ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG KINH DOANH

Chế tạo, lắp ráp IKD, CKD, xe tải, xe buýt trên cơ sở nhập khẩu linh kiện, tổng thành của Hàn Quốc, Trung Quốc, sản xuất các thiết bị thi công công trình như trạm trộn ASPHALT, trạm trộn

ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG KINH DOANH

VÀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN

CỦA CÔNG TY CƠ KHÍ ÔTÔ 1.5

I/ QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY CƠ ÔTÔ 1.5

1.Những nét chung về công ty cơ khí ôtô 1.5

Công ty cơ khí ô tô 1.5 thuộc Tổng Công ty cơ khí GTVT- Bộ Giao Thông Vận Tải là Doanh nghiệp Nhà nước được thành lập ngày 01/05/1956

Tên giao dịch tiếng Anh: Auto Mobile Mechanical Company 1-5

Trụ sở chính: Km 15 - QL 3 - Khối 7A Thị trấn Đông Anh - Hà Nội

Điện thoại: 04.8835151, 04 8820486 FAX: 04.8834114

Mã số thuế: 0100104073-1

Số đăng ký kinh doanh: 108863 do Trọng tài kinh tế Hà Nội cấp

Tài khoản: 710A - 00022 Ngân hàng công thương Đông Anh - HN

Văn phòng đại diện: 28 Trần Hưng Đạo - Hoàn Kiếm - Hà Nội

Qua 45 năm hoạt động và trưởng thành Công ty cơ khí ô tô 1-5 sửa chữa lớn hàng loạt loại xe ô tô tải, ô tô chở khách Chế tạo, lắp ráp IKD, CKD, xe tải, xe buýt trên cơ sở nhập khẩu linh kiện, tổng thành của Hàn Quốc, Trung Quốc, sản xuất các thiết bị thi công công trình như trạm trộn ASPHALT, trạm trộn cấp phối xây dựng, lu bánh lốp…

Công ty có đội ngũ cán bộ quản lý, kỹ thuật và công nhân lành nghề được đào tạo

từ Trung Quốc, Liên Xô, Hàn Quốc và các trường đào tạo chính quy tại Việt Nam Nguồn vốn kinh doanh do Nhà nước cấp cho Công ty xấp xỉ 10 tỷ đồng Tổng giá trị tài sản cố định trên 10 tỷ đồng gồm các loại máy móc thiết bị đủ điều kiện dùng để gia công, lắp ráp hoàn chỉnh sản phẩm đạt tiêu chuẩn kỹ thuật như: Máy tiện, máy phay, máy bào, máy hàn tự động, máy cắt đột dập, máy đánh bóng Các phương tiện vận chuyển bốc dỡ:

Cầu trục treo, cần cẩu, xe nâng hàng Toàn bộ dây chuyền lắp ráp xe ô tô theo dạng IKD

1 và CKD và các thiết bị kiểm tra

* Về mặt bằng nhà xưởng:

- Tổng diện tích mặt bằng đất đai: 60.422 m2

- Nhà xưởng kho tàng: 10.600 m2

- Nhà văn phòng làm việc 3 tầng, hệ thống kho tàng sản xuất hiện đại

* Lực lượng lao động:

Gồm 1.400 người trong đó có cán bộ quản lý kỹ thuật, công nhân lành nghề

* Thành tích hoạt động:

Là một Công ty luôn chủ động trong sản xuất kinh doanh, luôn hoàn thành vượt mức kế hoạch đảm bảo đầy đủ công ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên chức và chấp hành tốt các nhiệm vụ được Tổng Công ty và Nhà nước giao, chỉ số tăng trưởng năm sau cao hơn năm năm trước

Công ty luôn xứng đáng là một đơn vị chủ lực của ngành cơ khí GTVT Đã đạt được những thành tích:

- Nhà nước tặng thưởng 6 Huân chương lao động hạng I, II, III

- Được nhận cờ xuất sắc của Bộ giao thông vận tải năm 1996, 1998

- Được nhận cờ luân lưu của Chính Phủ năm 1996,1997,1999

- Được nhận cờ đơn vị xuất sắc của Tổng Liên đoàn lao động

- Liên tục được nhận cờ Đảng bộ vững mạnh xuất sắc của huyện Đông Anh và nhiều danh hiệu khác của Công đoàn, đoàn Thanh niên

- Được UBND thành phố tặng bằng khen về thành tích chấp hành tốt nghĩa vụ nộp Ngân sách Nhà nước

- Được Nhà nước Phong tặng danh hiệu đơn vị anh hùng năm 2000

Tiền thân của công ty là nhà máy sửa chữa ôtô 1 -5 được hình thành trên cơ sở 4 xưởng cơ khí: Avia, GK-115, GK-125, Yên Ninh, đặt tại số 18 phố Phan Chu Trinh - Hà Nội với nhiệm vụ là sửa chữa ôtô, chế tạo các phụ tùng ôtô… Vào những năm đầu tiên

khi mới thành lập, máy móc thiết bị của nhà máy còn đơn sơ, số lượng công nhân ít, sửa chữa chủ yếu bằng thủ công, tổ chức nhà máy theo chế độ tự cung tự cấp, không hạch toán kinh tế Mặc dù thế, nhưng công ty vẫn hoàn thành các nhiệm vụ mà nhà nước giao

và không ngừng lớn mạnh, được nhà nước tặng thưởng nhiều huân huy chương cao quý

Và vinh dự nhất đối với nhà máy là đã chế tạo thành công chiếc xe ôtô đầu tiên ở Việt Nam, và được diễu hành vào đúng ngày Quốc Khánh 02/09/1959

Nhưng từ 5 /1978, Nhà máy chuyển sang Đông Anh và tiếp nhận thêm nhà máy 19-5 ở Vĩnh Phú cùng chức năng, nhiệm vụ Tại đây, nhà máy gặp rất nhiều khó khăn do

xa trung tâm, tình hình kinh tế sau chiến tranh còn nghèo, chiến tranh biên giới xảy ra ngày càng quyết liệt, hơn thế nữa số công nhân xin nghỉ việc ngày càng nhiều, khách hàng ngày càng giảm sút Cán bộ lãnh đạo nhà máy đã tìm đủ mọi biện pháp để khôi phục nhà máy như: Tổ chức nuôi bò sữa, làm một số loại máy móc phục vụ cho sản xuất nông nghiệp Nhưng kết quả thu được đều quá thất vọng Mặc dù thế nhà máy vẫn duy trì nghề chính của mình là sửa chữa ôtô

Theo quyết định số 17 CP ngày 14/1/1981 của Bộ GTVT, nhà máy được phép thu mua các loại xe bị nạn, bị phá hoại trong chiến tranh để tháo gỡ, phục hồi các chi tiết, vào những năm này ngoài nhiệm vụ đó, nhà máy còn chế tạo các chi tiết nhỏ như bơm nước

xe Zin, các loại bulông…

Từ khi chuyển sang nền kinh tế thị trường, và đặc biệt từ năm 1990, nhà máy đã chủ động về kế hoạch sản xuất, bước đầu có ý thức về thị trường, về Marketing, nhờ vậy

mà sản phẩm của nhà máy càng được ưa chuộng Từ đó đến nay, nhà máy thực sự bước sang một trang mới và đặc biệt là từ khi được thành lập lại theo quyết định số 1041 QĐ TCCB - NĐ ngày 27/5/1993 của Bộ trưởng Bộ GTVT (thành lập lại theo NĐ 338/ HĐBT) lấy tên là Công ty cơ khí ô tô 1-5 Đây là một thuận lợi tạo cho công ty có tư cách pháp nhân độc lập để làm ăn, tự hạch toán kinh tế, tự giao dịch và kí kết hợp đồng kinh tế Với nhiệm vụ mới chủ yếu là sửa chữa đóng mới, lắp ráp xe ôtô, máy thi công và các sản phẩm công nghiệp khác

Với sự sáng tạo, năng động, nhanh nhạy với sự chuyển đổi của nền kinh tế, đặc biệt từ khi luật đầu tư nước ngoài vào Việt Nam, cán bộ lãnh đạo công ty đã phối hợp với

bộ GTVT, trường đại học GTVT… chế tạo thêm các loại sản phẩm như: lu bánh lốp, trạm cấp phối, trạm bê tông nhựa ASPHALT công suất từ 25 - 100 tấn/ giờ Trạm cấp phối được cục đo lường chất lượng nhà nước xác định đảm bảo chất lượng thay thế hàng nhập khẩu Có thể nói đây là những mặt hàng chủ đạo của công ty, khẳng định được tài năng, trí tuệ, óc sáng tạo của giới khoa học trong nước cũng như cán bộ lãnh đạo công ty

Các sản phẩm của công ty đã đạt được nhiều huy chương vàng, bạc như: trạm trộn ASPHALT, trạm cấp phối, lu bánh lốp và đã chiếm lĩnh hầu hết thị trường trong nước do chất lượng cao, giá thành hạ

Trong những năm gần đây, công ty luôn đạt được lợi nhuận cao, và đạt vượt định mức các chỉ tiêu kế hoạch đề ra, đảm bảo 3 nguồn cơ bản là nộp ngân sách nhà nước, đầu

tư tích luỹ bổ sung nguồn vốn kinh doanh, và nâng cao mức thu nhập cho người lao động Năm 2000, công ty đã được nhà nước phong tặng là “Đơn vị anh hùng lao động” của 10 năm đổi mới

Do ưu thế về sản phẩm trạm trộn, hiện nay công ty đang đầu tư thêm cho TSCĐ

847 triệu đồng từ nguồn vốn Đầu tư phát triển, Bộ tài chính cấp bổ xung thêm 8,4 tỷ đồng, làm nguồn vốn kinh doanh hiện nay là 16.937 triệu đồng.Và để đáp ứng nhu cầu sản xuất, công ty đang mở rộng thêm nhà xưởng mới với diện tích 20 ha để vừa tạo công

ăn việc làm cho nhân dân điạ phương và các tỉnh lân cận

2 Chức năng nhiệm vụ của Công ty

2.1 Chức năng

Như đã nêu ở phần trên, nhiệm vụ của công ty ở một số thời kỳ có khác nhau, tuy nhiên với sự cạnh tranh về sản phẩm giữa các doanh nghiệp ngày càng quyết liệt, công ty nhận thấy đa dạng hoá sản phẩm và nâng cao chất lượng sản phẩm được đặt lên hàng đầu

Để đáp ứng nhu cầu thị trường, công ty từng bước xác lập lại cơ cấu sản phẩm và dần dần tiến tới chế tạo các sản phẩm chủ đạo và chiếm lĩnh thị trường bằng chính những sản phẩm ấy

- Sản xuất, lắp ráp, sửa chữa các loại ô tô, xe máy

- Sản xuất các loại thiết bị máy công trình như: Trạm BTNN có công suất từ 20-104Tấn/giờ, trạm trộn cấp phối các loại, lu bánh lốp, trạm bê tông xi măng

- Sản xuất trạm nghiền sàng đá và các thiết bị phục vụ cho ngành GTVT

2.2 Nhiệm vụ

- Đăng ký kinh doanh đúng ngành nghề, danh mục đã đăng ký, chịu trách nhiệm trước pháp luật về điều lệ, quy phạm, quy trình tiêu chuẩn kỹ thuật

- Hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế, nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp Luật và quy chế tài chính của Nhà nước

-Thực hiện nghĩa vụ đối với người lao động theo quy định luật lao động

- Thực hiện chế độ báo cáo kế toán, kiểm toán theo quy định của Nhà nước và Tổng Công ty Chịu trách nhiệm về tính xác thực của báo cáo

- Chịu sự kiểm tra, kiểm soát của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền

3 Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty cơ khí ô tô 1-5

Mặc dù thuộc Tổng Công ty cơ khí giao thông vận tải, Công ty cơ khí ô tô 1.5 hoàn toàn độc lập trong công tác quản lý kinh doanh và hạch toán kinh tế Cho nên Công ty tổ chức đầy đủ các phòng ban chức năng để năng động trong việc tìm thị trường tiêu thụ sản phẩm, thị trường cung cấp nguyên vật liệu đồng thời cũng sáng tạo trong sản xuất và quản lý kinh doanh Song Công ty cũng phấn đấu tinh giản bộ máy quản lý tới mức có thể và tăng hiệu suất làm việc tới mức tối đa Chính vì vậy mà bộ máy quản lý của công

ty ngày càng có trình độ cao, nhân viên quản lý đều đã và đang qua các khoá đào tạo chính quy và tại chức ở các trường đại học Còn đối với những người lao động là công

nhân trực tiếp sản xuất đều phải qua các trường công nhân kỹ thuật có nghiệp vụ về kỹ thuật sản xuất sản phẩm ở Công ty

Bộ phận sản xuất gồm có 01 phân xưởng cơ khí và 3 xí nghiệp trực thuộc Công ty bao gồm: Xí nghiệp ô tô, xí nghiệp máy công trình và kết cầu thép, xí nghiệp sản xuất xe khách Bộ máy tổ chức quản lý của Công ty có thể được biểu hiện qua sơ đồ sau:

BIỂU SỐ 2.1: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ SX-KD

CỦA CÔNG TY CƠ KHÍ Ô TÔ 1-5

Mỗ

Mỗi phòng ban hay phân xưởng trong công ty có một chức năng riêng nhưng giữa chúng lại có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, hỗ trợ nhau làm cho bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh của công ty tạo thành một khối thống nhất đủ khả năng để đứng vững trên thị trường

GIÁM ĐỐC

PGĐ KỸ THUẬT PGĐ KINH DOANH

VĂN

PHÒNG

C.TY

PHÒNGT C-LĐ

PHÒNG TC-KT

PHÒNG K.TẾ -TT

PHÒNG

TK ÔTÔ

PHÒNG TKMCT

T.TÂM

B HÀNH

PHÒNG ĐH-SX

BAN

CƠ ĐIỆN

BAN YT- VS VSMT

X.NGHIỆP

Ô TÔ

X.NGHIỆP MCT &

KẾT CT

X.NGHIỆP

S.XUẤT

XE KHÁCH

P.XƯỞNG

CƠ KHÍ

PHÒNG KCS PHÒNG

CGCN

+ Đứng đầu công ty là Giám đốc- Người trực tiếp ra quyết định quản lý sản xuất thông qua việc nắm vững tình hình hoạt động của công ty Bên cạnh giám đốc có 2 phó giám đốc là: Phó giám đốc phụ trách kinh doanh giúp giám đốc phụ trách mảng kinh doanh của công ty, Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật giúp giám đốc theo dõi về mặt kỹ thuật sản xuất sản phẩm của công ty

+ Phòng tổ chức hành chính: Tổ chức cán bộ quản lý trong toàn công ty, tổ chức điều độ lao động cho các đơn vị, các bộ phận, khai thác tuyển dụng lao động, giải quyết vấn đề tiền lương, xây dựng hệ số tính lương cho bộ phận quản lý, xây dựng định mức tiền lương cho sản phẩm và thực hiện các hoạt động của công ty

+ Phòng tài chính kế toán: Thực hiện chức năng giám đốc về mặt tài chính, thu thập về số liệu phản ánh vào sổ sách và cung cấp thông tin kinh tế kịp thời phục vụ cho việc ra quyết định của giám đốc, thường xuyên báo cáo kịp thời tình hình hoạt động trên

cơ sở đề ra biện pháp tiết kiệm chi phí hạ giá thành sản phẩm

+ Phòng đầu tư thị trường: Tổ chức tìm thị trường cung cấp đầu vào cho công ty, mặt khác cũng tổ chức để đảm bảo đầu ra cho công cụ dụng cụ Công ty Tức là tổ chức mua nguyên vật liệu cho công ty và thực hiện tiêu thụ, chào hàng, tiếp xúc gặp gỡ khách hàng, trao đổi tìm thị hiếu của khách hàng, nhu cầu xã hội của mặt hàng do công ty sản xuất Với nhiệm vụ như vậy, phòng đầu tư thị trường cung cấp các thông tin và sự biến động trên thị trường một cách kịp thời

+ Phòng kế hoạch sản xuất: Trên cơ sở các hợp đồng sản xuất và định mức kỹ thuật đã xác định, phòng kế hoạch sản xuất lên các kế hoạch sản xuất sản phẩm phù hợp với đơn đặt hàng của khách hàng, giúp cho giám đốc nắm được tình hình sản xuất của công ty

+ Phòng khoa học công nghệ: Tổ chức tính toán các định mức kỹ thuật, nghiên cứu đổi mới nâng cao chất lượng sản phẩm và đưa ra các biện pháp kỹ thuật góp phần giảm chi phí sản xuất sản phẩm

+ Phòng KCS: Là phòng chịu trách nhiện kiểm tra chất lượng của sản phẩm trước khi giao sản phẩm cho khách hàng

+ Ban cơ điện: Quản lý và sửa chữa các thiết bị máy móc phục vụ trong công ty, quản lý sửa chữa các loại thiết bị điện phục vụ cho việc sản xuất các sản phẩm trong công ty

+ Về mặt tổ chức sản xuất trực tiếp ở các phân xưởng: Các phân xưởng được xây dựng theo chu trình khép kín, mỗi phân xưởng thực hiện một nhiệm vụ riêng Các phân xưởng thực hiện gia công chi tiết theo thông số kỹ thuật và định mức tiêu hao nguyên vật liệu do phòng khoa học công nghệ đưa xuống Các phân xưởng được xây dựng theo chu trình khép kín, mỗi phân xưởng thực hiện một nhiệm vụ riêng Các phân xưởng thực hiện gia công chi tiết theo thông số kỹ thuật và định mức tiêu hao nguyên vật liệu do phòng kỹ thuật đưa xuống

- Phân xưởng cơ khí: Thực hiện ra công cơ khí, chế tạo các chi tiết sản phẩm phục

vụ cho việc sản xuất lắp ráp ô tô, máy công trình và chế tạo các sản phẩm cơ khí khác nhau

- Xí nghiệp ô tô: sản xuất, lắp ráp ô tô các loại phục vụ ngành GTVT

- Xí nghiệp máy công trình và kết cấu thép: Sản xuất, lắp ráp các thiết bị công trình phục vụ ngành giao thông vận tải, xây dựng như: Máy trạm trộn bê tông ASHALT, trạm trộn đá xi măng, xe lu, bánh lốp, lu rung…

Các phòng ban và phân xưởng trong công ty dưới sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc luôn có quan hệ chặt chẽ trong việc định hướng sản phẩm, lựa chọn mẫu mã và xây

dựng kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm.

II/ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN

1 Tổ chức bộ máy kế toán

Phòng kế toán - tài vụ của công ty có nhiệm vụ theo dõi, phản ánh, quản lý các số liệu và sổ sách kế toán cung cấp các thông tin kinh tế kịp thời phục vụ cho việc ra quyết

định của giám đốc, thường xuyên báo cáo kịp thời tình hình hoạt động trên cơ sở đó để ra các biện pháp tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm

Phòng kế toán gồm có 9 người dưới sự lãnh đạo củ kế toán trưởng và phó phòng kế toán Ngoài ra còn có 4 nhân viên thống kê phân xưởng tương ứng với một phân xưởng

và 3 xí nghiệp có nhiệm vụ thu thập thông tin từng phân xưởng, xí nghiệp cho kế toán trưởng Bốn nhân viên phòng này ngoài sự quản lý của kế toán trưởng còn có sự quản lý của phân xưởng, và các xí nghiệp

Trong phòng kế toán, có sự phân công công tác cho từng nhân viên kế toán nhưng

sự phân công này có sự liên kết chặt chẽ với nhau đảm bảo tính đầy đủ, chính xác, chặt chẽ của thông tin kế toán

Chức năng, nhiệm vụ của từng nhân viên trong phòng kế toán như sau:

* Kế toán trưởng: Có nhiệm vụ phụ trách chung mọi hoạt động của phòng cũng

như phân xưởng, xí nghiệp, kí các lệnh thu chi, giấy đề nghị tạm ứng, hoá đơn GTGT của công ty, chịu trách nhiệm trước giám đốc về toàn bộ công tác tài chính kế toán của công ty,chỉ đạo thực hiện phương thức hạch toán, tạo vốn cho công ty, tham mưu về tình hình

tài chính, thông tin kịp thời cho giám đốc về tình hình sản xuất, kinh doanh của công ty.

Định kỳ, kế toán trưởng phải dựa trên các thông tin từ các nhân viên trong phòng đối chiếu sổ sách để lập báo cáo phục vụ cho giám đốc và các đối tượng có nhu cầu thông tin

về tình hình tài chính của công ty như ngân hàng, tổng công ty, các nhà đầu tư, các nhà

cung cấp…

* Phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp:

Có nhiệm vụ tổng hợp các thông tin từ các nhân viên kế toán để lên cân đối, lập báo cáo cuối kỳ Phó phòng kế toán phụ trách điều hành các kế toán viên liên quan đến việc đi sâu vào hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty Cuối tháng phó phòng lên cân đối số phát sinh, tính ra các số dư tài khoản và sổ cái các tài khoản Hàng quý lập báo cáo tài chính Đối với kế toán tổng hợp: Tính giá thành sản phẩm, tổng hợp

các khoản thu chi, lập bảng kê số 1, NKCT số 1, NKCT số 8,7,10 chịu trách nhiệm trong

kế toán thanh toán và bảng trình vốn vay

* Kế toán vật tư kiêm thủ quỹ: Thủ quỹ có nhiệm vụ quản lý lượng tiền mặt có tại két của công ty, kiểm nhận lượng tiền vào ra hàng ngày, thủ quỹ vào sổ quỹ các nghiệp

vụ liên quan đến tiền mặt Cuối ngày thủ quỹ đối chiếu sổ quỹ với báo cáo quỹ do kế toán thanh toán với người bán lập Định kỳ kế toán vật tư căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất vật liệu, CCDC để phản ánh, theo dõi trên bảng phân bổ số 2, bảng kê số 3 Cuối tháng căn cứ vào các NKCT liên quan vào bảng kê số 3 để xác định hệ số chênh lệch và tính giá thực tế xuất dùng trên Bảng phân bổ số 2 Định kỳ, dựa vào các chứng từ nhập - xuất vật liệu, công cụ dụng cụ đối chiếu với thẻ kho

* Kế toán thanh toán với người bán: Kiểm tra các hoá đơn mà phòng ĐH-SX nộp lên để phản ánh các nghiệp vụ liên quan vào sổ chi tiết TK 331, cuối tháng vào NKCT số

5 Định kỳ, kế toán thanh toán với người bán lập báo cáo tập hợp toàn bộ thuế GTGT đầu vào để kế toán doanh thu lên báo cáo thuế

* Bộ phận phiếu xuất vật tư: Căn cứ vào định mức kinh tế kỹ thuật đã được phê duyệt và căn cứ vào nhu cầu vật tư của các phân xưởng, xí nghiệp, bộ phận này viết phiếu vật tư theo từng loại sản phẩm, từng phân xưởng, xí nghiệp

* Kế toán ngân hàng kiêm kế toán tiền lương:

- Giao dịch với ngân hàng, chuyển tiền, chuyển séc, mở L/C và các hình thức thanh toán khác của công ty với ngân hàng, lập bảng kê số 2, NKCT số 2

- Tính toán và thanh toán lương cho toàn bộ CBCNV Kế toán lương có liên hệ chặt chẽ với phòng TC-LĐ về các vấn đề liên quan đến hệ số lương, BHXH, BHYT, KPCĐ

* Kế toán TSCĐ và XDCB: Theo dõi TSCĐ và tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng Theo dõi tình hình xây dựng cơ bản và lập quyết toán XDCB

* Kế toán thanh toán tạm ứng: Ghi chép, theo dõi việc tạm ứng và thanh toán tạm ứng của CBCNV trong công ty