Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại trung tâm tài nguyên thực vật

TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI Ngày nay trong xu thế toàn cầu hóa và khu vực hóa để hội nhập và phát triển Việt Nam không ngừng đẩy mạnh “Công nghiệp hóa – Hiện đại hóa đất nước”, đổi mới to

HỌC VIỆN NÔNG NGHIỆP VIỆT NAM

ĐINH THỊ NGÂN

HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI

TRUNG TÂM TÀI NGUYÊN THỰC VẬT

Người hướng dẫn khoa học: TS Lê Văn Liên

NHÀ XUẤT BẢN HỌC VIỆN NÔNG NGHIỆP - 2018

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi, các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực xuất phát từ tình hình thực tế của đơn vị thực tập

Nếu có gì sai sót tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm

Hà Nội, ngày tháng năm 2018

Tác giả luận văn

Đinh Thị Ngân

LỜI CẢM ƠN

Trong suốt thời gian học tập, nghiên cứu và hoàn thành luận văn, tôi đã nhận được

sự hướng dẫn, chỉ bảo tận tình của các thầy cô giáo, sự giúp đỡ, động viên của bạn bè, đồng nghiệp và gia đình

Nhân dịp hoàn thành luận văn, cho phép tôi được bày tỏ lòng kính trọng và biết

ơn sâu sắc tới thầy TS Lê Văn Liên đã tận tình hướng dẫn, dành nhiều công sức, thời gian và tạo điều kiện cho tôi trong suốt quá trình học tập và thực hiện đề tài

Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới Ban Giám đốc, Ban Quản lý đào tạo, Bộ môn Kế toán Tài chính, Khoa Kế toán và Quản trị kinh doanh - Học viện Nông nghiệp Việt Nam đã tận tình giúp đỡ tôi trong quá trình học tập, thực hiện đề tài và hoàn thành luận văn

Tôi xin chân thành cảm ơn tập thể lãnh đạo, phòng Tài chính Kế toán và cán bộ viên chức Trung tâm Tài nguyên thực vật đã giúp đỡ và tạo điều kiện cho tôi trong suốt quá trình thực hiện đề tài

Xin chân thành cảm ơn gia đình, người thân, bạn bè, đồng nghiệp đã tạo mọi điều kiện thuận lợi và giúp đỡ tôi về mọi mặt, động viên khuyến khích tôi hoàn thành luận văn./

Hà Nội, ngày tháng năm 2018

Tác giả luận văn

Đinh Thị Ngân

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN i

LỜI CẢM ƠN iii

MỤC LỤC iv

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT vi

DANH MỤC BẢNG vii

DANH MỤC SƠ ĐỒ, HỘP THÔNG TIN, HÌNH ẢNH viii

TRÍCH YẾU LUẬN VĂN ix

PHẦN 1 MỞ ĐẦU 1

1.1 TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI 1

1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 3

1.3 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU 3

2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP 4

2.1.2 Cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán 9

2.1.3 Nội dung tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị sự nghiệp công lập 12

2.1.4 Những nhân tố ảnh hưởng tổ chức công tác kế toán trong đơn vị sự nghiệp công lập 30

2.2 CƠ SỞ THỰC TIỄN 35

2.2.1 Kinh nghiệm tổ chức công tác kế toán tại một số đơn vị hành chính sự nghiệp của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn 35

2.2.2 Bài học kinh nghiệm 42

PHẦN 3 ĐẶC ĐIỂM ĐỊA BÀN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 44

3.1 ĐẶC ĐIỂM ĐỊA BÀN NGHIÊN CỨU 44

3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm Tài nguyên thực vật 44

3.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Tài nguyên thực vật 45

3.1.3 Tình hình nguồn lực của Trung tâm Tài nguyên thực vật 47

3.2 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 51

3.2.1 Phương pháp thu thập tài liệu 51

3.2.2 Phương pháp xử lý số liệu 52

3.2.3 Phương pháp phân tích số liệu 52

3.2.4 Thiết kế khung phân tích 52

PHẦN 4 KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 54

4.1 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI TRUNG TÂM TÀI NGUYÊN THỰC VẬT 54

4.1.1 Thực trạng tổ chức bộ máy kế toán 54

4.1.2 Thực trạng tổ chức thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin kế toán 58

4.1.3 Thực trạng tổ chức kiểm tra kế toán 70

4.1.4 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán 71

4.2 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI TRUNG TÂM TÀI NGUYÊN THỰC VẬT 73

4.2.1 Ưu điểm 73

4.2.2 Nhược điểm 75

4.3 NHỮNG NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI TRUNG TÂM TÀI NGUYÊN THỰC 81

4.4 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI TRUNG TÂM TÀI NGUYÊN THỰC VẬT 83

4.4.1 Sự cần thiết, yêu cầu và nguyên tắc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán Trung tâm Tài nguyên thực vật 83

4.4.2 Giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Trung tâm Tài nguyên thực vật 86

PHẦN 5 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 95

TÀI LIỆU THAM KHẢO 99

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

Chữ viết tắt Nghĩa tiếng Việt

DANH MỤC BẢNG

Bảng 3.1 Đánh giá tình hình nguồn nhân lực của Trung tâm Tài nguyên thực vật 48

Bảng 3.2 Một số chỉ tiêu trên bảng cân đối tài khoản năm 2015, 2016 49

Bảng 3.3 Tình hình hoạt động thu chi của Trung tâm Tài nguyên thực vật giai đoạn 2015-2017 50

Bảng 3.4 Danh mục các đối tượng được phỏng vấn để thu thập dữ liệu 52

Bảng 4.1 Tình hình nguồn nhân lực bộ máy kế toán giai đoạn 2015-2017 57

Bảng 4.2 Hệ thống các chứng từ kế toán hướng dẫn đang áp dụng 61

Bảng 4.3 Hệ thống các tài khoản kế toán trong bảng đang áp dụng 63

Bảng 4.4 Hệ thống các tài khoản kế toán ngoài bảng đang áp dụng 64

Bảng 4.5 Bảng tổng hợp chứng từ ghi sổ 65

Bảng 4.6 Thống kê thời gian nộp báo cáo 68

Bảng 4.7 Hệ thống các báo cáo đang áp dụng 69

Bảng 4.8 Tình hình công tác tổ chức kiểm tra kế toán 71

Bảng 4.8 Bảng xác định tỷ lệ sử dụng tài sản, thiết bị 90

DANH MỤC SƠ ĐỒ, HỘP THÔNG TIN, HÌNH ẢNH

Sơ đồ 3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trung tâm Tài nguyên thực vật 46

Sơ đồ 4.1 Bộ máy kế toán của Trung tâm Tài nguyên thực vật 55

Sơ đồ 4.2 Sơ đồ luân chuyển phiếu thu 59

Sơ đồ 4.3 Sơ đồ luân chuyển phiếu chi 60

Sơ đồ 4.4 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ - Ghi sổ tại Trung tâm Tài nguyên thực vật 67

Sơ đồ 4.5 Sơ đồ kế toán trên máy vi tính 72

Hình ảnh 4.1 Giao diện phần mềm kế toán trên máy vi tính 72

Hộp thông tin 1 Về sự phối hợp trong công việc của phòng TCKT 74

Hộp thông tin 2 Về báo cáo quyết toán ngân sách 78

Hộp thông tin 3 Về tình hình sử dụng phần mềm kế toán 79

Hộp thông tin 4 Về ứng dụng tin học trong công tác kế toán 80

Hộp thông tin 5 Về việc chậm nộp báo cáo tài chính 91

TRÍCH YẾU LUẬN VĂN

Tên tác giả: Đinh Thị Ngân

Tên luận văn: “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Trung tâm Tài nguyên thực

vật”

Ngành: Kế toán Mã số: 60.34.03.01

Tên cở sở đào tạo: Học viện Nông nghiệp Việt Nam

Mục đích nghiên cứu

Mục đích nghiên cứu của đề tài: Hệ thống hóa cơ sở lý luận của tổ chức công tác

kế toán trong các đơn vị sự nghiệp công lập Phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Trung tâm Tài nguyên thực vật Từ đó đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Trung tâm Tài nguyên thực vật

Phương pháp nghiên cứu

Đề tài tập trung nghiên cứu về vận dụng chế độ kế toán hành chính sự nghiệp Ban hành theo thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10 tháng 10 năm 2017 trong việc tổ chức công tác kế toán của các đơn vị sự nghiệp công lập nói chung và tại Trung tâm Tài nguyên thực vật nói riêng Cụ thể:

- Tổ chức bộ máy kế toán;

- Tổ chức thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin kế toán;

- Tổ chức kiểm tra kế toán;

- Tổ chức ứng dụng CNTT trong công tác kế toán

Tác giả sử dụng phương pháp thu thập dữ liệu gồm thu thập dữ liệu sơ cấp và dữ liệu thứ cấp Sau khi thu thập dữ liệu tác giả đã xử lý số liệu và phân tích thông tin thông qua hệ thống chỉ tiêu nghiên cứu

Kết quả chính và kết luận

Trên cơ sở những nghiên cứu về lý luận cơ bản, đi sâu tìm hiểu phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Trung tâm Tài nguyên thực vật từ đó thấy được những bất cập, những mặt tồn tại cần phải khắc phục;

Từ những nghiên cứu về lý luận cũng như thực trạng tổ chức kế toán tại Trung tâm Tài nguyên thực vật, luận văn đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán tại Trung tâm Tài nguyên thực vật trong cơ chế tài chính như hiện nay, bao gồm các giải pháp:

+ Hoàn thiện tổ chức bộ máy công tác kế toán;

+ Hoàn thiện tổ chức thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin kế toán; + Hoàn thiện tổ chức kiểm tra kế toán;

+ Hoàn thiện việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán

THESIS ABTRACT

Writer: Dinh Thi Ngan

Thesis title: Improvement of accounting organization at Plant Resources Center

Major: Accounting Code No: 60.34.03.01

Name of training institution: Vietnam National University of Agriculture

Purpose and significant:

- To systematize the theoretical basis of accounting work in the public administrative units;

- To analyze the status of accounting work in the Plant Resources Center;

- To propose solutions to improve the organizational management of accounting work in the Plant Resources Center

Methodology

This study concentrates on the application of the administrative accounting regime

in accordance with the Circular No 107/2017/TT-BTC dated 10/10/2017 on the organization of accounting work of the public administrative units in general and in the Plant Resources Center in particular as follows:

- Organization of the accounting apparatus;

- Organization of collecting, processing and supplying accounting information;

- Organization of auditing;

- Organization of IT application in the accounting works

This study utilized the data collection methodologies such as the literature review and secondary data collection After the data collection, we processed the data and analyzed the information through the research indicator system

Main results and conclusions

By the literature review and the deep analysis of the status of the accounting organization in the Plant Resources Center, this study showed the existting aspects which need to improve

By the literature review and the status analysis of the accounting organization in the Plant Resources Center, this study proposes some solutions in order to improve the accounting organization in the Plant Resources Center under the current financial mechanism as follows:

+ To improve the organizational apparatus of accounting work;

+ To improve the process of organization of collecting, processing and supplying accounting information;

+ To impove the organization of the accounting inspection;

+ To impove process of the application of information technology in accounting work

PHẦN 1 MỞ ĐẦU

1.1 TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI

Ngày nay trong xu thế toàn cầu hóa và khu vực hóa để hội nhập và phát triển Việt Nam không ngừng đẩy mạnh “Công nghiệp hóa – Hiện đại hóa đất nước”, đổi mới toàn diện nền kinh tế, Đảng và Nhà nước ta đã có nhiều cải cách trên tất cả các lĩnh vực đời sống của xã hội đặc biệt quan trọng là những cải cách về lĩnh vực hành chính, tổ chức bộ máy cũng như việc nhấn mạnh tầm quan trọng của công tác tài chính, kế toán trong các đơn vị SNCL, cơ quan Nhà nước sử dụng nguồn kinh phí hoạt động chủ yếu từ ngân sách Nhà nước Tại Nghị định 16/2015/NĐ/CP có hiệu lực thi hành ngày 06 tháng 4 năm 2015 của Chính phủ với mục đích tạo sự chuyển biến mạnh mẽ trong cơ chế hoạt động, cơ chế tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập, chuyển dần sang hình thức đặt hàng, giao nhiệm vụ cung cấp dịch vụ công thay vì giao dự toán trước đây, gắn liền với lợi ích mà đơn vị đã năng động tạo nên bằng nhiều hình thức như cung ứng các dịch vụ khác nhau, khuyến khích các đơn vị chủ động tăng thu, giảm dần việc thụ động phụ thuộc vào ngân sách nhà nước

Tuy nhiên, trong thực tế có rất nhiều đơn vị và các tổ chức chưa thực sự sát sao theo dõi và kiểm soát các hoạt động thu - chi ngân sách tại các đơn vị, tình trạng sử dụng kinh phí chưa đúng quy định gây lãng phí nguồn kinh phí ngân sách Nhà nước vẫn xảy ra Trước thực trạng chung đó, là một đơn vị HCSN sử dụng kinh phí ngân sách Nhà nước, Trung tâm Tài nguyên thực vật là cơ quan cũng có nhiều điều còn bất cập trong tổ chức công tác kế toán tại đơn vị

Trung tâm Tài nguyên thực vật là một đơn vị sự nghiệp công lập, thực hiện theo Nghị định số 16/2015/NĐ/CP ngày 14 tháng 02 năm 2015 của Chính Phủ quy định

cơ chế tự chủ của đơn vị sự nghiệp công lập Trong bối cảnh kinh phí hoạt động thường xuyên theo chức năng hàng năm được giao theo cơ chế tự chủ, chính vì thế

để đảm bảo cho quá trình hoạt động thường xuyên, liên tục của đơn vị thì tổ chức công tác kế toán một cách khoa học, hợp lý phù hợp với thực tiễn của đơn vị trở nên hết sức cần thiết

Tổ chức công tác kế toán là một trong những công cụ đặc biệt quan trọng trong quản lý tài chính Thông qua các thông tin do kế toán cung cấp, cơ quan chủ quản

và các đơn vị sự nghiệp nắm bắt được tình hình tài chính của đơn vị mình, từ đó có

các biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn kinh phí của đơn vị Chính vì thế nắm vững công tác kế toán là hết sức quan trọng nó đảm bảo công tác kế toán được tiến hành theo đúng quy định của pháp luật, thực hiện theo đúng các chỉ tiêu, định mức cho phép và dự toán được giao nhằm quản lý có hiệu quả nhất nguồn ngân sách nhà nước Công việc của kế toán trong các đơn vị HCSN là phải tổ chức hệ thống thông tin bằng số liệu để quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng quyết toán kinh phí, tình hình quản lý và sử dụng các loại vật tư tài sản công, tình hình chấp hành dự toán thu, chi và thực hiện các tiêu chuẩn định mức của Nhà nước ở đơn vị Đồng thời, kế toán HCSN với chức năng thông tin mọi hoạt động kinh tế phát sinh trong quá trình chấp hành NSNN tại đơn vị HCSN được Nhà nước

sử dụng như là một công cụ sắc bén trong việc quản lý NSNN, góp phần đắc lực vào việc sử dụng nguồn kinh phí một cách tiết kiệm và hiệu quả Để thực sự là công

cụ sắc bén, có hiệu quả trong công tác quản lý tài sản chính kế toán ở đơn vị hành chính sự nghiệp phải thực hiện các nghiệp vụ sau:

 Thu thập, phản ánh, xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí được cấp, được tài trợ, được hình thành và sử dụng các khoản kinh phí: Sử dụng ở các khoản thu ở đơn vị

 Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu, chi, tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế, tài chính, các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước, kiểm tra việc quản lý, sử dụng các loại vật tư, tài sản công sở đơn vị, kiểm tra tình hình chấp hành thu nộp ngân sách; chấp hành kỉ luật thanh toán và các chế độ, chính sách hành chính của Nhà nước

 Lập và nộp đúng hạn báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính theo quy định Cung cấp thông tin và tài liệu cần thiết phục vụ cho việc xây dựng dự toán, xây dựng định mức chi tiêu Phân tích và đánh giá hiệu quả các nguồn kinh phí

Nhận thức rõ tầm quan trọng của công tác kế toán hành chính sự nghiệp trong các đơn vị HCSN hoạt động dưới sự quản lý của Nhà nước Việt Nam và nâng cao chất lượng hoạt động của bộ máy thực hiện công tác kế toán tại Trung tâm Tài

nguyên thực vật, tác giả đã chọn đề tài “HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC

KẾ TOÁN TẠI TRUNG TÂM TÀI NGUYÊN THỰC VẬT” làm nội dung cho luận

văn của mình

1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU

1.2.1 Mục tiêu chung

Phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Trung tâm Tài nguyên thực vật từ đó đƣa ra một số giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại đơn vị nghiên cứu

1.3 ĐỐI TƢỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU

1.3.1 Đối tƣợng nghiên cứu

Vận dụng chế độ kế toán hành chính sự nghiệp Ban hành theo thông tƣ số 107/2017/TT-BTC ngày 10 tháng 10 năm 2017 trong việc tổ chức công tác kế toán của các đơn vị sự nghiệp công lập nói chung và tại Trung tâm Tài nguyên thực vật nói riêng

1.3.2 Phạm vi nghiên cứu:

- Phạm vi không gian: Điều tra tại Trung tâm Tài nguyên thực vật

- Địa điểm: An Khánh, Hoài Đức, Hà Nội

- Phạm vi thời gian:

+Thời gian về số liệu: Số liệu trong 3 năm từ năm 2015 năm 2017

+Thời gian nghiên cứu: Từ tháng 3 năm 2017 đến tháng 3 năm 2018

- Phạm vi về mặt nội dung: Luận văn tập trung nghiên cứu về tổ chức công tác kế toán tại Trung tâm Tài nguyên thực vật Cụ thể:

Tổ chức bộ máy kế toán;

Tổ chức thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin kế toán;

Tổ chức kiểm tra kế toán;

Tổ chức ứng dụng CNTT trong công tác kế toán

PHẦN 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CỦA ĐỀ TÀI

2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC ĐƠN

VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP

2.1.1 Đơn vị sự nghiệp công lập

2.1.1.1 Khái niệm đơn vị sự nghiệp công lập

Đơn vị SNCL là những đơn vị do Nhà nước thành lập, thực hiện cung cấp các dịch vụ xã hội công cộng và các dịch vụ nhằm duy trì sự hoạt động bình thường của các ngành kinh tế quốc dân Các đơn vị này hoạt động trong các lĩnh vực: Y tế, giáo dục đào tạo, khoa học công nghệ và môi trường, văn học nghệ thuật, thể dục thể thao, sự nghiệp kinh tế, dịch vụ,…Các đơn vị sự nghiệp công lập có sử dụng ngân sách nhà nước nên hệ thống kế toán phải tuân theo Chế độ kế toán hành chính

sự nghiệp và Hệ thống mục lục ngân sách nhà nước để phục vụ công tác quản lý và thống kê

Theo nghị định 16/2015/NĐ-CP ngày 14 tháng 02 năm 2015, các đơn vị sự nghiệp công lập được giao cơ chế tự chủ nhằm phát huy mọi khả năng của đơn vị để cung cấp dịch vụ với chất lượng cao cho xã hội và tăng nguồn thu nhằm từng bước giải quyết thu nhập cho người lao động, giảm lệ thuộc vào ngân sách nhà nước Đơn

vị sự nghiệp công lập do cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước thành lập theo quy định của pháp luật, có tư cách pháp nhân, cung cấp dịch vụ công, phục vụ quản lý nhà nước (sau đây gọi là đơn vị sự nghiệp công)

Nghị định 43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006 của Chính phủ quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập là những đơn vị do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định thành lập (đơn vị dự toán độc lập, có con dấu và tài khoản riêng, có

tổ chức bộ máy kế toán theo quy định của Luật kế toán), hoạt động trong các lĩnh vực: giáo dục đào tạo; dạy nghề; y tế; văn hóa; thể thao và du lịch; thông tin truyền thông và báo chí; khoa học và công nghệ; sự nghiệp kinh tế và sự nghiệp khác

Tại điều 9 Luật viên chức số 58/2010/QH12 ngày 15 tháng 11 năm 2010 của Quốc hội ban hành: Đơn vị sự nghiệp công lập là tổ chức do cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội thành lập theo quy định của pháp luật, có tư cách pháp nhân, cung cấp dịch vụ công, phục vụ quản lý nhà nước

Như vậy, đơn vị sự nghiệp công lập là tổ chức được thành lập theo quyết định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền để cung cấp dịch vụ sự nghiệp công

2.1.1.2 Phân loại đơn vị sự nghiệp công lập

Mục đích của phân loại đơn vị sự nghiệp công lập là tạo căn cứ cho việc xác định cơ chế và cách thức quản lý phù hợp với từng loại hình, sử dụng viên chức tại các đơn vị sự nghiệp công lập có quy mô, tổ chức, tính chất hoạt động khác nhau, thuộc các lĩnh vực, địa bàn khác nhau

* Căn cứ vào ngành, lĩnh vực hoạt động, đơn vị SNCL bao gồm:

- Đơn vị SNCL hoạt động trong lĩnh vực văn hóa nghệ thuật;

- Đơn vị SNCL hoạt động trong lĩnh vức giáo dục đài tạo bao gồm các cơ sở giáo dục công lập thuộc hệ thống giáo dục quốc dân;

- Đơn vị SNCL hoạt động trong lĩnh vực nghiên cứu khoa học;

- Đơn vị SNCL hoạt động trong lĩnh vực thể dục thể thao;

- Đơn vị SNCL hoạt động trong lĩnh vực y tế;

- Đơn vị SNCL hoạt động trong lĩnh vực xã hội;

- Đơn vị SNCL hoạt động trong lĩnh vực kinh tế;

- Đơn vị SNCL thuộc các tổng công ty, tổ chức chính trị, tổ chức xã hội

* Căn cứ vào mức độ tự chủ tài chính về chi thường xuyên và chi đầu tư, các đơn vị sự nghiệp được chia thành 4 loại:

- Đơn vị SNCL tự đảm bảo chi thường xuyên và chi đầu tư;

- Đơn vị SNCL tự đảm bảo chi thường xuyên;

- Đơn vị SNCL tự đảm bảo một phần chi thường xuyên (do giá, phí dịch vụ

sự nghiệp công chưa kết cấu đủ chi phí, được Nhà nước đặt hàng, giao nhiệm vụ cung cấp dịch vụ sự nghiệp công theo giá, phí chưa tính đủ chi phí);

- Đơn vị sự nghiệp công lập do Nhà nước đảm bảo chi thường xuyên (theo chức năng nhiệm vụ được cấp có thẩm quyền giao, không có nguồn thu hoặc nguồn thu thấp)

* Căn cứ theo cơ chế quản lý tài chính, các đơn vị SNCL bao gồm:

- Các đơn vị SNCL thuần túy không thực hiện cơ chế khoán biên chế và kinh phí quản lý hành chính: Đó là các cơ quan công quyền trong bộ máy hành chính nhà nước (các đơn vị quản lý hành chính nhà nước);

- Các đơn vị SNCL thuần túy hoạt động theo cơ chế khoán biên chế và kinh phí quản lý hành chính: Sự nghiệp văn hóa, sự nghiệp giáo dục, sự nghiệp y tế, sự nghiệp kinh tế, sự nghiệp nghiên cứu khoa học,…;

- Các đơn vị sự nghiệp hoạt động theo cơ chế quản lý tài chính áp dụng cho đơn vị sự nghiệp có thu: Tổ chức đoàn thể, xã hội, nghề nghiệp, tổ chức quần chúng,…

* Theo phân cấp quản lý tài chính, đơn vị SNCL được tổ chức theo hệ thống dọc tương ứng với từng cấp ngân sách nhằm phù hợp với công tác chấp hành ngân sách cấp đó

- Đơn vị sự toán cấp I: Là cơ quan chủ quản các ngành hành chính sự nghiệp trực thuộc Trung ương và địa phương như các Bộ, tổng cục, Sở, ban,…Đơn vị dự toán cấp I trực tiếp quan hệ với cơ quan tài chính để nhận và thanh quyết toán nguồn kinh phí cấp phát Đơn vị dự toán cấp I có trách nhiệm:

+ Tổng hợp và quản lý toàn bộ vốn của ngân sách giao, xác định trách nhiệm

và quyền hạn của các đơn vị kế toán cấp dưới;

+ Phê chuẩn dự toán quí, năm của các đơn vị cấp dưới;

+ Tổ chức việc hạch toán kinh tế, việc quản lý vốn trong toàn ngành;

+ Tổng hợp các báo biểu kế toán trong toàn ngành, tổ chức kiểm tra kế toán và kiểm tra tài chính đối với đơn vị cấp dưới

- Đơn vị dự toán cấp II: Trực thuộc đơn vị dự toán đơn vị cấp I chịu sự lãnh đạo trực tiếp về tài chính và quan hệ cấp phát vốn của đơn vị dự toán cấp I Đơn vị

dự toán cấp II quản lý phần vốn ngân sách do đơn vị cấp I phân phối bao gồm phần kinh phí của bản thân đơn vị và phần kinh phí của các đơn vị cấp III trực thuộc Định kỳ đơn vị phải tổng hợp chi tiêu kinh phí ở đơn vị và của đơn vị dự toán cấp III báo cáo lên đơn vị dự toán cấp I và cơ quan tài chính cùng cấp

- Đơn vị dự toán cấp III: Trực thuộc đơn vị dự toán cấp II Chịu sự lãnh đạo trực tiếp về tài chính và quan hệ cấp phát vốn của đơn vị dự toán cấp II, là đơn vị cuối cùng thực hiện dự toán Đơn vị dự toán cấp III trực tiếp sử dụng kinh phí của ngân sách, chấp hành các chính sách về chi tiêu, về hạch toán, tổng hợp chi tiêu kinh phí báo cáo lên đơn vị cấp II và cơ quan tài chính cùng cấp theo định kỳ

Cần chú ý rằng, đơn vị dự toán có thể chỉ có một cấp hoặc hai cấp Ở các đơn

vị chỉ có một cấp thì cấp này phải làm nhiệm vụ của cấp I và cấp III Ở các đơn vị được tổ chức thành hai cấp thì đơn vị dự toán cấp trên làm nhiệm vụ của đơn vị dự toán cấp I, đơn vị dự toán cấp dưới làm nhiệm vụ của đơn vị cấp III

Như vậy, đơn vị SNCL rất đa dạng, phạm vi rộng, chi cho hoạt động chủ yếu được thực hiện thông qua nguồn kinh phí của Nhà nước cấp phát Đặc điểm nổi bật của đơn vị HCSN là không phải là đơn vị hạch toán kinh tế, chức năng chủ yếu không phải là SXKD mà hoạt động theo mục tiêu, nhiệm vụ của Nhà nước

2.1.1.3 Đặc điểm hoạt động của đơn vị sự nghiệp công lập

Thứ nhất, đơn vị sự nghiệp công là một tổ chức hoạt động theo nguyên tắc phục vụ xã hội, không vì mục đích kiếm lời

Trong nền kinh tế thị trường các hoạt động, dịch vụ do hoạt động sự nghiệp tạo ra đều có thể trở thành hàng hoá cung ứng cho mọi thành phần trong xã hội, việc cung ứng các hàng hoá này cho thị trường chủ yếu không vì mục đích lợi nhuận như hoạt động sản xuất kinh doanh Nhà nước tổ chức, duy trì và tài trợ cho các hoạt động sự nghiệp để cung cấp các hoạt động dịch vụ cho thị trường trước hết nhằm thực hiện vai trò của Nhà nước trong việc phân phối lại thu nhập và thực hiện các chính sách phúc lợi công cộng khi can thiệp vào thị trường Nhờ đó sẽ hộ trợ cho các ngành, các lĩnh vực kinh tế hoạt động bình thường, nâng cao dân trí, bồi dưỡng nhân tài, đảm bảo nguồn nhân lực, thúc đẩy các hoạt động kinh tế ngày càng phát triển và ngày càng đạt hiệu quả cao hơn, đảm bảo và không ngừng nâng cao đời sống, sức khoẻ, văn hoá, tinh thần của nhân dân

Thứ hai, sản phẩm của đơn vị sự nghiệp công là sản phẩm mang lại lợi ích chung có tính bền vững và gắn bó hữu cơ với quá trình tạo ra sản phẩm của cải vật chất và giá trị tinh thần

Sản phẩm, dịch vụ do hoạt động sự nghiệp tạo ra chủ yếu là tri thức, văn hoá phát minh, sức khoẻ, đạo đức, các giá trị về xã hội… Đây là các sản phẩm vô hình

và có thể dung chung cho nhiều người cho nhiều đối tượng trên phạm vi rộng Nhìn chung đại bộ phận các sản phẩm của đơn vị sự nghiệp là sản phẩm có tính phục vụ không chỉ bó hẹp trong một ngành hoặc một lĩnh vực, nhất định mà những sản phẩm đó khi tiêu dùng thường có tác dụng lan toả, chuyển tiếp

Mặt khác sản phẩm của các hoạt động sự nghiệp chủ yếu tạo ra các “hàng hoá công cộng” ở dạng vật chất và phi vật chất, phục vụ trực tiếp hoặc gián tiếp quá trình tái sản xuất Cũng như các hàng hoá khác sản phẩm của các hoạt động sự nghiệp có giá trị và giá trị sử dụng, dùng rồi có thể dùng lại được trên phạm vi rộng

Vì vậy, sản phẩm của hoạt động sự nghiệp chủ yếu là các “hàng hoá công cộng”

“Hàng hoá công cộng” có hai đặc điểm là “không loại trừ và không tranh giành” Nói cách khác, đó là những hàng hoá mà không ai có thể loại trừ những người tiêu dùng khác sự nghiệp tạo ra làm cho quá trình sản xuất của cải vật chất được thuận lợi ra khỏi việc sử dụng nó và tiêu dùng của người này không loại trừ việc tiêu dùng của người khác

Việc sử dụng những “hàng hoá công cộng” do hoạt động và ngày càng đạt hiệu quả cao Hoạt động sự nghiệp giáo dục, đào tạo y tế, thể dục thể thao, đem lại tri thức và đảm bảo sức khoẻ cho lực lượng lao động, tạo điều kiện cho lao động có chất lượng ngày càng tốt hơn Hoạt động sự nghiệp khoa học, văn học, văn hoá thông tin mang lại hiểu biết cho con người về tự nhiên, xã hội tạo ra những công việc mới phục vụ sản xuất và đời sống… Vì vậy, hoạt động sự nghiệp luôn gắn bó hữu cơ và tác động tích cực đến quá trình tái sản xuất xã hội

Thứ ba, hoạt động sự nghiệp trong đơn vị sự nghiệp công luôn gắn liền và bị chi phối bởi các chương trình phát triển kinh tế, xã hội của Nhà nước

Với chức năng của mình, Chính phủ luôn tổ chức, duy trì và đảm bảo hoạt động sự nghiệp để thực hiện các nhiệm vụ và phát triển kinh tế, xã hội Để thực hiện các mục tiêu kinh tế - xã hội nhất định, Chính phủ tổ chức thực hiện các chương trình mục tiêu quốc gia như: Chương trình xoá mù chữ, Chương trình chăm sóc sức khoẻ cộng đồng, Chương trình dân số - kế hoạch hoá gia đình, chương trình phòng chống AIDS, Chương trình xoá đói giảm nghèo,… Những chương trình mục tiêu quốc gia này chỉ có Nhà nước, với vai trò của mình mới có thể thực hiện một cách triệt để và có hiệu quả, nếu để tư nhân thực hiện, mục tiêu lợi nhuận sẽ lấn chiếm mục tiêu xã hội và dẫn đến hạn chế việc tiêu dùng sản phẩm hoạt động sự nghiệp, từ

đó kìm hãm sự phát triển của xã hội

2.1.1.4 Đặc điểm quản lý trong các đơn vị sự nghiệp công lập

Các đơn vị SNCL mặc dù hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau vừa chịu sự quản lý theo ngành vừa chịu sự quản lý theo lãnh thổ, nhưng xét về mặt bản chất hoạt động của các đơn vị SNCL và mối quan hệ trong tổng thể các hoạt động quản

lý Nhà nước nói chung thì các đơn vị SNCL còn chịu sự quản lý và chi phối gián tiếp của nhiều ngành nhiều lĩnh vực có liên quan Một đơn vị SNCL nếu xét theo đặc điểm hoạt động có thể thuộc một trong hai nhóm, đơn vị sự nghiệp hoặc cơ quan quản lý nhà nước hoạt động ở mọi lĩnh vực khác nhau theo chức năng nhiệm

vụ được giao, nhưng cho dù hoạt động trong lĩnh vực nào các đơn vị này cũng phải chịu sự quản lý và chi phối của các đơn vị có liên quan như: Cơ quan quản lý tài chính (Bộ Tài chính, Sở Tài chính, Phòng Tài chính), Kho bạc Nhà nước nơi đơn vị

mở tài khoản và hơn cả chính là cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp, mối quan hệ giữa các đơn vị SNCL và các đơn vị chức năng khác trong hệ thống quản lý Nhà

nước

Các đơn vị thuộc các ngành, các lĩnh vực khác có quan hệ phối hợp trong quá trình thực hiện nhiệm vụ cũng ảnh hưởng lớn tới hoạt động của các đơn vị SNCL Tất cả sự phối hợp đan xen trong quản lý các đơn vị SNCL tạo nên một mạng lưới các mắt xích có mối liên hệ chặt chẽ với nhau trong quá trình vận hành của bộ máy quản lý nhà nước nói chung Do vậy, xét ở phạm vi một đơn vị SNCL cụ thể, bộ máy quản lý phải được thiết lập phù hợp nhằm đảm bảo cho hoạt động của bản thân đơn vị và toàn bộ hệ thống quản lý nhà nước nói chung được diễn ra thuận lợi Để đáp ứng và thỏa mãn được các mối quan hệ ngang dọc trong hệ thống quản lý, các

bộ phận chức năng các phòng ban trong đơn vị SNCL phải được bố trí đầy đủ, phù hợp với đặc điểm hoạt động của đơn vị trong mối quan hệ với các đơn vị khác Số lượng các bộ phận trong bộ máy quản lý phụ thuộc vào đặc điểm, quy mô hoạt động và đặc điểm quản lý tại các đơn vị SNCL có thể được tổ chức theo các mô hình trực tuyến, chức năng hoặc mô hình hỗn hợp Tác giả cho rằng dù đơn vị được

tổ chức theo mô hình nào thì cũng bao gồm các bộ phận có quan hệ với nhau

2.1.2 Cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán

2.1.2.1 Khái niệm về tổ chức công tác kế toán

Theo Luật Kế toán 88/2015/QH13 ngày 20 tháng 11 năm 2015 của Quốc hội nước cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam: “Tổ chức công tác kế toán là tổ chức việc thu nhận, hệ thống hóa và cung cấp thông tin về hoạt động của đơn vị kế toán

trên cơ sở vân dụng các phương pháp kế toán và tổ chức bộ máy kế toán tại đơn vị nhằm quản lý và điều hành hoạt động có hiệu quả”

Để thu nhận, xử lý thông tin kế toán, phải thông qua một hệ thống các phương pháp khoa học nhất định là phương pháp kế toán Đồng thời phải có yếu tố tổ chức

bộ máy kế toán với những cán bộ làm công tác kế toán có hiểu biết về chuyên môn

và được phân công nhiệm vụ cụ thể rõ ràng trong việc thực hiện các công việc kế toán Hay nói cách khác là phải có sự tổ chức bộ máy, tổ chức con người làm kế toán

Như vậy, tổ chức công tác kế toán tại đơn vị kế toán một mặt phải giải quyết được việc tổ chức thực hiện các phương pháp kế toán, các nguyên tắc kế toán, và các phương pháp, phương tiện tính toán nhằm đạt được mục đích của công tác kế toán, mặt khác phải đảm bảo tổ chức bộ máy kế toán hợp lý nhằm tạo được sự liên kết và phối hợp chặt chẽ giữa các nhân viên kế toán đảm nhiệm và thực hiện tốt công tác kế toán trong đơn vị

Tổ chức công tác kế toán trong đơn vị hợp lý, khoa học có ý nghĩa quan trọng đối với công tác quản lý và điều hành hoạt động của đơn vị Thể hiện trên các khía cạnh sau:

- Cung cấp chính xác, kịp thời và đầy đủ các thông tin kinh tế, tài chính của đơn vị cho lãnh đạo đơn vị và các đối tượng quan tâm để có các quyết định đúng đắn, kịp thời;

- Đảm bảo ghi chép, theo dõi, phản ánh và giám sát chặt chẽ các loại tài sản, nguồn vốn nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, nguồn vốn trong đơn vị;

- Tạo điều kiện cho kế toán đơn vị thực hiện tốt yêu cầu, chức năng và nhiệm

vụ trong hệ thống các công cụ quản lý và tổ chức bộ máy kế toán hợp lý, nâng cao hiệu suất và hiệu quả hoạt động của bộ máy kế toán trong đơn vị

2.1.2.1 Nguyên tắc và nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán

Để phù hợp với các yêu cầu, các quy định có liên quan và tổ chức công tác

kế toán phát huy vai trò của mình thì tổ chức công tác kế toán tại đơn vị phải đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc sau:

- Tổ chức công tác kế toán của đơn vị phải đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc, các chính sách, chế độ, thể lệ và các quy định của pháp luật hiện hành;

- Tổ chức công tác kế toán của đơn vị phải đảm bảo nguyên tắc thống nhất, thống nhất giữa các bộ phận kế toán trong đơn vị, giữa đơn vị chính với các đơn vị thành viên và các đơn vị nội bộ, giữa tổ chức công tác kế toán ở công ty mẹ và các công ty;

- Tổ chức công tác kế toán của đơn vị phải phù hợp với quy mô, đặc điểm tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý, đặc điểm hoạt động của đơn vị;

- Tổ chức công tác kế toán của đơn vị phải phù hợp với yêu cầu, trình độ quản lý, mức độ trang bị các phương tiện thiết bị phục vụ công tác kế toán tại doanh nghiệp;

- Tổ chức công tác kế toán của đơn vị phải đảm bảo thực hiện được đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của kế toán, đáp ứng yêu cầu thông tin cho các cấp lãnh đạo

và các đối tượng quan tâm;

- Tổ chức công tác kế toán của đơn vị phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả

Để thực hiện được vai trò của mình trong công tác quản lý và điều hành, tổ chức công tác kế toán của đơn vị phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

- Tổ chức bộ máy kế toán tại đơn vị hợp lý, phù hợp với đặc điểm điều kiện hoạt động của đơn vị trên cơ sở tổ chức phân cấp và phân công rõ ràng nhiệm vụ thực hiện các phần hành kế toán cho từng cán bộ kế toán cụ thể của đơn vị;

- Tổ chức thực hiện các phương pháp kế toán, các nguyên tắc kế toán và chế

độ kế toán hiện hành, tổ chức vận dụng hình thức kế toán hợp lý, chế độ kế toán, chuẩn mực kế toán, thông lệ kế toán và các phương tiện kỹ thuật tính toán hiện có nhằm đảm bảo chất lượng của thông tin kế toán của đơn vị;

- Xác định rõ mối quan hệ giữa các bộ phận trong bộ máy kế toán với các bộ phận quản lý khác trong đơn vị về các công việc liên quan đến công tác kế toán và thu nhận, cung cấp thông tin kinh tế, tài chính liên quan của đơn vị cho các cấp lãnh đạo, quản lý;

- Tổ chức ứng dụng những thành tựu khoa học quản lý, ứng dụng công nghệ thông tin và sử dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán hiện đại, tổ chức bồi dưỡng, nâng cao trình độ quản lý, trình độ nghiệp vụ cho các cán bộ kế toán

- Tổ chức hướng dẫn các cán bộ, nhân viên trong đơn vị hiểu và chấp hành chế độ quản lý kinh tế, tài chính nói chung và chế độ kế toán nói riêng và tổ chức kiểm tra kế toán nội bộ tổ chức

2.1.3 Nội dung tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị sự nghiệp công lập

2.1.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán

a Những căn cứ để xây dựng mô hình bộ máy kế toán ở đơn vị

Ở mỗi đơn vị được thành lập, có tư cách pháp nhân đầy đủ, đều phải tổ chức

bộ máy kế toán để thực hiện công tác kế toán, thống kê và tài chính ở tổ chức Theo

cơ chế tổ chức quản lý ở nước ta hiện nay, tổ chức thống nhất công tác tài chính, kế toán, thống kê ở các đơn vị kinh tế cơ sở và do phòng kế toán thực hiện

Bộ máy kế toán ở đơn vị là tập hợp những người làm kế toán tại tại đơn vị cùng với các phương tiện trang thiết bị dùng để ghi chép, tính toán xử lý toàn bộ thông tin liên quan đến công tác kế toán tại đơn vị từ khâu thu nhận, kiểm tra, xử lý đến khâu tổng hợp, cung cấp những thông tin kinh tế về các hoạt động của đơn vị

Tổ chức bộ máy kế toán chính là tổ chức đội ngũ cán bộ làm kế toán của đơn

vị Do đó, tổ chức nhân sự như thế nào để từng người phát huy được cao nhất sở trường của mình, đồng thời tác động tích cực đến những bộ phận hoặc người khác

có liên quan là mục tiêu của tổ chức bộ máy kế toán

Để xây dựng bộ máy kế toán ở đơn vị một cách khoa học và hợp lý cần phải dựa vào các căn cứ sau:

+ Lĩnh vực hoạt động của đơn vị;

+ Đặc điểm và quy trình hoạt động của đơn vị;

+ Quy mô và phạm vi địa bàn hoạt động của đơn vị;

+ Mức độ phân cấp quản lý kinh tế, tài chính nội bộ;

+ Trình độ trang bị, sử dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán;

+ Biên chế bộ máy kế toán và trình độ nghề nghiệp của đội ngũ nhân viên kế toán hiện có

Dựa vào các căn cứ trên để lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán và xây dựng mô hình bộ máy kế toán ở tổ chức

b Các hình thức tổ chức công tác kế toán

Trong thực tế, tồn tại ba hình thức tổ chức công tác kế toán:

*Mô hình bộ máy kế toán tập trung

Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung là hình thức tổ chức mà toàn bộ công tác kế toán trong đơn vị được tiến hành tập trung tại phòng kế toán Ở các bộ

phận khác không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán ban đầu, thu nhận kiểm tra chứng từ, ghi chép sổ sách, hạch toán nghiệp vụ phục vụ cho nhu cầu quản lý của từng bộ phận đó, lập báo cáo nghiệp vụ và chuyển chứng từ cùng báo cáo về phòng kế toán

để xử lý và tiến hành công tác kế toán

Ưu điểm của mô hình: Mô hình này có ưu điểm là công tác chỉ đạo, kiểm tra được tập trung thống nhất tại phòng kế toán của đơn vị và trực tiếp là kế toán trưởng là đầu mối, đảm bảo sự thống nhất trong quản lý của toàn đơn vị Cung cấp thông tin cho quản lý chính xác, kịp thời về các mặt hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị Thuận tiện cho việc phân công công tác kế toán theo hướng chuyên môn hóa và ứng dụng trang thiết bị, phương tiện kỹ thuật cho công tác kế toán

Nhược điểm của mô hình: Bị hạn chế nếu phạm vị hoạt động của đơn vị rộng trên nhiều địa bàn khác nhau

Điều kiện để lựa chọn mô hình này là các đơn vị độc lập, có tư cách pháp nhân đầy đủ, hoặc trong các đơn vị có tổ chức các đơn vị thành viên trực thuộc hoàn toàn, không có sự phân tán quyền lực của hoạt động Mô hình này được đặt trong các đơn vị hoạt động có quy mô nhỏ, hoạt động tập trung về mặt không gian và mặt bằng, có kỹ thuật xử lý thông tin hiện đại nhanh chóng

*Mô hình bộ máy kế toán phân tán

Hình thức tổ chức kế toán phân tán là hình thức tổ chức mà công tác kế toán không những được tiến hành ở phòng kế toán mà còn được tiến hành ở những bộ phận khác của đơn vị Công việc kế toán ở những bộ phận khác do bộ máy kế toán

ở nơi đó đảm nhận từ công việc kế toán ban đầu, kiểm tra xử lý chứng từ đến kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp một số hoặc tất cả các phần hành kế toán và lập báo cáo kế toán trong phạm vi của bộ phận theo qui định của kế toán trưởng

Theo hình thức này, bộ máy kế toán được phân thành 2 cấp: kế toán trung tâm và kế toán trực thuộc Kế toán trung tâm và kế toán trực thuộc đều có sổ sách

kế toán và bộ máy nhân sự tương ứng để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của kế toán

Kế toán trực thuộc phải mở sổ kế toán, thực hiện toàn bộ khối lượng công việc từ giai đoạn hạch toán ban đầu tới giai đoạn lập báo cáo kế toán chuyển đến kế toán trung tâm

Kế toán trung tâm thực hiện tổng hợp số liệu báo cáo của kế toán trực thuộc,

lập báo cáo tài chính và chịu trách nhiệm cuối cùng về toàn bộ hoạt động của đơn vị đối với Nhà nước và những bên liên quan

Ưu điểm của mô hình: Kế toán sẽ gắn liền với sự chỉ đạo tại chỗ các hoạt động của đơn vị trực thuộc, giảm bớt sự cồng kềnh về bộ máy nhân sự ở cấp trên, đảm bảo tốc độ truyền tin nhanh Sự điều hành của đơn vị cấp trên sẽ thông qua sự điều tiết bằng cơ chế thu, nộp và quy chế ràng buộc tài chính khác Mặt khác bằng

sự kiểm soát, thanh tra nội bộ hoặc độc lập, khi phân cấp kế toán tương ứng với sự phân cấp về quản lý, đơn vị cấp trên đó thực hiện cơ chế tự chủ cho đơn vị phụ thuộc của mình với hiệu quả tối đa của hoạt động chung

Nhược điểm của mô hình: Bộ máy kế toán phức tạp làm cho việc tổng hợp các số liệu, thông tin ở phòng kế toán trung tâm thường bị chậm trễ, ảnh hưởng đến tính kịp thời của thông tin kế toán cho lãnh đạo đơn vị

Điều kiện để lựa chọn mô hình này là quy mô hoạt động lớn, cơ cấu hoạt động động phức tạp và địa bàn hoạt động rộng, phân tán

* Mô hình kế toán hỗn hợp

Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán là hình thức tổ chức bộ máy kết hợp hai hình thức tổ chức trên, bộ máy tổ chức theo hình thức này gồm phòng kế toán trung tâm và các bộ phận kế toán hay nhân viên kế toán ở các đơn vị - bộ phận khác Phòng kế toán trung tâm thực hiện các nghiệp vụ kinh tế liên quan toàn đơn vị và các bộ phận khác không tổ chức kế toán, đồng thời thực hiện tổng hợp các tài liệu kế toán từ các bộ phận khác có tổ chức kế toán gửi đến, lập báo cáo chung toàn đơn vị, hướng dẫn kiểm tra toàn bộ công tác kế toán, kiễm tra kế toán toàn đơn vị Các bộ phận kế toán ở các bộ phận khác thực hiện công tác kế toán tương đối hoàn chỉnh các nghiệp vụ kế toán phát sinh ở bộ phận đó theo sự phân công của phòng kế toán trung tâm Các nhân viên kế toán ở các bộ phận có nhiệm vụ thu thập chứng từ, kiểm tra và có thể xử lý sơ bộ chứng từ, định kỳ gửi chứng từ kế toán về phòng kế toán trung tâm

Ưu điểm của mô hình: Mô hình này hạn chế được nhược điểm của hai mô hình tổ chức bộ máy trên, tạo điều kiện cho công tác kế toán gắn liền với hoạt động của đơn vị, đảm bảo cho công tác kế toán tổng hợp, cung cấp thông tin kịp thời về hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị

Nhược điểm của mô hình: Khối lượng công việc nhiều, không cập nhật thông tin kịp thời

Điều kiện tổ chức bộ máy kế toán này là dành cho các doanh nghiệp có các đơn vị trực thuộc có những đặc điểm, điều kiện khác nhau hoặc ở xa trung tâm,

mà cần thiết phải có thông tin phục vụ cho công tác quản lý, có hạch toán kinh doanh thì sẽ tổ chức bộ máy kế toán riêng

c Mô hình tổ chức kế toán tài chính và kế toán quản trị ở các đơn vị

Tùy thuộc vào phạm vi và yêu cầu của việc hệ thống hóa thông tin kế toán để cung cấp thông tin phục vụ cho quản lý kinh tế, tài chính vĩ mô và vi mô, trong kế toán người ta phân biệt kế toán tài chính và kế toán quản trị

Bộ máy kế toán ở đơn vị phải được tổ chức để thực hiện đồng thời cả kế toán tài chính và kế toán quản trị

Sau đây là một số Mô hình tổ chức kế toán tài chính và kế toán quản trị ở các đơn vị:

* Mô hình kết hợp

Đối tượng áp dụng: Mô hình này thường được vận dụng ở các đơn vị có quy

mô vừa và nhỏ, số lượng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh với tần xuất ít

Theo mô hình này các nhân viên kế toán đồng thời đảm nhiệm hai nhiệm vụ: Thu thập và xử lý thông tin kế toán tài chình và kế toán quản trị Bộ máy kế toán ở đơn vị sử dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất và hệ thống sổ kế toán thống nhất để ghi chép, hệ thống hóa thông tin kế toán theo yêu cầu của kế toán tài chính

và của kế toán quản trị

Để có thể hệ thống hóa thông tin kế toán đáp ứng yêu cầu quản trị kinh doanh, kế toán trưởng ở doanh nghiệp cần giải quyết những vấn đề chủ yếu sau:

+ Xây dựng danh mục các tài khoản chi tiết cần phải mở cho các tài khoản tổng hợp có liên quan đến các chỉ tiêu hệ thống hóa thông tin kế toán phục vụ yêu cầu quản trị kinh doanh đã đặt ra – tài khoản chi tiết chi mở để cụ thể hóa chỉ tiêu phản ánh ở tài khoản tổng hợp trong giới hạn có thể (chi phí hạch toán có thể chấp nhận được) Nếu quá thời hạn cho phép thì sử dụng các phương pháp khác để chi tiết, cụ thể hóa thông tin kế toán như phương pháp, phương pháp nghiệp vụ;

+ Xây dựng hệ thống sổ kế toán chi tiết (sổ tài khoản chi tiết), sổ hạch toán nghiệp vụ và bảng tính toán, các bảng kê, các bảng phân bổ để tính toán, xác định các chỉ tiêu chi tiết cụ thể mà số sổ kế toán chi tiết không đáp ứng được;

+ Về mặt tổ chức bộ máy kế toán, theo phương án này không phân chia thành bộ phận kế toán tài chính, bộ phận kế toán quản trị, mà chỉ phân chia thành

các bộ phận kế toán thực hiện từng phần hành công việc kế toán theo chức trách nhiệm vụ được phân công Các bộ phận này vừa làm công việc kế toán tài chính vừa làm công việc kế toán quản trị có liên quan

Ưu điểm: Kết hợp chặt chẽ thông tin kế toán tài chình và kế toán quản trị, tiết kiệm chi phí, thu thập thông tin nhanh

Nhược điểm: Chưa chuyên môn hoá hai loại kế toán theo công nghệ hiện đại Các công việc của kế toán được thực hiện cho mỗi phần hành kế toán được

* Mô hình tách biệt

Đối tượng áp dụng: Mô hình này thường được vận dụng ở các đơn vị có quy

mô lớn, số lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh với tần suất nhiều, kinh doanh đa ngành, đa nghề

Theo mô hình này các nhân viên kế toán quản trị tách biệt với các nhân viên

kế toán tài chính Bộ máy kế toán sử dụng hệ thống tài khoản kế toán quản trị riêng

do ngành hoặc đơn vị tự xây dựng để hệ thống hóa thông tin kế toán một cách chi tiết, cụ thể nhằm cung cấp thông tin phục vụ cho yêu cầu quản trị kinh doanh và tổ chức hệ thống sổ kế toán quản trị riêng phục vụ cho việc lập được báo cáo kế toán nội bộ đáp ứng yêu cầu quản trị kinh doanh Ngoài sổ kế toán còn sử dụng các sổ hạch toán nghiệp vụ các bảng tính toán, bảng kê, bảng phân bổ… để thu nhận được thông tin chi tiết bằng các phương pháp ngoài phương pháp kế toán

Thực hiện phương án này về mặt tổ chức bộ máy kế toán của đơn vị được tổ chức bao gồm hai bộ phận chính là bộ phận kế toán tài chính và bộ phận kế toán quản trị

Tổ chức kế toán tài chính và kế toán quản trị dù theo phương án nào thì số liệu kế toán tài chính và số liệu kế toán quản trị cũng phải phù hợp với nhau, vì thông tin kế toán đều được hệ thống hóa từ các chứng từ kế toán

Ưu điểm: Tách biệt thông tin kế toán tài chính độc lập với kế toán quản trị theo hướng cả hai đều có thể hiện đại hoá

Nhược điểm: Chưa khái quát được thông tin của 2 phân hệ với nhau

Các công việc cụ thể của kế toán quản trị được cụ thể hoá như sau:

+ Lập dự toán, định mức chi phí, ngân sách cho các bộ phận và toàn đơn vị;

+ Căn cứ vào chứng từ ban đầu, hướng dẫn để ghi vào sổ kế toán quản trị theo nhu cầu của các nhà quản trị;

+ Tiến hành lập các báo cáo kế toán quản trị theo yêu cầu của nhà quản lý và thực tế của đơn vị;

+ Phân tích, đánh giá kết quả thu được so với các dự toán, định mức đã xây dựng để đưa ra các thông tin thích hợp;

+ Thu thập thông tin thích hợp để phục vụ ra quyết định tối ưu

Các bộ phận này có thể bố trí nhân viên kế toán quản trị riêng hoặc kiêm nhiệm những phần công việc của kế toán tài chính theo mô hình tổ chức kết hợp

Trong đó bộ phận xây dựng dự toán sẽ tiến hành thu thập thông tin, phối hợp với các bộ phận khác trong đơn vị như kế hoạch, kỹ thuật, tài chính để xây dựng các định mức, dự toán theo kế hoạch hoạt động của đơn vị

Bộ phận tổng hợp, phân tích, đánh giá sẽ tiến hành đánh giá các kết quả hoạt động thực tế so với dự toán, tìm ra nguyên nhân chênh lệch nếu có, đồng thời đánh giá trách nhiệm của từng nhà quản trị trong việc sử dụng chi phí tăng, giảm như thế nào

Bộ phận tư vấn ra quyết định căn cứ vào kết quả đánh giá, trình độ chuyên môn nghề nghiệp, kinh nghiệm thực tế và đạo đức nghề nghiệp để lựa chọn các quyết định tối ưu giúp nhà quản trị thành công trên con đường hoạt động

Như vậy dù lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán thế nào thì cũng phải đảm bảo bộ máy kế toán này phải gọn nhẹ, khoa học, hợp lý và phát huy hiệu quả cao trong việc cung cấp thông tin cho nhà quản trị

2.1.3.2 Tổ chức thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin kế toán

a Yêu cầu của việc thu nhận thông tin kế toán

Thông tin kế toán là thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế, tài chính ở đơn vị,

mà hoạt động kinh tế, tài chính này được hình thành từ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành, vì vậy thu nhận thông tin kế toán là thu nhận thông tin về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ở đơn vị

Thu nhận thông tin kế toán là công việc khởi đầu của toàn bộ quy trình kế toán, có ý nghĩa quyết định đối với tính trung thực, khách quan của số liệu kế toán

và báo cáo kế toán là căn cứ để kiểm tra hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị Do

đó việc thu nhận thông tin kế toán cần đảm bảo các yêu cầu sau:

- Ghi nhận, phản ánh đúng nội dung các nghiệp kinh tế, tài chính phát sinh

và thực sự hoàn thành theo địa điểm và thời gian phát sinh của chúng nhằm đảm bảo tính thực tế, khách quan của hoạt động kinh tế, tài chính ở đơn vị;

- Ghi nhận, phản ánh rõ tên và địa chỉ của những người thực hiện các nghiệp

vụ kinh tế, tài chính phát sinh để có thể kiểm tra trách nhiệm vật chất của họ trong việc thực hiện các nghiệp vụ này khi cần thiết;

- Ghi nhận, phản ánh rõ các chỉ tiêu số lượng hiện vật và giá trị (bằng tiền)

mà nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh tác động đến tài sản hoặc liên quan đến trách nhiệm vật chất của đơn vị, đồng thời phải trình bày rõ căn cứ tính toán, xác định các chỉ tiêu này Yêu cầu này nhằm đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy của thông tin kế toán và giúp cho việc kiểm tra, kiểm soát tính trung thực của hoạt động kinh tế, tài chính ở đơn vị vì thông tin kế toán là thông tin số lượng;

- Việc ghi nhận thông tin kế toán phải kịp thời nhằm phản ánh đúng tình hình tài sản và sự vận động của tài sản ở đơn vị, phục vụ tốt cho công việc điều hành và quản lý kinh tế, tài chính ở đơn vị Hiệu lực của thông tin kế toán chỉ phát huy cao, khi thông tin được ghi nhận và cung cấp kịp thời, đặc biệt là trong cơ chế thị trường

b Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán

Một trong những đặc trưng của hạch toán kế toán là ghi nhận thông tin phải có căn cứ chứng từ Chứng từ kế toán là bằng cứ xác minh nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành theo địa điểm và thời gian phát sinh của chúng Phương pháp chứng từ kế toán là một phương pháp kế toán được sử dụng để ghi nhận thông tin kế toán vào các bản chứng từ kế toán Tổ chức thu nhận thông tin vào chứng từ kế toán là một công việc chủ yếu của tổ chức công tác kế toán ở các đơn vị Nội dung công việc tổ chức này chủ yếu là tổ chức hạch toán ban đầu ở các bộ phận trong đơn vị và tổ chức thực hiện các nghiệp vụ nội sinh

- Tổ chức hạch toán ban đầu:

Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ở tất cả các bộ phận trong đơn vị và mọi người lao động trong đơn vị có liên quan đến việc thực hiện các nghiệp vụ này

Vì vậy để thu nhận được thông tin về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh cần phải tổ chức hạch toán ban đầu ở tất cả các bộ phận trong đơn vị Hạch toán ban đầu là công việc khởi đầu của quy trình kế toán nhưng không hoàn toàn do nhân viên kế toán thực hiện mà do mọi người lao động trong đơn vị công tác thực hiện Những nội dung công việc chủ yếu của tổ chức hạch toán ban đầu bao gồm: + Quy định việc sử dụng các mẫu chứng từ ban đầu thích hợp với từng loại nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh để có thể ghi nhận được đầy đủ nội dung thông tin về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phù hợp với yêu cầu thu nhận thông tin kế toán

+ Quy định người chịu trách nhiệm ghi nhận thông tin vào chứng từ ban đầu ở từng bộ phận trong đơn vị khi các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh Hướng dẫn

họ cách ghi nhận thông tin vào chứng từ, đảm bảo ghi đầy đủ các yếu tố của chứng

từ để làm căn cứ ghi sổ kế toán và có thể kiểm tra, kiểm soát được nghiệp vụ kinh

tế, tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ

Tính trung thực của thông tin về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ kế toán quyết định tính trung thực của số liệu kế toán, vì vậy việc kiểm tra, giám sát của kế toán đối với việc ghi nhận thông tin vào chứng từ ban đầu là cần thiết nhằm hạn chế được sự thiếu trung thực của việc thu nhận thông tin vào chứng từ

- Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ nội sinh:

Theo yêu cầu xử lý và cung cấp thông tin kế toán thì trong quá trình thu nhận thông tin ở các đơn vị phát sinh các nghiệp vụ do nhân viên kế toán trực tiếp thực

hiện Các nghiệp vụ này gọi là các nghiệp vụ nội sinh Các nghiệp vụ này là các nghiệp vụ liên quan đến việc tập hợp chi phí, tính giá các đối tượng cần tính giá và xác định kết quả kinh doanh trong kỳ

Trong quá trình tổ chức thực hiện các nghiệp vụ này cần quán triệt các nguyên tắc kế toán để ngăn ngừa tính tùy tiện của nhân viên kế toán Các nghiệp vụ nội sinh phát sinh nhiều vào cuối kỳ kế toán, trước khi lập báo cáo kế toán thường gọi

là các bút toán điều chỉnh và khóa sổ kế toán Khi phát sinh nghiệp vụ nội sinh vẫn phải lập chứng từ kế toán để làm căn cứ ghi sổ kế toán và kiểm tra tính hợp pháp, hợp ký của nghiệp vụ này Chứng từ kế toán để ghi nhận thông tin về các nghiệp vụ nội sinh rất đa dạng tùy thuộc vào nội dung và tính chất của nghiệp vụ Thông thường các chứng từ về nghiệp vụ nội sinh không được quy định trong hệ thống chứng từ ban đầu mà thường là các bảng biểu (bảng tính khấu hao TSCĐ, bảng phân bổ tiền lương, bảng phân bổ vật liệu,…) hoặc chứng từ tự lập Các chứng từ này là căn cứ để ghi sổ kế toán và cũng là căn cứ pháp lý của số liệu kế toán nên bắt buộc cũng phải ghi đầy đủ các yếu tố cơ bản của chứng từ kế toán, đặc biệt là phải ghi rõ căn cứ và phương pháp tính toán xác định các chỉ tiêu số lượng phản ánh trong chứng từ

Các nghiệp vụ nội sinh có ảnh hưởng rất lớn đến tính tin cậy của thông tin kế toán, đến chất lượng của công tác kế toán ở các đơn vị, đặc biệt là ở các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh Vì vậy, khi lập chứng từ kế toán hoặc khi kiểm tra, kiểm soát các nghiệp vụ này cần phải quán triệt các nguyên tắc kế toán cơ bản như: quán triệt nguyên tắc thận trọng, nguyên tắc thực chất khi tập hợp và tính toán phân

bổ chi phí, nguyên tắc giá vốn, nguyên tắc phù hợp khi tính giá và xác định kết quả kinh doanh và sự nhất quán khi sử dụng các phương pháp tính toán, khi lựa chọn tiêu thức phân bổ chi phí…

- Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán:

Chứng từ kế toán phản ảnh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính từ khi phát sinh đến khi ghi sổ kế toán xong đưa vào bảo quản, lưu trữ có liên quan đến các bộ phận chức năng, các cán bộ quản lý trong đơn vị, liên quan đến các bộ phận kế toán trong phòng kế toán Từng loại nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến các bộ phận, các cá nhân nhất định, phù hợp với chức trách, nhiệm vụ được phân công, vì vậy cần phải xây dựng các chương trình (kế hoạch) luân chuyển chứng từ kế toán thích hợp với từng loại nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ở đơn vị để các bộ

phận chức năng, các cá nhân có trách nhiệm có thể thực hiện được việc kiểm tra các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ và ghi chép hạch toán (hạch toán nghiệp vụ, hạch toán thống kê và hạch toán kế toán) kịp thời theo nhiệm

vụ được phân công

Trong chương trình (kế hoạch) luân chuyển chứng từ cần quy định rõ trình

tự chuyển chứng từ kế toán khi lập hoặc nhận được đến khi ghi số kế toán xong phải trải qua các bộ phận quản lý hoặc cán bộ quản lý nào để xem xét, phê duyệt hoặc kiểm tra nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phản ánh trong chứng từ; thời hạn lưu giữ và chuyển chứng từ cho bộ phận kế tiếp nhằm đảm bảo cho việc ghi nhận thông tin và sổ kế toán được kịp thời, phục vụ tốt cho việc quản lý, điều hành hoạt động kinh tế, tài chính ở đơn vị

Để tổ chức khoa học và hợp lý việc luân chuyển chứng từ kế toán cần quy định rõ chức trách, nhiệm vụ của các bộ phận chức năng, của các cán bộ quản lý trong đơn vị đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế, tài chính nhằm giảm bớt những khâu trung gian không cần thiết và đơn giản bớt những thủ tục chứng từ không cần thiết

c Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán

Tài khoản kế toán là trang sổ (bảng kê) được mở cho từng chỉ tiêu kinh tế, tài chính để ghi chép, phản ánh thường xuyên, liên tục tình hình và sự biến động của chỉ tiêu mà tài khoản phản ánh nhằm hệ thống hóa được thông tin kế toán theo từng chỉ tiêu Chỉ tiêu kinh tế, tài chính mà kế toán sử dụng để hệ thống hóa thông tin bao gồm các chỉ tiêu tổng hợp và các chỉ tiêu chi tiết nhằm cụ thể hóa các chỉ tiêu tổng hợp Vì vậy, tài khoản kế toán cũng bao gồm các tài khoản cấp I (tài khoản tổng hợp) và các tài khoản cấp II, cấp III, cấp IV….(tài khoản chi tiết)

Danh mục các tài khoản cấp I mà tổ chức sử dụng được gọi là hệ thống tài khoản Dưới chủ nghĩa xác hội Nhà nước có chức năng tổ chức và quản lý toàn bộ nền kinh tế quốc dân nên nhà nước quy định chế độ kế toán, trong đó có hệ thống tài khoản kế toán thống nhất sử dụng cho từng lĩnh vực Mỗi đơn vị phải căn cứ vào nội dung hoạt động của đơn vị mình để vận dụng hệ thống tài khoản kế toán thích ứng Khi vận dụng, mỗi đơn vị lại phải xem xét toàn bộ các hoạt động cụ thể về kinh tế, tài chính ở đơn vị, quy mô, phạm vi hoạt động của đơn vị và mức độ phân cấp quản lý kinh tế, tài chính trong đơn vị để xác định danh mục các tài khoản kế toán trong hệ thống tài khoản kế toán thống nhất mà các đơn vị cần sử dụng đủ để

phản ánh toàn bộ hoạt động kinh tế, tài chính ở đơn vị Các đơn vị không được tự

mở thêm các tài khoản kế toán cấp I, khi cần thiết phải mở thêm phải kiến nghị với Nhà nước và chỉ được bổ sung tài khoản khi có sự chấp nhận của Bộ tài chính Điều

đó nhằm đảm bảo tính thống nhất về nội dung của các chỉ tiêu kinh tế, tài chính tổng hợp dùng để hệ thống hóa thông tin kế toán Trong hệ thống tài khoản kế toán cũng quy định một số tài khoản cấp II cần thiết để hệ thống hóa thông tin phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính, phục vụ cho công tác thống kê, phục vụ cho quản lý

vĩ mô

Song để có thông tin kế toán chi tiết phục vụ yêu cầu quản lý kinh tế, tài chính nội bộ, ở mỗi đơn vị còn cần phải xây dựng danh mục các tài khoản kế toán chi tiết (tài khoản cấp II, cấp III, cấp IV,….) để hệ thống hóa thông tin Các tài khoản kế toán chi tiết được mở để cụ thể hóa thông tin số lượng đã được phản ánh ở các tài khoản tổng hợp (tài khoản cấp I) Khả năng mở tài khoản chi tiết trong hạch toán kế toán là vô hạn, song phải xem xét lợi ích thu được và chi phí hạch toán bỏ ra để giới hạn phạm vi mở tài khoản kế toán chi tiết

Khi xây dựng danh mục các tài khoản chi tiết cần mở ở đơn vị cần dựa vào các yêu cầu thông tin phục vụ quản lý nội bộ, cụ thể là:

+ Thông tin phục vụ quản trị kinh doanh: Tùy thuộc vào trình độ quản lý đặt

ra những yêu cầu về thông tin kế toán phục vụ quản trị kinh doanh như: thông tin

cụ thể về tình hình thực hiện các dự toán (kế hoạch) chi phí theo các khoản mục chi phí cụ thể; thông tin về giá thành sản xuất của từng nhóm sản phẩm cùng loại, của từng loại sản phẩm và giá thành đơn vị sản phẩm theo các khoản mục giá thành; thông tin về thu nhập, chi phí và kết quả của từng hoạt động kinh doanh, của từng ngành hàng, nhóm hàng hoặc mặt hàng kinh doanh chủ yếu…

Trình độ quản lý kinh doanh ngày càng được nâng cao thì những thông tin kế toán cần thiết phục vụ cho quản trị kinh doanh ngày càng được đặt ra nhiều hơn, đòi hỏi công tác kế toán cũng ngày càng được nâng cao hơn về chất lượng và hiệu quả để thực hiện tốt vai trò và công cụ quản lý kinh tế, tài chính ở các đơn vị

+ Thông tin phục vụ quản lý tài sản: Mọi tài sản của đơn vị đều phải được phản ánh trong sổ kế toán và đều có thể xác định người chịu trách nhiệm vật chất

về những tài sản đó Có thể khẳng định rằng không có hạch toán kế toán thì không thể quản lý chặt chẽ được tài sản của đơn vị Để thực hiện điều đó, trong quá trình

hệ thống hóa thông tin kế toán đòi hỏi phải cung cấp thông tin chi tiết về số hiện có

và tình hình biến động của từng loại tài sản cụ thể ở đơn vị như: của từng đối tượng ghi tài sản cố định; của từng thứ vật tư, hàng hóa, thành phẩm của tồn kho; của từng chủ nợ, khách nợ đối với các khoản vay và thanh toán; của từng nguồn vốn, từng người góp vốn….Như vậy có thể thấy là hầu hết các chỉ tiêu kinh tế, tài chính tổng hợp phản ánh ở các tài khoản cấp I đều đòi hỏi phải chi tiết, cụ thể hóa bằng cách

mở các tài khoản chi tiết để hệ thống hóa thông tin kế toán, nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý tài sản ở đơn vị

+ Thông tin phục vụ phân cấp quản lý kinh tế, tài chính nội bộ tổ chức: tùy thuộc vào mức độ phân cấp quản lý kinh tế, tài chính ở tổ chức, đặt ra nhưng yêu cầu về thông tin kế toán cụ thể như: Giá thành hạch toán kinh tế nội bộ ở từng công đoạn sản xuất, từng phân xưởng; thu thập, chi phí và kết quả của từng địa điểm kinh doanh, từng đơn vị phụ thuộc; kết quả hoạt động của từng tổ, đội sản xuất…

Số lượng tài khoản kế toán chi tiết cần sử dụng rất nhiều và có thể phải mở nhiều cấp, vì vậy cần phải xây dựng hệ thống các tài khoản kế toán chi tiết cần mở ở đơn vị để tổ chức tốt kế toán chi tiết, phục vụ được các yêu cầu về thông tin kế toán phục vụ cho quản lý và giúp việc kiểm tra, kiểm soát nội bộ thuận lợi hơn

d Tổ chức ghi sổ kế toán

Yêu cầu của việc tổ chức hệ thống sổ kế toán:

Sổ kế toán là tổng hợp các tờ sổ để ghi chép kế toán ở các tổ chức Sổ kế toán

để ghi các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trật tự thời gian được gọi là sổ nhật ký, sổ kế toán để ghi phân loại các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được gọi là sổ tài khoản

Sổ ghi theo trật tự thời gian các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và sổ ghi phân loại các nghiệp vụ kinh tế, tài chính theo hệ thống các chỉ tiêu kinh tế, tài chính tổng hợp hợp (phản ánh ở các tài khoản cấp I) được gọi là sổ kế toán tổng hợp Sổ kế toán để hệ thống hóa thông tin theo các chỉ tiêu kinh tế, tài chính cụ thể hơn được gọi là sổ kế toán chi tiết

Sổ kế toán là phương tiện để hệ thống hóa thông tin kế toán nhằm cung cấp thông tin phục vụ quản lý kinh tế, tài chính vĩ mô và vi mô Để đáp ứng được yêu cầu của thông tin kế toán thì việc tổ chức hệ thống sổ kế toán cần phải đáp ứng được những yêu cầu cụ thể sau:

+ Phải đảm bảo mối quan hệ giữa trình tự ghi sổ theo trật tự thời gian với trình

tự ghi sổ phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh

áp dụng Vì vậy, để tổ chức hệ thống sổ kế toán ở đơn vị trước hết cần lựa chọn hình thức kế toán sử dụng ở đơn vị mình Sở dĩ như vậy vì mọi hình thức kế toán sử dụng có số lượng sổ kế toán tổng hợp khác nhau, nội dụng, kết cấu mẫu sổ khác nhau và trình tự hệ thống hóa thông tin kế toán khác nhau

e Tổ chức báo cáo kế toán

- Phân loại báo cáo kế toán:

Báo cáo kế toán là phương tiện cung cấp thông tin kế toán Báo cáo kế toán được lập trên cơ sở tổng hợp số liệu từ các sổ kế toán Báo cáo kế toán được phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau

+ Theo quy định trong chế độ kế toán thì báo cáo kế toán được chia thành hai loại là báo cáo bắt buộc và báo cáo không bắt buộc

Báo cáo bắt buộc là báo cáo định kỳ phải lập theo quy định trong chế độ báo cáo kế toán và lập theo các mẫu quy định, lập và nộp theo địa chỉ và thời hạn quy định nhằm cung cấp thông tin phục vụ cho quản lý vĩ mô, cho công tác thống kê và thông tin kinh tế, cũng như phục vụ cho việc phân tích hoạt động kinh tế, tài chính

ở các đơn vị

Báo cáo không bắt buộc là những báo cáo kế toán được lập nhằm cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu quản lý nội bộ ngành, nội bộ đơn vị

+ Theo kỳ lập báo cáo thì báo cáo kế toán được chia thành hai loại là báo cáo

kế toán định kỳ và báo cáo kế toán thường xuyên

Báo cáo kế toán định kỳ là giai đoạn cuối cùng của quy trình kế toán, được lập sau từng kỳ (tháng, quý, năm)

Báo cáo kế toán thường xuyên còn gọi là báo cáo nhanh, được lập theo định

kỳ ngắn nhằm cung cấp thông tin phục vụ cho quản lý, điều hành hoạt động kinh tế, tài chính ở đơn vị Nội dung thông tin kế toán cần báo cáo phụ thuộc vào yêu cầu quản lý nội bộ đơn vị

- Yêu cầu về chất lượng thông tin báo cáo và các việc cần làm của kế toán trước khi lập báo cáo kế toán định kỳ:

Thông tin báo cáo kế toán là thông tin hữu ích phục vụ cho quản lý kinh tế, tài chính, vì vậy đòi hỏi thông tin có chất lượng và hiệu quả

Để thực hiện được điều đó, thông tin báo cáo kế toán cần đáp ứng được những yêu cầu sau:

+ Các chỉ tiêu trong báo cáo kế toán phải rõ ràng, dễ hiểu, tạo thuận lợi cho những người sử dụng thông tin;

+ Các chỉ tiêu báo cáo kế toán phải thích hợp với yêu cầu của các đối tượng

sử dụng thông tin nhằm đạt được mục đích sử dụng thông tin một cách kịp thời;

+ Nội dụng các chỉ tiêu báo cáo phải nhất quán để đảm bảo có thể tổng hợp và

so sánh được;

+ Số liệu báo cáo phải đảm bảo tính có thể tin cậy được Muốn thực hiện yêu cầu này trong toàn bộ quy trình kế toán phải tuân thủ các nguyên tắc kế toán, sử dụng đúng đắn các phương pháp kế toán, nhằm phản ánh được thực tế, khách quan hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị

Lập báo cáo kế toán định kỳ là giai đoạn cuối của quy trình kế toán – tại thời điểm lập báo cáo kế toán định kỳ, người ta giả thiết chu kỳ hoạt động kinh tế, tài chính ở các đơn vị đã kết thúc, tài sản của đơn vị ở thời điểm này không vận động, song trong thực thế thì tài sản của đơn vị luôn luôn vận động không ngừng Vì vậy,

để đảm bảo được tính tin cậy của thông tin báo cáo kế toán thì trước khi lập báo cáo

kế toán định kỳ, phòng kế toán ở đơn vị cần thực hiện các công việc cụ thể sau:

+ Thu nhận đầy đủ chứng từ kế toán về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành đến thời điểm lập báo cáo kế toán và ghi chép, phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ đó vào sổ kế toán;

+ Kiểm tra tính chính xác của việc ghi sổ kế toán tổng hợp (có thể lập bảng cân đối thử);

+ Thực hiện các nghiệp vụ nội sinh (các bút toán khóa sổ) như: tiến hành phân

bổ các loại chi phí để tính giá các đối tượng cần tính giá nhằm xác định đúng đắn kết quả của các hoạt động kinh doanh, đảm bảo nguyên tắc phù hợp khi so sánh thu nhập và chi phí của các hoạt động kinh doanh trong kỳ báo cáo;

+ Ghi sổ kế toán các nghiệp vụ nội sinh và khóa sổ kế toán;

+ Đôn đốc và giám sát việc thực hiện kiểm kê định kỳ đối với các tài sản có thể kiểm kê được và phản ánh kết quả kiểm kê vào sổ kế toán trước khi khóa sổ nhằm đảm bảo tính thực tế của số liệu báo cáo;

+ Thực hiện việc đối chiếu, xác minh công nợ, các khoản tiền gửi và tiền vay ngân hàng;

+ Kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép ở các tài khoản cấp I và ở các tài khoản chi tiết (lập bảng cân đối tài khoản và các bảng chi tiết số phát sinh)

2.1.3.3 Tổ chức kiểm tra kế toán

Tổ chức kiểm tra kế toán là một trong những mặt quan trọng trong tổ chức

kế toán nhằm đảm bảo cho công tác kế toán được thực hiện đúng qui định, có hiệu quả và cung cấp thông tin chính xác, trung thực, khách quan của đơn vị Kiểm tra

kế toán là xem xét, đối soát dựa trên chứng từ kế toán số liệu ở sổ sách, báo biểu kế toán và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tính đúng đắn của việc tính toán, ghi chép, phản ánh, tính hợp lý của các phương pháp kế toán được áp dụng

* Sự cần thiết của công tác kiểm tra kế toán

Bảo vệ tài sản và nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị là nhiệm vụ quan trọng nhất của tất cả các đơn vị trong nền kinh tế thị trường Để thực hiện tốt những nhiệm vụ đó thì công tác kiểm tra kế toán giữ vị trí quan trọng Việc ghi sổ kế toán một cách toàn diện, đầy đủ theo trình tự thời gian kết hợp với việc phân theo hệ thống, với công việc ghi sổ kép, công việc cân đối, đối chiếu lẫn nhau giữa các khâu nghiệp vụ ghi chép, giữa các tài liệu tổng hợp và chi tiết, giữa chứng từ sổ sách và báo cáo kế toán, giữa các bộ phận, chẳng những đã tạo nên sự kiểm soát chặt chẽ đối với các hoạt động kinh tế tài chính, mà còn đảm bảo sự kiểm soát tính chính xác của bản thân công tác kế toán

Tuy nhiên vấn đề quan trọng hơn là những người thực hiện công tác kế toán

có thực hiện đầy đủ và đúng đắn hay không, chính vì vậy mà phải kiểm tra kế toán

* Yêu cầu của việc kiểm tra kế toán

- Thận trọng, nghiêm túc, trung thực, khách quan trong quá trình kiểm tra;

- Các kết luận phải kiểm tra rõ ràng, chính xác, chặt chẽ trên cơ sở đối chiếu với chế độ, thể lệ kế toán cũng như các chính sách chế độ quản lý kinh tế, tài chính hiện hành Qua đó thấy được thiếu sót, tồn tại cần khắc phục;

- Phải có báo cáo kịp thời lên cấp trên và các cơ quan tổng hợp kết quả kiểm tra; những kinh nghiệm tốt về công tác kiểm tra kế toán, cũng như các vấn đề cần

bổ sung, sửa đổi về chế độ kế toán và chính sách, chế độ kinh tế tài chính;

- Các đơn vị được kiểm tra phải thực hiện đầy đủ, nghiêm túc các kiến nghị của cơ quan kiểm tra về việc sửa chữa những thiếu sót đã được phát hiện trong thời gian quy định qua kiểm tra kế toán

* Nhiệm vụ của kiểm tra kế toán

- Kiểm tra tính chất hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh;

- Kiểm tra việc tính toán, ghi chép, phản ánh của kế toán về các mặt chính xác, kịp thời đầy đủ, trung thực, rõ ràng Kiểm tra việc chấp hành các chế độ, thể lệ

kế toán và kết quả công tác của bộ máy kế toán;

- Kiểm tra tình hình chấp hành ngân sách, thu chi tài chính, kỷ luật nộp thu, thanh toán, kiểm tra việc giữ gìn, sử dụng các loại vật tư và vốn bằng tiền; phát hiện

và ngăn ngừa các hiện tượng vi phạm chính sách, chế độ kinh tế tài chính;

- Đề xuất các biện pháp khắc phục những khiếm khuyết trong công tác quản

lý của đơn vị sau khi kiểm tra

* Hình thức kiểm tra kế toán: Bao gồm hình thức kiểm tra thường kỳ và kiểm tra bất thường:

- Kiểm tra thường kỳ

Thủ trưởng và kế toán đơn vị có trách nhiệm kiểm tra thường kỳ nhằm bảo đảm chấp hành các chế độ, thể lệ kế toán, bảo đảm tính chính xác, đầy đủ kịp thời các số liệu, tài liệu kế toán, đảm bảo cơ sở cho việc thực hiện chức năng giám đốc của kế toán Kiểm tra thường kỳ trong nội bộ đơn vị bao gồm kiểm tra trước, trong

và sau kiểm tra

Kiểm tra trước được tiến hành trước khi thực hiện các nghiệp vụ kinh tế, tài chính và ghi chép kế toán, cụ thề là kiểm tra các chứng từ trước khi các chứng từ này ghi sổ

Kiểm tra trong khi thực hiện là kiểm tra ngay trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ kinh tế, qua ghi sổ, lập biểu phân tích số liệu, thông qua mối quan hệ đối soát giữa các nghiệp vụ với phần hành kế toán

Kiểm tra sau khi thực hiện có hệ thống ở các phân hành về tình hình chấp hành các nguyên tắc, các chế độ, thể lệ, thủ tục kế toán dựa trên sổ sách báo cáo kế toán

Kiểm tra thường kỳ ít nhất 1 năm 1 lần của đơn vị cấp trên đối với các đơn vị trực thuộc là trách nhiệm của thủ trưởng và kế toán trưởng cấp trên

Kiểm tra thường kỳ của các cơ quan tài chính ít nhất mỗi năm 1 lần là trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan tài chính, cơ quan được nhà nước giao trách nhiệm chỉ đạo công tác kế toán, vừa là cơ quan có chức năng giám đốc bằng đồng tiền

Tất cả các đơn vị cần tổ chức kiểm tra kế toán thường kỳ theo chế độ qui định, tạo điều kiện vững chắc cho việc nâng cao chất lượng của công tác kế toán, đảm bảo ngăn ngừa phát hiện và giải quyết kịp thời những sai sót, sơ hở trong quản

lý kinh tế

- Kiểm tra bất thường

Trong những trường hợp cần thiết, theo đề nghị của cơ quan tài chính đồng cấp, thủ trưởng các bộ, tổng cục, chủ tịch UBND tỉnh và thành phố có thể ra lệnh kiểm tra kế toán bất thường ở các đơn vị thuộc ngành mình hoặc địa phương mình quản lý

* Nội dung kiểm tra kế toán

Nội dung kiểm tra kế toán bao gồm kiểm tra việc thực hiện các công việc kế toán chủ yếu và kiểm tra các nội dung chủ yếu của kế toán như kế toán TSCĐ, vật

tư, hàng hóa, lao động tiền lương, chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, thanh toán vốn bằng tiền, …

Kiểm tra việc vận dụng các chế độ, thể lệ chung của kế toán vào tình hình cụ thể theo đặc điểm của ngành hoặc từng đơn vị

Kiểm tra chứng từ kế toán là nội dung chủ yếu của việc kiểm tra trước trong nội bộ đơn vị Kiểm tra chứng từ là một khâu quan trọng gắn liền với việc kiểm tra