KỸ NĂNG lập kế HOẠCH tổ CHỨC THỰC HIỆN kế HOẠCH

Mọi hoạt động quản lý đều hướng tới đạt được những mục tiêu nhất định, trong đó hoạt động lập kế hoạch cũng vậy. Đối với mỗi kế hoạch, từ xây dựng đến tổ chức thực hiện, phải đảm bảo hướng tới hoàn thành mục tiêu đặt ra. Do đó, lập kế hoạch phải xác định các mục tiêu và các nguồn lực, phân công trách nhiệm cho từng cá nhân, bộ phận trong việc thực hiện mục tiêu đã đề ra.

KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH CỦA LÃNH ĐẠO CẤP PHÒNG

I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ LẬP KẾ HOẠCH

1 Khái niệm kế hoạch, lập kế hoạch

1.1 Khái niệm kế hoạch

- Theo Từ điển Tiếng Việt “Kế hoạch là toàn bộ những điều vạch ra một cách có hệ thống về những công việc dự định làm trong một thời gian nhất định, với cách thức, trình tự, thời gian tiến hành (Từ điển Tiếng việt, Nxb khoa học xã hội- Trung tâm Từ điển học, Hà Nội, 1994, trang 467)

- Đứng trên góc độ của một tổ chức, kế hoạch là tổng thể các mục tiêu, cácnhiệm vụ cũng như các giải pháp và nguồn lực mà tổ chức có thể sử dụng để đạtđược mục tiêu của tổ chức

1.2 Khái niệm lập kế hoạch

Kế hoạch là một tập hợp những hoạt động, công việc được sắp xếp theo trình

tự nhất định để đạt được mục tiêu đã đề ra

Lập kế hoạch là chức năng đầu tiên trong bốn chức năng của quản lý là lập

kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra Lập kế hoạch là chức năng rất quan trọngđối với mỗi nhà quản lý bởi vì nó gắn liền với việc lựa chọn mục tiêu và chươngtrình hành động trong tương lai

Do đó, lập kế hoạch là một quá trình nhằm xác định mục tiêu của tổ chức,cùng các phương thức thích hợp và các nguồn lực để đạt mục tiêu

2 Vai trò của lập kế hoạch

Lập kế hoạch luôn gắn liền với việc lựa chọn phương án hoạt động để đạtđược mục tiêu của bất cứ cơ quan, tổ chức nào Lập kế hoạch không chỉ là chứcnăng cơ bản của các nhà quản lý ở mọi cấp mà nó còn liên quan đến tất cả các chứcnăng còn lại của quá trình quản lý Chính vì vậy, lập kế hoạch có tầm quan trọngđặc biệt trong hoạt động của mọi cơ quan, tổ chức nói chung và trong hoạt động

quản lý cấp phòng nói riêng Vì vậy, trong hoạt động của cấp phòng, lập kế hoạch

có một số vai trò như sau:

- Lập kế hoạch nhằm quản lý được các mục tiêu của tổ chức

Mọi hoạt động quản lý đều hướng tới đạt được những mục tiêu nhất định,trong đó hoạt động lập kế hoạch cũng vậy Đối với mỗi kế hoạch, từ xây dựng đến

tổ chức thực hiện, phải đảm bảo hướng tới hoàn thành mục tiêu đặt ra Do đó, lập

kế hoạch phải xác định các mục tiêu và các nguồn lực, phân công trách nhiệm chotừng cá nhân, bộ phận trong việc thực hiện mục tiêu đã đề ra

- Lập kế hoạch giúp lãnh đạo, quản lý bố trí, sử dụng nguồn lực về con người, thời gian, kinh phí một cách hợp lý và hiệu quả

Lập kế hoạch tạo ra khả năng tiết kiệm các nguồn lực cho tổ chức, gópphần tối thiểu hoá chi phí về nguồn lực vì nó chú trọng vào hiệu quả của hoạtđộng Khi lập kế hoạch, nhà lãnh đạo, quản lý đã xây dựng các phương án và lựachọn phương án tối ưu để đạt mục tiêu Mặt khác, các kế hoạch có thể biến cáchoạt động không được phối hợp thành những nỗ lực có định hướng chung, đảm bảocho các hoạt động diễn ra đều đặn, nhịp nhàng, cân đối; khắc phục tình trạng không

ăn khớp, chồng chéo, bất hợp lý gây tốn kém, lãng phí nguồn lực của cơ quan, đơn

vị Ngoài ra, do lập kế hoạch tốt giúp tổ chức ứng phó với sự bất định của môitrường, vì vậy giảm thiểu rủi ro, tiết kiệm được các nguồn lực

- Lập kế hoạch là cơ sở để thực hiện chức năng kiểm tra, đánh giá hoạt động của cơ quan, tổ chức

Lập kế hoạch xác định các mục tiêu, các kết quả cần đạt được và chính cácmục tiêu này lại là tiêu chuẩn để kiểm tra, đánh giá hoạt động của từng bộ phận,từng cá nhân Trên cơ sở kế hoạch, nhà quản lý tiến hành các hoạt động giám sát,kiểm tra, thanh tra hay thực hiện chức năng kiểm soát thông qua việc đối chiếu, sosánh giữa kết quả thực hiện với mục tiêu đã định

3 Phân loại kế hoạch

Có nhiều tiêu chí khác nhau để phân loại kế hoạch Tuy nhiên, cách phổbiến nhất được sử dụng trong các cơ quan, đơn vị là phân loại kế hoạch theo thờigian, bao gồm:

- Kế hoạch dài hạn: Thông thường là những kế hoạch lớn, phạm vi ảnhhưởng rộng và thời gian tác động lâu dài tới tổ chức Có thể là kế hoạch 5 năm, 10năm Loại kế hoạch này có tính định tính, có tác dụng vạch ra phương hướng pháttriển của tổ chức

- Kế hoạch trung hạn: Là kế hoạch cụ thể hóa kế hoạch dài hạn Thôngthường đó là kế hoạch năm

- Kế hoạch ngắn hạn: Là những kế hoạch cụ thể hóa kế hoạch trung hạn, đểthực hiện những công việc cụ thể và để thực hiện mục tiêu ngắn hạn Thôngthường đó là kế hoạch nửa năm, quý, tháng, tuần

II QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH CỦA LÃNH ĐẠO CẤP PHÒNG

1 Chuẩn bị lập kế hoạch

Để lập kế hoạch, người lãnh đạo, quản lý cấp phòng cần chuẩn bị thực hiệntốt các bước sau:

* Bước 1: Xác định các căn cứ để lập kế hoạch

Lãnh đạo, quản lý cấp phòng là lãnh đạo, quản lý cấp cơ sở Chính vì vậy, đểlập được kế hoạch công tác của cấp phòng cần phân tích và dựa vào những căn cứsau đây:

- Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị: thể hiện tính đúngthẩm quyền trong xây dựng kế hoạch

- Căn cứ vào đường lối, chủ trương, chính sách, pháp luật của Đảng và Nhà nước

- Căn cứ vào chương trình, kế hoạch được giao hoặc yêu cầu của cơ quanquản lý cấp trên

- Căn cứ vào quy mô, tính chất và yêu cầu thực tiễn công việc; đặc điểm

tình hình chung của đơn vị trên tất cả các lĩnh vực công tác; trong đó, chú ý tớicông tác tồn đọng từ thời gian trước chuyển sang.

- Căn cứ vào điều kiện thực tiễn, nguồn lực và khả năng của cơ quan, đơnvị: kinh phí; phương tiện làm việc; quỹ thời gian; nhân lực (số lượng và trình độcán bộ) có trong khoảng thời gian thực hiện kế hoạch

* Bước 2: Xác định mục tiêu của kế hoạch

Các mục tiêu phải được xác định một cách cụ thể, rõ ràng, toàn diện, chínhxác và có tính khả thi Việc xác định mục tiêu của kế hoạch phải đảm bảo các yêucầu cơ bản sau:

- Tính cụ thể:

Một mục tiêu cụ thể sẽ tạo ra cơ hội hoàn thành lớn hơn so với mục tiêuchung chung Để thiết lập mục tiêu cụ thể, chúng ta phải trả lời sáu câu hỏi sau:

- Tính đo lường được

Thiết lập hệ thống tiêu chí chính xác để đo lường những tiến triển của côngviệc hướng tới đạt được từng mục tiêu cụ thể đã định Khi theo dõi và đo lường sựtiến triển công việc, cần kiểm tra xem chúng có theo đúng hướng không và có đạtđược các mục tiêu trong từng giai đoạn hay không

Để xác định mục tiêu có thể đo lường được, cần đặt ra những câu hỏi như:Làm được gì? Làm được bao nhiêu? Làm trong điều kiện nào? Làm thế nào đểbiết khi nào mục tiêu hoàn thành?

- Cái gì Chúng ta muốn hoàn thành cái gì?

- Ở đâu Xác định rõ ràng địa điểm thực hiện

- Khi nào Thiết lập khuôn khổ thời gian

- Cái nào Xác định những yêu cầu và những hạn chế

- Tại sao Những lý do cụ thể, mục đích hoặc lợi ích của việc

Hoàn thành mục tiêu

- Tính khả thi

Sau khi xác định mục tiêu, công việc tiếp theo là tính toán cách thức có thể có

để đạt được mục tiêu Để đạt mục tiêu, cần phát triển thái độ, tinh thần trách nhiệm,

kỹ năng, khả năng tài chính và cần nhận ra trước những cơ hội bị bỏ qua

- Tính thực tế

Mục tiêu phải thể hiện được tính khách quan (cái sẽ và có khả năng thựchiện) Một mục tiêu cao thường dễ đạt được hơn một mục tiêu thấp bởi vì mụctiêu thấp đưa ra nỗ lực thấp hơn, mục tiêu cao đưa ra nỗ lực cao hơn Trong nhiềutrường hợp, chỉ hoàn thành được những công việc khó khăn khi có sự quyết tâm

và say mê của cá nhân

Mục tiêu chỉ trở thành hiện thực nếu cán bộ, công chức thực sự tin tưởngrằng nó có thể được hoàn thành Một phương pháp nữa để nhận biết một mục tiêuđược xác định là hiện thực nếu chúng ta đã hoàn thành nó trong quá khứ hoặc tựđặt ra những điều kiện cần thiết để hoàn thành mục tiêu đó

- Khung thời gian

Mỗi một mục tiêu được xác định trong một giai đoạn thời gian cụ thể và rõ ràng

để hoàn thành, theo khung thời gian là một tuần, một tháng, 3 tháng, 6 tháng hoặc 1năm Các khung thời gian này cũng chính là các mốc thời gian để xác định các hoạtđộng kiểm điểm hay đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu, cũng như đưa ra nhữngbiện pháp điều chỉnh kịp thời nhằm giảm thiểu những sai lệch

* Bước 3: Xác định các hoạt động cần tiến hành để đạt mục tiêu đề ra và nhóm các hoạt động lại để tối ưu hóa việc sử dụng các nguồn lực

- Xác định các hoạt động cần tiến hành để đạt được mục tiêu của kế hoạch

Trong bước này, người lãnh đạo, quản lý cấp phòng cần căn cứ vào mục tiêu

và tính chất của công việc để trả lời câu hỏi: Cần phải làm những gì để hoàn thành

công việc và đạt mục tiêu đã đề ra? Để trả lời câu hỏi này, người lãnh đạo, quản lýcấp phòng, phải liệt kê tất cả các hoạt động cần tiến hành

- Nhóm các hoạt động lại để tối ưu hóa việc sử dụng các nguồn lực

Sau khi xác định được mục tiêu và dự kiến được kết quả công việc, xác địnhđược một loạt các hoạt động cần phải tiến hành, câu hỏi tiếp theo phải đặt ra là làmthế nào để cho các hoạt động đó thực hiện được một cách thuận lợi và có hiệu quả.Chính vì vậy, người lãnh đạo, quản lý cấp phòng cần phải nhóm các hoạt động lạitheo tính chất của hoạt động hoặc nguồn lực sử dụng Việc nhóm các hoạt động lạinhằm mục đích xác định trật tự các hoạt động và là cơ sở phân công trách nhiệm cho các

cá nhân, bộ phận tham gia thực hiện kế hoạch một cách phù hợp hơn, tối ưu hóa việc sửdụng các nguồn lực Tránh tình trạng hoạt động thực hiện không đảm bảo tính logic vàphân công không phù hợp với năng lực thực hiện Chẳng hạn, công tác chuẩn bị hội nghị

có thể nhóm thành các nhóm hoạt động chính như sau:

+ Nhóm hoạt động thứ nhất: Công tác chỉ đạo, điều hành chung

+ Nhóm hoạt động thứ hai: Công tác lễ tân, khánh tiết

+ Nhóm hoạt động thứ ba: Công tác hậu cần

+ Nhóm thứ tư: Công tác tài chính, dự kiến tài chính

+ Nhóm thứ năm: Công tác truyền thông

Từ việc nhóm các hoạt động lại, sẽ có một cái nhìn tổng quan về các đầuviệc và từ đó xác định nguồn lực cho từng nhóm việc

* Bước 4: Xác định các nguồn lực để thực hiện

Để tiến hành các nhóm hoạt động đã xác định ở trên, người lãnh đạo, quản

lý cấp phòng cần phải xác định những nguồn lực sau:

+ Nguồn nhân lực: số lượng và các yêu cầu về nhân sự.

+ Nguồn lực vật chất: phòng làm việc, các trang thiết bị như âm thanh, ánh

sáng, phương tiện nghe, nhìn và các phương tiện vật chất kỹ thuật khác

+ Nguồn lực tài chính: xác định mức chi tài chính cần thiết cho các nhóm

hoạt động cụ thể và cho toàn bộ quá trình thực hiện kế hoạch

+ Xác định thời gian thực hiện: sau khi đã xác định được các nguồn lực cần

thiết, từ đó có thể dự kiến thời gian tiến hành các hoạt động

Việc xác định nguồn lực phải đáp ứng được các yêu cầu hoàn thành côngviệc, nhằm đạt được mục tiêu đặt ra Tức là đảm bảo sự cân đối giữa: Mục tiêu =Yêu cầu = Nguồn lực (Mục tiêu đã được đặt ra trước khi tiến hành xác định các kếhoạch hành động, còn yêu cầu là sự thể hiện cụ thể về nguồn lực để đạt được mụctiêu đó)

* Bước 5: Phân công trách nhiệm cho cá nhân, bộ phận

Phân công trách nhiệm là khâu không thể thiếu của bất kỳ một hoạt độngquản lý nào Muốn chương trình hành động đạt được kết quả, thì việc phân côngtrách nhiệm phải hết sức rõ ràng Để làm được việc này cần trả lời một số câu hỏisau: Ai làm? Làm cái gì? Trách nhiệm với công việc đến đâu? Và ai là người chịutrách nhiệm chính trong một loạt các hành động đó Chẳng hạn, tổ chức cuộc họplớn thì ai là người chịu trách nhiệm chính, theo dõi tất cả các hoạt động và ai làthành viên tham gia? trách nhiệm của các thành viên đến đâu, khi cần báo cáo thìbáo cáo cho ai? và đảm nhận những công việc gì?

Việc phân công trách nhiệm rõ ràng, cụ thể là cần thiết và có thể nói lànhân tố đảm bảo hoàn thành công việc, nhưng chưa hẳn đã là tối ưu nếu trongquá trình thực hiện không có sự phối hợp đồng bộ, nhịp nhàng với nhau

* Bước 6: Xác định các rủi ro có thể và đối sách hạn chế những rủi ro đó

Trong bất kỳ hoạt động nào, dù có chuẩn bị chu đáo đến đâu đi nữa thì cũngcần phải tính đến những rủi ro có thể xảy ra Lường trước những rủi ro có thể xảy

ra sẽ giúp cho người lãnh đạo, quản lý cấp phòng lập kế hoạch, các thành viêntham gia thực hiện công việc xác định được mức độ nghiêm trọng của các loại rủi

ro có thể xảy ra trong hoạt động của từng công việc Trên cơ sở đó xác định chi phírủi ro và có sự phân bổ nguồn lực một cách hợp lý, đồng thời có biện pháp thíchhợp nhằm đối phó với từng loại rủi ro có thể xảy ra Như vậy, lường trước nhữngrủi ro thực chất là tìm ra những biện pháp, giải pháp mang tính chủ động nhằm

phát hiện phòng ngừa, loại bớt, khoanh lại rủi ro để giảm nhẹ tổn thất trên cơ sởtính toán và so sánh giữa lợi ích với chi phí

2 Xây dựng dự thảo kế hoạch công tác của lãnh đạo cấp phòng

Khi xây dựng dự thảo kế hoạch, người lãnh đạo, quản lý cấp phòng cần phảixác định các vấn đề sau:

Thứ nhất, về tên kế hoạch: Cần nêu rõ tên gọi của kế hoạch.

Thứ hai, về văn phong: Trình bày rõ ràng, mạch lạc, sử dụng phong cách

ngôn ngữ hành chính - công vụ

Thứ ba, về thể thức: Khi xây dựng dự thảo kế hoạch cần đảm bảo thể thức

văn bản theo đúng quy định

Thứ tư, về nội dung: Bố cục kế hoạch gồm 3 phần chính:

- Phần mở đầu: Trình bày khái quát những vấn đề được xác định là cơ sở

khoa học cho việc xây dựng kế hoạch; những thuận lợi và khó khăn; nêu rõ cáccăn cứ pháp lý cho việc xây dựng kế hoạch

- Phần nội dung: Khi xây dựng nội dung kế hoạch cần lưu ý:

+ Xác định rõ mục đích, yêu cầu của kế hoạch

+ Xác định đầy đủ các nhiệm vụ và giải pháp thực hiện Sắp xếp các nhiệm

vụ theo một trình tự logic để đạt được kết quả cuối cùng, xác định nội dung, quy

mô của công việc, hành động và nhiệm vụ cần làm như thế nào Nếu cần thiết thìtiến hành phân nhóm công việc (nhóm hành động, nhóm nhiệm vụ) dựa trên nộidung hay theo tiến trình thời gian thực hiện

+ Xác định các chủ thể tham gia thực hiện kế hoạch; vai trò, trách nhiệm cụthể của từng chủ thể tham gia Đối với từng nhiệm vụ, cần phải có sự phân côngcông việc rõ ràng, bao gồm: số lượng người tham gia, tên của từng cá nhân (hoặcnhóm) thực hiện; thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc công việc; mối quan hệphối hợp giữa các thành viên khi tham gia…

+ Xác định các nguồn lực thực hiện, như: tài chính, trang thiết bị…

- Phần kết luận:

+ Nêu triển vọng của việc thực hiện kế hoạch

+ Các đề xuất, kiến nghị

3 Thông qua và tổ chức thực hiện kế hoạch công tác của lãnh đạo cấp phòng

Lãnh đạo, quản lý cấp phòng có trách nhiệm tổ chức lấy ý kiến của cán bộ,chuyên viên để hoàn thiện và thông qua kế hoạch; sau khi kế hoạch được thôngqua thì tổ chức triển khai kế hoạch trong thực tế

III CÁCH THỨC RÈN LUYỆN KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH CỦA LÃNH ĐẠO CẤP PHÒNG

- Người lãnh đạo, quản lý cấp phòng tự đánh giá về kỹ năng lập kế hoạch củabản thân Xác định điểm mạnh, điểm yếu, nguyên nhân và cách khắc phục

- Thực hành lập kế hoạch công tác cấp phòng

Trên cơ sở học tập, bổ sung kiến thức về kỹ năng lập kế hoạch; nắm vữngquy trình lập kế hoạch (phân tích điều kiện, yêu cầu để xác định mục tiêu kháchquan, phù hợp, khả thi; phân tích nguồn nhân lực, vật lực; phối hợp với cá nhân,

tổ chức nào? Khi nào phải hoàn thành…), từ đó vận dụng vào công việc thực tiễn(trong lập kế hoạch cho cơ quan, đơn vị) để thường xuyên thực hành, rèn luyện kỹnăng

- Thường xuyên tự đánh giá, rút kinh nghiệm trong lập kế hoạch

CÂU HỎI ÔN TẬP

1 Trình bày vai trò việc lập kế hoạch của lãnh đạo cấp phòng?

2 Phân tích các căn cứ lập kế hoạch của lãnh đạo cấp phòng?

3 Tại sao người lãnh đạo, quản lý cấp phòng cần phải xác định mục tiêu và

dự kiến kết quả công việc trước khi xây dựng kế hoạch?

4 Chia sẻ kinh nghiệm thực tiễn của anh/chị trong lập và triển khai kế hoạchcông tác tại đơn vị mình

5 Hãy xây dựng kế hoạch công tác năm của phòng/ban nơi đơn vị anh/chịcông tác?

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Học viện Hành chính Quốc gia - Dự án Danida - NAPA, Tập bài giảng Kỹnăng lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch trong hành chính, Hà Nội năm 2006

2 Học viện Hành chính Quốc gia, Giáo trình Hành chính công, Nxb Đại họcQuốc gia, Hà Nội năm 2004

3 Nguyễn Hữu Tri, Quản trị văn phòng, Nxb Khoa học và kỹ thuật, Hà Nộinăm 2005

4 Từ điển Tiếng việt, Nxb khoa học xã hội - Trung tâm Từ điển học, Hà Nội năm 1994

KỸ NĂNG TỔ CHỨC THỰC HIỆN KẾ HOẠCH

I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN KẾ HOẠCH

1 Khái niệm

Tổ chức thực hiện kế hoạch là khâu biến kế hoạch thành hiện thực thông qua hệ thống các nguồn lực, cách thức, điều kiện nhất định

2 Vai trò của tổ chức thực hiện kế hoạch

Giúp nhà lãnh đạo, quản lý hiện thực hóa mục tiêu; kiểm soát tốt nhất quá trình thực hiện kế hoạch, sớm phát hiện bất cập, kịp thời điều chỉnh mục tiêu, các nguồn lực và con người nhằm đạt chất lượng, hiệu quả cao nhất

II NỘI DUNG, CÁCH THỨC TỔ CHỨC THỰC HIỆN KẾ HOẠCH

Đặt vấn đề: Chúng ta biết rằng hiệu quả vận hành của một tổ chức phụ thuộc vào

tư duy (lập kế hoạch) và hành động (tổ chức thực hiện kế hoạch) Trong đó tư duy (lập kế hoạch) chiếm 20% và Hành động (tổ chức thực hiện kế hoạch) chiếm 80% Như vậy tổ chức thực hiện kế hoạch có vai trò to lớn trong hoạt động lãnh đạo, quản lý của tổ chức Vậy cán bộ lãnh đạo, quản lý cấp phòng cần phải có kỹ năng

tổ chức thực hiện kế hoạch Trước hết cần phải nắm vững các khâu (quy trình) của

tổ chức thực hiện kế hoạch

2.1 Nội dung tổ chức thực hiện kế hoạch: Bao gồm 3 bước (1) Truyền đạt, triển khai kế hoạch; (2) Phân công công việc, điều tiết nguồn lực; (3) Kiểm tra, đánh giákết quả

2.1.1 Truyền đạt kế hoạch

- Truyền đạt kế hoạch là hoạt động thông tin về nội dung kế hoạch cần tổ chức thựchiện đến các thành viên của tổ chức (phòng, ban) và các đối tượng bên ngoài tổ chức nhưng có liên quan đến việc tổ chức thực hiện kế hoạch

- Mục tiêu của truyền đạt kế hoạch: Giúp các thành viên của tổ chức và các đối tượng có liên quan nắm được mục đích, yêu cầu và nội dung của kế hoạch, nắm được các nhiệm vụ mình được giao và cần phải hoàn thành trong khoảng thời gian bao lâu; nắm được cac nguồn lực mình được phân bồ để thực hiện nhiệm vụ

- Phương thức truyền đạt kế hoạch: Tổ chức hội nghị, hội thảo, thông tin bằng văn bản, thông tin đại chúng, tổ chức gặp gỡ các đối tượng có liên quan

2.1.2 Phân công và phân bổ nguồn lực

* Phân công công việc

- Phân công: trên cơ sở xác định đúng nguồn nhân lực Trưởng phòng phân công nhiệm vụ cho các Phó trưởng phòng và chuyên viên Trưởng phòng thường quán xuyến chung, các Phó trưởng phòng phụ trách theo dõi từng mảng nhiệm vụ, chuyên viên thực hiện các nhiệm vụ cụ thể Nguyên tắc của phân công là rõ người,

rõ việc, rõ trách nhiệm, rõ sản phẩm

- Phối hợp công tác: Lãnh đạo phòng có trách nhiệm phối hợp với các thành viên trong đơn vị nhằm đạt được mục tiêu chung Kỹ năng phối hợp cần thể hiện trong mọi loại hình phối hợp: (1) Phối hợp dọc giữa lãnh đạo cấp phòng với các phó phòng và các nhân viên; (2) Phối hợp ngang giữa các phòng trong thực hiện kế

hoạch và giữa các thành viên với nhau; (3) Phối hợp theo mạng lưới khi có sự thamgia của nhiều đơn vị, tổ chức trong triển khai thực hiện kế hoạch.

- Làm việc nhóm: Đơn vị cấp phòng là nơi thể hiện rất rõ tính chất làm việc theo nhóm Tuy nhiên, trong trường hợp một đầu việc giao cho 2 đến 3 nhân viên cùng thực hiện thì cần lưu ý cách tổ chức làm việc theo nhóm Lãnh đạo phòng cần giao cho một người trong số 3 người đó chịu trách nhiệm chính Người chịu trách nhiệmchính phải là người có tinh thần trách nhiệm và năng lực chuyên môn tốt, ngoài ra

có khả năng giao tiếp, thuyết phục, quy tụ được mọi người trong nhóm

- Phân bổ nguồn lực: Trên cơ sở xác định đúng nguồn lực, việc phân bổ nguồn lực cũng rất quan trọng, giúp việc thực hiện công việc thông suốt

2.1.3 Theo dõi, kiểm tra, đánh giá thực hiện kế hoạch

- Theo dõi, kiểm tra: Là hoạt động thường xuyên, định kỳ thu thập, phân tích thôngtin/số liệu về tiến độ thực hiện kế hoạch và nhằm xác định các vấn đề khó

khăn/vướng mắc để kịp thời có giải pháp khắc phục Theo dõi , kiểm tra chủ yếu cung cấp thông tin về:

+ Tiến độ thực hiện các hoạt động so với kế hoạch và chỉ số;

+ Mức độ đạt được các kết quả đầu ra so với kế hoạch và chỉ số;

+ Tình hình huy động và sử dụng các nguồn lực (tài chính, cơ sở vật chất và con người)

- Đánh giá thực hiện kế hoạch: Là hoạt động định kỳ kiểm điểm và đánh giá việc hoàn thành các kết quả đầu ra, các kết quả trực tiếp, dài hạn (so với chỉ số kết quả

và mục tiêu), đánh giá tính hiệu suất, hiệu quả và tác động của kế hoạch để có những quyết định điều chỉnh cần thiết, rút ra các bài học kinh nghiệm cho các giai đoạn, kế hoạch tiếp theo

2.2 Cách thức, kỹ năng thực hiện kế hoạch

2.2.1 Cách thức, kỹ năng phân công, phân bổ nguồn lực

* Nguyên tắc phân công, phân bổ nguồn lực:

Phân công công việc cần đảm bảo nguyên tắc rõ người, rõ việc, rõ điều kiện, rõ thời gian, rõ sản phẩm, nhằm nâng cao trách nhiệm cá nhân, tổ chức trong thực hiện kế hoạch

Phân bổ nguồn lực cần đảm bảo tính hợp lý, kịp thời, đầy đủ: dựa vào từng nội dung nhiệm vụ để phân bổ nguồn lực, dựa vào chi phí hiệu quả các nguồn lực

a Cách thức, kỹ năng phân công công việc

* Lập bảng phân công công việc

Mục tiêu là rõ người, rõ việc, rõ thời gian, rõ sản phẩm và rõ trách nhiệm Muốn vậy nhà lãnh đạo, quản lý phải biết lập bảng phân công

Bảng phân công công việc là công cụ để người lãnh đạo, quản lý cấp phòng quán xuyến được toàn bộ nội dung công việc cần triển khai của kế hoạch, giúp quản trị nhân sự, quản trị thời gian và sản phẩm hiệu quả Do đó, cán bộ quản lý cấp phòng cần phải biết lập bảng phân công công việc

Bảng 1 Phân công công việc