THỰC TRẠNG XÂY DỰNG BỘ SƯU TẬP SỐ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH THANH HÓA ThS Nguyễn Thị Nhung * ThS Đỗ Thị Thu Hương ** Tóm tắt: Giới thiệu khái qt cơng tác tạo lập, quản lý, cung cấp tổ chức khai thác sưu tập số giáo trình, tài liệu tham khảo tài liệu nội sinh Trường Đại học Văn hóa, Thể thao Du lịch Thanh Hóa Từ khóa: Bộ sưu tập số; Tài liệu giáo trình; Tài liệu nội sinh; Thanh Hóa Đặt vấn đề Với xu hội nhập phát triển, năm gần trường đại học chuyển dần từ thư viện truyền thống sang thư viện điện tử (TVĐT), thư viện số (TVS) Đây xu hướng tất yếu phù hợp với phát triển khoa học công nghệ bùng nổ thông tin Xây dựng TVĐT, TVS phải có đầu tư cơng nghệ, sở hạ tầng, nguồn tài nguyên điện tử sưu tập số Xây dựng sưu tập số xu tất yếu thư viện giới, Việt Nam thư viện trường đại học nói riêng, khơng nhằm mục tiêu lưu, bảo quản tài liệu cách linh hoạt lâu dài, mà cịn mục đích phục vụ nhiều người hơn, dễ dàng chia sẻ, hợp tác, liên thông với thư viện khác ngồi nước Trong xu chung đó, Trung tâm thông tin – thư viện (TTTT-TV) Trường Đại học Văn hóa,Thể thao Du lịch Thanh Hóa (ĐHVH,TT&DLTH) triển khai xây dựng, quản lý khai thác sưu tập số tài liệu giáo trình tài liệu tham khảo, tài liệu nội sinh Thực trạng xây dựng sưu tập số Trường đại học Văn hóa, Thể thao Du lịch Thanh Hóa Trung tâm thơng tin – thư viện trường ĐHVH,TT&DLTH năm qua ngồi cơng tác bổ sung, xử lý, tổ chức, lưu trữ khai thác nguồn tài liệu truyền thống triển khai mạnh mẽ nhiệm vụ chuẩn hóa, đại hóa, ứng dụng công nghệ thông tin vào việc phát triển nguồn tài liệu điện tử Với chuyển biến Thư viện thực số hóa tồn tài liệu giáo trình với 350 đầu giáo trình lĩnh vực ngành học: Thơng tin học, Quản lý văn hóa, Việt nam học, Sư phạm Mỹ thuật, Thời trang, Sư phạm Âm nhạc, Thanh nhạc Hiện tại, Thư viện tiến hành số hóa tài liệu * Thư viện, Trường Đại học Văn hóa, Thể thao & Du lịch Thanh Hóa Thư viện, Trường Đại học Văn hóa, Thể thao & Du lịch Thanh Hóa ** cho ngành Cơng tác xã hội, Quản lý nhà nước, Sư phạm mầm non, Tài liệu Tiếng Việt cho người nước 2.1 Công tác tạo lập sưu tập số Việc tạo lập xây dựng sưu tập số TTTT-TV dựa nguồn tài liệu số hóa nguồn tài liệu thu nhận dạng sở liệu Hiện tại, Thư viện xây dựng 02 sưu tập số: sưu tập số tài liệu giáo trình, tài liệu tham khảo sưu tập số tài liệu nội sinh với khoảng 495 đầu tài liệu/ 10.0000 trang * Bộ sưu tập số tài liệu giáo trình, tài liệu tham khảo Xây dựng sưu tập số tài liệu giáo trình, tài liệu tham khảo thư viện tiến hành từ năm 2012 Để xây dựng sưu tập số tài liệu thư viện tiến hành lựa chọn tài liệu số hóa tài liệu sau: - Lựa chọn tài liệu: Để có tài liệu giáo trình, tài liệu tham khảo với môn học, ngành học thư viện phải thực theo bước sau + Một tập hợp tồn khung chương trình, chương trình chi tiết ngành học để xác định giáo trình tài liệu tham khảo phù hợp + Hai xác định giáo trình lập danh mục tài liệu gửi môn, tới giảng viên kiểm tra đối chiếu để tránh trùng lặp đảm bảo tài liệu phù hợp với môn học, ngành học + Ba thu thập tài liệu giáo trình tài liệu tham khảo phù hợp - Số hóa tài liệu: Việc số hóa tài liệu thư viện thực với 03 scan loại nhỏ với 01 cán đảm nhận 02 cán hỗ trợ Số hóa tài liệu thực sau: Bước 1: Đặt tài liệu vào máy scan để quét trang tài liệu giáo trình dạng file ảnh đen trắng (đi Tiff) cho trang tài liệu văn bản, cịn trang tài liệu ảnh, nhạc scan dạng file ảnh màu (đuổi JPEG đuổi Bitmap) Bước 2: Chỉnh sửa tài liệu cắt, xén, điều chỉnh độ sáng tối tài liệu Bước 3: Tạo lập file văn cho giáo trình tạo file văn riêng thống toàn giáo trình để tránh tượng thiếu trang, trung lập trang Bước 4: Để chống tượng thay đổi nội dung giáo trình, văn bản, Thư viện dùng phần mềm ABBYY FineReader 12 để chuyển sang dạng file PDF dung lượng nhỏ phần mềm chuyển đuôi khác Trong năm qua thư viện số hóa hầu hết giáo trình ngành Thơng tin học, Quản lý văn hóa, Việt nam học, Sư phạm Mỹ thuật, Thời trang, Nhưng cơng tác số hóa tạo lập sưu tập cịn gặp nhiều khó khăn nhân lực trang thiết bị kỹ thuật Trang thiết bị kỹ thuật: Số hóa tài liệu thư viện thực 03 máy scan loại nhỏ, tốc độ quét chậm Máy scan scan tài liệu khổ A4 không thực với tài liệu khổ lớn, đặc biệt Thư viện có nhiều tài liệu Mỹ thuật, tài liệu Âm nhạc khổ lớn máy scan khơng đảm bảo khó khăn cho q trình số hóa tạo lập sưu tập số tài liệu Mỹ thuật, Âm nhạc Nhân lực: Hiện tại, có 01 cán thực số hóa tài liệu thường xuyên không thuộc chuyên ngành Thông tin – thư viện tin học nên số hóa tài liệu khó khăn trình xử lý tài liệu scan chưa tốt - Tạo lập sưu tập: Việc tạo lập sưu tập thực phần mềm mở nguồn mở Greenstone Thư viện chủ yếu có 01 cán biên mục tài liệu số hóa để tạo lập với bước Bước 1: Thu thập tài liệu giáo trình dạng file PDF số hóa Bước 2: Vào phần mềm Greenstone vào chức biên mục tiến hành biên mục tài liệu Bước 3: Xây dựng kiểm tra sưu tập số Song song với cơng tác số hóa tài liệu công tác tạo lập sưu tập thư viện tạo lập sưu tập giáo trình tài liệu tham khảo ngành đào tạo cơng tác tạo lập sưu tập gặp khó khăn biên mục, phần mềm, quản lý sưu tập số * Bộ sưu tập số tài liệu nội sinh Hiện tại, Thư viện thu thập 145 đầu tài liệu/ 26000 trang tài liệu luận án, luận văn; khóa luận, tiểu luận, báo cáo nghiên cứu khoa học, chương trình đào tạo để xây dựng sưu tập số tài liệu nội sinh phần mềm Greenstone Việc lưu trữ thu thập tài liệu nội sinh quy định quy chế hoạt động nhà Trường, Nhưng tình hình nộp tài liệu nội sinh dạng ấn phẩm file liệu (file mềm) thực cán giảng viên Thư viện muốn có liệu file mềm báo cáo nghiên cứu khoa học cấp, tạp chí khoa học Trường, kỷ yếu hội thảo, luận văn, luận án, phải hỏi cá nhân Thư viện chưa phân công rõ ràng cán theo dõi, thu thập tài liệu Ngồi cịn có chương trình đào tạo, tập giảng, giáo trình thư viện thu nhận tài liệu dạng in file liệu tài liệu gần chưa có để xây dựng sưu tập Trong thời gian tới thư viện triển khai thu thập chương trình đào tạo mới, tập giảng, giáo trình giảng viên, môn quản lý tài liệu để xây dựng sưu tập số 2.2 Công tác quản lý sưu tập số Việc thu thập số hóa tài liệu để xây dựng sưu tập gặp nhiều khó khăn, việc quản lý sưu tập số vấn đề khó khăn khác Thư viện chưa có máy chủ để lưu trữ liệu, khơng có máy chủ đảm bảo chạy phần mềm số hóa tài liệu Hiện tại, Thư viện quản lý sưu tập số phần mềm Greenstone máy tính cá nhân Nhiều máy bị lỗi, bị hỏng phần mềm cài dung lượng lớn nên quản lý liệu khơng đảm bảo an tồn 2.3 Tổ chức cung cấp khai thác sưu tập số Thư viện tổ chức cung cấp khai thác sưu tập số thực thư viện phần mềm máy tính thư viện cách: Bước 1: Bạn đọc đăng ký sử dụng máy tính Bước 2: Bạn đọc đăng nhập vào địa liên kết phần mềm thư viện mở máy tính Bước 3: Bạn đọc đọc trực tiếp tải tài liệu máy tính Thư viện cung cấp cho bạn đọc sinh viên thực việc tra cứu tài liệu , cán giảng viên nhà trường tóm tắt sở liệu toàn văn dạng file PDF mà khơng cần phải trả phí dịch vụ Đối với giảng viên cung cấp tài liệu số thư viện, thư viện cung cấp cho giảng viên sở liệu toàn văn file PDF qua Email, qua ổ lưu Việc cung cấp khai thác sưu tập số gặp nhiều khó khăn phần mềm chạy không ổn định, đường truyền mạng máy tính hay gặp cố Chính điều này, dẫn tới việc cung cấp khai thác sưu tập số không liên tục Ngoài việc khai thác sưu tập số người dùng tin sử dụng Bởi Tâm lý người dùng tin khơng quan tâm; Trình độ khai thác tài liệu số hóa, kỹ sử dụng tin học người dùng tin chưa cao; Bộ sưu tập số chủ yếu giáo trình, tài liệu nội sinh nên không phong phú nguồn thông tin Để tổ chức cung cấp khai thác tốt sưu tập số đòi hỏi Thư viện phải nâng cấp phần mềm, trang thiết bị kỹ thuật, đường truyền mạng, máy tính tốt Ngồi Thư viện nên tổ chức tập huấn hướng dẫn cho người dùng tin khai thác sưu tập số 2.4 Vấn đề quyền với sưu tập số tài liệu giáo trình tài liệu nội sinh Lựa chọn giáo trình số hóa tài liệu, sử dụng, khai thác cung cấp cho CBGV, SV Thư viện đảm bảo thực theo Luật sở hữu trí tuệ ban hành năm 2005 điều 25 khoản (a) (b) có quy định: trường hợp sử dụng tác phẩm công bố xin phép, trả tiền nhuận bút, thù lao cụ thể sau: a) Tự chép nhằm mục đích nghiên cứu khoa học, giảng dạy cá nhân; b) Sao chép tác phẩm để lưu trữ thư viện với mục đích nghiên cứu; Đối với tài liệu giáo trình tài liệu tham khảo thư viện số hóa tài liệu để lưu trữ thư viện với mục đích phục vụ học tập nghiên cứu CBGV HSSV trường sử dụng tra cứu máy tính nội thư viện, không phổ biến tài liệu số hóa mạng, khơng phổ biến tài liệu trường, không bán tài liệu Tài liệu nội sinh thu nhận, lưu trữ tạo sưu tập số dạng file PDF có xin quyền tác giả việc cung cấp file liệu cho người sử dụng bạn đọc cần để nghiên cứu học tập Bộ sưu tập bạn đọc tra cứu khu vực máy tính thư viện Thư viện cam kết không cung cấp file liệu cho người dùng chưa xin phép tác giả Thư viện cam kết không bán tài liệu nội sinh, không phổ biến mạng Kết luận Việc thực xây dựng sưu tập số tài liệu giáo trình tài liệu tham khảo, tài liệu nội sinh đươc hoàn thiện nâng cao số lượng, chất lượng, hình thức sưu tập Xong xong với trình xây dựng bổ sung tài liệu sưu tập, thư viện đẩy mạnh số hóa tài liệu giáo trình cho ngành học thu thập bổ sung thêm tài liệu nội sinh với hy vọng tạo nhiều tài nguyên số hướng tới xây dựng thư viện điện tử tương lại TÀI LIỆU THAM KHẢO Huỳnh Mẫn Đạt (2015), Khai thác nguồn tài liệu nội sinh số hóa trường đại học , Kỷ yếu Hội thảo khoa học, tr.26-32 Thư viện HUMUTE (2015), Giải pháp quản lý, cung cấp, khai thác sử dụng nguồn tài nguyên số thư viện phù hợp luật quyền thông qua việc đề xuất m ẫu ý tưởng thành lập câu lạc liên kết sách điện tử Việt Nam , Kỷ yếu Hội thảo khoa học, tr.74-77 Trung tâm thông tin – thư viện, Kế hoạch xây dựng nguồn giáo trình điện tử, 2012 Trung tâm thơng tin – thư viện, Báo cáo việc xây dựng nguồn tài liệu điện tử phục vụ cung cấp cho sinh viên năm học 2014 – 2015 ... tác tạo lập sưu tập số Việc tạo lập xây dựng sưu tập số TTTT-TV dựa nguồn tài liệu số hóa nguồn tài liệu thu nhận dạng sở liệu Hiện tại, Thư viện xây dựng 02 sưu tập số: sưu tập số tài liệu giáo... mơn quản lý tài liệu để xây dựng sưu tập số 2.2 Công tác quản lý sưu tập số Việc thu thập số hóa tài liệu để xây dựng sưu tập gặp nhiều khó khăn, việc quản lý sưu tập số vấn đề khó khăn khác... Greenstone vào chức biên mục tiến hành biên mục tài liệu Bước 3: Xây dựng kiểm tra sưu tập số Song song với công tác số hóa tài liệu cơng tác tạo lập sưu tập thư viện tạo lập sưu tập giáo trình