TÀI LIỆU HƢỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM CLOUDOFFICE

TÀI LIỆU HƢỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM CLOUDOFFICE Đơn vị thực hiện: CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN Địa : B1-Tuổi Trẻ, Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Hà Nội Tel : 024-37545222 Fax: 024-37545223 Email : info@thaison.vn Website : www.thaison.vn Hà Nội, tháng năm 2014 MỤC LỤC I GIỚI THIỆU TỔNG QUAN Tổng quan hệ thống Giao diện Đăng nhập hệ thống II QUẢN LÝ VĂN BẢN Văn đến 11 1.1 Nhập văn đến 11 1.1.1 Các bước thực 11 1.1.2 Giải thích tiêu chí nhập liệu: 17 1.1.3 Lưu ý 18 1.2 Phân loại, phân công văn đến 18 1.2.1 Các bước thực 18 1.2.2 Lưu ý 23 1.3 Phê duyệt văn 26 1.3.1 Các bước thực 26 1.3.2 Lưu ý 30 1.4 Chuyển tiếp văn 33 1.4.1 Các bước thực 34 1.4.2 Lưu ý 37 1.5 Danh sách văn đến 40 1.5.1 Ý nghĩa màu sắc dòng hàng ký hiệu danh sách văn 42 1.5.2 Bảng lịch 42 1.5.3 Xem nhanh nội dung file đính kèm văn 43 1.5.4 Xem thông tin chi tiết văn 44 1.5.5 Tìm kiếm nhanh văn 45 1.5.6 Phân chia chủ đề 46 1.5.7 Phân loại, phân công xử lý 48 1.5.8 Phê duyệt văn 52 1.5.9 Chuyển tiếp văn 54 1.5.10 Sửa thông tin văn 57 1.6 Lưu file đính kèm vào máy tính cá nhân 58 1.7 Bình luận, góp ý văn 59 1.8 Tạo xem liên kết văn 60 1.8.1 Tạo liên kết văn 60 1.8.2 Xem liên kết văn 64 1.9 Tìm kiếm văn đến 65 Văn 68 2.1 Nhập văn 68 2.1.1 Thao tác 68 2.1.2 Giải thích tiêu chí nhập liệu: 72 2.1.3 Lưu ý 73 2.2 Danh sách văn 74 2.2.1 Ý nghĩa màu sắc dòng hàng ký hiệu danh sách văn 75 2.2.2 Bảng lịch 75 2.2.3 Xem nhanh nội dung văn 76 2.2.4 Xem thông tin chi tiết văn 77 2.2.5 Tìm kiếm nhanh văn 78 2.3 Gửi văn nội 78 2.4 Tìm kiếm văn 81 Tờ Trình 83 3.1 Trình gửi tờ trình 83 3.2 Phê duyệt tờ trình 89 III ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC 92 Việc giao, triển khai 92 1.1 Tạo công việc liên quan đến văn 92 1.1.1 Xác định văn liên quan 92 1.1.2 Khởi tạo công việc 93 1.1.3 Giao thực 97 1.1.4 Lập hạng mục tiến độ 98 1.2 Chức liên quan 100 1.2.1 Xem danh sách công việc 100 1.2.2 Xem chi tiết công việc 104 1.2.3 Tạo phân loại công việc theo chủ đề 108 1.2.4 Hủy giao công việc 111 1.2.5 Thu hồi công việc 113 1.2.6 Giao, hủy chủ trì cơng việc 116 1.2.7 Mời, hủy giám sát công việc 118 1.2.8 Trao đổi riêng với người liên quan đến công việc 120 1.2.9 Đôn đốc công việc 121 1.2.10 Duyệt, từ chối kết 122 1.2.11 Hủy hồn thành cơng việc 124 1.2.12 Sửa thông tin công việc 124 1.2.13 Giao thêm người thực công việc 126 1.2.14 Chỉnh sửa tiến độ công việc 128 1.2.15 Chỉ đạo công việc 130 1.2.16 Xem triển khai công việc 132 1.2.17 Tạm khóa cơng việc 134 1.2.18 Kết thúc công việc 136 1.2.19 Phục hồi lại công việc 138 1.2.20 Lưu trữ công việc 139 1.2.21 Sao chép công việc 141 1.3 Tạo công việc không liên quan đến văn 143 Việc nhận, đề xuất 146 2.1 Xem thông tin công việc 146 2.1.1 Xem danh sách công việc 146 2.1.2 Xem chi tiết công việc 149 2.2 Tiếp nhận, từ chối công việc 151 2.3 Thêm tiến độ công việc 153 2.4 Trao đổi ý kiến với người giao việc 156 2.5 Đính kèm thêm file văn 157 2.6 Các thao tác làm file khay văn 159 2.7 Báo cáo hoàn thành hạng mục tiến độ giao 160 2.8 Đề xuất, hủy đề xuất hồn thành cơng việc 161 2.9 Xem danh sách người làm chung công việc 163 2.10 Kết thúc, lưu trữ công việc 166 2.11 Chuyển công việc cho người khác/ Giao tiếp cho cấp 168 IV QUẢN LÝ TÀI LIỆU 173 Phân loại tài liệu 173 Định nghĩa thuộc tính 177 Cập nhật tài liệu 179 Tra cứu tài liệu 183 Hồ sơ chuyên đề 185 Chia sẻ chủ đề 188 V CÁC TIỆN ÍCH 191 Danh bạ điện thoại 191 Sổ liên lạc cá nhân 192 Thảo luận nội 196 Thăm dò ý kiến 199 Bầu cử, biểu 204 Quản lý chấm công 209 VI QUẢN LÝ THÔNG TIN CÁ NHÂN 212 Thông tin tài khoản 212 Đổi mật 214 Thư mục ảo cá nhân 216 Tùy biến giao diện 222 Nhóm tương tác 224 Chức ưu tiên 227 VII CÁC TÍNH NĂNG MỞ RỘNG 230 Cài đặt tùy chọn 230 Các phím tắt phần mềm CloudOffice 233 GIẢI THÍCH MÀN HÌNH 238 Bảng lịch 238 I GIỚI THIỆU TỔNG QUAN Tổng quan hệ thống Hiện công việc văn thư, lưu trữ đóng vai trị đặc biệt quan trọng Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Để văn đến chuyển giao thời gian, văn phát hành kịp thời, tài liệu lưu trữ giữ gìn, bảo quản, hệ thống khoa học, thuận lợi cho việc tra cứu, cung cấp thông tin thời điểm năm tháng sau vấn đề gây áp lực lớn người làm công tác văn thư, lưu trữ Hơn xã hội đại ngày nay, công việc lãnh đạo, thủ trưởng đơn vị ngày bận rộn áp lực công việc nhiều, không gian làm việc khơng cịn phạm vi quan, việc xem văn bản, duyệt văn bản, điều hành cơng việc từ xa, đảm bảo hoạt động bình thường tổ chức lúc lãnh đạo, thủ trưởng đơn vị công tác yêu cầu thực tế cần thiết Có thể nói việc ứng dụng cơng nghệ thông tin vào công tác quản lý văn thư, lưu trữ tài liệu hồ sơ điều cần thiết nhiều quan tổ chức quan tâm, nghiên cứu, mong muốn tìm kiếm giải pháp hiệu đưa vào ứng dụng thực tế Để giảm tải công việc cho phận văn thư, mang đến hiệu định, quản lý, tiết kiệm thời gian, chi phí khơng gian lưu trữ tài liệu văn Hiện đại hóa, đổi nâng cao vai trị quan trọng phận văn thư góp phần đại hóa cơng tác quản lý tổ chức, quan nói chung Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn nêu trên, công ty Thái Sơn xây dựng phần mềm quản lý văn thư, lưu trữ tài liệu hồ sơ điều hành công việc CloudOffice Đáp ứng yêu cầu quản lý văn thư, lưu trữ tài liệu cách khoa học, đầy đủ, khả tra cứu nhanh chóng, kịp thời Đồng thời cung cấp công cụ hỗ trợ quản lý mạnh mẽ điều hành công việc tổ chức, quan Phần mềm CloudOffice cho phép quản lý công văn với đầy đủ nghiệp vụ liên quan cập nhật văn đi, đến, phân loại văn bản, phê duyệt văn bản, xem trực tiếp thống kê cơng văn theo ngày, tuần, tháng,… Phần mềm CloudOffice cung cấp cho người dùng chức quản lý điều hành công việc, chức hỗ trợ lãnh đạo người có trách nhiệm điều hành cơng việc Bạn tạo lập cơng việc từ văn đến tạo lập công việc phi giấy tờ, tạo lập tiến độ thực theo dõi, đánh giá tiến độ thực cho phép quản lý thông tin theo dạng kiện diễn tiến theo thời gian hồ sơ vụ việc, vụ kiện, vụ án hay quản lý tiến độ dự án,… Phần mềm CloudOffice cung cấp chức quản lý hồ sơ, tài liệu, lưu trữ cách đầy đủ khoa học Người dùng áp dụng để quản lý phiên tài liệu theo thời kỳ, theo vụ việc liên quan theo dõi kiện thời diễn chưa biết kết thúc Ngoài ra, phần mềm CloudOffice cịn có tiện ích khác hỗ trợ hữu ích cho việc quản lý văn phịng như: Tiện ích thảo luận nội bộ, trưng cầu ý kiến, quản lý danh bạ, quản lý nhân sự, quản lý chấm công, lịch công tác cá nhân, lịch công tác lãnh đạo, Phần mềm CloudOffice thiết kế cho việc triển khai theo mơ hình tổ chức có nhiều cấp sử dụng, quản lý liệu tập trung phân tán Phần mềm CloudOffice hỗ trợ khả xem duyệt văn từ xa, sử dụng thiết bị cầm tay điện thoại di động thơng minh, máy tính bảng thơng qua kết nối Internet Phần mềm CloudOffice cịn thiết kế theo mơ hình “Điện tốn đám mây”, để tạo văn phịng ảo, kết nối văn phòng , tạo kênh truyền thông nội giúp cho công tác quản lý điều hành tổ chức, quan, đơn vị doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu điều hành cơng việc Giao diện Màn hình chủ phần mềm CloudOffice Màn hình chủ phần mềm CloudOffice Các chức phần mềm CloudOffice Các chức phần mềm CloudOffice Khi bấm vào chức hình trên, chức nhỏ xuất phía bên phải hình Ví dụ, vào chức Văn bản, chức hiển thị bên phải hình, hình dưới: Các chức chức “Văn bản” Đăng nhập hệ thống Màn hình đăng nhập phần mềm CloudOffice Màn hình đăng nhập phần mềm CloudOffice Người dùng nhập thông tin truy cập bao gồm: Tên đăng nhập, mật khẩu, bấm nút “Đăng nhập” để đăng nhập vào chương trình Trước đăng nhập, hệ thống kiểm tra liệu hợp lệ:  Nếu người dùng nhập tên đăng nhập không đúng, hệ thống thông báo “Tài khoản khơng tồn tại, vui lịng kiểm tra lại”  Nếu người dùng chưa nhập tên đăng nhập, hệ thống không cho đăng nhập  Nếu người dùng chưa nhập mật nhập sai mật khẩu, hệ thống thông báo “Mật đăng nhập khơng đúng, vui lịng kiểm tra lại”  Nếu người dùng nhập sai mật đăng nhập lần liên tiếp trở lên, hệ thống thơng báo “Rất tiếc! CloudOffice khơng tìm thấy liệu gợi ý mật cho tên tài khoản nên hỗ trợ bạn Cách tốt bạn liên hệ với người cấp tài khoản để có mật đăng nhập!” Màn hình thơng báo Lưu ý:  Tất chức thực người dùng cấp quyền  Sau đăng nhập hệ thống, tài khoản sử dụng tháng (có thể điều chỉnh Cài đặt tùy chọn) mà chưa thay đổi mật hệ thống hiển thị thông báo “Theo định kỳ, bạn phải đổi lại mật đăng nhập để tăng cường an tồn thơng tin” Người dùng chọn “Đồng ý” để xác nhận thay đổi mật khẩu, hệ thống hiển thị cửa sổ để người dùng đổi lại mật Tại hình để thay đổi mật khẩu, người dùng nhập mật nhập lần mật Nhập xong nút “Ghi nhận” để lưu thông tin thay đổi vào hệ thống II QUẢN LÝ VĂN BẢN Chức cho phép văn thư quản lý văn với đầy đủ nghiệp vụ liên quan như: Cập nhật công văn đi, công văn đến, phân loại công văn, phê duyệt công văn, xem công văn theo ngày, tuần, tháng, xem theo ngày cập nhật, ngày công văn đến, ngày hiệu lực, ngày hết hiệu lực, Ngồi ra, chức bình luận cho phép người ghi chú, trao đổi ý kiến cá nhân vào văn đánh dấu thơng tin cần nhớ để sau xem lại cần Để quản lý văn cách khoa học toàn hệ thống, Quản trị hệ thống thiết lập cấu hình “Áp dụng quy trình xử lý văn bản” Khi q trình xử lý văn tuân theo quy trình gồm nhiều bước, bước xử lý một vài cá nhân có trách nhiệm tương ứng đảm nhiệm Áp dụng quy trình xử lý văn giúp văn quản lý cách chặt chẽ khoa học Văn bước xử lý nào, phụ trách thể rõ hệ thống Để đạt điều này, hệ thống yêu cầu tham gia nhiều phận khác nhau, từ phận văn thư, văn phòng đến ban lãnh đạo Tuy nhiên, người đảm nhiệm xử lý văn bước vắng chưa tham gia trực tiếp sử dụng Cloud Office, hệ thống hoạt động bình thường thơng qua chế “ủy nhiệm” Quy trình xử lý văn bao gồm bước sau: o Nhận nhập văn đến o Phân loại văn cần không cần xử lý Xác định thời hạn xử lý cho văn o Phân công đơn vị xử lý o Chuyển tiếp văn xuống đơn vị trực thuộc (nếu văn có liên quan đến đơn vị đó) o Khởi tạo công việc để xử lý văn o Khởi tạo tờ trình trả lời cho văn đến o Xác nhận kết xử lý để kết thúc quy trình Trong tài liệu trình bày hết tất bước Nếu người dùng không áp dụng tùy chọn “Áp dụng quy trình xử lý văn bản”, bỏ qua bước thứ phân loại văn cần không cần xử lý Hệ thống Cloud Office triển khai dạng đơn giản Ở mức triển khai đơn giản nhất, Cloud Office yêu cầu tham gia phận văn thư Ở mức triển khai này, phận văn thư cấp đầy đủ quyền xử lý văn thay mặt lãnh đạo thể q trình xử lý văn ngồi thực tế vào hệ thống Mức triển khai đảm bảo lưu trữ văn cách khoa học phục vụ nhu cầu tìm kiếm, theo dõi tiến trình xử lý văn đơn vị Phân hệ Quản lý văn bao gồm chức sau: Chức văn đến chức liên quan đến nghiệp vụ xử lý văn thư văn mà đơn vị nhận được: Nhập văn đến vào hệ thống, phân loại, phân công, chuyển tiếp văn đến, phê duyệt văn đến, tìm kiếm văn đến Chức văn chức liên quan đến nghiệp vụ xử lý văn thư văn mà đơn vị gửi đi: Nhập văn vào hệ thống, gửi văn xuống đơn vị trực thuộc, theo dõi hồi báo, tìm kiếm văn Chức văn nội chức quản lý văn có tính chất nội như: Tờ trình, đề xuất, đề án, thông báo,… Chức văn lưu chức quản lý văn văn đi, đến quan đơn vị Chức tạo liên kết văn chức cập nhật bổ sung mối quan hệ văn bản, xây dưng cấu trúc văn Điều giúp người sử dụng phần mềm CloudOffice dễ dàng tìm kiếm văn liên quan đến hơn, mà không công đọc lại nội dung chi tiết văn Thống kê báo cáo: Bao gồm mẫu thống kê báo cáo theo yêu cầu nghiệp vụ chuẩn công tác văn thư 10 Cách vào chức “Nhóm tương tác” Sau chọn “Nhóm tương tác”, hệ thống hiển thị hình quản lý nhóm tương tác hình sau: Màn hình quản lý nhóm tương tác - Bước 2: Nhập tên nhóm vào “Tên nhóm”, bấm nút “Ghi nhận” để ghi tên nhóm vào danh sách nhóm 225 Thêm nhóm tương tác - Bước 3: Nhấp phải chuột vào danh sách thành viên bên tay phải, chọn “Thêm” Thực thêm thành viên cho nhóm Sau chọn “Thêm”, hệ thống hiển thị hình thêm thành viên hình sau: 226 Chọn thành viên muốn đưa vào nhóm - Bước 4: Tích chọn người muốn đưa vào nhóm, bấm nút“Ghi nhận” để đưa người vào nhóm tương tác Sau bấm nút “Kết thúc” để quay hình trước Chức ƣu tiên Bạn thường xuyên sử dụng chức cài đặt chức làm chức ưu tiên, để mở phần mềm lên vào chức mà khơng cần phải vào chọn chuyên mục Để cài đặt chức ưu tiên, người sử dụng thực theo bước sau: - Bước 1: Vào chức “Cá nhân  Chức ưu tiên” 227 Cách vào “Chức ưu tiên” Sau chọn “Chức ưu tiên”, hệ thống hiển thị hình lựa chọn chức hình sau: Màn hình lựa chọn chức thường xuyên sử dụng - Bước 2: Nhấp đúp vào chức muốn cài đặt chọn chức bấm nút có mũi tên sang phải, để đưa chức vào danh sách chức chọn, hình sau: 228 Lựa chọn chức để cài đặt chức ưu tiên - Bước 3: Bấm nút “Ghi nhận kết quả” để hoàn tất việc cài đặt chức ưu tiên Trong trình sử dụng, muốn đưa chức khỏi danh sách ưu tiên bạn kích đúp chuột vào chức nhấp chọn chức bấm nút có mũi tên sang trái, hình sau: Đưa chức chọn khỏi danh sách ưu tiên 229 VII CÁC TÍNH NĂNG MỞ RỘNG Cài đặt tùy chọn Khi sử dụng phần mềm CloudOffice, người dùng tùy chỉnh số tính hiển thị, hiệu ứng tùy chọn chức phần mềm để phù hợp với người sử dụng Để cài đặt tùy chọn cá nhân, người dùng vào chức “Quản trị  Cài đặt tùy chọn” Vào cài đặt tùy chọn cá nhân Sau chọn “Cài đặt tùy chọn”, hệ thống hiển thị hình Cài đặt tùy chọn cá nhân hình dưới: Cài đặt tùy chọn cá nhân 230  Giải thích số tiêu chí cài đặt tùy chọn - Nếu bật tính “Hiển thị lịch điều khiển mục xem văn bản”, lúc vào xem văn đến, văn đi, hệ thống hiển thị chức bảng lich để hiển thị danh sách văn ngày, tháng, năm,… Chi tiết tính lịch này, trình bày phần sau Cài đặt tùy chọn hiển thị lịch điều khiển mục xem văn - Nếu bật tính “Hiển thị hướng dẫn trực tiếp”, chương trình hiển thị hướng dẫn người dùng di chuột vào thành phần giao diện phần mềm Hướng dẫn thể khung màu da cam, vàng Lưu ý: Để tắt nhanh tính này, người dùng sử dụng phím tắt “F6” Di chuột lên thành phần có hướng dẫn sử dụng - Nếu bật tính “Cửa sổ cập nhật văn kích thước lớn” lúc người dùng vào chức cập nhật văn bản, chương trình hiển thị cửa sổ nhập văn có kích thước chữ lớn 231 Cài đặt tùy chọn cửa sổ nhập văn cỡ chữ hiển thị lớn Với tùy chọn này, kích thước hình nhập văn đến văn lớn bình thường Cửa sổ nhập văn đến kích thước bình thường Cửa sổ nhập văn đến với kích thước lớn 232 Các phím tắt phần mềm CloudOffice Trong CloudOffice có hỗ trợ thêm chức phím tắt để người dùng thao tác nhanh số tính chương trình  Phím “F1”: Bấm phím để vào nhanh tính gửi ý kiến góp ý Trong q trình sử dụng phần mềm, có thắc mắc, nhận xét đánh giá, hay góp ý cải tiến phần mềm, người dùng gửi ý kiến tới cơng ty Thái Sơn để tiếp nhận xử lý, tư vấn qua điện thoại hướng dẫn trực tiếp hình qua phần mềm Teamviewer Màn hình gửi ý kiến đóng góp tới cơng ty Thái Sơn  Phím “F2”: Bấm phím để lọc liệu hiển thị lưới Khi cần tìm lọc thơng tin lưới, bấm chuột vào cột cần lọc thông tin, nhấn “F2” để khởi động cửa sổ lọc liệu Ví dụ: Trên danh sách văn đến, người dùng muốn lọc thơng tin theo số hiệu văn bản, trích yếu nội dung,… bấm chuột vào dịng cột đó, nhấn “F2” để bật cửa sổ lọc liệu, rút gọn danh sách văn Sau nhấn “F2” lần phím “Esc” để khỏi cửa sổ lọc liệu 233 Lọc liệu theo “Số hiệu văn bản”  Phím “F3”: Bấm phím đẻ trả lại kết trước lọc Sau sử dụng phím “F2” để lọc thơng tin, sử dụng phím “F3” để trả lại kết trước lọc liệu  Phím “F6”: Bấm phím để mở tắt cửa sổ hướng dẫn trực tiếp Như trình bày mục tính tùy chọn cá nhân Chức hướng dẫn hiển thị người dùng di chuột vào thành phần giao diện chương trình Để mở tắt tính này, nhấn phím “F6” Khi cửa sổ hướng dẫn tắt đi, hướng dẫn hiển thị khung giao diện phần mềm Hướng dẫn hiển thị khung phần mềm  Phím “F7”: Bấm vào phím để mở tính trao đổi trực tiếp Khi người dùng muốn trao đổi ý kiến với thành viên khác đơn vị nhấn phím “F7” để mở nhanh tính trao đổi ý kiến trực tiếp 234 Nhấn “F7” để hiển thị chức “Trao đổi trực tiếp”  Phím “F9”: Bấm vào phím để chuyển chương trình chế độ thường trú taskbar Khi chuyển chương trình chế độ thường trú, hình khơng hiển thị người dùng nhận thông báo văn chưa xem, tin nhắn, hay công việc giao xuống Chương trình chạy chế độ thường trú  Phím “F11”: Bấm vào để in liệu dạng báo cáo Mọi liệu lưới có in báo cáo, muốn in nhanh báo cáo bạn nhấn phím “F11” Ví dụ: Trên danh sách văn đến, bạn muốn in báo cáo nhấn “F11” để hiển thị hình cài đặt in ấn sau: 235 Tùy chỉnh trang in sau nhấn “F11” Sau tùy chỉnh chế độ in xong, bạn nhấn “Xem Trang In”, thấy trang in sau Trang in sau nhấn “Xem trang in” - Phím “F12”: Bấm vào phím để xuất liệu Excel Ngồi việc in báo cáo, chương trình cịn hỗ trợ trích xuất liệu file Excel, cahcs nhấn phím “F12” Ví dụ:Trên danh sách văn đến, bạn muốn xuất liệu fiel excel nhấn phím “F12” Sau đó, bấm chọn “Đồng ý” để xuất excel Nhấn “Đồng ý” để xuất excel Sau chọn “Đồng ý”, hệ thống truy xuất file Excel hình sau: 236 Kết xuất excel hình “Xem văn đến” 237 GIẢI THÍCH MÀN HÌNH Bảng lịch Bảng lịch sử dụng hình xem văn đến, hình phân loại phê duyệt văn Bảng lịch giúp người dùng tìm kiếm nhanh văn theo ngày, tuần, tháng theo tiếu chí ngày văn đi/đến, ngày hiệu lực văn … Tài liệu hướng dẫn sử dụng bảng lịch hình “Danh sách văn đến”, hình khác tương tự Bảng lịch dùng để tìm kiếm văn đến Khi di chuột vào thành phần bảng lịch, có hướng dẫn trực tiếp sau Rê chuột vào thành phần để biết ý nghĩa 238 - Khi bấm vào, bảng lịch chuyển ngày Khi bấm vào, hệ thống tìm kiếm văn đến theo “Ngày văn đến” Khi bấm vào, hệ thống tìm kiếm văn đến theo “Ngày cập nhật”, ngày nhập máy văn vào hệ thống CloudOffice Khi bấm vào, hệ thống tìm kiếm văn đến theo “Ngày phát hành” Khi bấm vào, hệ thống tìm kiếm văn đến theo “Ngày hiệu lực” Khi bấm vào, hệ thống tìm kiếm văn đến theo “Ngày hết hiệu lực” - Số màu đỏ góc phải ngày biểu diễn số lượng văn có ngày Như hình trên, ngày 18/02/2014 có văn đến Những ngày khác khơng có số đỏ tức khơng có văn đến vào ngày hơm Sau bấm vào, danh sách văn đến ngày hơm hiển thị - Hiển thị văn lưới theo ngày Hiển thị văn lưới theo tuần Bấm vào ngày có văn tuần, hiển thị tất văn đến tuần Hiển thị văn lưới theo tháng Bấm vào ngày có văn tháng, hiển thị tất văn đến tháng - Lùi bảng lịch trước tháng Tiến bảng lịch sau tháng Bấm vào dòng chữ để chọn nhanh tháng năm khứ tương lai Chọn nhanh tháng khứ tương lai 239