Quản lý sinh viên trường đại học bách khoa hà nội

MôC LôCLời nói đầu .................................................................................................2Chương I. Khảo sát bài toán quản lý điểm ................ ..................................41.Mục đích khảo sát hiện trạng.......................................................42.Môn học ......................................................................................53.Cách tính điểm học tập ...............................................................64.Các mức đánh giá kết quả học tập ..............................................75.Tiêu chuẩn đánh giá xếp loại tốt nghiệp .....................................76.Đánh giá phương thức hệ thống quản lý cũ ................................87.Yêu cầu của hệ thống mới .........................................................8Chương II. Khảo sát và thiết kế hệ thống ...................................................12I. Thông tin đầu vào và đầu ra ...........................................................121. Thông tin đầu vào ......................................................................12 2. Thông tin đầu ra .........................................................................12 II. Phân tích chức năng hệ thống........................................................121.Biểu đồ phân cấp chức năng.......................................................13a.Cây chức năng chính .......................................................13b.Các cây con chức năng ....................................................132.Mô tả một số chức năng ............................................................153.Biểu đồ luồng dữ liệu ................................................................17a.Các thành phần của biểu đồ luồng dữ liệu......................17b.Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh. ..........................18c.Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh.......................................19d.Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh...............................204. Phân tích hệ thống dữ liệu ..........................................................23a. Xác định các thực thể .....................................................23b. Xác định các thuộc tính cho các thực thể .......................235. Sơ đồ thực thể liên kết ................................................................246. Thiết kế cơ sở dữ liệu ................................................................257. Sơ đồ quan hệ cài đặt trong Access ...........................................27

MôC LôC

Lời nói

đầu 2

Chương I Khảo sát bài toán quản lý điểm 4

1 Mục đích khảo sát hiện trạng 4

2 Môn học 5

3 Cách tính điểm học tập 6

4 Các mức đánh giá kết quả học tập 7

5 Tiêu chuẩn đánh giá xếp loại tốt nghiệp 7

6 Đánh giá phương thức hệ thống quản lý cũ 8

7 Yêu cầu của hệ thống mới .8

Chương II Khảo sát và thiết kế hệ thống 12

I Thông tin đầu vào và đầu ra 12

1 Thông tin đầu vào 12

2 Thông tin đầu ra 12

II Phân tích chức năng hệ thống 12

1 Biểu đồ phân cấp chức năng 13

a Cây chức năng chính 13

b Các cây con chức năng 13

2 Mô tả một số chức năng 15

3 Biểu đồ luồng dữ liệu 17

a Các thành phần của biểu đồ luồng dữ liệu 17

b Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh .18

c Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 19

d Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 20

4 Phân tích hệ thống dữ liệu 23

a Xác định các thực thể 23

b Xác định các thuộc tính cho các thực thể 23

5 Sơ đồ thực thể liên kết 24

6 Thiết kế cơ sở dữ liệu 25

7 Sơ đồ quan hệ cài đặt trong Access 27

LỜI NểI ĐẦU

Bất cứ một trờng hay một tổ chức nào muốn hoạt động tốt vàphát triển, đều phải có một hệ thống thu thập, lu trữ và xử lý cácthông tin liên quan đến các hoạt động của mình Xã hội ngày càngphát triển thì nhu cầu ứng dụng tin học ngày càng nhiều và ngợclại các ứng dụng của tin học đã tạo điều kiện thúc đẩy xã hội pháttriển với tốc độ cha từng thấy Tin học đã trở thành một ngànhkhoa học mũi nhọn đem lại lợi ích thực sự cho xã hội Trớc đây đểthiết kế một số chơng trình nh: Quản lý nhân sự, Quản lý lơng,Quản lý trờng học, Quản lý giáo vụ các nhà thiết kế hầu hết viếttrên môi trờmg FOX hoặc FOXPRO FOR DOS Trong khi xu thế hiệnnay ngời dùng quen làm việc trên môi trờng WINDOWS và rất nhanhchóng thích ứng với các chơng trình đợc viết trên môi trờng FORWIN

Khác với những phần mềm trớc MICROSOFT ACCESS là mộtphần mềm tơng đối mới trong lĩnh vực thiết kế hệ thống ở nớc ta

Nó đã khắc phục đợc hầu hết các nhợc điểm mà các chơng trìnhthờng mắc phải, cộng với môi trờng làm việc FOR WINDOWS

Với giao diện và công cụ thuận tiện cho việc thiết kế hệ thốngnên nó đã và đang đóng một vai trò quan trọng trong lĩnh vựcthiết kế phần mềm quản trị Nhng cũng ngợc lại để sử dụng đợctriệt để các tính năng của chơng trình MICROSOFT ACCESS đòi

hỏi một sự tìm tòi kỹ lỡng, thận trọng, tiếp cận sâu sát với chơngtrình Rất nhiều tổ chức xem hệ thống thông tin là chìa khoá chocác hoạt động của mình.

Sự phát triển của công nghệ thông tin đã đem lại khả năngthu thập và xử lý những khối lợng dữ liệu khổng lồ, xử lý các giaodịch với tốc độ và độ chính xác cao Vấn đề là những ngời quản

lý thờng không hiểu biết một cách đầy đủ về khả năng cũng nhcác hạn chế của công nghệ thông tin hiện đại Một cách khái quátcông tác phân tích một hệ thống tập trung vào việc tìm hiểu cácyêu cầu đối với một hệ thống thông tin, đi sâu tìm hiểu bản chấtcủa hệ thống, cho thấy hệ thống phải thực hiện những việc gì vàcác dữ liệu mà nó đề cập là những dữ liệu nào, có cấu trúc rasao Những kết quả của phân tích và thiết kế là tiền đề choviệc thi công một hệ thống thông tin, chuyển các kết quả phântích và thiết kế trên giấy thành một hệ thống chạy đợc, đáp ứngnhững yêu cầu đợc đề ra ban đầu

Báo cáo này đề cập đến việc phân tích hệ thống thông tin

hỗ trợ cho công tác quản lý điểm của Khoa trong hệ Cao Đẳng Cáckhảo sát đợc tiến hành dựa trên việc điều tra công tác quản lý

điểm đang đợc tiến hành tại các Khoa, Viện

Để hoàn thành đợc báo cáo này, em xin chân thành cảm ơncác thầy cô giáo trong Khoa Toán - Tin ứng Dụng đã giảng dạy giúp

đỡ em trong suốt thời gian học tập vừa qua Đặc biệt, em xin chân

thành cảm ơn thầy giáo Nguyễn Danh Tú, giảng viên Khoa Toán

-Tin ứng Dụng trờng Đại học Bách Khoa Hà Nội đã tận tình hớng dẫn

Qua đây tôi cũng xin chân thành cảm ơn các bạn sinh viênlớp K6A, đã ủng hộ và giúp đỡ tôi trong suốt thời gian học tập tại tr-ờng Do thời gian làm báo cáo thực tập tốt nghiệp có hạn nên chơngtrình không tránh khỏi những sai sót, rất mong đợc góp ý của thầycô và các bạn để chơng trình dần đợc hoàn thiện trong thời giantới

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội ,

01- 2007

Chơng I Khảo sát bàI toán quản lý điểm

1 Mục đích khảo sát hiện trạng

Hàng năm số lợng tuyển sinh của trờng khoảng hơn 6000 sinhviên cả hệ Chính quy và hệ Cao đẳng Trờng đợc phân làm rấtnhiều Khoa, Viện với rất nhiều các chuyên ngành khác nhau với chấtlợng đào tạo rất cao, Khoa Toán - Tin ứng Dụng là một trong nhữngKhoa nh thế

Hiện nay Khoa có hơn 1000 sinh viên, trong đó sinh viên hệCao đẳng chiếm hơn 60% Với số sinh viên ngày càng đông, nhucầu thông tin về học tập của sinh viên ngày càng cần thiết mangtính chất cập nhật Nó đòi hỏi Khoa phải có một bộ phận quản lýmọi thông tin liên quan đến sinh viên

Do đặc thù của hệ Cao đẳng là đào tạo ở các nơi không tậptrung, cách xa Khoa và số sinh viên hệ Cao đẳng lại rất đông NênKhoa đã tách việc quản lý sinh viên thành hai bộ phận là: quản lý

hệ Chính quy và Cao đẳng Để quản lý sinh viên Cao đẳng thìcán bộ quản lý phải cập nhật, lu trữ một số lợng hồ sơ, giấy tờ rấtlớn Với phơng thức quản lý hiện nay, gây rất nhiều khó khăn trongcông tác bảo quản và tìm kiếm Vì vậy việc quản lý cần phải đ-

- Hàng năm khoa tiếp nhận hồ sơ sinh viên.

- Từ danh sách hồ sơ trúng tuyển cập nhật lý lịch của sinh viên

Hồ sơ sinh viên có tính pháp lý lu mọi thứ liên quan đến

sinh viên gồm lý lịch bản thân, kết quả học tập và rèn luyệncủa sinh viên từng năm học

- Cuối mỗi kỳ học khoa tổ chức thi học kỳ

- Cuối mỗi khoá khoa tổ chức thi tốt nghiệp và bảo vệ luận án

Kỹ thuật điện tử 3 III

3 Bảng điểm

Trường Đại Học Bách Khoa HÀ NỘI Khoa: Toan Tin ứng dụng

Ngành học:Tin học ứng dụng Khoa học: 2003-2006

DVHT TL

Trong đó : DTL1 - Điểm thi lần 1

)

* (

DVHT

DVHT DTLCN

Trong đó: DTLCN - Điểm thi lại cao nhất

 Điểm trung bình cho sinh viên thi tốt nghiệp (ĐTBTN): Đợc tínhtheo công thức sau

ĐTBTN =

∑

∑

) (

) (

HeSo DCMTTN

Trong đó: DCMTTN - Điểm các môn thi tốt nghiệp sau khi

tính cả hệ số

HeSo – Hệ số của môn thi tốt nghiệp

 Điểm trung bình cho sinh viên bảo vệ tốt nghiệp (ĐTBBVTN):

Đợc tính theo công thức sau:

DPB + DHD + DHDT

ĐTBBVTN =

3

Trong đó: DPB - Điểm phản biện

DHD - Điểm hớng dẫn

DHDT - Điểm hội đồng thi

Khi tính điểm trung bình lần 1, cao nhất , tốt nghiệp , bảo vệ lấy

đến hai số thập phân khi đã làm tròn theo quy định

5 Các mức đánh giá kết quả học tập

Xếp loại kết qủa học tập.

Căn cứ vào điểm trung bình các môn từng học kỳ và cả năm, xếp loại học lực đợc qui thành 4 loại: giỏi, khá, trung bình khá, trung bình

• Loại giỏi: Điểm trung bình cuối khoá từ 8.0 trở lên không thi lạimôn nào, điểm trung bình tốt nghiệp từ 8.0 trở lên

• Loại khá: Điểm trung bình cuối khoá từ 7.0 trở lên, điểm trungbình tốt nghiệp từ 7.0 đến 8.0

• Loại trung bình khá: Điểm trung bình cuối khoá từ 6.5 đến 7.0,

điểm trung bình tốt nghiệp từ 6.5 đến 7.0

• Loại trung bình: Điểm trung bình cuối khoá từ 5.0 đến 6.5,

điểm trung bình tốt nghiệp từ 5.0 đến 6.5

6 Tiêu chuẩn đánh giá xếp loại tốt nghiệp

Căn cứ vào điểm trung bình cuối khoá học và điểm trungbình chung tốt nghiệp, xếp loại tốt nghiệp đợc quy định thành 4loại sau: Giỏi, Khá, Trung bình khá, Trung bình Tiêu chuẩn cụ thểsau:

• Loại giỏi: Điểm trung bình cuối khoá từ 8.0 trở lên không thi lạimôn nào, điểm trung bình tốt nghiệp từ 8.0 trở lên

• Loại khá: Điểm trung bình cuối khoá từ 7.0 trở lên, điểm trungbình tốt nghiệp từ 7.0 đến 8.0

• Loại trung bình khá: Điểm trung bình cuối khoá từ 6.5 đến 7.0,

điểm trung bình tốt nghiệp từ 6.5 đến 7.0

• Loại trung bình: Điểm trung bình cuối khoá từ 5.0 đến 6.5,

điểm trung bình tốt nghiệp từ 5.0 đến 6.5

* Điều kiện tốt nghiệp

Kết thúc khoá học, những học sinh có đủ các điều kiện sau thuộc diện tốt nghiệp.

- Cho đến thời điểm xét tốt nghiệp học sinh không bị truy cứu trách nhiệm hình sự hoặc không bị kỷ luật từ mức đình chỉ học tập.

- Không còn phải học môn nào dới điểm 5.

- Có các chứng chỉ giáo dục quốc phòng và chứng chỉ giáo dục thể chất.

7 Đánh giá phơng thức hệ thống quản lý cũ

Trên thực tế hiện nay của khoa toàn bộ quản lý điểm củasinh viên từ khi nhập trờng, tính điểm học kỳ, nhập điểm thi củatoàn bộ hệ cao đẳng đều thực hiện thủ công trên giấy tờ sổsách Với cách quản lý đó dẫn đến số lợng giấy tờ nhiều, vì vậyviệc tập hợp tìm kiếm, tra cứu gặp nhiều khó khăn

- Việc giám sát và tính điểm không chặt chẽ.

- Độ chính xác không cao

9 Yêu cầu của hệ thống mới

Với hệ thống này đã đáp ứng đợc các yêu cầu sau:

- Quản lý đợc thông tin hồ sơ sinh viên trúng tuyển học hệ cao đẳng theo từng năm học

- Quản lý đợc môn học mà sinh viên học trong cả khoá

- Quản lý đợc điểm thi các lần thi học kỳ, tốt nghiệp

- Quản lý đợc môn thi tốt nghiệp

- Quản lý lớp học

- Tìm kiếm thông tin nhanh và chính xác theo tên, đầy đủ

họ tên, ngày sinh, nơi sinh, điểm học tập

- Lu trữ gọn nhẹ nhiều thông tin bằng máy

- Tìm kiếm, sửa đổi dễ dàng

- Độ chính xác cao.

- Xử lý thông tin nhanh, đạt hiệu quả cao

- Có tính bảo mật

• Nhợc điểm

- Yêu cầu trình độ tin học của ngời dùng

Các điều kiện vật chất để xây dựng hệ thống mới :

• Cơ sở vật chất (máy vi tính) phải đợc trang bị khá đầy đủ

• Cán bộ quản lý nghiệp vụ đợc trang bị một số kiến thức cơ bản

về máy tính

• Khoa quan tâm đến vấn đề tin học hoá quản lý

Phạm vi của bài toán đợc thực hiện

Do điều kiện thời gian có hạn nên phạm vi của báo cáo này,chỉ đặt ra vấn đề nghiên cứu xây dựng hệ thống quản lý điểmcủa khoa Toán ứng dụng Với nhiệm vụ chính là sơ yếu lý lịch sinhviên, môn học, môn thi tốt nghiệp và nhập điểm cho các môn học,môn thi tốt nghiệp đối với sinh viên thi, nhập điểm bảo vệ chonhững sinh viên làm luận án.Với phạm vi đề tài hệ thống đáp ứng

đợc những yêu cầu sau:

Yêu cầu của hệ thống chơng trình

• Hệ thống chơng trình phải đợc sử dụng dễ dàng, đầy đủtránh d thừa dữ liệu

• Chơng trình phải cung cấp đầy đủ các thông tin chính xáckịp thời

• Tự động hoá báo cáo tổng hợp

Yêu cầu cụ thể của bài toán

• Cập nhật đợc hồ sơ sinh viên cao đẳng của khoa, điểm mônhọc (các số lần thi), môn học của từng kỳ học, môn thi tốtnghiệp

• Tìm kiếm thông tin về điểm thi và các thông tin liên quan

đến sinh viên

• In bảng điểm:

- Bảng điểm cá nhân theo kỳ, cả năm, từ thời điểm trớc

đến thời điểm hiện tại

- Bảng điểm tổng hợp của cả lớp trong một học kỳ, cả năm

Đối tợng phục vụ: Cán bộ quản lý nghiệp vụ

• Theo dõi sinh viên

• Nhập điểm và tính điểm cho sinh viên sau mỗi kỳ

• Lập các thống kê báo cáo

- Danh sách sinh viên theo lớp

- Kết quả học tập của một sinh viên

- Kết quả học tập của cả lớp

Đối tợng phục vụ: Sinh viên

• Kết quả học tập của từng sinh viên

• Các thông tin sinh viên cần biết về điểm, đơn vị học trìnhcủa mỗi kỳ

CHƯƠNG II PHÂN TíCH Và THIếT Kế Hệ THốNG

I Thông tin đầu vào và đầu ra

1 Thông tin đầu vào

- Hồ sơ sinh viên

- Môn học của cả khoá

- Danh sách môn học thi tốt nghiệp

- Nhập điểm tốt nghiệp

- Bảng điểm

2 Thông tin đầu ra

- Danh sách sinh viên theo lớp

- Kết quả học tập của từng sinh viên trong học kỳ, năm học và cuốikhoá

- Các báo cáo thống kê

II Phân tích chức năng hệ thống

Qua bước khảo sát hệ thống của khoa, từ đó nhìn tổng thể hệ thống phân ra

1 Biểu đồ phân cấp chức năng

QL hồ sơ sinh viên

QL điểm

QL danh sách thi

QL Hå s¬

SV

QL Danh s¸ch líp

QL

§iÓm thi Häc

QL §iÓm thi TN

QL

§iÓm b¶o vÖ

Hệ thống quản lý điểm

QL hồ sơ sinh viên

QL điểm

QL danh sách thi

QL Hå s¬

SV

QL Danh s¸ch líp

QL

§iÓm thi Häc

QL §iÓm thi TN §iÓm QL

b¶o vÖ

HÖ Thèng

QL Danh S¸ch thi Vµ B¶ng §iÓm

Qu¶n Lý B¶ng

§iÓm

Qu¶n Lý Danh S¸ch Thi

QL B¶ng

§iÓm C¸

Nh©n

QL B¶ng

§iÓm Líp

§iÓm c¸

nh©n cuèi khNNK hãa

QL Qu¸

Tr×nh Häc TËp cña SV

QL Danh S¸ch Líp

2 Mô tả một số chức năng

• Chức năng Quản lý hồ sơ sinh viên được phân rã thành chức năng:

- Quản lý hồ sơ sinh viên: Nhập hồ sơ sinh viên trúng tuyển

- Quản lý danh sách lớp: Nhập danh sách lớp học theo từng chuyênngành

Chức năng Quản lý danh mục:

- Quản lý môn thi tốt nghiệp: Nhập danh sách các môn thi tốt nghiệp

và những sinh viên không được bảo vệ

- Quản lý môn thi tốt nghiệp: Cập nhật những môn thi tốt nghiệp

• Chức năng Quản lý điểm được phân rã thành chức năng:

- Quản lý điểm học kỳ: Tìm kiếm điểm từng môn, điểm trung bình

học kỳ, điểm trung bình cả năm

- Quản lý điểm thi tốt nghiệp: Tìm kiếm điểm tốt nghiệp của sinh việc

cuối khoá

- Quản lý danh sách thi: danh sách sinh viên được thi

- Quản lý điểm bảo vệ tốt nghiệp: Nhập điểm sau khi sinh viên bảo vệ

tốt nghiệp

• Chức năng Quản lý danh sách thi được phân rã thành chức năng:

- Quản lý danh sách lớp: Đưa ra được toàn bộ số sinh viên với nhữngthông tin theo yêu cầu

- QL bảng điểm của lớp theo học kỳ : Đưa ra bảng điểm của toàn thể

lớp sau một kỳ học

- QL bảng điểm cá nhân một học kỳ: Đưa ra toàn bộ thông tin về điểm

của một cá nhân sau mỗi học kỳ

- QL bảng điểm cá nhân mỗi khoá học: Đưa ra toàn bộ thông tin về

điểm của một sinh viên sau 3 năm học tại khoa

- QL bảng điểm của lớp cả năm: Đưa ra bảng điểm của toàn thể lớp saumột năm học

3 Biểu đồ luồng dữ liệu

a Các thành phần của biểu đồ luồng dữ liệu

Data flows

Luồng dữ liệu Thể hiện dữ liệu và hướng

của dữ liệuTiến trình

b Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

C¸n bé

qu¶n lý

Gi¸o viªn

c Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

Yờu cầu DS thi Kết quả danh

danh sỏch thi

2 Mụn thi tốt nghiệp

Danh sỏch mụn thi

Hồ sơ sinh viờn

Danh sách mụn thi tốt nghiệp

d Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh

Phân rã chức năng qu¶n lý hå s¬ sinh viªn

•

Hồ sơ sinh viên

QL

hồ sơ sinh viên 1.1

Yêu cầu danh s¸ch điểm thi

sv TN 1.6

DS môn thi TN

Danh s¸ch điểm sv

bảo vệ

QL điểm bảo vệ 1.7

• Phân rã chức năng qu¶n lý danh s¸ch thi

Yêu cầu hå s¬ sv

Cán bộ quản lý

Hồ sơ sinh viên

Yêu cầu Môn học

Điểm sv bảo vệ

Điểm tổng kết

Điểm sv thi tốt nghiệp

QL điểm tốt nghiệp 2.3

Cán bộ quản lý

Môn học thi TN

QL

số học trình 2.4

Yêu cầu

Môn họcYªu cÇu

sinh viªn 2.1

Kết quả

Danh s¸ch điểm tổng kết

QL điểm học tập 2.2

Danh s¸ch m«n học

Danh s¸chsv Danh s¸ch điểm sv thi

• Phân rã chức năng qu¶n lý b¶ng ®iÓm

cá nhân cuối khoá 3.4

Kết quả học tập 1

Điểm sv bảo vệ và thi TN

Hồ sơ sinh viên

Kết quả điểm thi mộtKết quả điểm tổng

QL bảng điểm

cá nhân một kỳ 3.3

QL danh sách lớp 3.1

Kết quả điểm tổng kết

Báo cáo theo hồ sơ

Kết quả điểm sv bảo vệ và thi TN

LớpKết quả điểm của lớp cả Kết quả điểm cả lớp cuối

cá nhân từ trước đến nay 3.6

QL bảng điểm của lớp cả năm 3.5

KÕt qu¶ điểm theo

hồ sơ sv

Kết quả điểm của lớp cuối

QL bảng điểm lớp cuối khoá 3.7

Môn học Danh sách môn học của hệ Cao Đẳng

Điểm thi lần 1 Thông tin về điểm thi lần 1

Điểm thi lại Thông tin về điểm thi lại

Điểm cuối học kỳ Thông tin về điểm cuối kỳ học

Môn thi tốt nghiệp Danh sách môn thi tốt nghiệp

Điểm của sv thi TN Thông tin về điểm của những sv thi TNKết quả khoá học Thông tin về điểm TN và xếp loại tốt nghiệp