PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG TỒN TRỮ THUỐC TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA HUYỆN VĨNH THUẬN, TỈNH KIÊN GIANG NĂM 2015 LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP DƢỢC SĨ CHUYÊN KHOA I

BỘ Y TẾ TRƢỜNG ĐẠI HỌC DƢỢC HÀ NỘI TRẦN THÀNH TRUNG PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG TỒN TRỮ THUỐC TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA HUYỆN VĨNH THUẬN, TỈNH KIÊN GIANG NĂM 2015 LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP DƢỢC SĨ CHUYÊN KHOA I HÀ NỘI 2017 BỘ Y TẾ TRƢỜNG ĐẠI HỌC DƢỢC HÀ NỘI TRẦN THÀNH TRUNG PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG TỒN TRỮ THUỐC TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA HUYỆN VĨNH THUẬN, TỈNH KIÊN GIANG NĂM 2015 LUẬN VĂN DƢỢC SỸ CHUYÊN KHOA CẤP I CHUYÊN NGÀNH: TỔ CHỨC QUẢN LÝ DƯỢC MÃ SỐ: CK 60 72 04 12 Người hướng dẫn khoa học: PGS TS Nguyễn Thị Thanh Hƣơng Thời gian thực hiện: Từ tháng 6/2016 đến tháng 12/2016 HÀ NỘI 2017 LỜI CẢM ƠN Lời đầu, xin gửi lời cám ơn chân thành đến Cô TS Nguyễn Thị Thanh Hương giúp đỡ, dành nhiều thời gian tâm huyết để truyền đạt kiến thức quý báu, đồng thời hướng dẫn em tận tình để em hồn thành tốt luận văn Xin chân thành cảm ơn Ban Giám Hiệu Trường Đại học Dược Hà Nội phòng Đào tạo Sau Đại học cấp giấy giới thiệu giúp em thuận lợi suốt trình thu thập số liệu Tơi xin chân thành cám ơn cô chú, anh chị ban lãnh đạo Bệnh viện Đa khoa huyện Vĩnh Thuận nhiệt tình giúp đỡ tơi q trình khảo sát để tơi có liệu làm đề tài tốt nghiệp Cuối cùng, xin cám ơn bạn lớp Chuyên khoa I động viên quan tâm suốt trình học tập thực đề tài Kiên Giang, ngày… tháng…… năm 2017 Học viên thực Trần Thành Trung MỤC LỤC ĐẶT VẤN ĐỀ Chƣơng 1: TỔNG QUAN 1.1 Tổng quan tồn trữ thuốc 1.1.1 Sự cần thiết phải tồn trữ thuốc 1.1.2 Các mức tồn kho 1.1.3 Chức kho 1.1.4 Kiểm sốt tồn trữ phân tích ABC 1.1.5 Kiểm soát tồn trữ phân tích VED 1.2 Tổng quan nguyên tắc “Thực hành tốt bảo quản thuốc – GSP” 1.2.1 Nhân 1.2.2 Địa điểm 1.2.3 Thiết kế, xây dựng 1.2.4 Trang thiết bị 1.2.5 Các quy trình bảo quản 10 1.2.6 Sắp xếp thuốc kho 11 1.2.7 Một số yêu cầu quy trình nhập hàng 12 1.2.8 Thuốc trả 12 1.2.9 Hồ sơ tài liệu 13 1.3 Sơ lược thực trạng tồn trữ thuốc 14 1.3.1 Thực trạng tồn trữ thuốc nước giới 14 1.3.2 Thực trạng công tác tồn trữ số bệnh viện nước 14 1.4 Vài nét Bệnh viện Đa khoa huyện Vĩnh Thuận 15 1.4.1 Vài nét Bệnh viện Đa khoa huyện Vĩnh Thuận 15 1.4.2 Vài nét khoa Dược bệnh viện 16 Chƣơng 2: ĐỐI TƢỢNG VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 19 2.1 Đối tượng, địa điểm thời gian nghiên cứu 19 2.1.1 Đối tượng nghiên cứu 19 2.1.2 Địa điểm nghiên cứu 19 2.1.3 Thời gian nghiên cứu 19 2.2 Phương pháp nghiên cứu 19 2.2.1 Thiết kế nghiên cứu 19 2.2.2 Xác định biến số nghiên cứu 19 2.2.3 Chỉ số nghiên cứu 21 2.2.5 Phương pháp phân tích xử lý số liệu 23 Chƣơng 3: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 24 3.1 Thực trạng nhân lực, sở vật chất, trang thiết bị đảm bảo công tác tồn trữ thuốc bệnh viện đa khoa huyện Vĩnh Thuận 24 3.1.1 Tổ chức nhân lực kho dược 24 3.1.2 Cơ sở hạ tầng kho Dược 26 3.1.3 Theo dõi nhiệt độ độ ẩm 28 3.2 Phân tích cấu thuốc dự trữ Bệnh viện đa khoa huyện Vĩnh Thuận năm 2015 33 3.2.1 Giá trị, số lượng xuất nhập kho 33 3.2.2 Giá trị xuất nhập tồn số nhóm thuốc 34 3.2.3 Cơ cấu thuốc hết năm 2015 38 3.2.4 Kiểm soát tồn kho phân tích ABC 39 3.2.5 Kiểm soát tồn kho phân tích VED 40 Chƣơng 4: BÀN LUẬN 42 4.1 Về thực trạng nhân lực, sở vật chất, trang thiết bị để đảm bảo công tác tồn trữ thuốc Bệnh viện đa khoa huyện Vĩnh Thuận 42 4.1.1 Tổ chức nhân lực khoa Dược kho Dược 42 4.1.2 Cơ sở hạ tầng kho Dược 43 4.1.3 Theo dõi nhiệt độ, độ ẩm 44 4.2 Về cấu tồn trữ thuốc 46 4.2.1 Về tổng giá trị xuất nhập tồn nhóm thuốc 46 4.2.2 Đối với tổng giá trị nhóm 47 4.2.3 Về cấu thuốc hết 49 4.2.4 Về phân tích ABC 51 4.2.5 Về phân tích VED 52 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 54 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Giải nghĩa BHYT Bảo hiểm y tế BS Bác sỹ BVBVSKTT Bệnh viện bảo vệ sức khỏe tâm thần BVĐHY Bệnh viện Đại học Y BVĐK Bệnh viện đa khoa BVTW Bệnh viện trung ương CKI Chuyên khoa cấp I CKII Chuyên khoa cấp II CSSKND Chăm sóc sức khỏe nhân dân DLS Dược lâm sàng DSĐH Dược sỹ đại học DSTH Dược sỹ trung học GSP “Thực hành tốt bảo quản thuốc” (tiếng Anh: Good Storage Practices) HĐT&ĐT Hội đồng thuốc điều trị PKKV Phòng khám khu vực TE Trẻ em TTYT Trung tâm y tế TYT Trạm y tế UBND Ủy ban nhân dân DANH MỤC BẢNG Bảng 1.1 Cơ cấu nhân lực khoa Dược BV Vĩnh Thuận 18 Bảng 2.2 Các biến số nghiên cứu 19 Bảng 3.3 Cơ cấu nhân lực kho dược BVĐK huyện Vĩnh Thuận 24 Bảng 3.4 Cơ cấu nhân lực kho thuốc ống - dịch truyền kho thuốc viên dùng 25 Bảng 3.5 Diện tích kho thuốc ống - dịch truyền kho thuốc viên - dùng khoa Dược 26 Bảng 3.6 Trang thiết bị kho 27 Bảng 3.7 Bảng tổng hợp theo dõi nhiệt độ độ ẩm kho 28 Bảng 3.8 Số ngày có/khơng theo dõi nhiệt độ, độ ẩm kho 30 Bảng 3.9 Theo dõi nhiệt độ, độ ẩm theo quy định kho 31 Bảng 3.10 Số ngày theo dõi nhiệt độ đạt/ không đạt 31 Bảng 3.11 Số ngày theo dõi độ ẩm đạt/không đạt 32 Bảng 3.12 Giá trị xuất nhập tồn kho năm 2015 33 Bảng 3.13 Giá trị xuất nhập tồn nhóm Kháng sinh năm 2015 35 Bảng 3.14 Giá trị xuất nhập tồn nhóm Tiêu hóa năm 2015 36 Bảng 3.15 Giá trị xuất nhập tồn nhóm Tim mạch năm 2015 37 Bảng 3.16 Số ngày hết thuốc số thuốc năm 2015 38 Bảng 3.17 Phân tích ABC BVĐK huyện Vĩnh Thuận năm 2015 39 Bảng 3.18 Thuốc có tỷ lệ giá trị thuốc tồn cao nhóm A, B, C năm 2015 39 Bảng 3.19 Phân tích VED BVĐK huyện Vĩnh Thuận năm 2015 40 Bảng 3.20 Thuốc có tỷ lệ giá trị tồn cao nhóm V, E, D năm 2015 40 Bảng 3.21 Phân tích ma trận ABC/VED BVĐK huyện Vĩnh Thuận năm 2015 41 ĐẶT VẤN ĐỀ Thuốc mắc xích quan trọng người bệnh dịch vụ chăm sóc sức khỏe [20] Mục tiêu chung Chiến lược quốc gia phát triển ngành Dược Việt Nam đến năm 2020 cung ứng đầy đủ, kịp thời, có chất lượng, giá hợp lý loại thuốc theo cấu bệnh tật tương ứng với giai đoạn phát triển kinh tế-xã hội bảo đảm sử dụng thuốc an tồn, hợp lý [9] Tình hình cung ứng, quản lý thuốc khu vực điều trị chấn chỉnh Trong mạng lưới cung ứng thuốc, bệnh viện mắt xích quan trọng, thuốc cung cấp trực tiếp cho người bệnh Quản lý cung ứng thuốc bệnh viện vấn đề liên quan đến thuốc bệnh viện, từ việc lựa chọn, mua sắm đến cấp phát quản lý việc sử dụng thuốc bệnh nhân Trong quản lý tồn trữ thuốc phần công tác quản lý cung ứng thuốc bệnh viện Để thực tốt mục tiêu cung ứng thuốc tốt phải đảm bảo tồn trữ thuốc cho thuốc cung cấp đầy đủ kịp thời, đảm bảo chất lượng giảm thiểu chi phí Việc tồn trữ nhiều loại thuốc với số lượng lớn, làm tăng chi phí bảo quản, tồn trữ thuốc Để giảm chi phí tồn trữ, bệnh viện phải trì mức tồn trữ thấp, nhiên khả thiếu thuốc cho bệnh nhân xảy số trường hợp gây vấn đề nghiêm trọng khơng có thuốc kịp thời Do quản lý tồn trữ thuốc hiệu cân chi phí nhu cầu thuốc điều trị Thực tế cho thấy, ln tốn khó, làm đau đầu nhà quản lý, từ việc theo dõi lượng tồn kho thuốc để đảm bảo thuốc sẵn có cho bác sỹ kê đơn, cấp phát cho bệnh nhân đến việc dự trù mua thuốc hàng tháng Bệnh viện đa khoa huyện Vĩnh Thuận thành lập vào tháng 7/2007, đến đạt bệnh viện hạng II với quy mô 200 giường bệnh Trong năm gần đây, bệnh viện đa khoa huyện Vĩnh Thuận phát triển vượt bậc Từ lợi có phối hợp chặt chẽ ban ngành, đoàn thể bệnh viện địa bàn tỉnh; trình độ chun mơn cán cơng nhân viên bệnh viện nâng cao; kỹ thuật mới, tiên tiến triển khai; bệnh viện đa khoa huyện Vĩnh Thuận khơng ngừng hồn thiện, phát triển chất lượng khám chữa bệnh để phục vụ bà huyện Xuất phát từ vấn đề nêu trên, với nhu cầu tìm hiểu, nhận thức rõ thực trạng tồn trữ thuốc bệnh viện đa khoa huyện Vĩnh Thuận, góp phần nâng cao chất lượng hoạt động bệnh viện, thực đề tài: “Phân tích thực trạng tồn trữ thuốc bệnh viện đa khoa huyện Vĩnh Thuận, tỉnh Kiên Giang năm 2015” nhằm mục tiêu: Mô tả thực trạng điều kiện sở vật chất, trang thiết bị nhân lực để đảm bảo công tác tồn trữ thuốc bệnh viện đa khoa huyện Vĩnh Thuận năm 2015 Phân tích số dự trữ thuốc bệnh viện đa khoa huyện Vĩnh Thuận năm 2015 Chƣơng TỔNG QUAN 1.1 Tổng quan tồn trữ thuốc Tồn trữ bao gồm trình xuất, nhập hàng hóa u cầu phải có hệ thống sổ sách phù hợp để ghi chép, đặc biệt sổ sách ghi chép việc xuất nhập hàng hóa ngày [13] Tồn trữ khơng việc cất giữ hàng hóa kho mà cịn trình xuất, nhập kho hợp lý, trình kiểm tra, kiểm kê, dự trữ biện pháp kỹ thuật bảo quản hàng hóa từ khâu nguyên liệu đến thành phẩm hồn chỉnh kho Cơng tác tồn trữ mắt xích quan trọng việc đảm bảo cung cấp thuốc cho người tiêu dùng với số lượng đủ chất lượng tốt nhất, giảm tối đa tỷ lệ hư hao trình sản xuất phân phối thuốc [13] 1.1.1 Sự cần thiết phải tồn trữ thuốc Chúng ta cần phải dự trữ thuốc lý sau đây: - Đảm bảo tính sẵn có: tồn kho lượng dự trữ cho dao động cung cầu, giảm nguy hết hàng - Duy trì niềm tin hệ thống: tình trạng hết hàng xảy thường xuyên, bệnh nhân lòng tin vào khả phòng chữa bệnh hệ thống cung ứng dịch vụ chăm sóc sức khỏe - Tránh tình trạng thiếu kinh phí: khơng có tồn kho tồn kho khơng đủ dẫn đến tình trạng thiếu hàng, lúc đặt hàng khẩn cấp gặp phải tăng giá nhà cung cấp mức giá cao mức giá đặt hàng thường xuyên, dẫn đến thiếu hụt vốn - Đáp ứng thay đổi nhu cầu thị trường: Những thay đổi nhu cầu loại thuốc chuyên khoa dự đốn trước Do đó, lượng tồn kho thích hợp giúp hệ thống đối phó với thay đổi [12] 1.1.2 Các mức tồn kho  Số tiêu thụ trung bình tháng Mức tồn kho phụ thuộc vào số tiêu thụ trung bình [5] Tuy nhiên, lượng tiêu thụ hàng tháng không đổi thời gian chờ nhận hàng từ nhà cung cấp ln thay đổi Do đó, hầu hết hệ thống cung ứng thuốc tăng lượng tồn kho an tồn, cho mặt hàng thiết yếu để đối phó với tăng giảm lượng tiêu thụ thời gian nhận hàng  Các mức tồn kho: Số tồn kho an toàn, số tồn kho tối thiểu, số tồn kho tối đa Lượng dự trữ thường xuyên: theo khuyến cáo số lượng dự trữ thường xuyên cho kho thuốc bệnh viện 1,5-2 lần số tiêu thụ trung bình/tháng Lượng dự trữ bảo hiểm: đề phòng biến động giá USD tăng, mốc thời gian điểm điều chỉnh thuế nhập khẩu, dự phòng thời gian hết hợp đồng cũ chưa kịp tổ chức đấu thầu Khoảng cách đặt hàng: theo nguyên tắc kho phải lưu kho mức dự trữ tối thiểu cần thiết để đảm bảo trình khám chữa bệnh diễn liên tục điều kiện cung ứng bình thường khơng bình thường Tuy nhiên thời gian chuyển thuốc dài, nhu cầu sử dụng thuốc lớn lượng hàng dự trữ cao [2] 1.1.3 Chức kho - Bảo quản: hàng hóa kho bảo quản tốt số lượng chất lượng, hạn chế hao hụt hư hỏng, hạn dùng, mát có nghĩa kho góp phần vào việc đảm bảo chất lượng thuốc, góp phần tăng suất lao động xã hội thúc đẩy ngành sản xuất thuốc phát triển Đồng thời góp phần cho mạng lưới phân phối, lưu thông thuốc đạt hiệu kinh tế cao - Dự trữ: đảm bảo cho trình sản xuất đồng liên tục Đồng thời kho góp phần mở rộng lưu thơng hàng hóa kinh tế quốc dân - Kiểm tra, kiểm sốt: xuất nhập q trình bảo quản, kho dược góp phần tạo sản phẩm thuốc có đủ tiêu chuẩn chất lượng, ngăn ngừa hàng giả, chất lượng, hạn lọt vào lưu thơng, góp phần bảo vệ quyền lợi cho người sử dụng - Cân đối nhu cầu: kho nơi dự trữ, tập trung số lượng lớn vật tư hàng hóa Do đảm bảo cho việc điều hịa vật tư hàng hóa từ nơi thừa sang nơi thiếu, đảm bảo thỏa mãn kịp thời cho nhu cầu phịng chữa bệnh, góp phần thực cân đối cung cầu [13] Kho Dược xây dựng theo u cầu chun mơn an tồn Nhà kho thiết kế, trang bị, sửa chữa, tu cách có hệ thống cho bảo vệ thuốc, nguyên liệu tránh ảnh hưởng bất lợi có như: thay đổi nhiệt độ độ ẩm, chất thải mùi, động vật, sâu bọ, trùng, đảm bảo thuốc có chất lượng ổn định 1.1.4 Kiểm sốt tồn trữ phân tích ABC Phân tích ABC cơng cụ quản lí phân tích Nó cịn biết đến "Always Better Control" dựa giá trị sử dụng mặt hàng năm A - (sử dụng hàng năm cao nhất) khoảng 10 - 20% loại thuốc có chi phí khoảng 70 - 80% nguồn tiền B - (sử dụng hàng năm mức trung bình) 10 - 20% loại thuốc thông thường tiêu thụ 15-20% nguồn tiền C - (sử dụng hàng năm thấp) lại 60-80% loại thuốc tiêu thụ khoảng 5-10% nguồn tiền  Các bƣớc thực phân tích ABC: Danh sách tất mặt hàng mua sử dụng nhập chi phí đơn vị Nhập số lượng sử dụng (trên thời gian xác định ví dụ năm) Tính giá trị sử dụng Tính phần trăm tổng giá trị đại diện thuốc Sắp xếp lại danh sách mục theo thứ tự giảm dần với giá trị bắt đầu giá trị cao Tính phần trăm tích lũy tổng số cho mục bắt đầu với mục đầu Chọn điểm cắt ranh giới cho thuốc nhóm A, B, C [14] 1.1.5 Kiểm sốt tồn trữ phân tích VED Những mặt hàng phân thành ba loại: Vital, Essential, Desirable Nhóm Vital: Có số sản phẩm thiết yếu tồn trữ bệnh viện mà tạo khác biệt sống chết Có thể có xáo trộn chức nghiêm trọng chăm sóc bệnh nhân thuốc khơng có chí thời gian ngắn ảnh hưởng xấu đến hình ảnh bệnh viện Các sản phẩm luôn phải dự trữ với số lượng đủ để đảm bảo tính sẵn có liên tục Nhóm sản phẩm cần kiểm sốt quản lí hàng đầu Nhóm Essential: Sự thiếu hụt sản phẩm nhóm chấp nhận thời gian ngắn Nếu sản phẩm khơng có sẵn vài ngày tuần, hoạt động bệnh viện bị ảnh hưởng xấu Những mặt hàng tốt nên kiểm sốt quản lí cấp cao hay cấp trung Nhóm Desirable (mong muốn): Sự thiếu hụt sản phẩm không ảnh hưởng xấu đến việc chăm sóc bệnh nhân hoạt động bệnh viện thiếu hụt kéo dài, vitamin Nhóm nên kiểm sốt quản lí cấp trung thấp  Các bƣớc thực phân tích VED: Phân loại tất loại thuốc danh sách vào nhóm V, E, D Phân tích thuốc nhóm D, có thể, giảm số lượng mua loại bỏ hoàn toàn Xác định hạn chế trùng lặp điều trị Xem xét lại số lượng mua đề xuất Tìm quỹ bổ sung cần thiết  Ứng dụng phân tích VED: Phân loại VED nên thực sở thường xuyên danh sách cập nhật thường xuyên ưu tiên y tế công cộng thay đổi Thuốc đặt hàng theo dõi tồn trữ cần hướng vào loại thuốc thiết yếu cần thiết Tồn trữ an toàn nên cao cho loại thuốc thiết yếu cần thiết Các loại thuốc thiết yếu cần thiết phải mua với đủ số lượng Mua sắm tồn trữ thuốc VED đảm bảo tất thời gian sẵn có thuốc cần thiết sở y tế Sau phân tích VED thực hiện, so sánh nên thực phân tích ABC VED để xác định liệu có mối liên quan chi phí cao thuốc ưu tiên thấp Đặc biệt, nỗ lực cần thực để xóa nhóm thuốc "D" có danh mục chi phí cao phân tích ABC [14] 1.2 Tổng quan nguyên tắc “Thực hành tốt bảo quản thuốc – GSP” GSP: viết tắt Good Storage Practices – Thực hành tốt bảo quản thuốc Thực hành tốt bảo quản thuốc – GSP biện pháp đặc biệt, phù hợp cho việc bảo quản vận chuyển nguyên liệu tất giai đoạn sản xuất, bảo quản, tồn trữ phân phối thuốc để đảm bảo cho thuốc có chất lượng định đến tay người tiêu dùng Theo định số 2701/2001/QĐ-BYT ngày 29.06.2001, Bộ trưởng Bộ Y Tế quy định việc triển khai áp dụng nguyên tắc “Thực hành tốt bảo quản thuốc” tất đơn vị sản xuất, kinh doanh, xuất nhập khẩu, buôn bán, tồn trữ thuốc, kinh doanh dịch vụ kho, bảo quản thuốc, khoa dược bệnh viện, viện nghiên cứu trung tâm y tế [7] Do khoa Dược bệnh viện phải đáp ứng yêu cầu nhân sự, sở vật chất, trang thiết bị tài liệu cần thiết thực GSP bệnh viện nhằm mục tiêu cung ứng đủ thuốc, hiệu quả, an toàn kinh tế đáp ứng nhu cầu điều trị 1.2.1 Nhân Theo quy mơ đơn vị, kho thuốc có đủ nhân viên, có trình độ phù hợp với cơng việc giao làm việc khu vực kho Tất nhân viên phải thường xuyên đào tạo “Thực hành tốt bảo quản thuốc”, kỹ chuyên môn phải quy định rõ trách nhiệm, công việc người văn [3] Thủ kho: Phải có trình độ tối thiểu trung cấp dược kho thuốc tân dược; trình độ lương dược trung cấp dược kho thuốc đông dược Thủ kho thuốc độc, thuốc gây nghiện thuốc hướng tâm thần phải đáp ứng quy định pháp luật có liên quan [8] 1.2.2 Địa điểm Kho xây dựng nơi cao ráo, an toàn, có hệ thống cống rãnh nước để đảm bảo thuốc, nguyên liệu tránh ảnh hưởng nước ngầm, mưa lớn lũ lụt Kho có địa xác định, nằm nơi thuận tiện cho việc xuất nhập, vận chuyển bảo vệ [3] 1.2.3 Thiết kế, xây dựng - Kho đủ rộng, cần có phân cách khu vực cho bảo đảm việc bảo quản cách ly loại thuốc, lô hàng theo yêu cầu - Quy mô: kho cần có khu vực xác định, xây dựng, bố trí hợp lý, trang bị phù hợp - Nhà kho thiết kế, xây dựng, bố trí đáp ứng yêu cầu đường lại, đường thoát hiểm, hệ thống trang bị phòng cháy, chữa cháy - Trần, tường, mái nhà kho thiết kế, xây dựng đảm bảo thơng thống, ln chuyển khơng khí, vững bền chống lại ảnh hưởng thời tiết nắng, mưa, bão lụt - Nền kho đủ cao, phẳng, nhẵn, đủ xử lý thích hợp để chống ẩm, chống thấm, đảm bảo hoạt động nhân viên làm việc kho, hoạt động phương tiện giới Nền kho khơng có khe, vết nứt gãy, nơi tích luỹ bụi, trú ẩn sâu bọ, côn trùng [3] 1.2.4 Trang thiết bị Nhà kho cần đáp ứng yêu cầu sau: - Có phương tiện, thiết bị phù hợp: quạt thơng gió, hệ thống điều hịa khơng khí, nhiệt kế, ẩm kế để đảm bảo điều kiện bảo quản - Có đủ ánh sáng bảo đảm để hoạt động khu vực kho xác an tồn - Có đủ trang bị, giá, kệ để xếp hàng hố Khơng để thuốc, ngun liệu trực tiếp kho Khoảng cách giá kệ, giá kệ với kho phải đủ rộng đảm bảo cho việc vệ sinh kho, kiểm tra, đối chiếu, cấp phát xếp, dỡ hàng hóa - Có đủ trang thiết bị, hướng dẫn cần thiết cho cơng tác phịng chống cháy nổ, như: hệ thống báo cháy tự động, thùng cát, hệ thống nước vịi nước chữa cháy, bình khí chữa cháy, hệ thống phòng chữa cháy tự động - Có nội quy quy định việc vào khu vực kho, phải có biện pháp phịng ngừa, ngăn chặn việc vào người không phép - Có quy định biện pháp để chống xâm nhập, phát triển côn trùng, sâu bọ, lồi gặm nhấm [3] 1.2.5 Các quy trình bảo quản • Yêu cầu chung - Thuốc, nguyên liệu bảo quản điều kiện đảm bảo ổn định chất lượng Thuốc, nguyên liệu cần luân chuyển, lơ nhận trước có hạn dùng trước đem sử dụng trước, đảm bảo nguyên tắc nhập trước - xuất trước (FIFO - First In/First Out) hết hạn trước - xuất trước (FEFOFirst Expired/ First Out) - Thuốc chờ loại bỏ phải có nhãn rõ ràng biệt trữ nhằm ngăn ngừa việc đưa vào sản xuất, lưu thơng, sử dụng - Tuỳ theo tính chất điều kiện bảo quản sản phẩm, phải quy định chương trình kiểm tra, đánh giá định kỳ đột xuất để xác định chất lượng sản phẩm - Có hệ thống sổ sách, quy trình thao tác chuẩn đảm bảo cho cơng tác bảo quản, kiểm sốt, theo dõi việc xuất, nhập chất lượng thuốc [3] • Các điều kiện bảo quản kho: Nguyên tắc điều kiện bảo quản phải điều kiện ghi nhãn thuốc Theo quy định Tổ chức Y tế giới, điều kiện bảo quản bình thường bảo quản điều kiện khơ, thống, nhiệt độ từ 15-250C tuỳ thuộc vào điều kiện khí hậu, nhiệt độ lên đến 300C Phải tránh ánh sáng trực tiếp gay gắt, mùi từ bên vào dấu hiệu ô nhiễm khác 10 Nếu nhãn khơng ghi rõ điều kiện bảo quản, bảo quản điều kiện bình thường Trường hợp ghi bảo quản nơi mát, đơng lạnh, vận dụng quy định sau: + Nhiệt độ: Kho nhiệt độ phòng: Nhiệt độ khoảng 15-250C, khoảng thời gian nhiệt độ lên đến 300C Kho mát: Nhiệt độ khoảng 8-150C Kho lạnh: Nhiệt độ không vượt 80C Tủ lạnh: Nhiệt độ khoảng 2-80C Kho đông lạnh: Nhiệt độ không vượt - 100C + Độ ẩm: Điều kiện bảo quản "khô" hiểu độ ẩm tương đối không 70% Các thiết bị sử dụng để theo dõi điều kiện bảo quản: nhiệt kế, ẩm kế kiểm tra định kỳ, hiệu chỉnh cần, kết kiểm tra, hiệu chỉnh phải ghi lại lưu trữ Định kỳ tiến hành việc đối chiếu thuốc kho theo cách so sánh thuốc lượng hàng tồn theo phiếu theo dõi xuất nhập thuốc Trong trường hợp, việc đối chiếu tiến hành lô hàng sử dụng hết Thường xuyên kiểm tra số lô hạn dùng để đảm bảo nguyên tắc nhập trước - xuất trước hết hạn trước- xuất trước tuân thủ để phát hàng gần hết hết hạn dùng Định kỳ kiểm tra chất lượng hàng lưu kho để phát biến chất, hư hỏng trình bảo quản điều kiện nhiệt độ, độ ẩm yếu tố khác ảnh hưởng đến chất lượng thuốc, nguyên liệu làm thuốc [3] 1.2.6 Sắp xếp thuốc kho Thuốc sau nhập vào kho phân loại thành nhóm để thuận lợi cho việc xếp, bảo quản cấp phát Có thể phân loại theo nhóm tác dụng 11 dược lý (thuốc kháng sinh, thuốc tim mạch) theo dạng thuốc (thuốc tiêm, thuốc viên, thuốc đông dược,…) Sắp xếp hàng hóa kho nhiệm vụ quan trọng kho Thơng thường: - Với nhóm thuốc, việc xếp theo dựa vào tên thuốc theo trình tự ABC danh pháp thông thường - Với loại thuốc, việc xếp dựa nguyên tắc FIFO: thuốc có hạn dùng ngắn, hết hạn phải xếp phía ngồi, dễ quan sát, tiện theo dõi, cấp phát [13] 1.2.7 Một số yêu cầu quy trình nhập hàng Việc tiếp nhận thuốc thực khu vực dành riêng cho việc tiếp nhận thuốc, tách khỏi khu vực bảo quản Khu vực phải có điều kiện bảo quản để bảo vệ thuốc tránh khỏi ảnh hưởng xấu thời tiết suốt thời gian chờ bốc dỡ, kiểm tra thuốc - Thuốc trước nhập kho kiểm tra, đối chiếu với tài liệu chứng từ liên quan chủng loại, số lượng, thông tin khác ghi nhãn tên hàng , nhà sản xuất, nhà cung cấp, số lơ, hạn dùng - Các thuốc địi hỏi điều kiện bảo quản đặc biệt (các thuốc gây nghiện, thuốc độc, thuốc cần bảo quản nhiệt độ lạnh ) phải nhanh chóng kiểm tra, phân loại bảo quản theo dẫn ghi nhãn theo quy định pháp luật - Phải có lưu hồ sơ ghi chép cho lần nhập hàng, với lô hàng Các hồ sơ phải thể tên thuốc, dạng thuốc, nồng độ hàm lượng, chất lượng, số lượng, số lô sản xuất, hạn dùng, thời gian nhận hàng, mã số (nếu có) Cần phải tuân thủ quy định pháp luật lưu trữ hồ sơ 1.2.8 Thuốc trả Tất thuốc xuất khỏi kho, bị trả phải bảo quản khu biệt trữ Các thuốc đưa trở lại kho thuốc để lưu thông, phân 12