quan tổ chức có đơn vị khác tham gia” thực bƣớc 4: Chọn danh sách đơn vị độc lập tham gia giao lƣu Trong danh sách đơn vị, giữ phím Shift chọn danh sách đơn vị tham gia giao lưu liền nhau, giữ phím Ctrl để chọn danh sách đơn vị không liền nhau, bấm nút “Chọn >>” để đồng ý chọn danh sách tham gia giao lưu Nếu không muốn đơn vị tham gia giao lưu danh sách đơn vị tham gia gia lưu, chọn tên đơn vị bấm nút “>” để chuyển sang bước - Bƣớc 5: Chọn danh sách phòng ban (đơn vị con) tham gia giao lƣu Bước thực chọn phòng ban Thành viên Ban giao lưu Các phòng ban đơn vị trực thuộc đơn vị khởi tạo phiên giao lưu, đơn vị có quyền định phân công bước Các cán (user) phịng ban có đầy đủ quyền đơn vị Trong đơn vị cấp hiển thị đơn vị cha vừa khởi tạo phiên giao lưu, đánh dấu [x] Sau chọn xong đơn vị đơn vị, bấm nút “Tiếp tục >>” để chuyển sang bước Phân quyền chức cho phòng ban - Bƣớc 6: Chọn danh sách phòng ban (đơn vị con) tham gia giao lƣu Bước thực chọn phòng ban Thành viên Ban giao lưu Các phòng ban đơn vị trực thuộc đơn vị khởi tạo phiên giao lưu, đơn vị có quyền định phân công bước Các cán (user) phịng ban có đầy đủ quyền đơn vị Thực hiện: - Cây đơn vị xuất danh sách phòng ban lựa chọn tham gia ban giao lưu (tại bước 5) - Trên phòng ban, đánh dấu chọn để chọn nhiều phịng ban cần phân cơng chức Sau đánh dấu phịng ban có chức phiên giao lưu, thực việc chọn quyền cho phòng ban cột danh sách quyền - Có thể chọn nhiều quyền tương ứng Bấm nút “Phân công” để thực phân quyền cho phòng ban vừa chọn - Để xem lại quyền phòng ban, bấm chuột vào tên phòng ban chức năng, cột danh sách quyền đánh dấu quyền lựa chọn phịng ban Có thể thực sửa lại quyền cách chọn đánh dấu lại quyền bấm nút “Phân công” Sau phân quyền hết cho phịng ban kết thúc chức tạo phiên giao lưu Lƣu ý: - Thông thường Ban giao lưu phân quyền chức sau: + Lãnh đạo Bộ (hoặc Sở): có đầy đủ quyền (bao gồm Chủ trì, Thư ký, Trả lời, Duyệt) + Văn phịng (hoặc phịng Tổ chức hành chính): có quyền Thư ký + Các phịng ban chun mơn: có chức Trả lời - 4.5 Trong trường hợp phiên giao lưu có khách mời cán không trực thuộc quan nào, cần phải tạo thêm nhóm “Khách mời” danh mục đơn vị phịng ban, thường nhóm Khách mời có chức Trả lời câu hỏi Quản lý danh sách phiên giao lƣu Mục đích: Quản lý danh sách phiên giao lưu, kích hoạt phiên giao lưu, kết thúc phiên giao lưu sửa đổi, cập nhật thông tin phiên giao lưu - Thực hiện: - Bƣớc 1: Khi đăng nhập thành công, vào khu làm việc người quản trị Tab chức Quản trị - Bƣớc 2: Chọn chức Danh sách phiên giao lưu Xuất danh sách phiên giao lưu đơn vị làm việc Tại đây, người quản trị thực chức bao gồm: + Sửa thơng tin phiên giao lưu + Phân công đơn vị tham gia giao lưu: Chức sử dụng để phân công đơn vị trực thuộc tham gia giao lưu với phiên giao lưu đơn vị cấp tổ chức giao lưu yêu cầu đơn vị cấp tham gia - Chức A: Để tạo phiên giao lưu mới, bấm nút “Tạo mới” - Chức B Để kích hoạt phiên giao lưu, cột Chọn, chọn phiên giao lưu cần duyệt bấm nút “Kích hoạt phiên giao lưu” - Chức C Để kết thúc phiên giao lưu, chọn phiên giao lưu bấm nút “Kết thúc phiên giao lưu” - Chức D Để xoá phiên giao lưu, bấm nút phiên giao lưu tương ứng hàng phiên thông tin - Chức E: Để sửa phiên giao lưu, bấm nút tương ứng cột Sửa phiên giao lưu - Chức F: Để phân công đơn vị tham gia giao lưu phiên giao lưu quan cấp tổ chức, cột Phân công, bấm chuột vào nút [Phân công] để thực chọn đơn vị tham gia giao lưu phân công đơn vị Các thao tác chức hoàn toàn tƣơng tự nhƣ chức “Khởi tạo phiên giao lƣu” V HƢỚNG DẪN SỬ DỤNG CỦA NGƢỜI DÂN 5.1 Đăng ký tham gia giao lƣu Mục đích: Mỗi người dân tham gia giao lưu, truy nhập vào cổng giao lưu trực tuyến Bộ truy nhập trực tiếp vào hệ thống giao lưu trực tuyến địa phương Để bắt đầu tham gia giao lưu, người dân cần phải đăng ký thông tin cá nhân để tham gia, phần địa Email người dân có dùng điền xác, phiên giao lưu kết thúc, câu hỏi hợp lệ câu trả lời tương ứng gửi phải hồi tới người dân thông qua địa Email Thực hiện: - Bƣớc 1: Tại trang chủ hệ thống giao lưu, người sử dụng đăng ký thông tin khung Đăng ký tham gia giao lưu bên phải cửa sổ Cần điền đẩy đủ thông tin theo yêu cầu phải chọn tỉnh thành nơi cư trú người dân Trong trường hợp người dân truy cập vào từ trang Sở mặc định lựa chọn tên tỉnh thảnh - Bƣớc 2: Bấm nút “Đăng ký” để bắt đầu tham gia giao lưu Đăng ký thành cơng, người dân bắt đầu nhận câu hỏi tham gia giao lưu 5.2 Gửi câu hỏi Mục đích: Thực gửi câu hỏi đến quan quản lý tương ứng Tại thời điểm, người dân làm việc với phiên giao lưu Trong trường hợp đơn vị có nhiều phiên giao lưu tổ chức đồng thời, người dân cần phải chọn phiên giao lưu cần gửi theo chủ đề để gửi câu hỏi Thực hiện: 5.3 - Bƣớc 1: Trên trang chủ giao lưu, bấm vào Tab Gửi câu hỏi Nếu người dân chưa đăng ký thông tin cá nhân, hệ thống yêu cầu điền thông tin nhân vào form đăng ký - Bƣớc 2: Nhập câu hỏi vào khung nhập thông tin cần phải nhập mã an toàn xuất ngẫu nhiên phía Mã an tồn giúp cho hệ thống tránh bị công liên tục cách spam câu hỏi Trong trường hợp gửi câu hỏi tới phiên khác, cần phải chọn phiên giao lưu mục “Gửi câu hỏi tới phiên giao lưu” - Bƣớc 3: Bấm nút “Gửi để thực gửi câu hỏi tới ban giao lưu Sau gửi câu hỏi xong, người dân thực đợi câu trả lời từ Ban giao lưu Xem trả lời Mục đích: Thực việc xem câu trả lời mà Ban giao lưu phản hồi lại với câu hỏi người dân Thực hiện: Bấm vào Tab Xem trả lời để xem phản hồi Ban giao lưu với câu hỏi gửi Xuất danh sách câu hỏi gửi Tại đây, câu hỏi gửi mà chưa Ban giao lưu tiếp nhận, người dân có quyền sửa, xố câu hỏi Nếu câu hỏi tiếp nhận trình xử lý, câu hỏi khơng thê xố sửa Nếu câu hỏi bị từ chối trả lời, người dân sửa lại câu hỏi xố câu hỏi khơng hợp hệ 5.4 Tìm kiếm Mục đích: Tìm kiếm lại nội dung hỏi trả lờ Thực hiện: Bấm vào Tab Tìm kiếm nhập thơng tin cần tìm theo u cầu Form Bấm nút Tìm kiếm để bắt đầu tìm VI HƢỚNG DẪN SỬ DỤNG CỦA BAN GIAO LƢU 6.1 Đăng nhập Mục đích: Thực việc đăng nhập cán ban giao lưu Thực hiện: Tương tự đăng nhập Quản trị hệ thống Đăng nhập thành công, lên chức tương ứng với quyền cán phiên giao lưu Những chức mà cán khơng có quyền không hiển thị lên không sử dụng Khi đăng nhập thành cơng, hình xuất nội dung phiên giao lưu thời 6.2 Chọn phiên giao lƣu Mục đích: Trong đơn vị thời điểm có nhiều phiên giao lưu kích hoạt, tương ứng với phiên, người dùng có quyền định phiên Mặc định đăng nhập thành cơng, lấy phiên làm phiên làm việc, muốn đổi sang phiên khác, cán sử dụng chức Thực hiện: 6.3 - Bƣớc Trong khung làm việc Ban Giao lưu, chọn chức “Chọn phiên giao lƣu” - Bƣớc Xuất danh sách phiên giao lưu đơn vị kích hoạt mà đơn vị tham gia Bấm vào phiên giao lưu cần làm việc danh sách Sau bấm xong, phiên giao lưu chọn phiên làm việc thời, công việc cán tương tác phiên giao lưu vừa chọn Nếu cán muốn đổi sang phiên giao lưu khác cần chọn lại chức Lọc câu hỏi Mục đích: Lọc câu hỏi mà người dân gửi đến Các câu hỏi biên tập, chỉnh sửa lại cho phù hợp Câu hỏi hợp lệ chuyển cho cán chủ trì phân cơng cho cán trả lời Các câu hỏi không hợp lệ bị từ chối gửi trả lại cho người dân Sau thời gian định, câu hỏi không hợp lệ người dân khơng xố bỏ tự động loại khỏi hệ thống Thực hiện: - Bƣớc Trong khung làm việc Ban Giao lưu, chọn chức “Lọc câu hỏi” - Bƣớc Xuất danh sách câu hỏi gửi đến khung làm việc Cán lọc câu hỏi cần xem đầy đủ thông tin người gửi nội dung câu hỏi - Bƣớc Sau xem nội dung thông tin câu hỏi, cán lọc sửa lại câu hỏi cách bấm nút sửa tương ứng với câu hỏi - Bƣớc Để chấp nhận câu hỏi hợp lệ, đánh dấu chọn câu hỏi bấm nút “Duyệt câu hỏi” tương ứng với - Bƣớc Trường hợp từ chối câu hỏi, sau đánh dấu lựa chọn, bấm nút “Xoá lựa chọn” muốn xoá hẳn câu hỏi khỏi hệ thống bấm nút “Từ chối câu hỏi” không muốn xố câu hỏi khơng hợp lệ phàn hồi cho khách hàng Các câu hỏi sau đƣợc lọc đƣợc chuyển cho Cán phân công trả lời để phân công cho đơn vị trả lời câu hỏi 6.4 Phân công trả lời câu hỏi (giao trả lời) Mục đích: Thực việc giao câu hỏi lọc cho phận thực trả lời Có 03 trường hợp giao câu hỏi sau: - Trƣờng hợp 1: Câu hỏi đơn vị chủ trì phiên giao lưu độc lập, nội dung câu hỏi nằm lĩnh vực chuyên môn mà phận ban giao lưu trả lời Trường hợp này, câu hỏi giao cho nhiều phận trực thuộc có chức Trả lời ban giao lưu Khi đó, cán phịng ban thấy câu hỏi có nhiệm vụ trả lời câu hỏi - Trƣờng hợp 2: Trong trường hợp giao lưu có phân cấp, 01 đơn vị chủ trì nhiều đơn vị khác tham gia Nếu câu hỏi hỏi trực tiếp cấp (như cấp Bộ), người phân công thấy thẩm quyền trả lời thuộc đơn vị cấp (cấp Sở) chuyển (forward) câu hỏi cho đơn vị cấp Lúc Ban giao lưu đơn vị cấp thực việc phân cơng câu hỏi cho phịng ban thuộc cấp trả lời cụ thể Câu trả lời hiển thị Cổng giao lưu Bộ đồng thời hiển thị website đơn vị địa phương - Trƣờng hợp 3: Tương tự trường hợp thứ 2, câu hỏi gửi đơn vị cấp (cấp Sở), nhiên thẩm quyền trả lời câu hỏi lại thuộc phạm vi đơn vị cấp (cấp Bộ), lúc người phân cơng Sở chuyển (forward) câu hỏi lên cho đơn vị cấp Lúc Ban giao lưu đơn vị cấp phân công cho đơn vị trả lời Ban giao lưu, trả lời xong nội dung câu trả lời hiển thị lúc vừa đơn vị cấp vừa Cổng giao lưu cấp Thực hiện: - Bƣớc Trong khung làm việc Ban Giao lưu, chọn chức “Phân công câu hỏi” \ - Bƣớc Xuất danh sách câu hỏi lọc với phận có chức Lọc câu hỏi Cán phân công đọc kỹ nội cung câu hỏi, cột Chọn, đánh dấu lựa chọn [x] câu hỏi dự kiến phân công cho đơn vị cụ thể để trả lời (Ví dụ: Chọn câu hỏi lĩnh vực thông tin) Các câu hỏi rơi vào ba trường hợp phân công nêu Kiểm tra lại đánh dấu lựa chọn chuyển sang bước phân công cho đơn vị - Bƣớc Nếu câu hỏi mà đơn vị ban giao lưu trả lời được, cột bên phải, mục GIAO TRẢ LỜI TRỰC TIẾP, đơn vị, đánh dấu chọn vào danh sách đơn vị phân công trả lời Bấm nút “Phân công trả lời” để phân câu hỏi lựa chọn Khi phân công xong, danh sách câu phân công không xuất danh sách chờ phân công trả lời - Bƣớc Trường hợp câu hỏi cấp trả lời Ban giao lưu, câu hỏi CHUYỂN CHO ĐƠN VỊ cấp (hoặc cấp trên) đề nghị trả lời Đánh dấu câu cần phân công (như bước 2) khung Chuyển câu hỏi tới đơn vị, chọn Đơn vị nhận câu hỏi chuyển đến để trả lời bấm nút “Phân cơng trả lời” Khi câu hỏi Ban giao lưu đơn vị tiếp nhận phân công cho phận khác trả lời Ban giao lưu đơn vị Kết thúc việc phân công câu hỏi cho đơn vị trả lời 6.5 Trả lời câu hỏi Mục đích: Thực việc trả lời câu hỏi phân công Các câu hỏi giao cho đơn vị, thành viên thuộc đơn vị tham gia trả lời câu hỏi Nếu câu hỏi có người trả lời người khác phịng khơng trả lời câu hỏi Người trả lời phép thực hai việc: + Trả lời câu hỏi + Từ chối trả lời: Trong trường hợp câu hỏi không thuộc phạm vi trả lời phận, người trả lời từ chối trả lời, cần phải nêu rõ lý Lúc câu trả lời chuyển đến cho người phân công để chuyển phân công cho phận khác Thực hiện: - Bƣớc 1: Người thuộc đơn vị có quyền trả lời bấm vào nút chức Trả lời câu hỏi - Bƣớc Xuất danh sách câu hỏi phân cơng cho đơn vị đó, cán cần đọc xem nội dung câu hỏi thuộc đơn vị - Bƣớc Để trả lời cho câu hỏi nào, cột Trả lời, bấm vào nút “Trả lời” tương ứng Xuất cửa sổ trả lời câu hỏi - Bƣớc Trong khung soạn thảo, nhập nội dung câu trả lời cho câu hỏi Trong trường hợp từ chối trả lời, đánh dấu nêu lý khung nội dung trả lời - Bƣớc Bấm nút “Lưu” để lưu lại câu trả lời Trang làm việc quay danh sách câu chờ trả lời chờ gửi phê duyệt - Bƣớc Trong danh sách câu hỏi có nội dung trả lời, chọn đánh dấu câu có trả lời bấm nút “Gửi trả lời” để gửi câu trả lời tới phận Duyệt câu trả lời - Câu trả lời duyệt hiển thị lên Cổng giao tiếp Website đơn vị Kết thúc trình Trả lời câu hỏi 6.6 Duyệt câu trả lời Mục đích: Thực việc duyệt câu trả lời xuất nội dung trả lời ngồi Website gửi đến địa email người hỏi Thực hiện: - Bƣớc 1: Người thuộc đơn vị có quyền Duyệt trả lời bấm vào nút chức Duyệt câu trả lời - Bƣớc 2: Hiển thị danh sách câu hỏi có trả lời Tại người duyệt có chức Duyệt trả lời Yêu cầu Trả lời lại Ngồi người duyệt sửa biên tập lại câu trả lời - Bƣớc Trong cột Chọn, đánh dấu [x] vào câu lựa chọn để Duyệt Yêu cầu trả lời lại - Bƣớc Bấm nút Duyệt lựa chọn đê duyệt câu trả lời xuất lên Website Bấm nút Yêu cầu trả lời lại người trả lời phải trả lời lại câu hỏi để đề nghị Khi Duyệt xong, câu hỏi câu trả lời xuất Website đƣợc gửi Email ngƣời dân có yêu cầu Chức chức cuối tồn quy trình Trả lời trực tuyến Ban giao lƣu 6.7 Đổi mật Mục đích: Đổi mật tài khoản truy nhập Thực hiện: 6.8 - Bƣớc 1: Cán sau truy nhập vào trang làm việc Ban giao lưu, bấm nút Đổi mật để thực Đổi mật cán - Bƣớc Xuất mẫu yêu cầu nhập đầy đủ thông tin bao gồm mật cũ, mật mật nhắc lại - Bƣớc Bấm nút Lưu để thực đổi mật Thốt khỏi hệ thống Mục đích: Đóng tồn trình làm việc cán Thực hiện: - Khi cần thoát khỏi hệ thống, cán cần phải bấm vào nút Kết thúc, trình đảm bảo cho việc bảo mật an tồn thơng tin buổi giao lưu tốt hơn, tránh trường hợp người dùng khơng Thốt nghỉ khơng làm việc, khiến người khác lợi dụng tài khoản trực tuyến để thực chức không tốt ... thực bƣớc 4: Chọn danh sách đơn vị độc lập tham gia giao lƣu Trong danh sách đơn vị, giữ phím Shift chọn danh sách đơn vị tham gia giao lưu liền nhau, giữ phím Ctrl để chọn danh sách đơn vị không... lý danh sách đơn vị phòng ban Mục đích: Thực việc quản lý danh mục quan đơn vị phịng ban tồn hệ thống Người quản trị quan độc lập địa phương chủ động tạo cấu trúc phịng ban theo đơn vị mình, danh... cần phải tạo thêm nhóm “Khách mời” danh mục đơn vị phịng ban, thường nhóm Khách mời có chức Trả lời câu hỏi Quản lý danh sách phiên giao lƣu Mục đích: Quản lý danh sách phiên giao lưu, kích hoạt