ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC SẢN XUẤT KINH DOANH VÀ TỔ CHỨC

Công ty xây dựng CTGT Miền Tây từ khi thành lập đến nay đã không ngừng đầu tư vào sản xuất kinh doanh, xây dựng và hoàn thiện dần bộ máy tổ chức quản lý, trang bị thêm máy móc thiết bị t

ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC SẢN XUẤT KINH DOANH VÀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN Ở CÔNG TY XÂY DỰNG MIỀN TÂY.

I - GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY XÂY DỰNG MIỀN TÂY

1 Lịch sử hình thành và bộ máy tổ chức của Công ty

1.1 Lịch sử hình thành

Công ty xây dựng CTGT Miền Tây là một Doanh nghiệp Nhà nước được thành lập theo quyết định số 2409 QĐ/TCCB-LĐ ngày 21/11/1994 của Bộ Giao thông vận tải Công ty là đơn vị thành viên của Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 - Bộ Giao thông vận tải

Trụ sở giao dịch: Số 18 Phố Hồ Đắc Di - Đống Đa - Hà Nội

Công ty xây dựng CTGT Miền Tây từ khi thành lập đến nay đã không ngừng đầu tư vào sản xuất kinh doanh, xây dựng và hoàn thiện dần bộ máy tổ chức quản lý, trang bị thêm máy móc thiết bị trong dây chuyền thi công xây dựng, đảm bảo năng lực và chất lượng thi công công trình Vì vậy, Công ty đã trúng thầu và được chỉ định thầu nhiều công trình xây dựng Địa bàn hoạt động của Công ty rất rộng, rải rác ở các tỉnh phía bắc từ Lạng Sơn, Hà Giang, Lai Châu, Tuyên quang, Lào Cai, Yên bái đến các tỉnh thuộc khu vực Miền Trung như Hà Tĩnh, Quảng Bình và các công trình ở phía Nam như đường Xuyên Á

Công ty có chức năng và nhiệm vụ chủ yếu là nhận thầu thi công xây dựng các công trình dân dụng và các công trình công nghiệp nhóm C, xây dựng các loại công trình giao thông như: làm nền, mặt đường bộ, các loại cầu vừa và nhỏ, các công trình thoát nước Đồng thời tiến hành quản lý và sử dụng có hiệu quả, bảo toàn và phát triển nguồn vốn do Ngân hàng giao thầu

Nguồn vốn do Công ty quản lý bao gồm:

- Vốn Ngân sách Nhà nước cấp: 2.360 triệu đồng

- Vốn tự bổ sung : 611,3 triệu đồng

- Vốn vay : 4.597,9 triệu đồng

BẢNG CƠ CẤU VỐN CỦA CÔNG TY Đơn vị: triệu đồng

Tổng vốn

Vốn cố định

Vốn lưu động

36.216 2.130 34.086

42.935 5.319 37.616

48.482 7.800 40.682

1.2 Bộ máy tổ chức của công ty.

Là Công ty xây dựng nên hoạt động sản xuất kinh doanh là thi công xây dựng mới, nâng cấp cải tạo, hoàn thiện các công trình giao thông, xây dựng dân dụng

Do đặc điểm của ngành xây dựng cơ bản và của sản phẩm xây dựng có tính đơn chiếc, kết cấu khác nhau, thời gian thi công dài nên việc tổ chức bộ máy quản

lý có những đặc điểm riêng biệt

Công ty đã tìm hiểu và bố trí hợp lý mô hình tổ chức sản xuất theo hình thức trực tuyến chức năng, từ Công ty đến các xí nghiệp, đến đội, tổ, người lao động theo tuyến kết hợp với các phòng chức năng

Công ty có đội ngũ cán bộ công nhân chuyên ngành có năng lực và tay nghề cao với đầy đủ máy móc thiết bị thi công nên đáp ứng được mọi yêu cầu kỹ thuật thi công công trình Hiện nay số cán bộ công nhân viên của Công ty là 418 người với các trình độ:

- Trình độ đại học: 40 người

- Trình độ trung cấp: 30 người

- Công nhân kỹ thuật và lao động phổ thông: 348 người

Bộ máy quản lý của Công ty gồm:

- Giám đốc giữ vai trò lãnh đạo chung toàn Công ty, là đại diện pháp nhân

của Công ty, được phép sử dụng con dấu riêng đồng thời là người chịu trách nhiệm trước Công ty, trước Hội đồng quản trị Tổng Công ty và trước pháp luật về việc điều hành hoạt động sản xuất theo chế độ một thủ trưởng, quyết định và tự chịu trách nhiệm về kế hoạch sản xuất của Công ty cũng như kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

Giúp việc cho Giám đốc có hai Phó Giám đốc:

- Một Phó Giám đốc phụ trách kỹ thuật - thi công: Trực tiếp chỉ đạo các

hoạt động kinh doanh và thay mặt Giám đốc khi được uỷ quyền ký kết các hợp đồng kinh tế xây dựng

- Một Phó Giám đốc phụ trách nội chính: Trực tiếp chỉ đạo các sự việc diễn

ra thường xuyên tại Công ty và có quyền ký các hợp đồng lao động với cán bộ công nhân viên

Các Phó Giám đốc phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc về lĩnh vực được phân công và chịu trách nhiệm thay mặt Giám đốc khi được uỷ quyền

Để giúp Ban Giám đốc quản lý công việc có các phòng ban chức năng được

tổ chức theo yêu cầu của công việc quản lý sản xuất kinh doanh, quản lý kỹ thuật bao gồm:

- Phòng tổ chức hành chính: Tham mưu cho Giám đốc trong việc sắp xếp

bố trí cán bộ, giải quyết các chế độ chính sách, tổ chức các công việc hành chính, chuyển giao công văn, giấy tờ, quyết định nội bộ, quản lý trang thiết bị phục vụ công tác quản lý và điều hành sản xuất

- Phòng kế hoạch -kỹ thuật - tiếp thị: Có trách nhiệm giúp Giám đốc tiến

hành ký kết các hợp đồng kinh tế dựa trên các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật của Nhà nước Tiếp cận, tìm kiếm khai thác công việc để từ đó xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh Phối hợp cùng các phòng ban, căn cứ vào kế hoạch sản xuất để xây dựng kế hoạch về tài chính Tổ chức phân giao nhiệm vụ tới các đội sản xuất, kiểm tra kỹ thuật và chất lượng của công tác xây dựng theo thiết kế cùng với chủ đầu tư,

tổ chức giám sát kiểm tra chất lượng từng công việc, từng giai đoạn, từng hạng mục công trình Theo dõi tình hình thực hiện nhiệm vụ kế hoạch đã đề ra, thanh quyết toán kịp thời bàn giao công trình đưa vào sử dụng Tổ chức đấu thầu theo đúng trình tự quy chế đấu thầu của Nhà nước ban hành Giúp Giám đốc tiến hành phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất theo tháng, quý, năm để hoàn thành kế hoạch sản xuất, đồng thời định kỳ làm báo cáo lên cấp trên các dự

án về mua sắm tài sản cố định, khai thác hợp đồng, nhận thầu, hợp đồng kinh tế, theo dõi dự toán, đánh giá sản xuất kinh doanh của Công ty và quản lý vật tư thi công

- Phòng vật tư - Thiết bị: Có chức năng và nhiệm vụ lo cung ứng vật tư cần

thiết cho quá trình thi công, lập kế hoạch dự trữ vật tư thiết bị cho sản xuất để đảm bảo tiến độ thi công theo các hợp đồng đã ký kết Giúp Giám đốc quản lý tài sản và đầu tư tài sản có hiệu quả Ngoài ra, phòng còn có nhiệm vụ theo dõi việc sử dụng máy của các đội thi công về kỹ thuật và trình độ sử dụng, theo dõi thời hạn đại tu, sửa chữa lớn của mỗi máy, thời gian sử dụng của từng máy để tính khấu hao

- Phòng kế toán tài chính: có nhiệm vụ tổng hợp các số liệu, thông tin về

công tác tài chính kế toán, thực hiện việc xử lý thông tin trong công tác hạch toán theo yêu cầu thể lệ tổ chức kế toán Nhà nước Ghi chép cập nhật chứng từ kịp thời, chính xác, theo dõi hạch toán các khoản chi phí, kiểm tra giám sát tính hợp lý, hợp pháp của các khoản chi phí đó nhằm giám sát phân tích hiệu quả kinh tế của mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, từ đó giúp ban lãnh đạo đưa ra những

biện pháp tối ưu Tập hợp các khoản chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm qua các giai đoạn, xác định kết quả sản xuất kinh doanh, theo dõi tăng giảm tài sản và thanh quyết toán các hợp đồng kinh tế, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước về các khoản phải nộp

Ngoài ra lập kế hoạch tín dụng để vay vốn thi công, vay vốn dài hạn để mua thiết bị, thu hồi công nợ ở các chủ đầu tư

- Phòng tổ chức cán bộ lao động: tham mưu cho Giám đốc về công tác cán

bộ, đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước đối với Doanh nghiệp, hướng dẫn áp dụng thực hiện các chế độ chính sách cho người lao động

- Các đội xây dựng: trực tiếp thực hiện thi công công trình xây dựng theo

dự toán thiết kế kỹ thuật đã ký trong hợp đồng xây dựng, đảm bảo chất lượng, tiến

độ thi công

Bộ máy của Công ty được bố trí theo cơ cấu trực tuyến trức năng Các phòng trong Công ty đều có chức năng riêng biệt nhưng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và đều chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc tạo nên một chuỗi mắt xích trong guồng máy hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty Vị trí vai trò của mỗi phòng ban khác nhau nhưng mục đích cuối cùng là sự sống còn của Công ty và sự cạnh tranh phát triển của Doanh nghiệp với các khả năng tiềm lực sẵn có của mình cần được khai thác

SƠ ĐỒ 1:

Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty như sau

Giám đốc

P giám đốc 2

P giám đốc 1

Phòng Tổ chức hành chính

Phòng vật

tư thiết bị

Văn phòng đạI diện

Phòng Tài chính kế toán

Phòng tổ chức cán

bộ LĐ

Phòng KH

KT

tiếp

- Các Đội 1, 2,

- Xí nghiệp XDCT 1

2- Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.

Do đặc điểm của ngành và của sản phẩm xây dựng cơ bản nên quy trình sản xuất của Công ty có đặc điểm sản xuất phức tạp trải dài qua nhiều giai đoạn khác nhau (điểm dừng kỹ thuật) Mỗi công trình đều có dự toán thiết kế riêng và thi công ở những địa điểm khác nhau, sản phẩm mang tính đơn chiếc

Có thể tóm tắt quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm xây lắp như sau:

- Hợp đồng kinh tế với chủ đầu tư

- Lập phương án tổ chức thi công

- Tiến hành tổ chức thi công theo thiết kế được duyệt

- Tổ chức nghiệm thu khối lượng và chất lượng công trình cùng với chủ đầu

tư và tư vấn giám sát

- Lập bảng nghiệm thu thanh toán công trình

- Công trình hoàn thành làm quyết toán và bàn giao cho chủ đầu tư

Kể từ khi thành lập đến nay Công ty liên tục phát triển cả về bề rộng và chiều sâu, sản lượng hàng năm thực hiện được ngày càng phát triển Kết quả sản xuất kinh doanh một số năm được mô tả ở bảng sau:

Đơn vị: Việt Nam đồng

Công ty xây dựng công trình giao thông Miền Tây đã trang bị được một lực lượng máy móc thiết bị cần thiết cho quá trình thi công một công trình tương đối đầy đủ, bao gồm:

BẢNG THỐNG KÊ TRANG THIẾT BỊ HIỆN CÓ CỦA CÔNG TY

(cái)

II ĐẶC ĐIỂM VỀ TỔ CHỨC BỘ MÁY, CÔNG TÁC KẾ TOÁN Ở CÔNG

TY XÂY DỰNG MIỀN TÂY

1 Tổ chức bộ máy kế toán

Phòng tài chính - kế toán với chức năng tham mưu giúp Ban Giám đốc sử dụng và quản lý các nguồn vốn của Công ty, chấp hành Pháp lệnh kế toán thống kê của Nhà nước trong hoạt động sản xuất kinh doanh toàn Công ty Nói chung bộ máy kế toán tại Công ty gọn nhẹ, đơn giản nhưng hoạt động có hiệu quả, đảm bảo

sự chỉ đạo sâu sát của Kế toán trưởng kết hợp với việc tạo điều kiện cho nhân viên

kế toán nâng cao trình độ nghiệp vụ, chuyên môn hoá từng phần

Để phù hợp với cơ cấu tổ chức của Công ty và quản lý tốt công tác kế toán,

bộ máy kế toán ở Công ty được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung Theo hình

thức này, mọi công việc hạch toán được tập trung về phòng kế toán của Công ty Ở các tổ, đội thi công chỉ có nhân viên kinh tế tập hợp chứng từ nộp về phòng kế toán của Công ty để xử lý hạch toán

Phòng kế toán gồm:

- Kế toán trưởng: phụ trách chung công tác của phòng, tổ chức công tác kế

toán và bộ máy kế toán phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty theo yêu cầu đổi mới của cơ chế quản lý Tổ chức quản lý chi phí, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ tài sản, vốn và phân tích kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty Đôn đốc việc tính toán và trích nộp đầy đủ kịp thời các khoản nộp ngân sách, nộp cấp trên, các quỹ và thanh toán đúng hạn các khoản tiền vay, các khoản công nợ phải thu, phải trả Gửi đầy đủ đúng hạn các báo cáo kế toán và quyết toán của Công ty theo chế độ quy định Tổ chức kiểm tra kế toán trong nội

bộ Công ty, phổ biến và hướng dẫn thi hành kịp thời các chế độ tài chính kế toán của Nhà nước và quy định của cấp trên về tổ chức công tác tài chính kế toán cho các bộ phận và đội trong Công ty Kiểm tra công việc do các nhân viên kế toán thực hiện

- Phó phòng tài vụ đồng thời là kế toán tổng hợp: xử lý các nghiệp vụ kinh

tế phát sinh có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị, vào sổ sách tổng hợp các tài khoản theo tháng, quý, năm, lập báo cáo quyết toán theo tháng, quý, năm gửi cơ quan cấp trên và các cơ quan Nhà nước Hướng dẫn và kiểm tra chứng từ sản xuất của các đội sản xuất, đảm bảo chứng từ hợp lý, hợp lệ, hợp pháp theo chế độ TCKT quy định Theo dõi các khoản nộp ngân sách và cấp trên

- Thủ quỹ: quản lý tiền mặt căn cứ vào các chứng từ hợp pháp, hợp lệ để

tiến hành nhập, xuất từ quỹ và ghi sổ quỹ

- Kế toán tiền lương, BHXH và TSCĐ: Theo dõi tính toán lương của

CBCNV văn phòng công ty theo quy chế trả lương được duyệt Theo dõi, giám sát việc chi trả lương ở các đội sản xuất, theo dõi việc trích nộp và thu BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn Theo dõi việc tăng giảm khấu hao, thanh lý TSCĐ, báo nợ thu khấu hao của các bộ phận, đội sản xuất, lên các báo biểu phục vụ công tác kế toán Quản lý lưu trữ chứng từ các năm trong Công ty

- Kế toán thanh toán và theo dõi ngân hàng: theo sự chỉ đạo của Giám đốc

và Kế toán trưởng, tiến hành các thủ tục để vay vốn của Ngân hàng Theo dõi số vốn đã vay, thời hạn phải trả gốc và lãi, kịp thời báo cáo lại Kế toán trưởng để bố trí nguồn trả nợ hoặc xin đáo hạn Lập phiếu thu, phiếu chi, tổng hợp các chứng từ gốc hàng ngày, tháng, quý, năm

- Kế toán tập hợp chi tiết và tính giá thành: đôn đốc, thu thập chứng từ các

đội theo định kỳ quy định Tập hợp, kiểm tra chứng từ chi phí của từng công trình, tập hợp phân tích chi phí trực tiếp, gián tiếp, chi phí chung, phân bổ chi phí quản lý Công ty cho từng công trình, tính toán lãi lỗ từng công trình để lên bảng giá thành công trình phục vụ công tác quyết toán

- Kế toán chi tiết và theo dõi công nợ: Kiểm tra chứng từ và sổ sách chi tiết

các tài khoản công nợ theo mẫu biểu quy định từng tháng, quý, năm Hàng quý, năm đối chiếu với kiểm tra tổng hợp số dư các tài khoản lên bảng biểu chi tiết phục

vụ cho công tác quyết toán Theo dõi kê khai thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập doanh nghiệp Phải mở sổ chi tiết theo dõi từng khoản nợ của cá nhân, các khoản

nợ mà Công ty nợ cũng như các chủ đầu tư nợ Công ty

SƠ ĐỒ 2:

Mô hình tổ chức bộ máy công tác kế toán của Công ty

được khái quát theo sơ đồ sau

Kế toán tập hợp CP và tính giá thành SP

Kế toán tài sản

Kế toán ngân hàng

Kế toán công nợ

Thủ quỹ

Kế toán tổng hợp

Nhân viên thống kê các đơn vị sản xuất

Kế toán trưởng

2 Tổ chức công tác kế toán

Để đảm bảo việc tổ chức kế toán phù hợp với quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, Công ty xây dựng CTGT Miền Tây đã lựa chọn hình thức kế toán Chứng từ - Ghi sổ

SƠ ĐỒ 3:

SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ

Chứng từ gốc

(1b) (1a)

chứng từ gốc

(2)

Sổ đăng ký

CTGS

(3b)

Sổ cái

Bảng tổng hợp chi tiết (4)

Bảng cân đối số phát sinh

(5)

(5)

Báo cáo tài chính

Ghi hàng ngày:

Ghi cuối tháng:

Đối chiếu kiểm tra:

Chứng từ kế toán Công ty áp dụng theo chế độ hiện hành

Sổ sách kế toán của Công ty gồm các loại sổ như sau:

+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

+ Sổ cái

+ Sổ quỹ

+ Sổ kế toán chi tiết

Trình tự ghi chép kế toán của công ty:

(1a) Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng

từ gốc nhận được, kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ

đó, định khoản kế toán, lập các chứng từ ghi sổ

(1b) Các chứng từ thu chi tiền mặt được thủ quỹ ghi vào sổ quỹ

(2) Các chứng từ liên quan tới những đối tượng cần phải hạch toán chi tiết

kế toán ghi vào sổ kế toán chi tiết

(3a) và được đăng ký vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

(3b) Định kỳ 3 đến 5 ngày, căn cứ vào các định khoản kế toán đã ghi trên chứng từ ghi sổ, ghi vào sổ cái có liên quan

(4) Cuối tháng cộng tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và lập bảng cân đối số phát sinh

(5) Từ bảng cân đối số phát sinh và bảng tổng hợp chi tiết, lập báo cáo tài chính