Bài giảng quản trị văn phòng (đại học thủy lợi)

Chương 1: Cơng tác tổ chức văn phịng LOGO Người trình bày Ths Hồng Thị Ba NỘI DUNG www.thmemgallery.com Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ văn phòng Tổ chức văn phòng Xây dựng quy chế tổ chức hoạt động văn phòng Company Logo 1.1 Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ văn phòng www.thmemgallery.com 3.2.1 3.2.2 3.2.3 Khái niệm văn phòng Chức văn phòng Nhiệm vụ văn phòng Company Logo 1.1.1 Khái niệm văn phịng www.thmemgallery.com Văn phịng gì? Đặc điểm Bản chất VP Điều kiện để thực hoạt động văn phòng Khái niệm văn phòng doanh nghiệp Company Logo 1.1.2 Chức văn phòng www.thmemgallery.com Chức Chức tham mưu tổng hợp Chức Về phương iện giúp xã hội việc điều hành Chức hậu cần Company Logo 1.1.3 Nhiệm vụ văn phòng www.thmemgallery.com Nhiệm vụ văn phòng gì? Company Logo 1.2 Tổ chức văn phịng www.thmemgallery.com Cơ cấu tổ chức văn phịng Bố trí văn phịng Trang thiết bị văn phịng Hiện đại hóa cơng tác văn phòng Company Logo 1.2.1 Cơ cấu tổ chức văn phòng www.thmemgallery.com Company Logo 1.2.2 Bố trí văn phịng www.thmemgallery.com Các phương pháp bố trí văn phịng: Các u cầu bố trí văn phịng - Bố trí, xếp theo mức độ tập trung - Bố trí vào liên kết không gian phận Company Logo 1.2.3 Trang thiết bị văn phòng www.thmemgallery.com Các đồ dùng văn phịng Các thiết bị dùng cho cơng tác thu thập xử lý thông tin Company Logo Đừng bất nhã yêu cầu người bên phải gọi điện vào lúc khác Đừng chuyển gọi qua nhiều người Khơng nên giữ thái độ thiếu nhiệt tình nói chuyện Đừng phát ngơn khơng chắn vào nói Bất ngờ gác máy mà khơng có giải thích Chú ý đến kỹ nghe nói 3.2 Những yêu cầu việc tiếp khách qua điện thoại  Rèn kỹ nói theo năm nguyên tắc 5C: courteous (lịch sự), correct (chính xác), clear (rõ ràng), complete (đầy đủ, hoàn chỉnh), concise (ngắn gọn)  Tiết kiệm thời gian  Luôn sẵn sàng ghi nhận thông tin  Không hỏi hay đưa thơng tin thừa, thơng tin bí mật, cá nhân 3.3 Thao tác với điện thoại dành cho thư ký 3.3.1 Thực nhận điện thoại đến Thư ký nhấc máy Khách cần bàn việc với Thủ trưởng hay Thủ trưởng phận khác Khách liên lạc phận khác hay đồng nghiệp Nếu không đáp ứng nhu cầu liên lạc khách: lịch xin lỗi yêu cầu khách cho biết thông tin như lời nhắn, số điện thoại, thời gian liên lạc lại … Nghiệp vụ che chắn nhận điện thoại Cần đủ ba điều kiện: Thái độ bạn khơng định kiến, lịch mà phải bình tĩnh, khéo léo, thông cảm Thái độ bạn: Muốn tiếp điện thoại hay thiết từ chối? Đòi hỏi cách cư xử bạn tuân theo quy định nào? Nghiệp vụ che chắn phải vững vàng 3.3.2 Ghi tin nhắn Cầm ống nghe bên tay trái, tay phải cầm bút, bàn có sổ tay tập phiếu nhắn tin Mẫu phiếu nhắn tin thường có kích cỡ x 13 cm, ghi thông tin người gọi, người nhận… Nên đặt máy sau cách nhẹ nhàng Phải có kỹ nghe nhuần nhuyễn… 3.3.3 Gọi điện thoại Trước gọi phải chuẩn bị nội dung cần nói Cần ghi ý lên sổ nói điện thoại, kèm theo số liệu tư liệu cần sử dụng Phải tuân thủ chặt chẽ quy định bảo mật Chọn nói cho phù hợp Nếu gọi nước ngồi, phải tính kỹ múi IV Đãi khách Giải khát tiếp khách Đặt tiệc Một số lỗi thường gặp Lỗi tặng q Lỗi xếp chỗ Kiểm sốt tình ... chức lao động văn phòng LOGO NỘI DUNG www.thmemgallery.com Thư ký văn phòng Các quản trị viên văn phòng khác Hoạt động giao tiếp quản trị viên VP Công tác tuyển dụng quản trị viên văn phòng Company... tác văn phòng III Xây dựng quy chế tổ chức hoạt động văn phòng Chương 2: Tổ chức lao động văn phòng I Thư ký văn phòng Chức năng, nhiệm vụ người thư ký Xử lý thư tín: quản lý văn đến, văn Quản. .. LOGO Quản trị văn phịng Số tín chỉ: Giảng viên: Nguyễn Thị Kim Tuyến Chương 1: Cơng tác tổ chức văn phịng I Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ văn phòng Khái niệm văn phòng Nghĩa rộng: văn phòng