Tìm hiểu nhu cầu lao động về lưu trữ quản trị văn phòng trong khu vực doanh nghiệp nhà nước tại tp hcm giai đoạn 2001 – 2007 công trình dự thi giải thưởng sinh viên nghiên cứu khoa học euréka lầ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC X HỌI V NHN VĂN -o0o ĐỀ TÀI SINH VIN NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CẤP TRƯỜNG - 2008 TÌM HIỂU NHU CẦU LAO ĐỘNG VỀ LƯU TRỮ - QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG KHU VỰC DOANH NGHIỆP NHÀ NƯỚC TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH GIAI ĐOẠN 2001 - 2007 Chủ nhiệm đề tài NGUYỄN VĂN THỎA SV CHUYN NGNH LƯU TRỮ & QTVP KHĨA 2005 -2009 Các thành viên CAO SƠN LIỆN SV CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ & QTVP KHÓA 2005 -2009 NGUYỄN TRỌNG BIỂN SV CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ & QTVP KHĨA 2005 -2009 TP HỒ CHÍ MINH – 2008 ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỌI VÀ NHÂN VĂN o0o -ĐỀ TÀI SINH VIÊN NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CẤP TRƯỜNG - 2008 TÌM HIỂU NHU CẦU LAO ĐỘNG VỀ LƯU TRỮ - QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG KHU VỰC DOANH NGHIỆP NHÀ NƯỚC TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH GIAI ĐOẠN 2001 – 2007 Người hướng dẫn khoa học: T.S LÊ VĂN IN Chủ nhiệm đề tài: NGUYỄN VĂN THỎA SV ngành Lưu trữ & Q TVP Khóa 2005 -2009 Các thành viên: CAO SƠN LIỆN SV ngành Lưu trữ & Q TVP Khóa 2005 -2009 NGUYỄN TRỌNG BIỂN SV ngành Lưu trữ & Q TVP Khóa 2005 -2009 TP HỒ CHÍ MINH – 2008 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN CHUNG VỀ NGÀNH LƯU TRỮ – QTVP VÀ NHU CẦU NGUỒN NHÂN LỰC LƯU TRỮ – QTVP CỦA XÃ HỘI 12 1.1 Chuyên ngành Lưu Trữ – QTVP 12 1.1.1 Khái niệm chung 12 1.1.2 Những nội dung Lưu Trữ – QTVP 17 1.2 Người lao động lĩnh vực LT – QTVP: 22 1.2.1 Khái niệm người lao động lĩnh vực LT – QTVP: 22 1.2.2 Phạm vi chức danh liên quan đến công tác lưu trữ - quản trị văn phòng: 22 1.2.3 Vai trò, nhiệm vụ tiêu chuẩn người làm công tác LT – QTVP 24 1.3 Nhu cầu nguồn lao động Lưu trữ – QTVP xã hội: 30 1.3.1 Khái niệm nhu cầu: 30 1.3.2 Nhu cầu nguồn lao động Lưu trữ – QTVP xã hội thực tiễn: 30 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG NHU CẦU LAO ĐỘNG VỀ LƯU TRỮ – QTVP TRONG KHU VỰC DNNN TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH GIAI ĐOẠN 2001-2007 32 2.1 Vài nét khu vực doanh nghiệp nhà nước thành phố Hồ Chí Minh 32 2.1.2 Sơ lược hệ thống DNNN TP HCM: 35 Thành phần kinh tế 36 2.2 Những nhu cầu đặt nguồn lao động Lưu Trữ – QTVP DNNN TP Hồ Chí Minh giai đoạn 2001-2007 38 2.2.1 Nhu cầu mặt số lượng DNNN TP Hồ Chí Minh giai đoạn 2001-2007: 38 2.2.2 Nhu cầu mặt chất lượng nguồn lao động Lưu trữ – QTVP DNNN TP Hồ Chí Minh giai đoạn 2001-2007 40 2.3 Thực trạng đáp ứng nhu cầu lao động Lưu Trữ – QTVP DNNN TP Hồ Chí Minh giai đoạn 2001-2007 56 2.3.1 Sự đáp ứng mặt số lượng: 56 2.3.2 Sự đáp ứng mặt chất lượng 57 2.4 Nguyên nhân thực trạng đáp ứng nhu cầu lao động Lưu trữ -QTVP doanh nghiệp đặt 64 2.4.1 Nguyên nhân đáp ứng mặt số lượng 65 2.4.2 Nguyên nhân đáp ứng mặt chất lượng 65 KẾT LUẬN VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO SỰ ĐÁP ỨNG NHU CẦU LAO ĐỘNG VỀ LƯU TRỮ – QTVP TRONG CÁC DNNN 66 KẾT LUẬN 67 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ 68 TÀI LIỆU THAM KHẢO 72 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Nghiên cứu thị trường lao động, tìm hiểu nắm bắt nhu cầu thị trường lao động vấn đề quan trọng hàng đầu đặt trình giáo dục đào tạo, đặc biệt l đào tạo bậc đại học Trong giai đoạn phát triển mạnh mẽ kinh tế thị trường với xu hội nhập với kinh tế giới nay, vấn đề gắn kết đo tạo với thị trường lao động (TTLĐ) yêu cầu cấp thiết đặt trường đại học việc đào tạo chuyên ngành, đào tạo sản phẩm Mối quan hệ đào tạo với TTLĐ l sở cho đơn vị đo tạo xây dựng mục tiêu với chương trình đào tạo phù hợp, đáp ứng nhu cầu nguồn lao động trước phát triển kinh tế - xã hội Cụ thể TTLĐ thước đo chất lượng nguồn lao động Trên thực tế năm vừa qua giáo dục đưa vấn đề đào tạo nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu TTLĐ, đáp ứng nhu cầu đất nước thời kỳ cơng nghiệp hố - đại hoá Đặc biệt vấn đề đề cập đến việc hợp tác đào tạo nguồn lao động nhà trường doanh nghiệp Đây yêu cầu cấp thiết giáo dục đào tạo đại học chúng ta, trở thành chủ đề nóng hội thảo nâng cao chất lượng đào tạo nguồn lao động Cụ thể hội thảo "Đào tạo nguồn nhân lực, nghiên cứu khoa học chuyển giao công nghệ theo nhu cầu doanh nghiệp", (28-10-2007 Bộ GD-ĐT với hàng trăm doanh nghiệp nước) Trước phát triển kinh tế yêu cầu mở rộng sản xuất, nhu cầu nguồn lao động doanh nghiệp có nhiều thay đổi so với giai đoạn trước đó, thể qua việc tăng mặt số lượng chất lượng Để doanh nghiệp phát triển tốt kinh tế thị trường cạnh tranh khốc liệt nay, vấn đề đặt với doanh nghiệp phải có nguồn cán lực lượng lao động có kỹ thuật tay nghề cao, nguồn nhân lực làm cơng tác lưu trữ quản trị văn phòng (LT-QTVP) doanh nghiệp ngày khẳng định vai trị, vị trí quan trọng Trên thực tế chứng minh nhu cầu lao động LT-QTVP TTLĐ lớn, đặc biệt khu vực phía Nam, nhiều sở đào tạo thành lập hàng năm cung cấp lực lượng lao động lớn đấp ứng nhu cầu cho xã hội, ngành LT-QTVP thuộc khoa Lịch sử trường ĐH KHXH&NV (ĐHQGTP HCM) đơn vị đóng vai trị quan trọng hàng đầu, đơn vị đào tạo bậc đại học LT-QTVP khu vực phía Nam Bộ môn LT-QTVP thuộc khoa Lịch sử trường ĐH KHXH&NV TP HCM thành lập từ năm 2003, ngành non trẻ trình xây dựng phát triển Bên cạnh cơng cải cách hành mà Đảng Nhà nước ta thực đặt yêu cầu giai đoạn Chính cơng tác LT-QTVP phải có thay đổi q trình đào tạo nguồn lao động LT-QTVP phải nghiên cứu nhu cầu mà TTLĐ đặt ra, việc đáp ứng nhu cầu nguồn lao động LT-QTVP doanh nghiệp nhà nước (DNNN) tai thành phố Hồ Chí Minh (TP HCM) thành phần quan trọng TTLĐ phía Nam Vậy DNNN TP HCM – nhà tuyển dụng đặt nhu cầu nguồn lao động làm công tác LTQTVP? thực trạng đáp ứng nhu cầu lao động LT-QTVP doanh nghiệp giai đoạn 2001-2007 nào? Những câu hỏi trả lời cách khoa học nghiên cứu sâu nhu cầu đánh giá nhà tuyển dụng DNNN TP HCM người lao động làm lĩnh vực LT-QTVP Đó lý chúng tơi định chọn đề tài "Tìm hiểu nhu cầu lao động Lưu trữ – Quản trị văn phòng khu vực doanh nghiệp nhà nước thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 2001-2007" Tình hình nghiên cứu đề tài Trong hội thảo khoa học Quản trị văn phòng - Lý luận thực tiễn (ĐHQG HàNội, trường ĐHKHXH&NV - 12/2004) PGS TS Nguyễn Hữu Tri: viết "Một số nhận thức văn phòng, quản trị văn phòng đào tạo nguồn nhân lực quản trị văn phòng tương lai"1 nêu lên: Ở thời kỳ "bùng nổ thông tin" doanh nghiệp, tổ chức hay quan hành chính, đơn vị nghiệp quan tâm đến việc thu thập, phân tích xử lý thơng tin để định sáng suốt kịp thời mang lại Nguyễn Hữu Tri, Một số nhận thức văn phòng, quản trị văn phòng đào tạo nguồn nhân lực quản trị văn phòng tương lai, Hội thảo khoa học “Quản trị văn phòng - Lý luận thực tiễn”, Hà Nội, tr hiệu cao cho doanh nghiệp, tổ chức xã hội Vì cần quan tâm đến việc đào tạo nguồn nhân lực quản trị văn phòng Đi vào vấn đề văn phòng doanh nghiệp: Doanh nghiệp tổ chức sản xuất kinh doanh dịch vụ theo yêu cầu xã hội dựa quy luật thị trường nên tính chất hoạt động khơng giống quan nhà nước hay nghiệp Chính thơng tin doanh nghiệp mang tính chất thị trường, nên việc tổ chức công tác tiến hành thích hợp Tác giả đưa nội dung chức quản trị văn phòng: giúp lãnh đạo xây dựng chương trình kế hoạch; tổng hợp quản lý thông tin; làm thư ký cho lãnh đaọ; tổ chức hội họp, lễ tân; giao tiếp, đối nội, đối ngoại; theo dõi, đánh giá hoạt động quan; đào tạo bồi dưỡng, hướng dẫn nghiệp vụ cho nhân viên văn phòng … với nội dung hoạt dộng phức tạp đòi hỏi nhà quản trị văn phòng (QTVP) nhân viên văn phịng phải khơng ngừng học tập rèn luyện để nâng cao chuyên môn nghiệp vụ, phẩm chất đạo đức để hồn thành tốt cơng việc giao Vì đào tạo nguồn nhân lực văn phòng tương lai trước phát triển khoa học kỹ thuật, đặc biệt công nghệ thông tin tất yếu phát triển theo hướng "văn phịng điện tử hố"-"văn phịng khơng giấy" Trong đào tạo cần trang bị cho nhân lực văn phòng kỹ năng, kỹ xảo cơng nghệ thơng tin Văn phịng tương lai đón nhận nhà QTVP thơng minh sáng tạo, giàu lịng vị tha tính nhân văn, với nghiệp vụ chuyên mơn ngoại ngữ, thành thạo máy vi tính công nghệ thông tin PGS TSKH Nguyễn Văn Thâm với bài: "Văn phịng, cơng tác văn phịng đào tạo cán quản trị văn phịng q trình cải cách hành chính" q trình cải cách hành có nhiều biến đổi mặt đời sống xã hội Từ nhiều yêu cầu đặt hoạt động quản lý nhà nước, có hoạt động thuộc lĩnh vực văn phòng Điều đòi hỏi cán văn phòng cần phải trang bị kiến thức thích hợp để đáp ứng yêu cầu thực tế đặt Những kiến thức cần trang bị là: ký xử lý thơng tin - quan trọng hàng đầu; kiến thức soạn thảo xử lý Nguyễn Văn Thâm, Văn phịng, cơng tác văn phịng đào tạo cán quản trị văn phịng q trình cải cách hành chính, Hội thảo khoa học “Quản trị văn phịng - Lý luận thực tiễn”, Hà Nội, tr 18 loại văn bản; kỹ giao tiếp; kỹ tổ chức công việc quan; kiến thức máy nhà nước, luật hành chính, cơng tác lập hồ sơ tổ chức cơng tác văn thư Để thực mục tiêu cần: xây dựng chương trình chuẩn đào tạo dài hạn bậc; tăng cường công tác bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ; ứng dụng phương pháp giảng dạy thích hợp: nâng cao tính thực hành, theo tình huống, tạo tính hấp dẫn; xây dựng mơ hình văn phịng mẫu để tham quan thảo luận Nó địi hỏi tư hành PGS TS Đào Xuân Chúc "Văn phòng quản trị văn phòng - số nhận thức lý luận" đưa khái niệm QTVP lĩnh vực thuộc khoa học quản trị nói chung, cụ thể hoạch định, tổ chức, phối hợp tiêu chuẩn hoá kiểm soát cơng việc văn phịng nhằm xử lý thơng tin để đạt tới mục tiêu định trước QTVP khái quát chức năng: chức hoạch định bao gồm xác định mục tiêu hoạt động tổ chức, xây dựng chiến lược tổng thể hướng mục tiêu, thiết lập hệ thống kế hoạch hoạt động; chức tổ chức - nhân TS Vũ Thị Phụng lại sâu vào vấn đề "Từ quản trị học đến quản trị văn phòng"4 để nêu lên vận dụng từ quản trị học vào QTVP cho nhà quản trị phải biết vận dụng kỹ vê: Kỹ kỹ thuật chuyên môn nghiệp vụ; kỹ nhân sự' kỹ nhận thức, tư Tác giả đến kết luận QTVP lĩnh vực khoa học mang tính ứng dung cao, việc nghiên cứu đào tạo QTVP phải dựa sở vận dụng hệ thống lý luận quản trị học vào thực tiến tổ chức, điều hành hoạt động văn phịng PGS Vương Đình Quyền "Cơ cấu lại ngành nghề đào tạo, điều chỉnh bổ sung chương trình đào tạo đại học - nhiệm vụ cấp thiết khoa LT - QTVP"5 tác giả đưa việc cấu thành hai ngành đào tạo riêng biệt để nâng cao chất lượng đào tạo Qua nêu lên nội dung, kiến thức mà người học cần Đào Xuân Chúc Văn phòng quản trị văn phòng - số nhận thức lý luận, Hội thảo khoa học “Quản trị văn phòng - Lý luận thực tiễn”, Hà Nội, tr 32 Vũ Thị Phụng , Từ quản trị học đến quản trị văn phòng, Hội thảo khoa học “Quản trị văn phòng - Lý luận thực tiễn”, Hà Nội, tr 47 Vương Đình Quyền, Cơ cấu lại ngành nghề đào tạo, điều chỉnh bổ sung chương trình đào tạo đại học - nhiệm vụ cấp thiết khoa LT – QTVP, Hội thảo khoa học “Quản trị văn phòng - Lý luận thực tiễn”, Hà Nội, tr 209 trang bị để quản lý văn phòng đại, bao gồm: kiến thức khoa học quản lý; kiến thức đại cương quản trị văn phòng; kiến thức sâu quản trị mảng cơng việc chủ yếu văn phịng như: quản trị tổ chức, nhân sự, quản trị kế hoạch, quản trị tài - kế tốn, quản trị thông tin; kiến thức tâm lý học quản lý; kiến thức máy nhà nước; kiến thức pháp luật: luật dân sự, luật kinh tế, luật doanh nghiệp…; hệ thống kiến thức công tác văn thư – lưu trữ TS Phan Đình Nham với viết "Nhu cầu đào tạo cán văn thư - lưu trữ QTVP tỉnh phía Nam" nêu lên nhu cầu đào tạo cán LT-QTVP tỉnh phíaNam thơng qua kết đào tạo đạt khoá chức việc thành lập môn Lưu Trữ - QTVP (khoa Lịch sử - trường ĐHHKHXH&NV) năm 2003, đáp ứng nhu cầu đòi hỏi xã hội Tác giả khẳng định vấn đề đào tạo cán LT – QTVP cho phía Nam nhiệm vụ cấp bách, cần nâng cao chất lượng đào tạo để đáp ứng tốt nhu cầu xã hội giai đoạn tới TS Lê Văn In quan tâm đến vân đề "Đổi nhận thức để nâng cao chất lượng đào tạo lĩnh vực LT - QTVP bậc đại học" qua nêu lên quan niệm văn phòng chức nhiệm vụ QTVP giai đoạn Nếu trước hoạt động sản xuất kinh doanh tập trung vào dây chuyền công nghệ, xưởng, dịch vụ văn phòng nơi giải công việc vụ giấy tờ, ngày phải xác định lại vị trí, vai trò, chức văn phòng doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh: "một doanh nghiệp làm ăn có lợi nhuận cao doanh nghiệp quản trị hành văn phịng tốt" Chức hành văn phịng chủ động thu thập, xử lý thơng tin yểm trợ hành cho lãnh đạo quản lý điều hành thực dịch vụ cho lãnh đạo cho tất phận tổ chức (cơ quan, đơn vị), cho cán nhân viên Theo tác giả khái quát tiêu chuẩn, lực phẩm chất quản trị viên hành - văn phịng: đào tạo sâu chuyên môn quản trị HCVP; khả thực nhiệm vụ, biết uỷ nhiệm công tác cho nhân viên cấp dưới; khả Phan Đình Nham, Nhu cầu đào tạo cán văn thư - lưu trữ QTVP tỉnh phía Nam, Hội thảo khoa học “Quản trị văn phòng - Lý luận thực tiễn”, Hà Nội, tr 218 Lê Văn In, Đổi nhận thức để nâng cao chất lượng đào tạo lĩnh vực LT - QTVP bậc đại học, Hội thảo khoa học “Quản trị văn phòng - Lý luận thực tiễn”, Hà Nội, tr 225 nghiên cứu khoa học; gần gũi, hồ đồng với nhân viên; có óc khơi hài; phong cách lịch sự, ngoại giao khéo; có tính kiềm chế; tự tin cơng việc; có óc đàm phám khả nói thuyết phục…; mặt lực (kỹ năng) cần trang bị: khả tổ chức xây dựng chương trình kế hoạch; thích nghi với công việc môi trường làm việc; tài phân tích dự đốn suy tưởng; quan hệ tốt với người; biết sử dụng óc khơi hài làm việc… Trong Quản trị văn phòng doanh nghiệp8 tác giả Phạm Hưng – Nguyễn Văn Đáng – Lê Văn In nêu lên vấn đề văn phòng doanh nghiệp Nêu lên chức văn phịng, đặc biệt nêu trình bày chi tiết nguồn nhân lực văn phịng doanh nghiệp Đây nội dung làm tảng - sở lý luận đề tài Theo tác giả khẳng định nhân lực văn phịng gồm hai loại chính: - Lực lượng thư ký - Các quản trị viên văn phòng Thư ký văn phòng nghề, mà phạm vi tay nghề phức tạp Khơng cịn thời kỳ cần biết đọc, biết viết, biết tính tốn chút làm thư ký văn phịng Phạm vi tay nghề chun mơn nghiệp vụ thư ký bao quát mười chức dịch vụ: kế tốn, tài chính, xử lý văn bản, xử lý liệu, in ấn, bưu tín, viễn thơng, bảo quản hồ sơ tài liệu, nhân sự, tổng hợp, quản trị Một người thư ký làm việc doanh nghiệp cần trang bị nhiều kỹ chuyên môn, nghiệp vụ phẩm chất tư cách tốt Trong nêu lên yêu cầu: Tay nghề thư ký văn phịng phải đào tạo có hệ thống Trước hết kỹ năng: nói, nghe, đọc, viết, tính tốn lực suy đoán Các kỹ nghiệp vụ thư ký Các hiểu biết lực kinh tế Các phẩm chất cá nhân Ba mức yêu cầu phẩm chất cá nhân Rèn luyện tính cách phẩm chất người lao động bình thường Rèn luyện tính cách phẩm chất người thư ký văn phòng đại Phạm Hưng, Nguyễn Văn Đáng, Lê Văn In, Quản trị văn phòng doanh nghiệp, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội, 1995 Những yêu cầu cao người thư ký phấn đấu vươn lên vị trí thư ký cấp cao: cao vọng nghề nghiệp Tiếp người làm nghề quản trị văn phòng gọi cá quản trị viên văn phòng xếp vào quản trị viên văn phịng gồm: phụ tá hành chính; chánh, phó văn phịng; trợ lý văn phịng; kế tốn trưởng Quản trị viên văn phòng cấp quản trị hạng trung, xếp nhóm quản trị viên văn phịng cịn có: thư ký điều hành, thư ký giám đốc, trợ lý giám đốc Quản trị viên văn phòng đại cần đào tạo phản ánh sát tiêu chuẩn chức danh quản trị viên văn phòng tiêu chuẩn gồm bốn điểm: Mức độ am hiểu chức quản trị Mức độ vận dụng kỹ quản trị Quản trị viên văn phòng phải giỏi điều hành cơng việc văn phịng Những u cầu phẩm chất cá nhân Tóm lại vấn đề nhận thức mới, nâng cao chất lượng đào tạo lĩnh vực LT QTVP chủ đề nhiều nhà khoa học quan tâm Các tác giả sâu vào vấn đề nhận thức quản trị hành văn phịng, qua nêu lên lý luận sâu sắc cơng tác quản trị hành văn phòng, đồng thời nêu lên yếu tố thuộc tiêu chuẩn, kiến thức, kỹ năng, phẩm chất… mà người làm công tác LT - QTVP cần trang bị để họ hồn thành tốt nhiệm vụ quan, tổ chức, doanh nghiệp… hướng để nâng cao chất lượng đào tạo nguồn nhân lực LT - QTVP giai đoạn phát triển đổi Tiếp theo để nghiên cứu tìm hiểu nguồn lao động làm cơng tác LT – QTVP khu vực DNNN, vận dụng, kiểm nghiệm thực tiễn vấn đề lý luận khoa học LT - QTVP người lao động lĩnh vực này, nhóm nghiên cứu chúng tơi định sâu vào vấn đề "Tìm hiểu nhu cầu lao động Lưu trữ – Quản trị văn phòng khu vực doanh nghiệp nhà nước thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 2001-2007" Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu 3.1 Mục đích Tìm hiểu nhu cầu DNNN đặt nguồn lao động làm công tác LT-QTVP đánh giá doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu người làm công tác LT-QTVP giai đoạn từ 2001- 71 chất lượng đào tạo cho chuyên ngành Lưu trữ – QTVP nay, giúp cho việc cập nhật yêu cầu đổi phát triển khoa học kỹ thuật, phương pháp làm việc nhà quản trị Khoa môn cần chủ động việc liên hệ với doanh nghiệp việc phối hợp đào tạo, giảng dạy, tạo điều kiện cho sinh viên thực tập doanh nghiệp Đây hình thức đa dạng hoá phương pháp giảng dạy với việc xây dựng nội dung giảng dạy đáp ứng nhu cầu phát triển kinh tế - xã hội động lực quan trọng để nâng cao nguồn lao động Lưu trữ - QTVP: tạo tác động tích cực là: nâng cao kỹ nghề nghiệp cho người họ, đáp ứng nhu cầu đơn vị tuyển dụng đặc biệt doanh nghiệp từ chương trình đào tạo với nội dung thực tiễn, hấp dẫn, động theo hướng bổ sung kiến thức mang màu sắc kinh tế - doanh nghiệp tạo hấp dẫn với người học Đây sở quan trọng cho việc thu hút sinh viên theo học ngành Lưu trữ - QTVP tương lai Và chất lượng sản phẩm đào tạo quảng bá, thu hút cở tuyển dụng Cần thường xuyên tìm hiểu nhu cầu thị trường lao động nguồn lao động Lưu trữ – QTVP để có điều chỉnh kịp thời hợp lý kiến thức nội dung chương trình đào tạo để đáp ứng thị trường lao động xã hội đặt 2.2 Đối với khoa Lịch sử nhà trường: Tạo điều kiện thuận lợi cho việc đổi chương trình, nâng cao chất lượng đào tạo, phát triển ngành Lưu trữ – QTVP đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp thị trường lao động nói chung 72 TÀI LIỆU THAM KHẢO Trương Hồ Bình, Võ Thị Tuyết, Quản trị doanh nghiệp (giáo trình điện tử), khoa kinh tế – quản trị kinh doanh (ĐH Cần Thơ) Đào Xuân Chúc (2004), Văn phòng quản trị văn phòng - số nhận thức lý luận, Kỷ yếu hội thảo khoa học “Quản trị văn phòng - Lý luận thực tiễn”, Hà Nội Đại học KHXH&NV (ĐHQG Hà Nội) (2004), Quản trị văn phòng - lý luận thực tiễn, Hội thảo khoa học, Hà Nội Mike Harvey (2004), Quản trị hành văn phịng, NXB Thống Kê, Hà Nội, (người dịch: Cao Xuân Đỗ) Nguyễn Ánh Hồng (Chủ nhiệm) (2005), Báo cáo đề tài câp bộ: “Sự đáp ứng yêu cầu thị trường lao động sinh viên ngành khoa học xã hội nhân văn”, Mã số: B 2003-18b-24 Phạm Hưng, Nguyễn Văn Đáng, Lê Văn In (1995), Quản trị văn phịng doanh nghiệp, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội Khoa Lịch sử (trường ĐH KHXH&NV - ĐHQGTP Hồ Chí Minh) (2005), Những vấn đề khoa học lưu trữ tỉnh phía Nam thời kỳ cơng nghiệp hố, đại hố đất nước, Kỷ yếu hội thảo khoa học, NXB Đại học quốc gia TP Hồ Chí Minh Lê Văn In (2004), Đổi nhận thức để nâng cao chất lượng đào tạo lĩnh vực LT - QTVP bậc đại học, Kỷ yếu hội thảo khoa học “Quản trị văn phòng - Lý luận thực tiễn”, Hà Nội Phan Đình Nham (2007), Lưu trữ học đại cương, Khoa Lịch sử, Trường ĐHKHXH&NV TP Hồ Chí Minh 10 Phan Đình Nham (2004), Nhu cầu đào tạo cán văn thư - lưu trữ QTVP tỉnh phía Nam, Kỷ yếu hội thảo khoa học “Quản trị văn phòng - Lý luận thực tiễn”, Hà Nội 73 11 Vũ Thị Phụng (2004), Từ quản trị học đến quản trị văn phòng, Kỷ yếu hội thảo khoa học “Quản trị văn phòng - Lý luận thực tiễn”, Hà Nội 12 Nguyễn Tấn Phước (1998), Quản trị học - vấn đề bản, NXB Đồng Nai 13 Vương Đình Quyền (2004), Cơ cấu lại ngành nghề đào tạo, điều chỉnh bổ sung chương trình đào tạo đại học - nhiệm vụ cấp thiết khoa LT – QTVP, Kỷ yếu hội thảo khoa học “Quản trị văn phòng - Lý luận thực tiễn”, Hà Nội 14 Nguyễn Hữu Thân (1994), Quản trị hành văn phịng, Bộ GD&ĐT – Đại học Mở - Bán cơng TP Hồ Chí Minh 15 Nguyễn Văn Thâm (2004), Văn phịng, cơng tác văn phịng đào tạo cán quản trị văn phịng q trình cải cách hành chính, Kỷ yếu hội thảo khoa học “Quản trị văn phòng - Lý luận thực tiễn”, Hà Nội 16 Nguyễn Hữu Tri (2004), Một số nhận thức văn phòng, quản trị văn phòng đào tạo nguồn nhân lực quản trị văn phòng tương lai, Hội thảo khoa học “Quản trị văn phòng - Lý luận thực tiễn”, Hà Nội 17 Viện Ngôn Ngữ học (2006), Từ điển tiếng Việt, NXB Đà Nẵng 18 Website Cục thống kê TP Hồ Chí Minh, Ấn phẩm: Thực trạng doanh nghiệp.http:// www.pso.hochiminhcity.gov.vn 19 Website Sở thương mại TP Hồ chí Minh: Danh bạ doanh nghiệp http: // www.trade.hochiminhcity.gov.vn 74 PHIẾU HỎI Dành cho quan, doanh nghiệp, cá nhân tuyển dụng nguồn lao động làm cơng tác Lưu trữ- Quản trị văn phịng Thưa Ơng/ Bà Để có sở cho việc tìm hiểu nắm bắt nhu cầu Doanh nghiệp nhà nước việc tuyển dụng nguồn lao động làm công tác Lưu Trữ – QTVP, đề giải pháp hữu hiệu giúp sinh viên đáp ứng môt cách tốt với nhu cầu doanh nghiệp Chúng tơi kính mời Ơng/ Bà vui lòng trả lời câu hỏi Mong nhận hợp tác giúp đỡ Ông/ Bà Xin chân thành cảm ơn! Tên quan/ doanh nghiệp/ người tuyển dụng: Thời gian quan, doanh nghiệp thành lập:  – năm  – năm  Trên năm Tổng số nhân viên quan, doanh nghiệp Dưới người  Từ đến người  Từ 10 đến 49 người  Từ 50 đến 199 người  Từ 200 đén 499 người  Từ 500 đến 999 người  Từ 1000 đến 4999 người  Từ 5000 người trở lên  Xin Ông/ Bà cho biết với tính chất quy mơ hoạt động doanh nghiệp tiêu chí Ơng/ Bà áp dụng vào việc tuyển nhân viên làm công tác Lưu Trữ – Quản trị hành văn phịng (QTHCVP)trong giai đoạn từ năm 2001-2007 (Theo thứ tự ưu tiên) 75 Xin Ơng/ Bà cho biết với tính chất quy mơ hoạt động doanh nghiệp nhu cầu số lượng người làm công tác Lưu Trữ – QTHCVP doanh nghiệp Ông/ Bà bao nhiêu? người Ơng/ Bà vui lịng nhận xét từ diễn cơng cải cách hành (2001) đến nhu cầu số lượng chất lượng nguồn lao động làm công tác Lưu Trữ – QTHCVP quan Ơng/ Bà có thay đổi so với năm trước đó?  Có thay đổi yêu cầu trình độ nhân viên làm cơng tác Lưu Trữ – QTHCVP  Có thay đổi nhu cầu số lượng nhân viên làm cơng tác Lưu Trữ – QTHCVP  Khơng có thay đổi Ơng/ Bà đánh mức độ quan trọng yếu tố thuộc mặt KIẾN THỨC cán làm cơng tác Lưu Trữ – QTHCVP để họ hồn thành tốt cơng việc doanh nghiệp Ơng/ Bà (Tương ứng với điểm: - Không quan trọng; – Quan trọng; – Rất quan trọng) STT Các yếu tố Kiến thức chung Kiến thức chuyên ngành Kiến thức xây dựng, hoạch định kế hoạch Kiến thức tổ chức, thực kế hoạch Kiến thức quản lý, kiểm soát hoạt động doanh nghiệp Kiến thức kinh tế, nắm bắt thông tin thị trường Kiến thức pháp luật Kiến thức lịch sử Kiến thức khác (xin ghi cụ thể) ………………………………………………………………… Mức độ quan trọng Không Quan Quan trọng quan trọng (2) (2) trọng (1) 76 Ông/ Bà đánh mức độ quan trọng yếu tố thuộc mặt KỸ NĂNG cán làm công tác Lưu Trữ – QTHCVP để họ hồn thành tốt cơng việc doanh nghiệp Ông/ Bà (Tương ứng với điểm: - không quan trọng; – Quan trọng; – Rất quan trọng) STT Các yếu tố 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 Kỹ thực hành tay nghề Kỹ rèn luyện óc tổ chức Kỹ giao tiếp Kỹ thu thập xử lý thông tin Kỹ xây dựng vạch kế hoạch Kỹ điều hành, thực chương trình kế hoạch Kỹ quản lý nhân Kỹ quản lý dự án Kỹ điều hành họp Kỹ đàm phán, lý giải vấn đề kỹ thuyết phục đối tượng Kỹ truyền đạt thông tin Kỹ giải vấn đề Kỹ hợp tác, làm việc nhóm Kỹ làm việc độc lập Kỹ điều hành phân phối nhân lực sở vật chất Kỹ phn tích dự bo mục tiu nguồn lực Kỹ kiểm tra, đánh giá Các kỹ khác (xin ghi cụ thể) Mức độ quan trọng Không Quan Rất quan quan trọng (2) trọng (3) trọng (1) 77 Ông/ Bà đánh mức độ quan trọng yếu tố thuộc mặt nănglực – phẩm chất cán làm công tác Lưu Trữ – QTHCVP để họ hồn thành tốt cơng việc doanh nghiệp Ông/ Bà (Tương ứng với điểm: - Không quan trọng; – Quan trọng; – Rất quan trọng) STT Các yếu tố 10 11 Đạo đức nghề nghiệp Sự linh hoạt, thích ứng Khả sáng tạo Kỷ luật, tinh thần trách nhiệm Năng lực làm việc có hiệu Kiên trì, thận trọng Sự khiêm tốn Sức khoẻ Tin học Ngoại ngữ Các lực, phẩm chất khác (Xin ghi cụ thể)………………………………………………… Mức độ quan trọng Không Quan Rất quan trọng (2) quan trọng (1) trọng (3) 10 Xin Ơng/ Bà vui lịng nhận xét chung cán làm công tác Lưu Trữ – QTHCVP quan Ông/ Bà nội dung kỹ sau (tương ứng với điểm: 1: Rất khơng hài lịng; 2: Khơng hài lòng; 3: Tạm hài lòng; 4: Hài lòng; 5: Rất hài lòng) S T T Các yếu tố Rất khơng hài Khơn Tạm g hài hài lịng lịng Hài lòng (4) Rất hài lòng 78 lòng (1) (2) Kiến thức chuyên môn Hiểu biết kinh tế, pháp luật xã hội Kỹ điều hành thực chương trình kế hoạch Kỹ thực hành tay nghề Kỹ rèn luyện óc tổ chức Kỹ giao tiếp 1 1 2 Kỹ thu thập xử lý thông tin Kỹ xây dựng vạch kế hoạch Kỹ quản lý nhân Kỹ điều hành họp Kỹ đàm phán, lý giải vấn đề Kỹ thuyết phục đối tượng Kỹ truyền đạt thông tin Kỹ giải vấn đề Kỹ hợp tác, làm việc nhóm Kỹ kiểm tra đánh giá Đạo đức nghề nghiệp Trình độ Ngoại ngữ Năng lực làm việc có hiệu Kỷ luật, tinh thần trách nhiệm Trình độ Tin học (3) (5) 79 Nội dung khác (xin ghi rõ) …………………………………………………………… 11 Đánh giá, nhận xét chung Ông/ Bà cán làm cơng tác Lưu trữ – QTVP trình độ, lực làm việc họ doanh nghiệp Ông/ Bà giai đoạn từ 2001-2007 vừa qua:  Rất tốt  Tốt  Tạm  Khơng tốt 12 Xin Ơng/ Bà cho số nhận xét vai trị, vị trí người làm công tác Lưu Trữ – QTVP doanh nghiệp Ông/ Bà nay: 13 Theo Ông/ Bà để nâng cao chất lượng cho nguồn cán làm công tác Lưu Trữ – QTVP sơ sở Đào tạo cần thực biện pháp gì? Xin chân thành cám ơn hợp tác giúp đỡ Ông/ Bà! PHỤ LỤC Phiếu hỏi Dành cho cán làm công tác Lưu trữ – QTVP đơn vị doanh nghiệp nhà nước thành phố Hồ Chí Minh Thưa Ơng/ Bà! Để có sở cho việc tìm hiểu nắm bắt nhu cầu Doanh nghiệp nhà nước việc tuyển dụng nguồn lao động làm công tác Lưu Trữ – QTVP, đề giải pháp hữu hiệu giúp sinh viên đáp ứng môt cách tốt với nhu cầu doanh nghiệp Chúng tơi kính mời Ơng/ Bà vui lịng trả lời câu hỏi Mong nhận hợp tác giúp đỡ Ông/ Bà Xin chân thành cảm ơn! Giới tính  Nam  Nữ Tuổi: Ơng/ Bà làm việc vị trí ? 80  Dưới năm  Từ – năm  Từ – năm  Trên năm Mức độ thu nhập hàng tháng ông/ Bà  Dưới triệu  Trên 1.5 triệu – đến triệu  triệu – đến 1.5 triệu  Trên triệu Xin vui lịng cho biết Ơng/ Bà đào tạo từ chuyên ngành nào?  Đúng với công việc  Đúng phần  Được đào tạo từ ngành khác Ngành:………………………………………………… Sau tốt nghiệp Ơng/ Bà có học thêm khố đào tạo khơng?  Có nội dung khố học: ……………………………………………………  Khơng Ơng/ Bà đánh khả đáp ứng nhu cầu cơng việc đặt q trình cơng tác doanh nghiệp Ông/ Bà  Rất tốt  Tốt  Tạm  Không tốt Vị trí mà Ơng/ Bà đảm nhiệm có phù hợp với trình độ đào tạo trước đó?  Thấp trình độ  Phù hợp với trình độ  Cao trình độ Ông/ Bà cảm thấy thực đáp ứng tốt nhu cầu công việc đặt sau thời gian kể từ bắt đầu tuyển dụng? (Xin ghi cụ thể)………………………………tháng Những khó khăn mà Ơng/ Bà gặp phải bắt đầu cơng việc mình? (Có thê đánh nhiều lựa chọn)  Hạn chế kiến thức chuyên môn  Hạn chế kỹ thực hành  Hạn chế kiến thức giao tiếp – xã hội  Hạn chế khả sử dụng phương pháp, kỹ tổ chức thực kế hoạch  Hạn chế khả thích nghi mơi trường làm việc  Hạn chế trình độ vi tính  Hạn chế trình độ ngoại ngữ 81  Hạn chế khác (Xin ghi cụ thể)………………………………………………………………………………… …… 10 Ông/ Bà đánh mức độ quan trọng yếu tố thuộc mặt kiến thức công tác Lưu trữ – QTVP doanh nghiệp Ông/ Bà (Tương ứng với điểm: - không quan trọng; – Quan trọng; – Rất quan trọng) STT Các yếu tố Mức độ quan trọng Không Quan Rất quan quan trọng (2) trọng (3) trọng (1) Kiến thức chung Kiến thức chuyên ngành Kiến thức xây dựng, hoạch định kế hoạch Kiến thức tổ chức, thực kế hoạch Kiến thức quản lý, kiểm soát hoạt động doanh nghiệp Kiến thức kinh tế, nắm bắt thông tin thị trường Kiến thức pháp luật Kiến thức lịch sử Kiến thức khác (xin ghi cụ thể) ………………………………………………………………… 11 Ông/ Bà đánh mức độ quan trọng yếu tố thuộc mặt KỸ NĂNG công tác Lưu Trữ – QTHCVP doanh nghiệp Ông/ Bà (Tương ứng với điểm: - không quan trọng; – Quan trọng; – Rất quan trọng) STT Các yếu tố Kỹ thực hành tay nghề Kỹ rèn luyện óc tổ chức Mức độ quan trọng Không Quan Rất quan quan trọng (2) trọng (3) trọng (1) 82 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 Kỹ giao tiếp Kỹ thu thập xử lý thông tin Kỹ xây dựng vạch kế hoạch Kỹ điều hành thực chương trình,kế hoạch Kỹ quản lý nhân Kỹ quản lý dự án Kỹ điều hành họp Kỹ đàm phán, lý giải vấn đề Kỹ thuyết phục đối tượng Kỹ truyền đạt thông tin Kỹ giải vấn đề Kỹ hợp tác, làm việc nhóm Kỹ làm việc độc lập Kỹ điều hành phân phối nhân lực sở vật chất Kỹ phân tích dự báo mục tiêu nguồn lực Kỹ kiểm tra,đánh giá Các kỹ khác (xin ghi cụ thể) 12 Ông/ Bà đánh mức độ quan trọng yếu tố thuộc mặt nănglực – phẩm chất công tác Lưu Trữ – QTHCVP doanh nghiệp Ông/ Bà (Tương ứng với điểm: - Không quan trọng; – Quan trọng; – Rất quan trọng) STT Các yếu tố Đạo đức nghề nghiệp Sự linh hoạt, thích ứng Mức độ quan trọng Khơng Quan Rất quan trọng (2) quan trọng (1) trọng (3) 83 10 11 Khả sáng tạo Kỷ luật, tinh thần trách nhiệm Năng lực làm việc có hiệu Kiên trì, thận trọng Sự khiêm tốn Sức khoẻ Tin học Ngoại ngữ Các lực, phẩm chất khác: (Xin ghi cụ thể)…………………………………………………… 13 Đánh giá Ơng/ Bà mức độ hài lịng nội dung, kỹ mà Ông/ Bà đào tạo (tương ứng với điểm: 1: Rất khơng hài lịng; 2: Khơng hài lịng; 3: Tạm hài lòng; 4: Hài lòng; 5: Rất hài lòng) S T T Các yếu tố Kiến thức chuyên môn Hiểu biết kinh tế, pháp luật xã hội Kỹ điều hành thực chương trình kế hoạch Kỹ thực hành tay nghề Kỹ rèn luyện óc tổ chức Kỹ giao tiếp Kỹ thu thập xử lý thông tin Kỹ xây dựng vạch kế hoạch Kỹ quản lý nhân Kỹ điều hành họp Kỹ đàm phán, lý giải vấn đề 1 1 Kỹ thuyết phục đối tượng Kỹ truyền đạt thông tin Rất khơng hài lịng (1) Khơn g hài lịng (2) Tạm hài lòng (3) Hài lòng (4) Rất hài lòng (5) 84 2 Kỹ giải vấn đề Kỹ hợp tác, làm việc nhóm Kỹ kiểm tra đánh giá Đạo đức nghề nghiệp Trình độ Ngoại ngữ Năng lực làm việc có hiệu Kỷ luật, tinh thần trách nhiệm Trình độ Tin học Nội dung khác (xin ghi rõ) …………………………………………………………… 14 Ơng/ Bà có nhận xét vị trí, vai trị cơng tác Lưu trữ – QTHCVP doanh nghiệp Ông/ Bà?  Là công việc quan trọng liên quan đến hầu hết khâu công tác khác doanh nghiệp  Là công tác tương đối quan trọng  Không quan trọng 15 Qua thực tế công tác Ông/ Bà nêu lên số nội dung quan trọng mà sinh viên cần trang bị để họ đáp ứng tốt nhu cầu doanh nghiệp đặt công tác Lưu trữ – QTVP (Theo thứ tự ưu tiên) 16 Theo Ông/ Bà để nâng cao chất lượng cho nguồn cán làm công tác Lưu Trữ – QTVP sơ sở Đào tạo cần thực biện pháp gì? 85 Xin chân thành cám ơn hợp tác giúp đỡ Ông/ Bà! ... đề "Tìm hiểu nhu cầu lao động Lưu trữ – Quản trị văn phòng khu vực doanh nghiệp nhà nước thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 2001- 2007" Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu 3.1 Mục đích Tìm hiểu nhu cầu. .. 199 người, doanh nghiệp có nhu cầu lao động lưu trữ – QTVP, doanh nghiệp có nhu cầu lao động lưu trữ – QTVP, doanh nghiệp có nhu cầu ,1 doanh nghiệp 10; doanh nghiệp với tổng số nhân viên thuộc... việc nghiên cứu tìm hiểu hoạt động doanh nghiệp, đặc biệt tìm hiểu thành phần lao động doanh nghiệp 38 2.2 Những nhu cầu đặt nguồn lao động Lưu Trữ – QTVP DNNN TP Hồ Chí Minh giai đoạn 2001- 2007