Luận văn tìm hiểu thực trạng quản lý và khai thác thông tin tư liệu tại thư viện trường đại học sư phạm thành phố hồ chí minh từ đó đề xuất cái giải pháp cải tiến

Tìm hiểu thực trạng quản lý khai thác thông tin - tư liệu Thư viện Trường Đại học Sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh, từ đề xuất giải pháp cải tiến Lê Quỳnh Chi PHẦN MỞ ĐẦU 1/ Lý chọn đề tài - Trong thời đại ngày nay, công tác thông tin nói chung thông tin thư viện nói riêng có tầm quan trọng đặc biệt ảnh hưởng sâu sắc tới lónh vực đời sống xã hội, có lónh vực giáo dục đào tạo Sự phát triển giao lưu văn hoá, thông tin, khoa học kỹ thuật việc khai thác hiệu thông tin trở thành nhân tố quan trọng chiến lược phát triển kinh tế – xã hội quốc gia Do phát triển công nghệ, kiến thức người bảo quản lâu dài truyền bá cách nhanh chóng, thông tin cập nhật không ngừng để đáp ứng nhu cầu ngày cao người sử dụng Thư viện cầu nối thông tin người đọc - Trường đại học nơi sản sinh tri thức cập nhật xã hội, nơi tập trung đội ngũ trí thức đông đảo, ưu việt chuẩn mực Đây môi trường sáng tạo tri thức bị chi phối áp lực khoa học kinh tế, trị, quân sự, tôn giáo….Trong ba điều kiện để sản sinh tri thức: đội ngũ cán bộ, sở thực nghiệm tính kế thừa khoa học kỹ thuật yếu tố sau có tầm quan trọng đặc biệt sách báo, thông tin phương tiện cho phép kế thừa kiến thức ưu việt Chính lý đó, thư viện giữ vị trí phận trọng yếu hoạt động trường đại học, yếu tố bản, quan trọng để lượng giá vai trò, chức năng, nhiệm vụ hiệu đào tạo đại học - Thư viện đại học Việt Nam năm qua, điều kiện khách quan chủ quan, chưa nhìn nhận đầu tư vị mà phải có Đây nguyên nhân dẫn đến chất lượng chưa cao sản phẩm tạo từ trường đại học Việt Nam - Đối với Trường Đại học Sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh, Trường Sư phạm trọng điểm khu vực phía Nam, năm gần tiến hành chương trình đổi giáo dục từ mục tiêu, nội dung chương trình, phương pháp đào tạo đến đội ngũ giảng viên, sở vật chất, phương tiện giảng dạy….Trong chương trình đổi ấy, hoàn thiện hệ thống thông tin thư viện nhằm phục vụ hiệu mục tiêu đào tạo chất lượng cao việc đặc biệt trọng Là phần Dự án “ Giáo dục đại học” từ nguồn vốn Ngân hàng Thế giới, Thư viện Trường Đại học Sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh sở hữu hệ thống trang thiết bị đại, nguồn lực thông tin phong phú, cập nhật tương đối hoàn thiện Tuy nhiên, hiệu việc khai thác thông tin chưa cao, đặc biệt thông tin chuyên sâu Các phận tham gia vào hoạt động thông tin phân tán, chưa đồng dẫn đến chất lượng khai thác thông tin thấp, gây nên tình trạng lãng phí ngân sách, thời gian, công sức xử lý thông tin Vì vậy, quản lý khai thác sở vật chất kỹ thuật, nguồn lực thông tin cách hiệu quả, phục vụ đắc lực việc nâng cao chất lượng giảng dạy, học tập nhà trường trở thành trách nhiệm hàng đầu quan trọng Thư viện Từ lý trên, đề tài “Tìm hiểu thực trạng quản lý khai thác thông tin - tư liệu Thư viện Trường Đại học Sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh, từ đề xuất giải pháp cải tiến” nghiên cứu 2/ Mục đích ¾ Tìm hiểu việc quản lý khai thác thông tin - tư liệu Thư viện Trường Đại học Sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh ¾ Đề xuất số giải pháp nâng cao hiệu quản lý thông tin - tư liệu Thư viện Trường Đại học Sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh 3/ Nhiệm vụ ¾ Xây dựng sở lý luận vấn đề nghiên cứu ¾ Tìm hiểu thực tiễn đào tạo, giảng dạy, học tập việc đầu tư, quản lý khai thác thông tin Trường Đại học Sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh ¾ Tìm hiểu thực trạng việc quản lý khai thác thông tin - tư liệu Thư viện Trường Đại học Sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh ¾ Đề xuất vài giải pháp nâng cao hiệu việc quản lý thông tin - tư liệu Thư viện Trường Đại học Sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh, nhằm góp phần nâng cao chất lượng đào tạo 4/ Đối tượng, khách thể nghiên cứu ¾ Đối tượng: Hoạt động quản lý khai thác thông tin - tư liệu Thư viện Trường Đại học Sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh ¾ Khách thể : Cán sinh viên Trường Đại học Sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh 5/ Phương pháp nghiên cứu Đề tài nghiên cứu phương pháp sau: + Phương pháp nghiên cứu tài liệu, thu thập thông tin để xây dựng sở lý luận vấn đề nghiên cứu + Phương pháp điều tra phiếu trưng cầu ý kiến : sử dụng bảng câu hỏi hoạt động thông tin - tư liệu Thư viện : • Lần thứ nhất: Xây dựng phiếu trưng cầu ý kiến với 08 câu hỏi, có 05 câu hỏi hoàn toàn mở để thu nhận ý kiến bạn đọc xung quanh việc quản lý, khai thác thông tin - tư liệu Tổng số phiếu phát 300, thu 245 phiếu (81.66%) • Lần thứ hai: Xây dựng phiếu trưng cầu chủ yếu phương pháp trắc nghiệm Tổng số phiếu phát 1.000 phiếu, thu 763 phiếu (đạt tỉ lệ 76,3%) Có hai loại phiếu trưng cầu ý kiến: - Phiếu trưng cầu ý kiến dành cho cán quản lý, cán bộ, giảng viên, nghiên cứu sinh học viên sau đại học với 23 câu hỏi, có 01 câu hỏi mở - Phiếu trưng cầu ý kiến dành cho sinh viên hệ quy trường với 20 câu hỏi, có 01 câu hỏi mở + Phương pháp vấn, trao đổi quan sát hoạt động khai thác thông tin – tư liệu Thư viện Trường + Phương pháp xử lý số toán thống kê Tất số liệu thống kê xử lý theo phần mềm SPSS for Win 9.1 6/ Giả thuyết nghiên cứu Nếu biện pháp quản lý khai thác thông tin – tư liệu thực cách khoa học hiệu sử dụng Thư viện Trường Đại học Sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh nâng cao 7/ Giới hạn đề tài Nghiên cứu việc quản lý khai thác thông tin - tư liệu phạm vi trường Đại học Sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh 8/ Quá trình nghiên cứu ¾ Chọn đề tài, xác định tên đề tài Thông qua thầy hướng dẫn khoa học xác định rõ mục đích, nhiệm vụ, đối tượng, khách thể, phạm vi, phương pháp nghiên cứu tính cấp thiết đề tài (Tháng 6/2003) ¾ Xây dựng đề cương, nộp đề cương cho phòng Khoa học công nghệ Sau đại học (Tháng 8/2003) ¾ Nhận nhiệm vụ nghiên cứu (Tháng 10/2003 ) ¾ Lập phiếu trưng cầu ý kiến, xin ý kiến hướng dẫn (Tháng 11/2003) ¾ Tiến hành phát phiếu trưng cầu ý kiến lần 1(Tháng 12/2003) ¾ Thu thập, phân tích xử lý số liệu (Tháng 2/2004) ¾ Chọn mẫu nghiên cứu Tiến hành phát phiếu trưng cầu ý kiến lần (Tháng 4/2004) ¾ Thu thập, phân tích xử lý số liệu (Tháng 6/2004) ¾ Viết trình kết nghiên cứu (Từ tháng đến tháng 9/2004) PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG : CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1/ Lịch sử vấn đề nghiên cứu Sự phát triển tiến xã hội đặt nhu cầu, đòi hỏi cho hoạt động thông tin, đồng thời điều kiện tiền đề phát triển thông tin Thông tin trở thành khái niệm khoa học có tính thời ngày trở thành yếu tố quan trọng hàng đầu lónh vực hoạt động người Tại nước phát triển, thông tin đánh giá nguồn tài nguyên quan trọng cần thiết Thông tin trở thành tài sản sức mạnh quốc gia “Thế kỷ thông tin”, “ bùng nổ thông tin”, “ chiến tranh thông tin”… đặc trưng phát triển thời đại ngày Với khối lượng thông tin khổng lồ đó, quan quản lý thông tin, thư viện phải tìm kiếm, sưu tập, xử lý, lưu trữ thông tin cách khoa học hướng dẫn người sử dụng lựa chọn thông tin phù hợp, có chất lượng tốt Chính tính thời tầm quan trọng công tác thông tin quản lý thông tin, có nhiều tác giả nghiên cứu đề tài Chúng xin nêu số công trình nghiên cứu tiêu biểu sau đây: - Cuốn sách “ Quản lý thông tin công nghệ thông tin”, tiến só Nguyễn Khắc Khoa chủ biên, nhà xuất Văn hóa – Thông tin, Hà Nội năm 2000 Các tác giả trình bày vai trò quan trọng thông tin, đồng thời cung cấp cho người đọc cách có hệ thống kiến thức môi trường thông tin, quản lý thông tin công nghệ thông tin, đổi trình hoạt động yếu tố người… - “Quản lý thư viện trung tâm thông tin”, tác giả Nguyễn Tiến Hiển Nguyễn Thị Lan Thanh, Trường Đại học Văn hóa Hà Nội, năm 2002 Các tác giả đưa số khái niệm, lý thuyết chung tổ chức, quản lý quan thư viện – thông tin, đồng thời nêu lên số mô hình, cấu tổ chức mạng lưới thông tin thư viện - “ Công tác thông tin khoa học học viện trị Quốc gia", nhiều tác giả, Học viện trị Quốc gia Hồ Chí Minh phát hành, năm 1995 Các tác giả phân tích thực trạng hoạt động Trung tâm thông tin - tư liệu Học viện Chính trị Quốc gia, cần thiết phải đổi công tác thông tin - tư liệu nhằm đáp ứng nhu cầu, nhiệm vụ Học viện Chính trị Quốc gia - Bài viết “ Phương pháp luận xây dựng sách phát triển nguồn tin” tiến só Nguyễn Viết Nghóa, trung tâm Thông tin Tư liệu khoa học công nghệ Quốc gia, đăng tạp chí Thông tin & Tư liệu tháng 1/2001 Tác giả phân tích khái niệm “ Chính sách phát triển nguồn tin”, khẳng định vị trí quan trọng phát triển nguồn tin việc tạo nguồn, xây dựng hệ thống kho tài liệu thư viện quan thông tin - “ Một số biện pháp nâng cao hiệu hoạt động hệ thống thông tin quản lý giáo dục phổ thông”, luận án tiến só giáo dục học nghiên cứu sinh Vương Thanh Hương, Hà Nội, năm 2003 Tác giả nghiên cứu đánh giá thực trạng hoạt động hệ thống thông tin quản lý giáo dục phổ thông Việt Nam, đề xuất biện pháp nâng cao hiệu hoạt động hệ thống điều kiện - “ Nghiên cứu nhu cầu tin trường Đại học Cần Thơ”, luận văn Thạc só Thông tin – Thư viện Dương Thị Vân, Hà Nội, năm 2003 Tác giả tìm hiểu nhu cầu tin đối tượng người dùng tin trường Đại học Cần Thơ, nêu lên cần thiết phải phát triển dịch vụ thông tin giai đoạn nay, sở đưa số giải pháp nhằm kích thích nhu cầu tin phát triển - “ Nghiên cứu hoàn thiện tổ chức nâng cao hiệu hoạt động thông tin – thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội”, luận văn Thạc só Thông tin– Thư viện Nguyễn Thị Hồng Trang, Hà Nội, năm 2003 Trên sở nghiên cứu, khảo sát đánh giá thực trạng hoạt động thông tin – thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội, từ đề xuất giải pháp nhằm tăng cường hiệu hoạt động Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội - Luận văn Thạc só Thông tin – Thư viện Nguyễn Thị Nghóa “Tăng cường hoạt động thông tin – thư viện Học viện Tài thời kỳ đẩy mạnh công nghiệp hóa, đại hóa”, Hà Nội, năm 2003 Tác giả phân tích vai trò, chức năng, nhiệm vụ Học viện Tài nói chung Trung tâm thông tin thư viện Học viện tài nói riêng, đồng thời nêu rõ vị trí, tầm quan trọng hoạt động thông tin Tác giả tìm hiểu thuận lợi, khó khăn ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm thông tin, từ đề xuất số biện pháp để nâng cao hiệu phục vụ Trung tâm thông tin thư viện Nhìn chung, sách, viết, đề tài nghiên cứu nói nêu bật vai trò, tầm quan trọng hoạt động thông tin lónh vực đời sống xã hội, phân tích số nguyên nhân ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ, sản phẩm thông tin Việt Nam Tuy nhiên, chưa có đề tài nghiên cứu việc quản lý khai thác thông tin - tư liệu Trường Đại học Sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh, tìm hiểu sâu vai trò đóng góp hoạt động quản lý thông tin - tư liệu góc độ quản lý giáo dục, góp phần nâng cao chất lượng đào tạo, đổi phương pháp dạy – học trường đại học Vì vậy, việc nghiên cứu đề tài sở để nhà quản lý giáo dục Trường Đại học Sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh tăng cường quan tâm đến hoạt động thông tin - tư liệu Trường, từ có chủ trương phát triển phù hợp mảng hoạt động nhằm thúc đẩy, kích thích việc nghiên cứu, học tập cán sinh viên, nâng cao chất lượng đào tạo, đáp ứng với nhu cầu ngày cao xã hội thời kỳ công nghiệp hóa, đại hóa đất nước 1.2/ Những khái niệm vấn đề nghiên cứu 1.0.0 Quản lý Có nhiều định nghóa quản lý Theo W Taylor : “Quản lý biết xác điều bạn muốn người khác làm, sau hiểu họ hoàn thành công việc cách tốt rẻ nhất” Theo Kozlova O.V Kuznetsov I.N :” Quản lý tác động có mục đích đến tập thể người để tổ chức phối hợp hoạt động họ trình sản xuất” [15; 89.] Nhà nghiên cứu Nguyễn Văn Lê cho “Quản lý hệ thống xã hội, khoa học nghệ thuật tác động vào hệ thống mà chủ yếu vào người nhằm đạt hiệu tối ưu theo mục tiêu đề ra” [21; 5] Theo Từ điển giáo dục học “Quản lý hoạt động hay tác động có định hướng có chủ đích chủ thể quản lý (người quản lý) đến khách thể quản lý (người bị quản lý) tổ chức nhằm làm cho tổ chức vận hành đạt mục đích tổ chức” [1; 36.] tiết kiệm diện tích kho tài liệu, tài liệu điện tử không chiếm nhiều chỗ tài liệu truyền thống - Ngôn ngữ tài liệu: Người dùng tin Trường Đại học Sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh thường sử dụng tài liệu tiếng Việt Nhu cầu đọc tài liệu tiếng nước chưa cao Qua số liệu khảo sát thực tế, nhu cầu tài liệu ngoại ngữ cán nhiều so với số lượng tài liệu tiếng nước có Thư viện, ngược lại nhu cầu tài liệu tiếng Việt sinh viên gấp 1,5 lần số lượng tài liệu tiếng Việt có Thư viện (bảng 22) Trong số 32.39% tài liệu tiếng Anh 6.63% tài liệu tiếng Pháp Thư viện có khoảng 50% sách cũ, giá trị sử dụng thấp, tiếp quản kho tài liệu chế độ cũ Chính vậy, việc bổ sung sách tiếng Việt, Thư viện cần tăng cường thêm số lượng tài liệu ngôn ngữ khác, đặc biệt tiếng Anh So với tài liệu tiếng nước khác, sách tiếng Anh chiếm số lượng nhiều phổ biến giới nên Thư viện dễ dàng lựa chọn tài liệu cần mua So với số lượng tài liệu tiếng Trung, tiếng Nga Thư viện có nhu cầu sử dụng tài liệu tiếng Nga, tiếng Trung cán bộ, giảng viên gấp nhiều lần Tuy nhiên, khó khăn lớn nguồn tài liệu ngôn ngữ thị trường không nhiều, đặc biệt tiếng Nga Vì vậy, thời gian tới, Thư viện cần tìm nguồn tài liệu, nhà cung cấp tài liệu tiếng Nga, tiếng Trung để đáp ứng nhu cầu bạn đọc Đối với đa số sinh viên số cán bộ, giảng viên, nhu cầu đọc tài liệu tiếng Việt cao trình độ ngoại ngữ bị hạn chế, họ cho thông tin tài liệu tiếng Việt mức độ cập nhật thấp, đặc biệt lónh vực giáo dục, không đáp ứng đầy đủ nhu cầu tin Giải pháp tốt để giải trở ngại cộng tác với số chuyên gia, giảng viên giỏi ngoại ngữ khoa hàng năm lập kế hoạch dịch tài liệu có giá trị sử dụng cao - Chia sẻ tài liệu với thư viện, trung tâm thông tin khác: Thế giới ngày nay, với phát triển kỹ thuật sợi cáp quang, vệ tinh viba số tạo khả nối mạng vượt bậc trung tâm tính toán mà nối đến mạng máy tính cá nhân, truyền thông liệu quốc gia quốc tế Từ đó, xuất “siêu xa lộ thông tin” liên kết hàng trăm triệu người quốc gia khu vực toàn cầu, mà tiêu biểu liên mạng Internet Đồng thời, dẫn tới đời phát triển hệ thống mạng thông tin tự động hóa cho phép thư viện giới liên kết với mạng máy tính để chia xẻ nguồn lực thông tin Hiện tại, nhiều nước tiên tiến người ta xây dựng cho thư viện thư mục truy nhập trực tuyến OPAC (Online Public Access Catalog) Đó sở liệu khai thác mạng truy cập trực tiếp tức thời mà không cần hỗ trợ trung gian cán thư viện Đó bước xuất loại hình thư viện dựa máy tính : thư viện điện tử - xu hướng phát triển quan trọng vấn đề tự động hóa thư viện tương lai Tuy nhiên, với trạng thư viện Việt Nam, muốn kết nối hệ thống thư viện, nhà quản lý cần thiết phải giải vấn đề từ chuyên môn nghiệp vụ, ngân sách đến nguyên tắc, quy chế cho ngành thư viện cách nhiệt tâm tích cực Chia sẻ nguồn lực thông tin giải pháp hữu hiệu để khắc phục tình trạng thiếu thông tin – tư liệu thư viện hoạt động riêng lẻ, đồng thời tiết kiệm kinh phí trùng lặp tài liệu Đối với thư viện đại học, nguồn lực thông tin dồi dào, phong phú phải nói vô hạn cách xây dựng hoàn chỉnh hệ thống thông tin mạng liên thông Thư viện Trường khoa trường, liên thông với thư viện đại học trung tâm thông tin nước Để thực điều này, thư viện phải nhanh chóng chuẩn hóa công tác chuyên môn, hoàn thiện hệ thống mạng, xây dựng sở liệu điện tử Tuy nhiên, khó khăn lớn không thống công tác chuyên môn, xử lý kỹ thuật tài liệu chênh lệch hạ tầng sở, tin học hóa thư viện Bên cạnh đó, kinh phí đầu tư để thực việc liên kết mạng tương đối lớn vấn đề bảo đảm an toàn liệu chưa có quy định rõ ràng Chính vậy, nhu cầu chia sẻ nguồn lực thông tin cần thiết, đòi hỏi nỗ lực cao không cán thư viện mà quan tâm, hỗ trợ tích cực nhà quản lý ngành, cấp Giải pháp trước mắt để đáp ứng nhiều nhu cầu tin người dùng tin Trường Đại học Sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh xây dựng danh sách trang Web thư viện, trung tâm thông tin, viện nghiên cứu…theo nhóm, đưa lên Website Thư viện Trường để giới thiệu cho bạn đọc, từ bạn đọc truy cập vào sở liệu thư viện, biết tài liệu cần có đâu tìm đến đọc Giải pháp thứ hai xây dựng quy chế, thỏa thuận quyền lợi, trách nhiệm chi phí phục vụ rõ ràng thư viện để chia sẻ nguồn tài liệu nhau, tạo điều kiện cho bạn đọc mượn liên thư viện Giải pháp thứ ba thư viện có nhu cầu thông tin tương đối giống mua chung sở liệu điện tử để giảm chi phí tiết kiệm công sức xử lý tài liệu 3.1.2 Củng cố, nâng cấp sở vật chất, tăng cường phương tiện thông tin Hiệu việc quản lý khai thác thông tin – tư liệu tạo nên nhiều yếu tố Cơ sở vật chất trang thiết bị thư viện yếu tố góp phần quan trọng để hoạt động khai thác thông tin – tư liệu có chất lượng tốt Một thư viện khang trang, môi trường làm việc yên tónh, ánh sáng đầy đủ, trang thiết bị đại tạo điều kiện thuận lợi để thu hút bạn đọc tới thư viện Việc sử dụng phương tiện thông tin để đại hóa hoạt động thư viện điều tất yếu, trở thành thực Hiệu việc ứng dụng máy tính vào việc xử lý thông tin tài liệu to lớn: tập trung thông tin nhớ lớn, sở liệu ngân hàng liệu, tăng nhanh tốc độ truy cập đến mức độ tức thời tất công đoạn xử lý thông tin Hơn nữa, việc liên kết mạng sử dụng phần mềm thư viện tạo điều kiện cho công tác quản lý thông tin khoa học, xác, hoạt động khai thác thông tin nhanh chóng, hiệu Mặt Thư viện Trường Đại học Sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh chật hẹp, mang tính chắp vá Tổng diện tích khoảng 1.500m2 Phòng đọc Thư viện có khoảng 400 chỗ ngồi cho bạn đọc Qua câu hỏi mở phiếu trưng cầu ý kiến qua trao đổi trực tiếp với cán thư viện, nhiều bạn đọc cho Thư viện nhỏ, không đủ ánh sáng nóng Vì vậy, cần nhanh chóng mở rộng mặt Thư viện, tổ chức thêm phòng phục vụ phòng Mutimedia, phòng đọc báo, tạp chí chuyên đề, phòng hướng dẫn sử dụng Thư viện….Các phòng phục vụ nên trang bị phương tiện thông tin máy vi tính, truyền hình cáp thiết bị khác máy lạnh, máy in, đèn… Từ năm 1998 đến nay, Thư viện sử dụng phương tiện thông tin, giải pháp kỹ thuật để tin học hóa hoạt động chuyên môn phục vụ bạn đọc Tuy nhiên, việc kết nối hai sở Thư viện cách thức truyền mạng không dây (Wireless), nên bị ảnh hưởng nhiều yếu tố thời tiết Vì vậy, mạng Thư viện sở thường bị nghẽn mạch, đặc biệt vào mùa mưa, làm ảnh hưởng đến việc truy cập, khai thác thông tin bạn đọc Giải pháp hữu hiệu để khắc phục tình trạng ký hợp đồng thuê mạng riêng ảo (Virtual Private Network) nhà cung cấp dịch vụ thay đường truyền không dây đường truyền cáp quang nối hai sở Tóm lại, phương tiện thông tin đại kiện toàn thêm nguồn lực thật mạnh mẽ cho hoạt động thư viện truyền thống, đồng thời phát huy vai trò chức thư viện qua hiệu dịch vụ khai thác thông tin 3.1.3 Nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ thông tin ™ Sản phẩm thông tin Sản phẩm thông tin kết trình xử lý thông tin, cá nhân hay tập thể thực nhằm thỏa mãn nhu cầu người dùng tin Quá trình lao động để tạo sản phẩm trình xử lý thông tin Sản phẩm hình thành nhằm thỏa mãn nhu cầu thông tin Như vậy, sản phẩm phải phụ thuộc chặt chẽ vào nhu cầu, vận động biến đổi nhu cầu Tương tự loại sản phẩm khác, sản phẩm thông tin – thư viện trình tồn phát triển mình, cần không ngừng hoàn thiện để thích ứng với nhu cầu mà hướng tới – nội dung hình thức [ 30; 21] Người dùng tin Trường Đại học Sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh sử dụng nhiều sản phẩm “tra cứu mục lục máy” thao tác cần thiết để tìm tài liệu kho cách nhanh chóng “Tra cứu Internet, CD -ROM” sản phẩm bạn đọc sử dụng nhiều thứ hai Đây loại sản phẩm thông tin đại, mang tính thời cao “Bản tin Thư viện” sản phẩm Thư viện biên soạn hàng tháng giúp bạn đọc nắm bắt thông tin hoạt động Thư viện Tuy nhiên, quan tâm người dùng tin sản phẩm chưa cao Bộ máy tra cứu mục lục, tra cứu Internet cần hoàn thiện thời gian tới Trước mắt, Thư viện phải rà soát lại liệu trùng lắp thống ký hiệu phân loại để tránh trường hợp sách nằm nhiều vị trí kho Đối với sở liệu điện tử, Thư viện biên mục lại theo chuyên ngành cụ thể để người dùng tin tra tìm xác thông tin họ cần Thư viện cần tăng cường cung cấp sản phẩm thông tin có giá trị cao thu thập nhiều nguồn, phân tích, cô đọng thư mục chuyên đề, thông tin chọn lọc, tổng luận, cung cấp sản phẩm CD-ROM biên soạn theo chủ đề… Một sản phẩm Thư viện hoàn thành năm 2003 Website Do loại sản phẩm mẻ hoàn thiện nên người sử dụng chưa cao Trong tương lai, để thu hút người truy cập, Thư viện phải phát triển, mở rộng chuyên mục “ thông tin chuyên đề”, “diễn đàn Thư viện” cải tiện giao diện Website cho đẹp hơn, giàu thông tin ™ Dịch vụ thông tin Dịch vụ thông tin bao gồm hoạt động cung cấp thông tin nhằm thỏa mãn nhu cầu thông tin trao đổi thông tin người sử dụng Người dùng tin Trường Đại học Sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh sử dụng nhiều loại dịch vụ truyền thống “mượn tài liệu nhà”ø, “đọc tài liệu chỗ” Các dịch vụ khác “sao chụp tài liệu”, “hỏi đáp thông tin”, “ triễn lãm sách”, “hội nghị, hội thảo”… chưa thu hút nhiều quan tâm bạn đọc Giải pháp để nâng cao dịch vụ là: - Đẩy mạnh hoạt động tuyên truyền, giới thiệu tài liệu cho đảm bảo mặt nội dung phong phú hình thức thể Phải kết hợp lúc nhiều hình thức bao gồm tuyên truyền miệng (hội thảo, hội nghị, nói chuyện chuyên đề…) tuyên truyền trực quan (triễn lãm, trưng bày tài liệu, băng rôn, áp phích…); đồng thời kèm theo phương tiện kỹ thuật trợ giúp chương trình biểu diễn minh họa Thường xuyên triển lãm sách mới, giới thiệu tài liệu theo chuyên đề - Tăng cường máy photocopy để phục vụ nhu cầu bạn đọc Sử dụng hình thức photocopy card để bạn đọc tự làm kiểm soát hoạt động - Hội nghị bạn đọc thực chất hoạt động trao đổi thông tin trực tiếp Thư viện bạn đọc Vì vậy, cần có hình thức tuyên truyền, phổ biến rộng rãi có sách cụ thể để thu hút bạn đọc tăng số lượng thời gian cho mượn sách bạn đọc thường xuyên đến Thư viện, có đóng góp hữu hiệu để nâng cao chất lượng phục vụ Thư viện - Nâng cao chất lượng dịch vụ “ hỏi – đáp thông tin” Để làm việc này, Thư viện phải củng cố phát triển nguồn lực thông tin, đồng thời cán thư viện phải nắm vững cấu tổ chức kho tài liệu, cách truy tìm thông tin theo nhiều phương pháp khác sử dụng công cụ thông tin đại thành thạo Căn vào nhu cầu người dùng tin nay, số dịch vụ Thư viện cần phát triển thời gian tới là: dịch vụ phổ biến thông tin chuyên đề, dịch tài liệu tìm tin mạng (tổ chức lớp học hướng dẫn truy cập tin)… 3.2 Nâng cao trình độ cán thư viện Trong tất yếu tố góp phần làm tăng chất lượng, hiệu hoạt động quản lý khai thác thông tin thư viện, yếu tố người quan trọng mang tính định Cán thư viện cầu nối nguồn tài nguyên thông tin người dùng tin Đặc biệt thời đại ngày nay, thư viện với vai trò trung tâm thông tin - tư liệu nơi hỗ trợ đắc lực cho nghiệp giáo dục cải tiến giáo dục, trang thiết bị, phần mềm quản trị, nguồn tài liệu, ứng dụng khai thác thông tin…, thật phát huy tác dụng có đội ngũ cán thư viện giỏi chuyên môn, ngoại ngữ sử dụng thành thạo phương tiện thông tin đại Những năm gần đây, Trường Đại học Sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh đại hóa hầu hết hoạt động thư viện, tiến tới xây dựng thư viện điện tử Đó thuận lợi lớn, đòi hỏi đội ngũ cán thư viện phải nỗ lực không ngừng để nâng cao trình độ thân thích ứng với môi trường làm việc hoàn toàn thay đổi Nhiệm vụ cán thư viện ngày không đơn lưu giữ, bảo quản phục vụ tài liệu mà phải người cung cấp, xử lý, hướng dẫn thông tin cho người sử dụng Để làm điều này, Thư viện cần có kế hoạch gửi cán thư viện đào tạo lại, đào tạo không chuyên môn, nghiệp vụ mà tin học, ngoại ngữ khóa học ngắn hạn, dài hạn nước Đồng thời, bổ sung cán trẻ có lực, có khả sáng tạo, có tâm huyết Ngoài kiến thức chuyên môn, ngoại ngữ, vi tính, người cán thư viện cần đào tạo kiến thức tâm lý, kỹ giao tiếp…để có thái độ, cư xử thích hợp với bạn đọc tình khác Muốn nâng cao hiệu hoạt động quản lý khai thác thông tin, cán quản lý thư viện phải “là người có đủ lực chuyên môn quản lý, có lực tổ chức thực tiễn có nghệ thuật quản lý lónh vực thông tin thư viện, cho đáp ứng yêu cầu quản lý cách hiệu quả, cao mặt kinh tế, trị, văn hóa, xã hội, tâm lý phù hợp với chế thị trường nay” [17; 83] Bên cạnh đó, cán quản lý thư viện phải nắm bắt kịp thời xu hướng phát triển chung thư viện nước, từ vào tình hình thực tế thư viện để xây dựng kế hoạch phát triển hợp lý giai đoạn cụ thể Để đáp ứng yêu cầu trên, người cán quản lý thư viện cần phải động, liên tục học hỏi, nâng cao trình độ thân thông qua việc nghiên cứu tài liệu, thường xuyên tham gia khóa tập huấn quản lý thư viện, hội thảo, hội nghị nước để định hướng cải tiến hoạt động thư viện quản lý Hiện nay, số lượng cán thư viện Trường chưa đủ để triển khai hoạt động dịch vụ khai thác thông tin mới, phát triển sản phẩm thông tin chọn lọc Bên cạnh đó, thu nhập cán thư viện hạn chế nên chưa thu hút cán giỏi, có lực làm việc lâu dài Thư viện, chưa động viên hết tinh thần làm việc đội ngũ cán thư viện trẻ Trong thời gian tới, việc quan tâm, tạo hội cho cán thư viện tham gia học tập nâng cao trình độ, Trường cần có biện pháp khuyến khích, hỗ trợ vật chất xứng đáng 3.3 Đào tạo người dùng tin Người dùng tin thư viện phận quan trọng, yếu tố thiếu hoạt động khai thác thông tin - tư liệu Họ nhìn nhận qua hai khía cạnh : Là khách hàng, người tiêu thụ sản phẩm thư viện họ lại người cung cấp nguyên liệu thông tin cho hoạt động thư viện Vì thư viện cung cấp sản phẩm thông tin có chất lượng, người sử dụng tạo nguồn lực thông tin có giá trị với nguồn thông tin thư viện lại tổ chức để tạo sản phẩm thông tin có chất lượng Với phát triển công nghệ thông tin thư viện, sản phẩm dịch vụ thông tin ngày đa dạng phong phú, người dùng tin phải biết họ cần làm tìm nào, đâu để có thông tin phù hợp cách nhanh chóng Mục đích việc đào tạo người dùng tin để giúp họ hiểu nắm bắt kỹ khai thác thông tin, khoanh vùng phạm vi tìm tin hiểu rõ cách truy tìm tài liệu kho Nhận thức tầm quan trọng vấn đề này, đa số bạn đọc trả lời cần cán thư viện hướng dẫn sử dụng thư viện (74.32%)( bảng 29) Trong năm gần đây, Thư viện tổ chức đào tạo người dùng tin thông qua lớp hướng dẫn sử dụng Thư viện, qua dịch vụ hỏi – đáp, trao đổi trực tiếp, biên soạn hướng dẫn … đáp ứng phần nhu cầu bạn đọc Tuy nhiên, hoạt động thu hút quan tâm sinh viên, số lượng cán tham gia hạn chế Chính vậy, tương lai, Thư viện phải có kế hoạch giới thiệu, tổ chức khóa học hướng dẫn thường xuyên chuyên sâu Nội dung khóa học thiết kế linh hoạt để phù hợp với đặc điểm, trình độ nhu cầu người học Đối với cán bộ, giảng viên, Thư viện phối hợp với trung tâm tin học để trọng hướng dẫn kỹ thực hành tìm kiếm, khoang vùng phạm vi thông tin, chép tạo sở liệu chuyên đề… Đối với sinh viên, cần phải hướng dẫn thao tác sử dụng máy tính, lý thuyết tìm tin, cách xếp, tổ chức, tìm kiếm tài liệu Thư viện… Bên cạnh đó, lớp hướng dẫn chuyên đề cách sử dụng trang thiết bị tìm tin, khai thác thông tin Internet, sử dụng PowerPoint… cần Thư viện triển khai thường xuyên Thực tế cho thấy, bên cạnh hiểu biết chuyên môn, biết sử dụng thành thạo phương tiện tìm tin, trình độ ngoại ngữ bạn đọc ảnh hưởng không nhỏ tới chất lượng thu thập, xử lý thông tin Vì vậy, người sử dụng cần dành thời gian học ngoại ngữ để tự nâng cao trình độ thân Tóm lại, đào tạo người dùng tin việc làm cần thiết Hoạt động dẫn tới việc sử dụng tối đa nguồn lực thông tin, sở, thiết bị Thư viện mà giảm áp lực công việc cho cán thư viện Điều mở đường cho việc cải thiện sản phẩm, dịch vụ thông tin thư viện, đem lại hiệu ngày tốt hơn, góp phần nâng cao chất lượng đào tạo Trường Đại học Sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh KẾT LUẬN Thư viện bạn đọc ghi nhận có nhiều đổi mới, cải tiến, từ phương thức phục vụ, sở vật chất đến chất lượng tài liệu Thư viện thực địa quen thuộc tin cậy phần lớn bạn đọc Trường Đa số bạn đọc đánh giá tài liệu Thư viện đáp ứng từ 30-60% nhu cầu tin (cán bộ: 68.30%; sinh viên: 64%) Để nâng cao tỉ lệ này, Thư viện cần có sách bổ sung cân đối, hợp lý sở nghiên cứu nhu cầu người dùng tin Sách, báo, tạp chí loại hình tài liệu sử dụng nhiều (cán bộ: 80.25%; sinh viên: 96%) Tài liệu điện tử chưa sử dụng phổ biến hai đối tượng bạn đọc cán sinh viên, lại cán giảng viên đề nghị ưu tiên bổ sung thứ hai sau sách (44.81%) Vì vậy, thời gian tới, Thư viện tăng cường bổ sung tài liệu điện tử Ngoài ra, để đáp ứng nhu cầu tin ngày cao bạn đọc, Thư viện liên kết với thư viện khác để chia sẻ liệu thông tin Người dùng tin Trường Đại học Sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh thường sử dụng tài liệu tiếng Việt Nhu cầu đọc tài liệu tiếng nước chưa cao Nhưng, nhiều bạn đọc cho thông tin tài liệu tiếng Việt mức độ cập nhật thấp, chưa đáp ứng đầy đủ nhu cầu tin Trong thời gian tới, Thư viện cần cộng tác với số chuyên gia, giảng viên giỏi ngoại ngữ khoa hàng năm lập kế hoạch dịch tài liệu có giá trị sử dụng cao Đa số bạn đọc đánh giá hoạt động Thư viện, phong cách phục vụ cán thư viện tốt Tuy nhiên, phần lớn sinh viên mở cửa Thư viện chưa phù hợp ( 58%) Giờ mở cửa Thư viện phụ thuộc vào nhiều yếu tố nhân sự, sách…Vì vậy, để thỏa mãn yêu cầu sinh viên, cần có kết hợp đồng đơn vị chức Trường Khoảng 49.54% bạn đọc cán giảng dạy đề nghị Thư viện cần phải đa dạng hóa loại hình tài liệu bổ sung tài liệu chuyên ngành Thư viện đề nghị nhanh chóng nâng cấp hệ thống mạng, mở rộng mặt tăng cường dịch vụ tìm tin… Trường Đại học Sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh khẳng định vị trí, vai trò đầu tàu hệ thống trường sư phạm khu vực phía Nam Thư viện Trường bước đại hóa góp phần tích cực việc cung cấp thông tin phục vụ công tác nghiên cứu khoa học, giảng dạy, học tập cán bộ, giảng viên sinh viên Tuy nhiên, nhu cầu thông tin ngày đa dạng, chuyên sâu đòi hỏi sản phẩm dịch vụ thông tin phải có chất lượng Chính vậy, hoạt động quản lý khai thác thông tin–tư liệu cần cải tiến, hoàn thiện để đáp ứng nhu cầu tin bạn đọc cách đầy đủ, kịp thời Để đạt điều này, nỗ lực cán thư viện mà quan tâm, hỗ trợ ngành, cấp lãnh đạo cộng tác nhiệt tình đơn vị, cá nhân toàn Trường KIẾN NGHỊ Đối với quan trực thuộc Trung ương - Lập kế hoạch xây dựng mạng liên kết sở liệu thư viện nói chung thư viện đại học nói riêng để chia sẻ nguồn lực thông tin với nhau, tạo điều kiện cho người sử dụng khai thác tối đa nguồn thông tin có sẵn - Có sách ưu tiên cho thư viện sử dụng, khai thác sản phẩm thông tin từ nhiều kênh, nhiều nguồn khác nhau, mạng Internet với chi phí ưu đãi để thư viện có điều kiện tạo nhiều sản phẩm, dịch vụ thông tin có chất lượng cao - Tăng cường kinh phí dành cho trường đại học để xây dựng sở hạ tầng, nâng cao nguồn lực thông tin, bổ sung trang thiết bị đại - Có chế độ, sách đãi ngộ thích đáng, tương xứng với công việc cán thư viện Đối với Trường Đại học Sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh - Với vai trò quan trọng việc góp phần nâng cao chất lượng đào tạo, nghiên cứu khoa học cán bộ, giảng viên sinh viên, Thư viện cần xây vị trí thuận tiện với diện tích hợp lý để triển khai hoạt động chuyên môn mở rộng dịch vụ thông tin phục vụ bạn đọc - Kinh phí mua tài liệu phải trọng, cấp đặn tăng nhiều Dành phần kinh phí thích đáng để tổ chức dịch tài liệu có giá trị sử dụng cao - Bổ sung trang thiết bị, hoàn thiện phương tiện thông tin Thư viện - Tích cực tìm nguồn kinh phí thông qua dự án, nhà tài trợ để nâng cấp Thư viện, làm giàu nguồn lực thông tin - Tạo điều kiện cho cán thư viện tham gia khóa tập huấn chuyên môn, ngoại ngữ, tin học nước để họ có đủ khả làm chủ phương tiện kỹ thuật đại, lónh hội kiến thức mới, nắm bắt xu hướng hội nhập khu vực giới - Đẩy mạnh phong trào nghiên cứu khoa học, tự học giảng viên sinh viên, tạo thói quen sử dụng Thư viện Chúng mong kiến nghị quan tâm, ý cấp lãnh đạo để thư viện làm tròn nhiệm vụ cung cấp thông tin, đáp ứng nhu cầu tin ngày cao người sử dụng, góp phần nâng cao chất lượng đào tạo, đổi phương pháp dạy – học Nhà trường ... lý khai thác thông tin - tư liệu Thư viện Trường Đại học Sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh ¾ Đề xuất vài giải pháp nâng cao hiệu việc quản lý thông tin - tư liệu Thư viện Trường Đại học Sư phạm Thành. .. tin - tư liệu Thư viện Trường Đại học Sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh ¾ Đề xuất số giải pháp nâng cao hiệu quản lý thông tin - tư liệu Thư viện Trường Đại học Sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh 3/ Nhiệm... quản lý khai thác thông tin - tư liệu Thư viện Trường Đại học Sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh, từ đề xuất giải pháp cải tiến? ?? nghiên cứu 2/ Mục đích ¾ Tìm hiểu việc quản lý khai thác thông tin - tư