Tiểu luận bình luận hồ sơ tình huống lớp đào tạo công chứng viên

BÌNH LUẬN HỒ SƠ TÌNH HUỐNG I Sơ hồ sơ tình yêu cầu người yêu cầu cơng chứng Hồ sơ tình tơi sử dụng hồ sơ hoàn thành thủ tục cơng chứng, hồ sơ Phịng Cơng chứng số tỉnh Kon Tum cung cấp Sau sơ hồ sơ tình huống: Ngày 15/10/2014, Vợ chồng Ông Phan Minh H bà Nguyễn Thị Huyền T đến Phịng Cơng chứng số tỉnh Kon Tum u cầu công chứng hợp đồng chấp Quyền sử dụng đất số 144, tờ đồ số 76, tổ 15, P Quang Trung, thành phố Kon Tum, tỉnh Kon Tum để vay vốn Phịng giao dịch Hịa Bình - Ngân hàng thương mại cổ phần Sài Gịn Thương tín - Chi nhánh Kon Tum Hồ sơ bà Ông Phan Minh H bà Nguyễn Thị Huyền T yêu cầu cơng chứng gồm có giấy tờ sau: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất quyền sở hữu nhà tài sản gắn liền với đất số BR133668 (Bản sao) Chứng minh nhân dân Ông Phan Minh H (Bản sao) Chứng minh nhân dân Nguyễn Thị Huyền T (Bản sao) Sổ tạm trú số 350025471 (Bản sao) II Bình luận hồ sơ Tiếp nhận yêu cầu Công chứng kiểm tra giấy tờ Tại Phịng Cơng chứng số tỉnh Kon Tum việc tiếp nhận yêu cầu công chứng, kiểm tra giấy tờ giao cho chuyên viên thực Theo quan sát tôi, hồ sơ yêu cầu công chứng Hợp đồng chấp quyền sử dụng đất số: 097/2014/HĐTC/PGDHB chuyên viên giúp việc tiếp nhận yêu cầu công chứng kiểm tra giấy tờ Theo việc chuyên viên Phịng Cơng chứng số tỉnh Kon Tum tiếp nhận kiểm tra giấy tờ hoàn toàn phù hợp với tình hình thực tế Mặc dù theo quy định khoản Điều 35 Luật công chứng 2006 quy định: “Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ kiểm tra giấy tờ hồ sơ yêu cầu công chứng Nếu thực theo quy định Luật Công chứng viên phải tiếp nhận kiểm tra giấy tờ thiết nghĩ ngày tổ chức hành nghề công chứng làm hai hồ sơ Bởi vì, thực tế nay, số lượng hồ sơ cơng chứng hàng ngày Phịng cơng chứng số tỉnh Kon Tum tương đối nhiều, nhiều hồ sơ phức tạp Do đó, Cơng chứng viên tiếp nhận kiểm tra nhiều thời gian, dẫn đến thời hạn công chứng không đảm bảo Đối với hồ sơ số 097/2014/HĐTC/PGDHB, sau nghe yêu cầu cơng chứng, chun viên phịng Cơng chứng số kiểm tra giấy tờ xong, viết phiếu yêu cầu công chứng giao cho người yêu cầu công chứng Theo quan sát tơi, phiếu u cầu cơng chứng làm sơ sài, chưa phù hợp, cụ thể sau: Phần ghi giấy tờ nộp kèm theo ghi tên lại giấy tờ chung chung, không nêu rõ hay chính, người u cầu cơng chứng nộp sổ tạm trú ghi sổ hộ Ngồi ra, Người nhận phiếu yêu cầu công chứng không ký vào phiếu Thực tế, khơng Phịng Cơng chứng số tỉnh Kon Tum mà cịn nhiều tổ chức hành nghề cơng chứng thực theo trình tự thủ tục Tuy nhiên, để thực tốt việc cần quy định cụ thể điều kiện, tiêu chuẩn chuyên viên tiếp nhận kiểm tra hồ sơ công chứng, dù công chứng cơng việc phức tạp, địi hỏi người thực phải có kiến thức, chun mơn, kỹ tương đối tốt thực Vào Sổ thụ lý Sau đối chiếu giấy tờ kiểm tra giấy tờ, Chun viên Phịng Cơng chứng số bỏ qua thủ tục vào sổ thụ lý công chứng theo quy định khoản điều 35 luật Công chứng Theo tôi, Chuyên viên không thực theo trình tự, thủ tục pháp luật công chứng quy định hợp lý lẽ sau: Tiết kiệm thời gian Công chứng viên khách hàng; Đảm bao tính thống hoạt động kiểm kê hồ sơ Các bước thực sau bên ký vào hợp đồng, giao dịch vào sổ thụ lý Như tránh tình trạng sổ thụ lý cơng chứng có hồ sơ khơng có hóa đơn, khơng có văn cơng chứng thực bước luật định sau ghi vào sổ công chứng mà bên không ký hợp đồng, không tiếp tục thực giao dịch số vào sổ xử lý Theo tôi, thực tiễn công chứng viên làm hoàn toàn hợp lý Nghiên cứu hồ sơ, xử lý hồ sơ Sau chuyên viên tiếp nhận kiểm tra giấy tờ xong hồ sơ số 097/2014/HĐTC/PGDHB chuyển cho Công chứng viên (Trưởng phịng Cơng chứng số tỉnh Kon Tum) để nghiên cứu hồ sơ Công chứng viên lúc thực nội dung kiểm tra giấy tờ, kiểm tra “tính hợp pháp, tính xác thực” hồ sơ Sau nghiên cứu hồ sơ xong, Công chứng viên trao đổi với hai bên đương Trong lúc trao đổi Cơng chứng viên kiểm tra qua nhân thân lực hành vi bên câu hỏi trao đổi qua lại Công chứng viên tư vấn cho Ông Phan Minh H bà Nguyễn Thị Huyền T điều khoản hợp đồng, nghĩa vụ mà hai ông bà phải thực Đối với trình tự, thủ tục theo tơi hồn tồn hợp lý phù hợp với quy định pháp luật công chứng Tuy nhiên trình nghiên cứu hồ sơ số 097/2014/HĐTC/PGDHB tơi nhận thấy hồ sơ cịn thiếu giấy tờ sau Công chứng viên tiến hành giải hồ sơ: Giấy đăng ký kết hôn Ông Phan Minh H bà Nguyễn Thị Huyền T để chứng minh hai người vợ chồng Sổ hộ Ông Phan Minh H bà Nguyễn Thị Huyền T Quyết định ủy quyền số 169/2014/BPQ-CNKT, ngày 05/08/2014 Giám đốc ngân hàng thương mại cổ phàn Sài Gịn thương tín - CN Kon Tum Các giấy tờ tùy thân Bà Phạm Nguyễn Yến H, đại diện theo ủy quyền Ngân hàng Biên xác định giá tài sản đảm bảo Công chứng viên vào sổ tạm trú khẳng định Ông Phan Minh H bà Nguyễn Thị Huyền T vợ chồng tơi cho khơng phù hợp Để chứng minh hai người có vợ chồng hay khơng có Giấy đăng ký kết hôn chứng minh Trong trường hợp này, Cơng chứng viên q thống Điều tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý sau Nếu hai ông bà vợ chồng, sau người vợ chồng pháp luật công nhận khởi kiện Cơng chứng viên phải chịu trách nhiệm Tơi cho phần giấy tờ cịn thiếu Bên nhận chấp (Ngân hàng) chấp nhận Bởi vì, Ngân hàng tổ chức có nhiều hợp đồng, giao dịch họ thường xuyên đến u cầu Cơng chứng Do đó, hợp đồng, giao dịch trước có loại giấy tờ chứng minh Mặt khác, Công chứng viên biết rõ người đại diện Ngân hàng Chuẩn bị văn công chứng Hợp đồng chấp quyền sử dụng đất số: 097/2014/HĐTC/PGDHB ngân hàng soạn thảo sản nên Công chứng viên thực việc công chứng tiến hành thủ tục theo quy định khoản Điều 35 Luật Công chứng công chứng hợp đồng, giao dịch soạn thảo sẳn Công chứng viên kiểm tra nội dung hợp đồng chấp quyền sử dụng đất số: 097/2014/HĐTC/PGDHB giải thích rõ nội dung hợp đồng cho ơng Ơng Phan Minh H bà Nguyễn Thị Huyền T nghe, hiểu rõ Theo tôi, thủ tục thực hợp đồng chấp số: 097/2014/HĐTC/PGDHB công đoạn phù hợp với quy định pháp luật công chứng Tuy nhiên, hợp đồng chấp ngân hàng soạn thảo sẵn theo tơi cịn số thiếu sót sau: Tại phần chủ thể hợp đồng chấp, phần bên nhận chấp ghi tên đại diện ngân hàng định ủy quyền mà không ghi thông tin nhân thân người đại diện số chứng minh nhân dân, địa điều không phù hợp Viết lời chứng, ký cơng chứng Sau kiểm tra, giải thích nội dung hợp đồng chấp số: 097/2014/HĐTC/PGDHB cho Ông Phan Minh H bà Nguyễn Thị Huyền T, Cơng chứng viên giải hồ sơ cịn u cầu Ông Phan Minh H bà Nguyễn Thị Huyền T đọc lại toàn nội dung hợp đồng Sau đồng ý toàn nội dung dự thảo hợp đồng, Cơng chứng viên u cầu ơng Ông Phan Minh H bà Nguyễn Thị Huyền T ký vào trang hợp đồng Sau Cơng chứng viên ghi lời chứng ký vào trang hợp đồng Theo quan sát tơi, đại diện ngân hàng không ký vào trang hợp đồng mà ký vào phần cuối hợp đồng không phù hợp Theo quan sát tôi, soạn thảo lời chứng, công chứng viên đưa nội dung theo quy định Điều Luật cơng chứng, cụ thể lời chứng có “ghi rõ thời gian, địa điểm công chứng, họ, tên công chứng viên, tên tổ chức hành nghề công chứng; chứng nhận người tham gia hợp đồng, giao dịch hoàn toàn tự nguyện, có lực hành vi dân sự, mục đích, nội dung hợp đồng, giao dịch không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội, đối tượng hợp đồng, giao dịch có thật, chữ ký hợp đồng, giao dịch chữ ký người tham gia hợp đồng, giao dịch; có chữ ký cơng chứng viên đóng dấu tổ chức hành nghề công chứng” Như vậy, lời chứng công chứng viên phù hợp với quy định pháp luật công chứng Lưu trữ hồ sơ công chứng Sau ký vào trang hồ sơ, công chứng viên tiến hành đánh bút lục hợp đồng chấp quyền sử dụng đất Ông Phan Minh H bà Nguyễn Thị Huyền T, sau Công chứng viên chuyển hồ sơ cho cán văn thư lưu trữ để tiến hành vào số công chứng, đóng dấu giáp lai trả hồ sơ cho ơng Ông Phan Minh H bà Nguyễn Thị Huyền T Bản văn cơng chứng cán văn thư lưu trữ đưa lên phòng lưu trữ để bảo quản theo quy định pháp luật Trong thời gian thực tế đây, thấy việc lưu trữ hồ sơ thực tương đối chặt chẽ, trình tự theo quy định pháp luật Đối với trình tự, thủ tục này, theo quan sát tơi phịng cơng chứng số tỉnh Kon Tum ngồi đóng dấu giáp lai vào văn cơng chứng cán văn thư lưu trữ cịn đóng ngun dấu phịng cơng chứng số vào phần cuối trang văn công chứng Điều theo bất hợp lý tiềm ẩn nhiều nguy rủi ro Người ta lợi dụng dấu đóng sẵn để thực việc sửa lỗi kỹ thuật văn công chứng mà Công chứng viên biết III Kết luận Với kiến thức học thời gian học tập lớp Công chứng viên tỉnh Đắk Lắk qua nghiên cứu văn pháp luật, tài liệu liên quan đến lĩnh vực công chứng ngày thực tế Phòng Công chứng số tỉnh Kon Tum, xem, quan sát Công chứng viên giải hồ sơ công chứng, thấy việc giải hồ sơ yêu cầu công chứng Công chứng viên phù hợp với quy định pháp luật Tất hợp đồng, giao dịch đảm bảo tính xác thực, tính hợp pháp theo quy định pháp luật, tạo điều kiện thuận lợi, an toàn pháp lý cho cá nhân, tổ chức tham gia giao dịch hợp đồng, thuận lợi cho quan quản lý nhà nước việc giám sát, kiểm tra hoạt động công chứng địa phương Tuy nhiên, Cơng chứng viên khơng tn theo trình tự, thủ tục quy định Luật Công chứng văn hướng dẫn thi hành Nhưng theo tôi, việc giải thực tế Công chứng viên phù hợp, đảm bảo thời hạn công chứng tạo điều kiện thuận lợi cho người yêu cầu cơng chứng Qua việc nghiên cứu hồ sơ tình huống, rút số kinh nghiệm như: Để giải tốt hồ sơ yêu cầu công chứng, thân phải nắm vững quy định Luật cơng chứng văn có liên quan để thực quy trình, thủ tục, nội dung, hình thức văn theo quy định pháp luật; cần thường xuyên rèn luyện kỹ năng, đạo đức hành nghề công chứng để thức thực tốt nhiệm vụ mình, tránh gây phiền hà, tham nhũng người dân; vướng mắc thi hành luật công chứng văn hướng dẫn cần mạnh dạn đề xuất hướng xử lý Trên bình luận hồ sơ tình thời gian tơi thực tế Phịng Cơng chứng số tỉnh Kon Tum Kính mong thầy cô xem xét./ ... cơng chứng viên đóng dấu tổ chức hành nghề công chứng? ?? Như vậy, lời chứng công chứng viên phù hợp với quy định pháp luật công chứng Lưu trữ hồ sơ công chứng Sau ký vào trang hồ sơ, công chứng viên. .. hồ sơ, xử lý hồ sơ Sau chuyên viên tiếp nhận kiểm tra giấy tờ xong hồ sơ số 097/2014/HĐTC/PGDHB chuyển cho Cơng chứng viên (Trưởng phịng Cơng chứng số tỉnh Kon Tum) để nghiên cứu hồ sơ Công chứng. .. quy định khoản Điều 35 Luật công chứng 2006 quy định: ? ?Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ kiểm tra giấy tờ hồ sơ yêu cầu công chứng Nếu thực theo quy định Luật Công chứng viên phải tiếp nhận kiểm tra