Kỹ năng tổ chức hội họp

Hội họp là hoạt động cần thiết cho sự tồn tại và phát triển của một tổ chức, là nơi để trao đổi và bàn bạc. Cần chuẩn bị chu đáo, kỹ càng để đạt hiệu quả, tránh mất thời gian, tiền của. Kết quả cuộc họp phụ thuộc rất lớn vào vai trò của người chủ trì cuộc họp. Người chủ trì cần có những kỹ năng cơ bản nhất về tổ chức một cuộc họp thành công.

KỸ NĂNG TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP

25/10/2014 09:15

Là một cấp quản lý bạn sẽ phải thường xuyên điều hành những cuộc họp quan trọng Thành công của một cuộc họp ảnh hướng rất lớn đến năng suất

và chất lượng của công việc Nhưng để tổ chức và điều hành một cuộc họp thành công thì không phải dễ nó đòi hỏi sự chuẩn bị và có phải những kỹ năng của một nhà quản lý.

Mục tiêu khóa học :

· Hiểu rõ tầm quan trọng của các cuộc họp hiệu quả vai trò và của cấp quản lý, người điều hành cuộc họp ảnh hưởng đến năng xuất và chất lượng công việc

· Nâng cao kỹ năng, củng cố sự tự tin, tạo động lực và chia sẻ các phương pháp hữu ích để trở thành một người điều hành cuộc họp hiệu quả & chuyên nghiệp

· Hiểu các loaị hình hội họp và ý nghĩa cuộc họp hiệu quả;

· Nhận biết các dấu hiệu tích cực/tiêu cực và các biện pháp xử lí trong cuộc họp

· Biết cụ thể hóa 5W + 1H

· Hạn chế các sai sót trong khi triển khai các thoả thuận của cuộc họp;

· Nâng cao chất lượng các cuộc họp do anh/chị tổ chức và tham dự

Nội dung khóa học :

· Phần 1 : Tổng quan về tổ chức cuộc họp : Các thách thức và ảnh hưởng của cấp quản lý đối với hiệu quả của buổi họp

· Phần 2: Chuẩn bị tổ chức cuộc họp hiệu quả

· Phần 3: Tiến trình tổ chức cuộc họp

· Phần 4: Kết thúc cuộc họp và đề ra kế hoạch hành động

Vai trò và chức năng của hội họp

Các giải pháp cho các vướng mắc trong thế giới thực được tìm thấy xuyên qua cuộc họp và thảo luận nhóm Một cuộc họp vẫn tốt hơn là điện thoại, máy fax, hội nghị bằng video, máy vi tính, các sản phẩm khác của công nghệ thông tin hoặc các cá nhân làm việc một mình

Những cuộcc họp đóng vai trị rất quan trọng, vì đó là nơi mà bầu không khí

và văn hoá của tổ chức được duy trì, là một trong những cách thức để các tổ chức nói với đội ngũ nhân viên của mình rằng: “Bạn là một thành viên của tập thể”

Nếu bạn tổ chức những cuộc họp buồn tẻ, yếu kém mà lại kéo dài lê thê, thì các nhân viên sẽ bắt đầu tin rằng mình đang làm việc cho một công ty tẻ nhạt, kém cỏi và không biết quý trọng thời gian

Các chức năng của một cuộc họp:

* Tranh đấu

* Sự hình thành nhóm

* Chia sẽ kiến thức, kinh nghiệm, sự đánh giá, và các truyền thống dân gian

* Công việc tập thể và sự đóng góp cá nhân

* Ra các quyết định quyết đoán và cam kết

* Đức tính của lãnh đạo và nhóm/ công việc nhóm

Các kiểu họp:

* Hội nghị

* Hội đồng

* Ủy ban

* Thường xuyên

* Điều đình, thỏa thuận

* Động viên

* Ra quyết định

* Hàng ngày

* Hàng tuần hoặc hàng tháng

* Bất thường, không thường xuyênhoặc kế hoạch đặc biệt

Những công việc cần chuẩn bị cho cuộc họp thành công

Kỹ Năng Hội Họp

Aug 1, 2011

98

Khi nhận nhiệm vụ chuẩn bị cho cuộc họp, người thư ký cần làm theo các bước như sau:

+ Nắm rõ mục đích và yêu cầu của cuộc họp

+ Thảo một bản chương trình nghị sự (Agenda) để trình người chủ trì cuộc họp duyệt Trong bản nghị sự phải phân chia cuộc họp theo từng nội dung với thời gian ấn định cụ thể

+ Nắm được thành phần dự họp để làm thư mời gửi đến các bộ phận Bộ phận nào có báo cáo trong cuộc họp, người thư ký cần nhắc lại trong thư mời họp Có nơi các bộ phận gửi báo cáo về văn phòng và chánh văn phòng biên tập các báo cáo, sau đó trực tiếp báo cáo trong cuộc họp Việc soạn báo cáo đòi hỏi một trình độ tổng hợp và năng lực quản trị tốt

+ In ấn bản chương trình nghị sự kèm theo các tài liệu cần thiết cho cuộc họp Gửi đến cho các thành viên dự họp Sau đó, điện thoại hỏi lại để biết chắc rằng các

thành viên đã nhận được hồ sơ dự họp.

Chuẩn bị khâu phục vụ cuộc họp như người ghi biên bản, phòng họp, bàn ghế, nước uống… Trước khi bắt đầu cuộc họp, người thư ký điều hành cuộc họp phải đi đôn đốc kiểm tra lại cho chu đáo

+ Thư mời họp tiếng Anh thông thường có mục viết tắt R.S.V.P (viết tắt của thành ngữ tiếng Pháp (!) Respond s’il vous plait – tạm dịch Vui lòng phúc đáp) kèm theo tên người liên lạc và số điện thoại, e-mail) Người thư ký cần chuẩn bị thư mời như thế đối với cuộc họp quan trọng, đồng thời chủ động đựơc số người

dự họp để chuẩn bị cho chu đáo

Kỹ năng điều hành cuộc họp hiệu quả

Kỹ Năng Hội Họp

Feb 16, 2013

180

Cuộc họp là nơi để trao đổi và bàn bạc để cùng giải quyết một vấn đề gì đó Muốn cuộc họp thành công thì người điều hành cuộc họp phải có những kỹ năng

cơ bản để điều hành tốt cuộc họp của mình Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất để có thể họp hành hiệu quả chính là xác định mục đích của cuộc họp

Chuẩn bị những thứ cần thiết cho cuộc họp

Việc chuẩn trước cuộc họp tuy rất ngắn nhưng lại mang lại hiệu quả và tiết kiệm thời gian gấp nhiều lần.Trong khoảng thời gian này, bạn xác định mục đích, thời gian của cuộc họp, những công cụ hỗ trợ (máy chiếu,tài liệu…) và đặc biệt là xem xét lại thành phần tham dự họp

Có mục đích rõ ràng và nghiêm khắc về thời gian

Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất để có thể họp hành hiệu quả chính

là xác định mục đích của cuộc họp Mục đích cuộc họp này phải được viết ra giấy

và được nêu ra ngay khi bắt đầu cuộc họp Việc xác địnhcuộc họp giúp bạn xác định được trọng tâm, không lạc đề và có thể điều chỉnh các thành viên dự họp nếu

có ai đó muốn câu hoặc kéo thời gian mà chuyển đề tài sang chuyện khác

Bắt đầu cuộc họp bạn cần nêu các nội dung:

 Mục đích cuộc họp

 Thành phần tham dự

 Thời gian buổi họp

 Các nội dung chi tiết

Tại các doanh nghiệp Việt Nam, tôi thấy tình trạng chờ đợi họp xảy ra phổ biến Là người quản lý, bạn hãy bắtđầu đúng giờ, và từ chối nêu lại những nội dung đã trình bày khi có người khác đến trễ Việc này có thể gâysốc cho nhiều người, nhưng nếu buổi họp thật sự quan trọng với họ thì lần sau chắc chắn họ sẽ cân nhắcviệc đến đúng giờ Bạn cũng có thể chốt cửa sau khoảng 5 phút để bắt đầu cuộc họp Những người vào trễkhông có lý do sẽ không được tham dự

Nhiều người sẽ nghĩ nếu tiến hành như vậy, những người quan trọng sẽ làm hỏng cuộc họp nếu họ khôngtham dự thì sao? hãy can đảm tiến hành và nên có biên bản họp Biên bản họp nên là ý kiến của tập thể, nếu”người quan trọng”

không đồng ý kết quả cuộc họp, hãy dùng biên bản họp làm bằng chứng Bạn cũng

có thểtổ chức lại cuộc họp với “người quan trọng”, nhưng động thái cứng rắn của bạn sẽ khiến cho “người quantrọng” lần họp sau với bạn sẽ khó mà đi trễ được

Thể hiện vai trò của người điều hành một cách hiệu quả

Người điều hành chính là người chịu trách nhiệm về nội dung và kết quả của cuộc họp Trước hết bạn phải tuân thủ chính xác về thời gian Bạn cũng phải giám sát quá trình tranh luận chặt chẽ và khéo léo điều khiển để tránh nảy sinh mâu thuẫn và cãi lộn Cần quan sát các thành viên và ghi nhớ thái độ, ý kiến của họ trong cuộc họp Nếu có thể bạn hãy tạo điều kiện cho các thành viên có cơ hội được chào hỏi xã giao trước cuộc họp, điều này sẽ phần nào giúp hạn chế tranh cãi gay gắt hay gây gổ trong cuộc họp căng thẳng

Khuyến khích mọi người thảo luận và ra quyết định

Có nhiều cuộc họp đặc biệt ở các công ty nhà nước thường theo kiểu sếp nói nhân viên nghe mà không có sựtrao đổi hai chiều Điều này rất nguy hiểm, vì nó vừa mất thời gian vừa không hiệu quả Nếu theo kiểu mộtchiều như vậy, tốt nhất là phát tài liệu để ở nhà đọc

Bản chất của các cuộc họp là thảo luận và tìm ra vấn đề để gia tăng năng lực quyết định hoặc định hướng, dođó, việc để mọi người nêu ý kiến của mình sẽ giúp cuộc họp hiệu quả hơn Để khuyến khích mọi người thảoluận, bạn cần thực hiện:

Nêu rõ điểm cần thảo luận (nêu rõ đề bài)

Mời mọi người cho ý kiến với sự dẫn dắt của bạn Bạn cũng có thể chỉ định nếu thấy có ai đó rụt rè trongđám đông và bạn muốn nghe ý kiến của họ

Ghi nhận lại và đặt lại câu hỏi để xác định ý kiến của ai đó là đúng như vậy

Để mọi người cho ý kiến về điều mà thành viên trong cuộc họp nêu ra trong trường hợp bạn cho rằng ý kiếncủa họ là hợp lý nhưng bạn chưa đủ thông tin để ra quyết định

Ra quyết định để gút lại vấn đề Khi bạn đã có các ý kiến, bạn cần thể hiện năng lực lãnh đạo và ra quyếtđịnh Các quyết định phải được ghi vào biên bản cuộc họp

Kết thúc cuộc họp

Đến giai đoạn này, bạn đã có đủ thông tin, bạn bắt đầu giai đoạn kết thúc cuộc họp Kết thúc cuộc họp, bạn thực hiện :

 Xác định lại những vấn đề đã xem xét

 Nêu lại những quyết định trong buổi họp

 Không quên hỏi thư ký đã ghi nhận đấy đủ hay chưa

 Kết thúc cuộc họp và cảm ơn

Sau buổi họp

Hãy chuyển biên bản họp cho các thành viên họp và những người liên quan Ghi nhận lại những kế hoạch hoặc quan điểm đã thống nhất làm cơ sở để thực hiện

Có một đánh giá khá vui trong giới công sở là họ hay nói “sau mỗi buổi họp lại phát sinh nhiều buổi họp vàsau những buổi họp tiếp theo lại phát sinh những vấn đề tiếp theo”, theo tôi điều này sẽ đúng nếu bạn khôngtuân thủ nguyên tắc họp hành Hãy xem cuộc họp là công cụ điều hành, đừng biến nó thành cỗ máy nuốt thờigian của nhân viên