Đang tải... (xem toàn văn)
Theå thöùc vaên baûn cuûa tröôøng THPT Proù – Ñôn Döông ñöôïc trình baøy ñaày ñuû caùc thaønh phaàn baét buoäc nhö : Quoác hieäu ( tieâu ñeà, tieâu ngöõ), Teân ñôn vò chuû quaûn ,Taùc gi[r]
(1)LỜI NÓI ĐẦU
Trong thời đại đổi đất nước , việc “ Hiện đại hoá” cơng tác văn phịng vấn đề mà quan, tổ chức quan tâm Để đáp ứng nhu cầu nhân viên văn phòng phải trang bị đầy đủ kiến thức lĩnh vực hành văn phịng
Cơng tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thơng tin cần thiết, giữ lại đầy đủ chứng hoạt động quan, đơn vị, tổ chức, …
Văn thư văn bản, giấy tờ công tác quan, tổ chức Hay nói cách rộng hơn, văn thư phương tiện ghi tin xử lý thông tin công tác quản lý
Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ công tác quản lý, bao gồm công việc soạn thảo, tổ chức quản lý văn bản, phân phối văn quan
Qủan lý văn tài liệu hình thành hoạt động quan
Quản lý sử dụng dấu công tác văn thư ( Các loại dấu, phương pháp bảo quản, quản lý sử dụng dấu )
(2)1.1 Việc ban hành văn quy phạm pháp luật quan :
Theo luật ban hành văn quy phạm pháp luật lệ trường trung phổ thông quy định nhiệm vụ quyền hạn Hiệu trưởng Nhà trường Hiệu trưởng Trường trung học phổ thông phép ban hành văn quy phạm pháp luật
Để thực tốt chức năng, nhiệm vụ Trường nói chung thực nhiệm vụ quản lý hoạt động Nhà trường nói riêng, hiệu trưởng Trường trung học phổ thơng Pró ban hành Quyết định nhằm thực tốt nhiệm vụ quản lý
- Quyết định văn để quy định chế dộ, sách áp dụng chế độ sách cho đối tượng
Vì quan trường học nên thường ban hành định cá biệt ( hành chính): Quyết định cá biệt loại văn áp dụng văn quy phạm pháp luật để giải vấn đề, việc, vụ cụ thể đối tượng cụ thể
Thực tế Hiệu trưởng trường trung học phổ thông Pró phép ban hành Quyết định
Ví duï :
QUYẾT ĐỊNH CỦA HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG TRUNG HỌC PHỔ THƠNG PRĨ
Về việc thành lập Ban kiểm tra sở vật chất trường học
năm học 2006 – 2007
- Báo cáo loại văn dùng để sơ kết, tổng kết cơng tác phản ánh tình hình vấn đề, vụ việc quan tổ chức
(3)BAÙO CAÙO
Báo cáo tình hình giám sát, đánh giá đầu tư dự án xây dựng nâng cấp
trường THPT Pró – Đơn Dương
- Tờ trình loại văn mà nội dung chủ yếu đề xuất với cấp phê chuẩn vấn đề, chủ trương, phương án, chế đợ, sách, tiêu chuẩn đề nghị sửa đổi chế độ sách
Ví dụ :
TỜ TRÌNH
Xin thành lập hội đồng xét tuyển sinh lớp 10 năm học 2006 – 2007
- Thông báo loại văn dùng để truyền đạt phổ biến thông tin quan, dơn vị, quần chúng nhân dân tinh thần công tác, tình hình hoạt động định quản vấn đề việc khác để thực để biết
Ví dụ :
THÔNG BÁO
Về việc thay đổi lịch học bồi dưỡng thay sách lớp 10 năm học 2006 – 2007.
- Cơng văn hành loại văn dùng để giao dịch, trao đổi, nhắc nhở, đạo quan tổ chức với quan tổ chức với cơng dân
Ví dụ :
CÔNG VĂN
(4)* Ngồi loại văn nói Trường THPT Pró – Đơn Dương ban hành loại văn khác : kế hoạch, thư mời, giấy mời, biên bản, …
1.2.So sánh thể thức văn quan trình bày với quy định hành Đảng Nhà nước :
Một văn hình thành u cầu phải có đầy đủ thành phần bắt buộc hay nói cách khác văn phải hồn chỉnh mặt thể thức lẫn nội dung trước ban hành
Đối với trường trung học phổ thơng Pró đơn vị hành nghiệp thuộc hệ thống giáo dục quốc dân, chịu quản lý Sở mặt giáo dục đào tạo giúp Sở việc quản lý, giáo dục đào tạo học sinh nên trình hình thành văn thực nghiêm túc đảm bảo theo thông tư thông tư 55/2005/TTLT- BNV – VPCP ngày 06 tháng năm 2005 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn
Thể thức văn quan:
Thể thức văn tổng thể thành phần văn hành trình bày theo cấu trúc định mang ý nghĩa thông tin phù hợp nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng văn thể giá trị pháp lý hiệu lực thi hành văn
(5)Quốc hiệu : thành phần biểu thị tên quốc gia thể chế độ trị mà Nhà nước quốc gia thực thi
Quốc hiệu trình bày góc cùng, bên phải trang văn
Thực tế quan trình bày :
CỘNG HOAØ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập Tự – Hạnh phúc
- Tác giả ban hành văn bản: tên quan, tổ chức ban hành văn bao gồm tên quan, tổ chức ban hành văn tên quan, tổ chức chủ quản cấp trực tiếp quy định pháp luật văn thành lập, quy định tổ chức máy quan, tổ chức có thẩm quyền, trừ trường hợp Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ
Tên quan, tổ chức ban hành văn phải ghi đầy đủ theo tên gọi thức văn thành lập, quy định tổ chức máy, phê chuẩn cấp giấy phép hoạt động công nhận tư cách pháp nhân quan, tổ chức có thẩm quyền: tên quan, tổ chức chủ quản cấp trực tiếp viết tắt cụm từ thơng dụng Uûy ban nhân dân ( UBND), Hội đồng nhân dân ( HĐND), …
Tên quan ban hành văn trình bày góc bên trái trang đầu văn
Phần tên đơn vị chủ quản trình bày chữ in hoa tên quan ban hành văn
Thực tế quan trình bày
SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO LÂM ĐỒNG TRƯỜNG THPT PRĨ
(6)Theo thông tư 55/2005/TTLT – BNV – VPCP ngày 06 tháng năm 2005 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Thì trình bày sau :
SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO LÂM ĐỒNG TRƯỜNG THPT PRĨ
- Số ký hiệu văn
Số văn số thứ tự văn ban hành năm văn thư quan tổ chức
Ký hiệu văn chữ viết tắt tên loại văn tên quan ban hành
Caùch ghi soá :
+ Đối với văn quy phạm pháp luật :
Số : / năm ban hành/ tên loại văn - tên quan ban hành văn
Ví dụ : Số : 02/ 2006/ QĐ-BGD&ĐT + Đối với văn hành :
Số: / tên loại văn – tên quan ban hành văn Ví dụ : Số : 03/ BC – THPT Pró
Lưu ý : Số văn phải viết tay
Số ký hiệu văn trình bày hàng Chữ số văn số Ả Rập
- Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn
(7)Thời gian ban hành : ngày, tháng, năm văn ký đóng dấu (Ngày, tháng, năm thời gian mà văn người có thẩm quyền ký thức ngày văn thông qua.)
Địa danh ngày tháng năm ban hành văn ngày, tháng, năm ban hành văn trình bày phần Quốc hiệu, sát lề phải chữ in thường kiểu chữ nghiêng, địa danh ngày tháng năm cách dấu phẩy, phải ghi đầy đủ từ ngày tháng năm không viết tắt Ngày 10 tháng thêm vào trước
Ví dụ : Đơn Dương, ngày 15 tháng năm 2006
- Tên loại trích yếu nội dung
Tên loại tên gọi loại văn ( Quyết đinh, Báo cáo, Kế hoạch , … )
Trích yếu nội dung câu tóm tắt ngắn gọn phản ánh xác nội dung văn đề cập đến
Tên loại trích yếu nội dung trình bày địa danh ngày tháng năm ban hành văn Được trình bày trang văn chữ in hoa đứng, đậm
Đối với cơng văn hành trích yếu nội dung trình bày thành phần số ký hiệu Được trình bày chữ in thường, đứng
Thực tế trường trình bày hồn tồn với thơng tư 55/2005/TTLT – BNV – VPCP ngày 06 tháng năm 2005 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn
Ví dụ :
QUYẾT ĐỊNH
(8)Ví dụ2 :
BÁO CÁO
V/v Báo cáo tình hình chuẩn bị sở vật chất dạy học mơn tin học Ví dụ :
Soá : 20/HC
Về việc : hướng dẫn kiểm tra hồ sơ khối 12 năm học 2005 – 2006
- Nội dung văn là tồn thơng tin mà văn đề cập đến
Phần nội dung trình bày chữ in thường, cỡ chữ 13 – 14; xuống òng, chữ đầu dịng lùi vào từ 1cm đến 1,27 cm; khoảng cách đoạn văn đặt tối thiểu 6pt, khoảng cách dòng hay cách dòng chọn tối thiểu từ cách dòng đơn từ 15pt trở lên
Thực tế trường trình bày theo thông tư 55/2005/TTLT – BNV – VPCP ngày 06 tháng năm 2005 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn
Ví dụ :
Căn Điều 40 khen thưởng kỷ luật Điều lệ trường trung học ban hành kèm theo định số 23/2003/QĐ – BGD&ĐT ngày 11 tháng năm 2002 Bộ trưởng Bộ Giáo Dục Đào Tạo;
Căn thông tư 08/TT ngày 21 tháng năm 1988 Bộ Giáo Dục Đào Tạo việc khen thưởng kỷ luật học sinh ;
(9)Xét biên họp hội đồng kỷ luật ngày 06 tháng 01 năm 2006 việc đề nghị xử lý kỷ luật học sinh ;
Nội dung văn tính từ tên loại trích yếu nội dung cơng văn hành nội dung tính từ “ kính gửi” trở
Nơi nhận văn : nơi tên quan, cá nhân mà văn chuyển tới để có trách nhiệm giải quyết, theo dõi biết Nơi nhận văn trình bày góc trái cuối trang văn Cách dịng cuối nội dung văn từ – dịng, nơi nhận trình bày sát với lề trái văn bản, ghi địa nơi nhận bắt đầu dấu gạch ngang Từ “Nơi nhận” trình bày dịng riêng sau có dấu hai chấm , chữ in thường cỡ chữ 12 đậm, nghiêng Phần liệt kê quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân nhận văn trìmh bày băng chữ thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân nhóm quan, tổ chức, đơn vị nhận văn trình bày dịng riêng , đầu dịng có dấu gạch ngang, cuối dịng có dấu chấm phẩy ( ;) riêng dòng cuối bao gồm chữ “ lưu ” sau có dấu hai chấm( : ), chữ viết tắt “ VT ” ( văn thư quan, tổ chức ), chữ viết tắt tên đơn vị ( phận) soạn thảo văn số lượng lưu ( trường hợp cần thiết ) đặt ngoặc đơn, cuối cùn g dấu chấm
Thực tế quan thực tập trình bày sau : Ví dụ :
Nơi nhận :
- Như điều “ để thực hiện” - Gia đình ( phối hợp)
- Địa phương ( phối hợp ) - Lưu VT
Aùp dụng theo thông tư 55/2005/TTLT – BNV – VPCP ngày 06 tháng năm 2005 trình bày sau :
(10)Nơi nhận : - Như điều ; - Gia đình ; - Địa phương ;
- Lưu : VT,HT, VT
- Thể thức đề ký chức vụ người ký văn :
Chữ ký ký hiệu người có thẩm quyền ký văn Văn có chữ ký người có thẩm quyền có giá trị pháp lý Người ký văn phải chịu trách nhiệm nội dung thể thức văn mà ký
Chữ ký phải chữ ký thức đăng ký khơng dùng viết chì, mực đỏ, mực dễ phai để ký văn bản, quyền hạn người ký trình bày chữ in hoa cỡ chữ 13 – 14, kiểu chữ đứng đậm Chữ ký thể thức đề ký trình bày phía góc phải trang cuối văn bản, cách dịng cuối nội dung văn từ – dịng Họ tên người ký trình bày chữ in thường cỡ chữ 13 – 14, kiểu chữ đứng đậm
Thực tế trường trình bày sau : Ví dụ :
- Khi thủ trưởng ký : HIỆU TRƯỞNG
Vương Quang Thịnh Vượng
- Khi cấp phó ký thay :
TM HIỆU TRƯỞNG PHÓ HIỆU TRƯỞNG
(11)Vũ Văn Công
- Dấu quan : Dấu văn thành phần thể tư cách pháp lý văn
Dấu quan đóng trùm lên 1/3 chữ ký bên trái
Ngoài thành phần bắt buộc mẫu văn cịn có thành phần phụ : mẫu dấu độ mật ( tuyệt mật, tối mật mật ), “hoả tốc”, “thượng khẩn” “khẩn” trình bày chữ in hoa, cỡ chữ 13 – 14 kiểu chữ đứng đậm đặt cân đối khung hình chữ nhật viền đơn
- Thể thức văn :
Các thành phần thể thức trình bày trang giấy sau phần cuối văn sao, đường kẻ nét liền, kéo dài hết chiều ngang vùng trình bày văn Hình thức : cum từ “ y chính”, “ trích ”, “ lục ”, trình bày chữ in hoa, cỡ chữ 13 – 14 kiểu đứng, đậm
Các thành phần thể thức khác gồm : tên quan, tổ chức văn bản; số, ký hiệu sao; địa danh ngày, tháng, năm sao; dấu quan, tổ chức ssao văn bản; nơi nhận trình bày theo hướng dẫn trình bày thành phần thể thức tương ứng văn theo thơng tư 55
Ví dụ :
SAO Y BẢN CHÍNH SỞ GIÁO DỤC & ĐAØO TẠO LÂM ĐỒNG CỘNG HOAØ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
(12)Số : 08/SY Đơn Dương, ngày 20 tháng năm 2006 Nơi nhận : KT.HIỆU TRƯỞNG
- Các tổ chuyên môn; PHĨ HIỆU TRƯỞNG
- Lưu VT
Vũ Văn Công
Tóm lại, thể thức văn Trường trung học phổ thơng Pró thực theo thông tư 55/2005/TTLT – BNV – VPCP ngày 06 tháng năm 2005
1.3 Quy trình soạn thảo văn quan :
Quy trình soạn thảo văn trình tự bước cần tiến hành trình soạn thảo văn Các bước soạn thảo văn xếp theo thứ tự nối tiếp nhau, từ bước đến bước khác Kết thúc bước soạn thảo người soạn thảo văn đạt mục tiêu, kết định làm sở cho bước soạn thảo xong văn
Quy trình soạn thảo văn đồng thời kế hoạch soạn thảo văn bản, bước soạn thảo mục kế hoạch soạn thảo văn
Các bước soạn thảo văn bản:
- Xác định mục đích ban hành văn ; - Xác định tên thể loại văn ;
-Thu thập xử lý thông tin;
- Xây dựng đề cương viết dự thảo văn bản; - Duyệt thảo, nhân bản, ký ban hành
(13)chuẩn bị người cán soạn thảo văn dựa vào thơng tin thu thập để hình thành thảo xác với thực tế
Sau hoàn tất thảo, người chịu trách nhiệm văn ký nháy lên văn chuyển cho tổ trưởng lãnh đạo phụ trách chuyên mơn để xem xét nội dung, thể thức ký thức lên văn
Văn sau lãnh đạo ký thức chuyển xuống phận văn thư để hoàn thành văn : ghi số ký hiệu văn bản, ghi ngày, tháng, năm, nhân văn bản, đóng dấu phát hành