Vai trò của nhân viên tư vấn học tập trong chương trình đào tạo từ xa: Trường hợp cụ thể tại trường Đại học Trà Vinh

Hoạt động đào tạo từ xa có nhiều khác biệt so với các loại hình đào tạo khác như chính quy và vừa làm vừa học, trong đó sự khác biệt về phương pháp học là rất lớn. Bài viết này sẽ làm rõ vai trò của nhân viên tư vấn học tập trong việc nâng cao kết quả học tập và duy trì sĩ số lớp học thông qua kết quả quan sát thực nghiệm.

VAI TRÒ CỦA NHÂN VIÊN TƯ VẤN HỌC TẬP TRONG CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TỪ XA: TRƯỜNG HỢP CỤ THỂ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRÀ VINH TS Nguyễn Văn Nguyện ThS Nguyễn Thanh Thoại Trường Đại học Trà Vinh Tóm tắt Hoạt động đào tạo từ xa có nhiều khác biệt so với loại hình đào tạo khác quy vừa làm vừa học, khác biệt phương pháp học lớn Học từ xa người học tự học chính, người học phải có ý chí tâm lớn có kỹ tự định hướng, tự học, tự nghiên cứu Nếu khơng có khơng bồi dưỡng, hỗ trợ, nhắc nhở kịp thời người học dễ nản chí bỏ học chừng Đây thực trạng phổ biến vấn đề đào tạo từ xa nguyên nhân dẫn đến số lượng học viên đào tạo từ xa ngày giảm sút Vì vậy, việc xây dựng đội ngũ nhân viên tư vấn học tập nhằm theo dõi, chăm sóc, hỗ trợ học viên từ xa giải khó khăn, trở ngại, kịp thời giúp người học tăng cường ý chí, động lực để tiếp tục theo học hồn thành khóa học hạn vấn đề cần thiết công tác tổ chức đào tạo từ xa Bài viết làm rõ vai trò nhân viên tư vấn học tập việc nâng cao kết học tập trì sĩ số lớp học thông qua kết quan sát thực nghiệm Từ khóa: đào tạo từ xa, nhân viên tư vấn học tập Đặt vấn đề Đào tạo từ xa (ĐTTX) hình thức đào tạo đóng vai trò quan trọng việc phát triển nguồn nhân lực, góp phần thực nghiệp cơng nghiệp hóa đại hóa, đất nước góp phần hình thành xã hội học tập Đánh giá vai trò tầm quan trọng ĐTTX trên, Đảng Nhà nước có chủ trương, đường lối rõ ràng phát triển ĐTTX Nghị số 29-NQ/TW, ngày 04/11/2013 Ban Chấp hành Trung ương Đảng (khóa XII) xác định: “Hoàn thiện mạng lưới sở giáo dục thường xuyên hình thức học tập, thực hành phong phú, linh hoạt, coi trọng tự học giáo dục từ xa” Trên sở đó, Đề án “Phát triển đào tạo từ xa giai đoạn 2015 - 2020”, phê duyệt theo Quyết định số 1559/QĐ-TTg ngày 10/9/2015 Thủ tướng Chính phủ “Xây dựng hồn thiện sách phát triển ĐTTX nhằm nâng cao chất lượng chương trình ĐTTX cấp văn khuyến khích sở giáo dục áp dụng công nghệ ĐTTX tiên tiến” Thụ hưởng từ chủ trương đường lối đắn nêu Đảng Nhà nước, năm qua 377 ĐTTX góp phần thực bình đẳng giáo dục, tạo hội cho người dân miền đất nước có hội học tập suốt đời, khắc phục khó khăn khoảng cách địa lý người học với người dạy, sở đào tạo Người học tận dụng nhiều kênh thông tin để tiếp cận tri thức, sở đào tạo bớt phần chi phí xây dựng lớp học Mặc dù vậy, vài năm gần tình hình tuyển sinh hình thức đào tạo từ xa ngày giảm sút Qua báo cáo tổng hợp “Đánh giá thực trạng đào tạo từ xa Việt Nam đề xuất số giải pháp đảm bảo chất lượng” Bộ Giáo dục Đào tạo Hội thảo “Nâng cao chất lượng đào tạo từ xa theo xu phát triển khu vực giới” (Bộ GD&ĐT, 2017) quy mô học viên giảm đáng kể, từ 161.047 học viên (tháng 10/2012) giảm xuống 70.425 học viên (10/2016) Tại hội thảo, chuyên gia đưa nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng số lượng đào tạo từ xa giảm mạnh, có nguyên nhân sau: - Đối tượng tuyển sinh phần lớn người cịn khó khăn, chưa có điều kiện học thuộc địa bàn vùng sâu, vùng xa, vùng đặc biệt khó khăn Tại tỷnh, thành phố lớn, đối tượng tuyển sinh người làm, người phải dành thời gian cho công việc gia đình - Người học thiếu mục tiêu học tập đắn, thiếu kinh nghiệm phương pháp học từ xa - Đa số người học bắt đầu học từ xa mà khơng có có kỹ cho việc tự định hướng kỹ tự học, tự nghiên cứu - Gặp khó khăn, trở ngại học tập, thiếu hỗ trợ kịp thời từ đơn vị tổ chức đào tạo dẫn đến thiếu ý chí học tập bỏ học chừng Qua thực tế nhiều năm triển khai chương trình đào tạo từ xa Nhà trường qua báo cáo việc triển khai tổ chức đào tạo từ xa Trường Đại học Trà Vinh giai đoạn 2008 – 2013 giai đoạn 2013 – 2016, có từ 25% đến 30% người học khơng hồn thành mục tiêu học tập phải bỏ học chừng Mặt khác, 85% học viên thuộc chương trình đào tạo từ xa Nhà trường người làm, gặp phải khó khăn định nêu Từ thực tế đó, đến năm 2015 Nhà trường xây dựng đội ngũ tư vấn học tập nhằm thường xuyên giữ mối liên lạc với người học để nắm bắt khó khăn hỗ trợ kịp thời giúp người học vượt qua trở ngại trì động lực học tập Bài viết trình bày vai trị nhân viên tư vấn học tập việc chăm sóc hỗ trợ học viên từ xa Trường Đại học Trà Vinh Nội dung Do đặc thù cách dạy học phương thức triển khai đào tạo từ xa so với 378 đào tạo quy nên nhiệm vụ nhân viên tư vấn học tập (NVTVHT) chương trình đào tạo từ xa Nhà trường quy định khác so với nhiệm vụ cố vấn học tập chương trình đào tạo quy, là: nhân viên tư vấn học tập không tư vấn, giải đáp vấn đề liên quan đến nội dung kiến thức môn học cán cố vấn học tập Những vấn đề liên quan đến nội dung kiến thức môn học có giảng viên chun mơn phân cơng phụ trách giải đáp trực tiếp qua buổi ôn tập lớp diễn đàn môn học trực tuyến 2.1 Định nghĩa nhân viên tư vấn học tập Nhân viên tư vấn học tập người tư vấn hỗ trợ học viên phát huy tối đa khả tự học, tự nghiên cứu rèn luyện, tư vấn cho học viên lựa chọn đăng ký học phần phù hợp để đáp ứng mục tiêu học tập, theo dõi trình học tập rèn luyện học viên để nhắc nhở, động viên tham gia học tập trực tuyến, tư vấn học viên điều chỉnh kế hoạch học tập cá nhân kịp thời để học viên hoàn thành tốt mơn học khóa học tiến độ đề 2.2 Nhiệm vụ nhân viên tư vấn học tập Đội ngũ nhân viên tư vấn học tập Nhà trường tổ chức đào tạo, huấn luyện đánh giá nhằm đáp ứng tiêu chuẩn thực tốt nhiệm vụ sau: - Nhân viên tư vấn học tập có nhiệm vụ nghiên cứu, nắm vững mục tiêu giáo dục, nội dung chương trình, phương pháp đào tạo, quy chế Bộ Giáo dục Đào tạo, quy định, nội quy trường học tập, rèn luyện công tác học viên trường; thường xuyên cập nhật thay đổi, bổ sung quy chế, quy định, nội quy để tư vấn, hỗ trợ giúp đỡ học viên trình học tập, rèn luyện trường - Nắm rõ chức năng, nhiệm vụ đơn vị liên quan công tác quản lý học viên để hướng dẫn học viên cách tìm hiểu thơng tin, liên hệ cơng việc kênh, việc, đối tượng - Tư vấn cho học viên cách thức xây dựng kế hoạch học tập cho tồn khóa học; hướng dẫn học viên đăng ký học phần đợt học để hoàn thành kế hoạch học tập - Thơng qua tình hình, kết học tập học viên để tư vấn, hướng dẫn học viên việc đăng ký, điều chỉnh kế hoạch học tập cho phù hợp với lực hoàn cảnh - Thường xuyên theo dõi, nhắc nhở học viên tham gia học tập, luyện tập, trao đổi thảo luận với giảng viên phụ trách môn học, với nhóm học tập hệ thống học tập trực tuyến - Hướng dẫn, khuyến khích, tạo điều kiện cho học viên tham gia hoạt động học tập, nghiên cứu khoa học, hoạt động văn, thể, mỹ lành mạnh, bổ ích 379 Thực trạng nhân viên tư vấn học tập việc giúp học viên vượt qua khó khăn việc tự học, tự nghiên cứu theo học chương trình đào tạo trực tuyến từ xa Nhà trường 3.1 Phương pháp tổ chức thực Người học sau có định trúng tuyển nhập học Nhà trường hình thành lớp học hướng dẫn nhập môn cẩn thận để người học nắm phương pháp học trực tuyến từ xa phương pháp tự học tự nghiên cứu Mỗi lớp học Nhà trường tổ chức chia nhóm học tập phân công nhân viên tư vấn học tập theo dõi trình học tập lớp suốt khóa học Nhân viên tư vấn học tập thực tốt nhiệm vụ phân công theo chức quyền hạn tư vấn học viên đảm bảo theo quy trình chăm sóc hỗ trợ học tập cụ thể sau: Chú thích: T: ngày thi; -: trước ngày thi; + sau ngày thi Bảng Quy trình chăm sóc hỗ trợ học tập cho học viên STT Thời hạn T-30 Nội dung công việc Người thực Kết công việc - Cấp quyền tham gia - Khóa học có đầy đủ nội dung khóa học cho học viên - Cấp quyền đầy đủ cho học viên - Thiết kế kế hoạch học NVTVHT - Kế hoạch học tập hợp lý, khoa tập môn học đăng tải học để học viên tự học, tự vào khóa học nghiên cứu - Kiểm tra tình trạng học viên học tập luyện tập Danh sách kèm theo thông tin trực tuyến học viên T-21 - Gửi Email gọi điện NVTVHT nhắc nhở học viên tình trạng học viên chưa tham gia học tập luyện tập trực tuyến chưa tham gia học tập trực tuyến - Tổng hợp liệu điểm trình (bảng tạm thời) - Dữ liệu điểm trình - Gọi điện nhắc nhở T-14 học viên chưa đăng nhập, tìm hiểu nguyên nhân, đưa giải pháp phù hợp 380 NVTVHT tổng hợp xác - Hỗ trợ kịp thời, ghi nhận đầy đủ thông tin học viên cần hỗ trợ STT Thời hạn T-7 Nội dung công việc - Tổng hợp liệu điểm q trình (bảng thức) - Tiếp nhận phản hồi, điều chỉnh phù hợp (nếu có) T-1 Gửi Email nhắc nhở học viên lưu ý thời gian thi lưu ý thực quy chế thi T Tổng hợp số lượng học viên tham gia dự thi kết thúc học phần dựa báo cáo nhanh thư ký điểm thi T+1 Căn vào báo cáo số lượng dự thi gọi điện thoại tìm hiểu nguyên nhân tư vấn cho trường hợp vắng thi, vi phạm quy chế thi (nếu có) T + 15 Gửi Email bảng điểm tổng kết cho học viên Người thực NVTVHT Kết cơng việc - Dữ liệu điểm q trình tổng hợp xác có ghi cấm thi thiếu điểm chuyên cần - Gửi Email điểm trình học viên thời gian NVTVHT Ghi nhận phản hồi học viên trước thi (nếu có) NVTVHT Danh sách học viên vắng thi học viên vi phạm quy chế thi (nếu có) NVTVHT Tư vấn, hỗ trợ kịp thời, có hiệu Tạo điều kiện cho học viên vắng thi thi lại đăng ký học lại theo nhu cầu, hạn chế trường hợp học viên bỏ học NVTVHT Có điểm q trình, điểm thi điểm tổng kết môn 3.2 Kết quan sát thực nghiệm 3.2.1 Dữ liệu quan sát Nhằm đảm bảo tính khách quan liệu quan sát đối chứng thực nghiệm, tiến hành quan sát dựa liệu hệ thống quản lý đào tạo lưu trữ ngành Luật Kế tốn cho khóa 2014 2015 (mỗi khóa lớp) Trong đó, quan sát 407 học viên trúng tuyển nhập học khóa 2014 nhóm học viên chưa áp dụng việc phân cơng nhân viên tư vấn học tập xem nhóm đối chứng 355 học viên trúng tuyển nhập học khóa 2015 Nhà trường phân cơng nhân viên tư vấn học tập từ đầu khóa học xem nhóm thực nghiệm chúng tơi quan sát từ đợt học thứ đến đợt học thứ tư hai khóa Nghiên cứu tập trung kiểm nghiệm kết sau: 381 3.2.2 Kết học tập tỷ lệ học viên trì khóa học Chỉ số dùng để Nhà trường đo lường tính hiệu đội ngũ nhân viên tư vấn học tập học viên từ xa là: tỷ lệ học viên đủ điều kiện dự thi; kết học tập học phần tỷ lệ học viên trì khóa học tiếp theo, cụ thể sau: - Quy định đào tạo từ xa theo học chế tín chỉ, học kỳ học viên có số tín tích lũy khác nhau, chúng tơi khơng sử dụng điểm trung bình chung tích lũy để quan sát mà quan sát hai số cho phần kết học tập: + Tỷ lệ học viên dự thi: theo quy định Nhà trường học viên phải đạt điểm trình từ 2.0 điểm trở lên đủ điều kiện dự thi kết thúc học phần Do đó, tỷ lệ đo lường hiệu việc nhân viên tư vấn nhắc nhở học viên tăng cường luyện tập để tích lũy điểm chuyên cần trình học tập + Kết học tập học phần: theo quy định đào tạo tín điểm 7.0 mức điểm Do đó, dùng mức điểm để đo lường hiệu tự học, tự nghiên cứu học tập học viên thông qua việc theo dõi nhắc nhở học viên thường xuyên học tập trực tuyến đội ngũ nhân viên tư vấn học tập - Tỷ lệ học viên trì khóa học tiếp theo: nhằm đánh giá tính hiệu cơng tác chăm sóc học viên giúp hạn chế tình trạng học viên bỏ học chừng 3.2.3 Kết đạt Bảng Kết quan sát thực nghiệm 2014 (nhóm đối chứng) 2015 (nhóm thực nghiệm) % học viên đủ điều kiện dự thi kết thúc học phần 65.8% 80.46% % học viên có điểm môn từ (7.0 điểm) trở lên 56.97% 73.05% 73% 84.8% Nội dung quan sát % học viên trì khóa học Kết bảng cho thấy, 80.46% học viên nhóm thực nghiệm đủ điều kiện dự thi kết thúc học phần tích lũy đủ điểm chuyên cần so với nhóm đối chứng 65.8%, tăng 14.66% Do NVTVHT chăm sóc, hỗ trợ nhiệt tình nên học viên nhóm thực nghiệm bị cấm thi dẫn đến tỷ lệ học viên có điểm tổng kết môn học từ 7.0 điểm trở lên nhóm thực nghiệm 73.05%, tỷ lệ nhóm đối chứng 56.97%, tăng 16.08% Chính đạt kết học tập tốt nên tạo thêm ý chí cho học viên, góp phần nâng cao tỷ lệ học viên trì khóa học tiếp theo, 382 tỷ lệ nhóm thực nghiệm 84.8% nhóm đối chứng 73%, tăng 11.8% Phân tích kết quan sát thực nghiệm việc xây dựng đội ngũ tư vấn học tập cho học viên đào tạo từ xa Nhà trường mang lại hiệu đáng kể, góp phần làm giảm số lượng học viên bỏ học chừng Từ đó, cho thấy vai trị khơng thể thiếu đội ngũ tư vấn học tập trình tổ chức đào tạo chương trình từ xa Nhà trường 3.2.4 Kinh nghiệm công việc cần lưu ý trình triển khai đội ngũ tư vấn chăm sóc học tập Nhân viên tư vấn học tập cần: - Nắm kỹ thông tin người học dựa thông tin hồ sơ đầu vào để biết đặc điểm cá nhân công việc người học - Tạo mối quan hệ mật thiết với người học quản lý để thuận lợi trao đổi, chia sẻ thông tin - Kết nối thường xuyên với người học để nắm bắt tiến độ học tập kịp thời giải khó khăn cho học viên - Cầu thị lắng nghe ý kiến đóng góp người học để phản ánh lại cho Nhà trường kịp thời điều chỉnh nhằm đáp ứng tốt nhu cầu người học - Xem người học người bạn, đối tác thân thiện hoạt động đào tạo tư vấn học tập Kết luận Để làm tốt công tác đào tạo từ xa, ngồi việc trường xây dựng chương trình đào tạo, học liệu đào tạo, đội ngũ giảng viên việc chăm sóc hỗ trợ học viên giữ vai trị khơng phần quan trọng Học viên gặp khó khăn học tập chưa quan tâm giúp đỡ kịp thời Hơn nữa, thực tế có số lượng lớn học viên phải bỏ học, ảnh hưởng đến tâm lý học viên, gia đình, gây lãng phí thời gian tiền bạc bối cảnh kinh tế cịn gặp nhiều khó khăn Do đó, từ kết quan sát thực nghiệm cho thấy vai trị khơng nhỏ nhân viên tư vấn học tập việc góp phần nâng cao thành tích học tập trì sĩ số lớp học trình đào tạo từ xa Nhà trường minh chứng 383 TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Giáo dục Đào tạo (2017) Kỷ yếu Hội thảo nâng cao chất lượng đào tạo từ xa theo xu phát triển khu vực giới Đảng Cộng sản Việt Nam (2013) Nghị số 29-NQ/QĐ ngày 04 tháng 11 năm 2013 Hội nghị lần thứ tám, Ban chấp hành Trung ương khóa XI việc Đổi toàn diện giáo dục đào tạo Nguyễn Thùy Vân (2013), Kinh nghiệm xây dựng đội ngũ cố vấn học tập Trường Đại học Mở Malaysia liên hệ thực tiễn đào tạo hệ vừa làm vừa học Việt Nam Thủ tướng Chính phủ (2015), Đề án “Phát triển đào tạo từ xa giai đoạn 2015 2020”, phê duyệt theo Quyết định số 1559/QĐ-TTg ngày 10/9/2015 Thủ tướng Chính phủ “Xây dựng hồn thiện sách phát triển ĐTTX nhằm nâng cao chất lượng chương trình ĐTTX cấp văn khuyến khích sở giáo dục áp dụng công nghệ ĐTTX tiên tiến” Trường Đại học Trà Vinh (2013), Báo cáo Tổng kết công tác triển khai đào tạo từ xa giai đoạn 2008 – 2013 Trường Đại học Trà Vinh (2016), Báo cáo Tổng kết công tác triển khai đào tạo từ xa giai đoạn 2013 – 2016 384 ... nhiệm vụ nhân viên tư vấn học tập (NVTVHT) chương trình đào tạo từ xa Nhà trường quy định khác so với nhiệm vụ cố vấn học tập chương trình đào tạo quy, là: nhân viên tư vấn học tập không tư vấn, ... trình bày vai trò nhân viên tư vấn học tập việc chăm sóc hỗ trợ học viên từ xa Trường Đại học Trà Vinh Nội dung Do đặc thù cách dạy học phương thức triển khai đào tạo từ xa so với 378 đào tạo quy... kế hoạch học tập cá nhân kịp thời để học viên hồn thành tốt mơn học khóa học tiến độ đề 2.2 Nhiệm vụ nhân viên tư vấn học tập Đội ngũ nhân viên tư vấn học tập Nhà trường tổ chức đào tạo, huấn