KỸ NĂNG tổ CHỨC hội họp và tổ CHỨC sự KIỆN

tổ chức hội họp là một trong những phương thức cơ bản để tập hợp các thành viên và các đối tượng có liên quan, nhằm trao đổi, thu thập, phổ biến thông tin, thảo luận về những vấn đề được lựa chọn hay biểu quyết thông qua các quyết định thuộc thẩm quyền tập thể

KỸ NĂNG TỔ CHỨC, ĐIỀU HÀNH HỘI HỌP

VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN

I MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỘI HỌP VÀ SỰ KIỆN

1 Một số khái niệm

1.1 Hội họp

- Theo Đại Từ điển tiếng Việt: Hội họp là họp để bàn công việc nói chung

- Theo tài liệu bồi dưỡng chuyên viên do Bộ Nội vụ biên soạn năm 2013: Hội họp là một loại hoạt động được các tổ chức nhà nước tiến hành thường kỳ hoặc đột xuất, để tập hợp các thành viên và các đối tượng khác có liên quan, nhằm trao đổi thông tin, thảo luận về những vấn đề được lựa chọn hay biểu quyết thông qua các quyết định thuộc thẩm quyền tập thể

- Theo tài liệu Bồi dưỡng ngạch chuyên viên chính năm 2018 của Bộ Nội vụ: Hội họp là sự tập hợp của nhiều người một cách có tổ chức, có nguyên tắc, tại một địa điểm, thời gian nhất định để thực hiện hoặc giải quyết các công việc, các vấn đề mà những người tham dự cùng quan tâm

Từ những định nghĩa trên về hội họp, chúng ta có thể hiểu: Hội họp là hoạt động được các tổ chức tiến hành thường kỳ hoặc đột xuất, để tập hợp các thành viên có liên quan, nhằm thông tin, thảo luận và quyết định thuộc những vấn đề thuộc thẩm quyền của tổ chức

1.2 Sự kiện

- Theo tài liệu Bồi dưỡng lãnh đạo, quản lý cấp phòng năm 2019 của Bộ Nội:

Sự kiện được hiểu là các hoạt động xã hội trong công tác của các cơ quan đảng, nhà nước, các bộ, ban, ngành, địa phương; hoạt động xã hội của các tổ chức và doanh nghiệp trong lĩnh vực thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hội, các trò chơi cộng đồng cũng như các hoạt động khác liên

quan đến lễ hội, văn hóa, phong tục tập quán… không giới hạn về phạm vi không

gian, thời gian cũng như lĩnh vực hoạt động.

1.3 Tổ chức sự kiện

- Theo tài liệu Bồi dưỡng lãnh đạo, quản lý cấp phòng năm 2019 của Bộ Nội vụ: Tổ chức sự kiện là các hoạt động liên quan đến việc thiết kế, triển khai thực hiện các sự kiện trong các lĩnh vực khác nhau như giải trí, xã hội, thương mại, nghệ thuật, thể thao, giáo dục… nhằm mục đích thu hút sự chú ý và truyền tải một thông điệp nhất định đến người tham dự sự kiện đó Tổ chức sự kiện bao gồm một

số hoặc toàn bộ các hoạt động từ việc thiết kế, triển khai đến kiểm soát các hoạt động của sự kiện nhằm đạt được các mục tiêu nhất định đã đề ra

2 Vai trò của hội họp, sự kiện

1.1 Vai trò của hội họp

Một là, tổ chức hội họp là một trong những phương thức cơ bản để tập hợp các

thành viên và các đối tượng có liên quan, nhằm trao đổi, thu thập, phổ biến thông tin, thảo luận về những vấn đề được lựa chọn hay biểu quyết thông qua các quyết định thuộc thẩm quyền tập thể;

Hai là, giúp người lãnh đạo, quản lý huy động trí tuệ tập thể, tri thức và kinh

nghiệm của các thành viên, đặc biệt là các chuyên gia nhằm giải quyết những vấn đề phức tạp; truyền đạt trực tiếp các quyết định quản lý đến những người thực hiện

Ba là, giúp sơ kết, tổng kết, đánh giá tình hình thực hiện công việc để xác định

các nhiệm vụ cần triển khai của cơ quan, đơn vị trong một thời gian nhất định;

Bốn là, giúp truyền đạt chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà

nước hoặc chủ trương chính sách của cấp trên;

Năm là, tạo môi trường, điều kiện để cán bộ, nhân viên trong cơ quan, đơn

vị tiếp cận với các tri thức, phương pháp mới

Ngoài 5 nội dung thể hiện vai trò như trên, đối với cấp phòng, hội họp còn là một hoạt động mang tính tất yếu gắn với hoạt động tác nghiệp Thông qua hội họp, cách thức giải quyết các vấn đề chuyên môn, kỹ thuật và nghiệp vụ mà phòng cần tư

vấn, triển khai và tham mưu sẽ được xem xét, bàn luận và quyết định

1.2 Vai trò của sự kiện

Sự kiện giúp truyền tải những thông điệp nhất định đến công chúng, những người tham gia sự kiện và xã hội nói chung nhằm hướng tới các mục tiêu đặt ra của chủ thể tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là một phương pháp truyền thông tinh tế và hiệu quả giúp gia tăng mối quan hệ một cách nhanh chóng, mọi người có dịp được trải nghiệm cũng như tiếp xúc trực tiếp với mục tiêu tổ chức sự kiện Qua đó làm cho chủ thể củng cố

và phát triển thương hiệu, cũng như uy tín của chủ thể tổ chức

Đặc biệt, trong thời kỳ nền kinh tế đang phát triển, hội nhập như hiện nay, tổ chức sự kiện là kênh tiếp cận, giao lưu với mục tiêu nhanh chóng, chính xác nhất Việc tổ chức sự kiện giúp chủ thể thúc đẩy, đồng thời tăng cường hơn nữa các mối quan hệ một cách trực tiếp, hiệu quả nhất Chính những lợi ích không ngờ đó, mà hiện nay việc tổ chức sự kiện, quảng bá thương hiệu đang là xu hướng rất phổ biến, được áp dụng cho nhiều tổ chức

3 Các loại hình và tính chất hội họp, sự kiện

3.1 Các loại hình và tính chất hội họp

* Đại hội

Đại hội là một hình thức hội họp phổ biến, triệu tập toàn thể hoặc một số lượng nhất định các đại biểu đại diện cho các thành viên của tổ chức nhà nước để quyết định những vấn đề quan trọng, mang tính định hướng cho hoạt động của tổ chức hoặc quyết định những vấn đề thuộc về nhân sự trong bộ máy điều hành tổ chức

Đại hội được tổ chức chính thức, theo kế hoạch định trước của các tổ chức nhà nước, tuân thủ các quy định chung về nghi thức, thủ tục tiến hành

* Hội nghị

Là một hình thức hội họp được tiến hành trên cơ sở triệu tập một số đối tượng thành viên nhất định của tổ chức để bàn bạc, thảo luận, quyết nghị một hoặc

một số vấn đề cụ thể, quan trọng nhằm thực hiện các nội dung cơ bản, có ý nghĩa lớn đối với hoạt động của tổ chức

Hội nghị cũng có thể được tổ chức để quán triệt tư tưởng, phổ biến nội dung

và cách thức hành động chung để giải quyết một hoặc một số vấn đề quan trọng của tổ chức; để sơ kết, tổng kết một hoạt động lớn được tổ chức tiến hành

Hội nghị thường có nhiều người tham gia với những quan điểm khác nhau, thậm chí đối lập nhau Trong thực tế có những hội nghị thành công và hội nghị không thành công

Hội nghị thành công phải bảo đảm được số lượng đại biểu tối thiểu theo quy định tham dự và biểu quyết; đạt được nhận thức chung, sự đồng thuận, kết quả chung (thể hiện qua nghị quyết, quyết định, chương trình hành động…) và quyết tâm chung để tạo ra sự thay đổi trong tổ chức, hoạt động hoặc triển khai thực hiện các kết quả của hội nghị

Hội nghị không thành công có thể làm cho hội nghị không đạt được kết quả

và mục đích như dự kiến, sẽ dẫn đến hậu quả tiêu cực cho cơ quan, tổ chức như ra chủ trương sai hoặc kiến nghị chính sách kém hiệu quả tạo nên sự hỗn độn trong hoạt động của tổ chức, làm gián đoạn công việc…; làm giảm tinh thần quyết tâm của cán bộ nhân viên trong cơ quan, tổ chức, giảm tiến độ làm việc, thậm chí rơi vào trì trệ; lãng phí thời gian và nguồn lực…

* Hội thảo

Là một hình thức hội họp với đối tượng tham gia là các nhà chuyên môn, các chuyên gia thuộc một lĩnh vực hoạt động cụ thể để thảo luận về một hay một số vấn đề nào đó có tính khoa học, lý luận và thực tiễn đang đặt ra với mục đích làm sáng tỏ cơ sở lý luận, cơ sở thực tiễn của vấn đề, từ đó dự báo vấn đề một cách có

cơ sở khoa học hoặc đề xuất, kiến nghị chủ trương, chính sách và biện pháp triển khai thực hiện

Về tính chất, hội thảo là hình thức hội họp để thu thập thông tin, huy động trí

tuệ của cộng đồng chuyên môn

* Giao ban

Giao ban là hình thức hội họp được tổ chức thường kỳ, phổ biến, thông dụng trong hầu hết các cơ quan, tổ chức với thành phần tham dự là bộ phận lãnh đạo, quản lý các đầu mối trong cơ cấu bộ máy của cơ quan, tổ chức

Giao ban được tiến hành nhằm phổ biến, trao đổi thông tin, đôn đốc các hoạt động hoặc phân công công việc của cơ quan, tổ chức

* Hội họp có yếu tố nước ngoài

Là những hội nghị, hội họp, hội thảo có sự tham gia của các đại biểu nước ngoài để trao đổi, bàn bạc về một hoặc một số vấn đề hay nội dung cần thiết hoặc

có liên quan đến lợi ích của các nước, vùng lãnh thổ đó

* Các hình thức hội họp khác: Tùy theo yêu cầu của hoạt động, trong các

cơ quan, tổ chức còn tồn tại một số hình thức hội họp khác như:

- Họp thường kì: Là cuộc họp được ấn định gắn với các chương trình, kế hoạch làm việc định kì;

- Họp trù bị: Để chuẩn bị cho một đại hội, một hội nghị chính thức;

- Họp bất thường: Để xử lý một vấn đề đột xuất;

- Họp nhóm - tổ công tác: Để giải quyết những vấn đề thuộc phạm vi chức trách của nhóm - tổ công tác;

- Hội ý công vụ: Để phối hợp hành động giữa các cá nhân cùng tham gia giải quyết một hoạt động công vụ cụ thể

3.2 Các loại hình và tính chất sự kiện

Với các nhu cầu và mục tiêu khác nhau, các sự kiện được diễn ra dưới nhiều hình thức đa dạng nhằm đáp ứng chính xác mục đích mà sự kiện đó nhắm đến Các loại hình khác nhau sẽ có những quy mô sự kiện khác nhau nhằm truyền tải được thông điệp, ý nghĩa của sự kiện đó đến người tham dự một cách hiệu quả Trong thực tế thường có một số loại sự kiện như:

- Sự kiện ra mắt sản phẩm mới, giới thiệu dịch vụ

- Sự kiện họp báo, các hoạt động thông cáo báo chí

- Các sự kiện nhằm mục đích gây quỹ, chương trình từ thiện

- Sự kiện triển lãm, tổ chức trưng bày sản phẩm tại điểm bán hàng

- Các lễ hội, liên hoan, lễ kỷ niệm…

- Sự kiện khai trương, khánh thành

- Các sự kiện team building, các hoạt động trải nghiệm…

II QUY TRÌNH VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG HỘI HỌP

1 Yêu cầu đối với tổ chức hoạt động hội họp

I.1 Xác định mục đích hội họp

Hoạt động hội họp luôn được tổ chức với một hoặc một số mục đích nhất định Vì vậy, khi quyết định tổ chức một hoạt động hội họp cụ thể, cần xác định rõ ràng các mục đích hướng tới và sắp xếp theo thứ tự ưu tiên cho các mục đích

Đối với các hoạt động hội họp cấp phòng, cần phải xác định mục đích một cách cụ thể, rõ ràng và khả thi Để thực hiện điều đó, người lãnh đạo cấp phòng cần trả lời các câu hỏi: Hoạt động hội họp được tổ chức nhằm giải quyết những vấn đề gì? Mức độ cần thiết giải quyết và ý nghĩa của việc giải quyết những vấn đề

đó cụ thể ra sao?

Mục đích hội họp sẽ quyết định cách thức tổ chức và điều hành hội họp

1.2 Nguyên tắc tổ chức hội họp

Tại Điều 4, Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg ngày 09 tháng 11 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của

cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước, nguyên tắc tổ chức cuộc họp được quy định như sau:

- Quyết công việc đúng thẩm quyền, tự chủ, tự chịu trách nhiệm trong việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được giao, cấp trên không can thiệp và giải quyết công việc thuộc thẩm quyền của cấp dưới và cấp dưới không chuyển công việc

thuộc thẩm quyền lên cho cấp trên giải quyết

- Tuân thủ pháp luật, tập trung dân chủ; công khai, minh bạch và bảo đảm bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật

- Tổ chức cuộc họp theo kế hoạch công tác hoặc khi thực sự cần thiết phù hợp với tính chất, yêu cầu và nội dung của vấn đề, công việc cần giải quyết; với tính chất và đặc điểm về tổ chức và hoạt động của từng loại cơ quan, đơn vị

- Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự; đề cao và thực hiện nghiêm túc trách nhiệm cá nhân trong chỉ đạo, chủ trì, tham dự cuộc họp, trách nhiệm của các cơ quan bảo đảm, phục vụ cuộc họp

- Lồng ghép, kết hợp các loại cuộc họp có nội dung liên quan với nhau hợp lý; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong việc tổ chức họp; cải tiến, đơn giản hoá thủ tục trong tổ chức cuộc họp; bảo đảm chất lượng, hiệu quả, thiết thực, tiết kiệm, không phô trương, hình thức

- Không làm ảnh hưởng đến các hoạt động công vụ khác của cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền, việc tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính cho công dân và tổ chức theo quy định của pháp luật

2 Quy trình và kỹ năng tổ chức hoạt động

Bước 1) Chuẩn bị tổ chức hội họp

* Thành lập Ban tổ chức

Tuỳ theo mức độ, quy mô và tính chất của cuộc họp để xác định người có thẩm quyền ra quyết định thành lập Ban tổ chức

Ban Tổ chức có trách nhiệm xây dựng kế hoạch tổ chức hội họp và phân công, phân nhiệm cho các bộ phận và cá nhân phụ trách từng mảng việc

Đối với các cuộc hội họp do phòng chuyên môn chịu trách nhiệm, nhưng liên quan đến các lĩnh vực, các cấp, các ngành khác nhau trong phạm vi rộng, có thể bố trí thành phần tham gia Ban tổ chức là người có vị trí và ảnh hưởng cao nhất trong quản lý hoặc trong chuyên môn

* Xây dựng kế hoạch, chương trình

- Để xây dựng kế hoạch, chương trình cần đặt ra và trả lời một số câu hỏi cụ thể như:

- Mục đích cuộc hội họp là gì?

- Đối tượng tham gia là những ai?

- Số lượng người tham gia cụ thể là bao nhiêu?

- Thời gian, lịch trình thực hiện các phần nội dung cụ thể ra sao?

- Điều kiện vật chất và phương tiện kỹ thuật phục vụ hoạt động hội họp cụ thể là như thế nào? v.v

Sau khi có được những câu trả lời khái quát trên, căn cứ quy mô, tính chất

của hội họp, cá nhân/đơn vị tổ chức hội họp làm tờ trình, đề án tổ chức hội nghị, hội họp, hội thảo trình cấp có thẩm quyền.

* Nội dung quan trọng của tờ trình, đề án theo quy định cần nêu bật các điểm sau:

- Lý do, danh nghĩa tổ chức, mục đích của hội nghị, hội họp, hội thảo;

- Thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị, hội họp, hội thảo;

- Nội dung chủ yếu của hội nghị, hội họp, hội thảo;

- Thành phần tham gia tổ chức;

- Thành phần tham dự: số lượng và cơ cấu thành phần đại biểu, khách mời;

- Nguồn kinh phí tổ chức hội nghị, hội họp, hội thảo;

- Tờ trình, đề án cần gửi sớm lên cấp có thẩm quyền để có đủ thời gian xem xét và phê duyệt, đồng thời bảo đảm có đủ thời gian cho công tác chuẩn bị

* Triển khai các công tác chuẩn bị tiến hành

- Phổ biến kế hoạch và biện pháp triển khai đến các bộ phận liên quan

- Chuẩn bị về nhân sự: căn cứ quy mô hội họp, Ban Tổ chức thành lập các tiểu ban nhằm điều hành việc triển khai thực hiện kế hoạch tổ chức hội họp

- Chuẩn bị về nội dung: đây là khâu quan trọng nhất Tiểu ban Nội dung hoặc các thành viên được phân công phụ trách mảng nội dung phải tham mưu, chuẩn bị nội dung thảo luận, trao đổi tại các phiên họp; chuẩn bị các tài liệu tham

khảo; gợi ý thảo luận về các vấn đề nội dung; dự thảo kết luận hay tuyên bố, nghị quyết của hội họp hoặc ghi nhận những kết quả thảo luận tại các phiên của hội họp

và biên soạn kỷ yếu hội họp

- Chuẩn bị về điều kiện, cơ sở vật chất: Tiểu ban Hậu cần hoặc các thành viên được phân công phụ trách phải tham mưu chuẩn bị các điều kiện đảm bảo cho hội nghị, hội họp, hội thảo; lập dự trù kinh phí chi tiết cho toàn bộ hội nghị, hội họp, hội thảo

- Bảo đảm an ninh cho hội nghị, hội họp, hội thảo: Tiểu ban An ninh cần chuẩn

bị kế hoạch bảo đảm an ninh cho hội nghị, hội họp, hội thảo ngay từ khi khách đến, làm thẻ ra vào hội nghị, hội họp, hội thảo; bảo đảm an ninh trong quá trình tham gia hội nghị, hội họp, hội thảo, các chương trình tham quan, dã ngoại

- Bảo đảm các điều kiện về y tế: cần bố trí trạm y tế lưu động phục vụ hội nghị, hội họp, hội thảo; bảo đảm vệ sinh an toàn thực phẩm tại các bữa ăn hoặc chiêu đãi trong thời gian hội nghị, hội họp, hội thảo

- Chuẩn bị phòng họp cho hội nghị, hội họp, hội thảo: Việc trang trí, sắp xếp bàn ghế và chỗ ngồi sẽ tùy thuộc vào tính chất của hội nghị, hội họp, hội thảo và khuôn khổ diện tích của phòng họp; bảo đảm đầy đủ trang thiết bị kỹ thuật như âm thanh, ánh sáng, màn chiếu, máy chiếu, máy tính và các thiết bị hỗ trợ cần thiết khác

* Lập phương án điều hành

- Chuẩn bị và tập dượt thể hiện các nội dung đã được chuẩn bị cho việc điều hành;

- Chuẩn bị nội dung dẫn dắt, cách thức thể hiện nội dung dẫn dắt tiến trình hội họp

- Tiên liệu những tình huống có thể xảy đến trong quá trình điều hành, chuẩn

bị các phương án xử lý

- Trong quá trình điều hành, người điều hành cần lưu ý vận dụng các kỹ năng giao tiếp để đảm bảo hiệu quả

* Xác định các yếu tố ảnh hưởng đến hội họp

- Năng lực của người lãnh đạo, quản lý, nhất là người chủ trì hội họp;

- Điều kiện cơ sở vật chất, phương tiện kỹ thuật phục vụ cho việc tổ chức hội họp;

- Nguồn kinh phí tổ chức hội họp;

- Địa điểm tổ chức hội họp

- Thời gian tổ chức hội họp;

Bước 2) Điều hành hội họp

* Đối với hội nghị và những cuộc họp có quy mô lớn

Người lãnh đạo cấp phòng cần nắm các hoạt động chính diễn ra (khai mạc, chương trình chính, bế mạc):

- Chương trình khai mạc, gồm các nội dung:

+ Văn nghệ (nếu có)

+ Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu

+ Giới thiệu Đoàn Chủ tịch hay Chủ tọa/Chủ tịch/Chủ trì (gọi chung là Chủ

tịch) và Ban Thư ký Mời Đoàn Chủ tịch lên điều hành hội họp; mời Ban Thư ký lên làm việc

- Chương trình chính, gồm các nội dung:

+ Phát biểu khai mạc của Chủ tịch hội nghị, hội họp, hội thảo.

+ Phát biểu chào mừng (nếu có).

+ Trình bày báo cáo chính (đối với hội nghị, hội họp) hay đề dẫn khoa học

(đối với hội thảo)

+ Thảo luận.

- Chương trình bế mạc:

+ Văn nghệ (nếu có)

+ Phát biểu của Chủ tịch hội nghị, hội họp đánh giá kết quả hội nghị, hội

họp; thông qua Tuyên bố của hội nghị hoặc Tuyên bố của Chủ tịch hội nghị, Nghị quyết, Quyết định hay Chương trình hành động hoặc Quyết tâm thư của hội nghị, hội họp Đối với hội thảo, trên cơ sở báo cáo của các hội đồng hay tiểu nhóm riêng,