KỸ NĂNG tổ CHỨC hội họp và tổ CHỨC sự KIỆN

tổ chức hội họp là một trong những phương thức cơ bản để tập hợp các thành viên và các đối tượng có liên quan, nhằm trao đổi, thu thập, phổ biến thông tin, thảo luận về những vấn đề được lựa chọn hay biểu quyết thông qua các quyết định thuộc thẩm quyền tập thể

KỸ NĂNG TỔ CHỨC, ĐIỀU HÀNH HỘI HỌP VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN I MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỘI HỌP VÀ SỰ KIỆN Một số khái niệm 1.1 Hội họp - Theo Đại Từ điển tiếng Việt: Hội họp họp để bàn cơng việc nói chung - Theo tài liệu bồi dưỡng chuyên viên Bộ Nội vụ biên soạn năm 2013: Hội họp loại hoạt động tổ chức nhà nước tiến hành thường kỳ đột xuất, để tập hợp thành viên đối tượng khác có liên quan, nhằm trao đổi thông tin, thảo luận vấn đề lựa chọn hay biểu thông qua định thuộc thẩm quyền tập thể - Theo tài liệu Bồi dưỡng ngạch chuyên viên năm 2018 Bộ Nội vụ: Hội họp tập hợp nhiều người cách có tổ chức, có nguyên tắc, địa điểm, thời gian định để thực giải công việc, vấn đề mà người tham dự quan tâm Từ định nghĩa hội họp, hiểu: Hội họp hoạt động tổ chức tiến hành thường kỳ đột xuất, để tập hợp thành viên có liên quan, nhằm thơng tin, thảo luận định thuộc vấn đề thuộc thẩm quyền tổ chức 1.2 Sự kiện - Theo tài liệu Bồi dưỡng lãnh đạo, quản lý cấp phòng năm 2019 Bộ Nội: Sự kiện hiểu hoạt động xã hội công tác quan đảng, nhà nước, bộ, ban, ngành, địa phương; hoạt động xã hội tổ chức doanh nghiệp lĩnh vực thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hội, trò chơi cộng đồng hoạt động khác liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong tục tập quán… không giới hạn phạm vi không gian, thời gian lĩnh vực hoạt động 1.3 Tổ chức kiện - Theo tài liệu Bồi dưỡng lãnh đạo, quản lý cấp phòng năm 2019 Bộ Nội vụ: Tổ chức kiện hoạt động liên quan đến việc thiết kế, triển khai thực kiện lĩnh vực khác giải trí, xã hội, thương mại, nghệ thuật, thể thao, giáo dục… nhằm mục đích thu hút ý truyền tải thông điệp định đến người tham dự kiện Tổ chức kiện bao gồm số toàn hoạt động từ việc thiết kế, triển khai đến kiểm soát hoạt động kiện nhằm đạt mục tiêu định đề Vai trò hội họp, kiện 1.1 Vai trò hội họp Một là, tổ chức hội họp phương thức để tập hợp thành viên đối tượng có liên quan, nhằm trao đổi, thu thập, phổ biến thông tin, thảo luận vấn đề lựa chọn hay biểu thông qua định thuộc thẩm quyền tập thể; Hai là, giúp người lãnh đạo, quản lý huy động trí tuệ tập thể, tri thức kinh nghiệm thành viên, đặc biệt chuyên gia nhằm giải vấn đề phức tạp; truyền đạt trực tiếp định quản lý đến người thực Ba là, giúp sơ kết, tổng kết, đánh giá tình hình thực công việc để xác định nhiệm vụ cần triển khai quan, đơn vị thời gian định; Bốn là, giúp truyền đạt chủ trương, sách Đảng, pháp luật Nhà nước chủ trương sách cấp trên; Năm là, tạo mơi trường, điều kiện để cán bộ, nhân viên quan, đơn vị tiếp cận với tri thức, phương pháp Ngồi nội dung thể vai trị trên, cấp phòng, hội họp hoạt động mang tính tất yếu gắn với hoạt động tác nghiệp Thông qua hội họp, cách thức giải vấn đề chuyên môn, kỹ thuật nghiệp vụ mà phòng cần tư vấn, triển khai tham mưu xem xét, bàn luận định 1.2 Vai trò kiện Sự kiện giúp truyền tải thông điệp định đến công chúng, người tham gia kiện xã hội nói chung nhằm hướng tới mục tiêu đặt chủ thể tổ chức kiện Tổ chức kiện phương pháp truyền thông tinh tế hiệu giúp gia tăng mối quan hệ cách nhanh chóng, người có dịp trải nghiệm tiếp xúc trực tiếp với mục tiêu tổ chức kiện Qua làm cho chủ thể củng cố phát triển thương hiệu, uy tín chủ thể tổ chức Đặc biệt, thời kỳ kinh tế phát triển, hội nhập nay, tổ chức kiện kênh tiếp cận, giao lưu với mục tiêu nhanh chóng, xác Việc tổ chức kiện giúp chủ thể thúc đẩy, đồng thời tăng cường mối quan hệ cách trực tiếp, hiệu Chính lợi ích khơng ngờ đó, mà việc tổ chức kiện, quảng bá thương hiệu xu hướng phổ biến, áp dụng cho nhiều tổ chức Các loại hình tính chất hội họp, kiện 3.1 Các loại hình tính chất hội họp * Đại hội Đại hội hình thức hội họp phổ biến, triệu tập toàn thể số lượng định đại biểu đại diện cho thành viên tổ chức nhà nước để định vấn đề quan trọng, mang tính định hướng cho hoạt động tổ chức định vấn đề thuộc nhân máy điều hành tổ chức Đại hội tổ chức thức, theo kế hoạch định trước tổ chức nhà nước, tuân thủ quy định chung nghi thức, thủ tục tiến hành * Hội nghị Là hình thức hội họp tiến hành sở triệu tập số đối tượng thành viên định tổ chức để bàn bạc, thảo luận, nghị vấn đề cụ thể, quan trọng nhằm thực nội dung bản, có ý nghĩa lớn hoạt động tổ chức Hội nghị tổ chức để quán triệt tư tưởng, phổ biến nội dung cách thức hành động chung để giải vấn đề quan trọng tổ chức; để sơ kết, tổng kết hoạt động lớn tổ chức tiến hành Hội nghị thường có nhiều người tham gia với quan điểm khác nhau, chí đối lập Trong thực tế có hội nghị thành công hội nghị không thành công Hội nghị thành công phải bảo đảm số lượng đại biểu tối thiểu theo quy định tham dự biểu quyết; đạt nhận thức chung, đồng thuận, kết chung (thể qua nghị quyết, định, chương trình hành động…) tâm chung để tạo thay đổi tổ chức, hoạt động triển khai thực kết hội nghị Hội nghị khơng thành cơng làm cho hội nghị khơng đạt kết mục đích dự kiến, dẫn đến hậu tiêu cực cho quan, tổ chức chủ trương sai kiến nghị sách hiệu tạo nên hỗn độn hoạt động tổ chức, làm gián đoạn công việc…; làm giảm tinh thần tâm cán nhân viên quan, tổ chức, giảm tiến độ làm việc, chí rơi vào trì trệ; lãng phí thời gian nguồn lực… * Hội thảo Là hình thức hội họp với đối tượng tham gia nhà chuyên môn, chuyên gia thuộc lĩnh vực hoạt động cụ thể để thảo luận hay số vấn đề có tính khoa học, lý luận thực tiễn đặt với mục đích làm sáng tỏ sở lý luận, sở thực tiễn vấn đề, từ dự báo vấn đề cách có sở khoa học đề xuất, kiến nghị chủ trương, sách biện pháp triển khai thực Về tính chất, hội thảo hình thức hội họp để thu thập thơng tin, huy động trí tuệ cộng đồng chun mơn * Giao ban Giao ban hình thức hội họp tổ chức thường kỳ, phổ biến, thông dụng hầu hết quan, tổ chức với thành phần tham dự phận lãnh đạo, quản lý đầu mối cấu máy quan, tổ chức Giao ban tiến hành nhằm phổ biến, trao đổi thông tin, đôn đốc hoạt động phân công công việc quan, tổ chức * Hội họp có yếu tố nước ngồi Là hội nghị, hội họp, hội thảo có tham gia đại biểu nước để trao đổi, bàn bạc vấn đề hay nội dung cần thiết có liên quan đến lợi ích nước, vùng lãnh thổ * Các hình thức hội họp khác: Tùy theo yêu cầu hoạt động, quan, tổ chức tồn số hình thức hội họp khác như: - Họp thường kì: Là họp ấn định gắn với chương trình, kế hoạch làm việc định kì; - Họp trù bị: Để chuẩn bị cho đại hội, hội nghị thức; - Họp bất thường: Để xử lý vấn đề đột xuất; - Họp nhóm - tổ công tác: Để giải vấn đề thuộc phạm vi chức trách nhóm - tổ cơng tác; - Hội ý công vụ: Để phối hợp hành động cá nhân tham gia giải hoạt động cơng vụ cụ thể 3.2 Các loại hình tính chất kiện Với nhu cầu mục tiêu khác nhau, kiện diễn nhiều hình thức đa dạng nhằm đáp ứng xác mục đích mà kiện nhắm đến Các loại hình khác có quy mơ kiện khác nhằm truyền tải thông điệp, ý nghĩa kiện đến người tham dự cách hiệu Trong thực tế thường có số loại kiện như: - Sự kiện mắt sản phẩm mới, giới thiệu dịch vụ - Sự kiện họp báo, hoạt động thơng cáo báo chí - Các kiện nhằm mục đích gây quỹ, chương trình từ thiện - Sự kiện triển lãm, tổ chức trưng bày sản phẩm điểm bán hàng - Các lễ hội, liên hoan, lễ kỷ niệm… - Sự kiện khai trương, khánh thành - Các kiện team building, hoạt động trải nghiệm… II QUY TRÌNH VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG HỘI HỌP Yêu cầu tổ chức hoạt động hội họp I.1 Xác định mục đích hội họp Hoạt động hội họp ln tổ chức với mục đích định Vì vậy, định tổ chức hoạt động hội họp cụ thể, cần xác định rõ ràng mục đích hướng tới xếp theo thứ tự ưu tiên cho mục đích Đối với hoạt động hội họp cấp phòng, cần phải xác định mục đích cách cụ thể, rõ ràng khả thi Để thực điều đó, người lãnh đạo cấp phòng cần trả lời câu hỏi: Hoạt động hội họp tổ chức nhằm giải vấn đề gì? Mức độ cần thiết giải ý nghĩa việc giải vấn đề cụ thể sao? Mục đích hội họp định cách thức tổ chức điều hành hội họp 1.2 Nguyên tắc tổ chức hội họp Tại Điều 4, Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg ngày 09 tháng 11 năm 2018 Thủ tướng Chính phủ quy định chế độ họp hoạt động quản lý, điều hành quan thuộc hệ thống hành nhà nước, nguyên tắc tổ chức họp quy định sau: - Quyết công việc thẩm quyền, tự chủ, tự chịu trách nhiệm việc thực nhiệm vụ, quyền hạn giao, cấp không can thiệp giải công việc thuộc thẩm quyền cấp cấp không chuyển công việc thuộc thẩm quyền lên cho cấp giải - Tuân thủ pháp luật, tập trung dân chủ; cơng khai, minh bạch bảo đảm bí mật nhà nước theo quy định pháp luật - Tổ chức họp theo kế hoạch công tác thực cần thiết phù hợp với tính chất, yêu cầu nội dung vấn đề, công việc cần giải quyết; với tính chất đặc điểm tổ chức hoạt động loại quan, đơn vị - Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự; đề cao thực nghiêm túc trách nhiệm cá nhân đạo, chủ trì, tham dự họp, trách nhiệm quan bảo đảm, phục vụ họp - Lồng ghép, kết hợp loại họp có nội dung liên quan với hợp lý; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin việc tổ chức họp; cải tiến, đơn giản hoá thủ tục tổ chức họp; bảo đảm chất lượng, hiệu quả, thiết thực, tiết kiệm, không phơ trương, hình thức - Khơng làm ảnh hưởng đến hoạt động công vụ khác quan, tổ chức, người có thẩm quyền, việc tiếp nhận giải thủ tục hành cho cơng dân tổ chức theo quy định pháp luật Quy trình kỹ tổ chức hoạt động Bước 1) Chuẩn bị tổ chức hội họp * Thành lập Ban tổ chức Tuỳ theo mức độ, quy mơ tính chất họp để xác định người có thẩm quyền định thành lập Ban tổ chức Ban Tổ chức có trách nhiệm xây dựng kế hoạch tổ chức hội họp phân công, phân nhiệm cho phận cá nhân phụ trách mảng việc Đối với hội họp phịng chun mơn chịu trách nhiệm, liên quan đến lĩnh vực, cấp, ngành khác phạm vi rộng, bố trí thành phần tham gia Ban tổ chức người có vị trí ảnh hưởng cao quản lý chuyên môn * Xây dựng kế hoạch, chương trình - Để xây dựng kế hoạch, chương trình cần đặt trả lời số câu hỏi cụ thể như: - Mục đích hội họp gì? - Đối tượng tham gia ai? - Số lượng người tham gia cụ thể bao nhiêu? - Thời gian, lịch trình thực phần nội dung cụ thể sao? - Điều kiện vật chất phương tiện kỹ thuật phục vụ hoạt động hội họp cụ thể nào? v.v Sau có câu trả lời khái quát trên, quy mơ, tính chất hội họp, cá nhân/đơn vị tổ chức hội họp làm tờ trình, đề án tổ chức hội nghị, hội họp, hội thảo trình cấp có thẩm quyền * Nội dung quan trọng tờ trình, đề án theo quy định cần nêu bật điểm sau: - Lý do, danh nghĩa tổ chức, mục đích hội nghị, hội họp, hội thảo; - Thời gian địa điểm tổ chức hội nghị, hội họp, hội thảo; - Nội dung chủ yếu hội nghị, hội họp, hội thảo; - Thành phần tham gia tổ chức; - Thành phần tham dự: số lượng cấu thành phần đại biểu, khách mời; - Nguồn kinh phí tổ chức hội nghị, hội họp, hội thảo; - Tờ trình, đề án cần gửi sớm lên cấp có thẩm quyền để có đủ thời gian xem xét phê duyệt, đồng thời bảo đảm có đủ thời gian cho công tác chuẩn bị * Triển khai công tác chuẩn bị tiến hành - Phổ biến kế hoạch biện pháp triển khai đến phận liên quan - Chuẩn bị nhân sự: quy mô hội họp, Ban Tổ chức thành lập tiểu ban nhằm điều hành việc triển khai thực kế hoạch tổ chức hội họp - Chuẩn bị nội dung: khâu quan trọng Tiểu ban Nội dung thành viên phân công phụ trách mảng nội dung phải tham mưu, chuẩn bị nội dung thảo luận, trao đổi phiên họp; chuẩn bị tài liệu tham khảo; gợi ý thảo luận vấn đề nội dung; dự thảo kết luận hay tuyên bố, nghị hội họp ghi nhận kết thảo luận phiên hội họp biên soạn kỷ yếu hội họp - Chuẩn bị điều kiện, sở vật chất: Tiểu ban Hậu cần thành viên phân công phụ trách phải tham mưu chuẩn bị điều kiện đảm bảo cho hội nghị, hội họp, hội thảo; lập dự trù kinh phí chi tiết cho tồn hội nghị, hội họp, hội thảo - Bảo đảm an ninh cho hội nghị, hội họp, hội thảo: Tiểu ban An ninh cần chuẩn bị kế hoạch bảo đảm an ninh cho hội nghị, hội họp, hội thảo từ khách đến, làm thẻ vào hội nghị, hội họp, hội thảo; bảo đảm an ninh trình tham gia hội nghị, hội họp, hội thảo, chương trình tham quan, dã ngoại - Bảo đảm điều kiện y tế: cần bố trí trạm y tế lưu động phục vụ hội nghị, hội họp, hội thảo; bảo đảm vệ sinh an toàn thực phẩm bữa ăn chiêu đãi thời gian hội nghị, hội họp, hội thảo - Chuẩn bị phòng họp cho hội nghị, hội họp, hội thảo: Việc trang trí, xếp bàn ghế chỗ ngồi tùy thuộc vào tính chất hội nghị, hội họp, hội thảo khn khổ diện tích phịng họp; bảo đảm đầy đủ trang thiết bị kỹ thuật âm thanh, ánh sáng, chiếu, máy chiếu, máy tính thiết bị hỗ trợ cần thiết khác * Lập phương án điều hành - Chuẩn bị tập dượt thể nội dung chuẩn bị cho việc điều hành; - Chuẩn bị nội dung dẫn dắt, cách thức thể nội dung dẫn dắt tiến trình hội họp - Tiên liệu tình xảy đến trình điều hành, chuẩn bị phương án xử lý - Trong trình điều hành, người điều hành cần lưu ý vận dụng kỹ giao tiếp để đảm bảo hiệu * Xác định yếu tố ảnh hưởng đến hội họp - Năng lực người lãnh đạo, quản lý, người chủ trì hội họp; - Điều kiện sở vật chất, phương tiện kỹ thuật phục vụ cho việc tổ chức hội họp; - Nguồn kinh phí tổ chức hội họp; - Địa điểm tổ chức hội họp - Thời gian tổ chức hội họp; Bước 2) Điều hành hội họp * Đối với hội nghị họp có quy mơ lớn Người lãnh đạo cấp phịng cần nắm hoạt động diễn (khai mạc, chương trình chính, bế mạc): - Chương trình khai mạc, gồm nội dung: + Văn nghệ (nếu có) + Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu + Giới thiệu Đồn Chủ tịch hay Chủ tọa/Chủ tịch/Chủ trì (gọi chung Chủ tịch) Ban Thư ký Mời Đoàn Chủ tịch lên điều hành hội họp; mời Ban Thư ký lên làm việc - Chương trình chính, gồm nội dung: + Phát biểu khai mạc Chủ tịch hội nghị, hội họp, hội thảo + Phát biểu chào mừng (nếu có) + Trình bày báo cáo (đối với hội nghị, hội họp) hay đề dẫn khoa học (đối với hội thảo) + Thảo luận - Chương trình bế mạc: + Văn nghệ (nếu có) + Phát biểu Chủ tịch hội nghị, hội họp đánh giá kết hội nghị, hội họp; thông qua Tuyên bố hội nghị Tuyên bố Chủ tịch hội nghị, Nghị quyết, Quyết định hay Chương trình hành động Quyết tâm thư hội nghị, hội họp Đối với hội thảo, sở báo cáo hội đồng hay tiểu nhóm riêng, Chủ tịch/Chủ tọa hội thảo đánh giá kết hội thảo, ghi nhận kết đạt + Cảm ơn tuyên bố bế mạc + Kết thúc hội nghị, hội họp, hội thảo * Đối với họp có quy mơ nhỏ họp nội Người lãnh đạo cấp phòng cần thực hiện: + Xác định nội dung, chủ đề họp; + Chủ trì cơng bố lý do, chủ đề họp tiến hành điều hành họp; + Kiểm soát quản lý ý kiển tham gia họp, đảm bảo chủ đề, thời gian Chủ trì đánh giá, nhận xét ý kiến tổng hợp ý kiến vào cuối buổi họp; + Kết luận bế mạc họp * Đối với hội nghị họp có quy mơ lớn Người lãnh đạo cấp phòng cần nắm hoạt động diễn (khai mạc, chương trình chính, bế mạc): - Chương trình khai mạc, gồm nội dung: + Văn nghệ (nếu có) + Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu + Giới thiệu Đoàn Chủ tịch hay Chủ tọa/Chủ tịch/Chủ trì (gọi chung Chủ tịch) Ban Thư ký Mời Đoàn Chủ tịch lên điều hành hội họp; mời Ban Thư ký lên làm việc - Chương trình chính, gồm nội dung: + Phát biểu khai mạc Chủ tịch hội nghị, hội họp, hội thảo + Phát biểu chào mừng (nếu có) + Trình bày báo cáo (đối với hội nghị, hội họp) hay đề dẫn khoa học (đối với hội thảo) + Thảo luận - Chương trình bế mạc: + Văn nghệ (nếu có) + Phát biểu Chủ tịch hội nghị, hội họp đánh giá kết hội nghị, hội họp; thông qua tuyên bố hội nghị tuyên bố Chủ tịch hội nghị, Nghị quyết, Quyết định hay chương trình hành động tâm thư hội nghị, hội họp Đối với hội thảo, sở báo cáo hội đồng hay tiểu nhóm riêng, Chủ tịch/Chủ tọa hội thảo đánh giá kết hội thảo, ghi nhận kết đạt + Cảm ơn tuyên bố bế mạc + Kết thúc hội nghị, hội họp, hội thảo * Đối với họp có quy mơ nhỏ họp nội Người lãnh đạo cấp phòng cần thực hiện: + Xác định nội dung, chủ đề họp; + Chủ trì công bố lý do, chủ đề họp tiến hành điều hành họp; + Kiểm soát quản lý ý kiển tham gia họp, đảm bảo chủ đề, thời gian + Chủ trì đánh giá, nhận xét ý kiến tổng hợp ý kiến vào cuối buổi họp; + Kết luận bế mạc họp Bước 3) Tổng kết rút kinh nghiệm * Cuộc họp thành công, đánh giá tiêu chí sau: - Cuộc họp trì thực theo kế hoạch xây dựng - Nội dung họp chuẩn bị chu đáo từ người chủ trì đến thành viên - Mọi người chấp hành nghiêm chỉnh thời gian quy định có ý thức đóng góp, tập trung vào nội dung trọng tâm theo mục tiêu họp Không khí họp dân chủ, tạo đồng thuận cao sau kết thúc; - Cuộc họp đáp ứng mục tiêu đề Gợi mở nhiều ý tưởng mới, khích lệ tinh thần trách nhiệm thành viên tham gia * Cuộc họp thất bại, đánh giá tiêu chí sau: - Chất lượng họp không cao, thiếu tập trung, thống thành viên; - Người chủ trì chuẩn bị nội dung chưa kỹ, nhiều nội dung cần thảo luận, bàn bạc Trong tổ chức, điều hành họp chưa có gợi mở, định hướng phát huy vai trị tích cực thành viên; cịn nặng áp đặt điều hành, triển khai nội dung họp; thiếu bàn bạc trao đổi để tìm giải pháp, cách thức hiệu - Người dự họp e ngại, thụ động lơ là, coi nhẹ việc họp Thực nội dung công việc mà chủ trì đưa cách máy móc a dua Thiếu trách nhiệm, thiếu kỉ luật trình tham gia họp; - Cuộc họp kết thúc mà không thực mục tiêu đề Tâm lý ngừoi dự họp nặng nề III Q UY TRÌNH VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN Yêu cầu hiểu biết lực điều hành người lãnh đạo cấp phòng Lãnh đạo cấp phòng thường người chịu trách nhiệm tổ chức kiện liên quan đến phạm vi chuyên môn thẩm quyền phịng Theo đó, người lãnh đạo cần đáp ứng điều kiện sau: - Nhận thức rõ mục đích, tính chất kiện, thành phần tham dự, công chúng hay đối tượng mà kiện hướng tới; - Nắm bắt tầm ảnh hưởng, tác động hiệu ứng từ kiện tổ chức - Có tầm nhìn khả bao qt, quản lý vấn đề liên quan đến kiện địa điểm diễn kiện, điểm đến tiếp sau kiện (nếu có); đơn vị phụ trách hậu cần âm thanh, ánh sáng, hiệu ứng đặc biệt, bàn ghế, hoa, nước uống…; nhân viên tham gia tổ chức kiện, nhân viên phụ trách an ninh, nghệ sĩ, khách mời…; - Có khả dự liệu trước cố xảy ra; lập sẵn kế hoạch dự phòng trường hợp bất thường liên quan đến thời tiết, an ninh, kỹ thuật; - Có hiểu biết quản lý tốt công tác truyền thông, tạo điều kiện thuận lợi cho phóng viên báo chí tác nghiệp, thu thập, chọn lọc ảnh, phim nhà báo làm tư liệu quảng bá lưu trữ; - Có khả đáp ứng linh động cao vấn đề phát sinh điện, thay đổi/điều chỉnh thời gian tổ chức kiện, phương án bổ sung, thay chương trình bị phá sản cố phát sinh Quy trình kỹ tổ chức kiện Bước Chuẩn bị tổ chức kiện * Xác định loại kiện mà phòng thực - Dựa vào chủ thể đề xuất kiện: + Sự kiện cấp yêu cầu tổ chức: phịng phải xây dựng chương trình, kế hoạch tổ chức kiện theo mục tiêu xác định từ cấp + Sự kiện phòng đề xuất: lãnh đạo phịng phải có văn đề xuất cấp phê duyệt - Dựa vào phạm vi kiện: + Sự kiện liên quan đến nghiệp vụ chuyên mơn phịng: Là kiện liên quan đến phạm vi chun mơn phịng, gắn liền với chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền mà phịng giao phó + Sự kiện chung mà phòng tham gia: Là kiện trị, kinh tế, xã hội mà phịng tham gia với tư cách đơn vị liên quan huy động - Dựa vào vai trò tổ chức kiện: + Phịng chủ trì hoạt động tổ chức kiện: tồn chương trình, kế hoạch phải phòng xây dựng, lãnh đạo phòng trực tiếp giữ vai trò điều hành, quản lý hoạt động tổ chức kiện + Phòng phối hợp tổ chức kiện: phòng thực nhiệm vụ theo phân công Ban tổ chức kiện * Xác định mục tiêu, nhiệm vụ kiện Người lãnh đạo, quản lý cấp phòng phải xác định mục tiêu hướng tới việc tổ chức kiện để từ xác định thành phần tham gia; đối tượng công chúng mà kiện hướng tới; xác định tính chất, quy mơ kiện; dự kiến thời gian, địa điểm tổ chức kiện; dự trù ngân sách dành cho kiện xác định ý tưởng chủ đạo, điểm nhấn cho kiện * Xây dựng kế hoạch tổ chức kiện, gồm nội dung + Thời gian, địa điểm tổ chức kiện; + Số lượng đại biểu, thành phần tham dự; + Các tiết mục/nội dung kiện; + Kế hoạch truyền thông, quảng bá kiện; + Nhân lực, vật tư cần thiết cho việc tổ chức kiện; + Lập dự trù kinh phí trình lãnh đạo quan chủ quản phê duyệt; + Thiết kế mẫu giấy mời, bandroll, phướn, banner, tờ rơi, backdrop, video clip… + Phân công cụ thể trách nhiệm thời hạn hồn thành đầu cơng việc * Chuẩn bị tổ chức kiện + Làm việc trước với quan quản lý hành nhà nước chủ trương tổ chức kiện; + Duyệt mẫu thiết kế ấn hành mẫu giấy mời…; + Triển khai kế hoạch làm việc với quan truyền thông (báo viết, báo mạng, đài phát thanh, đài truyền hình Trung ương địa phương) quảng bá kiện; + Hoàn tất hợp đồng với nhà cung cấp để bảo đảm đủ nhân lực, vật tư cần thiết cho việc tổ chức kiện; + Hình thành hồ sơ xin tài trợ triển khai liên hệ xin tài trợ; + Tiến hành lắp đặt hạng mục cần thiết sân khấu, phương tiện âm thanh, hệ thống ánh sáng, căng khung backdrop, trang trí…; + Lựa chọn người dẫn chương trình, phụ trách an ninh, hậu cần…; + Gửi giấy mời khách (VIP) khách khác, khẳng định tham dự khách chuẩn bị phương án tiếp đón khách chính, chuẩn bị diễn văn khách chính; + Lập danh sách khách mời, gửi giấy mời xác nhận tham dự khách mời; chuẩn bị quà tặng cho khách sau kiện; + Kiểm soát, điều chỉnh ngân sách thực tế, khoản chi phát sinh Giữ hóa đơn, lập bảng biểu rõ ràng; + Tổng duyệt chương trình; + Lưu ý biến động thời tiết + Ngay trước diễn kiện cần kiểm tra lại kịch bản, lời dẫn người dẫn chương trình, diễn văn đại biểu; kiểm tra lần cuối hệ thống thiết bị âm thanh, ánh sáng, trang trí…; chỉnh đốn trang phục theo quy định; nhắc nhở kỹ việc tiếp đón khách chính, kiểm tra lại vị trí ngồi khách chính; tiếp đón, chuẩn bị chu đáo khu vực tác nghiệp báo chí; phổ biến lại yêu cầu phận chụp ảnh, quay phim; * Xác định yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức kiện - Năng lực người lãnh đạo việc tổ chức kiện; - Kinh phí sử dụng cho việc tổ chức; - Địa điểm tổ chức; - Thời gian tổ chức; - Thời tiết; - Dẫn chương trình Bước 2) Tổ chức kiện - Tổ chức đón tiếp đại biểu khai mạc kiện; - Tổ chức điều hành diễn biến kiện - Tổ chức thực hoạt động phụ trợ kiện (như cầu truyền hình, chương trình văn nghệ, trao giải thưởng, vinh danh nhà tài trợ, vận động quyên góp từ thiện, họp báo,…) - Xử lý tình bất ngờ phát sinh tổ chức kiện - Những lỗi thường gặp tổ chức kiện Bước 3) Tổng kết kiện Cảm ơn, tiễn khách, thu thập làm tư liệu Tổng kết, đánh giá, rút kinh nghiệm; chốt lại bảng chi phí gửi phận kế toán; xây dựng báo cáo tổng kết CÂU HỎI ƠN TẬP VÀ THẢO LUẬN Trình bày vai trị, loại hình tính chất hội họp? Trình bày nguyên tắc tổ chức hội họp? Nêu quy trình tổ chức hoạt động hội họp? Nêu quy trình tổ chức kiện yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức kiện? ... đến tổ chức kiện - Năng lực người lãnh đạo việc tổ chức kiện; - Kinh phí sử dụng cho việc tổ chức; - Địa điểm tổ chức; - Thời gian tổ chức; - Thời tiết; - Dẫn chương trình Bước 2) Tổ chức kiện. .. hưởng đến hội họp - Năng lực người lãnh đạo, quản lý, người chủ trì hội họp; - Điều kiện sở vật chất, phương tiện kỹ thuật phục vụ cho việc tổ chức hội họp; - Nguồn kinh phí tổ chức hội họp; - Địa... cáo tổng kết CÂU HỎI ƠN TẬP VÀ THẢO LUẬN Trình bày vai trị, loại hình tính chất hội họp? Trình bày nguyên tắc tổ chức hội họp? Nêu quy trình tổ chức hoạt động hội họp? Nêu quy trình tổ chức kiện