Đề cương môn TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG BỘ MÁY TRA CỨU

MÔN : TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG BỘ MÁY TRA CỨU Câu Khái niệm máy tra cứu, yêu cầu máy tra cứu • Khái niệm máy tra cứu:bộ máy tra cứu tập hợp công cụ phương tiện giúp cán thư viện bạn đọc tra cứu tài liệu bên bên thư viện Bộ máy tra cứu bao gồm loại: - Bộ máy tra cứu truyền thống: + Kho tài liệu tra cứu: bách khoa thư, từ điển, + Hệ thống mục lục: MLCC, MLCĐ, MLPL… +Bộ phiếu tra cứu chuyên đề, trích … + Thư mục TMCĐ,TMCN, TMQG… +Hồ sơ trả lời câu hỏi bạn đọc - Bộ máy tra cứu đại: + CSDL CDROM + Mục lục điện tử + Máy tìm tin + Danh bạ chủ đề +1số cơng cụ tra cứu khác : BKT online, TĐonline… • Các yêu cầu đối vơi máy tra cứu: yêu cầu ( 1) Khả bao quát nguồn lực thông tin: Bộ máy tra cứu phải bao quát thực trạng nguồn lực thông tin thư viện Lý do: phải đảm bảo tính bao qt máy tra cứu ấm gương phản ánh nguồn lực thông tin, tài liệu không phản ánh máy tra cứu khó khăn cho bạn đọc việc tiếp cận Để đảm bảo khả bao quát thư viện quan thông tin phải thường xuyên tiến hành khiểm tra cập nhật, chỉnh lý, loại bỏ thông tin hệ thống tra cứu nhằm đảm bảo tương thích máy tra cứu nguồn lực thơng tin thư viện (2 ) Tính linh hoạt : xét phương diện - Linh hoạt cập nhật loại bỏ thông tin: Lý phải đảm bảo tính cập nhật: nguồn lực thơng tin hệ thống động luôn biến đổi, máy tra cứu muốn phản ánh nguồn lưc thông tin phải có tính kinh hoạt để đáp ứng biến đổi - Yêu cầu: máy tra cứu phải tổ chức linh hoạt để đảm bảo cho việc cập nhật loại bỏ thông tin cách dễ dàng Và việc cập nhật loại bỏ thông tin không ảnh hưởng đến cấu trúc hệ thông Linh hoạt sử dụng: máy tra cứu cần thiết kế để dễ dàng cho việc di chuyển từ vị trí đến vị trí khác dễ dàng việc sử dụng không bị phụ thuộc vào không gian thời gian Ví dụ OPAC trường đại học văn hóa khơng tra cứu mạng ( 3) Tính hiệu quả: xét hai phương diện - Hiệu tra cứu: máy tra cứu phải tổ chức khoa học, thuận tiện đảm bảo phát huy hiệu cao cho việc tra cứu người dùng tin Yêu cầu chung: + Dễ dàng sử dụng + có hướng dẫn khái quát cụ thể cách thức sử dụng tra cứu + Cung cấp nhiều khả tra cứu điểm truy cập khác +Tra cứu đâu nơi Yêu cầu cụ thể + Đối với máy tra cứu truyền thống phải tổ chức cách khoa học gồm nhiều thành tố khác đa dạng hình thức + máy tra cứu đại cần có yêu cầu cụ thể sau:giao diện thân thiện với người dùng, có nhiều phương thức tìm kiếm, hỗ trợ đa ngơn ngữ, hỗ trợ kết tìm nhiều định dạng khác nhau, có khả liên kết tới nhiều sở liệu khác có kết nối mạng (4 ) Tính chuẩn hóa: máy tra cứu phải phải tuân thủ xử lý lưu trữ thông tin Lý do: tuân thủ tiêu chuẩn xử lý thông tin tạo nên thông nâng cao chất lượng máy tra cứu Tuân thủ tiêu chuẩn lưu trữ thông tin tạo tiền đề cho việc chia sẻ, trao đỏi thông tin số chuẩn khổ mẫu biên mục MARC, DuBlin CORE Chuẩn mô tả: ISBD, AACR2 (5 ) Một số yêu cầu khác - chiếm diện tích dễ bảo quản Câu Khái quát khổ mẫu MARC Khái niệm: MARC = Machinaradable cataloging MARC chuẩn để trình bày trao đổi liệu thư mục liệu liên quan dạng máy tính đọc Là mơ tả có cấu trúc dàng riêng cho liệu thư mục đưa vào máy tính điện tử • Lịch sử: - Năm 1966 thư viên quốc hội Mỹ xuất khổ mẫu MARC hay gọi USMARC - USMARC sở cho việc đời khổ mẫu quốc gia UKMARC(Anh) CANMARC(CANADA)… - Năm1997 MARC21 đời sở USMARC CANMARC • Cấu trúc MARC : cấu trúc khổ mẫu MARC cấu trúc biểu ghi, liệu xếp trường, có độ dài thay đổi hoạc cố định - Các trường MARC mã hóa trình bày theo quy định chặt chẽ đảm bảo khả lưu giữ truy xuất thông tin - Cấu trúc biểu ghi MARC tuân thủ theo chuẩn quốc tế format truy đổi thông tin ISO.2709 gồm phần sau: • ( 1) Đầu biểu (LEADER) - Đầu biểu trường biểu ghi thư mục liệu đầu biểu thơng thường máy tính tự sinh Đầu biểu cho biết thơng tin thuộc tính trạng thái biểu ghi độ dài biểu ghi, loại hình tài liệu, mức độ mã hóa, quy tắc mơ tả sử dụng (AACR, ISBD) ( 2) Danh mục (DIRECTORY) - Danh mục phần đầu biểu, giúp cho việc tiếp cận trường biểu ghi Danh chứa loạt mục trường có cấu trúc giống trường tương ứng với trường biểu ghi Danh mục máy tính tạo vào nội dung biểu ghi thư mục thiết lập ( 3) Các trường biểu ghi MARC Các trường điều khiển: chia thông tin mã hóa mã số biểu ghi (001), mã quan (003) số phân loại DDC (082) BBK (084), mã nước xuất (044), mã ngơn ngữ (041),… • Các trường liệu : chứa thông tin thu mục, thơng tin thuộc tính đối tượng cần quản lý • Các thành phần trường biểu ghi MARC: Trong biểu ghi MARC trường liệu gồm thành phần: a Nhãn trường - Nhãn trường giúp nhận biết bảng trường - Nhãn trường (tag) mã gồm chữ số - Các trường MARC21 chia thành 10 khối từ 0xx đến 9xx - Khối trường điều kiện :có nhãn 0xx - Khối trường liệu có nhãn 1xx, 2xx,…9xx b Chỉ thị trường - Trong biểu ghi MARC số trường xác định thị ( indicators) - Mỗi thị trường số từ đến Một trường có thị 1trong thị không xác định - Nhiều trường MARC thị c Trường mã trường - trường chia thành nhiều trường - Trường xác định yếu tố riêng biệt trường liệu - Trường nhận biết mã trường con, ký tự chữ in thường sau dấu ngăn cách $ hoạc dấu / Ví dụ: $a,$b,/a,/b d Dữ liệu trường - Bao gồm thông tin thư mục ( siêu liệu Metadata) rút q trình xử lý thơng tin: tên sách, tên tác giả, ký hiệu phân loại, đề mục chủ đề - Các liệu trình bày trường theo quy định chung khổ mẫu biên mục quy định tiêu chuẩn mô tả ISBD hay quy tắc mô tả AACR2 e Mã kết thúc trường - Mỗi trường MARC kết thúc mã kết thúc trường - Mỗi kết thúc trường MARC quy định dấu:^ • Câu 3: khái niệm mục lục điện tử, phân loại mục lục điện tử, vấn đề cần quan tâm xây dựng mục lục điện tử a Khái - - niệm: mục lục điện tử danh mục tài liệu quan thông tin thư viện, lưu trũ phưng tiện cho phép người dùng tin sử dụng máy tính để tra cứu Các sở liệu thư mục quan thông tin thư viện tạo lập tiền đề để mục lục điện tử hoạt động b Phân loại mục lục điện đử Căn vào phương thức truy cập mục lục điện tử chia làm loại: Mục lục điện tử gián tuyến (offline) liệu tổ chức lưu trữ vật mang tin đĩa CDRom, DVD, nhớ máy tính khơng kết nối mạng Ưu điểm: cập nhật thông tin độc lập Nhược điểm: cập nhật thơng tin chậm - • - mục lục điện tử công cộng, trực tuyến(OPAC):Onlie public accss cataloging loại mục lục thư viện gồm biểu ghi thư mục quản trị lưu trữ máy chủ(server) máy trạm kết nối thông qua mạng để cập nhật, khai thác thông tin + phần mềm thư viện tích hợp hỗ trợ thiết lập (có phân hệ mục lục công cộng trực tuyến OPAC + Mục lục trực tuyến lớn OCLC thư viện quốc hội Mỹ có 61 triệu ghi c vấn đề cần quan tâm khia xây dựng mục lục điện tử: có vấn đề lớn sau Tạo lập sở liệu thư mục Xác định danh mục trường liệu + Đây việc xác định thuộc tính đối tượng quản trị trường sở liệu + Số lượng trường liệu phụ thuộc vào đối tượng quản lý ( sách, tạp chí…) + khổ mẫu biên mục MARC hỗ trợ việc xác định trường liệu - Xác định biểu mẫu nhập tin + Đây việc theo trường liệu lựa chọn tạo biểu mẫu giấy hoạc máy để hỗ trợ cho cán biên mục + Mỗi đối tượng có biểu mẫu nhập tin khác - - + có nhiều hình thức biểu mẫu nhập tin workseet ( giấy) workfrom( máy) Định mục sở liệu ( tạo tệp đảo) + Đây việc lựa chọn thuộc tính để tạo điểm truy cập + lực chọn thuộc tính người dùng tin thường xuyên quan tâm: trường tác giả, nhan đề, chủ đề, từ khóa, ký hiệu phân loại Biên mục tạo Database ( bao gồm biên mục gốc biên mục chép ) + Biên mục chép ( coppy cataloging) việc biên mục dựa kết biên mục có sẵn thư viện hay trung tâm xử lý thông tin khác Biên mục chép yêu cầu có thư viện tham gia : thư viện có liệu gốc, thư viện thực biên mục chép Quy trình : Lập kết nối thư viện Tìm kiếm Tải biểu ghi Sửa đổi Lưu trữ + Biên mục gốc: áp dụng cho thư viện khơng thể tìm kiếm thơng qua giao thức Z39.50 Để biên mục gốc đòi hỏi thư viện phải sử dụng khổ mẫu biên mục tiêu chuẩn, quy tắc mô tả phù hợp để tạo biểu ghi thư mục • - - Cấu hình mục lục Các giao diện tìm kiếm: + Giao diện tìm kiếm cung cấp cho người dùng dạng khác + MLĐT chuẩn thường hỗ trợ người dùng giao diện để tìm kiếm theo phương thức : tìm kiếm bản, tìm kiếm nâng cao, tìm theo biểu thức, tìm liên thư viện Định dạng hiển thị kết tìm kiếm + Định dạng hiển thị việc thể kết tìm kiếm người dùng tin dạng khác mục lục điện tử + Thông thường mục lục điện tử hỗ trợ người dùng định dạng hiển thị kết từ khóa sau : tốm tắt, đầy đủ(chi tiết), MARC, sơ đồ • - Quản trị mục lục điện tử Cập nhật, loại bỏ thông tin, hiệu chỉnh thông tin Phân quyền cho người dùng tham gia vào hệ thống Đảm bảo khả kết nối Đảm bảo an toàn thơng tin cho liệu ĐỀ CƯƠNG MƠN : ĐỊNH ĐỀ MỤC CHỦ ĐỀ VÀ ĐỊNH TỪ KHÓA Khái niệm a, định đề mục chủ đề - Định đề mục chủ đề trình xử lý nội dung tài liệu kết thể dạng đề mục chủ đề b đề mục chủ đề - dạng ngôn ngữ tư liệu sử dụng để mô tả cách ngắn gọn chủ đề góc độ nghiên cứu, nơi dung tài liệu hình thức tài liệu Nói cách khác ĐMCĐ dạng ngôn ngữ tư liệu xây dựng sở ngơn ngữ tự nhiên có kiểm sốt mặt từ vựng trình bày theo nguyên tắc “ chính- phụ” ĐMCĐ dấu hiệu giúp qua thư viện thơng tin cho phép người đọc, người dùng tin tiếp cận với tài liệu thơng tin theo chủ đề Đề mục chủ đề vấn đề ( VD: máy tính, máy in, mưa, bão…) tên vùng ( VD: Hà Nội, Huế, Đà Nẵng), tên quốc gia ( Việt Nam, Nhật Bản, Hàn Quốc), tên nhân vật( VD: Nguyễn Du, Hồ Chí Minh), từ viết tắt (VD: ASEAN,UNESSCO) - xét mặt từ loại: • Danh từ: + danh từ chung (VD: sinh viên) +danh từ riêng (VD: Trường Đại học VH Hà Nội) Động từ danh từ hóa ( phân loại, quản lý…) • Cụm danh từ ( an toàn thực phẩm, an tồn giao thơng) Xét mặt cấu trúc: Đề mục chủ đề đơn, đề mục chủ đề phức + đề mục chủ đề đơn: đề mục có thành phần tên gọi chủ đề khơng có góc độ nghiên cứu chun sâu hình thức tài liệu +đề mục chủ đề phức: loại có thành tố trở lên bao gồm tên chủ đề phụ đề Có loại phụ đề: + phụ đề nội dung: loại phụ đề miêu tả góc độ nghiên cứu chuyên sâu tài liệu Ví dụ: Kỹ thuật ni cá cảnh (phụ đề nội dung) + phụ đề địa lý: dùng để mô tả đối tượng địa lý địa danh đề cập nội dung thư viện Ví dụ: cơng hội đỏ Việt Nam + phụ đề thời gian: dùng để mô tả dấu mốc, khoảng thời gian liên quan đến nội dung đề cập tài liệu Ví dụ: VH lãng mạn Việt Nam 1930-1945 +phụ đề hình thức: mơ tả loại hình hay hình thức tài liệu Ví dụ: Sổ tay địa danh Việt Nam Xét cách sử dụng: có loại: Đề mục chủ đề tương ứng Đề mục chủ đề tổng quát • - - + Đề mục chủ đề tương ứng: đề mục chủ đề mà khái niệm hồn toàn tương ứng với vấn đề đề cập nội dung tài liệu đề cập từ vấn đề trở xuống dùng đề mục chủ đề tương ứng để đáp ứng số Ví dụ: kỹ thuật nuôi cá mè trắng, mè hoa CĐ1 CĐ2 + Đề mục chủ đề tổng quát loại đề mục chủ đề mà khái niệm ln rộng nghĩa hơn, bao hàm vấn đề đề cập đến nội dung tài liệu Khi TL đề cập từ vấn đề trở lên dùng để mục chủ đề tổng quát để đánh số Ví dụ: 10 nhà hội lớn giới ( đề mục chủ đề “Nhà hội họa”) c Từ khóa, định từ khóa, từ khóa Khái niệm từ khóa: - Tiêu chuẩn Việt Nam 5453-91: Từ khóa từ cụm từ rút từ tài liệu yêu cầu tin mang ý nghĩa chủ đạo xét quan điểm tìm tin từ khóa có mức độ quan trọng tối đa tài liệu cụ thể - Từ khóa từ biểu diễn khái niệm thường dạng danh từ cụm từ - Từ khóa thuật ngữ sử dụng để thể đề tài văn  Từ khóa từ hay cụm từ ổn định đủ ý nghĩa biểu thị khái niệm nội dung tài liệu, sử dụng để tìm tài liệu sở liệu chứa từ hay cụm từ Khái niệm: Định từ khóa: - Là q trình xử lý nội dung tài liệu mơ tả nội dung tài liệu tập hợp từ khóa nhằm mục đích lưu trữ tìm tin tự động hóa Định từ khóa trình thể nội dung tài liệu u cầu tin ngơn ngữ từ khóa Khái niệm Bộ từ khóa: Là tập hợp từ khóa quan thư viện thông tin quy ước sử dụng để mơ tả nội dung hình thức tài liệu xây dựng CSDL Trong từ khóa xếp theo vần chữ quy ước, kiểm soát mặt từ vực Phạm vi sử dụng từ khóa quan đơn vị thông tin thư viện Ứng dụng định đề mục chủ đề định từ khóa tài liệu - Tổ chức phương tiện tra cứu theo chủ đề - 3 + Mục lục chủ đề: cho ta biết chủ đề có tài liệu viết + Hộp phiếu chuyên đề: tập trung tài liệu chuyên đề + Ô tra chủ đề chữ cái: công cụ hỗ trợ cho mục lục phân loại + Mục lục kiểu từ điển: loại mục lục phiếu mơ tả xếp theo vần chữ tên tác giả, tên nhan đề đề muc chủ đề - Hỗ trợ cho công tác phân loại - Giúp cho việc biên soạn thư mục chuyên đề: Phản ánh tài liệu chủ đề chuyên đề - Xây dựng kho mở chuyên đề - chủ đề ( có loại : kho đóng kho mở) - Xây dựng CSDL ( Trường đề) - Biên soạn bảng đề mục chủ đề từ khóa Quy trình định đề mục chủ đề từ khóa Phương pháp phân tích chủ đề: - Để phân tích chủ đề cần phải nghiên cứu nội dung tài liệu + Nhan đề: xác định tài liệu viết vấn đề gì: Đối tượng phương diện +Thơng tin bổ sung cho nhan đề +Lời giới thiệu, lời nói đầu, lời nhà sản xuất: Giải thích rõ đối tượng phương diện nghiên cứu tài liệu nhan đề chưa rõ + Mục lục: bao gồm chương, phần => xác định đối tượng nghiên cứu, khía cạnh nội dung, thời gian địa điểm + Tóm tắt (nếu có) + Yếu tố xuất ( tên nhà xuất bản, Năm xuất bản) + Bảng biểu tài liệu kèm theo - Trong trường hợp xem xét tổng quan yếu tố chưa phân tích chủ đề tài liệu phải đọc tài liệu sử dụng phương pháp đọc lướt ( đọc phần mở đầu, kết luận chương, phần đọc phần in nghiêng, in đậm văn) Nếu đọc lướt chưa phân tích chủ đề tài liệu phải nhờ đến cơng tác viên chuyên gia đầu ngành lĩnh vực mà tài liệu đề cập - Để phân tích chủ đề nhanh chóng cần trả lời câu hỏi sau: + Câu hỏi 1: tài liệu viết vấn đề gì? Hay vấn đề gì? + Câu hỏi 2: góc độ nghiên cứu chuyên sâu vấn đề gì? + Câu hỏi 3: địa điểm liên quan đến vấn đề gì? + Câu hỏi 4: Thời gian liên quan đến vấn đề? + Câu hỏi 5: Hình thức tài liệu? => trả lời: xác định nội dung, phương tiện ( nội dung, địa điểm, hình thức thời gian…) Yêu cầu nội dung định từ khóa Cần đảm bảo tiêu chí sau: - Dảm bảo tính đầy đủ: thể hiên khía cạnh nội dung tài liệu thay nội dung tài liệu q trình tìm tin - Đảm bảo tính chọn lọc: khái niệm chọn nhằm mục đích sử dụng nên phải phù hợp với mục tiêu phục vụ thư viện hay quan thơng tin Có nghĩa phải phù hợp với nhu cầu người dùng tin hệ thống với diện đề tài mà quan phải phục vụ - Đảm bảo tính đặc trưng: khái niệm thể sát nội dung tài liệu mức đô khái quát hay cụ thể khái niệm hoàn toàn nội dung tài liệu đối tượng dùng tin quy định Các khái niệm đặc trưng tài liệu chia làm nhóm : + Đối tượng nghiên cứu tài liệu : nhóm gồm khái niệm đặc trưng bao trùm tồn nội dung tài liệu vấn đề, lính vực chun mơn, tên gọi chuyên ngành, vật, tượng, vấn đề, phương pháp, quy trình, tên người, tên vùng địa lý… Tài liệu có đối tượng nghiên cứu có nhiều đối tượng nghiên cứu có quan hệ với VD : Các bệnh ký sinh trùng chăn ni gia súc ( có đối tượng nghiên cứu : ký sinh trùng- gia súc) + nhóm phương diện nghiên cứu đối tượng : gồm khái niệm đặc trưng nói lên khía cạnh nghiên cứu đối tượng chi tiết thêm cho đối tượng nghiên cứu làm rõ giới hạn phạm vi nghiên cứu gồm phương diện nghiên cứu ( nội dung, địa điểm, thời gian, hình thức ) Bảng đề mục chủ đề thư viện quốc hội Mỹ • Lịch sử - Bảng đề mục chủ đề thư viện Quốc hội Mỹ viết tắt LCSH - Được biên soạn năm 1898 - Năm 1914 in lần thứ tên gọi đề mục chủ đề “ bảng đề mục chủ đề thư viện Quốc hội” giữ nguyên đến - Năm 1993 bảng xuất lần thứ 16 => bảng có 199000 ĐMCĐ (trong có 7000 chủ đề dẫn tham chiếu, có 2800 chủ đề có thay đổi nhiều) - Năm 2002 bảng ĐMCĐ xuất lần thứ 25 có 263000 ĐMCĐ - Năm 2003 bảng xuất lần thứ 26 có 270000 ĐMCĐ trng có 197000 ĐMCĐ tên riêng, 18600 ĐMCĐ tên dòng họ, 5000 ĐMCĐ tên quan tổ chức, 4800 tiêu đề thống nhất, 200700 ĐMCĐ phụ đề nội • - - - - - - dung, 44200 ĐMCĐ có phụ đề địa lí, 380000ĐMCĐ sử dụng tham chiếu SA, 234000ĐMCĐ sử dụng tham chiếu US, 256000ĐMCĐ sử dụng tham chiếu USE, 58000ĐMCĐ sử dụng tham chiếu SN Từ 2008-2009 bảng ĐMCĐ xuất lần thứ 31 Năm 2012 xuất lần thứ 33 Hình thức xuất : sách bìa đỏ, dạng vi phiếu, dạng CD • Cấu trúc  Các dạng ĐMCĐ đưa vào bảng (6 dạng) Dạng : ĐMCĐ danh từ ( bảng danh từ để dạng số nhiều, trừ danh từ trừu tượng ) Dạng : ĐMCĐ dạng danh từ kết hợp tính từ Dạng : ĐMCĐ danh từ kết hợp với có danh từ sử dụng tính từ Dạng : ĐMCĐ danh từ kết hợp với giới từ Dạng : ĐMCĐ cụm danh từ gồm danh từ kết hợp với liên từ “and” (và) Dạng : ĐMCĐ nhóm từ câu  Các loại phụ đề : gồm có loại : nội dung, hình thức, thời gian, địa lý Phụ đề nội dung ( phụ đề tài) : sử dụng để mô tả phần phân chia chủ đề nhằm thể góc độ khía cạnh nghiên cứu đề tài, để mô tả phần phan chia chi tiết góc độ nghiên cứu Phụ đề địa lý : sử dụng để mô tả mối liên hệ chủ đề góc độ khía cạnh nghiên cứu với đối tượng địa danh có liên quan, đề cập đến nội dung Phụ đề địa lý chủ yếu phụ đề nổi, tức phụ đề tự do=> tùy thuộc vào nội dung tài liệu mà tự ghép nối Phụ đề thời gian : dùng để mô tả dấu mốc khoảng thời gian, thời kỳ đề cập đến tài liệu Phụ đề hình thức : sử dụng để mơ tả loại hình hay hình thức tài liệu bảng ĐMCĐ Thư viện Quốc hội, có sử dụng số phụ đề hình thức dạng sau : tóm tắt, mục lục, từ điển, tập san, sổ tay, sách tra cứu, xuất phâm định kỳ bảng  Các loại tham chiếu Trong bảng ĐMCĐ chủ đề Quốc hội có loại tham chiếu thể mối quan hệ ( 1.quan hệ đồng nghĩa + 2.quan hệ thứ bậc + Quan hệ liên đới )    quan hệ đồng nghĩa : diễn đạt thuật ngữ khác biểu đạt khái niệm Quan hệ đồng nghĩa phản ánh tham chiếu “ USE” “USE FOR”UF ( dùng dùng cho ) + từ đồng nghĩa : từ chọn để diễn đạt chủ đề gọi từ ưu tiên từ không lựa chọn từ không ưu tiên Quan hệ liên đới : mối quan hệ từ gần gũi với mặt từ ngữ đồng với diễn đạt ĐMCĐ từ gợi cho người định ĐMCĐ người sử dụng liên tưởng để tham khảo quan hệ liên đới phản ánh tham chiếu : từ liên quan (RT) , xem (SA) Quan hệ thứ bậc : quan hệ dựa mức độ phân biệt lớp lớp từ thuộc lớp đại diện cho nhóm từ thuộc lớp đại diện cho phận phản ánh tham chiếu BT (từ rộng), NT (từ hẹp) ĐỂ CƯƠNG MÔN: TRA CỨU THÔNG TIN Câu 1: khái niệm tra cứu thông tin, dạng tra cứu thông tin tiến trình tra cứu thơng tin chung a - - b c - - Khái niệm tra cứu thông tin Tra cứu thông tin tập hợp công đoạn kỹ thuật logic với mục địch cuối tìm tài liệu (văn bản), thơng tin chúng kiện kiện riêng biệt vấn đề mà người dùng tin cần thiết Tra cứu thơng tin q trình so sánh yếu tố đặc trưng yêu cầu tin với yếu tố đặc trưng tài liệu nằm hệ thống nhằm xác định tương hợp nội dung, ý nghĩa liệu so sánh lựa chọn tài liệu nhằm đáp ứng yêu cầu Các dạng tra cứu thơng tin Theo tính chất thơng tin gồm tra cứu thông tin thư mục tra cứu thông tin kiện Theo công cụ tra cứu thông tin bao gồm tra cứu thông tin truyền thống, tra cứu thông tin đại tra cứu thông tin bán tự động Theo hình thức xử lý thơng tin bao gồm: tra cứu theo dấu hiệu hình thức tài liệu tra cứu theo dấu hiệu nội dung Theo thời gian xuất tài liệu ba gồm: tra cứu thông tin hồi cố, tra cứu thông tin thời tra cứu thông tin dự báo Tiến trình tra cứu thơng tin chung Gồm bước: Bước 1: tìm hiểu u cầu tin • Nhu cầu tin Nhu cầu tin tính chất đối tượng cá nhân, tập thể hệ thống thể cần thiết nhận thông tin phù hợp với hành vi hay cơng việc mà đối tượng thực Là sở quan trọng để tiến hành hoạt động thông tin - - - Xuất phát từ nhu cầu tin nhận thức: nhu cầu muốn hiểu biết khám phá vật tượng, quy luật Nhu cầu tin vừa mang tính chủ quan vừa mang tính khách quan • u cầu tin Yêu cầu tin thể khía cạnh nhu cầu tin diễn đạt ngôn ngữ tự nhiên Mục đích việc phân tích yêu cầu tin nhằm xác định: + câu hỏi thuộc lĩnh vực nào? + mức độ chi tiết/ độ rộng vấn đề + thời gian xuất tài liệu + thời gian người dùng tin cần cung cấp thơng tin + ngơn ngữ tài liệu + hình thức xuất tài liệu + hình thức cung cấp thơng tin Phương pháp phân tích u cầu tin + phân tích phiếu yêu cầu tin + trao đổi trực tiếp với bạn đọc Bước 2: thể yêu cầu tin ngơn ngữ tìm tin Các u cầu tin ngôn ngữ tự nhiên chuyển sang ngôn ngữ tìm tin: KHPL, Từ khóa, đề mục chủ đề Căn vào: + tính chất yêu cầu tin ( nội dung, hình thức) + cơng cụ tra cứu mà quan thơng tin có + theo thói quen, sở thích, tập qn tìm kiếm Bước 3: xác định nguồn tra cứu - Thông tin tra cần tra cứu thường có đâu? Trong quan thơng tin thư viện hay nơi khác Hình thức loại hình xuất phù hợp + báo , tạp chí, sách, luận án , tài liệu chuyên dụng + dạng giấy, tài liệu điện tử Bước 4: lựa chọn công cụ tra cứu - Công cụ tra cứu truyền thống: hệ thống mục lục dạng phiếu, phiếu tra cứu, kho tài liệu tra cứu… - - - - - - - Công cụ tra cứu tự động hóa: ngân hàng liệu, CSDL, OPAC, TL tra cứu điện tử… Bước 5: thực tra cứu Để thực tra cứu cần sử dụng khóa tìm Khóa tìm yếu tố phản ánh đặc tính khác đối tượng sử dụng trình tra cứu tin lựa chọn thơng tin So sánh khóa tìm với mảng tìm -> xác định độ tương hợp ( mảng tìm: hệ thống lưu trữ quan thông tin thư viện) Đối với tra cứu truyền thống: ý bảng tra, phiếu tiêu đề, phiếu hướng dẫn Đối với tra cứu đại: ý việc xây dựng biểu thức tìm Bước 6: phân tích kết chiến lược tìm tin  Kiểm tra, đánh giá, kết tìm lựa chọn kết coi phù hợp nhất: kết nhận nhiều ngược lại -> phân tích lại yêu cầu tin, lựa chọn công cụ cho xác thực xác định lại nguồn tìm Kết nhận nhiều: tìm giới hạn + sử dụng thuật ngữ xác +sử dụng toán tử: AND, OR, NOT… + sử dụng ký hiệu phân loại thuộc lớp phân loại sát với nội dung yêu cầu tin + đề mục chủ đề: giới hạn phụ đề + giới hạn năm xuất bản, ngôn ngữ Kết nhận q : tìm mở rộng + bỏ thuật ngữ xác + sử dụng tốn tử OR + sử dụng từ gần nghĩa, đồng nghĩa + sử dụng ký hiệu phân loại mức cao + tìm theo chủ đề đề mục chủ đề Bước 7: biên tập trình bày thơng tin Là bước quan trọng chiến lược tra cứu -> giúp cho người dùng tin tiếp nhận thông tin cách thuận tiện, khoa học Các dạng trình bày dạng tìm + danh mục tài liệu + bảng thư mục, bài/ tóm tắt, tổng qua… + tệp liệu Kết xếp + theo thứ tự chữ cái, tên tác giả/ nhân vật - - - - + theo tiêu đề mô tả + theo môn ngành khoa học + theo đề mục chủ đề + theo thời gian xuất tài liệu + theo mức độ phức tạp vấn đề… Bước 8: đánh giá tính phù hợp với yêu cầu tin Cán thư viện nhận nhờ thơng tin phản hồi người dùng tin Mục đích việc đánh giá + ngày thỏa mãn nhu cầu tin + cải biến hoàn thiện hoạt động quan thông tin thư viện Nếu thông tin tìm khơng phù hợp -> phân tích ngun nhân để có giải pháp phù hợp Nguyên nhân là: + người tra cứu không hiểu câu hỏi + yêu cầu thông tin không sát với đề tài – vấn đề + nguồn thông tin không đáp ứng + trình độ cán tra cứu +kết không kịp thời +chất lượng máy tra cứu Giải pháp: để phục vụ tốt yêu cầu tin qua thông tin thư viện cần: + nâng cao trình độ kỹ cho cán thơng tin thư viện + đào tạo người dùng tin +hoàn thiện lại máy tra cứu thơng tin +chính sách bổ sung phù hợp +tăng cường sở vật chất – kỹ thuật cho quan thông tin thư viện Câu 2: khái niệm tra cứu thông tin thư mục nêu công cụ tra cứu sử dụng để tra cứu thơng tin thư mục? trình bày phương pháp tra cứu thông tin thư mục? A, khái niệm tra cứu thông tin thư mục Tra cứu thông tin thư mục trình xác định tách khỏi nguồn tìm kiếm tài liệu tương ứng với yêu cầu thông tin theo dấu hiệu cho trước như: tên tác giả, tên tài liệu, người dịch, tên nhân vật, địa danh, môn ngành tri thức, chủ đề, từ khóa… B cơng cụ tra cứu - hệ thống mục lục: mục lục chữ cái, mục lục phân loại, mục lục chủ đề, mục lục địa chí… - phiếu tra cứu: phiếu tra cứu trích, phiếu tra cứu chuyên đề - ấn phẩm thông tin: ấn phẩm thông tin thư mục, ấn phẩm thông tin tóm tắt, ấn phẩm thơng tin hỗn hợp - - - C Phương pháp tra cứu -> tra cứu qua hệ thống mục lục phiếu - khóa tìm: tên tác giả, tên tài liệu, NXB, địa danh… Đề mục chủ đề, môn ngành tri thức - khái niệm qua trọng nhất, sau thu hẹp( mở rộng) phạm vi tìm ( sử dụng phiếu chỗ, quan hệ thuật ngữ với nhau) - mục lục chữ cái: cho phép tìm tài liệu theo tên tác giả, tên tài liệu ( dấu hiệu hình thức tài liệu) ý dựa vào phiếu tiêu đề, phiếu hướng dẫn - mục lục phân loại tìm theo mơn ngành khoa học ( lính vực hoạt động) Chú ý cấu tạo mục lục phân loại, bảng phân loại thư viện sử dụng ( cấu, đặc điểm) Mục lục chủ đề cho phép tìm tin theo đề mục chủ đề, ý cấu tạo MLCĐ, bảng ĐMCĐ thư viện sử dụng Bộ phiếu chuyên đề: tìm theo chuyên đề Bộ phiếu trích: tìm theo chủ đề, tác giả  Tra cứu qua ấn phẩm thông tin, thư mục mục lục in: giống tra cứu qua mục lục Lưu ý sử dụng bảng tra + bảng tra tác giả + bảng tra chủ đề + bảng tra từ khóa + bảng tra văn phát minh + bảng tra công thức : bảng tra công thức chung , bảng tra công thức hợp chất hệ vòng + bảng tra khái niệm + bảng tra chung Khi tra cứu phải xác định rõ một vài yếu tố như: lĩnh vực khoa học, chủ đề, từ khóa, tên tác giả , tên tài liệu/ văn bằng, phát minh, cơng thức hóa học… liên qua tới yêu cầu, sau xác định bảng tra tương ứng để tìm Câu 3: khái niệm tra cứu thông tin kiện, công cụ tra cứu, phương pháp a, khái niệm - tra cứu thông tin kiện trình xác định tách khỏi nguồn tìm số liệu, kiện liên quan tới đối tượng như: số liệu thống kê, tính chất vật, vật liệu, tính kỹ thuật máy móc thiết bị… b, cơng cụ tra cứu Bộ phiếu tra cứu kiện: phiếu tra cứu vật liệu; phiếu tra cứu máy móc, thiết bị; phiếu tra cứu quy trình cơng nghệ… Tài liệu tra cứu gồm: bách khoa thư, từ điển, sách tra cứu chuyên ngành, almanac, tập đồ, sách tra cứu địa lý, niên giám… c.Phương pháp tra cứu - xác định đối tượng cần tìm thuộc tính đối tượng phản ánh - trả lời câu hỏi Wh ( ai, gì?ở đâu?khi nào? Tại sao?) xác định công cụ tra cứu phù hợp với câu hỏi Câu hỏi Đối tượng Cái Các từ ( words) Thuộc tính - Sự vật ( things) Ý nghĩa từ Cách phát âm Các từ đồng nghĩa, trái nghĩa Cách sử dụng Khái niệm Sự kiện số Ai? (who?) Nhân vật ( people) Tiểu sử Địa phương Tại sao( why?) Sự vật, tượng Thông tin cập nhật Sự kiện số Khái niệm, kiến thức Công cụ - Từ điển Từ điển từ chuẩn Bách khoa thư - Almanac Sách tra cứu Từ điển danh nhân - Bách khoa thư Từ điển danh nhân địa phương - Bảng tra Từ điển Sách tra cứu Bách khoa thư đâu ( where) Địa danh Lãnh thổ, vùng miền, tỉnh, thành phố - Bản đồ Tập đồ Sách tra cứu địa lý Sự kiện số - Almanac Sách tra cứu Kiến thức hiểu biết - Bách khoa thư Bản đồ chuyên môn, chuyên ngành Từ điển địa danh - Khi nào? (when) Sự kiện ngày tháng - - Sự kiện số Almanach niên giám Khái niệm, kiến thức Bách khoa thư Bài tập: Xác định công cụ tra cứu thông tin truyền thống để trả lời yêu cầu tin sau cho biết dạng tra cứu thơng tin nào? Ví dụ: tìm sách vấn đề quyền phụ nữ Đây dạng tra cứu thông tin thư mục Công cụ tra cứu: mục lục chủ đề, mục lục phân loại, thư mục chuyên ngành, chuyên đề, phiếu tra cứu chuyên đề, tra cứu thông tin giữ kiện (tiểu sử người, nhân vật đó) Từ điển bách khoa thư, từ điển y học Xây dựng biểu thức tìm tin đơn giản cho yêu cầu tin sau Tìm thơng tin du lịch Đà Lạt Du lịch*Đà Lạt ... dạng tra cứu thơng tin Theo tính chất thơng tin gồm tra cứu thông tin thư mục tra cứu thông tin kiện Theo công cụ tra cứu thông tin bao gồm tra cứu thông tin truyền thống, tra cứu thông tin đại tra. .. hẹp) ĐỂ CƯƠNG MÔN: TRA CỨU THƠNG TIN Câu 1: khái niệm tra cứu thơng tin, dạng tra cứu thơng tin tiến trình tra cứu thông tin chung a - - b c - - Khái niệm tra cứu thông tin Tra cứu thông tin tập... tra cứu thông tin thư mục nêu công cụ tra cứu sử dụng để tra cứu thông tin thư mục? trình bày phương pháp tra cứu thơng tin thư mục? A, khái niệm tra cứu thông tin thư mục Tra cứu thông tin thư