Quy chế văn thư lưu trữ 2020

UBND ………………… TRƯỜNG ………………… CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨAVIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc QUY CHẾ Công tác văn thư, lưu trữ trường……………… (Kèm theo Quyết định số /QĐngày tháng năm 2021 Hiệu trưởng ………………………………….) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi đối tượng áp dụng Phạm vi điều chỉnh Quy chế áp dụng cho công tác văn thư, lưu trữ trình quản lý, đạo, điều hành tổ, đoàn thể, cán bộ, giáo viên, nhân viên thuộc trường ………… để thực chức năng, nhiệm vụ Cơng tác văn thư bao gồm công việc soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản; lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; quản lý sử dụng dấu công tác văn thư Công tác lưu trữ bao gồm công việc thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động trường …………………… Đối tượng áp dụng Cán bộ, giáo viên, nhân viên văn thư trường …………………… Điều Giải thích từ ngữ Trong Quy chế này, từ ngữ hiểu sau: “Văn bản” thông tin thành văn truyền đạt ngôn ngữ ký hiệu, hình thành hoạt động nhà trường trình bày thể thức, kỹ thuật theo quy định “Văn hành chính” văn hình thành trình đạo, điều hành, giải công việc phận nhà trường “Văn điện tử” văn dạng thông điệp liệu tạo lập số hóa từ văn giấy trình bày thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định “Văn đi” tất các loại văn nhà trường ban hành “Văn đến” tất loại văn nhà trường nhận từ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến 2 “Bản thảo văn bản” viết đánh máy tạo lập phương tiện điện tử hình thành trình soạn thảo văn nhà trường “Bản gốc văn bản” hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn bản, người có thẩm quyền trực tiếp ký văn giấy ký số văn điện tử “Bản văn giấy” hồn chỉnh nội dung, thể thức văn bản, tạo từ có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền “Bản y” đầy đủ, xác nội dung gốc văn bản, trình bày theo thể thức kỹ thuật quy định 10 “Bản lục” đầy đủ, xác nội dung y, trình bày theo thể thức kỹ thuật quy định 11 “Bản trích sao” xác phần nội dung gốc phần nội dung văn cần trích sao, trình bày theo thể thức kỹ thuật quy định 12 “Danh mục hồ sơ” bảng kê có hệ thống hồ sơ dự kiến lập năm nhà trường 13 “Hồ sơ” tập hợp văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ tổ, đoàn thể, cá nhân nhà trường 14 “Lập hồ sơ” việc tập hợp, xếp văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc tổ, đoàn thể, cá nhân nhà trường theo nguyên tắc phương pháp định 15 “Hệ thống quản lý tài liệu điện tử” Hệ thống thông tin xây dựng với chức để thực việc tin học hóa cơng tác soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan môi trường mạng (sau gọi chung Hệ thống) 16 “Văn thư quan” phận thực số nhiệm vụ công tác văn thư nhà trường Điều Nguyên tắc, yêu cầu quản lý công tác văn thư Nguyên tắc Công tác văn thư thực thống theo quy định pháp luật Yêu cầu a) Văn nhà trường phải soạn thảo ban hành thẩm quyền, trình tự thủ tục, hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày theo quy định pháp luật: Đối với văn quy phạm pháp luật thực theo quy định Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật; văn hành thực theo quy định Chương II Quy chế 3 b) Tất văn đi, văn đến nhà trường phải quản lý tập trung Văn thư nhà trường để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ loại văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật c) Văn đi, văn đến thuộc ngày phải đăng ký, phát hành chuyển giao ngày, chậm ngày làm việc Văn đến có mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” “Khẩn” (sau gọi chung văn khẩn) phải đăng ký, trình chuyển giao sau nhận d) Văn phải theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý đ) Người giao giải quyết, theo dõi công việc quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc giao nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan e) Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mậtcủa nhà trường phải quản lý, sử dụng theo quy định pháp luật Điều Giá trị pháp lý văn điện tử Văn điện tử ký số người có thẩm quyền ký số quan, tổ chức theo quy định pháp luật có giá trị pháp lý gốc văn giấy Chữ ký số văn điện tử phải đáp ứng đầy đủ quy định pháp luật Điều Trách nhiệm công tác văn thư, lưu trữ Trách nhiệm Hiệu trưởng a) Tổ chức xây dựng, ban hành, đạo việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật b) Kiểm tra việc thực quy định công tác văn thư, lưu trữ phận, giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền c) Xây dựng kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ Trách nhiệm văn thư Giúp Hiệu trưởng kiểm tra việc thực công tác văn thư, lưu trữ quan đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, thu thập, quản lý đầy đủ hồ sơ, tài liệu văn phòng, xây dựng cơng cụ tra cứu để phục vụ khai thác có hiệu Cá nhân trình theo dõi, giải cơng việc có liên quan đến cơng tác văn thư phải thực quy định Quy chế quy định pháp luật có liên quan Trách nhiệm cán bộ, giáo viên, nhân viên Cán bộ, giáo viên, nhân viên phải thực nghiêm túc quy định quan công tác văn thư, lưu trữ 4 Điều Bảo vệ bí mật nhà nước cơng tác văn thư, lưu trữ Mọi hoạt động công tác văn thư, lưu trữ quan trường …………… phải thực theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước Điều Tổ chức, nhiệm vụ văn thư, lưu trữ quan Văn thư quan trường …………… có nhiệm vụ cụ thể sau: a)Đăng ký, thực thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn b) Tiếp nhận, đăng ký văn đến; trình, chuyển giao văn đến c) Sắp xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu, sử dụng lưu văn d) Quản lý Sổ đăng ký văn đ) Quản lý, sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật nhà trường, loại dấu khác theo quy định Lưu trữ quan có nhiệm vụ cụ thể sau a) Hướng dẫn cán bộ, công chức chuyên môn quan lập hồ sơ chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ hành b) Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hành c) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, xếp hồ sơ, tài liệu d) Bảo đảm bí mật, an tồn hồ sơ, tài liệu đ) Phục vụ việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ e) Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để đưa vào kho lưu trữ theo quy định thực thủ tục hủy tài liệu hết giá trị Chương II CÔNG TÁC VĂN THƯ Mục THỂ THỨC, KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Điều Các loại văn hành Văn hành gồm loại văn sau: Nghị (cá biệt), định (cá biệt), thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, cơng văn, công điện, ghi nhớ, thỏa thuận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công Điều Thể thức văn Thể thức văn tập hợp thành phần cấu thành văn bản, bao gồm thành phần áp dụng tất loại văn thành phần bổ sung trường hợp cụ thể số loại văn định Thể thức văn hành bao gồm thành phần a) Quốc hiệu Tiêu ngữ b) Tên quan, tổ chức ban hành văn c) Số, ký hiệu văn d) Địa danh thời gian ban hành văn đ) Tên loại trích yếu nội dung văn e) Nội dung văn g) Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền h) Dấu, chữ ký số quan tổ chức i) Nơi nhận Ngoài thành phần quy định khoản Điều này, văn bổ sung thành phần khác a) Phụ lục b) Dấu mức độ mật, mức độ khẩn, dẫn phạm vi lưu hành c) Ký hiệu người soạn thảo văn số lượng phát hành d) Địa quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại, số Fax Thể thức văn hành thực theo quy định Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 Chính phủ cơng tác văn thư Điểu 10 Kỹ thuật trình bày văn Kỹ thuật trình bày văn bao gồm: Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày thành phần thể thức, số trang văn Kỹ thuật trình bày văn hành thực theo quy định Phụ lục I Quy chế Viết hoa văn hành thực theo quy định Phụ lục II Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 Chữ viết tắt tên loại văn hành thực theo quy định Phụ lục III Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 Mục SOẠN THẢO VÀ KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Điều 11 Soạn thảo văn Căn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn mục đích, nội dung văn cần soạn thảo Hiệu trưởng giao cho đơn vị cá nhân chủ trì soạn thảo văn Đơn vị cá nhân giao soạn thảo văn có trách nhiệm thực công việc xác định tên loại, nội dung độ mật, khẩn, nơi nhận văn bản; thu thập, xử lý thơng tin có liên quan; soạn thảo văn hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung thảo văn bản, Hiệu trưởng cho ý kiến vào thảo văn chuyển lại thảo văn đến đơn vị, cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn Cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng trước pháp luật thảo văn chức trách, nhiệm vụ giao Điều 12 Duyệt thảo văn bản, kiểm tra văn trước ký ban hành, ký ban hành văn Duyệt thảo văn a) Bản thảo văn phải người có thẩm quyền ký văn duyệt b) Trường hợp thảo văn phê duyệt cần sửa chữa, bổ sung phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, định Kiểm tra văn trước ký ban hành a) Người giao phụ trách soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng trước pháp luật nội dung văn b) Bộ phận văn thư kiểm tra rà soát lại lần cuối thể thức, kỹ thuật trình bày văn chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng trước pháp luật thể thức kỹ thuật trình bày văn (nếu phát sai sót, đề nghị phận soạn thảo sửa chữa lại) Ký ban hành văn a) Hiệu trưởng có thẩm quyền ký tất văn nhà trường ban hành; giao Phó hiệu trưởng ký thay văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách số văn thuộc thẩm quyền Hiệu trưởng Trường hợp Phó hiệu trưởng giao phụ trách, điều hành thực ký cấp phó ký thay cấp trưởng b) Hiệu trưởng thay mặt tập thể lãnh đạo ký văn nhà trường Phó hiệu trưởng thay mặt tập thể, ký thay Hiệu trưởng văn theo ủy quyền Hiệu trưởng văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách c) Người ký văn phải chịu trách nhiệm trước pháp luật văn ký ban hành Hiệu trưởng phải chịu trách nhiệm trước pháp luật toàn văn nhà trường ban hành d) Đối với văn giấy, ký văn dùng bút mực màu xanh, không dùng loại mực dễ phai đ) Đối với văn điện tử, người có thẩm quyền thực ký số Vị trí, hình ảnh chữ ký số theo quy định Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 7 Chương III QUẢN LÝ VĂN BẢN Mục QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI Điều 13 Trình tự quản lý văn Cấp số, thời gian ban hành văn Đăng ký văn Nhân bản, đóng dấu quan, tổ chức, dấu mức độ mật, mức độ khẩn (đối với văn giấy); ký số quan, tổ chức (đối với văn điện tử) Phát hành theo dõi việc chuyển phát văn Lưu văn Điều 14 Cấp số, thời gian ban hành văn Số thời gian ban hành văn lấy the thứ tự trình tự thời gian ban hành văn nhà trường năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 kết thức vào ngày 31 tháng 12 năm) Số ký hiệu văn nhà trường năm, thống văn giấy văn điện tử a) Đối với văn Quyết định, Báo cáo, Kế hoạch: Mỗi loại văn cấp hệ thống số riêng b) Đối với loại văn lại cấp hệ thống số chung Đối với văn giấy, việc cấp số, thời gian ban hành thực sau có chữ ký Hiệu trưởng, chậm ngày làm việc Văn mật cấp hệ thống số riêng Đối với văn điện tử, việc cấp số, thời gian ban hành thực chức Hệ thống Điều 15 Đăng ký văn Việc đăng ký văn bảo đảm đầy đủ, xác thơng tin cần thiết văn Đăng ký văn Văn đăng ký sổ Văn thư quan đăng ký văn vào Sổ đăng ký văn Mẫu số đăng ký văn thực theo quy định Phụ lục IV Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 Văn mật đăng ký theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước Điều 16 Nhân bản, đóng dẫu, ký số quan, tổ chức dấu mức độ mật, mức độ khẩn Nhân bản, đóng dấu quan, tổ chức dấu mức độ mật, mức độ khẩn văn giấy a) Văn nhân theo số lượng xác định phần nơi nhận văn b) Việc đóng dấu quan, tổ chức dấu mức độ mật, mức độ khẩn, thực theo quy định Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 Ký số quan, tổ chức văn điện tử Ký số quan, tổ chức thực theo quy định Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 Điều 17 Phát hành theo dõi việc chuyển phát văn Văn phải hoàn thành thủ tục Văn thư nhà trường phát hành ngày văn ký, chậm ngày làm việc Văn khẩn phải phát hành gửi sau ký văn Việc phát hành văn mật phải bảo đảm bí mật nội dung văn theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước, số lượng, thời gian nơi nhận Văn phát hành có sai sót nội dung phải sửa đổi, thay văn có hình thức tương đương Văn phát hành có sai sót thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải đính cơng văn nhà trường Thu hồi văn a) Đối với văn giấy, trường hợp nhận văn thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn nhận b) Đối với văn điện tử, trường hợp nhận văn thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn điện tử bị thu hồi Hệ thống, đồng thời thông báo qua hệ thống để bên gửi biết Phát hành văn giấy từ văn ký số người có thẩm quyền: Văn thư nhà trường người giao phụ trách thực in văn ký số người thẩm quyền giấy, đóng dấu nhà trường để tạo văn giấy phát hành văn Trường hợp cần phát hành văn điện tử từ văn giấy: Văn thư nhàtrường thực theo quy định điểm c khoản Điều 25 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Điều 18 Lưu văn bảnđi Lưu văn giấy a) Bản gốc văn lưu Văn thư nhà trường phải đóng dấu sau phát hành, xếp theo thứ tự đăng ký 9 b) Bản văn lưu hồ sơ cơng việc Văn có chế độ mật lưu văn thư theo chế độ bảo vệ bí mật Nhà nước, xếp theo số thứ tự bảo quản cặp, hộp Tuyệt đối không mang khỏi quan trường hợp cần khai thác sử dụng phải đồng ý lãnh đạo Sổ theo dõi mở năm 01 sổ, cuối năm Văn thư quan khoá sổ lưu trữ theo tệp kho lưu trữ Mục QUẢN LÝ VĂN BẢN Điều 19 Trình tự quản lý văn đến Tiếp nhận văn đến Đăng ký văn đến Trình, chuyển giao văn đến Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Điều 20 Tiếp nhận văn đến Tiếp nhận văn đến a) Khi tiếp nhận văn đến từ nguồn Văn thư tiếp nhận văn đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi, đối chiếu số, ký hiệu ghi ngồi bì với số, ký hiệu văn bì Trường hợp phát có sai sót dấu hiệu bất thường, Văn thư quan báo người có trách nhiệm giải thơng báo cho nơi gửi văn b) Tất văn giấy đến (bao gồm văn có dấu mức độ mật) gửi nhà trường, tổ chức nhà trường thuộc diện đăng ký Văn thư nhà trường phải bóc bì, đóng dấu “ĐẾN” Đối với văn gửi đích danh cá nhân tổ chức đồn thể nhà trường Văn thư nhà trường chuyển cho nơi nhận (khơng bóc bì) Những bì văn gửi đích danh cá nhân, văn liên quan đến cơng việc chung nhà trường tì cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư nhà trường để đăng ký c) Trường hợp phát thiếu, bì, tình trạng bì khơng nguyên vẹn văn chuyển đến muộn thời gian ghi bì (đối với bì văn có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư tiếp nhận văn đến phải báo cáo người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết, phải lập biên có chữ ký xác nhận người chuyển văn bản; d) Đối với văn đến chuyển phát qua máy Fax qua mạng Internet, Văn thư phải kiểm tra văn bản, số lượng trang văn bản; phát có sai sót, phải kịp thời thơng báo cho nơi gửi báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải đ) Những văn cán bộ, công chức chuyên môn họp mang nhận trực tiếp phải đăng ký văn thư trước xử lý theo quy định 10 Những văn đến không đăng ký văn thư, đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải Điều 21 Đăng ký văn đến Việc đăng ký văn đến phải đảm bảo đầy đủ, rõ ràng, xác thơng tin cần thiết theo mẫu Sổ đăng ký văn đến Những văn đến không đăng ký Văn thư nhà trường đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải quyết, trừ loại văn đến đăng ký riêng theo quy định pháp luật Số đến văn lấy liên thứ tự trình tự thời gian tiếp nhận văn năm, thống văn giấy văn điện tử Đăng ký văn Văn đăng ký sổ Văn thư nhà trường đăng ký văn vào Sổ đăng ký văn đến Mẫu sổ đăng ký văn đến theo quy định Phụ lục IV Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 Văn mật đăng ký theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước Điều 22 Trình chuyển giao văn đến Văn phải Văn thư nhà trường trình ngày, chậm ngày làm việc đến Hiệu trưởng chuyển giao cho đơn vị cá nhân giao xử lý Trường hợp xác định đơn vị cá nhân xử lý, Văn thư nhà trường chuyển văn đến đơn vị, cá nhân xử lý theo quy chế công tác văn thư nhà trường Văn đến có dấu mức độ khẩn phải trình chuyển giao sau nhận Việc chuyển giao văn abnr phải bảo đảm xác giữ bí mật nội dung văn Căn nội dung văn đến; quy chế hoạt động nhà trường; chức năng, nhiệm vụ kế hoạch công tác nhà trường, cá nhân, người có thẩm quyền ghi ý kiến đạo giải Đối với văn liên quan tới nhiều đơn vị cá nhân xác định rõ đơn vị cá nhân xác định rõ đơn vị cá nhân chủ trì, phối hợp thời hạn giải Trình chuyển giao văn giấy: Ý kiến đạo giải ghi vào mục “Chuyển” dấu “ĐẾN” Phiếu giải văn đến theo mẫu Phụ lục IV Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 Sau có ý kiến đạo giải người có thẩm quyền, văn đến chuyển lại cho Văn thư quan để đăng ký bổ sung thông tin, chuyển cho đơn vị cá nhân giao giải Khi chuyển giao văn giấy đến cho đơn vị, cá nhân phải ký nhận văn Điều 23 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Hiệu trưởng nhà trường có trách nhiệm đọa giải kịp thời văn đến giao người có trách nhiệm theo dõi, đơn đốc việc giải văn đến 11 Khi nhận văn đến, đơn vị cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải văn đến theo thời hạn quy định quy chế hoạt động nhà trường Những văn đến có dấu mức độ khẩn phải giải Mục SAO VĂN BẢN Điều 24 Các hình thức Sao y gồm: Sao y từ văn giấy sang văn giấy, y từ văn điện tử sang văn giấy, y từ văn giấy sang văn điện tử a) Sao y từ văn giấy sang văn giấy thực việc chụp từ gốc sang văn giấy b) Sao y từ văn điện tử sang văn giấy thực việc in từ gốc văn điện tử giấy c) Sao y từ văn giấy sang văn điện tử thực việc số hóa văn giấy ký số quan tổ chức Sao lục a) Sao lục gồm: Sao lục từ văn giấy sang văn giấy , lục từ văn giấy sang văn điện tử, lục từ văn điện tử sang văn giấy b) Sao lục thực việc in, chụp từ y Trích a) Trích gồm: Trích từ văn giấy sang văn giấy, trích từ văn giấy sang văn điện tử, trích từ văn điện tử sang văn điện tử, trích từ văn điện tử sang văn giấy b) Trích thực việc tạo lập lại đầy đủ thể thức, phần nội dung văn cần trích Thể thức kỹ thuật trình bày y, lục, trích thực theo quy định Phụ lục Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 Điều 25 Giá trị pháp lý Bản y, lục trích thực theo quy định Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 có giá trị pháp lý Điều 26 Thẩm quyền văn Hiệu trưởng định việc văn nhà trường ban hành, văn quan tổ chức khác gửi đến quy định thẩm quyền ký văn Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước thực theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước Chương IV LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN 12 Điều 27 Lập danh mục hồ sơ Danh mục hồ sơ Hiệu trưởng phê duyệt, ban hành vào đầu năm gửi đơn vị, cá nhân liên quan làm để lập hồ sơ Mẫu danh mục hồ sơ thực theo quy định Phụ lục V Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 Điểu 28 Lập hồ sơ Yêu cầu a) Phản ánh chức năng, nhiệm vụ nhà trường, tổ chức nhà trường b) Các văn bản, tài liệu hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc trình tự giải cơng việc Mở hồ sơ a) Cá nhân giao nhiệm vụ giải cơng việc có trách nhiệm mở hồ sơ theo Danh mục hồ sơ theo kế hoạch công tác b) Cập nhật thông tin ban đầu hồ sơ theo Danh mục hồ sơ ban hành c) Trường hợp hồ sơ khơng có Danh mục hồ sơ, cá nhân giao nhiệm vụ giải công việc tự xác định thông tin: Tiêu đề hồ sơ, số ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người thiết lập hồ sơ thời gian bắt đầu Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ Cá nhân giao nhiệm vụ có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc vào hồ sơ mở, bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) đảm bảo toàn vẹn, đầy đủ hồ sơ, tránh bị thất lạc Các văn bản, tài liệu hồ sơ phải xếp theo trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác công việc để lựa chọn cách xếp cho thích hợp (chủ yếu theo trình tự thời gian diễn biến công việc); Kết thúc hồ sơ a) Hồ sơ kết thúc công việc giải xong b) Người lập hồ sơ có trách nhiệm: Rà sốt lại tồn văn bản, tài liệu có hồ sơ, bổ sung văn bản, giấy tờ thiếu loại văn trùng thừa, nháp; xác định lại thời hạn bảo quản hồ sơ; chỉnh sửa tiêu đề, số ký hiệu hồ sơ cho phù hợp; hoàn thiện, kết thức hồ sơ c) Đối với hồ sơ giấy: Người lập hồ sơ thực đánh số tờ hồ sơ có thời hạn bảo quản từ năm trở lên viết Mục lục văn hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; viết chứng từ kết thúc tất hồ sơ d) Đối với hồ sơ điện tử; Người lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống thơng tin cịn thiếu Việc biên mục văn hồ sơ thực chức Hệ thống 13 Điều 29 Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ quan phải đủ thành phần, thời hạn thực theo trình tự, thủ tục quy định a) Các phận chuyên môn cá nhân quan có trách nhiệm lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan theo quy định; b) Mọi cán bộ, viên chức, lao động hợp đồng trước nghỉ hưu, việc hay chuyển công tác khác phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm (có biên kèm theo); Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan a) Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng bản: Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày cơng trình tốn; b) Đối với hồ sơ, tài liệu khác: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc Thủ tục nộp lưu Khi nộp lưu tài liệu phải lập 02 “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” 02 “Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu” theo mẫu Phụ lục V Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 Đơn vị, cá nhân nộp lưu tài liệu Lưu trữ quan giữ loại 01 Điều 30 Trách nhiệm lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Hiệu trưởng nhà trường phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn có trách nhiệm quản lý văn bản, tài liệu nhà trường; đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Người giao trách nhiệm có nhiệm vụ a) Tham mưu cho Hiệu trưởng việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ nhà trường b) Tổ chức thực việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ nhà trường Trách nhiệm đơn vị, cá nhân nhà trường a) Trong trình theo dõi, giải công việc, cá nhân phải lập hồ sơ công việc chịu trách nhiệm số lượng, thành phần, nội dung tài liệu hồ sơ; đảm bảo yêu cầu, chất lượng hồ sơ theo quy định trước nộp lưu vào Lưu trữ nhà trường b) Đơn vị cá nhân nhà trường có trách nhiệm nộp lưu hồ sơ, tài liệu xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên vào Lưu trữ nhà trường c) Trường hợp đơn vị cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu để phục vụ cơng việc phải Hiệu trưởng nhà trường đồng ý 14 văn phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi Lưu trữ nhà trường d) Cán bộ, công chức, viên chức người lao động nhà trường trước nghỉ hưu, việc, chuyển công tác, học tập dài ngày phải bàn giao toàn hồ sơ, tài liệu hình thành q trình cơng tác cho nhà trường Chương V QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CON DẤU THIẾT BỊ LƯU KHĨA BÍ MẬT TRONG CƠNG TÁC VĂN THƯ Điều 31 Quản lý dấu, thiết bị lưu khóa bí mật Hiệu trưởng lưu thiết bị lưu khóa bí mật nhà trường ký số vào văn nhà trường ban hành Giao Văn thư nhà trường quản lý, sử dụng dấu theo quy định Văn thư nhà trường có trách nhiệm a) Bảo quản an toàn, sử dụng dấu nhà trường phòng làm việc Văn thư b) Chỉ giao dấu nhà trường phép văn Hiệu trưởng Việc bàn giao dấu nhà trường phải lập biên c) Phải trực tiếp đóng dấu vào văn nhà trường ban hành văn d) Chỉ đóng dấu nhà trường vào văn có chữ ký người có thẩm quyền văn nhà trường trực tiếp thực Cá nhân có trách nhiệm tự bảo quản an tồn thiết bị lưu khóa bí mật khóa bí mật Khi nét dấu bị mòn biến dạng Văn thư phải báo cáo thủ trưởng quan làm thủ tục đổi dấu Trường hợp dấu bị mất, thủ trưởng quan phải báo cáo quan công an, nơi xảy dấu, lập biên Khi đơn vị có định chia, tách, sáp nhập giải thể phải nộp dấu cũ làm thủ tục xin khắc dấu Điều 32 Sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật Sử dụng dấu a) Dấu phải đóng rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu màu đỏ theo quy định b) Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái c) Các văn ban hành kèm theo văn phụ lục: Dấu đóng lên trang đầu, trùm phần tên quan, tổ chức tiêu đề phụ lục d) Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai văn giấy Hiệu trưởng quy định 15 đ) Dấu giáp lai đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy; dấu đóng tối đa 05 tờ văn Sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật Thiết bị lưu khóa bí mật nhà trường sử dụng để ký số văn điện tử nhà trường ban hành từ văn giấy sang văn điện tử Chương VI CÔNG TÁC LƯU TRỮ Mục CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU Điều 33 Thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Hàng năm, lưu trữ quan có trách nhiệm: Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu Phối hợp với đơn vị, phận chuyên môn cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập Hướng dẫn đơn vị, phận chuyên môn, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” Chuẩn bị kho phương tiện để tiếp nhận tài liệu Tổ chức tiếp nhận tài liệu lập “Biên giao nhận tài liệu” Đơn vị, phận chuyên mơn, cá nhân có hồ sơ, tài liệu giao nộp lưu trữ có trách nhiệm lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” “Biên giao nhận tài liệu” theo mẫu Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn, loại hai bản, đơn vị cá nhân nộp lưu lưu trữ quan giữ loại Điều 34 Chỉnh lý hồ sơ tài liệu Nguyên tắc: a) Không phân tán phông lưu trữ; b) Khi phân loại, lập hồ sơ phải tơn trọng hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải công việc; c) Tài liệu sau chỉnh lý phải phản ánh hoạt động quan Tài liệu sau chỉnh lý phải đạt yêu cầu: a) Phân loại lập hồ sơ hoàn chỉnh b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn bảo quản có thời hạn c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu d) Lập cơng cụ tra cứu: mục lục hồ sơ, sở liệu công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý tra cứu, sử dụng tài liệu e) Lập danh mục xác định tài liệu hết giá trị để làm thủ tục tiêu hủy 16 Điều 35 Xác định giá trị tài liệu Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt yêu cầu sau: Cán bộ, cơng chức chun mơn q trình theo dõi giải công việc sau kết thúc ghi thời hạn bảo quản vào bìa hồ sơ theo mức sau: a) Tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn b) Tài liệu có thời hạn bảo quản c) Tài liệu hết giá trị cần loại để tiêu huỷ 2.Hội đồng có nhiệm vụ tư vấn cho người đứng đầu quan việc định: Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản, danh mục tài liệu hết giá trị Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm (thực theo Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị) Hội đồng làm việc theo phương thức sau đây: a) Từng thành viên Hội đồng xem xét, đối chiếu danh mục tài liệu hết giá trị với mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại Kiểm tra thực tế tài liệu (nếu cần) b) Hội đồng thảo luận tập thể biểu theo đa số tài liệu dự kiến tiêu hủy Biên họp có đủ chữ ký thành viên Hội đồng lập thành hai bản, lưu hồ sơ hủy tài liệu, đưa vào hồ sơ trình cấp có thẩm quyền thẩm tra tài liệu hết giá trị c) Thơng qua biên bản, trình người đứng đầu quan định Điều 36 Tiêu hủy tài liệu hết giá trị Nghiêm cấm đơn vị, phận chuyên môn, cá nhân tự tiêu hủy hồ sơ, tài liệu hình thức bán tài liệu tiêu hủy thị trường tự Thẩm quyền định tiêu hủy tài liệu hết giá trị Lãnh đạo quan định tiêu hủy tài liệu hết giá trị bảo quản lưu trữ quan sau có ý kiến thẩm định đề xuất văn Hội đồng xác định giá trị tài liệu ý kiến văn quan có thẩm quyền Khi tiêu hủy phải hủy hết thông tin tài liệu Hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị, bao gồm: a) Tờ trình việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị b) Danh mục tài liệu hết giá trị kèm theo thuyết minh c) Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu d) Biên họp Hội đồng xác định giá trị đ) Văn cấp có thẩm quyền việc thẩm tra tài liệu hết giá trị e) Quyết định người có thẩm quyền cho phép tiêu hủy tài liệu hết giá trị 17 g) Biên việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị tài liệu liên quan khác Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị thực theo hướng dẫn Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước quy định pháp luật hành có liên quan Mục THỐNG KÊ, BẢO QUẢNTÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN Điều 37 Thống kê tài liệu lưu trữ Cán phụ trách lưu trữ có nhiệm vụ thống kê tài liệu lưu trữ quan Báo cáo thống kê định kỳ hàng năm công tác văn thư, lưu trữ với quan lưu trữ cấp theo quy định Lưu trữ loại sổ sách thống kê kho lưu trữ quan để phục vụ khai thác như: a) Sổ giao nhận hồ sơ, tài liệu b) Sổ danh mục hồ sơ, tài liệu c) Sổ đăng ký khai thác hồ sơ, tài liệu Điều 38 Bảo quản tài liệu lưu trữ hành Tài liệu lưu trữ quan phải bảo vệ, bảo quản an toàn kho lưu trữ Trang bị đầy đủ thiết bị kỹ thuật, phương tiện để bảo quản tài liệu lưu trữ Thực biện pháp phòng chống cháy, nổ, thiên tai, bảo mật, chống côn trùng, nấm mốc kho lưu trữ tài liệu lưu trữ Cán làm công tác văn thư - lưu trữ hành có trách nhiệm thực quy định bảo quản tài liệu lưu trữ, xây dựng khâu nghiệp vụ khoa học lưu trữ, để phục vụ, khai thác hồ sơ tài liệu có hiệu Điều 39 Đối tượng thủ tục khai thác sử dụng tài liệu Đối tượng khai thác, sử dụng tài liệu Tất cán bộ, công chức, viên chức quan Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu Cán bộ, công chức, viên chức quan nghiên cứu tài liệu mục đích cơng vụ phải Lãnh đạo quan đồng ý Điều 40 Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Có hình thức sau: Sử dụng tài liệu phịng đọc Lưu trữ quan 18 Giới thiệutài liệu lưu trữ phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử Điều 41 Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Người đứng đầu quan quy định quy định khác pháp luật có liên quan đến quy định việc sử dụng tài liệu lưu trữ Lưu trữ quan quan Cơ quan, cá nhân có quyền sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cơng tác nhu cầu đáng khác Khơng xâm phạm lợi ích Nhà nước, quyền lợi ích hợp pháp quan, cá nhân Chương VII KHEN THƯỞNG, XỬ LÝ VI PHẠM VÀ KHIẾU NẠI, TỐ CÁO Điều 42 Khen thưởng xử lý vi phạm Tập thể, cá nhân quan, thực tốt quy định Quy chế khen thưởng theo quy định Luật Thi đua khen thưởng Nghị định số 42/2010/NĐ-CP ngày 15 tháng năm 2010 Chính phủ Cơng chức, viên chức vi phạm quy định Quy chế tùy theo tính chất, mức độ vi phạm phải chịu hình thức kỷ luật truy cứu trách nhiệm hình theo quy định pháp luật Trường hợp công chức, viên chức vi phạm quy định Quy chế mà gây thiệt hại vật chất Nhà nước phải bồi thường thiệt hại theo quy định pháp luật hành Điều 43 Khiếu nại, tố cáo Tổ chức, cá nhân có quyền khiếu nại, tố cáo hành vi vi phạm pháp luật công tác văn thư, lưu trữ Việc giải khiếu nại, tố cáo công tác văn thư, lưu trữ thực theo quy định pháp luật khiếu nại, tố cáo Chương V TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 44 Tổ chức thực Toàn thể cán bộ, giáo viên, nhân viên nhà trường có trách nhiệm triển khai thực công tác văn thư lưu trữ theoQuy chế này./  ... thực quy định công tác văn thư, lưu trữ phận, giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quy? ??n c) Xây dựng kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ Trách nhiệm văn thư. .. hành văn điện tử từ văn giấy: Văn thư nhàtrường thực theo quy định điểm c khoản Điều 25 Nghị định 30 /2020/ NĐ-CP ngày 05/3 /2020 Điều 18 Lưu văn bảnđi Lưu văn giấy a) Bản gốc văn lưu Văn thư nhà... nhiệm vụ thống kê tài liệu lưu trữ quan Báo cáo thống kê định kỳ hàng năm công tác văn thư, lưu trữ với quan lưu trữ cấp theo quy định Lưu trữ loại sổ sách thống kê kho lưu trữ quan để phục vụ khai