TỔ CHỨC QUẢN LÝ THƯ VIỆN Câu 1 : Tổ chức lao động khoa học trong cơ quan Thông tin – thư viện ? 1 Câu 2 : Các loại hình TV ở VN theo Pháp lệnh TVVN năm 2000 ? 5 Câu 3 : Trình bày các quan điểm về tổ chức cơ quan TT – TV ? 8 Trình bày các yếu tố, quan điểm về quản lý? 8 Câu 4 : Trình bày những hiểu biết của em về định mức lao động trong cơ quan TT – TV ? 11
TỔ CHỨC QUẢN LÝ THƯ VIỆN Câu : Tổ chức lao động khoa học quan Thông tin – thư viện ? Câu : Các loại hình TV VN theo Pháp lệnh TVVN năm 2000 ? Câu : Trình bày quan điểm tổ chức quan TT – TV ? .8 Trình bày yếu tố, quan điểm quản lý? Câu : Trình bày hiểu biết em định mức lao động quan TT – TV ? 11 Câu : Tổ chức lao động khoa học quan Thông tin – thư viện ? * Khái quát tổ chức lao động khoa học thư viện - thông tin : Tổ chức lao động thư viện - thông tin xuất sớm lúc với xuất thư viện giới Còn tổ chức lao động khoa học xuất trình tổ chức lao động cần nâng cao hiệu hoạt động Thực chất tổ chức lao động khoa học thúc đẩy việc hồn thiện cơng tác tổ chức, sở phân tích hợp lý, từ nguyên tắc làm tốt rồi, làm tốt Tổ chức lao động khoa học giúp ta đỡ mát thời gian vơ ích, chuyện khơng gọn gàng, tổ chức thiếu khoa học, chưa có kế hoạch, phân chia chức phòng ban thành viên chưa sát thực tế Mục đích tổ chức lao động khoa học nhằm đạt hiệu suất lao động cao với chi phí, tiêu hao sức lực ít, thời gian phương tiện Trong TT – TV, tổ chức lao động khoa học đối tượng bạn đọc, với yêu cầu sau : - Nâng cao trình độ phục vụ bạn đọc người dùng tin, ngày nhanh, kịp thời thỏa mãn yêu cầu họ - Bảo quản tốt vốn tài liệu trang thiết bị quan TT – TV - Không ngừng cải tiến làm nhẹ sức lao động cho cán TT – TV Vậy, tổ chức lao động khoa học quan TT – TV tổng hợp phương pháp : tổ chức, sư phạm, kỹ thuật, vệ sinh phương pháp khác với mục đích làm tốt công tác phục vụ người dùng tin, giảm nhẹ sức lao động cho cán TT – TV, đồng thời bảo quản tốt vốn tài liệu trang thiết bị TT – TV * Những khuynh hướng tổ chức lao động khoa học TT – TV: Tổ chức môi trường điều kiện làm việc : Thành tích lao động cán nhân viên phụ thuộc nhiều vào môi trường điều kiện xung quanh nơi họ làm việc Bởi vậy, tổ chức môi trường điều kiện làm việc khuynh hướng tổ chức lao động khoa học Mơi trường làm việc cần thống mát, sẽ, ảnh hưởng tốt đến sức khỏe cán bạn đọc khiến họ hăng say cơng việc, dẫn đến kết lao động cao Điều kiện làm việc gồm tiện nghi, phương tiện làm việc bàn ghế, tủ, văn phịng phẩm, máy tính phương tiện khác cần cho cơng việc Ngồi nhiệt độ nơi làm việc quan trọng Phân công lao động : Nhằm nâng cao suất lao động việc điều hành, phân công công việc hợp lý, khoa học Phân cơng lao động có loại : - Cán lãnh đạo, quản lý phân công công việc cho thành viên quản lý Giám đốc chủ nhiệm quan TT – TV, hay trưởng phòng phải lập kế hoạch cho quan, cho phòng mà họ phụ trách, phân chia cơng việc cho phịng ban Cán lãnh đạo phòng ban lại chia cho tổ thành viên, cho hợp lý, khoa học, phù hợp với trình độ, khả người - Từng cán nhân viên quan, phịng ban, dựa vào khối lượng cơng việc phân, tự lập kế hoạch hàng ngày, tháng, quý cho thân : Khi làm gì? Ở đâu? Kết cụ thể hàng ngày? Và sau làm ghi lại đầy đủ Khi phân công công việc cho cán TV, chia công việc cho thành viên, mà cần dựa vào chức năng, nhiệm vụ, chức danh cán Cải tiến chu trình: Tiến hành xem xét, sửa đổi cách hợp lý trình, thao tác chu trình, cho chu trình tiến hành cách liên tục theo đường ngắn nhất, lần, không lặp lại lần thứ 2, để rút ngắn thời gian thực chu trình Đây khuynh hướng quan trọng tổ chức lao động khoa học, nhằm đầu tư bố trí, xếp lại cơng đoạn chu trình, cho hợp lí nhất, khơng đầu tư nhiều mà mang lại hiệu suất lao động cao Cải tiến tổ chức định mức lao động : Định mức lao động khoa học loại định mức xây dựng điều kiện thuận lợi người, môi trường điều kiện làm việc Ba yếu tố phải đạt mức định mức có tác dụng thiết thực, ngược lại Xây dựng định mức phải theo phương pháp nó, khơng thiếu xác, phải định mức trung bình tiên tiến Định mức lao động đúng, có khoa học, nâng cao hiệu suất lao động, tránh tình trạng vi phạm nội quy giấc thiếu tự giác lao động Cải tiến công tác cán : Là khuynh hướng quan trọng để nâng cao suất lao động Cán cốt lõi cơng việc, có cán có trình độ, có chun mơn tiếp thu nhanh chóng phương tiện lao động tiên tiến Do đó, khâu cải tiến công tác cán cần thiết, phải bố trí chun mơn, ngành nghề, thường xun bổ túc nâng cao Áp dụng phương tiện kỹ thuật : Là khuynh hướng đặc biệt quan trọng điều kiện khoa học kĩ thuật phát triển mạnh mẽ áp dụng phương tiện khoa học kỹ thuật vào trình sản xuất quản lý việc làm cần thiết, mang lại hiệu suất lao động cao nhiều Hiện nghiệp TVTT giới nói chung VN nói riêng đường xây dựng TVTT đại, nên việc ứng dụng phương tiện kĩ thuật, để nâng cao suất lao động quản lý tốt nguồn lực thông tin cần thiết, ngày ứng dụng nhiều mang lại hiệu đáng kể công nghệ mã vạch, thiết bị cổng từ, từ… Câu : Các loại hình TV VN theo Pháp lệnh TVVN năm 2000 ? Theo Pháp lệnh Thư viện số 31/2000/PL-UBTVQH 10 Chủ tịch Quốc hội Nông Đức Mạnh ký ngày 28/12/2000 điều 16 có ghi : Các loại hình TV bao gồm : 1.TV cơng cộng : - TV Quốc Gia Việt Nam - TV UBND cấp thành lập TV chuyên ngành, đa ngành : - TV Viện, Trung tâm nghiên cứu khoa học - TV trường sở giáo dục khác - TV quan Nhà nước - TV đơn vị vũ trang nhân dân - TV tổ chức trị, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị nghiệp Sau cấu tổ chức loại hình TV THƯ VIỆN CƠNG CỘNG: * TVCC có đặc điểm sau: - Kho tài liệu mang tính chất tổng hợp : khoa học tự nhiên, khoa học kỹ thuật, khoa học xã hội, khoa học nhân văn - Đối tượng phục vụ : rộng rãi đối tượng với mục đích khác - Trực thuộc Bộ Văn hóa, Thể thao Du lịch - Kinh phí nhận trực tiếp từ Nhà nước ( UBND) Ví dụ tiêu biểu THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM Là TV cổ vào loại lớn nước ta nay, trung tâm nghiên cứu hướng dẫn nghiệp vụ cho TV nước, TVCC trực thuộc Bộ Văn hóa – Thơng tin Hiện vốn tài liệu TV có triệu bản, cán khoảng 187người, có 2/3 tốt nghiệp ĐH ĐH Cơ cấu tổ chức máy TVQGVN thực theo QĐ số 579 Thứ trưởng Lưu Trần Tiêu ký ngày 17/3/1997 bao gồm phận phịng ban sau đây: Lãnh đạo có giám đốc phó giám đốc Tư vấn khoa học có hội đồng khoa học Các phịng nghiệp vụ bao gồm : P Tài liệu Việt Nam, P tài liệu nước ngoài, P phục vụ bạn đọc, P nghiên cứu hướng dẫn nghiệp vụ, P thông tin tư liệu, P Tin học, P bảo quản TL, P kỹ thuật, P quan hệ quốc tế, P Hành tổng hợp, P bảo vệ Thư viện QGVN đơn vị nghiệp thuộc Bộ Văn hóa- Thơng tin có chức năng: thu thập, bảo tồn sách báo, tài liệu nước tài liệu chọn lọc nước TVQGVN có dấu tài khoản tiêng Có nhiệm vụ sau: - Thu thập XBP nước theo chế độ nộp lưu chiểu, biên soạn, xuất Thư mục QG - Thu thập luận án tiến sĩ nhà khoa học VN đc bảo vệ nước - Thu thập tài liệu nước ngồi hình thức : mua, trao đổi, biếu tặng… - Xử lý tài liệu, xây dựng máy tra cứu thông tin, tổ chức cho bạn đọc khai thác TL chỗ qua mạng THƯ VIỆN CHUYÊN NGÀNH ĐA NGÀNH : * Đặc điểm TV chuyên ngành đa ngành: - Kho TL mang tính chất đa ngành (1 nhóm ngành) thiên khoa học tự nhiên, khoa học kỹ thuật khoa học xã hội nhân văn - Đối tượng phục vụ : cán bộ, nhân viên viện đó, trường - Trực thuộc Bộ, ban ngành khác, thuộc Bộ Văn hóa – thơng tin - Kinh phí nhận thơng qua Bộ, ngành , hiệu trưởng, viện trưởng VD : TT TT Khoa học công nghệ QG TV khoa học đa ngành : Năm 2000 có 14 phịng ban văn phòng trung tâm, P quản lý hoạt động thông tin, P quan hệ quốc tế, P phát triển nguồn tin, P xây dựng sở liệu thư mục, P nghiên cứu phân tích thơng tin, P đọc sách, P tạp chí, P tra cứu dẫn, P dịch vụ thông tin, P tin học, P in sao, P phổ biến hoạt động công nghệ, Trung tâm IFOTERRA Việt Nam TT có 156 cán bộ, với nguồn lực có 700.000 tên sách, 5.000 tên tạp chí Trung tâm cịn có kho tra cứu tin, kho catalo công nghiệp với 3.500 tài liệu, kho tờ rời, microphim…v v Lãnh đạo Ban giám đốc, Hội đồng khoa học trưởng phòng ban Câu : Trình bày quan điểm tổ chức quan TT – TV ? Trình bày yếu tố, quan điểm quản lý? QUAN ĐIỂM VỀ TỔ CHỨC CƠ QUAN TT – TV : Cơ quan TTTV thiết chế văn hóa giáo dục thơng tin khoa học, đảm bảo tổ chức sử dụng, sưu tầm, bảo quản VTL cách hợp lý, tiết kiệm hiệu Tổ chức quan TVTT nhằm thiết lập cấu tổ chức thích hợp cho TV tồn phát triển Có quan điểm tổ chức quan TVTT trường phái : Xô Viết Mỹ Trường phái Xô Viết giáo sư Phrumin I.M nêu sau : Tổ chức công tác TVTT tổ chức nhóm cơng việc : cơng tác kỹ thuật nghiệp vụ công tác quản trị - Công tác kỹ thuật nghiệp vụ nhóm thực chức chủ yếu quan TVTT kỹ thuật nghiệp vụ, bổ sung, xử lý, phân loại, mô tả Sắp xếp lên giá phục vụ bạn đọc Thực tế tổ chức tốt chu trình quan TVTT : chu trình đường sách, chu trình thực yêu cầu bạn đọc chu trình tra cứu - Cơng tác quản trị đề cập tới việc lập kế hoạch, thống kê, báo cáo, xây dựng trụ sở, mua trang thiết bị công việc không riêng quan TVTT mà nhiều ngành nghề khác cần thiết phải làm Trường phái Mỹ giáo sư R Stueart nêu sau: TV trung tâm TT ngày xem hệ thống mở giống với quan, tổ chức trực tiếp làm cải vật chất cho xã hội biểu thị cấu tổ chức chúng mô hình gồm nhiều vịng trịn đồng tâm có đường kính khác Mỗi vòng tròn cấp độ điều hành, vòng tròn lại chia làm nhiều cung độ Các cung độ vòng tròn thể ngang cấp bậc tổ chức điều hành, chẳng hạn cấp phòng hay cấp tổ Cán quản lý điều hành cấp cao quan thể tâm vòng tròn nhỏ nhất, tức Giám đốc Ban Giám đốc quan Các vịng trịn sau thể cấp độ khác công tác tổ chức, quản lý, nghĩa vịng trịn gần tâm điểm cấp độ quản lý, điều hành lớn Tất TV TTTT dù lớn hay nhỏ biểu thị mơ hình tổ chức quản lý dựa theo nguyên tắc TV TTTT lớn biểu nhiều vòng tròn, nhiều cung độ, ngược lại CÁC YẾU TỐ, QUAN ĐIỂM VỀ QUẢN LÝ ? * Các yếu tố tác động đến quản lý : yếu tố - Yếu tố xã hội : tức yếu tố người, biểu : người người động lực phát triển xã hội, mục đích Quản lý Nhà nước Nghị hội nghị Đại biểu tồn quốc nhiệm kỳ khóa VII viết : “Tư tưởng đạo xuyên suốt chủ trương , sách Đảng, Nhà nước lĩnh vực văn hóa, xã hội chăm sóc bồi dưỡng, phát huy nhân tố người, với tư cách vừa động lực, vừa mục tiêu cách mạng.” - Yếu tố trị : Dưới lãnh đạo Đảng Cộng sản Việt Nam, kiên trì đường XHCN lựa chọn nước ta Yếu tố trị quản lý địi hỏi công chức, trước hết viên chức lãnh đạo phải quán triệt tư tưởng cách mạng giới quan Mác Lênin tư tưởng HCM, đồng thời nhận thức thực đắn vấn đề chuyên nay, nội dung quyền thuộc tay nhân dân, bao gồm cơng nhân, nơng dân trí thức Hoạt động quản lý phải theo đường lối giai cấp công nhân mà đội tiền phong ĐCS VN - Yếu tố tổ chức : Tổ chức khoa học thiết lập mối quan hệ người để thực cơng việc quản lý Đó đặt hệ thống máy quản lý, quy định chức nhiệm vụ thẩm quyền cho quan máy ấy.Quy định mối quan hệ dọc ngang quan, bố trí cán chế độ, sách cán bộ… quan trọng Muốn quản lý phải có tổ chức, khơng có tổ chức khơng thể quản lý Một tổ chức phải có chức năng, nhiệm vụ quyền hạn rõ ràng, có biên chế đủ mạnh để thực thi nhiệm vụ, phải hoạt động có hiệu quả, mang lại lợi ích cho xã hội, khơng không tồn - Yếu tố quyền uy : Quyền uy thể thống quyền lực uy tín Quyền lực cơng cụ để quản lý, gồm hệ thống pháp luật, điều lệ, quy chế, nội quy… tổ chức hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ Uy tín phẩm chất đạo đức cách mạng, có kiến thức, lực, biết tổ chức điều hành công việc, trung thực, thẳng thắn, sống lành mạnh, có khả đồn kết người, gương mẫu, có tín nhiệm Muốn quản lý phải có quyền lực có quyền lực mà khơng có quyền uy khơng quản lý - Yếu tố thông tin : Trong quản lý, thông tin để đưa định tổ chức thực định có hiệu Khơng có thơng tin đầy đủ, xác kịp thời người quản lý không quản lý Kết luận : yếu tố , yếu tố đầu thuộc yếu tố mục đích trị quản lý, ba yếu tố sau yếu tố biện pháp, kỹ thuật, nghệ thuật quản lý * Các quan điểm quản lý : Theo quan điểm Phrumin- chuyên gia Liên bang Nga cho : Thuật ngữ “cơ cấu quản lý” biểu thị khái niệm hẹp thuật ngữ “cơ cấu tổ chức” “Cơ cấu tổ chức” xem hệ thống, “cơ cấu quản lý” phân hệ Hay nói cách khác, thể người “cơ cấu tổ chức” thích hợp “cơ cấu quản lý” kết cấu não hệ thần kinh 10 Stueart R.D chuyên gia TV học Mỹ lại có quan điểm ngược lại Ông cho quản lý lớn bao hàm tổ chức, tổ chức yếu tố giúp cho cơng tác quản lý mà thơi Câu : Trình bày hiểu biết em định mức lao động quan TT – TV ? Định mức lao động TV đóng vai trị quan trọng, khuynh hướng tổ chức lao động khoa học Định mức lao động giúp ta biết khoảng thời gian hoàn thành cơng việc hay ngược lại, cơng việc cần thời gian Định mức cần cho lập kế hoạch, tạo tính sát thực tế ; thúc đẩy củng cố kỷ luật lao động, không muộn sớm, khơng lãng phí thời gian vơ ích Định mức lao động có tác động nâng cao trình độ chuyên môn tay nghề, ngoại ngữ, động lực thúc đẩy nâng cao hiệu suất lao động Định mức lao động tiêu chuẩn đánh giá khả , nhiệt tình làm việc cán Nhìn vào định mức, cán nhân viên biết đc khối lượng công việc thời gian cần để làm việc * Các phương pháp định mức lao động : Phương pháp tổng hợp : Là phương pháp rút định mức từ khối lượng tổng quát, dựa vài số cụ thể, khơng có phân tích kỹ lưỡng thao tác thời gian chi phí cho thao tác Cịn gọi phương pháp từ chung đến riêng Đây ppháp cũ, chưa hồn chỉnh, thiếu xác 11 VD:muốn tính định mức phân loại sách cho cán phòng phân loại, biết họ làm việc 8h ngày ngày phân loại 80 tên sách Vậy muốn tính định mức giờ, người phân loại tên sách, họ việc lấy 80:8=10, tức 1h phân loại đk 10 tên sách Phương pháp phân tích : Là phương pháp tiến hành từ chi tiết đến tổng quát, hay nói cách khác từ riêng đến chung (ngược với ppháp tổng hợp) PP định mức rút định mức sở nghiên cứu toàn diện, chi tiết cơng việc, đưa định mức xác PP cho biết nguyên nhân nhanh, chậm công việc, ngun nhân lãng phí thời gian vơ ích Để lập định mức theo PP này, áp dụng PP bổ trợ theo dõi tự theo dõi - Phương pháp theo dõi : Là PP bổ trợ quan trọng, sử dụng để quan sát chi phí thời gian lao động cán cán khác ngày PP vạch đc thời gian mát vơ ích, vạch đc chưa khoa học, chưa tốt, từ chấn chỉnh, hồn thiện cho tốt PP cho định mức xác, cặn kẽ chi tiết cồng kềnh VD: Phân loại 10 tên sách giờ, xử lý kĩ thuật 40 40 phút, tức định mức phút - Phương pháp tự theo dõi : Không cần người theo dõi mà tự họ ghi sổ cách trung thực theo giờ, tờ giấy mẫu tự theo dõi in sẵn Qua tính định mức xác VD: cán phát tờ mẫu tự theo dõi in sẵn, làm xong cơng việc họ ghi vào mục thật trung thực, số thời gian mát có giải thích ngun nhân Qua ta tính đk định mức xác * Các loại định mức lao động : 12 Định mức thời gian : Là định mức tính đơn vị thời gian : giây , phút, giờ, ngày, tuần , tháng, năm… Là loại định mức lấy đơn vị thời gian làm sở để tính khối lượng cơng việc, sản phẩm cơng trình cần hồn thành Trong điều kiện KHKT ptriển, tổ chức lao động sản xuất đại định mức lao động thời gian ngày nhỏ VD:định mức phân loại ấn phẩm, trung bình 1h đk tên sách Mơ tả ấn phẩm 1h đk 10 phích, nhận CSDL cho máy 1h đk 20 tài liệu Định mức sản phẩm : Là loại định mức lấy đơn vị sản phẩm làm mốc để tính thời gian cần thiết cho việc hoàn thành sản phẩm, cơng trình VD: biên soạn thư mục chun đề ngày, phân loại sách phút Hai loại định mức có mối quan hệ khăng khít với Định mức thời gian lấy đơn vị thời gian tính khối lượng sản phấm cần hồn thành cịn định mức sản phẩm lấy đơn vị sản phẩm tính thời gian cần thiết cho việc hồn thành sản phẩm Định mức tương đối : Là loại định mức đc tính đơn vị sản phẩm cách gián tiếp, thường dùng để tính định mức cho cơng việc: hành quản trị, hướng dẫn nghiệp vụ, công tác thư mục cơng trình nghiên cứu VD:khi biên soạn tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ cho thư viện huyện đề tài đó, từ đến ngày biên soạn thư mục chuyên đề khoảng ngày Định mức khối lượng phục vụ : Là loại định mức mag tính chất tổng hợp, thường áp dụng TV phổ thông, cỡ nhỏ TV quận huyện xã phường Vì TV có cán bộ, công việc ko 13 chuyên sâu, định mức phải mang tính tổng hợp, tức khối lượng phục vụ VD: cán thư viện quận phải phục vụ 700 bạn đọc cho mượn 15000 lượt sách báo năm Nếu thư viện có cán khối lượng phục vụ phải tăng lên gấp đôi, tức 1400 bạn đọc, 30000 lượt sách báo cho mượn Tóm lại, định mức lao động khuynh hướng quan trọng tổ chức lao động khoa học Định mức phải đc xây dựng phương pháp, mang tính thực tế tính khoa học, định mức hồn thành đc Ở nước ta việc áp dụng định mức vào quan thư viện thơng tin nói riêng ngàng kinh tế quốc dân nói chng cịn hạn chế, chưa trở thành thước đo hành tiêu chuẩn để bình xét thi đua khen thưởng 14 ... cấu quản lý? ?? biểu thị khái niệm hẹp thuật ngữ “cơ cấu tổ chức? ?? “Cơ cấu tổ chức? ?? xem hệ thống, “cơ cấu quản lý? ?? phân hệ Hay nói cách khác, thể người “cơ cấu tổ chức? ?? thích hợp “cơ cấu quản lý? ??... chức nhiệm vụ thẩm quyền cho quan máy ấy.Quy định mối quan hệ dọc ngang quan, bố trí cán chế độ, sách cán bộ… quan trọng Muốn quản lý phải có tổ chức, khơng có tổ chức khơng thể quản lý Một tổ. .. thời người quản lý không quản lý Kết luận : yếu tố , yếu tố đầu thuộc yếu tố mục đích trị quản lý, ba yếu tố sau yếu tố biện pháp, kỹ thuật, nghệ thuật quản lý * Các quan điểm quản lý : Theo quan