tình huống trong quản trị văn phòng

I CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG I - Hoạch định gì? Nêu tầm quan trọng hoạch định hành văn phòng ? - Phân tích u cầu nội dung công tác hậu cần văn phòng - Vì phải thực 5S văn phòng? Trình bày ngắn gọn bước thực 5S văn phòng? - Trình bày cách bố trí văn phòng theo kiểu “Mở” “Đóng”, nêu ưu, nhược điểm kiểu? - Bạn hiểu văn phòng đại? Ý nghĩa văn phòng đại việc cải cách hành - Nếu bạn đề bạc làm Chánh văn phòng doanh nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh, bạn hình dung văn phòng có nhân nào, vẽ sơ đồ cấu tổ chức - Trình bày hình thức tổ chức máy HCVP? Nêu rõ ưu nhược điểm hình thức? (tập trung ; phân tán) - Bạn trình bày lý dẫn đến thay đổi vị trí văn phòng Giả sử Giám đốc giao việc tìm kiếm vị trí văn phòng mới, Hãy phân tích yếu tố ảnh hưởng đến việc định chọn địa điểm văn phòng CHƯƠNG II - Tầm quan trọng hồ sơ, tài liệu ? Vẽ quy trình quản lý khai thác hồ sơ lưu trữ văn phòng? - Vẽ lưu đồ quy trình văn đến ? Phân tích ngắn gọn bước - Vẽ lưu đồ quy trình văn ? Phân tích ngắn gọn bước - Trình bày nguyên tắc quản lý sử dụng dấu? Ý nghĩa tác dụng dấu? CHƯƠNG III - Theo bạn có họp kéo dài thời gian so với dự kiến? Trình bày nguyên tắc tổ chức thành cơng họp? - Trình bày kế hoạch tổ chức họp giao ban văn phòng - Hồ sơ tổ chức Hội nghị khách hàng gồm tài liệu nào? - Anh/Chị giao nhiệm vụ chuẩn bị chuyến công tác cho lãnh đạo Hãy trình - bày nội dung Anh/Chị chuẩn bị cho chuyến cơng tác Anh/Chị cần chuẩn bị cho chuyến cơng tác nước ngồi mình? Bạn cần chuẩn bị nội dung để giới thiệu với nhân viên vừa trúng tuyển gia nhập Công ty vào tuần sau Sử dụng công thức 5W + 1H để xây dựng kế hoạch công tác Nêu tầm quan trọng hoạch định cơng việc văn phòng Bạn trình bày vắn tắt gạch đầu dòng nguyên nhân làm thời gian, chọn nguyên nhân trình bày biện pháp để quản trị thời gian cách hiệu - Hãy trình bày nhiệm vụ ngày làm việc người thư ký Là người thư ký, họ cần có phẩm chất nào? CHƯƠNG IV - Trong văn phòng thường kiểm tra lĩnh vực gì? Phân tích hình thức kiểm tra lĩnh vực trên? - Trình bày nguyên tắc kiểm tra văn phòng ? - Phân tích số nguyên nhân gây tình trạng hiệu họat động hành doanh nghiệp? II GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG CHƯƠNG I TH1: Bạn tư vấn cho công ty Ban Giám đốc đề nghị bạn giúp cho công ty không bị tắc nghẽn thủ tục hành chánh Sau thời gian nghiên cứu, bạn khám phá nguyên nhân công ty sử dụng nhiều phòng riêng Bạn thuyết phục Ban giám đốc cần phải xếp bàn ghế theo luồng cơng việc khơng nên sử dụng nhiều phòng riêng Bạn chứng minh luận điểm TH2: Một Công ty có trụ sở Hà Nội cần thuê địa điểm thành phố Hồ Chí Minh làm văn phòng làm việc cơng ty thời gian tới Giả sử bạn Trưởng phòng Hành hãy: Hãy trình bày với Giám đốc yếu tố liên quan đến định lựa chọn văn phòng Ban giám đốc đưa yêu cầu địa điểm chọn phải có diện tích khoảng120m 2, toạ lạc mặt tiền tuyến đường thành phố, địa điểm phải có phòng làm việc, có 01 phòng rộng tối thiểu 40 m2 để dung làm hội trường, có bãi để xe có chi phí th tháng 50 triệu Sau khảo sát ban đầu, nhân viên phòng Hành đề xuất địa điểm sau : địa điểm thứ đường Võ Văn Kiệt quận 5, địa điểm thứ đường Lê Duẩn quận địa điểm thứ đường Nguyễn Đình Chiểu quận Hãy tư vấn cho giám đốc định chọn địa điểm phù hợp để làm văn phòng cơng ty? ( Lưu ý : Bạn có quyền giả định thông tin địa điểm để thuận tiện cho việc định) TH3: Giả sử, Công ty chuẩn bị tổ chức đại hội cổ đông thường niên Bạn nhân viên văn phòng giao nhiệm vụ đội hậu cần Hãy mô tả nhiệm vụ cụ thể đội Hậu cần làm thời gian tới? TH4: Nếu bạn đề bạt làm Chánh văn phòng doanh nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh, bạn hình dung văn phòng có nhân nào, vẽ sơ đồ cấu tổ chức TH5: Trong buổi thảo luận việc thuê mặt sơ đồ bố trí văn phòng để mở rộng kinh doanh Thành phố Hồ Chí Minh cơng ty, có hai ý kiến trái chiều Giám đốc Phó Giám đốc sau: - - Giám đốc cho thuê mặt Bình Dương cách Thành phố Hồ Chí Minh 30 km Phó Giám đốc có quan điểm nên thuê trung tâm Thành phố Hồ Chí Minh có nhiều thuận tiện Giám đốc cho bố trí theo hướng mở có nhiều thuận lợi việc giao tiếp phục vụ khách hàng Phó Giám đốc bố trí theo kiểu truyền thống cho rằng, bố trí phòng riêng (kiểu kín) có nhiều thuận lợi đặc biệt với nhân viên thực cơng việc nghiên cứu Hãy phân tích thuận lợi khó khăn việc sử dụng nguồn lực để kinh doanh Thành phố Hồ Chí Minh? Hãy nêu thuận lợi bất lợi hai phương pháp bố trí Hãy ví dụ cụ thể trường hợp nên bố trí kiểu mở hay phòng riêng hiệu TH6: Hãy đặt câu hỏi đề đánh giá nhu cầu thiết kế bố trí văn phòng? Phân tích mối quan hệ: Dòng cơng việc - Người làm việc- Thiết bị để bố trí cách hiệu nhất? CHƯƠNG II TH1: Sáng nay, Công ty ABC nhận được: - Thông báo số 12/ TB-KCN đề ngày …/…./… Ban quản lý Khu Công nghiệp XYZ việc cúp điện tồn khu cơng nghiệp vào ngày …/…/… để bảo dưỡng đường dây trung thế; - Văn số 108/TB-SCT đề ngày …/…/… Sở Công thương TPHCM gửi cho công ty thông báo việc bà Nguyễn Thị Liên, phó bí thư thường trực Đảng ủy Sở Cơng thương TPHCM giữ chức phó giám đốc sở theo định số 588/QĐ-UBND ngày …/…/… Giả định bạn nhân viên văn thư công ty: Điền đầy đủ thông tin vào dấu “ ĐẾN” đóng văn bản; Thiết kế “Sổ văn đến” đăng ký nội dung vào sổ (Biết trước ngày nhận văn trên, số thứ tự văn đến cuối ngày ghi sổ 15) Trình bày bước xử lý tiến trình xử lý nội dung văn này? TH2: Giả sử bạn thư ký giám đốc, trình bày cách xử lý văn giám đốc vắng? TH3: Giả sử cơng ty có quy ước mã hồ sơ sau: FIN 200 (Hồ sơ liên quan đến tài chính) CON 300 (Hồ sơ hợp đồng) HR 400 (Hồ sơ nhân sự) MAR 500 (Hồ sơ quảng cáo tiếp thị) PJT 100 (Các dự án trọng điểm) Hãy cho biết bạn lưu loại giấy tờ sau vào hồ sơ nào, ghi mã số nào? a Báo cáo toán quý, năm b Phụ lục bổ sung hợp đồng mua bán hàng hóa nhập c Thơng tin đối thủ cạnh tranh tham gia thị trường d Báo cáo trình duyệt ngân sách năm e Tập hợp đánh giá thành tich cá nhân sau tổng kết năm f Mẫu thiết kế bích chương sản phẩm dán điểm bán lẻ g Kế hoạch tuyển dụng bổ sung nhân viên kỹ thuật bán hàng h Biên nghiệm thu hợp đồng tư vấn thiết kế phần mềm kế toán i Danh sách đơn vị nhận tài trợ cho đợt khuyến công ty j Bảng tiến độ triển khai dự án sản xuất sản phẩm TH4: Công ty TNHH Thế Giới Mới Sở Kế hoạch - Đầu tư tỉnh A cấp Giấy Chứng nhận Đăng ký Kinh doanh số: 123456789 vào ngày xx/yy/20zz Sáng nay, sau họp Ban lãnh đạo, Giám đốc Công ty kết luận số yêu cầu cần thực sau: Soạn thảo cơng văn đề nghị Cơng ty An An tốn số tiền nợ hạn theo hợp - đồng xây dựng số xxx/HĐ-XD ký ngày xx/yy/zzzz Thông báo nội phòng ban việc phát hành cổ phiếu đợt hai năm - 2015 Bạn hãy: Thiết kế “Sổ Đăng ký Văn Đi” đăng ký nội dung vào sổ Biết hết ngày trước đó, số thứ tự văn sổ 20) Trình bày bước xử lý tiến trình xử lý nội dung văn này? Chú ý: Người ký văn Giám đốc Trần Thế Hùng CHƯƠNG III TH1: Soạn thảo Thông báo việc quy định ngày mặc đồng phục công ty tuần; Thơng báo việc dời địa điểm văn phòng; Thơng báo việc tiết kiệm chi phí văn phòng;… TH2: Soạn thảo Công văn việc đối tác thực không điều khoản hợp đồng (giao hàng chậm; Thanh tốn khơng tiến độ; Giao sản phẩm khơng số lượng chất lượng,…); Về việc đòi nợ; Về việc thu hồi mặt cho Cty khác thuê; Về việc tiếp nhận SV thực tập;… TH3: Soạn thảo Quyết định kỷ luật : Về việc sa thải nhân viên; Về việc kéo dài thời gian nâng lương TH4: Soạn thảo định nhân : Về việc tuyển dụng; Về việc bổ nhiệm; Về việc khen thưởng; Về việc chấm dứt HĐ lao động,… TH5: Viết biên họp TH6: Viết Giấy giới thiệu TH7: Bạn xếp thời gian (theo thứ tự ưu tiên) hồn tất cơng việc sau cho giám đốc ngày? - Mua vé máy bay cho giám đốc công tác vào trưa ngày hôm sau - Điện chia buồn đến đối tác nghe tin thân nhân họ vừa qua đời - Mua quà tặng cho giám đốc mang công tác - Ra thông báo nhắc đơn vị trực thuộc chuẩn bị báo cáo sơ kết quý I; - Soạn công văn yêu cầu đối tác đổi sản phẩm hạn sử dụng trình Giám đốc ký trước cơng tác TH8: Bạn Thư ký giám đốc Công ty xuất nhập XYZ, bạn cử công tác với Giám đốc sang nước châu Mỹ tìm thị trường thời gian tới Hãy trinh bày công việc chuẩn bị trách nhiệm bạn chuyến đi? TH9: Sáng nay, thứ Sáu ngày cuối tuần, bạn thư ký Giám đốc cơng ty, có kế hoạch hồn thành cơng việc ngày sau: Hoàn thành báo cáo năm hơm hạn nộp cuối Gửi thư mời họp mặt cuối năm Công ty đến đối tác; Trả lời thư cho đối tác việc hợp tác làm nhà phân phối Công ty Hà Nội Hoàn thiện chứng từ công tác với lãnh đạo tuần trước để tốn; Hồn thiện lịch cơng tác tuần sau cho đơn vị; Đi ăn trưa với người bạn học cũ Tuy nhiên, bạn lại Giám đốc giao nhiệm vụ chuẩn bị gấp họp lúc 13h chiều ngày để triển khai chương trình khuyến cuối năm trước Giám đốc cơng tác nước ngồi Hãy xếp thứ tự công việc ưu tiên mà bạn giải sáng nay, giải thích? TH10: Cơng ty SX gạch men Khải Hồng ơng Hồng làm Tổng Giám đốc có kế hoạch xem xét điều chỉnh lại sách đãi ngộ chế độ lương thưởng hàng năm cho nhân viên Công ty Mục đích nhằm giữ chân nhân viên giỏi, thu hút thêm nhân tài, tối ưu hóa việc quản lý nhân giai đoạn công ty mở rộng sản xuất kinh doanh sang thị trường nước - - - - - Ơng Hồng giao cho Giám đốc nhân chịu trách nhiệm việc triển khai kế hoạch Hơn 01 tháng qua, Giám đốc nhân tiến hành thăm dò ý kiến nhân viên Công ty, tham khảo công ty lĩnh vực sách chế độ lương thưởng, đồng thời rà sốt lại điểm bất hợp lý hệ thống lương thưởng công ty Trên sở phân tích số liệu thơng tin có được, Giám đốc Nhân đưa đề xuất táo bạo cách tính lương thưởng Ơng Hồng nhận thấy đề xuất vài hạn chế mang lại nhiều lợi ích cho Cơng ty lẽ phương thức tính sử dụng hiệu quỹ lương đồng thời gián tiếp tạo gắn bó nhân viên với Cơng ty Theo đề xuất này, có thay đổi lớn thu nhập hàng năm nhiều người lâu vốn hưởng lợi từ nhược điểm cách tính lương thưởng Ơng Hồng hình dung phản ứng họ Trước hồn thành thực thi đề xuất, ơng Hoàng định triệu tập họp với Giám đốc chức (hoặc trưởng phòng) Cơng ty để thăm dò phản ứng đồng thời tham khảo ý kiến họ Cuộc họp ấn định vào thứ sáu tuần sau, đề tài “Nhạy cảm” nên đích thân ơng Tổng Giám đốc Hồng Giám đốc nhân bắt tay vào chuẩn bị họp quan trọng Câu hỏi : Theo bạn nên làm chủ tọa họp này? Vì ? Chủ tọa họp nên chuẩn bị trước họp? Những người mời dự họp cần phải cung cấp thông tin lưu ý để tham gia vào họp cách hiệu ? Trong họp, Giám đốc Nhân trình bày đề xuất sách chế độ lương thưởng trước thành viên dự họp Bạn khuyên Giám đốc Nhân triển khai nội dung nào? Gợi ý cho tình sau: - • • • • Chủ tọa họp nên người đứng đầu, họp quan trọng có tính nhạy cảm, ảnh hưởng quyền lợi nhiều người; Chủ tọa họp cần chuẩn bị nội dung sau:  Chương trình họp;  Phân cơng nội dung trình bày họp cho thành viên;  Nhắc thư ký chuẩn bị nội dung như: • Lên danh sách thành phần số lượng người tham dự họp; • Chuẩn bị chương trình; • Chuẩn bị tài liệu; • Mẫu Biên họp; • Gửi thư mời; • Chuẩn bị sơ đồ bố trí chỗ ngồi phòng họp; • Tổ chức vệ sinh phòng họp; • Kiểm tra đèn, bàn ghế, máy lạnh, ổ cắm điện… • Chuẩn bị nước uống; • Khăn phủ bàn, hoa (nếu cần) • Máy chiếu, computer, chiếu, giấy bút… • Nhắc nhở thành phần dự họp Những người mời họp cần có tài liệu cách tính lương, thưởng phải đọc kỹ trước vào họp cần chuẩn bị câu hỏi Giám đốc Nhân cần triển khai: Trình bày mục tiêu hệ thống tính tiền lương, thưởng mới; Trình bày thực trạng tiền lương, thưởng cơng ty bất cập hệ thống tính lương, thưởng cũ dẫn đến tình trạng thiếu cơng chưa động viên nhân viên giỏi Trình bày hệ thống tính lương, thưởng tác động đến việc khuyến khích giữ chân nhân tài Xin ý kiến thành viên họp TH11: Bạn hãy: Xây dựng chương trình nghị cho buổi lễ kỷ niệm thành lập công ty? Liệt kê công việc cần thực để chuẩn bị cho lễ kỷ niệm này? TH12: Chi nhánh Ngân hàng Thương mại Cổ phần Sài Gòn – Đà Nẵng (SCB Đà Nẵng) dự kiến tổ chức họp - Thời gian dự kiến ngày 5/6/201X (từ đến 11 giờ) - Thành phần tham dự họp: Chủ tịch Hội đồng Quản trị, Tổng Giám đốc, Giám đốc Chi nhánh 50 thành viên thuộc Chi nhánh SCB Đà Nẵng - Nội dung họp: Trưởng Chi nhánh, Trưởng phòng, báo cáo kết hoạt động, kinh doanh đơn vị tháng đầu năm 201X Các thành viên tham gia góp ý kiến việc phát triển kinh doanh tháng cuối năm 201X Là người Quản trị văn phòng Anh/Chị lập kế hoạch tổ chức họp: - Xác định công việc chuẩn bị để tổ chức họp? - Dự kiến chương trình cho họp? TH13: Tuần Cơng ty bạn có đồn khách quan trọng đến tham quan học hỏi kinh nghiệm, Giả sử, bạn thư ký Giám đốc cơng ty trình bày việc cần làm khách đến thăm Công ty? MỘT SỐ GỢI Ý TRẢ LỜI CÂU HỎI VÀ TÌNH HUỐNG ƠN TẬP I CÁCH VIẾT MỘT QUYẾT ĐỊNH TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH NAM VĂN BẢN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT Độc lập - Tự - Hạnh phúc - Số:XXX/QĐ-… Địa danh, ngày … tháng … năm … QUYẾT ĐỊNH Về việc thi hành kỷ luật lao động GIÁM ĐỐC …………………… Căn Bộ luật lao động năm …….; Căn Nghị định số …ngày …của Chính phủ việc quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều Bộ luật lao động kỷ luật lao động trách nhiệm vật chất; Căn Điều lệ Cty…………… ban hành ngày…tháng…năm; Căn Thỏa ước lao động tập thể Cty……………ký ngày… tháng….năm; Căn Nội quy lao động Cty……………… ban hành ngày… tháng….năm; Căn Biên họp xử lý kỷ luật lao động ngày …./…/…; Theo đề nghị Trưởng phòng HC-NS QUYẾT ĐỊNH Điều 1: Thi hành kỷ luật lao động …… - Đơn vị làm việc:……………………………… - Công việc thực hiện: ………………………… - Chức vụ: ………………… - Trình độ chun mơn: …………………………… - Hình thức mức độ phạm lỗi:…………………………………… - Hình thức kỷ luật:…………………………………………… - Trách nhiệm vật chất: Điều 2: Thời gian thi hành kỷ luật lao động kể từ ngày / /… đến hết ngày / / … Điều 3: Ông/Bà…………………và Ông/Bà Trưởng phòng Hành chánh - Nhân sự, Trưởng phòng Kinh doanh, Trưởng phòng Kế tốn đơn vị, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành định Quyết định có hiệu lực kể từ ngày / /… Nơi nhận: - Như Điều 3; - Ban chấp hành CĐ; - Lưu VT; GIÁM ĐỐC (Đã ký) XYZ  Xác định công việc chuẩn bị để tổ chức họp: − Lên danh sách thành phần số lượng người tham dự họp; − Chuẩn bị chương trình họp; − Chuẩn bị tài liệu cho họp; − Soạn thư mời trình duyệt; − Gửi thư mời; − Chuẩn bị sơ đồ bố trí chổ ngồi phòng họp; − Tổ chức vệ sinh phòng họp; − Kiểm tra đèn, bàn ghế, máy lạnh, ổ cắm điện… − Chuẩn bị nước uống; − Khăn phủ bàn, hoa (nếu cần) − Máy chiếu, computer, chiếu, giấy bút… − Nhắc tham gia họp trước 60’ − Theo dõi sau họp 8:00 – 8: 15  Đón khách 8:15 – 8:30:  TuyênCHƯƠNG bố lý vàTRÌNH giới thiệu đại biểu, khách CUỘC HỌP mời Giới thiệu nội dung chương trình họp   Giám đốc Chi nhánh báo cáo kết kinh doanh 8:30 – 9:00: 9:00 – 9:15: Chi nhánh tháng đầu năm  Các Trưởng phòng ban, Chi nhánh báo cáo tự đánh giá kết kinh doanh tháng phận 9:15 – 9:30:  Tổng Giám đốc phát biểu nhận định đánh giá tình hình kinh doanh chi nhánh tháng đầu năm 201X  Giải lao 9:30 – 9:45 9:45 – 10:00  Chủ tịch Hội đồng quản trị khen thưởng, biểu dương số cá nhân có thành tích xuất sắc tháng đầu năm 201X  Giám Đốc Chi nhánh báo cáo kế hoạch nhiệm vụ 10:00 – 10:15 kinh doanh tháng cuối năm 201X  Cán bộ, nhân viên thuộc Chi nhánh tham gia góp ý việc triển khai kế hoạch kinh doanh tháng cuối năm 201X 10:15 – 10:30  Tổng Giám đốc, Chủ tịch Hội đồng Quản trị phát biểu đạo tình hình kinh doanh tháng cuối năm 201X Chi nhánh 10:30 – 10:45  Giám đốc Chi nhánh tiếp thu ý kiến đạo tuyên bố kết thúc họp 10:45 – 11:00 Phân tích nội dung công tác hậu cần - Quản lý chi tiêu kinh phí, nội dung lớn bao gồm nhiều nội dung chi tiết, cụ thể Nội dung chi tiêu hành nghiệp: lương chính, phụ cấp lương, cơng tác phí, cơng vụ phí, văn phòng phẩm, nghiệp vụ phí khoản chi tiêu nghiệp vụ khác - theo quy định Nhà nước Quản lý biên chế quỹ lương, quản lý tài sản cố định, quản lý vật tư, hàng hoá, vật - rẻ tiền mau hỏng Quản lý tài sản cố định Đảm bảo điều kiện làm việc cho quan văn phòng có trách nhiệm bảo đảm việc bố trí phòng làm việc cho cán bộ, công chức cho hợp lý, khoa học; bảo đảm đầy đủ, kịp thời; Các loại công vụ khác công tác hậu cần như: - Phục vụ xe cộ, phương tiện lại công tác cán lãnh đạo; - Phục vụ nước uống hàng ngày cho phòng làm việc; - Phục vụ việc tiếp khách quan; - Phục vụ điều kiện vật chất, hậu cần họp; - Phục vụ buổi lễ tân, khánh tiết quan; - Phục vụ sửa chữa vừa nhỏ; Bảo vệ trật tự an tồn phòng chống cháy nổ quan Phân tích bước quy trình xử lý văn đến - Kiểm tra phân loại văn Người nhận kiểm tra sơ số lượng, tình trạng bì, nơi nhận; Nếu phát bì khơng ngun vẹn, văn chuyển đến muộn (đối với văn - KHẨN) phải báo với người có trách nhiệm; Các văn chuyển qua máy fax, qua mạng kiểm tra số lượng trang văn  - thiếu phải báo cáo kịp thời Phân lọai sơ bộ, bóc bì văn đến; Loại khơng bóc bì : văn ghi đích danh người nhận, ghi tên tổ chức,  đoàn thể đơn vị (trừ trường hợp có quy định khác) cần chuyển trực tiếp đến  - người nhận; Lọai nhân viên văn thư bóc bì: Gồm văn ngồi bì để tên quan; Đóng dấu ĐẾN vào “Sổ Đăng ký Văn Đến; Văn đến tất đơn vị phải tập trung văn thư, trừ lọai văn đăng ký riêng theo qui định khác quan hóa đơn, chứng từ kế toán - Tất văn đến thuộc diện đăng ký văn thư phải đóng dấu “ĐẾN”, ghi - số đến ngày đến; Văn đến đăng ký vào sổ đăng ký văn sở liệu văn đến   - máy vi tính Phân chuyển văn Đến; Giải theo dõi việc giải văn Đến Thư ký lãnh đao phụ trách văn thư ghi nhận vào sổ theo dõi thông tin: đơn vị giải quyết, ý kiến đạo lãnh đạo, thời hạn giải chuyển văn đến đơn vị phân công xử lý văn CƠNG TY ……………… CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập- Tự do- Hạnh phúc Số: -/……………… Địa danh, ngày tháng năm… V/v: …………………… Kính gửi: …………………… Phần nội dung có nội dung khác phải thể ý chính: - Cảm ơn hợp tác quý Công ty thời gian qua - Nêu thông tin vấn đề muốn đề cập - Mong hợp tác với quý Công ty Nơi nhận: GIÁM ĐỐC -Như trên; -Lưu VT XYZ Hồ sơ Hội nghị khách hàng   Thành lập ban tổ chức kiện; Kế hoạch tổ chức kiện;  - Dự toán ngân sách Chi phí thiết kế; Chi phí in ấn; Tiền thuê hội trường; Tiền thuê khách sạn; Tiền ăn sáng, tiệc Chi phí trang trí ( hoa tươi, hoa cài áo khách, hoa tặng nhà tài trợ, giỏ hoa để bàn,…) - Chi phí thuê thiết bị - Thuê MC - Chi phí văn nghệ - Chi phí nhân (tuyên truyền , hướng dẫn viên) Quà tặng, quay phim chụp hình  Danh sách khách mời  Chuẩn bị việc ghi biên bản, Bố trí Sân khấu, thiết bị, âm thanh, phiên dịch, ánh      sáng, tổ chức ăn sáng, ăn trưa Chuẩn bị việc đón tiếp đại biểu; Chuẩn bị phát biểu lãnh đạo; Các tham luận khách hàng; Các hợp đồng với đối tác Sơ đồ trưng bày hàng hóa sản phẩm cơng ty Chuẩn bị chuyến công tác a Giải công việc hành cho chuyến Lập danh sách thành viên theo định cử công tác, đạo thủ trưởng quan, tổ chức, giấy giới thiệu, giấy đường, công lệnh, hộ chiếu, visa,… Chuẩn bị địa số điện thoại đại sứ quán nước địa liên lạc nơi quen biết Thông báo cho thành viên tham gia chuyến chuẩn bị giấy tờ tuỳ thân Chuẩn bị danh thiếp, thiệp mời, thẻ tín dụng quà tặng cho đối tác b Liên hệ đến nơi công tác: Cần liên hệ trước thời gian nội dung với nơi đến công tác Cần thông báo cho nơi đến biết kế hoạch thời gian chuyến c Chuẩn bị Hồ sơ tài liệu: Nếu chuyến công tác để ký hợp đồng cần có hợp đồng (dự thảo) cho đơn vị chức năng; • Nếu dự hội thảo, hội nghị phải nghiên cứu yêu cầu hội nghị để soạn thảo phát biểu, tham luận Để soạn thảo nội dung cho chuyến đi, lãnh đạo phải có tư liệu, tài liệu tham khảo như: • Các văn quy phạm pháp luật có liên quan đến chuyến đi; • Các tài liệu chun mơn; • Các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ d Chuẩn bị phương tiện giao thơng: • Tuỳ theo đặc điểm, thời gian, tính chất chuyến mà lựa chọn phương tiện giao thông cho phù hợp Văn phòng, thư ký cần nắm xác, đầy đủ thông tin phương tiện giao thông đến nơi công tác để lựa chọn loại phương tiện, cho phù hợp tiến hành đặt vé chuẩn bị tư liệu cho chuyến e Chuẩn bị kinh phí: (SV vào GT slide giảng GV để ôn tập) ... nào? CHƯƠNG IV - Trong văn phòng thường kiểm tra lĩnh vực gì? Phân tích hình thức kiểm tra lĩnh vực trên? - Trình bày nguyên tắc kiểm tra văn phòng ? - Phân tích số ngun nhân gây tình trạng hiệu... viên văn phòng giao nhiệm vụ đội hậu cần Hãy mô tả nhiệm vụ cụ thể đội Hậu cần làm thời gian tới? TH4: Nếu bạn đề bạt làm Chánh văn phòng doanh nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh, bạn hình dung văn phòng. .. định Nhà nước Quản lý biên chế quỹ lương, quản lý tài sản cố định, quản lý vật tư, hàng hoá, vật - rẻ tiền mau hỏng Quản lý tài sản cố định Đảm bảo điều kiện làm việc cho quan văn phòng có trách