QUYẾT ĐỊNH BAN HÀNH QUY CHẾ VĂN THƯ-LƯU TRỮ UBND HUYỆN

UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN GIỒNG TRÔM Số: /QĐ-UBND CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Giồng Trôm, ngày tháng năm 2020 "DỰ THẢO" QUYẾT ĐỊNH Ban hành Quy chế công tác Văn thư-lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Giồng Trơm ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN GIỒNG TRƠM Căn Luật Tổ chức quyền địa phương ngày 19 tháng năm 2015; Căn Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011; Căn Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ công tác văn thư, lưu trữ; Căn thông tư số 04/2013/TT-BNV, ngày 16 tháng năm 2013 Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức; Căn Thông tư số 39/2017/TT-BTTTT ngày 15 tháng 12 năm 2017 Bộ trưởng Bộ Thông tin Truyền thông ban hành danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật ứng dụng công nghệ thông tin quan nhà nước; Căn Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn liệu thông tin đầu vào yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử; Theo đề nghị Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân huyện sau thống ý kiến với Trưởng Phòng Nội vụ QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Giồng Trôm Điều Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện, Thủ trưởng quan chuyên môn, đơn vị nghiệp trực thuộc Ủy ban nhân dân huyện Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, thị trấn chịu trách nhiệm thi hành định Quyết định có hiệu lực kễ từ ngày ký ban hành./ Nơi nhận: - Như Điều 2; - CT, PCT UBND huyện; - Phòng Nội vụ; - Lưu: VT, VP TM ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH Lê Văn Nhân ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN GIỒNG TRƠM CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc QUY CHẾ Công tác văn thư, lưu trữ (Ban hành kèm theo Quyết định số ngày tháng năm 2020 Ủy ban nhân dân huyện Giồng Trôm) Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi đối tượng áp dụng Quy chế quy định hoạt động văn thư, lưu trữ (sau gọi tắt Quy chế) trình quản lý, đạo Ủy ban nhân dân huyện Giồng Trôm Quy chế áp dụng cán bộ, công chức, viên chức, người lao động thuộc Ủy ban nhân dân huyện tổ chức, cá nhân đến liên hệ cơng tác có liên quan đến hoạt động văn thư, lưu trữ Công tác văn thư bao gồm công việc soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động Ủy ban nhân dân huyện; lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; quản lý sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật cơng tác văn thư Cơng tác lưu trữ bao gồm công việc thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động Ủy ban nhân dân huyện Điều Giải thích từ ngữ Quy chế cơng tác văn thư Ủy ban nhân dân huyện bao gồm tất quy định hoạt động văn thư trình quản lý, đạo, điều hành Ủy ban nhân dân huyện để thực chức năng, nhiệm vụ Văn đến tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể fax, văn chuyển qua mạng, văn mật) đơn, thư gửi đến Ủy ban nhân dân huyện Văn tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể văn bản, văn nội văn mật) Ủy ban nhân dân huyện phát hành Bản thảo văn viết đánh máy tạo lập phương tiện điện tử hình thành trình soạn thảo văn Ủy ban nhân dân huyện Bản gốc văn hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn Ủy ban nhân dân huyện ban hành có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền trực tiếp ký văn giấy ký số văn điện tử 3 Văn điện tử văn dạng thông điệp liệu tạo lập số hóa từ văn giấy trình bày thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định Bản văn giấy hồn chỉnh nội dung, thể thức văn bản, tạo từ có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền Ủy ban nhân dân huyện ban hành Bản y đầy đủ, xác nội dung gốc văn bản, trình bày theo thể thức kỹ thuật quy định Bản lục đầy đủ, xác nội dung y trình bày theo thể thức kỹ thuật quy định 10 Bản trích sao xác nội dung gốc phần nội dung văn cần trích sao, trình bày theo thể thức kỹ thuật quy định 11 Danh mục hồ sơ bảng kê có hệ thống hồ sơ dự kiến lập năm Ủy ban nhân dân huyện 12 Hồ sơ tập hợp văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ Ủy ban nhân dân huyện cá nhân 13 Lập hồ sơ việc tập hợp, xếp văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc Ủy ban nhân dân huyện, cá nhân thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định 14 Thu thập tài liệu trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ quan 15 Xác định giá trị tài liệu việc đánh giá giá trị tài liệu theo nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định quan có thẩm quyền để xác định tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản tài liệu hết giá trị 16 Hệ thống quản lý tài liệu điện tử Hệ thống thông tin xây dựng với chức để thực việc tin học hóa cơng tác soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan môi trường mạng (sau gọi chung Hệ thống) 17 Văn thư quan phận thực số nhiệm vụ công tác văn thư Ủy ban nhân dân huyện 18 Chỉnh lý tài liệu việc phân loại, xác định giá trị, xếp, thống kê, lập cơng cụ tra cứu tài liệu hình thành trình hoạt động Ủy ban nhân dân huyện 19 Cơ sở liệu tài liệu lưu trữ tập hợp liệu bao gồm tài liệu lưu trữ điện tử liệu đặc tả tài liệu lưu trữ xếp thông qua phương tiện điện tử để truy cập, khai thác, quản lý cập nhật 20 Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử hệ thống tin học hóa quy trình nghiệp vụ cơng tác lưu trữ, bao gồm công tác thu thập, bảo quản sử dụng tài liệu lưu trữ 4 21 Phương tiện lưu trữ thiết bị vật lý sử dụng để lưu trữ sở liệu tài liệu lưu trữ, phần mềm (gồm ổ cứng, thẻ nhớ, băng từ, đĩa quang, ) 22 Sao lưu việc tạo sở liệu tài liệu lưu trữ, phần mềm 23 Chuyển đổi phương tiện lưu trữ việc lưu sở liệu tài liệu lưu trữ, phần mềm từ phương tiện lưu trữ sang phương tiện lưu trữ độc lập khác 24 Phương thức lưu gia tăng việc lưu tất thơng tin có thay đổi cập nhật so với lần lưu gần trước 25 Phương thức lưu đầy đủ việc lưu tất thông tin chọn, không phụ thuộc vào thời điểm lưu trữ lần lưu trước 26 Tài liệu lưu trữ số hóa tài liệu điện tử tạo lập từ việc số hóa đầy đủ, xác nội dung tài liệu lưu trữ ký số quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ số hóa Điều Trách nhiệm công tác văn thư, lưu trữ Trách nhiệm người đứng đầu Ủy ban nhân dân huyện việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ a) Tổ chức xây dựng, ban hành, đạo việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ; nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư theo quy định pháp luật hành b) Kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ đơn vị trực thuộc; giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền c) Bố trí nhân sự; diện tích, phương tiện làm việc phù hợp; bảo đảm giữ gìn bí mật nhà nước, bảo quản an tồn dấu, thiết bị lưu khóa bí mật Ủy ban nhân dân huyện d) Tạo điều kiện cho người làm công tác văn thư, lưu trữ đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn Trách nhiệm Lãnh đạo (phụ trách công tác hành chính) Chánh Văn phịng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện, giúp Thủ trưởng Ủy ban nhân dân huyện trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực công tác văn thư, lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện, đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho Ủy ban nhân dân huyện đơn vị trực thuộc Trách nhiệm Trưởng đơn vị Trưởng đơn vị, người đứng đầu đơn vị trực thuộc Ủy ban nhân dân huyện có trách nhiệm triển khai tổ chức thực quy định Ủy ban nhân dân huyện văn thư, lưu trữ Trách nhiệm cá nhân Trong trình giải cơng việc liên quan đến cơng tác văn thư, lưu trữ, cán bộ, công chức, viên chức phải thực nghiêm túc quy định Ủy ban nhân dân huyện văn thư, lưu trữ 5 Trách văn thư, lưu trữ huyện a) Trách nhiệm văn thư, lưu trữ quan, giúp Chánh Văn phịng thực cơng việc sau: - Trình tự quản lý văn đến - Trình tự giải văn - Xây dựng danh mục hồ sơ quan; hướng dẫn nghiệp vụ, đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan - Sắp xếp, bảo quản lưu văn phục vụ tra cứu, sử dụng theo yêu cầu công việc quan - Quản lý, bảo quản sử dụng dấu quan - Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ - Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu lập biên giao nhận hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ quan - Giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị vĩnh diễn thuộc danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo định người đứng đầu quan, tổ chức b) Công chức văn thư, lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện phải đào tạo, bồi dưỡng đảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy định nhà nước c) Báo cáo thống kê định kỳ hàng năm công tác văn thư, lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện theo quy định Điều Bảo vệ bí mật nhà nước công tác văn thư, lưu trữ Mọi hoạt động công tác văn thư, lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện phải thực theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật nhà nước Chương II CÔNG TÁC VĂN THƯ Mục SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN Điều Hình thức văn Cơ quan, đơn vị ban hành tham mưu loại hình văn sau: - Văn quy phạm pháp luật (trường hợp tham mưu HĐND UBND); - Văn hành chính; - Văn chuyên ngành; - Văn Ủy ban nhân dân huyện trao đổi với quan, tổ chức cá nhân nước Điều Thể thức văn Văn quy phạm pháp luật Thực theo quy định Nghị định 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng năm 2016 Chính phủ Quy định chi tiết số điều biện pháp thi hành luật ban hành văn quy phạm pháp luật Văn hành Thực theo quy định Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ công tác văn thư Văn chuyên ngành Do Thủ trưởng quan quản lý ngành quy định sau thỏa thuận thống với Bộ trưởng Bộ Nội vụ Văn trao Ủy ban nhân dân huyện trao đổi với quan, tổ chức cá nhân nước thực theo quy định hành pháp luật theo thông lệ quốc tế Điều Soạn thảo văn Văn quy phạm pháp luật Thực theo quy định Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật năm 2015, Nghị định số 34/2016/NĐ-CP Quy định chi tiết số điều biện pháp thi hànhluật ban hành văn quy phạm pháp luật theo quy định khác pháp luật Văn hành Thực theo quy định Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Việc soạn thảo văn khác a) Căn tính chất, nội dung văn cần soạn thảo, lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện giao cho đơn vị cá nhân soạn thảo chủ trì soạn thảo văn b) Đơn vị cá nhân giao soạn thảo chủ trì soạn thảo văn có trách nhiệm thực cơng việc sau: - Xác định tên loại, nội dung độ mật, mức độ khẩn văn cần soạn thảo; - Thu thập, xử lý thơng tin có liên quan; - Soạn thảo văn hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày; - Đối với văn điện tử: cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn việc thực nội dung nêu phải chuyển thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống cập nhật thơng tin cần thiết; - Trường hợp cần thiết, đề xuất với Lãnh đạo quan, tổ chức tham khảo ý kiến đơn vị cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh thảo; - Trình duyệt dự thảo văn bản; c) Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến vào thảo văn Hệ thống, chuyển lại thảo văn đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn để chuyển cho cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn 7 d) Cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị trước pháp luật thảo văn phạm vi chức trách, nhiệm vụ giao Điều Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn Bản thảo văn phải người có thẩm quyền ký văn duyệt Trong trường hợp thảo văn Lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện phê duyệt, thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo đơn vị cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn phải trình người duyệt dự thảo xem xét, định việc sửa chữa, bổ sung Điều Kiểm tra văn trước ký ban hành Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm trước người đứng đầu quan, tổ chức trước pháp luật nội dung văn độ xác nội dung văn bản, ký nháy/tắt (đối với văn giấy) vào cuối nội dung văn (sau dấu /.) trước trình Lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn định Chánh Văn phịng Phó Chánh văn (người giao phụ trách) giúp Lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện kiểm tra lần cuối chịu trách nhiệm hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn quan, tổ chức phải ký nháy/tắt (đối với văn giấy) vào vị trí cuối "Nơi nhận" Điều 10 Ký ban hành văn Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng a) Người đứng đầu Ủy ban nhân dân huyện có thẩm quyền ký tất văn Ủy ban nhân dân b) Cấp Phó người đứng đầu Ủy ban nhân dân huyện ký thay văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách số văn thuộc thẩm quyền người đứng đầu phải ghi chữ viết tắt "KT." vào chức vụ người đứng đầu Cấp Phó ký thay chịu trách nhiệm trước người đứng đầu Ủy ban nhân dân huyện trước pháp luật Cơ quan, tổ chức làm việc chế độ tập thể a) Đối với vấn đề quan trọng Ủy ban nhân dân huyện mà theo quy định pháp luật theo điều lệ tổ chức, phải thảo luận tập thể định theo đa số, việc ký văn quy định sau: - Người đứng đầu quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký văn Ủy ban nhân dân huyện phải ghi chữ viết tắt "TM." vào trước tên tập thể lãnh đạo quan, tổ chức - Cấp phó người đứng đầu thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu Ủy ban nhân dân huyện văn theo ủy quyền người đứng đầu văn thuộc lĩnh vực phân cơng phụ trách phải ghi chữ viết tắt "KT." Vào trước chức vụ người đứng đầu 8 b) Việc ký văn vấn đề khác thực quy định Khoản điều Người đứng đầu Ủy ban nhân dân huyện giao cho Chánh Văn phòng Trưởng số đơn vị ký thừa lệnh số loại văn phải ghi chữ viết tắt "TL." vào trước chức vụ người đứng đầu Việc giao ký thừa lệnh phải giao cụ thể quy chế làm việc Ủy ban nhân dân huyện quy chế công tác văn thư quan, tổ chức Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu Ủy ban nhân dân huyện ủy quyền cho người đứng đầu số đơn vị quan, tổ chức ký thừa ủy quyền số văn mà phải ký phải ghi chữ viết tắt "TUQ." Vào trước chức vụ người đứng đầu Việc giao ký thừa ủy quyền phải giao văn giới hạn thời gian định Người ký thừa ủy quyền không ủy quyền cho người khác ký Văn ký thừa ủy quyền theo thể thức đóng dấu quan, tổ chức ủy quyền Đối với văn giấy, ký văn dùng bút có mực màu xanh; khơng dùng bút chì, khơng dùng mực đỏ thứ mực dễ phai Đối với văn điện tử, người có thẩm quyền thực ký số Vị trí, hình ảnh chữ ký số hình ảnh chữ ký người có thẩm quyền văn giấy, màu xanh, định dạng (.png) suốt; đặt canh chức vụ người ký họ tên người ký Điều 11 Bản văn Các hình thức gồm: y chính, lục trích a) Sao y gồm: y từ văn giấy sang văn giấy sang văn điện tử, y từ văn điện tử sang văn giấy - Sao y từ văn giấy sang văn giấy thực việc chụp từ gốc văn giấy sang giấy; - Sao y từ văn giấy sang văn điện tử thực việc số hóa văn giấy ký số Ủy ban nhân dân huyện; - Sao y từ văn điện tử sang văn giấy thực việc in từ gốc văn điện tử giấy b) Sao lục gồm: lục từ văn giấy sang văn giấy sang văn điện tử, lục từ văn điện tử sang văn giấy; lục thực việc in, chụp từ y c) Trích gồm: trích từ văn giấy sang văn giấy sang văn điện tử, trích từ văn điện tử sang văn điện tử, trích từ văn điện tử sang văn giấy; trích thực việc tạo lập lại đầy đủ thể thức, phần nội dung văn cần trích Thể thức thực theo quy định Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Việc y chính, lục, trích văn lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện định, Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân ký văn 9 Bản y chính, lục, trích thực quy định pháp luật có giá trị pháp lý Bản chụp (photocopy dấu chữ ký văn chính) khơng thực theo quy định Khoản Điều có giá trị thơng tin, tham khảo Khơng sao, chụp, chuyển phát ngồi Ủy ban nhân dân huyện ý kiến ghi bên lề văn Trường hợp ý kiến Lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện ghi văn cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác phải thể chế hóa văn hành Mục QUẢN LÝ VĂN BẢN Điều 12 Nguyên tắc chung Tất văn đến, văn Ủy ban nhân dân huyện phải quản lý tập trung văn thư quan, tổ chức (sau gọi chung Văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ loại văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật Những văn đến không đăng ký Văn thư, đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải Văn đến, văn Ủy ban nhân dân huyện thuộc ngày phải đăng ký, phát hành chuyển giao ngày, chậm ngày làm việc Văn đến có đóng dấu mức độ khẩn: "Hỏa tốc" (kể "Hỏa tốc" hẹn giờ), "Thượng khẩn" "Khẩn" (sau gọi chung văn khẩn) phải đăng ký, trình chuyển giao sau nhận Văn khẩn phải hoàn thành thủ tục phát hành chuyển phát sau văn ký Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (sau gọi chung văn mật) đăng ký, quản lý theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật nhà nước quy định Quy chế Người giao giải theo dõi công việc quan, tổ chức (sau gọi chung cá nhân) có trách nhiệm lập hồ sơ cơng việc giao nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan, hồ sơ lập phải đảm bảo yêu cầu sau: a) Phản ảnh chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị; cơng việc mà cá nhân chủ trì giải b) Văn bản, tài liệu hồ sơ phải đầy đủ, hồn chỉnh, có giá trị pháp lý, có mối liên hệ chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến vấn đề, việc trình tự giải cơng việc Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ quan phải đủ thành phần, thời hạn thủ tục quy định Văn bản, hồ sơ, tài liệu phải lưu giữ, bảo vệ, bảo quản an toàn, nguyên vẹn sử dụng mục đích q trình tiếp nhận, chuyển giao, giải cơng việc Điều 13 Trình tự quản lý văn đến Tất văn đến Ủy ban nhân dân huyện phải quản lý theo trình tự sau: 10 Tiếp nhận, đăng ký văn đến Trình, chuyển giao văn đến Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Điều 14 Tiếp nhận, đăng ký văn đến Văn giấy a) Văn thư quan kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi; đối chiếu số, ký hiệu ghi ngồi bì với số, ký hiệu văn bì Trường hợp phát có sai sót dấu hiệu bất thường, Văn thư quan báo người có trách nhiệm giải thơng báo cho nơi gửi văn b) Tất văn giấy đến (bao gồm văn có dấu độ mật) gửi quan, tổ chức thuộc diện đăng ký Văn thư quan phải bóc bì, đóng dấu “ĐẾN” Đối với văn gửi đích danh cá nhân tổ chức đoàn thể quan, tổ chức Văn thư quan chuyển cho nơi nhận (khơng bóc bì) Những bì văn gửi đích danh cá nhân, văn liên quan đến công việc chung quan, tổ chức cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư quan để đăng ký c) Đối với fax không in mực, phải chụp lại trước đóng dấu “ĐẾN” d) Mẫu dấu “ĐẾN” thực theo quy định Phụ lục IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Văn điện tử a) Văn thư quan phải kiểm tra tính xác thực tồn vẹn văn điện tử thực tiếp nhận Hệ thống b) Trường hợp văn điện tử không đáp ứng quy định điểm a khoản gửi sai nơi nhận quan, tổ chức nhận văn phải trả lại cho quan, tổ chức gửi văn Hệ thống Trường hợp phát có sai sót dấu hiệu bất thường Văn thư quan báo người có trách nhiệm giải thông báo cho nơi gửi văn c) Cơ quan, tổ chức nhận văn có trách nhiệm thông báo ngày cho quan, tổ chức gửi việc nhận văn chức Hệ thống Văn khẩn đến ngồi làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, cán bộ, cơng chức, viên chức tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận báo cáo với Lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện, Chánh Văn phòng để xử lý Văn đến phải đăng ký vào Hệ thống sổ đăng ký văn bản; số đến văn lấy liên thứ tự trình tự thời gian tiếp nhận văn năm, thống văn điện tử văn giấy a) Đăng ký văn đến sổ Văn thư Ủy ban nhân dân huyện đăng ký văn vào Sổ đăng ký văn đến Mẫu Sổ đăng ký văn đến theo quy định Phụ lục IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP b) Đăng ký văn đến Hệ thống 11 Văn thư Ủy ban nhân dân huyện tiếp nhận văn đăng ký vào Hệ thống; thực số hóa văn đến theo quy định cập nhật vào Hệ thống trường thông tin đầu vào liệu quản lý văn đến theo quy định Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Văn đến đăng ký vào Hệ thống phải in giấy đầy đủ trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn đến, ký nhận đóng sổ để quản lý Văn mật đến đăng ký riêng sử dụng phần mềm máy vi tính không nối mạng LAN (mạng nội bộ) mạng Internet Điều 15 Trình, chuyển giao văn đến Văn đến sau đăng ký, phải trình người có thẩm quyền để xin ý kiến phân phối văn ngày, chậm ngày làm việc Văn đến có dấu mức độ khẩn phải trình chuyển giao sau nhận Căn nội dung văn đến, quy chế làm việc Ủy ban nhân dân huyện; chức năng, nhiệm vụ kế hoạch công tác giao cho đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền ghi ý kiến đạo giải Đối với văn liên quan đến nhiều đơn vị cá nhân xác định rõ đơn vị cá nhân chủ trì, phối hợp thời hạn giải Trình, chuyển giao văn điện tử Hệ thống: Văn thư quan Ủy ban nhân dân huyện trình văn điện tử đến người có thẩm quyền đạo giải Hệ thống Người có thẩm quyền ghi ý kiến đạo giải văn đến Hệ thống cập nhật vào Hệ thống thông tin: đơn vị người nhận; ý kiến đạo, trạng thái xử lý văn bản; thời hạn giải quyết; chuyển văn cho đơn vị cá nhân giao giải Trường hợp văn điện tử gửi kèm văn giấy Văn thư quan thực trình văn điện tử Hệ thống chuyển văn giấy đến đơn vị cá nhân người có thẩm quyền giao chủ trì giải Trình, chuyển giao văn giấy: ý kiến đạo giải ghi vào mục “Chuyển” dấu “Đến” Phiếu giải văn đến Sau có ý kiến đạo giải người có thẩm quyền, văn đến chuyển lại cho Văn thư quan để đăng ký bổ sung thông tin, chuyển cho đơn vị cá nhân giao giải Khi chuyển giao văn giấy đến cho đơn vị, cá nhân phải ký nhận văn Việc chuyển giao văn phải đảm bảo xác, đối tượng giữ gìn bí mật nội dung văn Điều 16 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Người đứng đầu Ủy ban nhân dân huyện có trách nhiệm đạo giải kịp thời văn đến giao người có trách nhiệm theo dõi, đơn đốc việc giải văn đến Khi nhận văn đến, đơn vị cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải văn đến theo thời hạn quy định quy chế làm việc Ủy ban nhân dân huyện, theo thời hạn yêu cầu văn theo quy định pháp luật Những văn đến có dấu mức độ khẩn phải giải 12 Trường hợp văn đến khơng có u cầu thời hạn trả lời thời hạn giải thực theo Quy chế làm việc Ủy ban nhân dân huyện Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn đến, văn đến giải quyết, đến hạn chưa giải để báo cáo Chánh Văn phịng Đối với văn đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi gửi trả lại nơi gửi theo thời hạn quy định Chánh Văn phịng có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo Lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện tình hình giải quyết, tiến độ kết giải văn đến để thông báo cho đơn vị liên quan Điều 17 Trình tự giải văn Văn phải quản lý theo trình tự sau: Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; cấp số, thời gian ban hành văn Đăng ký văn Nhân bản, đóng dấu quan dấu mức độ mật, khẩn (đối với văn giấy); ký số quan, tổ chức (đối với văn điện tử) Phát hành theo dõi việc chuyển phát văn Lưu văn Điều 18 Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số ngày, tháng văn Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản: trước phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; phát sai sót báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải Cấp số, thời gian ban hành văn bản: số thời gian ban hành văn lấy theo thứ tự trình tự thời gian ban hành văn Ủy ban nhân dân huyện năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm), số ký hiệu văn Ủy ban nhân dân huyện năm, thống văn giấy văn điện tử a) Mỗi loại văn quy phạm pháp luật HĐND, UBND cấp hệ thống số riêng; việc cấp số, thời gian ban hành văn quy phạm pháp luật thực theo quy định pháp luật b) Việc ghi số văn hành thực theo quy định Điều 15 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP c) Đối với văn điện tử, việc cấp số, thời gian ban hành thực chức Hệ thống d) Đối với văn giấy, việc cấp số, thời gian ban hành thực sau có chữ ký người có thẩm quyền, chậm ngày làm việc Văn mật cấp hệ thống số riêng Điều 19 Đăng ký văn Việc đăng ký văn bảo đảm đầy đủ, xác thơng tin cần thiết văn 13 Văn đăng ký Hệ thống sổ đăng ký văn a) Đăng ký văn Hệ thống: văn đăng ký Hệ thống phải in giấy đầy đủ trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn đi, đóng sổ để quản lý b) Đăng ký văn sổ: văn thư quan đăng ký văn vào Sổ đăng ký văn Mẫu Sổ đăng ký văn theo quy định Phụ lục IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP c) Văn mật đăng ký riêng Điều 20 Nhân bản, ký số, đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật Nhân a) Số lượng văn cần nhân để phát hành xác định sở số lượng nơi nhận văn bản; gửi đến nhiều nơi mà văn không liệt kê đủ danh sách đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu Văn thư b) Nơi nhận phải xác định cụ thể văn nguyên tắc văn gửi đến quan, đơn vị có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vuợt cấp, không gửi nhiều cho đối tượng, không gửi đến đối tượng khác để biết, để tham khảo c) Giữ gìn bí mật nội dung văn thực đánh máy, nhân theo thời gian quy định d) Việc nhân văn mật phải có ý kiến Lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện thực theo quy định Khoản 1, Điều Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước Ký số văn Ký số Ủy ban nhân dân huyện thực theo quy định Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP a) Chữ ký số người có thẩm quyền chữ ký số tạo lập khóa bí mật tương ứng với chứng thư số cấp cho người có thẩm quyền theo quy định pháp luật giao dịch điện tử - Ký số lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện văn điện tử chữ ký người có thẩm quyền văn giấy chữ ký số người có thẩm quyền văn điện tử; - Hình ảnh, vị trí chữ ký số người có thẩm quyền hình ảnh chữ ký người có thẩm quyền văn giấy, màu xanh, định dạng Portable Network Graphics (.png) suốt; đặt canh chức vụ người ký họ tên người ký; b) Ký số quan, tổ chức văn điện tử 14 - Chữ ký số Ủy ban nhân dân huyện chữ ký số tạo lập khóa bí mật tương ứng với chứng thư số cấp cho quan, tổ chức theo quy định pháp luật giao dịch điện tử - Hình ảnh, vị trí chữ ký số Ủy ban nhân dân huyện hình ảnh dấu Ủy ban nhân dân huyện ban hành văn văn bản, màu đỏ, kích thước kích thước thực tế dấu, định dạng (.png) suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số người có thẩm quyền bên trái Đóng dấu quan a) Khi đóng dấu lên chữ ký dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái b) Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định c) Đóng dấu vào phụ lục kèm theo: việc đóng đấu lên phụ lục kèm theo văn người ký văn định dấu đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên Ủy ban nhân dân huyện tên phụ lục d) Đóng dấu giáp lai: việc đóng dấu giáp lai văn bản, tài liệu chuyên ngành phụ lục kèm theo; Dấu đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy, dấu không 05 trang Đóng dấu độ khẩn, mật a) Việc đóng dấu độ khẩn (KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎA TỐC, HỎA TỐC HẸN GIỜ) văn hành thực theo quy định Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP b) Việc đóng dấu độ mật (MẬT, TUYỆT MẬT, TỐI MẬT) dấu thu hồi khắc sẵn theo quy định Thông tư Số 33/2015/TT-BCA ngày 20 tháng 07 năm 2015 Bộ Công an hướng dẫn thực Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước c) Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật dấu phạm vi lưu hành (TRẢ LẠI SAU KHI HỌP, XEM XONG TRẢ LẠI, LƯU HÀNH NỘI BỘ) văn thực theo quy định Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Điều 21 Phát hành theo dõi việc chuyển phát văn Văn phải hoàn thành thủ tục Văn thư Ủy ban nhân dân huyện phát hành ngày văn ký, chậm ngày làm việc Văn khẩn phải phát hành gửi sau ký văn Thủ tục phát hành văn Văn thư Ủy ban nhân dân huyện tiến hành công việc sau phát hành văn bản: - Đối với văn giấy: lựa chọn bì; viết bì; vào bì dán bì; đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật dấu khác lên bì (nếu có); - Đối với văn điện tử: phát hành văn Hệ thống Phát hành văn 15 a) Những văn làm đầy đủ thủ tục hành phải phát hành ngày văn đăng ký, chậm ngày làm việc Đối với văn quy phạm pháp luật phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn b) Đối với văn “HẸN GIỜ”, “HỎA TỐC”, “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN” phải phát hành sau làm đầy đủ thủ tục hành c) Phát hành văn điện tử - Sau người có thẩm quyền ký số văn điện tử, Văn thư Ủy ban nhân dân huyện cấp số, thời gian ban hành vào văn đồng thời ký số Ủy ban nhân dân huyện phát hành chức Hệ thống; - Trường hợp cần phát hành văn điện tử từ văn giấy: Văn thư Ủy ban nhân dân huyện thực Sao y từ văn giấy sang văn điện tử thực việc số hóa văn giấy ký số quan, tổ chức d) Phát hành văn giấy, máy fax - Phát hành văn giấy từ văn ký số người có thẩm quyền: Văn thư Ủy ban nhân dân huyện thực in văn ký số người có thẩm quyền giấy, đóng dấu quan, tổ chức để tạo văn giấy phát hành văn bản; - Văn chuyển phát qua bưu điện phải đăng ký vào Sổ gửi văn bưu điện Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận đóng dấu vào sổ; - Trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn chuyển phát cho nơi nhận máy fax ngày làm việc đồng thời phải gửi văn có giá trị lưu trữ; - Việc chuyển giao trực tiếp văn cho đơn vị, cá nhân Ủy ban nhân dân huyện cho quan, đơn vị, cá nhân bên phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản; - Việc phát hành văn mật phải bảo đảm bí mật nội dung văn theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước, số lượng, thời gian nơi nhận thực theo quy định Điều 10 Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP Chính phủ quy định Thông tư số 33/2015/TT-BCA Bộ Công an Theo dõi việc chuyển phát văn a) Cơng chức, viên chức văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn b) Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn theo yêu cầu người ký văn Việc xác định văn cần lập Phiếu gửi đơn vị cá nhân soạn thảo văn đề xuất, trình người ký định c) Trường hợp phát văn bị thất lạc, khơng có người nhận phải báo cáo Chánh Văn phòng để xử lý d) Văn phát hành có sai sót nội dung phải sửa đổi, thay văn có hình thức tương đương Văn phát hành có sai sót 16 thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải đính cơng văn Ủy ban nhân dân huyện ban hành văn đ) Thu hồi văn - Đối với văn giấy: trường hợp nhận văn thơng báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn nhận; Những văn có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi thời hạn; nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn không bị thiếu thất lạc; - Đối với văn điện tử: trường hợp nhận văn thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn điện tử bị thu hồi Hệ thống, đồng thời thông báo qua Hệ thống để bên gửi biết e) Phát hành văn giấy từ văn ký số người có thẩm quyền: Văn thư Ủy ban nhân dân huyện thực in văn ký số người có thẩm quyền giấy, đóng dấu Ủy ban nhân dân huyện để tạo văn giấy phát hành văn g) Trường hợp cần phát hành văn điện tử từ văn giấy: Văn thư Ủy ban nhân dân huyện thực theo quy định điểm c khoản Điều 25 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Điều 22 Lưu văn Đối với văn giấy Mỗi văn phải lưu hai bản: gốc văn lưu Văn thư Ủy ban nhân dân huyện phải đóng dấu sau phát hành, xếp theo thứ tự đăng ký; văn lưu hồ sơ công việc Đối với văn điện tử Bản gốc văn điện tử phải lưu Hệ thống Ủy ban nhân dân huyện ban hành văn Việc lưu giữ, bảo quản sử dụng lưu văn có đóng dấu mức độ mật thực theo quy định hành bảo vệ bí mật nhà nước Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng lưu Văn thư theo quy định pháp luật quy định cụ thể quan, tổ chức Mục LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN Điều 23 Lập Danh mục hồ sơ Danh mục hồ sơ người đứng đầu Ủy ban nhân dân huyện phê duyệt, ban hành vào đầu năm gửi đơn vị, cá nhân liên quan làm để lập hồ sơ Mẫu Danh mục hồ sơ thực theo quy định Phụ lục V Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Điều 24 Nội dung việc lập hồ sơ yêu cầu hồ sơ lập 17 Nội dung việc lập hồ sơ công việc a) Mở hồ sơ - Căn vào Danh mục hồ sơ Ủy ban nhân dân huyện thực tế công việc giao, cán bộ, công chức, viên chức phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ Cán bộ, cơng chức, viên chức q trình giải cơng việc tiếp tục đưa văn hình thành có liên quan vào hồ sơ; - Trường hợp hồ sơ khơng có Danh mục hồ sơ, cá nhân giao nhiệm vụ giải công việc tự xác định thông tin: tiêu đề hồ sơ, số ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập hồ sơ thời gian bắt đầu b) Thu thập văn vào hồ sơ - Cán bộ, cơng chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ văn bản, giấy tờ tư liệu có liên quan đến việc vào hồ sơ bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) bảo đảm tồn vẹn, đầy đủ hồ sơ, tránh bị thất lạc; - Các văn hồ sơ phải xếp theo trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác công việc để lựa chọn cách xếp cho thích hợp (chủ yếu theo trình tự thời gian diễn biến công việc) c) Kết thúc biên mục hồ sơ Khi công việc giải xong hồ sơ kết thúc, cán bộ, cơng chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung văn bản, giấy tờ thiếu loại văn trùng thừa, nháp, tư liệu, sách báo không cần để hồ sơ d) Đối với hồ sơ điện tử: người lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống thơng tin cịn thiếu, việc biên mục văn hồ sơ thực chức Hệ thống đ) Đối với hồ sơ giấy: người lập hồ sơ thực đánh số tờ hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên viết Mục lục văn hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; viết chứng từ kết thúc tất hồ sơ Yêu cầu hồ sơ lập a) Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ Ủy ban nhân dân huyện (đơn vị hình thành hồ sơ) b) Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc hay trình tự giải công việc c) Văn hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng Điều 25 Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, tổ chức Trách nhiệm cán bộ, công chức, viên chức a) Cán bộ, công chức, viên chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện theo thời hạn quy định Khoản Điều Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải thông báo văn cho Lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện biết phải đồng ý Lãnh đạo … (nêu rõ tên quan, tổ chức) thời hạn giữ lại không 02 năm 18 b) Cán bộ, công chức, viên chức chuyển công tác, việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho Ủy ban nhân dân huyện cho người kế nhiệm, không giữ hồ sơ, tài liệu Ủy ban nhân dân huyện làm tài liệu riêng mang sang quan, tổ chức khác Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu a) Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc b) Sau 03 tháng kể từ ngày cơng trình tốn tài liệu xây dựng Thủ tục giao nhận a) Đối với hồ sơ giấy Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức phải lập 02 Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu 02 Biên giao nhận tài liệu Lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện bên giao tài liệu bên giữ loại b) Đối với hồ sơ điện tử - Cá nhân giao nhiệm vụ giải công việc lập hồ sơ thực nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ quan Hệ thống; - Lưu trữ quan có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục; liên kết xác liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận đưa hồ sơ chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử Hệ thống Điều 26 Trách nhiệm việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, tổ chức Trách nhiệm người đứng đầu quan, tổ chức Hàng năm Lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện có trách nhiệm quản lý văn bản, tài liệu quan; đạo xây dựng Danh mục hồ sơ Ủy ban nhân dân huyện, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện đơn vị thuộc phạm vi quản lý Trách nhiệm Chánh Văn phịng a) Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân huyện việc lập hồ sơ, bảo quản nộp lưu hồ sơ, tài liệu đơn vị vào Lưu trữ quan b) Tham mưu cho Ủy ban nhân dân huyện việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đơn vị trực thuộc c) Tổ chức thực việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đơn vị Trách nhiệm cán bộ, cơng chức, viên chức a) Trong q trình theo dõi, giải công việc, cá nhân phải lập hồ sơ công việc chịu trách nhiệm số lượng, thành phần, nội dung tài liệu hồ sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lượng hồ sơ theo quy định trước nộp lưu vào Lưu trữ quan b) Đơn vị cá nhân Ủy ban nhân dân huyện có trách nhiệm nộp lưu hồ sơ, tài liệu xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên vào Lưu trữ quan 19 c) Giao nộp hồ sơ, tài liệu thời hạn thủ tục quy định Trường hợp đơn vị cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu để phục vụ cơng việc phải người đứng Ủy ban nhân dân huyện đồng ý văn phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi Lưu trữ quan Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu đơn vị, cá nhân không 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu d) Cán bộ, công chức, viên chức Ủy ban nhân dân huyện trước nghỉ hưu, việc, chuyển công tác, học tập dài ngày phải bàn giao toàn hồ sơ, tài liệu hình thành q trình cơng tác cho đơn vị, Lưu trữ quan theo quy chế quan, tổ chức Trách nhiệm công chức, viên chức văn thư, lưu trữ Công chức, viên chức văn thư, lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn đơn vị cán bộ, công chức, viên chức đơn vị lập hồ sơ công việc; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan theo quy định Nhà nước Mục QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU VÀ THIẾT BỊ LƯU KHĨA BÍ MẬT TRONG CƠNG TÁC VĂN THƯ Điều 27 Quản lý dấu, thiết bị lưu khóa bí mật Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước người đứng đầu Ủy ban nhân dân huyện việc quản lý, sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật Ủy ban nhân dân huyện Lãnh đạo đơn vị trực thuộc có dấu riêng chịu trách nhiệm trước người đứng đầu Ủy ban nhân dân huyện việc quản lý sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật đơn vị Các dấu, thiết bị lưu khóa bí mật Ủy ban nhân dân huyện, dấu, thiết bị lưu khóa bí mật đơn vị giao cho công chức, viên chức văn thư quản lý sử dụng Công chức, viên chức văn thư giao sử dụng bảo quản dấu, thiết bị lưu khóa bí mật chịu trách nhiệm trước lãnh đạo đơn vị việc quản lý sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật, có trách nhiệm thực quy định sau: a) Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật phải bảo quản phịng làm việc cơng chức, viên chức văn thư Trường hợp cần đưa dấu, thiết bị lưu khóa bí mật khỏi Ủy ban nhân dân huyện phải đồng ý người đứng đầu Ủy ban nhân dân huyện phải chịu trách nhiệm việc bảo quản, sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật phải bảo quản an toàn ngồi làm việc b) Khơng giao dấu, thiết bị lưu khóa bí mật cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền Khi nét dấu bị mịn biến dạng, cơng chức, viên chức văn thư phải báo cáo người đứng đầu Ủy ban nhân dân huyện làm thủ tục đổi dấu Trường hợp dấu, thiết bị lưu khóa bí mật bị mất, người đứng đầu Ủy ban nhân dân huyện phải báo cáo quan công an, nơi xảy dấu, thiết bị lưu khóa bí mật, lập biên 20 Khi đơn vị có định chia, tách sáp nhập phải nộp dấu, thiết bị lưu khóa bí mật cũ làm thủ tục xin khắc dấu cấp thiết bị lưu khóa bí mật Điều 28 Sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật Cơng chức, viên chức văn thư phải tự tay đóng dấu, ký số vào văn Ủy ban nhân dân huyện Chỉ đóng dấu, ký số vào văn văn hình thức, thể thức có chữ ký người có thẩm quyền Thiết bị lưu khóa bí mật Ủy ban nhân dân huyện sử dụng để ký số văn điện tử quan, tổ chức ban hành từ văn giấy sang văn điện tử Khơng đóng dấu trường hợp sau: đóng dấu vào giấy khơng có nội dung, đóng dấu trước ký, đóng dấu sẵn giấy trắng đóng dấu lên văn có chữ ký người khơng có thẩm quyền Chương III CƠNG TÁC LƯU TRỮ Mục CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU Điều 29 Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Hàng năm cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ quan, cụ thể: Đối với hồ sơ, tài liệu giấy a) Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu b) Phối hợp với đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức xác định loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ quan c) Hướng dẫn đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” d) Chuẩn bị kho phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đ) Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu lập biên giao nhận tài liệu Hồ sơ, tài liệu điện tử a) Trường hợp tài liệu lưu trữ điện tử tài liệu lưu trữ giấy có nội dung trùng thu thập hai loại b) Khi giao nhận tài liệu lưu trữ điện tử, Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử phải kiểm tra tính xác thực, tính toàn vẹn khả truy cập hồ sơ Hồ sơ phải bảo đảm nội dung, cấu trúc bối cảnh hình thành bảo vệ để khơng bị hư hỏng bị hủy hoại, sửa chữa hay bị liệu 21 c) Việc thu thập tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ quan thực theo quy trình sau: - Lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện thông báo cho đơn vị giao nộp tài liệu Danh mục hồ sơ nộp lưu; - Lưu trữ quan đơn vị giao nộp tài liệu thống yêu cầu, phương tiện, cấu trúc định dạng chuyển; - Đơn vị, cá nhân giao nộp hồ sơ liệu đặc tả kèm theo; - Lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện kiểm tra để bảo đảm hồ sơ nhận đủ theo Danh mục; dạng thức cấu trúc thống nhất; liên kết xác liệu đặc tả với hồ sơ; kiểm tra virút; - Lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện chuyển hồ sơ vào hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử quan thực biện pháp lưu dự phòng; - Lập hồ sơ việc nộp lưu tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ quan Điều 30 Chỉnh lý tài liệu Hồ sơ, tài liệu Ủy ban nhân dân huyện phải chỉnh lý hoàn chỉnh bảo quản kho lưu trữ Nguyên tắc chỉnh lý a) Không phân tán phông lưu trữ b) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi lập hồ sơ), phải tôn trọng hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải công việc (không phá vỡ hồ sơ lập) c) Tài liệu sau chỉnh lý phải phản ánh hoạt động Ủy ban nhân dân huyện Tài liệu sau chỉnh lý phải đạt yêu cầu sau: a) Tài liệu giấy - Phân loại lập hồ sơ hoàn chỉnh; - Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu; - Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu; - Lập cơng cụ tra cứu: mục lục hồ sơ, sở liệu công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý tra cứu sử dụng tài liệu; - Lập danh mục tài liệu hết giá trị b) Đối với tài liệu điện tử - Dữ liệu thông tin đầu vào sở liệu tài liệu lưu trữ hình thành từ Hệ thống quản lý tài liệu điện tử quan, tổ chức nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử đóng gói theo tiêu chuẩn kỹ thuật ứng dụng công nghệ thông tin quan nhà nước quy định Thông tư số 39/2017/TT-BTTTT ngày 15 tháng 12 năm 2017 Bộ trưởng Bộ Thông tin Truyền thông; - Dữ liệu đặc tả tài liệu lưu trữ quy định Phụ lục I Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn liệu thông tin đầu vào yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử; 22 - Biên mục, cập nhật nội dung liệu đặc tả tài liệu lưu trữ quy định Phụ lục II Thông tư số 02/2019/TT-BNV Điều 31 Xác định giá trị tài liệu Phòng/Bộ phận Văn thư, Lưu trữ người trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ huyện có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu trình Lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện ban hành sau có ý kiến thẩm định quan có thẩm quyền Tài liệu lưu trữ điện tử xác định giá trị theo nguyên tắc, phương pháp tiêu chuẩn xác định giá trị nội dung tài liệu lưu trữ vật mang tin khác phải đáp ứng yêu cầu sau: a) Bảo đảm độ tin cậy, tính tồn vẹn xác thực thông tin chứa tài liệu điện tử kể từ tài liệu điện tử khởi tạo lần đầu dạng thơng điệp liệu hồn chỉnh; b) Thông tin chứa tài liệu lưu trữ điện tử truy cập, sử dụng dạng hoàn chỉnh Tài liệu lưu trữ điện tử đáp ứng điều kiện quy định Khoản Điều có giá trị gốc Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt yêu cầu sau: a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn tài liệu bảo quản có thời hạn số năm cụ thể b) Xác định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy Điều 32 Hội đồng xác định giá trị tài liệu Thực theo quy định Điều 18 Luật lưu trữ 2011 Điều 33 Hủy tài liệu hết giá trị Thực theo quy định Điều 28 Luật lưu trữ 2011 Hướng dẫn số 1480/HD-SNV ngày 18 tháng năm 2017 Sở Nội vụ việc tổ chức tiêu hủy tài liệu loại lưu trữ quan Tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị hủy theo thẩm quyền, thủ tục tài liệu lưu trữ vật mang tin khác hết giá trị Hủy tài liệu lưu trữ điện tử phải thực toàn hồ sơ thuộc Danh mục tài liệu hết giá trị phê duyệt phải bảo đảm thông tin bị hủy khôi phục lại Điều 34 Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Thực theo quy định Điều 21 Luật Lưu trữ 2011 Mục BẢO QUẢN, TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Điều 35 Bảo quản tài liệu lưu trữ Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện cán bộ, công chức, viên chức tự bảo quản phải đảm bảo an toàn cho hồ sơ, tài liệu 23 Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải giao nộp vào Lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện tập trung bảo quản kho lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Kho lưu trữ phải trang bị đầy đủ thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an toàn cho tài liệu Cơ sở liệu tài liệu lưu trữ phải lưu 02 bộ, 01 phương tiện lưu trữ độc lập Việc lưu phải bảo đảm đầy đủ, xác, kịp thời, an tồn Bảo đảm thống quy trình kiểm tra, lưu, phục hồi liệu Người giao quản lý sở liệu tài liệu lưu trữ quan, tổ chức có trách nhiệm kiểm tra, bảo quản, lưu, phục hồi Không lưu sở liệu tài liệu lưu trữ có chứa thơng tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước thiết bị kết nối với mạng Internet, mạng máy tính, mạng viễn thơng Khơng chuyển mục đích sử dụng thiết bị lưu sở liệu tài liệu lưu trữ có chứa thơng tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước chưa loại bỏ triệt để sở liệu tài liệu lưu trữ Chánh Văn phịng có trách nhiệm đạo thực quy định bảo quản tài liệu lưu trữ: bố trí kho lưu trữ theo tiêu chuẩn quy định; thực biện pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật kho lưu trữ tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; trì chế độ bảo quản phù hợp với loại tài liệu lưu trữ Công chức, viên chức văn thư, lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện có trách nhiệm: bố trí, xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu kho để hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra tra cứu; thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có kho để nắm số lượng, chất lượng tài liệu; kiểm tra, lưu để bảo đảm an tồn, tính tồn vẹn, khả truy cập tài liệu lưu trữ điện tử sử dụng biện pháp kỹ thuật để việc phân loại, lưu trữ thuận lợi phải bảo đảm không thay đổi nội dung tài liệu Đồng thời, phương tiện lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử phải bảo quản mơi trường lưu trữ thích hợp tham mưu, đề xuất cho Chánh Văn phòng thực quy định pháp luật lưu trữ tài liệu điện tử 10 Đơn vị, phận chuyên trách công nghệ thơng tin Ủy ban nhân dân huyện có trách nhiệm tham mưu, đề xuất cho người đứng đầu quan, tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử thực biện pháp kỹ thuật để trì hoạt động hệ thống quản lý tài liệu điện tử quan, tổ chức Điều 36 Đối tượng thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu Tất cán bộ, công chức, viên chức trong, quan, tổ chức cá nhân khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ mục đích cơng vụ nhu cầu riêng đáng 24 Cán bộ, cơng chức, viên chức ngồi quan, tổ chức nghiên cứu tài liệu mục đích cơng vụ phải có giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu phải Lãnh đạo quan, tổ chức Chánh Văn phòng đồng ý Cá nhân khai thác sử dụng tài liệu mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, chứng minh thư nhân dân hộ chiếu phải Lãnh đạo quan, tổ chức Chánh Văn phịng đồng ý Điều 37 Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Thực theo quy định Điều 32 Luật Lưu trữ 2011 Điều 38 Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Thực theo quy định Điều 31 Điều 34 Luật Lưu trữ 2011 Điều 39 Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ Lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện phải có Nội quy phịng đọc Nội quy Phịng đọc bao gồm nội dung cần quy định sau: a) Thời gian phục vụ độc giả; b) Các giấy tờ độc giả cần xuất trình đến khai thác tài liệu; c) Những vật dụng không mang vào phòng đọc; d) Quy định độc giả phải thực thủ tục nghiên cứu khai thác tài liệu theo hướng dẫn nhân viên phòng đọc; đ) Độc giả không tự ý sao, chụp ảnh tài liệu, liệu máy tính thơng tin công cụ tra cứu chưa phép; e) Ngoài quy định trên, độc giả cần thực nghiêm chỉnh quy định có liên quan Nội quy ra, vào quan; Quy định sử dụng tài liệu; Quy định phòng chống cháy nổ Ủy ban nhân dân huyện Công chức, viên chức lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện phải lập Sổ nhập, xuất tài liệu, Sổ đăng ký mục lục hồ sơ sổ đăng ký độc giả để quản lý tài liệu lưu trữ phục vụ khai thác tài liệu Điều 40 Kinh phí cho cơng tác văn thư, lưu trữ Người đứng đầu Ủy ban nhân dân huyện có trách nhiệm đạo việc bố trí kinh phí cho cơng tác văn thư, lưu trữ dự toán ngân sách nhà nước hàng năm Đối với doanh nghiệp nhà nước việc bố trí kinh phí thực theo quy định hành Kinh phí cho công tác văn thư Thực theo quy định Điều 36 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Kinh phí cho công tác lưu trữ Thực theo quy định Điều 39 Luật Lưu trữ năm 2011 Chương IV TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 41 Khen thưởng xử lý vi phạm 25 Kết thực Quy chế tập thể cá nhân thuộc Ủy ban nhân dân huyện tiêu chí để bình xét, xếp loại thi đua, khen thưởng sở đánh giá, phân loại kết thực nhiệm vụ tập thể, cá nhân hàng năm Cơ quan, tổ chức cá nhân vào vi phạm quy định Quy chế quy định khác pháp luật công tác văn thư, lưu trữ, tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà xử lý kỷ luật, xử lý vi phạm hành truy cứu trách nhiệm hình theo quy định pháp luật Điều 42 Khiếu nại, tố cáo Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền khiếu nại tố cáo với hành vi vi phạm pháp luật công tác văn thư, lưu trữ Việc giải khiếu nại, tố cáo công tác văn thư, lưu trữ thực theo quy định pháp luật khiếu nại, tố cáo Điều 43 Điều khoản thi hành Trưởng Phòng Nội vụ, Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện, có trách nhiệm phối hợp hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra việc thực Quy chế Định kỳ, hàng năm báo cáo Lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện công tác văn thư, lưu trữ Trưởng phòng, ban, người đứng đầu quan, đơn vị trực thuộc Ủy ban nhân dân huyện có trách nhiệm phổ biến, quán triệt Quy chế đến cán bộ, công chức, viên chức, người lao động đơn vị Trong q trình thực Quy chế này, có vấn đề phát sinh cần sửa đổi, bổ sung đề nghị Trưởng (phòng, ban), người đứng đầu đơn vị trực thuộc Ủy ban nhân dân huyện phản ảnh Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện, Phịng Nội vụ để tổng hợp trình người đứng đầu Ủy ban nhân dân huyện xem xét định./ TM ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH Lê Văn Nhân ... gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể fax, văn chuyển qua mạng, văn mật) đơn, thư gửi đến Ủy ban nhân dân huyện Văn tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành. .. thức văn Văn quy phạm pháp luật Thực theo quy định Nghị định 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng năm 2016 Chính phủ Quy định chi tiết số điều biện pháp thi hành luật ban hành văn quy phạm pháp luật Văn hành. .. văn quy phạm pháp luật năm 2015, Nghị định số 34/2016/NĐ-CP Quy định chi tiết số điều biện pháp thi hànhluật ban hành văn quy phạm pháp luật theo quy định khác pháp luật Văn hành Thực theo quy định