Bài giảng quản trị văn phòng (đại học thủy lợi)

Chương 5: Tổ chức giải quản lý văn LOGO Người trình bày Ths Hồng Thị Ba NỘI DUNG www.thmemgallery.com Một số vấn đề chung văn quản lý Tổ chức giải quản lý văn Company Logo 5.1 Một số vấn đề chung VB QL www.thmemgallery.com 5.1.1 5.1.2 Khái niệm phân loại VBQL Chức văn quản lý Company Logo 5.1.1 Khái niệm phân loại VBQL www.thmemgallery.com Văn QL gì? Phân loại văn QL Company Logo 5.1.2 Chức VBQL www.thmemgallery.com Chức pháp lý Chức quản lý Chức thơng tin Chức văn hóa Chức xã hội Company Logo 5.2 Tổ chức giải quản lý VB www.thmemgallery.com Quản lý văn đến Quản lý văn Tổ chức giải quản lý VB mật Lập lưu trữ hồ sơ Company Logo 5.2.1 Quản lý VB đến www.thmemgallery.com Bước 1: Nhận VB đến Bước 2: Sơ phân loại VB Bước 3: Bóc bì VB Bước 4: Đóng dấu “đến” vào VB Bước 5: Trình chánh VP Bước 6: Đăng ký VB đến Bước 7: Chuyển giao VB đến Bước 8: Giải theo dõi việc giải VB Company Logo 5.2.1 Quản lý VB đến www.thmemgallery.com Bước 1: Nhận VB đến Văn thư tiếp nhận - Lướt qua lượt ngồi bì để xác định xem VB đến có gửi địa khơng, khơng trả lại - Kiểm tra xem bì VB có ngun vẹn khơng? Nếu thấy khơng ngun vẹn phải lập biên trước người đưa VB - Thực thủ tục giao nhận Company Logo 5.2.1 Quản lý VB đến www.thmemgallery.com Bước 2: Sơ phân loại VB - Loại khơng cần bóc bì, khơng cần vào sổ đăng ký: thư riêng gửi cho cá nhân, sách, báo, tài liệu tham khảo - Loại phải bóc bì, vào sổ đăng ký: VB ngồi bì đề tên quan, khơng có dấu mật - Loại khơng bóc bì phải vào sổ đăng ký: VB ghi rõ tên người nhận, VB mật, VB gửi cho đảng ủy đoàn thể quan Company Logo 5.2.1 Quản lý VB đến www.thmemgallery.com Bước 3: Bóc bì VB - Những VB có dấu mức độ khẩn cần bóc trước - Tránh làm rách công văn bên trong, làm địa nơi gửi, dấu bưu điện - Khi lấy VB cần rà sốt lại xem có sót VB khơng, đối chiếu số, ký hiệu ghi ngồi bì với số ký hiệu ghi VB xem có khớp khơng? Nếu có sai sót phải báo cáo cán phụ trách biết hỏi lại nơi gửi - Các VB thức phải trả lại nơi gửi để thực quy định - Đối với VB thuộc loại: Đơn thư khiếu tố, nặc danh cần phải kiểm tra cần giữ lại phong bì đính kèm theo VB để làm chứng - Trường hợp VB có kèm theo phiếu gửi sau nhận đủ phải ký xác nhận đóng dấu vào phiếu gửi trả lại phiếu cho quan gửi Company Logo 6.2.5 Kỹ thuật soạn thảo số loại HĐ www.thmemgallery.com Soạn thảo HĐ MBHH Soạn thảo HĐ DV Company Logo Soạn thảo HĐ MBHH www.thmemgallery.com Điều khoản đối tượng HĐ Phải nêu tên HH danh từ thông dụng để bên ký kết quan hữu quan hiểu Nếu HH trao đổi với nước ngồi HĐ phải tên mặt hàng tiếng Việt tiếng nước tham gia ký kết tiếng anh Company Logo Soạn thảo HĐ MBHH www.thmemgallery.com Điều khoản số lượng HH Số lượng HH phải ghi xác, rõ ràng, theo đơn vị đo lường hợp pháp nhà nước quy định Nếu tính theo trọng lượng phải ghi trọng lượng tịnh trọng lượng bì Trong HĐ có mua bán nhiều loại HH khác phải ghi riêng số lượng, trọng lượng loại, sau ghi tổng giá trị HH MB Company Logo Soạn thảo HĐ MBHH www.thmemgallery.com Điều khoản chất lượng, qui cách HH Trong HĐ phải ghi rõ phẩm chất, qui cách, tiêu chuẩn kỹ thuật, mầu sắc,… Tùy theo loại HH mà bên thỏa thuận đk phẩm chất, qui cách cho phù hợp dựa phương pháp - Căn theo TC chất lượng - Nếu HH chưa TCH, phải áp dụng cách mô tả tỉ mỉ để thỏa thuận CL, qui cách, đặc tính HH - Nếu hàng SX ổn định, thỏa thuận theo mẫu hàng - Ngồi ra: xác định CL theo đk kỹ thuật, xđ sau xem sơ bộ, xđ theo hàm lượng chất HH, xđ theo lượng thành phần, xđ theo trọng lượng tự nhiên, xđ theo trạng HH, xđ theo phẩm chất bình quân tương đương Company Logo Soạn thảo HĐ MBHH www.thmemgallery.com Điều khoản bao bì, ký mã hiệu Cần quy định rõ ràng việc mơ tả tỉ mỉ hình thức, kích thước, chất liệu làm bao bì, vị trí đặt ND ký mã hiệu, phải đảm bảo nguyên tắc mỹ thuật, rõ ràng Thông thường quy định theo công nghệ bao bì đóng gói, in ấn ký mã hiệu nhà SX Đối với loại HH cần hai lớp bao bì qui định rõ cách thức lớp cách rõ ràng, đầy đủ để bên thực Company Logo Soạn thảo HĐ MBHH www.thmemgallery.com Điều khoản giao nhận hàng Thời gian giao nhận hàng Địa điểm giao nhận Phương thức giao nhận Giấy tờ giao nhận Phương thức giải cố xảy nghiệm thu, bàn giao HH CL hàng không HĐ, hàng bị hư hỏng vận chuyển,… - Phương thức vận chuyển, phương tiện vận chuyển, trách nhiệm vận chuyển HH - Phương tiện, trách nhiệm thời gian bốc xếp HH - Company Logo Soạn thảo HĐ MBHH www.thmemgallery.com Điều khoản bảo hành HH hướng dẫn sử dụng Phải ghi rõ thời hạn bảo hành qui chế bảo hành, tài liệu hướng dẫn sử dụng cần thiết, hàng dược phẩm, mỹ phẩm phương tiện kỹ thuật Đối với loại HH có ghi vào bao bì thời hạn sử dụng có VB hướng dẫn sử dụng đặt bao bì khơng cần ghi HĐ Company Logo Soạn thảo HĐ MBHH www.thmemgallery.com Điều khoản giá - Đơn vị tính giá - Giá sở: giá bán HH cộng thêm phí chuyên chở, bảo quản, lưu kho,… - Đồng tiền tính giá - Phương pháp định giá Company Logo Soạn thảo HĐ MBHH www.thmemgallery.com Điều khoản toán - Đồng tiền toán cách thức toán + Đối với hàng nội địa, việc toán phải theo qui định NN + Đối với HH XNK tùy theo tính chất loại giao dịch kinh tế, quan hệ chi trả mà bên chọn cách thức toán: toán tiền mặt, ngân phiếu; toán đổi hàng; toán sec; toán ủy nhiệm chi; toán thẻ tín dụng - Số lần tốn, số tiền cho lần toán thời điểm lần toán (tạm ứng, toán hết…) Company Logo Soạn thảo HĐ MBHH www.thmemgallery.com Điều khoản trách nhiệm vật chất Xác định cụ thể trường hợp phải bồi thường, mức phạt cụ thể không thực điều khoản HĐ như: giao nhận hàng chậm, hàng giao không đủ số lượng, không qui cách phẩm chất, thiếu phụ tùng phụ kiện, chậm toán,… Company Logo Soạn thảo HĐ MBHH www.thmemgallery.com 10 Điều khoản tranh chấp HĐ Các bên cần thỏa thuận vấn đề sau: - Các bên cần xđ trách nhiệm thông báo cho biết tiến độ thực HĐ Nếu có vấn đề tranh chấp bên thỏa thuận dùng biện pháp thương lượng để giải chủ yếu - Trong trường hợp việc thương lượng không mang lại kết quả, đưa đơn khiếu nại lên tòa án kinh tế trọng tài kinh tế để giải - Các bên phải thỏa thuận trước trách nhiệm trả chi phí kiểm tra trọng tài Theo thơng lệ bên vi phạm HĐ phải chịu trách nhiệm khoản chi phí Company Logo Soạn thảo HĐ MBHH www.thmemgallery.com 11 Điều khoản hiệu lực HĐ HĐ có hiệu lực từ ngày ký sau số ngày bên thỏa thuận HĐ chấm dứt hiệu lực từ ngày ký biên lý HĐ Company Logo Soạn thảo HĐ MBHH www.thmemgallery.com 12 Điều khoản thỏa thuận khác (nếu cần) Trong trường hợp xét thấy cần thiết, bên đưa vào HĐ vấn đề cụ thể mà pháp luật HĐ chưa qui định để thỏa thuận cho đầy đủ rõ ràng lợi ích bên tránh khả xấu xảy Company Logo Soạn thảo HĐ DV www.thmemgallery.com Phần mở đầu: HĐ MB vận tải HH Cách soạn thảo điều khoản chủ yếu + + + + - Công việc giao dịch: xđ cụ thể số lượng, chủng loại, qui cách, khối lượng sửa chữa, ND công việc dv Chất lượng công việc Tiến độ thực cơng việc thời gian hồn thành Về vật tư: Vật tư cũ, hỏng tháo dỡ bên thu hồi Bên chịu trách nhiệm cung cấp vật tư, phụ tùng đặc chủng khó tìm kiếm TT Giá Nghiệm thu Bảo hành Thanh tốn Thời gian có hiệu lực HĐ Trách nhiệm vi phạm Company Logo www.themegallery.com LOGO ... hạn bảo quản Năm bảo quản Thời hạn bảo quản Người lập hồ sơ Ghi Bản danh mục hồ sơ gồm: - Hồ sơ bảo quản vĩnh viễn - Hồ sơ bảo quản lâu dài - Hồ sơ bảo quản tạm thời Thủ trưởng quan (Chánh văn phịng)... 5.2 Tổ chức giải quản lý VB www.thmemgallery.com Quản lý văn đến Quản lý văn Tổ chức giải quản lý VB mật Lập lưu trữ hồ sơ Company Logo 5.2.1 Quản lý VB đến www.thmemgallery.com Bước 1: Nhận... www.thmemgallery.com Một số vấn đề chung văn quản lý Tổ chức giải quản lý văn Company Logo 5.1 Một số vấn đề chung VB QL www.thmemgallery.com 5.1.1 5.1.2 Khái niệm phân loại VBQL Chức văn quản lý Company Logo 5.1.1