bài giảng quản trị văn phòng

MƠN HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG 08/12/17 MÃMH : 702011- TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG CHƯƠNG TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG 1.1 Đại cương văn phòng 1.2 Tổ chức văn phòng 1.3 Nguyên tắc 5S văn phòng 1.4 Chọn địa điểm văn phòng 12/08/17 C1: TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG 1.1 ĐẠI CƯƠNG VỀ VĂN PHÒNG 1.1.1 KHÁI NIỆM VỀ VĂN PHÒNG Office HARD Trụ sở làm việc quan 12/08/17 C1: TỔNG QUAN VỀ VĂN PHỊNG Phòng làm việc lãnh đạo 1.1 ĐẠI CƯƠNG VỀ VĂN PHÒNG 1.1.1 KHÁI NIỆM VỀ VĂN PHÒNG Office SOFT Bộ phận phụ trách cơng tác hành quan 12/08/17 C1: TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG Bộ máy giúp việc cho lãnh đạo 1.1 ĐẠI CƯƠNG VỀ VĂN PHÒNG Office INPUT Vận chuyển thông tin OUTPUT Quản lý điều hành họat động quan 12/08/17 C1: TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG 1.1 ĐẠI CƯƠNG VỀ VĂN PHÒNG 1.1.2 CHỨC NĂNG CỦA VĂN PHÒNG Office Tham mưu tổng hợp 12/08/17 Trợ giúp điều hành C1: TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG Dịch vụ hậu cần 1.1 ĐẠI CƯƠNG VỀ VĂN PHÒNG 1.1.2 CHỨC NĂNG CỦA VĂN PHÒNG Office Tham mưu tổng hợp Họat động trợ giúp Quyết định tối ưu 12/08/17 C1: TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG 1.1 ĐẠI CƯƠNG VỀ VĂN PHÒNG 1.1.2 CHỨC NĂNG CỦA VĂN PHÒNG Office Tham mưu tổng hợp INPUT INFORMATION OUTPUT 12/08/17 C1: TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG 1.1 ĐẠI CƯƠNG VỀ VĂN PHÒNG 1.1.2 CHỨC NĂNG CỦA VĂN PHÒNG Office Trợ giúp điều hành 12/08/17 Xây dựng, triển khai kế họach công tác Tổ chức tiếp khách Tổ chức hội họp Tổ chức công tác Cơng tác văn thư… C1: TỔNG QUAN VỀ VĂN PHỊNG 1.1 ĐẠI CƯƠNG VỀ VĂN PHÒNG 1.1.2 CHỨC NĂNG CỦA VĂN PHÒNG Trang thiết bị Phương tiện vật chất Office Dịch vụ hậu cần Logistical Services 12/08/17 C1: TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG 10 S2 – Seiton – Sắp xếp • Sắp xếp thứ cần thiết theo thứ tự ngăn nắp có đánh số ký hiệu để dễ tìm, dễ thấy • Sắp xếp vật, chỗ • 12/08/17 Sắp xếp vị trí dụng cụ, máy móc, cơng nhân… cho tiến trình làm việc trơi chảy C1: TỔNG QUAN VỀ VĂN PHỊNG 48 S3 – Seiso – Sạch • Giữ gìn nơi làm việc, thiết bị, dụng cụ • Hạn chế NGUỒN gây dơ bẩn, bừa bãi • Lau chùi có “Ý THỨC” 12/08/17 C1: TỔNG QUAN VỀ VĂN PHỊNG 49 S4 – Seiketsu – Săn sóc • • Duy trì thành đạt “Liên tục phát triển” 3S Sàng Lọc Sắp Xếp Sạch Sẽ Nguyên tắc Khơng: Khơng có vật vơ dụng Khơng bừa bãi Không dơ bẩn 12/08/17 C1: TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG 50 Sàng lọc Xuất sắc Giỏi Sạch Sắp xếp Khá Đạt Hiệu ô c ả qu c t ng Thời gian 12/08/17 C1: TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG 51 S5 – Shitsuke – Sẵn sàng Tự Nguyện, Tự Giác việc thực trì 3S: • Sàng Lọc • Sắp Xếp • Sạch Sẽ Visual Control System (VCS) – Trực quan kiểm sóat 12/08/17 C1: TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG 52 Mục tiêu 5S Các công cụ 5S Lặp lặp lại 3S liên tục 12/08/17 Sẵn sàng Sạch   p ế  x Sàn c p ó ắ s g S lọc Săn  Sàng lọc  Sắ px  c ếp ó s  S n àn Să gl ẽ s ọc h c S  Săn sóc  Sạ ch  Sắp x ếp  Sàng lọc C1: TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG 53 1.4 CHỌN ĐỊA ĐIỂM VĂN PHÒNG 1.4.1Các yếu tố ảnh hưởng đến định chọn địa điểm văn phòng • Quy mơ họat động • Cơ sở hạ tầng kinh tế - xã hội • Thuận lợi cơng việc • Chi phí • Phong thủy 12/08/17 C1: TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG 54 1.4 CHỌN ĐỊA ĐIỂM VĂN PHÒNG 1.4.2Các bước thực chọn địa điểm văn phòng • • THU THẬP THƠNG TIN • ĐỊNH LƯỢNG THƠNG TIN • LỰA CHỌN PHƯƠNG ÁN • 12/08/17 MỤC TIÊU TỔ CHỨC THỰC HIỆN C1: TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG 55 1.4 CHỌN ĐỊA ĐIỂM VĂN PHỊNG • MỤC TIÊU Th mặt 12/08/17 Diện tích > 100m2 Chi phí < 50 triệu đồng Cơ sở > phòng Tiện ích: có chỗ đậu xe, giữ xe, kẹt xe, ngập nước… C1: TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG 56 1.4 CHỌN ĐỊA ĐIỂM VĂN PHỊNG • THU THẬP THƠNG TIN Có địa điểm: Quận Quận 3 Quận 12/08/17 C1: TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG 57 1.4 CHỌN ĐỊA ĐIỂM VĂN PHỊNG • THU THẬP THƠNG TIN • • • • • Vị trí Giá th Diện tích Phòng ốc Bãi đậu xe 12/08/17 • • • • • Dân số Mơi trường văn hóa Tình trạng kẹt xe Trình độ dân trí, thu nhập Đối thủ cạnh tranh C1: TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG 58 1.4 CHỌN ĐỊA ĐIỂM VĂN PHỊNG • ĐỊNH LƯỢNG THƠNG TIN Các tiêu chí Diện tích (x10) Chi phí (x5) Cơ sở Có chỗ đậu xe Có bãi giữ xe nhân viên Ít kẹt xe Không ngập nước TỔNG 12/08/17 3 1 44 C1: TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG 2 3 46 3 30 59 1.4 CHỌN ĐỊA ĐIỂM VĂN PHỊNG • Các tiêu chí TỔNG LỰA CHỌN PHƯƠNG ÁN 44 46 30 Phương án chọn 12/08/17 C1: TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG 60 1.4 CHỌN ĐỊA ĐIỂM VĂN PHÒNG • TRIỂN KHAI THỰC HIỆN • Đàm phán • Ký hợp đồng • Sửa chữa • Thơng báo dời địa điểm văn phòng • Th dịch vụ chuyển văn phòng • Hòan tất hồ sơ thủ tục… 12/08/17 C1: TỔNG QUAN VỀ VĂN PHỊNG 61 www.themegallery.com ThS.Đồn Văn Bồng; E.mail: doanvanbong@tdt.edu.vn; ĐTDĐ: 0903 350 906 ... TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG 1.1 Đại cương văn phòng 1.2 Tổ chức văn phòng 1.3 Nguyên tắc 5S văn phòng 1.4 Chọn địa điểm văn phòng 12/08/17 C1: TỔNG QUAN VỀ VĂN PHỊNG 1.1 ĐẠI CƯƠNG VỀ VĂN PHÒNG 1.1.1... VỀ VĂN PHÒNG 17 Quản trị văn phòng Tổ chức 12/08/17 • • • • • Xác định nhu cầu nhân Phân công công việc Tuyển chọn, phát triển Thiết lập máy văn phòng Thực nhiệm vụ văn phòng C1: TỔNG QUAN VỀ VĂN... tra nhân C1: TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG 20 1.2 TỔ CHỨC VĂN PHÒNG 1.2.1 SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC Nhân văn phòng 12/08/17 • • • • • • • • Chánh văn phòng Phó văn phòng Bộ phận văn thư Bộ phận QT thiết bị