Đang tải... (xem toàn văn)
CÁC ĐỊNH DẠNG CƠ BẢN CHO MỘT VĂN BẢN – TÀI LIỆU I/Các định dạng cơ bản cần thực hiện trước khi nhập liệu II/Cách thực hiện trong MS WORD 1/ Chọn dạng thức cho trang văn bản... Chọn loại [r]
(1)PHẦN MỀM SOẠN THẢO VĂN BẢN MICROSOFT WORD Sau học xong phần mềm soạn thảo văn WORD, học sinh đạt Biết sử dụng Phần mềm xử lý văn đề nhâp, lưu trữ tài liệu Biết cách tổ chức phân loại liệu nhập Phần mềm xử lý văn Biết cách trình bày trên màn hình , trên giấy nội dung tài liệu Thời lượng: 45 tiết 13 tiết lý thuyết: gồm 10 bài lý thuyết 26 tiết thực hành: gồm 26 bài thực hành 06 tiết kiểm tra Lop6.net (2) BẢNG PHÂN TIẾT CHƯƠNG TRÌNH HỌC KỲ I - LỚP LÝ THUYẾT TIẾT THỰC HÀNH TIẾT BÀI 1: GIỚI THIỆU PHẦN MỀM XỬ LÝ VĂN BẢN: MICRROSOFT WORD I/ Khái niệm loại liệu văn 1/ Khái niệm Text, Character, Word, sentence 2/ Khái niệm Line, Paragraph, Select Text, Section II/ Giới thiệu Phần mềm xử lý văn bản: MS WORD 1/ Đặc điểm MS WORD 2/ Cách nạp thoát MS WORD 3/ Trình bày cửa sổ MS WORD Bài tập 1: Trình bày màn hình WinWord Bài tập 2: Nhập bài Text Thể các khái niệm Character, Word, Sentence, Line, Paragraph, Select Text, Section BÀI NHẬP và HIỆU CHỈNH VĂN BẢN I/ Nhập văn 1/ Qui trình tạo văn – tài liệu 2/ Kiểm tra các chế độ, hoạt động 3/ Nhập liệu II/ Hiệu chỉnh văn 1/ Tìm và thay 2/ Đánh dấu khối theo dòng, theo cột, toàn văn bản, 3/ Xoá, di chuyển nhóm chữ 4/ Sao chép nhóm chữ, dạng thức trình bày đoạn văn Bài tập 1: Nhập bài văn mẫu Bài tập 2: Mở bài văn mẫu, sử dụng các kỹ tìm, thay, chép BÀI 3: CÁC ĐỊNH DẠNG CƠ BẢN CHO MỘT VĂN BẢN – TÀI LIỆU I/Các định dạng cần thực trước nhập liệu II/Cách thực MS WORD 1/ Chọn dạng thức cho trang văn Bài tập 1: Chọn loại máy in, chọn trang in cho tài liệu Bài tập 2: Lop6.net (3) LÝ THUYẾT TIẾT THỰC HÀNH TIẾT Phân tích tài liệu và chọn trang in, các chế độ định lề, canh lề , font chung cho toàn tài liệu 2/ Trình bày đoạn văn (paragraph) 3/ Chọn Font BÀI TRÌNH BÀY VĂN BẢN : ĐIỂM CANH CỘT (TAB POSITION) - ĐÁNH SỐ THỨ TỰ (NUMBERING) – TẠO DẤU ĐẦU DÒNG (BULLET) I/ Điểm canh cột (Tabs) 1/ Các loại điểm canh cột 2/ Cách thiết lập điểm canh cột 3/ Cách sử dụng nhập liệu II/ Đánh số thứ tự , dấu hoa đầu dòng 1/ Đánh số liên tục 2/ Tạo dấu đầu dòng III/ Tao Style 1/ Tạo style theo dạng đoạn văn định sẵn 2/ Sử dụng Style IV/Tạo Header – Footer 1/ Ý nghĩa việc quản lý file, tài liệu 2/ Cách sử dụng: tạo số trang, tên file, ngày giờ, tên tài liệu 3/ Đánh số trang: vị trí ghi số trang (đầu / cuối trang - lề trái, phải, giữa) Bài tập 1: Nhập văn cần sử dụng các dấu canh cột (danh sách Mục lục) Bài tập 2: Nhập văn cần sử dụng số thứ tự, dấu hoa (danh sách Mục lục) Bài tập 3: Tạo các header cho các tài liệu nhiều trang Bài tập 4: Soạn mẫu đơn BÀI TẠO BẢNG I/ Tạo bảng 1/ Cách tạo bảng: + Tạo lập bảng có số cột, số dòng phù hợp + Điều chỉnh độ rộng, độ cao cột-dòng bảng 2/ Nhập liệu vào bảng II/ Trình bày bảng 1/ Trình bày chữ ô: so lề, xoay chữ Bài tập 1: Phân tích mẫu liệu và thiết lâp bảng Bài tập 2: Nhập liệu cho bảng Bài tập 3: Trình bày bảng Bài tập 4: Trình bày bảng Lop6.net (4) LÝ THUYẾT TIẾT THỰC HÀNH TIẾT Bài tập 1: Tìm và thay các từ thường sai 2/ Thêm , xoá dòng, cột, ô 3/ Phân ô (split), kết nối nhiều ô (merge) 4/ Tạo tiêu đềbảng (Heading) 5/ Kẻ khung (border) – Tô (shading) BÀI TÌM KIẾM – THAY THẾ I/ Tìm kiềm – thay 1/ Tìm và thay theo ký tự 2/ Tìm và thay theo dạng ký tự II/ Cài đặt Autocorrect – Autotext 1/ Cài đặt – sử dụng autocorrect 2/ Cài đặt – sử dụng autotext lỗi chính tả Bài tập 2: Cài đặt các autocorrect – autotext BÀI CHÈN KÝ HIỆU ĐẶC BIỆT I/ Chen các ký hiệu đặc biệt (Symbol) 1/ Các ký hiệu đặc biệt (Insert Symbol) 2/ định các số trên , II/ Chen các ký hiệu, công thức toán học 1/ Sử dụng Character Map 2/ Sử dụng Microsoft Equation (hoặc kết hợp với chương trình Math Type) Bài tập 1: Chen các ký hiệu đặc biệt (Symbol) Bài tập 2: Chen các ký hiệu, công thức toán học BÀI CHEN HÌNH ẢNH I/ Chèn và định vị trí Text box văn 1/ Khía niệm text box 2/ Định vị text box tài liệu 3/ Nhập liệu vào text box và định dạng (chèn ảnh, kẻ khung, ) Bài tập 1: Trình bày tài liệu có công thức hoá học Bài tập 2: Trình bày giấy chứng nhân có hình ảnh Lop6.net (5) LÝ THUYẾT TIẾT II/ Chèn hình ảnh vào văn 1/ Cách chọn và chèn hình ảnh 2/ Hiệu chỉnh hình ảnh: kích cở, đường viền, 3/ Định vị hình ảnh: văn bao xung quanh ảnh, hình ảnh cắt đôi trang văn bản, hình ảnh làm văn III/ Tạo chữ mỹ thuật 1/ Cách tạo chữ kiểu đầu dòng (DropCap) 2/ Cách tạo chữ mỹ thuật (Wordart) THỰC HÀNH TIẾT Bài tập 3: Tạo các chú thich cho hình ảnh, sơ đồ Bài tập 4: Tạo các kiểu chữ trình bày thiệp mời dự lễ nhà trường BÀI CHIA CỘT I/ Cách chia cột cho văn 1/ Đặc điểm việc trình bày tài liệu theo nhiều cột 2/ Chia cột cho đoạn tài liệu II/ Các định dạng cột văn 1/ Cách ngắt cột 2/ Cách chia nhiều dạng cột có kích thước khác nhau, số cột khác B: THỰC HÀNH Bài tập 1: Chia cột cho văn Bài tập 2: Các định dạng cột văn BÀI 10 CHUYỂN ĐỔI TÀI LIỆU SANG CÁC DẠNG CHƯƠNG TRÌNH KHÁC I/ Lưu file với các dạng chương trình khác 1/ Lưu file có password 2/ Lưu file dạng trang Web II/ Chuyển đổi dạng file 1/ Chuyển file sang dạng Text, Rich Text 2/ Chuyển file sang dạng các MS WORD version cũ Bài tập 1: Tập soạn văn và lưu file có password Bài tập 2: Tập soạn tài liệu và chuyển sang dạng trang WEB (sử dụng Hyper link đề liên kết số tài liệu khác ) Lop6.net (6) MỤC LỤC Lop6.net (7) BÀI GIỚI THIỆU PHẦN MỀM XỬ LÝ VĂN BẢN MICROSOFT WORD KIẾN THỨC ĐẠT ĐƯỢC Nhận biết đặc trưng phần mềm xử lý văn KHÁI NIỆM 1.1 Khái niệm character, word, sentence * Kí tự (Character) : bao gồm các kí tự chữ (a, ,z, A, ,Z), số (0, ,9), kí hiệu (+, - , *, /, %, $, ) in màn hình * Từ (Word) : nhóm kí tự liên tiếp nhau, các từ ngăn cách khoảng trắng (blank) * Câu (Sentence) : nhóm các từ liên tiếp nhau, và kết thúc các kí hiệu , , !, ? * Tài liệu (Document) : là tập hợp hợp gồm các chương và lưu lên dĩa thành tập tin 1.2 Khái niệm line, paragraph, select text, section * Dòng (line) : là tập hợp các từ nằm lề trái đến lề phải màn hình * Đoạn (Paragraph) : phần văn gồm nhiều câu, kết thúc phím Enter ( ) * Phân đoạn/ Chương (Section/Chapter) : phần văn gồm nhiều đoạn có cùng tính chất, có thể định dạng độc lập cho phân đoạn GIỚI THIỆU PHẦN MỀM XỬ LÝ VĂN BẢN : MS-WORD 2.1 Đặc điểm MS-WORD * Là thành phần Office * Phần mềm chuyên dùng để xử lý các văn từ đơn giản đến phức tạp * Có thể liên kết qua lại với các phần mềm khác 2.2 Cách nạp thoát MS-WORD a) Khởi động MS-WORD * Cách : Nhấp chuột biểu tượng Word trên công cụ MSOffice Lop6.net (8) * Cách : Vào Start – Programs – Microsoft Word b) Đóng MS-WORD * Cách : Nhấp chuột vào * Cách : Vào File – Exit * Cách : Nhấn Alt – F4 2.3 Trình bày cửa sổ MS-WORD Thanh thực (Menu bar) đơn Thanh công cụ (Toolbar) Thanh tiêu đề (Title bar) Thanh trạng thái (Status bar) a) Sử dụng các phần tử cửa sổ MS-WORD Cửa sổ Word gồm các thành phần sau : * Title bar (thanh tiêu đề) : hiển thị tên trình ứng dụng là Microsoft Word Lop6.net (9) * Menu bar (Thanh thực đơn) : các mục chọn liệt kê theo hàng ngang * Toolbar (Thanh công cụ) : chứa các lệnh thường sử dụng, thể các biểu tượng * Status bar (Thanh trạng thái) : các trạng thái thời văn : cửa sổ tài liệu trang thứ tập tin văn bản, tập tài liệu này có bao nhiêu trang, b) Chọn cách trình bày cửa sổ nhập liệu * Normal : chế độ làm việc này cửa sổ làm việc có cây thước nằm ngang, chế độ này hiển thị văn với các kiểu định dạng kí tự, định dạng đoạn, hình vẽ (không chính xác) Nó không hiển thị các văn dạng cột, frame, các headers và footers Thường dùng lúc nhập văn bản, hiệu chỉnh và định dạng văn Ở dạng này Word làm việc nhanh * Page layout (print layout) : chế độ làm việc này cửa sổ làm việc có đủ cây Lop6.net (10) thước, văn thể trang giấy in với đầy đủ cách trình bày Ở dạng này Word làm việc chậm * Web Layout : Chọn chế độ này tạo trang web xem văn trên trang màn hình Trong khung xem web layout có thể thấy nền, text đặt vừa đúng cửa sổ và các đồ họa đặt đúng vị trí chúng trình duyệt web TÓM TẮT Word là phần mềm chuyên dùng để soạn thảo văn Khởi động Word : + Nhấp chuột biểu tượng Word trên công cụ MSOffice + Vào Start – Programs – Microsoft Word Thoát khỏi Word : + Nhấp chuột vào Close button + Vào File – Exit + Nhấn Alt – F4 Có cách trình bày cửa sổ nhập liệu : + Normal + Web layout + Print layout 10 Lop6.net (11) TỰ KIỂM TRA Cho biết khác các cách trình bày màn hình theo kiểu : normal, web layout và print layout Lần lượt khởi động Word các cách sau : + Nhấp chuột biểu tượng Word trên công cụ MSOffice Thoát khỏi Word cách nhấn Alt – F4, + Vào Start – Programs – Microsoft Word Thoát khỏi Word cách nhấn vào nút Close Nhập đoạn văn có nội dung sau : CHIẾC ÔTÔ HỎNG VÀ BA KỸ SƯ Có ông kỹ sư cùng trên chuyến xe, người là kỹ sư điện, người là kỹ sư hóa và người còn lại là kỹ sư công ty Microsoft Bỗng nhiên xe dừng đường, không chịu chạy tiếp Biết trên xe có kỹ sư nên tài xế cầu cứu đến ba vị này Sau hồi bóp trán suy nghĩ, sau đây là giải pháp ông kỹ sư : Kỹ sư điện : chắn là hỏng hóc hệ thống điện, phải thay ắc-qui và toàn hệ thống dây điện xe Kỹ sư hóa khoát tay bảo : theo tôi là do xăng pha quá nhiều chì Phải bỏ xăng cũ đi, rả toàn máy móc xe rửa sạch, ráp lại, đổ xăng là xe chạy ngon lành Riêng ông kỹ sư công ty Microsoft vốn bị ảnh hưởng việc phải đóng tất các cửa sổ trước tắt máy tính nên lớn tiếng góp ý : Dễ thôi, vụ này công ty tui gặp hoài, quý khách cần đóng các cửa sổ (xe) lại xuống xe, sau đó lại lên xe và mở tất các cửa sổ ra, biết đâu xe chạy tốt Mọi người biết lắc đầu, có người nói : giá mà không có ba ông kỹ sư xe không giận mà chết máy đâu 11 Lop6.net (12) + Cho biết câu chuyện vui này có dòng, đoạn + Thay đổi các chế độ xem normal, web layout và print layout BÀI NHẬP và HIỆU CHỈNH VĂN BẢN KIẾN THỨC ĐẠT ĐƯỢC Biết cách nhập nhanh và chính xác nội dung văn và thuận lợi cho việc xử lý, trình bày văn sau này NHẬP VĂN BẢN 1.1 Qui trình tạo văn – tài liệu a) Tạo file văn Cách : Dùng phím nóng Ctrl + N Cách : Nhấp đúp vào biểu tượng Cách : nhấn Alt + F + N b) Mở file văn đã có Cách : Dùng phím nóng Ctrl + O Cách : nhấp đúp vào biểu tượng Cách : nhấn Alt + F + O -> Xác định ổ đĩa, folder và tên tập tin cần mở click vào OPEN + Lưu file văn vào folder có trên dĩa với 12 Lop6.net (13) tên file Sau nhập và chỉnh sửa xong nội dung văn bản, có thể dùng các cách sau : Cách : nhấn Ctrl + S Cách : nhấn Alt + F + S Cách : nhấp đúp vào biểu tượng -> Xác định ổ đĩa, folder và tên tập tin cần lưu c) Nhập liệu và trình bày nội dung Một số nguyên tắc * Văn luôn nhập lề trái Người sử dụng (từ đây viết tắt là NSD) không cần lưu tâm đến dạng thức nó, phần định dạng thực sau * Không nhấn phím Enter để xuống dòng Khi dòng văn gõ đã đến lề phải , Word tự động xuống dòng Nếu từ nào đó vượt quá lề phải văn thì nguyên từ chuyển xuống dòng dưới; nguyên tắc này gọi là cuộn từ (word wrap) * Phím Enter dùng để ngắt đoạn, đó, NSD nhấn phím Enter để qua dòng Nếu muốn xuống dòng mà còn đoạn, NSD dùng tổ hợp phím Shift + Enter d) Đóng và lưu file văn đã ngừng soạn thảo Đóng tài liệu: để đóng tài liệu, NSD có thể : (a) Nhấp vào nút close cửa sổ tài liệu (b) Dùng tổ hợp phím Ctrl + F4 Ctrl + w 13 Lop6.net (14) (c) Vào File - Close Nếu tài liệu có hiệu chỉnh mà chưa lưu, Word nhắc nhở ta qua hộp thoại Chọn : Yes để lưu No để từ chối việc lưu Cancel để quay trở lại làm việc tiếp tục e) Lưu tài liệu đã soạn lên dĩa Để lưu tài liệu đã soạn lên dĩa, NSD thực các bước sau : Chọn : File – Save/Save As nhấp chuột vào biểu tượng trên công cụ chuẩn Nếu đây là lần lưu đầu tiên thì Word cho xuất hộp thoại Save As sau : + NSD nhập tên tập tin vào hộp File name + Chọn kiểu tập tin lưu vào hộp Save as type Word mặc định là kiểu DOC + Chọn ổ dĩa và folder chứa tài liệu + Chọn Ok Nút tạo folder 14 Lop6.net (15) Cách đặt chế độ lưu tự động : Để đặt chế độ lưu tự động sau thời gian định, NSD thực sau : + Vào Tools – Options, xuất hộp thoại Options + Chọn thẻ Save + Chọn Save AutoRecover info every + Nhập thời gian (phút) muốn Word tự động lưu 1.2 Kiểm tra các chế độ, hoạt động a) Của bàn phím : [Caps Lock], [Insert] (ovr, insert) * Phím Caps Lock : - Khi đèn Caps Lock tắt : chế độ nhập chữ thường - Khi đèn Caps Lock sáng : chế độ nhập chữ in 15 Lop6.net (16) Đèn Caps Lock Phím Phím Insert Caps Lock * Phím Insert : - Khi nhấn phím Insert chữ OVR trên trạng thái đậm lên : chế độ nhập ký tự che ký tự cũ - Nhấn phím Insert chữ OVR trên trạng thái mờ : chế độ nhập ký tự chèn vào bên trái ký tự hành b) Phông chữ sử dụng, dạng thức trình bày paragrah Phông chữ sử dụng : vào Format - Font Xuất hộp thoại : - Trong thẻ Font, chọn phông chữ hộp danh sách Font - Chọn kiểu dáng cho phông chữ 16 Lop6.net (17) hộp danh sách Font style, gồm : Normal : thường Italic : nghiêng Bold : đậm Bold - Italic : đậm & nghiêng - Chọn cỡ chữ (từ 8pt -> 72pt) hộp danh sách Size (1pt = 1/72 inch) - Chọn màu chữ khung Font Color (mặc nhiên là Auto) - Chọn kiểu gạch khung Underline style : None : không gạch Words only : gạch các từ - Chọn các hiệu ứng khung Effects, gồm : Strikethrough : gạch ngang thân chữ nét Double Strikethrough : gạch ngang thân chữ hai nét Superscript : số trên Subscript : số Shadow : chữ có bóng Outline : chữ dạng có đường viền Emboss : chữ lên Engrave : chữ lõm xuống Small Caps : tất là chữ hoa chữ đầu cao chữ sau All Caps : tất là chữ in hoa Hidden : ẩn (không thấy trên văn bản) - Xem thử kiểu chữ khung Preview Nếu chọn Default, Word cho câu thông báo : 17 Lop6.net (18) Chọn Yes các chọn lựa trên lưu lại Mỗi vào Word, nó tự động sử dụng các chọn lựa đó Dạng thức trình bày Paragraph Trong tài liệu có nhiều Paragraph, các Paragraph kết thúc cách nhấn phím Enter Để xem các dấu phân đoạn (paragraph Mark), nhấp chuột vào nút trên công cụ chuẩn, làm ẩn (hiện) dấu phân đoạn Tổng quát, việc định dạng đoạn có phần : (a) Canh biên (Alignment) (b) Định khoảng thụt vào từ đầu dòng (Indent) (c) Kẻ đường viền và tô (Boders and Shading) (d) Đặt các ký hiệu số thứ tự đầu paragraph (e) Sử dụng các điểm dừng (Tab stop) c) Nhập văn Khi nhập văn bản, phải tuân theo qui tắc sau : i) Văn luôn nhập lề trái Chưa cần lưu tâm đến dạng thức, phần định dạng thực sau Hạn chế nhấn phím Spacebar để nhập các kí tự trắng đầu dòng đẩy các ký tự, nói chung là không nên tạo hai khoảng trắng liền Nguyên tắc cuộn từ (word wrap) : dòng văn đến lề phải, Word tự động xuống dòng Nếu từ vượt quá lề phải văn thì từ chuyển xuống dòng Phím Enter : kết thúc đoạn, qua đoạn ii) Shift + Enter : xuống dòng đoạn HIỆU CHỈNH VĂN BẢN 2.1 Đánh dấu khối theo dòng, theo cột, toàn văn a) Đánh dấu khối Để sử dụng các lệnh có tác dụng trên đoạn văn hình ảnh văn làm việc, phải lựa chọn đoạn văn (hình ảnh) đó trước thực các lệnh Việc lựa chọn này gọi là chọn khối.Có hai loại khối: khối dòng và khối cột Dạng khối dòng: khối chọn theo dòng văn 18 Lop6.net (19) Dạng khối cột: khối chọn theo dạng hình hộp i) Dùng bàn phím Chọn nhanh khối dòng : Dùng phím Shift + nhóm phím di chuyển ( , PgUp, PgDn, Home, End) Chọn khối dòng Bấm phím F8 (chuyển vào chế độ Extend Selection – EXT) Sử dụng các phím di chuyển để chọn khối Chọn khối cột Dùng nhóm phím Ctrl + Shift + F8 (chuyển vào chế độ Column Selection – COL) Sử dụng các phím di chuyển để chọn khối Lưu ý : Để hủy bỏ chế độ chọn khối bấm ESC ii) Dùng chuột: Chọn nhanh khối dòng : Bấm và giữ chuột đầu khối, rê chuột đến vị trí cuối khối (sử dụng chức này gọi là kĩ thuật Drag and Drop) Chọn khối dòng Sử dụng Selection Bar (vùng nằm lề trái giấy và Left Indent) Dời trỏ chuột lề trái văn cho xuất kí hiệu , dùng kĩ thuật Drag and Drop để chọn + Chọn dòng : nhấp chuột vị trí đầu dòng muốn chọn + Chọn đoạn văn : nhấp kép chuột vị trí chọn (Selection bar) các dòng đoạn văn, nhanh lần vị trí đoạn văn + Chọn toàn văn : nhấn Ctrl + A Luu ý: Để huỷ bỏ chế độ chọn khối, dời trỏ chuột khỏi khối và nhấp chuột Chọn khối cột : Alt + Rê chuột khối chọn 19 Lop6.net (20) 2.2 Xóa, di chuyển nhóm chữ Xóa a) Đánh dấu khối Nhấn phím Delete b) Di chuyển Đánh dấu khối Nhấp chuột vào nút thực đơn Edit nhấn tổ hợp phím Ctrl + X chọn lệnh Cut Đưa điểm chèn đến vị trí muốn di chuyển nội dung văn bản, đối tượng đến, nhấp chuột vào nút Paste thực đơn Edit nhấn tổ hợp phím Ctrl + V chọn lệnh Cũng có thể dùng kỹ thuật trên để di chuyển khối văn đối tượng từ tài liệu này đến tài liệu khác 20 Lop6.net (21)