Đề cương Tổ chức thông tin

Đề cương Tổ chức thông tin 1. Khái niệm tổ chức thông tin, hệ thống tra cứu thông tin • Tổ chức thông tin là việc sắp xếp và lưu trữ các thông tin về tài liệu (thông tin thư mục, siêu dl, thông tin cấp 2…) theo một nguyên tắc, trật tự nào đó nhằm quản lý và sử dụng chúng theo một cách tốt nhất. • Hệ thống tra cứu thông tin : Là tập hợp các công cụ tra cứu mà trong đó người ta tổ chức, sắp xếp và lưu trữ các yếu tố siêu dữ liệu theo những trật tự nhất định nhằm tạo lập ra các điểm truy cập để người dùng tin có thể tìm kiếm, tiếp cận, khai thác thông tin. 2. Trình bày các nguyên tắc của tổ chức thông tin. Cho VD

Đề cương Tổ chức thông tin Khái niệm tổ chức thông tin, hệ thống tra cứu thông tin  Tổ chức thông tin việc xếp lưu trữ thông tin tài liệu (thông tin thư mục, siêu dl, thông tin cấp 2…) theo nguyên tắc, trật tự nhằm quản lý sử dụng chúng theo cách tốt  Hệ thống tra cứu thông tin : Là tập hợp công cụ tra cứu mà người ta tổ chức, xếp lưu trữ yếu tố siêu liệu theo trật tự định nhằm tạo lập điểm truy cập để người dùng tin tìm kiếm, tiếp cận, khai thác thơng tin Trình bày ngun tắc tổ chức thơng tin Cho VD  Dựa đặc trưng hình thức vốn tài liệu : thông tin tài liệu xếp, tổ chức theo dấu hiệu giúp cho việc tra cứu, nhận dạng hình thức tài liệu VD : mục lục chữ cái, tác giả, nhan đề  Dựa đặc trưng nội dung vốn tài liệu : thông tin tài liệu xếp, tổ chức theo dấu hiệu giúp cho việc tra cứu, nhận dạng nội dung vốn tài liệu VD : mục lục chủ đề, mục lục phân loại…  Hỗn hợp : thông tin tài liệu xếp, tổ chức theo dấu hiệu giúp cho việc tra cứu, nhận dạng hình thức nội dung vốn tài liệu VD : mục lục kiểu từ điển  Tuần tự ngẫu nhiên : áp dụng chủ yếu việc xây dựng CSDL Các tài liệu nhập vào CSDL gán số nguyên dương tăng dần hay gọi số hiệu biểu ghi tệp chủ (MFN) Trình bày vai trị hệ thống tra cứu thông tin  Đối với quan thơng tin : Có thể thực nhiều khâu cơng việc  Kiểm sốt nguồn lực thơng tin nhiều phương diện khác (quy mô, thành phần cấu, đặc điểm nội dung, đặc điểm hình thức…)  Cung cấp công cụ để cán thông tin truy cập, tìm kiếm, khai thác thơng tin, phục vụ yêu cầu người dùng tin  Tạo sở để quan thơng tin định hướng công tác phát triển nguồn lực thông tin, tổ chức dịch vụ  Đối với người dùng tin : cung cấp phương tiện phục vụ tra cứu, tìm kiếm thơng tin  Người dùng tin nắm bắt đặc trưng Nguồn lực thông tin  Là cầu nối người dùng tin nguồn lực thông tin  Cung cấp cho người dùng tin gương phản ánh nguồn lực thông tin  Người dùng tin tra tìm theo nhiều dấu hiệu khác Định hướng cho Người dùng tin khai thác nguồn lực thông tin hiệu  Các hệ thống tổ chức app cơng nghệ thơng tin hỗ trợ người dùng tin liên kết, khai thác thơng tin cấp thơng qua máy tính hay mơi trường mạng Phân loại hệ thống tra cứu thông tin  Căn vào phương tiện trình độ kĩ thuật  Hệ thống Tra cứu tt truyền thống (thủ công) : xây dựng phương pháp thủ công, gồm : o Kho tài liệu tra cứu truyền thống o Hệ thống mục lục trad o Các phiếu trad o Hồ sơ câu trả lời cho bạn đọc  Hệ thống Tra cứu tt bán auto : o Được xây dựng với hỗ trợ phần máy móc vào thập niên 70 kỉ 20 o Điển hình hệ thống tcthơng tin bán auto hệ thống phiếu lỗ o Khi cnthông tin áp dụng vào hoạt động tcthông tin hệ thống khơng cịn tồn  Hệ thống Tra cứu tt auto hóa (hiện đại) : o thơng tin tổ chức cách tự động máy tính điện tử; o thơng tin lưu trữ máy tính hay vật mạng tin mà máy tính đọc o Hạt nhân hệ thống CSDL gồm nhiều loại khác : CSDL thư mục CSDL kiện CSDL toàn văn  o Các CSDL cung cấp giao diện để user seek khai thác thơng tin Trình bày yêu cầu hệ thống tra cứu thông tin  Khả bao quát :  Hệ thống tra cứu phải đảm bảo khả bao quát phạm vi khác : o Bao quát bst nguồn lực thông tin quan thơng tin o Bao qt tồn thơng tin o Mở rộng link đến nguồn lực thông tin quan thông tin khác  Yêu cầu để đảm bảo khả bao quát : o Thường xuyên tiến hành test, cập nhật, loại bỏ thông tin nhằm đảm bảo tương thích hệ thống trc nguồn lực thông tin    o Đảm bảo khả kết nối liên thông ( thành tố sys trc sys trc) Tính linh hoạt :  Linh hoạt cập nhật loại bỏ tt : nltt ln biến động, cần phải linh hoạt để phản ánh full thay đổi  Linh hoạt di chuyển use : dễ dàng di chuyển từ vị trí sang vị trí # việc use khơng bị phụ thuộc vào khơng gian thời gian Tính hiệu :  Hiệu việc tra cứu : Httc phải tổ chức khoa học, thuận tiện đảm bảo phát huy hiệu tốt cho việc tra cứu người dùng tin  Yêu cầu chung :  Dễ dàng use  Có hướng dẫn khái quát cụ thể cách thức sử dụng, tra cứu  Cung cấp nhiều khả tra cứu với điểm truy cập khác  Tra cứu đâu,  Yêu cầu cụ thể :  Với Httc truyền thống : o Tổ chức khoa học o Gồm nhiều thành tố khác o Đa dạng hình thức  Với sys tra cứu đại : o Giao diện thân thiện với user o Có nhiều phương thức tìm kiếm o Hỗ trợ đa ngơn ngữ o Hiển thị khả tìm kiếm nhiều dạng o Kết hợp nhiều khả tìm kiếm o Kết nối mạng  Hiệu kinh tế :  Thể thơng qua chi phí xây dựng sys tra cứu  Thể qua giá thành tt cung cấp Khả liên kết chia sẻ :  Lý :  Xu hướng tồn cầu hóa quan tt tồn đơn lẻ  Tăng cường khả đáp ứng quan tt  Tiết kiệm kinh phí  Nâng cao chất lượng hệ thống tt  Yêu cầu (phải tuân thủ tiêu chuẩn xử lý lưu trữ tt) :  Khổ mẫu biên mục MARC,  ISBD (International Standard Bibliographic ) AACR2  ISO Trình bày đặc điểm hệ thống tra cứu thông tin truyền thống  Xuất sớm :  Mục lục dạng sách xuất gần với born tv  Mục lục dạng phiếu xuất đầu kỉ 19  Được tạo chủ yếu phương pháp thủ cơng  Thời kì đầu hồn toản người thực  Khi CNTT áp dụng vào tv số khâu cơng việc hỗ trợ máy tính (Vd : tạo in phiếu mô tả, tạo lập sản phẩm thư mục auto)  Gồm nhiều thành tố đa dạng hình thức :  Nhiều thành tố :  Các loại mục lục  Các phiếu truyền thống  Các thư mục  Đa dạng hình thức :  Dạng sách  Dạng phiếu  Dạng tờ rơi  Đầu tư kinh phí tốn nhiều cơng sức xây dựng  Chi phí vật tư trang thiết bị  Do xd phương pháp thủ công nên tốn nhiều time công sức (biên tập, tổ chức, xếp)  Có nhiều hạn chế việc sử dụng :  Một thành tố cung cấp cho user cách tiếp cận, tra cứu tt  Hạn chế số lượng người truy cập thời điểm  Bị giới hạn không gian time  Tốc độ tìm kiếm chậm Phân loại mục lục truyền thống  Đặc trưng vốn tl  Mục lục chữ (tên tác giả, tên tl)  Mục lục phân loại  Mục lục kiểu từ điển  Mục lục chủ đề  Đối tượng use :  Mục lục độc giả :  Phục vụ bạn đọc  Cung cấp tt có chọn lọc  Mục lục công cụ :  Dành cho cán thư viện  Phản ánh toàn nguồn lực tt tv  Kèm theo ghi nghiệp vụ  Phạm vi phản ánh kho tl  Mục lục kho sách riêng (1 kho sách cụ thể)  Mục lục tổng quát (1 thư viện)  Mục lục liên hợp (2 thư viện trở lên)  Ngôn ngữ tl  Hình thức tl :  Mục lục sách  Mục lục báo tạp chí  Mục lục đồ  Mục lục vi phim  Luận án, băng đĩa…  Căn vào time xuất biên mục  Dấu hiệu địa lý :  Mục lục phân loại  Mục lục chữ  Hộp phiếu xuất phẩm địa phương  Hộp phiếu nhân vật địa phương  Hộp phiếu tra cứu địa lý địa danh  Hình thức mục lục :  Mục lục dạng sách (khó cập nhật, dễ sử dung)  Mục lục hộp phiếu (dễ cập nhật, việc use bị phụ thuộc vào không gian thời gian)  Mục lục dạng khác (tờ rơi, áp phích) Trình bày phiếu truyền thống  Hộp phiếu chuyên đề :  Tổ chức theo chủ đề or số chủ đề người đọc người dùng tin tv quan tâm  Tổ chức xd theo bước (chọn đề tài, xác định nguồn tl bổ sung vào hộp phiếu, lựa chọn xử lý tt)  Bộ phiếu kiện :  Là tập hợp phiếu chứa thông tin kiện, đối tượng cụ thể xếp theo trật tự định nhằm đáp ứng nhu cầu tin sữ liệu kiện  Không cung cấp tt cụ thể mà cung cấp nguồn tin địa tt  Hộp phiếu trích :  Phản ánh trích đăng báo, tạp chí, tập san số tl chuyên khảo Giúp người đọc người dùng tin khai thác sử dụng sâu vốn tl  Thường tập hợp theo chủ đề mà người đọc người dùng tin thường quan tâm Trình bày phương pháp tạo lập điểm truy cập theo tác giả  B1 Thiết lập phiếu tiêu đề  Mục đích phiếu tiêu đề để phân hoạch phiếu mô tả  Định hướng cho người dùng việc tìm kiếm tt giúp cán tv dễ dàng việc tổ chức sys tra cứu  Có loại phiếu tiêu đề (phiếu tiêu đề phụ)  B2 Thiết lập phiếu hướng dẫn Giup người dùng tin khắc phục tượng tin, nhiễu tin trình tk  Trang ml chữ tác giả, phiếu hướng dẫn, dẫn cho người đọc tìm tl trường hợp (tác giả, cá nhân có nhiều tên, bút danh; tác giả tập thể, có tên gọi thay đổi)  B3 Sắp xếp phiếu mô tả  Xếp theo thứ tự chữ tiêu đề mô tả phiếu mơ tả  Trong tiếng giống xếp theo thứ tự vần, tiếng không dấu đến tiếng có dấu  Cách xếp :  Phân chia sơ phiếu theo chữ tiêu đề mô tả  Phân chia chi tiết nhóm chữ  Xếp phiếu theo thứ tự vào hộp phiếu mục lục  B4 Thiết lập nhãn hộp phiếu  Mục đích : giúp bạn đọc nắm nội dung phiếu lưu trữ hôp  Cách ghi : chữ phiếu tiêu đề hộp, dấu (-) chữ last hộp phiếu tiêu đề hộp  B5 Định vị hộp phiếu tủ mục lục  Bằng cách đánh số thứ tự hộp phiếu vị trí hộp phiếu tủ mục lục 10 Trình bày phương pháp tạo lập điểm truy cập theo phân loại  B1 Thiết lập phiếu tiêu đề  Phiếu tiêu đề mục phản ánh cấp phân chia bảng phân loại  Có loại (chính phụ)  B2 Thiết lập phiếu hướng dẫn :  Phản ánh mqh đề mục, có loại  Phiếu hướng dẫn chung : giúp người đọc nắm quy định theo cấu, cấu trúc bảng phân loại  Phiếu chỗ xem : dùng hướng dẫn người đọc tìm tl có nội dung đề cập góc độ khác  Phiếu dẫn tham khảo xem : dùng hướng dẫn cho người đọc tìm tl mục khác có nd liên quan  B3 Sắp xếp phiếu mô tả :  Các bước xếp phiếu :  Phân chia sơ phiếu mơ tả theo mơn loại  Trong môn loại số lượng phiếu lớn 30 50 phiếu chia phiếu mơ tả theo cấp nhỏ  Nguyên tắc xếp phiếu mô tả :  Phân loại   Chữ ký  Trong mơn loại có nhiều ngơn ngữ, sử dụng phiếu màu ngăn cách ngôn ngữ  B4 Thiết lập nhãn hộp phiếu :  Nhãn hộp phiếu mục lục phân loại, trình bày mơn loại môn loại cuối xếp hộp, chúng có dấu gạch ngang  B5 Định vị :  Thực tương tự với mục lục chữ tác giả 11 Trình bày hạ tầng cơng nghệ thông tin để xây dựng máy tra cứu đại  Sys máy tính :  Máy chủ : sử dụng để quản trị CSDL, lưu trữ thông tin thư mục, liệu toàn văn  Máy trạm : dùng để cập nhật khai thác tt có CSDL lưu trữ máy chủ  Sys phần mềm :  Sys phần mềm : hệ điều hành  Sys phần mềm ứng dụng :  Phần mềm tư liệu  Phần mềm tích hợp  Phầm mềm tv số  Phần mềm cổng thơng tin  Sys mạng :  Đóng vai trò quan trọng việc tổ chức sys lưu trữ tt tự động hóa tv  Tùy theo đk thư viện thiết lập quy mô # Internet, intrannet  Các yếu tố cấu thành hạ tầng mạng gồm đường truyền tín hiệu, thiết bị kết nối dây dẫn hệ điều hành mạng 12 Trình bày khái quát cấu trúc khổ mẫu biên mục MARC  Là cấu trúc biểu ghi liệu xếp trường, có độ dài thay đổi cố định  Các trường MARC mã hóa trình bày theo quy định chặt chẽ, bảo đảm khả lưu trữ truy xuất tt  Cấu trúc biểu ghi MARC21 tuân theo chuẩn quốc tế format trao đổi tt ISO 2709 (gồm đầu biểu, danh mục trường)  Đầu biểu : trường biểu ghi thư mục; liệu đầu biểu thông thường máy tính tự sinh ra; cho biết thơng tin, trạng thái thuộc tính of biểu ghi : độ dài biểu ghi, loại hình tl, cấp thư mục, mức độ mã hóa, quy tắc mơ tả sử dụng (AACR, ISBD )  Danh mục : phần đầu biểu giúp cho việc tiếp cận trường biểu ghi; danh mục chứa loạt mục, trường có cấu trúc giống nhau, mục trường tương ứng với trường biểu ghi; danh mục máy tính tạo vào nội dung biểu ghi thư mục thiết lập  Các trường : gồm có trường điều khiển trường liệu  Các trường điều khiển : chứa tt mã hóa : mã số biểu ghi, mã quan tạo biểu ghi…  Các trường liệu : chứa tt thư mục, tt thuộc tính đối tượng quản lý VD : nhãn trường, thị trường, mã xác định trường con, liệu kèm theo trường, mã kết thúc trường 13 Phân tích cấu trúc trường khổ mẫu biên mục MARC  VD : 100 10 $a Bùi Xuân Phái ^  Trong :  100 : nhãn trường  10 : thị trường  $a : mã xác định trường  Bùi Xuân Phái : liệu kèm trường  ^ : Mã kết thúc 14 Trình bày khái quát khổ mẫu biên mục Dublincore  Là chuẩn siêu liệu dùng để biên mục tl số, nguồn tài nguyên mạng Interner  Được mã hóa cấu trúc xml dễ dàng việc use chuẩn hóa sdl OAI-PMH để chia sẻ dl tv, quan tt học liệu mở Gồm cấp độ mã hóa : đơn giản đầy đủ 15 Trình bày khái niệm CSDL, Phân loại CSDL  Khái niêm CSDL :  Là tập hợp biểu ghi có cấu trúc tổ chức theo tiêu chuẩn nội dung hình thức lưu trữ phương tiện mà máy tính điện tử đọc  Là tập hợp số tệp máy tính có quan hệ, thống với cấu trúc quản lý theo chế thống  Csdl phận cấu thành tạo nên máy tra cứu đại  Phân loại CSDL :  Loại hình tl : sách, báo, tạp chí, vi phim, vi phiếu, tài liệu nghe nhìn  Căn nd tl mà sở dl quản trị gồm có chuyên ngành, đa ngành, theo chuyên đề  Căn vào tính chất dl biểu ghi quản trị : sở liệu thư mục, sở dl kiện, csdl toàn văn  Csdl thư mục : chứa đựng tt cấp tl  Csdl kiện : chứa đựng tt cấp 1về đối tượng thể dạng kiện  Csdl toàn văn : chứa đựng tt cấp tl, bảo hoàn chỉnh tl gốc (full text), nhiều dạng 16 Trình bày khái niệm liệu đặc trưng liệu tổ chức thơng tin tự động hóa  Dữ liệu : biểu tt dạng dấu hiệu hay kí hiệu theo tác máy tính điện tử  Đặc trưng dl :  Loại dấu hiệu sử dụng ( kiểu chữ, kiểu số, kiểu hỗn hợp kiểu logic, kiểu khuôn mẫu)  Độ dài liệu (độ dài cố định, độ dài thay đổi)  Số lượng giá trị sử dụng ( liệu có gt lặp, dl ko lặp, dl có giá trị phân chia) 17 Phân tích cấp độ tổ chức liệu CSDL  Trường liệu :  Là cấp độ tổ chức liệu đơn giản nhất, phản ánh quản lý thuộc tính đối tượng  Mơi trường tương ứng với yếu tố mô tả hệ thống lưu trữ tt truyền thống  Vd : trường nhan đề, tác giả, từ khóa, đề mục chủ đề…  Trường chia : trường khóa phụ  Biểu ghi :  Là cấp độ tổ chức liệu cao trường  Là tập hợp trường tổ chức có cấu trúc  biểu ghi tl gồm trường liệu phản ánh đặc điểm, tính chất tl trường tên sách, trường tác giả, trường địa xuất  Mỗi biểu ghi tương đương với phiếu mô tả hệ thống lưu trữ thông tin truyền thống  Tệp liệu :  Là cấp độ tổ chức dl cao biểu ghi  tệp dl cấu tạo nhiều biểu ghi có đặc điểm, tính chất cấu trúc ngữ nghĩa  Mỗi tệp dl phản ánh đầy đủ đặc điểm, tính chất of tập hợp đói tượng, nhóm nhiều đối tượng  Có nhiều cách tổ chức tệp khác nhau, nhiên có cách tổ chức L tệp chủ tệp đảo  CSDL :  Là cấp độ tổ chức dl cao cấp độ tệp, sở dl tạo thành số tệp dl có liên quan đến  CSDL tương đương với mục lục or sys mục lục sys lưu trữ truyền thống  CSDL tạo lập quản lý hệ quản trị csdl 18 Khái niệm ML điện tử, ưu điểm ML điện tử  Mục lục điện tử danh mục tl quan tv tt lưu trữ phương tiện cho phép người dùng tin use máy tính tra cứu Các CSDL quan tvtt tạo lập tiền đề để mục lục điện tử hoạt động  Ưu điểm (9) :  Tra cứu tìm tl nhanh chóng xác  Linh hoạt mở rộng thu hẹp phạm vi tk  Cập nhật, hiệu đính thơng tin easy linh hoạt  Dễ dàng chia sẻ tt sys  Cung cấp thông tin khái quát chi tiết tl  Không bị giới hạn không gian time  Không giới hạn lượng người access  Việc tổ chức không nhiều thời gian mục lục truyền thống  Hỗ trợ nhiều tiện ích khác cho user 19 Trình bày vấn đề cần quan tâm tạo lập CSDL thư mục  Tạo lập CSDL thư mục : gồm bước  Xác định danh mục trường dl  Xây dựng biểu mẫu nhập tin  Định mục CSDL (tạo tệp đảo)  Biên mục  Cấu hình mục lục :  Các giao diện tk : cung cấp cho user giao thức tk khác  Định dạng hiển thị kết tk : việc thể kết tk người dùng tin dạng khác mlđt  Quản lý mục lục điện tử 20 Trình bày vấn đề cần quan tâm cấu hình quản lý ML điện tử  Phân quyền cho người tham gia vào sys  Cập nhật, loại bỏ, hiệu chỉnh tt  Khả kết nối  An tồn tt liệu 21 Trình bày bước tạo lập CSDL toàn văn  B1 Xử lý kĩ thuật  Copy check file dl gốc  Format tl số  B2 Xử lý hình thức : Lựa chọn yếu tố mô tả hình thức tl số : tác giả, quan tạo lập, yếu tố xuất bản, loại hình tl  B3 Xử lý nd : tìm hiểu nd tl, tạo điểm truy cập tt cho tl số: đề mục chủ đề, từ khóa, ký hiệu phân loại, tóm tắt nd  B4 Tạo lập biểu ghi biên mục : siêu dl qua khâu xử lý trên, dựa vào khổ mẫu biên mục, chuẩn biên mục hỗ trợ giao diện biên mục phần mềm tvs, tạo biểu ghi thư mục csdl toàn văn  ...Định hướng cho Người dùng tin khai thác nguồn lực thông tin hiệu  Các hệ thống tổ chức app cơng nghệ thơng tin hỗ trợ người dùng tin liên kết, khai thác thông tin cấp thơng qua máy tính hay... bày phiếu truyền thống  Hộp phiếu chuyên đề :  Tổ chức theo chủ đề or số chủ đề người đọc người dùng tin tv quan tâm  Tổ chức xd theo bước (chọn đề tài, xác định nguồn tl bổ sung vào hộp phiếu,... thống tcthơng tin bán auto hệ thống phiếu lỗ o Khi cnthông tin áp dụng vào hoạt động tcthơng tin hệ thống khơng cịn tồn  Hệ thống Tra cứu tt auto hóa (hiện đại) : o thông tin tổ chức cách tự