Một số biện pháp nhằm thúc đẩy nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của các đại lý Petrolimex.doc.DOC

Một số biện pháp nhằm thúc đẩy nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của các đại lý Petrolimex

Lời mở đầu

I ý nghĩa thực tiễn của đề tài

Trong nền kinh tế thị trờng, mỗi doanh nghiệp muốn hoạt động có hiệu quả thì một trong những vấn đề có vai trò quyết định là phải xây dựng hệ thống phân phối sản phẩm tốt Hệ thống phân phối mà mỗi tổ chức kinh doanh lựa chọn bao gồm các kênh phân phối phụ thuộc vào đặc điểm của sản phẩm, của doanh nghiệp, thị trờng Qua hệ thống phân phối hợp lý, sản phẩm của doanh nghiệp mới có thể đến đợc đúng đối tợng khách hàng Nền kinh tế ngày càng phát triển thì địa bàn hoạt động của các doanh nghiệp không chỉ dừng lại trong một phạm vi nhỏ hẹp mà nó vơn xa ra nhiều vùng, nhiều khu vực Đại diện thơng mại là một kênh phân phối quan trọng giúp doanh nghiệp có thể đa đợc sản phẩm của mình tới những thị trờng khác nhau, để sản phẩm có mặt trên khắp mọi miền đất nớc Qua một thời gian thực tập tại công ty cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex (CPTBXD Petrolimex), em đã có cơ hội tìm hiểu về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty nói chung và hoạt động phân phối sản phẩm nói riêng của công ty Công ty kinh doanh sản phẩm thiết bị xăng dầu, là loại sản phẩm t liệu sản xuất vì vậy tiêu thụ sản phẩm thông qua các đại diện bán hàng là chủ yếu và quan trọng nhất, quyết định tới hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty Phát triển các đại diện bán hàng tại các khu vực trên đất nớc chính là mở rộng và hoàn thiện hệ thống tiêu thụ sản phẩm, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động tiêu thụ của công ty Do vai trò rất quan trọng của các đại diện bán hàng trong hoạt động kinh doanh, em quyết định chọn và nghiên cứu đề tài:

"Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của các đại diện bán hànggóp phần thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm ở công ty cổ phần thiết bị xăng dầuPetrolimex"

II Mục tiêu của đề tài

Mục tiêu của việc nghiên cứu đề tài là em có điều kiện tìm hiểu và đánh giá hiệu quả của đại diện bán hàng Qua việc áp dụng các kiến thức, những hiểu biết đã có về đại diện bán hàng vào nghiên cứu tình hình thực tế tại công ty cổ phần thiết bị xăng dầu, em có thể biết đợc những gì mà công ty đã thực hiện đợc trong công tác xây dựng các đại diện bán hàng cũng nh tìm hiểu những tồn tại và nguyên nhân tồn tại đối với kênh phân phối này của công ty Từ đó, em đa ra một số giải pháp để khắc phục những tồn tại và nâng cao hiệu quả hoạt động của các đại diện bán hàng.

III Đối tợng nghiên cứu

Đối tợng nghiên cứu là hoạt động tiêu thụ nói chung và hoạt động của các đại diện bán hàng nói riêng ở công ty cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex Hiệu quả của hoạt động tiêu thụ đợc quyết định bởi chính hoạt động của các đại diện bán hàng của công ty.

IV Kết cấu của luận văn

Kết cấu của luận văn bao gồm hai phần chính:

Chơng 1: Thực trạng hoạt động, hiệu quả hoạt động của các đại diện bán hàng Nội dung của chơng này bao gồm các vấn đề:

- Đặc điểm kinh tế kĩ thuật của công ty

- Thực trạng và hiệu quả hoạt động của các đại diện bán hàng của công ty CPTBXD Petrolimex

- Những tồn tại trong hoạt động của các đại diện bán hàng

Chơng 2: Những phơng hớng và giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của các đại diện bán hàng.

Nội dung của chơng này bao gồm:

- Phơng hớng cần tập trung giải quyết đối với hoạt động của đại diện bán hàng

- Những biện pháp cụ thể để nâng cao hiệu quả hoạt động

- Một số kiến nghị nhằm tạo điều kiện thực hiện các biện pháp đã nêu ra.

V Phơng pháp nghiên cứu

Thực hiện luận văn này, em đã sử dụng các kiến thức kinh tế đã đợc trang bị trong suốt những năm học vừa qua, đặc biệt là những kiến thức chuyên ngành “Quản trị kinh doanh công nghiệp và xây dựng” làm định hớng để qua đó có thể nhìn nhận tổng quát hoạt động kinh doanh của công ty cũng nh đi sâu tìm hiểu vấn đề về đại diện bán hàng Em cũng tham khảo tài liệu, sách báo, giáo trình liên quan và các báo cáo hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, qua đó có những cách tiếp cận vấn đề cần nghiên cứu một cách đúng đắn.

Để hoàn thành luận văn tốt nghiệp, em đã đợc sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô chú tại công ty CPTBXD Petrolimex, đặc biệt là sự chỉ bảo, hớng dẫn tận tình của thầy giáo hớng dẫn, PGS.TS Vũ Phán Em xin chân thành cảm ơn thầy và các cô chú trong công ty CPTBXD Petrolimex.

Chơng 1 : Thực trạng hoạt động và hiệu quả hoạt độngcủa các đại diện bán hàng ở Công Ty CPTBXD petrolimex

1.1 Đặc điểm kinh tế kĩ thuật của công ty CPTBXD Petrolimex

1.1.1 Quá trình hình thành, phát triển và phơng hớng kinh doanh của công tyĐCPTBX Petrolimex.

1.1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty CPTBXD Petrolinex

Nh chúng ta đã biết trong thời kì kinh tế kế hoạch hoá tập trung, nền kinh tế nớc ta cha phát triển, hàng hoá không lu thông đợc, không đủ cung cấp cho thị trờng trong nớc Do có mối quan hệ tốt với các nờc XHCN ở Đông Âu ( đặc biệt là Liên Xô ) mà nớc ta đợc giúp đỡ rất nhiều về mặt khoa học kĩ thuật, quân sự, con ngời cũng nh đợc giúp đỡ về nguyên nhiên vật liệu phục vụ cho đời sống nhân dân trong quá trình xây dựng và bảo vệ tổ quốc.

Trớc đòi hỏi đó, công ty CPTBXD Petrolimex tiền thân là Chi cục vật t 1 đợc thành lập ngày 18/12/1968 theo quyết định số 412 VTQĐ của tổng cục vật t

và bắt đầu hoạt động vào ngày 1/4/1969 Sau đó, theo quyết định số 719/VT- QĐ ngày 20/2/1972 của bộ vật t, công ty đợc đổi tên thành Công ty vật t I Đến năm 1977, công ty chính thức đổi tên thành Công ty vật t chuyên dùng xăng dầu theo quyết định số 223/VT- QĐ ngày 12/4/1977 của bộ vật t, có trụ sở chính tại số 6 Ngọc Khánh - Ba Đình - Hà Nội.

Theo quyết định này, Công ty vật t chuyên dùng xăng dầu là cơ sở kinh doanh hạch toán trong nội bộ Tổng công ty xăng dầu Việt Nam Công ty có trách nhiệm trực tiếp cung ứng các loại vật t thiết bị chuyên dùng cho việc tiếp nhận, vận chuyển, bảo quản, bảo vệ và cấp xuất xăng dầu cho các nhu cầu của nền kinh tế quốc dân.

Nh vậy trong thời kì nớc ta là nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung thì công ty vât t chuyên dùng xăng dầu theo sự phân công của Bộ vật t cũ là cơ quan duy nhất cung ứng thiết bị chuyên dùng xăng dầu cho cả nớc Các loại hàng hoá vật t phục vụ cho ngành xăng dầu đều do công ty nhập khẩu về và phân phối đến các công ty trực thuộc Chính vì hoạt động kinh doanh trong điều kiện nh vậy đã không tạo cho công ty sự năng động trong tìm kiếm nguồn hàng đặc biệt là trong tìm kiếm thị trờng tiêu thụ vật t hàng hoá.

Khi nớc ta chuyển từ kinh tế kế hoạch hóa tập trung sang nền kinh tế thị trờng có sự điều tiết của nhà nớc, nền sản xuất và tiêu dùng trong nớc phát triển nhanh, nhu cầu về trang tiết bị trong và ngoài ngành xăng dầu đều tăng một cách tơng ứng Mặt khác công ty vật t tổng hợp tại các tỉnh phần lớn đã đợc sáp nhập vào Tổng công ty xăng dầu Việt Nam ( Petrolimex ) Mức độ trang thiết bị phục vụ cho công tác kinh doanh xăng dầu tại một số công ty còn thấp nhng tốc độ phát triển các cửa hàng bán lẻ xăng dầu này phù hợp với mô hình của một hãng bán xăng dầu thống nhất.

Chính vì vậy vấn đề cấp thiết đặt ra cho Công ty vật t chuyên dùng xăng dầu là phải trở thành một doanh nghiệp của Tổng công ty xăng dầu Việt Nam đủ mạnh và năng động, đồng thời có đủ điều kiện cần thiết để chuyên doanh các loại vật t, thiết bị chuyên dùng phục vụ cho việc kinh doanh xăng dầu Có nh thế công ty mới đáp ứng nhu cầu phát triển đồng bộ của ngành xăng dầu Việt Nam chiến lợc hiện đại hoá trong các năm sắp tới và giữ vai trò chủ đạo về thiết bị cho ngành xăng dầu trong nền kinh tế quốc dân.

Trong tình hình nh vậy để tồn tại và phát trịển thành một doanh nghiệp mạnh của Tổng công ty xăng dầu Việt Nam, công ty đã có những đổi mới để phù hợp và thích ứng với môi trờng xung quanh có nhiều biến động nh hiện nay Tháng 3/1993, Công ty vật t chuyên dùng xăng dầu đã đợc đăng kí lại theo quyết định 388/TTG của Thủ tớng chính phủ, với tên giao dịch là Petrolimex Spemaco.

Đồng thời tháng 8/1998, Bộ thơng mại bổ xung thêm chức năng, nhiệm vụ xuất nhập khẩu và xây lắp các công trình xăng dầu

Công ty là doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh vật t thiết bi ngành xăng dầu, có số vốn trên 7 tỷ đồng, đảm bảo tiếp nhận bảo quản, cung ứng nhu cầu nhiều loại vật t, thiết bị chuyên dùng xăng dầu và nhiều chủng loại thiết bị thông dụng khác trên thị trờng trong cả nớc.

Công ty có quan hệ thơng mại với nhiều hãng, nhiều công ty trong và ngoài nớc Mục tiêu chính của công ty là đáp ứng tốt nhất các nhu cầu thiết bị chuyên dùng trong ngành xăng dầu, dầu khí, giao thông, công nghiệp và các dịch vụ kĩ thuật liên quan, từng bớc hiện đại hoá trang thiết bị chuyên theo định hớng của ngành, góp phần thực hiện sự nghiệp Công nghiệp hoá - Hiện đại hoá (CNH - HĐH) đất nớc.

Với t cách là một thành viên của Tổng công ty xăng dầu Việt Nam, cùng với sự giúp đỡ của cấp trên và các đơn vị bạn, công ty đã và đang ra sức phấn đấu đa công ty trở thành một doanh nghiệp, một trung tâm thiết bị chuyên dùng dầu khí ở phía Bắc, đồng thời đóng góp vào sự phát trịển kinh tế, xã hội, củng cố an ninh quốc phòng đất nớc Trong tình hình phát triển đó, cùng với sự giúp đỡ của Tổng công ty xăng dầu Việt Nam, công ty đã thông qua quyết định số 1437/2001/QĐ-BTM ngày 19/12/2001 của Bộ thơng mại về việc chuyển đổi công ty thiết bị xăng dầu Petrolimex thuộc Tổng công ty xăng dầu Việt Nam thành Công ty cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex.

1.1.1.2 Phơng hớng kinh doanh của công ty

Công ty xác định phải đáp ứng ngày càng tốt hơn cho các nhu cầu rất đa dạng trong ngành xăng dầu, khí đốt cả về mặt chất lợng, công nghệ, giá cả, từ đó thu hút đợc nhiều khách hàng không chỉ là khách hàng trong ngành xăng dầu khí đốt mà cả những đơn vị ngoài ngành, tăng thị phần của công ty Công ty có kế hoạch đa dạng hoá sản phẩm của mình cả về sản phẩm hàng hoá và công trình xây lắp Hoạt động quản trị của công ty đợc đặc biệt quan tâm để việc điều khiển hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả kinh tế cao, không ngừng nâng cao đời sống của cán bộ công nhân viên Con ngời là nhân tố quyết định sự thành bại của mỗi doanh nghiệp Trong những năm tới, cùng với sự hiện đại hoá công nghệ sản xuất, công ty chú trọng tới vấn đề đào tạo, nâng cao trình độ tay nghề của ngời lao động, để họ thực sự trở thành yếu tố đa công ty trở thành vững mạnh, có chỗ đứng trong thị trờng cũng nh trong nền kinh tế quốc dân.

Trong thời gian tới công ty vẫn quán triệt mục tiêu chung của mình, đó là các mục tiêu:

+ Bảo toàn và phát triển vốn của các cổ đông.

+ Sản xuất kinh doanh có hiệu quả, đem lại lợi nhuận cao, tăng tích luỹ

+ Bảo đảm việc làm và từng bớc cải thiện điều kiện làm việc cho ngời lao động + ổn định và phát triển doanh nghiệp.

+ Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nớc và các chính sách xã hội Công ty xác định vẫn phải tiến hành đồng thời cả hoạt động kinh doanh và hoạt động sản xuất các mặt hàng chuyên dùng cho ngành xăng dầu Tuy nhiên phải tập trung vào sản xuất nhiều hơn, phấn đấu để tỷ trọng sản xuất và kinh doanh ngang bằng nhau trong vài năm tới, tiến tới sản xuất sẽ là chủ yếu trong kết quả sản xuất kinh doanh, tạo thế chủ động vững chắc cho hoạt động của công ty.

Căn cứ vài tình hình thực tế sản xuất kinh doanh trong những năm qua và nhận định triển vọng, có thể định hớng chiến lợc sản xuất kinh doanh cho công ty trong những năm tới nh sau:

Kinh doanh vật t thiết bị xăng dầu

Mặt hàng kinh doanh là các thiết bị tổng hợp nhng trọng tâm là các thiết bị chuyên dùng xăng dầu Nói chung đây vẫn là các mặt hàng mà hiện nay công ty đang tổ chức tiêu thụ Hình thức tổ chức kinh doanh chủ yếu là bán hàng trực tiếp và công ty chủ trơng thành lập chi nhánh chính thức tại các thành phố lớn ở miền Trung và miền Nam.

Công ty dự tính tốc độ tăng doanh thu năm sau cao hơn năm trớc từ 8% đến 10% và việc tiêu thụ cột bơm chủ yếu là các cột bơm do công ty tự lắp ráp

Sản xuất lắp ráp cột bơm xăng dầu

Công ty vẫn lựa chọn các thơng hiệu đã khẳng định đợc danh tiếng trên thị trờng để lắp ráp Hình thức tổ chức sản xuất chủ yếu là sản xuất lắp ráp tại nhà máy thiết bị điện tử xăng dầu Petrolimex với phơng thức:

+ Công ty nhập linh kiện và giao cho nhà máy lắp ráp kèm theo định mức khoán các chi phí (quản lý, vật t phụ, nhân công)

+ Công ty nhận lại thành phẩm và tổ chức tiêu thụ

+ Công ty hạch toán kết quả cuối cùng còn xí nghiệp hạch toán khâu sản xuất tại nhà máy

Ngoài ra, tại nhà máy cũng tổ chức công tác đại tu, sửa chữa cột bơm để nâng cao hiệu quả hoạt động cho nhà máy

Kinh doanh xây lắp công trình chuyên dùng xăng dầu

Công ty có thể đảm nhiệm các công trình chuyên dùng xăng dầu khí đốt nh các kho trạm xăng dầu- gas, các cửa hàng bán lẻ xăng dầu, khí đốt kể cả hệ thống kho tàng chứa nhựa đờng lỏng Tổ chức hoạt động nh sau:

+ Giao cho từng đội thực hiện từng công trình với cơ chế khoán quản, thanh toán riêng Tuỳ từng công trình mà có chế độ trích nộp lợi nhuận trên cơ sở tổng kinh phí đợc quyết toán.

+ Chỉ cần duy trì lực lợng lao động nòng cốt nh cán bộ đội, cán bộ kĩ thuật, lao động có nhiều kinh nghiệm cho một số lĩnh vực: nề, điện , hàn, lắp, lắp máy còn lao động khác thực hiện cơ chế năng động thuê khoán.

Đối với việc đầu t thì khi xuất hiện nhu cầu đầu t thiết bị lớn thì công ty sẽ sắm Hiện tại và ít năm nữa, công cụ đang dùng là phù hợp, nếu cần thì công ty sẽ thuê.

Sản xuất cơ khí

Đối với lĩnh vực kinh doanh này công ty có phơng án trang bị những máy móc cần thiết, hiện đại cho xởng cơ khí đồng thời tổ chức lực lợng lao động có tay nghề cao, năng động để vừa có thể sản xuất tại xởng, vừa có thể đi lu động theo công trình Công ty dự tính đầu t mới thiết bị hàn-cắt, gia công các dụng cụ hàn, nắn, gò, gá chuyên dụng với mức đầu t khoảng 500 triệu đồng Công ty cũng dự kiến kết quả sản xuất cơ khí với tốc độ tăng doanh số từ 8% đến 10% Sau đây là dự kiến kết quả sản xuất cơ khí năm 2003 và 2004:

Kinh doanh xăng dầu và gas

Phơng hớng kinh doanh của công ty là :

+ Tiếp tục hợp tác kinh doanh xăng dầu và gas tại cửa hàng xăng dầu Yên Viên với công ty hoá chất Liên doanh, liên kết với các tổ chức hoặc cá nhân khác có năng lực.

+ Giao khoán cho từng cửa hàng để của hàng tự hạch toán thu bù chi và đảm bảo định mức nộp cho công ty.

+ Bán buôn bán lẻ xăng dầu các loại, kết hợp bán gas và vật t thiết bị khác để h-ởng chiết khấu theo sản lợng bán.

Công ty cũng có kế hoạch năm 2003 sẽ hoàn tất thủ tục xây dựng và năm 2004 sẽ triển khai đầu t xây dựng 2 của hàng xăng dầu với mức vốn khoảng 900 triệu

+ T vấn xây dựng các cửa hàng xăng dầu

+ T vấn lựa chọn chủng loại thiết bị và làm dịch vụ bảo hành, bảo trì, bảo dỡng và sửa chữa máy móc thiết bị xăng dầu, đặc biệt là cột bơm nhiên liệu.

Cho thuê tài sản và đầu t tại chính

Công ty có một số diện tích đất đai có thể tận dụng cho thuê, làm tăng doanh thu cho công ty Đó là mặt bằng đất ở Thanh Trì, nhà 2 tầng ở Sài Đồng, dãy cửa hàng 12A Giảng Võ Công ty có kế hoạch cải tạo trụ sở công ty và nhà làm việc ở khu vực nhà máy thiết bị điện tử xăng dầu để cho thuê diện tích d thừa với chi phí tổng cộng khoảng 800 triệu đồng Công ty dự kiến tốc độ tăng doanh thu vào khoảng 100%

1.1.2 Khái quát mô hình tổ chức kinh doanh và quản trị kinh doanh của công ty.

1.1.2.1 Mô hình tổ chức kinh doanh của công ty:

Trong quá trình phát triển của công ty, để phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của công ty trong từng thời kì, cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty không ngừng đợc cải tiến để thực hiện có hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh và hoạt động quản trị sản xuất kinh doanh Hiện nay khi đã trở thành công ty cổ phần, bộ máy quản lý của công ty khá đầy đủ và gọn nhẹ, sự bố trí nhân sự tơng đối hợp lý và hoạt động có hiệu quả hơn Bảng 1 là mô hình tổ chức quản lý của công ty

1.1.2.2 Nhiệm vụ cụ thể của từng phòng ban nh sau: Hội đồng quản trị ( HĐQT ):

HĐQT là cơ quan quản lý của công ty do Đại hội đồng cổ đông bầu và bãi nhiệm hoặc miễn nhiệm HĐQT có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích quyền lợi của công ty trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông Nhiệm vụ của HĐQT là việc ra các quyết định sau:

- Chiến lợc mục tiêu kinh doanh hàng năm cũng nh các phơng án phát triển kinh doanh của công ty.

- Định giá chào bán cổ phần, trái phiếu của công ty.

- Huy động thêm vốn, mua bán tài sản cố định, đầu t tài chính và XDCB trong phạm vi từ 500 triệu đồng đến dới 50% vốn chủ sở hữu

- Bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm, khen thởng, kỉ luật, mức lơng và các lợi ích khác của giám đốc, phó giám đốc, trởng phòng tài chính kế toán.

- Thành lập, hợp nhất, giải thể, sáp nhập các đơn vị trực thuộc công ty, cử ngời đại diện quản lý hoặc điều hành các công ty con hoặc các doanh nghiệp có vốn góp của công ty

- Ban hành các quy chế quản lý nội bộ theo đúng quy định của pháp luật - Các quyết định khác đợc quy định trong điều lệ của công ty.

Giám đốc và các phó giám đốc:

* Giám đốc: Là ngời đứng đầu công ty do cấp trên bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm Giám đốc tổ chức chỉ đạo điều hành mọi hoạt động của công ty theo chế độ thủ trởng và đại diện cho mọi nghĩa vụ quyền hạn của công ty trớc pháp luật và trớc các cơ quan quản lý nhà nớc Cụ thể:

- Chỉ đạo khâu thu mua tạo nguồn vật t hàng hoá - Chỉ đạo công tác bán vật t thiết bị

- Chỉ đạo các kế hoạch kinh doanh tổng hợp, tài chính kế toán, tiền lơng xây dựng cơ bản.

- Chỉ đạo việc sắp xếp tổ chức cán bộ đào tạo.

- Giám đốc là ngời đại diện cho công ty trớc pháp luật.

- Xây dựng và trình Hội đồng quản trị chuẩn y về chiến lợc phát triển công ty, kế hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn về sản xuất kinh doanh,

về các dự án đầu t, phơng án liên doanh, tổ chức thực hiện các phơng án sản xuất kinh doanh và phơng án đầu t.

- Tuyển dụng kí hợp đồng lao động, cho thôi việc, khen thởng, kỷ luật, quyết định lơng và phụ cấp ( nếu có ) đối với ngời lao động trong công ty trừ các chức danh do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức.

- Trình Hội đồng quản trị thông qua các hợp đồng mua bán tài sản, đầu t tài chính do Đại hội cổ đông quyết định theo quy đinh tại điều khoản 17.2.5 của điều lệ công ty và các hợp đồng khác theo phân cấp của Hội đồng quản trị

- Báo cáo hoạt động sản xuất kinh doanh và tình hình tài chính công ty tại các cuộc họp Hội đồng quản trị, đề nghị Hôi đồng quản trị giải quyết các vấn đề phát sinh không thuộc quyền hạn của mình.

- Thay mặt Hội đồng quản trị quản lí toàn bộ tài sản của công ty và chịu trách nhiệm tại các cuộc họp Hội đồng quản trị về hoạt động của công ty theo quy định của nhà nớc về quản lý tài chính và theo quy chế phân cấp của Hội đồng quản trị

- Chịu trách nhiệm cá nhân về những tổn thất do hành vi vi phạm quy trình quản lý và điều hành công ty do mình gây ra.

* Phó giám đốc: Giúp việc cho giám đốc có 2 phó giám đốc Mỗi phó giám đốc đợc giám đốc phân công chỉ đạo điều hành một số lĩnh vực công tác và chịu trách nhiệm trớc giám đốc về công tác đợc giao Cụ thể:

- Phụ trách công tác sản xuất kinh doanh, xuất nhập khẩu hàng hoá kinh doanh, đảm bảo kinh doanh có hiệu quả.

- Phụ trách công tác thi đua, hành chính, đời sống cán bộ công nhân

Có chức năng tham mu giúp giám đốc nghiên cứu xây dựng và hoàn thiện mô hình tổ chức sản xuất kinh doanh phù hợp với sự phát triển của công ty, đề xuất các phơng án lựa chọn và bố trí cán bộ đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ, tổ chức chỉ đạo, theo dõi kiểm tra việc thực hiện các chế độ chính sách của nhà nớc về tổ

chức cán bộ, lao động tiền lơng, đào tạo cán bộ công nhân viên chức và công tác bảo vệ chính trị nội bộ, trực tiếp quản lý và thực hiện các chế độ chính sách đối với cán bộ công nhân viên chức thuộc công ty , đảm nhiệm các công việc về hành chính, quản trị, tiếp khách.

Phòng kinh doanh: bao gồm 4 bộ phận là bộ phận bán hàng; bộ phận kĩ thuật

ngành hàng; bộ phận xuất nhập khẩu ; bộ phận xăng dầu và gas Nhiệm vụ nói chung của phòng kinh doanh là:

- Tham mu giúp giám đốc chỉ đạo quản lý điều hành hoạt động kinh doanh các mặt hàng trên thị trờng toàn quốc.

- Tham mu cho ban giám đốc trong các phơng hớng kinh doanh, đảm bảo an toàn trong kinh doanh và có lãi.

- Tổng hợp các báo cáo thực hiện kế hoạch ( sản xuất kinh doanh hàng hoá, sản xuất cơ khí và xây lắp, nhân công ), trực tiếp thiết lập các kế hoạch lu chuyển vật t hàng hoá, kế hoạch sản xuất dịch vụ, kế hoạch nhập khẩu những mặt hàng trong phạm vi kinh doanh và các hoạt động khác theo tháng, quý, năm để báo cáo giám đốc

- Thực hiện các hoạt động dịch vụ khách hàng nh vận chuyển hàng hoá đến tận nơi khách yêu cầu, bảo quản hàng hoá, hớng dẫn sử dụng và làm tốt các dịch vụ sau bán hàng.

- Kí kết và thực hiện các hợp đồng kinh tế, hợp đồng lắp đặt các trạm cấp phát xăng dầu và sửa chữa các thiết bị, phơng tiện.

- Thực hiện dịch vụ sau bán hàng về khâu kĩ thuật hàng hoá trong kinh doanh

- Thực hiện kiểm nghiệm chất lợng vật t hàng hoá trớc khi nhập kho - Bộ phận quản lý kĩ thuật còn thực hiện công việc phát triển mạng tin

học phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

Phòng tài chính kế toán :

Có nhiệm vụ tham mu giúp giám đốc quản lý chỉ đạo điều hành công tác tài chính, kế toán, thực hiện chế độ thanh toán, quyết toán theo đúng quy định của nhà nớc, quản lý chặt chẽ tài sản và tiền vốn, đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của toàn ngành.

Các đơn vị trực thuộc

* Xí nghiệp cơ khí và điện tử xăng dầu

Xí nghiệp cơ khí và xây lắp xăng dầu đợc thành lập ngày 8/3/1997 theo quyết định 174/XDQĐ của Tổng giám đốc công ty xăng dầu Việt Nam Mục tiêu nhiệm vụ chủ yếu của Xí nghiệp cơ khí và xây lắp xăng dầu đợc xác định là

sản xuất sửa chữa các loại vật t thiết bị, phơng tiện chuyên dùng xăng dầu phục vụ cho nhiệm vụ kinh doanh của toàn công ty xăng dầu Việt Nam và nhu cầu cơ khí của xã hội Định hớng mục tiêu nhiệm vụ cụ thể đợc chia thành 5 nhóm chính:

- Tổ chức lắp ráp cột bơm xăng dầu theo dạng SKD; sản xuất và lắp đặt, sửa chữa các thiết bị đồng bộ phục vụ kinh doanh của ngành xăng dầu, các cột xuất cố định trong kho, cột xuất lẻ cho các cửa hàng kinh doanh xăng dầu, bếp gas dân dụng, lò gas công nghiệp.

- Sản xuất và lắp đặt bồn bể cố định, xitéc lắp trên xe vận tải cho nhu cầu tồn chứa, vận chuyển nhiên liệu và các sản phẩm dầu.

- Sản xuất các loại phụ kiện, vật t thông dụng: kích, cút, bình lọc, van thở, họng xuất nhập, lỗ đo dầu, bình tạo bọt chữa cháy.

- Sản xuất cấu kiện cơ khí thông dụng: khung nhà công nghiệp, ống khói, xilô.

- Liên doanh liên kết sản phẩm sản xuất công nghệ cao: chai gas, chai khí công nghiệp, các loại van, thiết bị đo lờng

* Đội dịch vụ kĩ thuật của xí nghiệp: thực hiện các hợp đồng kinh tế về các công trình xây dựng cửa hàng xăng dầu, kho xăng dầu.

* Các cửa hàng

Công ty hiện nay có 4 cửa hàng với nhiệm vụ là thực hiện nhiệm vụ bán hàng, giao dịch trực tiếp với khách hàng, giới thiệu vật t hàng hoá kinh doanh của công ty trong đó có 3 cửa hàng bán xăng dầu là chủ yếu.

* Các phòng nghiệp vụ, cơ sở trực thuộc công ty đều có chức năng nhiệm vụ cụ thể do ban giám đốc quy định do vậy có sự phối hợp chặt chẽ với nhau trong quá trình hoạt động và phải chịu trách nhiệm trớc giám đốc về công việc của mình nhất là các bộ phận trong bộ máy bán hàng và các cửa hàng.

1.1.3 Đặc điểm của công ty liên quan đến tiêu thụ

1.1.3.1 Đặc điểm của sản phẩm và công ty CPTBXD Petrolimex

* Đặc điểm về sản phẩm hàng hoá và dịch vụ của công ty

Các sản phẩm mà công ty kinh doanh là sản phẩm công nghiệp đợc dùng làm t liệu sản xuất Nó có nhiều điểm khác biệt so với sản phẩm hàng tiêu dùng mà trớc hết là ở chức năng, công dụng kinh tế của sản phẩm Các sản phẩm là t liệu sản xuất thuộc nhóm A, sản phẩm là t liệu tiêu dùng thuộc nhóm B Ngời ta sắp xếp 2 loại sản phẩm này vào 2 nhóm ngành tơng ứng là ngành công nghiệp nặng và công nghiệp nhẹ Ngành công nghiệp nặng là ngành tổng hợp các đơn vị

sản xuất kinh doanh các loại sản phẩm là t liệu sản xuất còn ngành công nghiệp nhẹ sản xuất ra các loại sản phẩm là t liệu tiêu dùng trong sinh hoạt Các lĩnh vực kinh doanh của công ty là:

- Kinh doanh xuất nhập khẩu các loại vật t thiết bị dầu khí xăng dầu

- Sản xuất sửa chữa lắp đặt các loại vật t thiết bị phơng tiện bồn chứa, vận chuyển bơm rót của ngành dầu khí.

- Đóng mới, sửa chữa cải tạo các loại xe vận chuyển xăng dầu hoá chất, khí hoá lỏng.

- Thi công xây lắp các công trình dầu khí.

- T vấn dịch vụ kĩ thuật trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh của công ty - Cho thuê văn phòng, kho bãi , máy móc, thiết bị

- Tổng đại lý kinh doanh xăng dầu

Tuy nhiên việc kinh doanh các thiết bị xăng dầu là hoạt động chủ yếu , chiếm tới 80% tổng doanh thu và trên 90% lợi nhuận

Công ty kinh doanh mặt hàng có giá trị lớn (cột bơm) mà trong nớc cha sản xuất đợc hoặc sản xuất có chất lợng thấp Các sản phẩm thiết bị xăng dầu chủ yếu đợc sử dụng với t cách là tài sản cố định của khách hàng, thời gian sử dụng lâu dài Do đó việc kinh doanh của công ty đòi hỏi lợng vốn lớn Thời gian quay vòng vốn chậm Xăng dầu là loại hàng hoá chiến lợc phục vụ cho sản xuất và cho đời sống Không giống nh các mặt hàng tiêu dùng khác,( giá cả hoàn toàn do quy luật cung cầu quyết định), giá cả xăng dầu đợc nhà nớc quy định giá trần và giá sàn Nhng hầu hết các sản phẩm của công ty là nhập ngoại nên hoạt động kinh doanh của công ty chịu sự tác động của quy luật cạnh tranh trên thị tr-ờng quốc tế, đặc biệt là thị trtr-ờng xăng dầu đầy biến động Trong thanh toán, công ty phải sử dụng ngoại tệ, do đó hoạt động của công ty, cụ thể là việc định giá bán hàng hoá còn chịu tác động của tỷ giá hối đoái trên thị trờng tiền tệ Sản phẩm dùng để phục vụ cho việc chứa đựng, dẫn, bơm rót xăng dầu cũng nh các

sản phẩm thay thế do đó khách hàng thờng là những đơn vị muốn kinh doanh bán lẻ xăng dầu, các cơ quan trong ngành xăng dầu.

* Đặc điểm về thị tr ờng của công ty

Thị trờng sản phẩm công nghiệp có nhiều điểm khác so với thị trờng hàng tiêu dùng Thị trờng hàng tiêu dùng là thị trờng thờng xuyên, việc tiêu thụ trải qua ít công đoạn, đơn giản Nhu cầu của thị trờng hàng tiêu dùng nhiều khi là tiềm ẩn và việc tiêu dùng nó đôi khi không phải xuất phát từ nhu cầu thực sự mà do tâm lý muốn thử hay ngẫu hứng Ngợc lại sản phẩm công nghiệp có một quá trình mua bán phức tạp, nhiều công đoạn hơn Nhu cầu của loại sản phẩm này xuất hiện hoàn toàn không phải là bộc phát Do việc sử dụng loại sản phẩm này cho nhu cầu hoạt động của tổ chức nên nhu cầu về sản phẩm hình thành xuất phát từ đòi hỏi thực tiễn và đợc cân nhắc kĩ lỡng trớc khi đa ra quyết định mua hàng Đối với sản phẩm mà công ty kinh doanh do có giá trị lớn, thời gian sử dụng lâu dài và đặt cố định (cột bơm, xây dựng các bể chứa xăng dầu) nên nhu cầu về sản phẩm phải căn cứ vào rất nhiều yếu tố kinh tế xã hội nh:

+ Giá cả xăng dầu trên thế giới và điều này lại phụ thuộc vào yếu tố kinh tế chính trị quốc tế vì hiện nay nớc ta mới chỉ sản xuất và xuất khẩu đợc dầu thô.

+ Các quy định, chính sách của nhà nớc về hoạt động kinh doanh xăng dầu, thiết bị xăng dầu cũng nh các chính sách về các vấn đề kinh tế xã hội khác.

+ Các chiến lợc phát triển kinh tế xã hội, cở sở hạ tầng của nhà nớc để phát triển kinh tế

Việc tiêu thụ nhiều loại sản phẩm thiết bị xăng dầu (cột bơm, bể chứa ) bị giới hạn bởi không gian vì nó đợc xây lắp và đặt cố định Do sản phẩm có tính đặc chủng đòi hỏi về kĩ thuật cao, việc tiêu thụ sản phẩm phải bao gồm cả vận chuyển, lắp đặt tại chỗ Công ty hoạt động mạnh ở địa bàn các tỉnh miền Bắc, đặc biệt là Hà Nội và các tỉnh lân cận Nếu tiêu thụ hàng ở nơi quá xa sẽ làm tăng chi phí vận chuyển và làm giảm hiệu quả kinh doanh, giảm lợi nhuận Là sản phẩm công nghiệp và là tài sản để khấu hao đối với tổ chức kinh doanh xăng dầu khác, việc tiêu thụ của công ty khi sản phẩm trong thời kì bão hoà trên một địa bàn nhất định sẽ gặp khó khăn vì vậy đòi hỏi công ty phải thờng xuyên tìm kiếm khách hàng mới, thị trờng mới Việc lắp đặt một sản phẩm cột bơm hay xây lắp bể chứa xăng dầu cần phải tính toán cụ thể vị trí để đảm bảo hiệu qủa kinh doanh, tức là nó phải thuận tiện về giao thông, cũng nh đảm bảo số lợng khách hàng Trên một địa bàn, kinh doanh sản phẩm này có hiệu quả chỉ với một mật độ và số lợng điểm kinh doanh nhất định Khi mật độ sử dụng các thiết bị

xăng dầu trên một địa bàn đã ở mức bão hoà thì việc kinh doanh của công ty trên thị trờng đó sẽ gặp khó khăn Do đó công ty phải xây dựng chiến lợc kinh doanh và kế hoạch tiêu thụ dài hạn, và xác định chính xác thị trờng mục tiêu cũng nh xây dựng chiến lợc thị trờng để công ty có thể phát triển bền vững.

Thị trờng của công ty là thị trờng nội địa bao gồm các tổ chức, doanh nghiệp trong ngành kinh doanh xăng dầu và các tổ chức, cá nhân ngoài ngành Những sản phẩm mà công ty sản xuất đợc nh các phụ tùng thay thế, sản phẩm cơ khí, phơng tiện vận chuyển, công trình xây lắp để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh chính và phục vụ cho nhu cầu bên ngoài Hoạt động này nói chung là nhỏ lẻ, giá trị sản phẩm tạo ra ít Lĩnh vực này muốn phát triển thì cần đầu t rất nhiều đặc biệt là công nghệ Nó là lĩnh vực mà công ty đang phấn đấu tăng sản lợng Đối với sản phẩm là công trình xây dựng có tính chất là đội ngũ công nhân và máy móc thiết bị phải di chuyển đến chân công trình nên chỉ phục vụ đợc ở khu vực miền Bắc ở các vùng núi xa thì việc nhận các công trình cũng rất khăn do chi phí cao Thị trờng của hoạt động này hẹp Chi nhánh ở miền Nam không đảm nhiệm việc này mà chỉ thực hiện việc cung cấp sản phẩm hàng hoá, bảo hành, hớng dẫn sử dụng hàng hoá

* Đặc điểm về tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty

Công ty hoạt động trên các lĩnh vực kinh doanh thơng mại, sản xuất, xây lắp, t vấn nhng hoạt động thơng mại chiếm phần chủ yếu trong hoạt động của công ty Sản phẩm thiết bị xăng dầu mà công ty kinh doanh ở Việt Nam cha sản xuất đợc mà phải đi nhập khẩu Việt Nam chỉ sản xuất đợc một số bộ phận chi tiết nhng chất lợng thấp Công ty cũng chỉ sản xuất đợc phụ tùng, lắp ráp các sản phẩm nhập, xây dựng các bể chứa xăng dầu, sửa chữa, cải tạo các loại xe xi-téc chở dầu Công ty cũng hoạt động t vấn về mua bán, sử dụng lắp đặt các sản phẩm xăng dầu

* Đặc điểm về ph ơng h ớng, chiến l ợc kinh doanh

Công ty thực hiện đa dạng hoá hoạt động sản xuất kinh doanh Bên cạnh sản phẩm chủ yếu là cột bơm và các thiết bị xăng dầu, công ty còn kinh doanh xăng dầu và gas, thi công, xây dựng các bể chứa Đây là chiến lợc kinh doanh chuyên môn hoá để thoả mãn nhu cầu đồng bộ trong ngành xăng dầu kết hợp với đa dạng hoá theo chiều sâu Công ty vẫn phải chú trọng tập trung vào mặt hàng

Về kênh phân phối đối với sản phẩm công nghiệp (TLSX) có nhiều điểm khác so với kênh phân phối sản phẩm hàng tiêu dùng (TLTD) Những kênh phân phối ở thị trờng công nghiệp ngắn hơn các kênh phân phối ở thị trờng tiêu dùng Dựa vào lợng tiền của việc bán hàng công nghiệp nó đợc xác đinh vào khoảng 3/4 của tổng lợng hàng hoá, dịch vụ công nghiệp đợc bán trực tiếp tới ngời tiêu dùng không thông qua ngời trung gian Kể cả khi sử dụng trung gian thì kênh này vẫn tơng đối ngắn Chính vì vậy tiêu thụ thông qua bán hàng cá nhân trực tiếp là kênh phân phối phổ biến quan trọng nhất trong tiêu thụ hàng công nghiệp Khi sử dụng trung gian ( đại diện sản xuất và ngời phân phối công nghiệp) trong thị trờng hàng t liệu sản xuất, họ khác những ngời trung gian trên thị trờng tiêu dùng Vì marketing công nghiệp liên quan đến hoạt động bán các hàng hoá và dịch vụ công nghiệp cần cho hoạt động của một doanh nghiệp hay một tổ chức, trong kênh tiêu thụ không có những ngời bán lẻ Doanh nghiệp cũng có ít sự lựa chọn kênh tiêu thụ hơn so với việc lựa chọn kênh cho hàng hoá tiêu dùng Với đặc điểm là một công ty cổ phần thuộc tổng công ty xăng dầu Việt Nam, phạm vi hoạt động của công ty chủ yếu trên thị trờng miền Bắc Kênh tiêu thụ hàng hoá của công ty là kênh trực tiếp với hình thức bán hàng cá nhân là cơ bản Công ty có các đại diện bán hàng ở cả ba miền để sản phẩm của công ty có thể nhanh chóng có mặt trên toàn quốc Sản phẩm của công ty có giá trị lớn, khối l-ợng lớn và cồng kềnh, đợc tiêu thụ đơn lẻ do vậy ngời trung gian ít có khả năng gánh vác đợc việc tiêu thụ này Họ thờng không có lợng vốn đủ lớn Họ cũng sẽ gặp khó khăn trong vận chuyển và lu kho sản phẩm Đây lại là loại sản phẩm mang tính chất kĩ thuật cao, việc bán sản phẩm phải đi đôi với việc am hiểu đặc điểm kĩ thuật của sản phẩm để hớng dẫn lắp đặt và giải quyết các vấn đề sau bán cho khách hàng Điều này đòi hỏi nếu nhà trung gian quyết định kinh doanh, họ cũng phải là đơn vị chuyên sâu về lĩnh vực này Nó buộc doanh nghiệp phải có sự đầu t lớn, tính toán kĩ càng và trong trờng hợp muốn chuyển đổi hoạt động sản xuất kinh doanh, họ phải rất cân nhắc vì nó dễ gây tổn thất lớn Những bất lợi này khiến nhà trung gian e ngại và ít kinh doanh sản phẩm của công ty * Việc xác định giá cả sản phẩm

Vì công ty hoạt động thơng mại là chủ yếu, giá cả đợc xác định dựa trên giá vốn hàng hoá, chi phí kinh doanh, lợi nhuận mong muốn của công ty Tuy nhiên việc xác định giá cả tuỳ thuộc vào giá cả trên thị trờng Hơn nữa hoạt động thơng mại của công ty là thơng mại quốc tế do đó giá cả sản phẩm nhập còn phụ thuộc vào tỷ giá hối đoái trên thị trờng tiền tệ Những sản phẩm mà công ty sản xuất thì việc xác định giá cả dựa vào xác định sản phẩm còn đối với công trình

xây lắp, việc xác định giá cả thông qua hạch toán chi chí nh đối với công trình xây dựng.

* Đặc điểm về xúc tiến bán hàng

Do tính đặc thù của sản phẩm là sản phẩm công nghiệp, công ty thực hiện chiến lợc xúc tiến phù hợp Hình thức bán hàng chủ yếu là bán hàng cá nhân Nhân viên bán hàng của phòng kinh doanh và đại diện là lực lợng chủ yếu của công ty, với nhiệm vụ là tìm kiếm khách hàng bằng những kinh nghiệm và khả năng của mình Họ phải phục vụ mọi yêu cầu, đòi hỏi cũng nh giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng về sản phẩm, cách sử dụng Điều này đòi hỏi nhân viên của công ty không chỉ nắm vững về giá cả, chất lợng sản phẩm của công ty mà còn phải am hiểu về kĩ thuật chuyên môn liên quan đến sản phẩm Đây cũng là nguyên nhân khiến cho kênh tiêu thụ trên thị trờng sản phẩm công nghiệp nói chung và sản phẩm của công ty nói riêng thờng là kênh ngắn, trực tiếp Bản thân các nhà trung gian không chỉ bị hạn chế về mặt vốn do sản phẩm có giá trị lớn mà còn do họ không có điều kiện hoạt động chuyên sâu về kĩ thuật Họ sẽ phải tuyển dụng đào tạo một đội ngũ bán hàng mà nghiệp vụ bán hàng bao hàm sự hiểu biết nhiều về kĩ thuật Điều này dễ đem lại cho ho sự rủi ro cao trong kinh doanh vì kém linh hoạt trong hoạt động, khó chuyển đổi trong kinh doanh hoặc nếu chuyển đổi thì đòi hỏi chi phí lớn.

Quảng cáo trong thị trờng công nghiệp cũng khác so với quảng cáo các sản phẩm hàng tiêu dùng Nếu các nhà sản xuất kinh doanh hàng tiêu dùng có thể sử dụng nhiều biện pháp quảng cáo khuếch trơng sản phẩm nh:

- Quảng cáo mạnh mẽ trên các phơng tiện thông tin đại chúng nh ti vi, đài, các tạp chí xuất bản hàng ngày.

- Tham gia các hội chợ triển lãm hàng tiêu dùng.

- Tổ chức các đội ngũ nhân viên marketing tiếp xúc với ngời tiêu dùng để giới thiệu về sản phẩm và tặng quà khách hàng.

- Gian hàng giới thiệu sản phẩm

Đối với hàng hoá công nghiệp, việc quảng cáo mang tính đặc thù Ngời ta thờng sử dụng các hình thức quảng cáo nh:

- Xuất hiện trên các ấn phẩm chuyên ngành hay các tạp chí công nghiệp - Tham gia hội chợ triển lãm hàng công nghiệp hay hội chợ triển lãm

- In ấn phát hành các catalog về các loại sản phẩm của doanh nghiệp

- Sử dụng hệ thống các cửa hàng trng bày và giới thiệu sản phẩm của công ty.

- Bản thân cán bộ Marketing của công ty tìm đến các tổ chức, các doanh nghiệp để chào hàng.

Sự khác nhau giữa sản phẩm hàng tiêu dùng và hàng công nghiệp cũng làm cho nội dung quảng cáo khác nhau và đơng nhiên là ngời đối tợng nhận thông tin là khác nhau Quảng cáo hàng tiêu dùng thì thông điệp đến đợc càng nhiều ngời tiêu dùng càng tốt và nội dung cũng nh hình thức quảng cáo thờng gây ấn tợng mạnh bằng những thông báo mới mẻ về sản phẩm nh: chủng loại mới, mẫu mã mới, giá cả phù hợp, các tính năng mới Những thông điệp nh vậy thờng kích thích tính tò mò và mong muốn dùng thử sản phẩm.

Trái lại đối tợng của quảng cáo hàng công nghiệp là các doanh nghiệp, các tổ chức do vậy nội dung quảng cáo là chuyên sâu, giới thiệu sản phẩm cụ thể cặn kẽ Doanh nghiệp phát đi thông điệp quảng cáo không phải tới rộng rãi khách hàng mà chỉ tập chung vào một nhóm khách hàng đặc biệt, tiềm năng sau khi đã nghiên cứu về hoạt động và nhu cầu của nó Đội ngũ Marketing của công ty chính là đội ngũ bán hàng Khả năng của họ sẽ giúp cho khách hàng hiểu đợc sản phẩm của công ty đáp ứng đợc nhu cầu của khách hàng ở mức nào và giúp cho khách hàng chọn đợc sản phẩm phù hợp nhất với mình Những ngời bán hàng này là những ngời thay mặt cho công ty tiếp xúc, trao đổi với khách hàng trong suốt quá trình mua bán hàng hoá.

Hoạt động xúc tiến bán đối với hàng tiêu dùng thì nói chung đơn giản hơn so với hàng t liệu sản xuất Đó có thể là hoạt động hỗ trợ bán nh khuyến mại, tặng quà, hớng dẫn sử dụng hay dịch vụ t vấn khách hàng Đối với sản phẩm công nghiệp, hoạt động xúc tiến thể hiện mối quan hệ ràng buộc lâu dài với khách hàng khi mua sản phẩm của công ty Công ty thờng đem lại cho khách hàng những lợi ích lâu dài nh bảo hành, lắp đặt, sửa chữa miễn phí

1.2 Thực trạng hoạt động và hiệu quả hoạt động của các đại diện bán hàng và tác động của nó tới hoạt động tiêu thụ

1.2.1 Giới thiệu khái quát các đại diện bán hàng của công ty CPTBDX Petrolimex

1.2.1.1 Chức năng nhiệm vụ của các đại diện bán hàng

Đối với sản phẩm t liệu sản xuất, do những đặc thù của sản phẩm mà việc phân phối loại hàng hóa này chủ yếu dùng kênh phân phối trực tiếp bao gồm các hình thức bán hàng cá nhân, đại diện bán hàng, Đại diện bán hàng của công ty là các nhóm bao gồm các cá nhân thực hiện nhiệm vụ tiêu thụ sản phẩm của

công ty trên một địa bàn nhất định Họ thay mặt công ty giải quyết các vấn đề về hoạt động của công ty trên địa bàn đó, đảm bảo đem lại lợi ích cho công ty, thực hiện các mục tiêu riêng mà công ty giao cho cũng nh góp phần thực hiện mục tiêu tổng thể của toàn công ty.

Thông thờng các đại diện bán hàng của công ty đợc giao nhiệm vụ thực hiện một hay một số chức năng sau: tìm kiếm hoặc thu hút các khách hàng mới, phổ biến thông tin về hàng hoá và dịch vụ của công ty kể cả việc thiết lập các cuộc tiếp xúc, trình bày những luận cứ, khắc phục những ý kiến phản bác và hoàn tất thơng vụ, cung ứng hàng hoá, dịch vụ, nghiên cứu thị trờng, thu thập thông tin, phân phối hàng hoá Những nguyên tắc làm việc cơ bản của hệ thống các đại diện bán hàng của một doanh nghiệp bao gồm những vấn đề về cơ cấu của nó nhằm đảm bảo hiệu quả tối đa cho hoạt động trên thị trờng Khi doanh nghiệp bán một nhóm mặt hàng cho một ngành hoạt động và khách hàng nằm rải rác về mặt địa lý thì họ sẽ tổ chức bộ máy đại diện của mình theo nguyên tắc lãnh thổ Nếu công ty bán nhiều mặt hàng khác nhau cho nhiều khách hàng khác nhau thì sẽ xây dựng bộ máy theo nguyên tắc hàng hoá hay phân chia theo khách hàng Đối với công ty CPTBXD Petrolimex kinh doanh một nhóm chủng loại hàng hoá thì là trờng hợp một Công ty xây dựng hệ thống các đại diện thơng mại theo lãnh thổ phân bố ở ba miền Bắc, Trung, Nam Đây là loại hình cơ cấu tổ chức đơn giản nhất Mỗi đại diện thơng mại sẽ phụ trách một địa bàn tiêu thụ và độc quyền phục vụ tại đó Trên địa bàn của mình, nó có quyền kinh doanh toàn bộ danh mục hàng hoá của công ty Cơ cấu nh vậy có u điểm là: (1) Xác định rõ ràng nhiệm vụ của từng đại diện thơng mại Là ngời đại diện cho công ty trên địa bàn, nó chịu hoàn toàn trách nhiệm về mọi thành công hay thiếu sót trong tiêu thụ ở nơi này (2) Trách nhiệm nh vậy sẽ kích thích các đại diện phát triển và củng cố các mối liên hệ kinh doanh và cá nhân với các nhà hoạt động thị trờng địa phơng Những mối liên hệ này sẽ làm tăng hiệu quả công tác của các đại diện (3) Chi phí đi lại sẽ giảm đi rất nhiều do các nhân viên của đại diện chỉ phải đi lại trên một địa bàn tơng đối nhỏ.

Nhiệm vụ cụ thể của các đại diện bán hàng của công ty là:

- Tìm kiếm và thu hút khách hàng mới tại địa bàn đại diện hoạt động Các đại diện có nhiệm vụ thông tin cho khách hàng mục tiêu về tên tuổi, lĩnh vực kinh doanh và cung cấp dịch vụ của công ty để làm cho khách hàng khi có nhu cầu sẽ ngay lập tức tìm đến nhà đại diện để đợc cung cấp sản phẩm, dịch vụ Các đại diện không chỉ chờ đợi khách hàng tìm đến mình khi cần mà còn phải chủ động tham gia các hoạt động của địa phơng liên quan đến phát triển kinh tế Đó là dịp để các đại diện tiếp cận với khách hàng.

- Nghiên cứu tìm hiểu thị trờng: Đại diện bán hàng còn có nhiệm vụ nghiên cứu thị trờng Ví dụ thị trờng miền Trung là thị trờng tiềm năng lớn với các thành phố trẻ đang trên tiến trình đô thị hoá mạnh mẽ Các nhà đầu t đang rất quan tâm rót vốn đầu t bởi đó là thị trờng tiêu dùng lớn cha đợc khai thác nhiều Cơ sở hạ tầng của các tỉnh cũng đang ngày càng đợc cải thiện hiện đại, giao thông vận tải đợc mở rộng, thông suốt Đó là những dấu hiệu tốt cho nhu cầu về các sản phẩm thiết bị xăng dầu Đời sống ngời dân đang ngày càng cao, nhu cầu sử dụng các phơng tiện giao thông hiện đại nh xe máy, ô tô cũng tăng cao, hoạt động sản xuất phát triển, nhu cầu nhiên liệu tăng trong đó xăng dầu là nguồn nguyên liệu quan trọng vì vậy có nhiều tổ chức, cá nhân muốn kinh doanh xăng dầu và cần đến các thiết bị xăng dầu cũng nh sử dụng các công trình xăng dầu Mỗi vùng đều có những yêu cầu khác nhau về cùng một chủng loại sản phẩm Các đại diện của công ty phải xác định mẫu mã, chủng loại hàng hoá mà khu vực đó a thích, những yêu cầu về chất lợng sản phẩm, giá cả có thể đợc chấp nhận, cũng nh dự tính đợc quy mô của nhu cầu Từ những nghiên cứu về nhu cầu, các đại diện thông tin cho lãnh đạo công ty để xác định kế hoạch tiêu thụ, dự tính đợc kết quả hoạt động từ đó đa ra các chỉ tiêu, nhiệm vụ cụ thể cho mỗi đại diện cũng nh để ngời có trách nhiệm cao nhất của đại diện phân công nhiệm vụ đến từng cá nhân bán hàng của đại diện.

- Thông tin về sản phẩm cũng nh thực hiện các hoạt động xúc tiến bán hàng Cùng với những thông tin về sản phẩm qua các tạp chí chuyên ngành và các ấn phẩm mà công ty phát hành thì các đại diện cũng phải tổ chức thông báo về sản phẩm một cách chi tiết tới khách hàng ở mỗi vùng có những thói quen kinh doanh khác nhau, có phong tục tập quán khác nhau và do những điều kiện khách quan khác nhau mà các đại diện phải điều chỉnh những chiến lợc xúc tiến cho phù hợp.

- Thực hiện đàm phán với khách hàng và bán đợc hàng: Trớc hết mỗi nhân viên bán hàng phải thuyết phục đợc khách hàng quyết định mua sản phẩm của công ty, đàm phán các vấn đề về giá cả, vận chuyển, thực hiện chuyển giao hàng hoá, chấp nhận thanh toán Các đại diện đợc công ty yêu cầu phải đáp ứng tốt nhất các nhu cầu của khách hàng và đem lại lợi nhuận lớn nhất cho công ty Các đại diện cũng phải tạo cho khách hàng sự tin tởng, về sản phẩm của công ty, về chất lợng qua thái độ phục vụ, trình độ hiểu biết kĩ thuật sản phẩm, khả năng giao tiếp bán hàng của đội ngũ nhân viên bán hàng

- Các đại diện thơng mại có nhiệm vụ đánh giá và báo cáo tình hình hoạt động của đại diện mình một cách trung thực cho công ty đồng thời đa ra các biện pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động.

1.2.1.2 Hình thức hoạt động của đại diện bán hàng

Hình thức hoạt động của các đại diện của công ty là bán hàng trực tiếp Mỗi đại diện bán hàng có nhiều nhân viên bán hàng và công việc của mỗi ngời là tìm kiếm, gặp gỡ khách hàng, giới thiệu sản phẩm thiết bị xăng dầu và các dịch vụ của công ty và thuyết phục khách hàng lựa chọn công ty là nhà cung cấp cho mình Hoạt động bán hàng trực tiếp có những nhiều cơ hội và thách thức đối với mỗi nhân viên bán hàng bởi họ phải bằng chính năng lực, hiểu biết, khả năng của mình thực hiện bán hàng Sự thành công hay thất bại của mỗi nhân viên đợc thể hiện rõ ràng thông qua số lợng hàng hoá tiêu thụ.

Mỗi đại diện bán hàng có sự độc lập cũng nh phụ thuộc nhất định vào công ty Đó là sự độc lập trong cách thức hoạt động, phong cách bán hàng, cách thức phục vụ khách hàng Các đại diện phải thực hiện dới sự chỉ đạo của công ty đối với các quyết định quan trọng trong hoạt động kinh doanh, phải tuân theo những chính sách, chiến lợc kinh doanh , các chiến dịch khuyến mại, mà công ty đa ra Điều đó có nghĩa là các đại diện luôn có sự độc lập tự chủ nhất định trong các quyết định của mình Mức độ độc lập đó cho phép các đại diện phát huy tính sáng tạo trong hoạt động sản xuất kinh doanh, có trách nhiệm với kết quả hoạt động của mình mà vẫn hớng tới hoàn thành mục tiêu chung của công ty.

1.2.1.3 Mô hình và công cụ quản lý các đại diện bán hàng

Mô hình quản lý của các đại diện đơn giản, gọn nhẹ hơn nhiều so với mô hình quản lý của công ty Mỗi đại diện có một trởng đại diện, là ngời có trách nhiệm và quyền hành cao nhất của đại diện Đây là ngời có quyền ra các quyết định kinh doanh đối với đại diện Trởng đại diện có trách nhiệm báo cáo tình hình hoạt động của đại diện mình với lãnh đạo công ty về hoạt động kinh doanh của đại diện đó, là ngời phải chịu trách nhiệm đối với mỗi thành công hay thất bại của đại diện Đó là ngời tổ chức, bố trí nhân viên, phân công công việc và quản lý lao động ở khu vực mà đại diện đó hoạt động Mỗi trởng đại diện có một trợ lý để giúp việc và các nhân viên bán hàng Do quy mô của mỗi đại diện còn nhỏ nên nhân viên bán hàng thờng kiêm những chức năng khác nh kế toán, quản lý kho hàng

Để quản lý các đại diện, công ty chú trọng đến quản lý nhân viên của đại diện mà đối tợng quản lý là ngời đứng đầu mỗi đại diện Do các đại diện nằm cách xa trụ sở công ty, việc quản lý không thể thực hiện bằng giám sát trực tiếp, sát sao mọi hoạt động của mỗi đại diện Công ty thông qua các việc tuyển dụng và đào tạo để có đợc các nhân viên của đại diện là những ngời có năng lực, đáng

tin cậy Công ty cũng sử dụng các biện pháp khen thởng, khuyến khích, động viên để các nhân viên làm việc có trách nhiệm với công ty một cách tự giác Công ty cũng xây dựng cơ chế thông tin thông suốt để nhanh chóng liên lạc và nắm đợc tình hình của các đại diện

Mỗi đại diện cũng là một mô hình tổ chức kinh doanh thu nhỏ, nó cũng phải đợc quản lý nhng việc quản lý các đai diện chủ yếu là quản lý con ngời Để có một đại diện bán hàng có hiệu quả, công ty phải xây dựng và quản lý tốt đại diện đó Việc xây dựng đại diện bán hàng bao gồm khâu tuyển dụng và lựa chọn đại diện; huấn luyện đại diện bán hàng Việc quản lý bao gồm các vấn đề về thù lao cho lực lợng bán hàng; khuyến khích; đánh giá hiệu quả của các đại diện.

1.2.2 Phân tích hiệu quả hoạt động của đại diện bán hàng ở công ty CPTBXDPetrolimex

1.2.2.1 Thực trạng hoạt động của các đại diện bán hàng của công ty

Công ty có ba đại diện và trong thời gian ba năm trở lại đây, các đại diện hoạt động tích cực hơn Điều đó thể hiện ở việc các đại diện nói chung luôn đạt doanh thu và lợi nhuận năm sau cao hơn năm trớc Bảng dới đây thống kê về doanh thu và lợi nhuận và doanh thu của các đại diện từ năm 2000 đến năm 2002 Đây chính là cơ sở để phân tích thực trạng của các đại diện của công ty.

Bảng 2: tổng hợp doanh thu và lợi nhuận của từng đại diện từ

a Tình hình tiêu thụ ở thị tr ờng miền Bắc:

Miền Bắc thờng có mức tiêu thụ lớn nhất Hoạt động tiêu thụ của khu vc miền Bắc sở dĩ luôn chiếm mức cao là do công ty nằm tại Hà Nội, mọi hoạt động đều có sự chỉ đạo trực tiếp và sát sao của lãnh đạo công ty Công việc vận chuyển hàng hoá thuận tiện và nhanh chóng Tại công ty, các mặt hàng luôn sẵn có để đáp ứng ngay nhu cầu của khách hàng Khi có những sự cố phát sinh thì công ty có thể có chỉ thị hay biện pháp giải quyết ngay

Dựa vào bảng 2, ta có thể xây dựng đợc biểu đồ 1 và biểu đồ 2, thể hiện doanh thu và lợi nhuận của đại diện miền Bắc, qua đó thấy đợc mức độ tăng tr-ởng của đại diện trong ba năm qua Từ năm 2000 đến năm 2001, doanh th liên

tục tăng Năm 2000, đại diện đạt đợc 25 166 044 nghìn đồng, năm 2001, tănglên 39 631 067 nghìn đồng, năm 2002, đại diện tiêu thụ đợc 50 100 194 nghìn

đồng Doanh thu năm 2001 tăng 57% so với năm 2000, năm 2002 doanh thu tăng 26$% so với năm 2001 Đây là mức tăng khá cao Lợi nhuận của đại diện

mìên Bắc năm 2000 đạt đợc là 72 698,4 nghìn đồng, năm 2001 đạt đợc

106i116,1 nghìn đồng, tăng 46% so với năm 2000 Năm 2002, lợi nhuận đạt đợc

là 149 912,4 nghìn đồng, tăng 41% so với năm 2001.

Biểu đồ 1 : Doanh thu của thị trờng miền Bắc từ 2000 đến 2002

Biểu đồ 2: Lợi nhuận khu vực miền Bắc từ năm 2000 đến 2002

Năm 2001, lợi nhuận tăng 46% và năm 2002 tăng 106% so với năm 2000 b Hoạt động của đại diện khu vực miền Trung: Khu vực miền Trung thờng có mức tiêu thụ lớn thứ hai sau khu vực miền Bắc Tình hình tiêu thụ của khu vực

này trong ba năm 2000 doanh thu đạt 20 692 080,54 nghìn đồng, 2001 doanh thulà 36 866 111 nghìn đồng và năm 2002 là 31 110 770,3 nghìn đồng Năm 2001,

doanh thu tăng nhiều,khoảng 78% so với năm 2000 nhng năm 2002, doanh thu lại giảm 16% so với năm 2001 Dới đây là biểu đồ về doanh thu ở thị trờng miền Trung:

Biểu đồ 3: Doanh thu của khu vực miền Trung từ năm 2000 đến 2003

Năm 2000, đại diện miền Trung đạt đợc lợi nhuận là 59 774,4 nghìn đồng Năm2001, lợi nhuận là 98 712,64 nghìn đồng, tăng 65% so với năm 2000 Năm 2002,

tuy doanh thu của đại diện này giảm so với năm 2001 nhng lợi nhuận vẫn tăng

tuyệt đối mặc dù lợng tăng này không đáng kể đạt 99 344,7 nghìn đồng Biểu đồ

dới đây thể hiện lợi nhuận thu đợc của khu vực miền Trung

Biểu đồ 4: Lợi nhuận khu vực miền Trung từ năm 2000 đến 2002

c Tình hình kinh doanh ở khu vực miền Nam: Khu vực miền Nam là một thị tr-ờng rộng lớn và hoạt động mạnh mẽ song công ty cha tập trung khai thác tốt thị trờng này Do công ty cha có đủ điều kiện về cơ sở vật chất và con ngời để tập trung phát triển kinh doanh ở thị trờng này Doanh thu và lợi nhuận ở khu vực này là nhỏ nhất trong ba khu vực Biểu đồ dới đây thể hiện doanh thu mà khu vực miền Nam đã thực hi ện đợc trong ba năm 2000, 2001 và 2002:

Biểu đồ 5: Doanh thu khu vực miền Nam từ 2000 đến 2002

Doanh thu tăng liên tục trong ba năm qua với mức trung bình năm sau tăng hơn năm trớc khoảng 50% Lợi nhuận thực hiện năm 2001 tăng 44% so với năm 2000 Năm 2002, lợi nhuận tăng thêm 55% so với năm 2001 Tuy khu vực này đem lại tổng doanh thu và lợi nhuận nhỏ hơn khá nhiều so với hai khu vực phía Bắc và miền Trung song có thể thấy tiềm năng phát triển của nó là rất lớn.

Doanh thu và lợi nhuân trong ba năm qua tăng với tốc độ khá cao hứa hẹn một thị trờng tiềm năng để công ty khai thác Biểu đồ dới đây biểu diễn mức tăng lợi nhuận tại khu vực này:

Biểu đồ 6: lợi nhuận của khu vực miền Nam từ năm 2000 đến năm2002

1.2.2 2 Sự vận dụng phạm trù hiệu quả vào việc đánh giá hiệu quả hoạt động của các đại diện bán hàng

a Những vấn đề chung về hiệu quả hoạt động kinh doanh

Khi đề cập đến vấn đề hiệu quả có thể đứng trên các góc độ khác nhau để xem xét Nếu hiểu theo mục đích cuối cùng thì hiệu quả kinh tế là hiệu số giữa kết quả thu về và chi phí bỏ ra để đạt đợc kết quả đó Trên góc độ nay thì hiệu quả có thể đồng nhất với lợi nhuận Nếu đứng trên góc độ từng yếu tố riêng lẻ để xem xét thì hiệu quả là thể hiện trình độ và khả năng sử dụng các yếu tố đó trong quá trình sản xuất kinh doanh

Hiệu quả vừa là một phạm trù cụ thể vừa là phạm trù trừu tợng Nếu là phạm trù cụ thể thì trong công tác quản lý phải định lợng thành các chỉ tiêu, con số để tính toán, so sánh; nếu là phạm trù trừu tợng phải đợc định tính thành mức độ quan trọng hoặc vai trò của nó trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh Ngời ta chia hiệu quả thành hai loại:

- Nếu đứng trên phạm vi từng yếu tố riêng lẻ thì có phạm trù kinh tế hay hiệu quả kinh doanh.

- Nếu đứng trên phạm vi xã hội và nền kinh tế quốc dân để xem xét thì có hiệu quả chính trị và hiệu quả xã hội

Thông thờng thì mục tiêu tồn tại của doanh nghiệp trong điều kiện tối thiểu nhất là các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải tạo ra thu nhập về tiêu thụ hàng hoá đủ bù đắp chi phí chi ra để sản xuất ra hàng hoá đó Còn mục tiêu phát triển của doanh nghiệp đòi hỏi quá trình sản xuất kinh doanh vừa phải đảm bảo bù đắp chi phí đã bỏ ra vừa có tích luỹ để tiếp tục quá trình tái sản xuất mở rộng Sự phát triển tất yếu đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải phấn đấu nâng cao hiệu quả sản xuất Đây là mục tiêu cơ bản của doanh nghiệp Từ tr-ớc tới nay các nhà kinh tế đã đa ra nhiều khái niệm khác nhau về hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nh sau:

- Hiệu quả sản xuất kinh doanh là mức độ hữu ích của sản phẩm sản xuất ra tức là giá trị sử dụng của nó hoặc là doanh thu và nhất là lợi nhuận thu đợc sau quá trình kinh doanh Quan điểm này lẫn lộn giữa hiệu quả với mục tiêu kinh doanh.

- Hiệu quả sản xuất kinh doanh là sự tăng trởng kinh tế phản ánh qua nhịp độ tăng của các chỉ tiêu kinh tế Cách hiểu này là phiến diện, chỉ đứng trên mức độ biến động theo thời gian.

- Hiệu quả sản xuất kinh doanh là mức độ tiết kiệm chi phí và mức tăng kết quả Đây là biểu hiện của bản chất chứ không phải là khái niệm về hiệu quả kinh tế.

- Hiệu quả sản xuất kinh doanh là chỉ tiêu đợc xác định bằng tỷ lệ so sánh giữa kết quả với chi phí Định nghĩa nh vậy chỉ muốn nói về cách xác lập chỉ tiêu, chứ không toát lên ý niệm của vấn đề.

- Hiệu quả kinh doanh là mức tăng của kết quả sản xuất kinh doanh trên mỗi lao động hay mức doanh lợi của vốn sản xuất kinh doanh Quan điểm này muốn quy hiệu quả về một chỉ tiêu tổng hợp cụ thể nào đó.

Bởi vậy cần có một khái niệm bao quát hơn: Hiệu quả sản xuất kinh doanh là phạm trù kinh tế biểu hiện tập trung của sự phát triển kinh tế theo chiều sâu, phản ánh trình độ khai thác các nguồn lực đó trong quá trình tái sản xuất nhằm thực hiện mục tiêu kinh doanh Nó là thớc đo ngày càng trở nên quan trọng của sự tăng trởng kinh tế và là chỗ dựa cơ bản để đánh giá việc thực hiện mục tiêu kinh tế của doanh nghiệp trong từng thời kì.

Nh vậy, ta có thể thấy đợc bản chất của hiệu quả sản xuất kinh doanh là nâng cao năng suất lao động xã hội và tiết kiệm lao động xã hội Đây là hai mặt có mối quan hệ mật thiết của hiệu quả kinh tế Chính việc khan hiếm nguồn lực và việc sử dụng chúng có tính cạnh tranh nhằm thoả mãn nhu cầu ngày càng tăng của xã hội, đặt ra yêu cầu phải khai thác tận dụng triệt để và tiết kiệm các nguồn lực Để đạt đợc mục tiêu kinh doanh, các doanh nghiệp buộc phải chú

trọng đến điều kiện nội tại, phát huy năng lực hiệu năng của các yếu tố sản xuất và tiết kiệm mọi chi phí Vì vậy yêu cầu của việc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh là phải đạt kết quả tối đa với chi phí tối thiểu Chi phí ở đây đợc hiểu theo nghĩa rộng là chi phí tạo ra nguồn lực và chi phí sử dụng nguồn lực, đồng thời cả chi phí cơ hội.

Khi xem xét hiệu quả sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp, cần phải dựa vào một hệ thống các tiêu chuẩn, các doanh nghiệp phải coi các tiêu chuẩn là mục tiêu phấn đấu Cũng có thể nói rằng doanh nghiệp có đạt đợc tiêu chuẩn này mới có thể đạt đợc các chỉ tiêu về kinh tế, chính trị xã hội Hệ thống tiêu chuẩn đó bao gồm:

- Doanh nghiệp hoạt động trong cơ chế thị trờng nhng phải tuân thủ sự quản lý vĩ mô của nhà nớc theo hệ thống pháp luật hiện hành.

- Phải kết hợp hài hoà giữa ba lợi ích: cá nhân, tập thể, nhà nớc Tuyệt đối không vì lợi ích cá nhân mà làm tổn hại đến lợi ích tập thể và xã hội.

- Lợi nhuận mà doanh nghiệp kiếm đợc phải dựa trên cơ sở vận dụng linh hoạt, sáng tạo các quy luật của nền sản xuất hàng hoá.

b Các chỉ tiêu phản ánh hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh:

Dựa trên các tiêu chuẩn đó, ngời ta đa tra hệ thống các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả kinh tế trong các doanh nghiệp công nghiệp nh sau:

- Nhóm các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả sử dụng lao động - Nhóm các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả sử dụng vốn

- Nhóm các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả kinh tế tổng hợp hoạt động kinh doanh.

- Nhóm các chỉ tiêu xét về mặt kinh tế xã hội.

Để phân tích đợc hiệu quả hoạt động của các đại diện thơng mại, công ty tính toán các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả hoạt động rồi thực hiện các phép phân tích, so sánh các chỉ tiêu Các chỉ tiêu đó là:

- Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu - Lợi nhuận trên chi phí.

- Tổng doanh thu qua các thời kì - Tốc độ tăng doanh thu.

- Tốc độ tăng lợi nhuận

Công ty tiến hành so sánh hiệu quả hoạt động của các đại diện với nhau Ngoài ra công ty còn tiến hành đánh giá định tính về hoạt động của đại diện thơng mại chủ yếu thông qua đánh giá định tính những đặc điểm của các cá nhân bán hàng

của đại diện nh mức độ năng động, mức độ nhiệt tình với công việc, khả năng tạo các mối quan hệ với khách hàng Việc đánh giá định tính tơng đối khó khăn, dễ bị ảnh hởng bởi ý kiến chủ quan của ngời đánh giá Tuy nhiên kết quả đánh giá càng chính xác và khách quan sẽ là nhân tố tích cực thúc ngời lao động thực hiện công việc có trách nhiệm hơn.

1.2.2.3Đánh giá hiệu quả hoạt động của các đại diện bán hàng

Tình hình hoạt động của cả ba đại diện của ba khu vực Bắc, Trung, Nam trong ba năm trở lại đây đều đạt đợc những mức tăng đáng kể về doanh thu và lợi nhuận Trong đó, khu vực miền Bắc đóng góp vào doanh thu và lợi nhuận của toàn công ty là lớn hơn cả, sau đó là khu vực miền Trung và cuối cùng là khu vực miền Nam Dựa vào bảng tổng hợp doanh thu và lợi nhuận mà ba đại diện thực hiện đợc, ta xác định đợc mức độ đóng góp vào tổng doanh thu và lợi nhuận của từng đai diện nh sau:

Bảng 2: Doanh thu và tỷ trọng trong doanh thu của từng

Ta có thể nhìn vào biểu đồ sau đây để thấy rõ hơn đợc tỷ trọng doanh thu của ba khu vực trong tổng doanh thu từ năm 2000 đến 2002.

Biểu đồ 7:Tỷ trọng chiếm trong doanh thu của ba khu vựctừ năm 2000 đến 2002

Khu vực miền Bắc đạt đợc khoảng 45%, miền Trung đạt đợc 37% còn miền Nam đạt đợc 18% trong tổng doanh thu năm 2000 Năm 2001, doanh thu của khu vực miền Trung tăng, chiếm tới 40% trong tổng doanh thu trong khi đó miền Bắc, tỷ trọng doanh thu lại giảm xuống còn 43% Tỷ trọng của khu vực miền Nam không biến động nhiều, chỉ giảm 1% so với năm 2000 Nếu xét về doanh thu tuyệt đối thì cả ba miền đều tăng về doanh thu

Năm 2002, hoạt động tiêu thụ ở khu vực miền Nam đã đạt đơc tỷ lệ tăng đáng kể trong tổng doanh thu, chiếm tới 21% trong khi đó miền Trung, tỷ lệ này lại giảm xuống còn 32% Miền Bắc vẫn duy trì đợc mức tỷ trọng cao nhất là 47% Trong năm này, doanh thu của miền Trung giảm so với năm 2001 nhng lợi nhuận vẫn tăng tuyệt đối so với năm 2001 tuy lợng tăng này không lớn

Để đánh giá hiệu quả hoạt động của các đại diện, ta không chỉ dựa vào các con số tuyệt đối về doanh thu và lợi nhuận Mỗi thị trờng có quy mô khác nhau và các điều kiện khó khăn thuận lợi riêng cũng nh những thế mạnh về nguồn lực Do vậy ngời ta dùng chỉ tiêu hiệu quả sử dụng lao động để đánh giá hiệu quả của từng đại diện và so sánh các chỉ tiêu đó giữa các đại diện Hiệu quả sử dụng lao động thể hiện bằng năng suất lao động theo doanh thu và năng suất lao động tính theo lợi nhuận Nó đợc tính bằng công thức:

Năng suất lao động=Doanh thu trong kìTổng số lao động bình quân trong kì

Năng suất lao động=Lợi nhuận trong kìTổng số lao động bình quân trong kì

ý nghĩa của công thức tính hiệu quả sử dụng lao động này là trong mỗi thời kì, trung bình mỗi ngời lao động tạo ra bao nhiêu doanh thu hoặc lợi nhuận Dựa vào công thức trên và bảng 2 về doanh thu, lợi nhuận của từng đại diện, ta tính đ-ợc năng suất lao động của từng đại diện và đđ-ợc thể hiện ở bảng 4

Bảng 4: năng suất lao động của từng đại diện từ năm 2000 đến 2002

đơn vị: 1000 đ

Chỉ tiêuMiền BắcMiền TrungMiền Nam

Khu vực miền Bắc là khu vực đạt đợc kết quả kinh doanh lớn nhất và đó cũng là khu vực đợc đầu t đầy đủ nhất cơ sở vật chất với lực lợng bán hàng là đông đảo nhất: 24 nhân viên Đại diện miền Trung có 12 nhân viên và khu vực miền Nam có 7 nhân viên Để dễ dàng đánh giá hiệu quả sử dụng lao động của từng đại diện và so sánh các đại diện với nhau, ta có biểu đồ 7, thể hiện năng suất lao động theo doanh thu và biểu đồ 8 là năng suất lao động theo lợi nhuận.

Biểu đồ 7: Năng suất lao động tính theo doanh thu của các đại

Biểu đồ 8: năng suất lao động tính theo lợi nhuận của các đạidiện từ năm 2000 đến năm 2002

Hiệu quả sử dụng lao động tính theo lợi nhuận thu đợc do ba đại diện ở ba khu vực thu đợc nhìn chung đều tăng qua các năm Miền Bắc vẫn là khu vực có năng suất lao động thấp nhất trong ba vùng Năm 2001, chỉ tiêu này của khu vực miền Trung tăng mạnh và chỉ tăng thêm không đáng kể vào năm 2002 Riêng đại diện của khu vực miền Nam có mức tăng mạnh Xét cả hai chỉ tiêu năng suất lao động tính theo doanh thu và lợi nhuận cùng, rõ ràng là đại diện ở khu vực miền Nam đang hoạt động có hiệu quả hơn so với hai đại diện còn lại, và mức tăng tr-ởng khá đều và cao Đại diện khu vực phía Bắc phụ trách một phạm vi thị tr ờng lớn nhng lợng lao động đợc sử dụng còn lãng phí Mức tăng trởng của khu vực miền Trung cha đều, điều đó có nghĩa là đại diện này cha xác định một cách thức hoạt động tối u.

Hiệu quả kinh doanh thể hiện ở các chỉ tiêu xã hội mà mỗi đại diện đạt đ-ợc Các đại diện còn nhỏ về quy mô, hiện nay mới chỉ tạo công ăn việc làm cho một số ít lao động tại khu vực đó Đời sống cán bộ nhân viên của công ty nói chung và ở các đại diện nói riêng đều đợc quan tâm và đang ngày càng đợc cải thiện, thể hiện ở mức lơng trung bình liên tục tăng trong các năm vừa qua Nhân viên đợc hởng lơng theo quy định và đợc hởng theo doanh số bán của đại diện nơi mình công tác Mức hởng lơng đó nói chung xứng đáng với những gì mà họ đóng góp cho công ty Nhân viên cũng đợc hởng đầy đủ các chế độ phúc lợi

Nhìn chung, các đại diện đang hoạt động với hớng phát triển Tiềm năng thị trờng lớn, đặc biệt là thị trờng miền Nam Đó là một dấu hiệu quan trọng để công ty xem xét mở rộng hệ thống tiêu thụ thông qua các đại diện trong thời gian tới.

1.2.2.4 Hiệu quả hoạt động của các đại diện bán hàng tác động đến hiệu quả hoạt động tiêu thụ.

Hiệu quả hoạt động của đại diện bán hàng tác động trực tiếp đến hiệu quả tiêu thụ trung của toàn công ty Trong vài năm trở lại đây, đặc biệt là từ khi công ty tiến hành cổ phần hoá, do sự đổi mới trong quản lý để đạt đợc các mục tiêu cụ thể của công ty, các đại diện thơng mại của công ty đã hoạt động khá tích cực, thể hiện rõ ở kết quả hoạt động kinh doanh của các đại diện liên tục tăng về doanh thu và lợi nhuận Chính vì vậy, công ty cũng đạt đợc những mục tiêu phát triển đã đề ra

Hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty cũng đợc đánh giá qua các chỉ tiêu hiệu quả sử dụng lao động, hiệu quả sử dụng vốn, các chỉ tiêu kinh tế xã hội Hiệu quả sử dụng vốn đợc đánh giá qua chỉ sức sinh lời của vốn cố định và vốn lu động Công thức tính nh sau:

Sức sinh lời của vốn cốđịnh (lu động)=

Lợi nhuận trong kì

Vốn cố định (lu động) bình quân trong kì

ý nghĩa của chỉ tiêu này là mỗi đồng vốn của công ty có thể tạo ra bao nhiêu đồng lợi nhuận So sánh giữa các năm để biết đợc sự tiến bộ trong hoạt động kinh doanh của công ty.

Dới đây là bảng tổng hợp các chỉ tiêu đã đợc tính toán, phản ánh tình hình kinh doanh để đánh giá hiệu quả hoạt động tiêu thụ của công ty

Bảng 3: Kết quả kinh doanh của công ty từ năm 2000 đến năm 2002