ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH VÀ QUẢN LÝ SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PIN HÀ NỘI

PhòngKỹ thuật cơ điệnHiện tại hệ thống phòng ban nghiệp vụ được tổ chức thành 8 phòng: Cao nhất là ban giám đốc - Giám đốc là người có quyền hành cao nhất chịu mọi trách nhiệm với Nhà nư

ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH VÀ QUẢN LÝ SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PIN HÀ NỘI

1/ ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH

Đối với DN sản xuất việc hợp lý quy trình công nghệ chế tạo sản phẩm luôn đòi hỏi một sự hoàn thiện về công tác tổ chức sản xuất nhưng để đạt được điều đó còn tuỳ thuộc cụ thể ở từng DN (Về cơ sở, quản lý, vật chất và trình độ)

mà mức độ thể hiện có thể khác nhau

Cán bộ Công ty cổ phần pin Hà Nội do có trình độ quản lý cao nên công tác tổ chức được thực hiện một cách khoa học và hợp lý Công ty đã tổ chức theo mô hình trực tuyến, chức năng theo chế độ một thủ trưởng Các đơn vị sản xuất trong công ty được tổ chức theo dây chuyền, được chuyên môn hoá cao Các phân xưởng phải chịu trách nhiệm tổ chức từ khâu đưa NVL vào đến khi nhập kho thành phẩm Các chi nhánh và cửa hàng phải quản lý từ sản phẩm đến khi bán hàng và thanh toán tiền nộp về công ty

2/ ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ.

Bộ máy tổ chức quản lý của công ty là cấu trúc tổ chức quản lý theo mô hình trực tuyến, chức năng theo chế độ một thủ trưởng Theo bảng kê Lao động của công ty tháng 2 năm 2005, công ty hiện có tổng số 681 người (so với mục tiêu giảm được 19 người)

Trong đó :

- Công nhân hợp đồng ngắn hạn: 44 người (Bao gồm: vệ sinh, gia công,

hộ tá, cây xanh, trông xe, bảo vệ, bốc vác…)

- Lao động chính thức: 637 người Gồm :

+ Cán bộ có trình độ đại học: 48 người

+ Cán bộ có trình độ cao đẳng và trung học chuyên nghiệp: 25 người Với bề dày kinh nghiệm trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty qua các năm, với đội ngũ cản bộ CNV dạn dày kinh nghiệm, năng động đã tạo cho công ty có vị trí và uy tín trên thị trường trong nước, công ty đã bước đầu xác lập được việc xuất khẩu pin sang thị trường Lào, Campuchia và đang trên đường tìm hiểu thị trường xuất khẩu sang Tiệp Khắc

Giám đốc

Phòng Kỹ thuật cơ điện PGĐ Sản xuất

Phòng KCS Phân xưởng Pin Hồ Điện Phân xưởng Pin Tẩm Hồ

Phân xưởng Cơ năng Phân xưởng Pin Phụ Kiện

PGĐ Kinh doanh

PhòngTC-HC- BV

PhòngThị trường tiêu thụ

Phòng Vật tư

PhòngTài vụ

Phòng Kế hoạch Lao động

PhòngKỹ thuật cơ điện

PhòngKỹ thuật cơ điện

Hiện tại hệ thống phòng ban nghiệp vụ được tổ chức thành 8 phòng:

Cao nhất là ban giám đốc

- Giám đốc là người có quyền hành cao nhất chịu mọi trách nhiệm với Nhà

nước và cán bộ công nhân viên trong hoạt động sản xuất

- Phó giám đốc sản xuất: chỉ đạo công tác kế hoạch vật tư, tổ chức điều hành

sản xuất theo kế hoạch

- Phó giám đốc tiêu thụ: chịu trách nhiệm trong việc tổ chức công tác thu

mua vật tư, nguyên liệu cho sản xuất đồng thời nguyên cứu thị trường và đưa

ra những giải pháp tiêu thụ sản phẩm cho doanh nghiệp Các phòng ban trực thuộc:

+ Phòng kế hoạch lao động: nhiệm vụ là căn cứ vào năng lực lao động, thiết bị

tình hình tiêu thụ lao động để xây dựng kế hoạch sản xuất, kế hoạch công tác cung cấp lao động, các phương án sản xuất mới và giải quyết hưu trí cho người lao động

+ Phòng tổ chức - hành chính - bảo vệ

Phòng tổ chức có nhiệm vụ quản lý lưu trữ hồ sơ của cán bộ công nhân viên, tham mưu cho giám đốc bố trí sử dụng lao động, tổ chức đào tạo nâng cao tay nghề cho công nhân

Phòng hành chính: đảm nhiệm tất cả công việc liên quan đến công văn, lưu trữ văn bản có tính chất hành chính của Công ty, phục vụ tiếp khách, hội nghị và quản lý dụng cụ văn phòng

+ Bộ phận bảo vệ: có nhiệm vụ bảo vệ toàn bộ tài sản của Công ty, phát hiện và

giải quyết những vấn đề an ninh trật tự, vi phạm tài sản Công ty và phụ trách công tác tự vệ phòng cháy chữa cháy

+ Phòng tài vụ: Thực hiện các nghiệp vụ tài chính đúng chế độ, đúng nguyên

tắc tài chính của Nhà nước ban hành để phân tích tổng hợp đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Tính toán sao cho sử dụng nguồn vốn tài sản và nguồn vốn đúng mục đích, vòng quay của vốn ngắn ngày, nhanh nhiều Thanh toán tiền lương, tiền thưởng và mọi quyền lợi của cán bộ công

nhân viên chức trong Công ty kịp thời, đúng chế độ của Nhà nước và quy chế của Công ty Quản lý trên vốn và sử dụng vốn có hiệu quả Tham mưu cho lãnh đạo trong sản xuất kinh doanh và thực hiện đúng chế độ Nhà nước

+ Phòng vật tư: phụ trách cung cấp vật tư nguyên vật liệu, bán thành phẩm cho

quá trình sản xuất sản phẩm, vật tư mua về phải đảm bảo chất lượng

+ Phòng thị trường và tiêu thụ sản phẩm: tìm hiểu thị trường và phân tích thị

trường, tiêu thụ các loại sản phẩm của Công ty với mục đích tiêu thụ càng nhiều càng tốt

+ Phòng kỹ thuật công nghệ: có nhiệm vụ hướng dẫn, kiểm tra giám sát quy

trình công nghệ nhằm đảm bảo sản xuất ra những sản phẩm đạt tiêu chuẩn chất lượng

+ Phòng kỹ thuật cơ điện: nhiệm vụ là quản lý toàn bộ thiết bị điện trong Công

ty, xây dựng các quy định về việc sử dụng các thiết bị và xây dựng việc sữa chữa các bị nhằm đảm bảo cho sản xuất và sinh hoạt

+ Phòng KCS ( trung tâm thí nghiệm và kiểm tra chất lượng sản phẩm ): kiểm

tra chất lượng nguyên vật liệu và đưa vào sản xuất, kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi nhập kho

Bên cạnh các phòng ban công ty còn có các phân xưởng sau:

+ Phân xưởng tẩm hồ: Sản xuất toàn bộ Pin bằng giấy tẩm hồ Chuyên sản

xuất Pin R6P, LR6, R20C ( pin tiểu, pin trung và pin đại )

+ Phân xưởng Pin hồ điện: Sản xuất các loại Pin theo công nghệ Pin tẩm hồ như Pin R20S

+ Phân xưởng phụ kiện: chuyên sản xuất ống kẽm, đồng xu kẽm và cung cấp

các loại bán thành phẩm về giấy, cọc than

+ Phân xưởng cơ năng bao gồm điện, hơi nước, cơ khí: Chuyên phục vụ sữa

chữa và cài đặt lắp mới về điện cung cấp nước cho sản xuất và sinh hoạt Chế tạo phụ tùng, khuôn mẫu sữa chữa lớn

Hệ thống các phòng ban có mối quan hệ qua lại với nhau và có mối quan

hệ với các đơn vị thành viên trong Công ty Các bộ phận chức năng không có

quyền hạn ra quyết định trực tiếp đối với các bộ phận chức năng chỉ có ý nghĩa

về mặt hành chính đối với các bộ phận trực tuyến khi đã thông qua người lãnh đạo cao nhất hoặc người lãnh đạo uỷ quyền

B- ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ BỘ SỔ KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY

CỔ PHẦN PIN HÀ NỘI:

Công ty cổ phần pin Hà Nội là một Công ty có chức năng sản xuất các loại Pin phục vụ trong nước là chủ yếu Để đảm bảo cho quá trình SXKD và cho đời sống của cán bộ công nhân viên, bộ máy kế toán của Công ty có nhiệm vụ quan trong đó là tổ chức thực hiện tất cả các công tác kế toán trong phạm vi công ty, giúp lãnh đạo tổ chức quản lý và phân tích hoạt động kinh tế, hướng dẫn chỉ đạo và kiểm tra các bộ phận trong công ty, thực hiện đầy đủ ghi chép ban đầu, chế độ kế toán, hạch toán, chế độ kinh tế tài chính Để thực hiện các nhiệm vụ trên, đồng thời căn cứ vào đặc điểm sản xuất, tổ chức quản lý nên bộ máy kế toán của Công ty bao gồm nhiều phần kế toán có mối quan hệ mật thiết với nhau và thực hiện chức năng nhiệm vụ dưới sự phân công của kế toán trưởng Bên cạnh đó tại các phân xưởng sản xuất có bố trí các nhân viên kế toán làm nhiệm vụ theo dõi giờ công, ngày công, sản lượng của mỗi nhân viên để ghi

sổ kế toán một cách đơn giản và chuyển chứng từ cùng báo cáo của phân xưởng

về phòng kế toán để sử lý và tiến hành ghi sổ kế toán

Để tinh giảm bộ máy quản lý, Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung Toàn bộ Công ty tổ chức một bộ phận kế toán ở tại phòng kế toán bao gồm 7 người Chức năng và nhiệm vụ của từng người như sau:

- Kế toán trưởng: là người đứng đầu của phòng kế toán, phụ trách chung và

chịu trách nhiệm trước giám đốc về công việc của phòng kế toán, là người trợ giúp đắc lực cho giám đốc về vấn đề tài chính của Công ty

- Kế toán tổng hợp: Theo dõi và tổng hợp tất cả các chứng từ kế toán của

Công ty mà kế toán viên đưa lên sau đó nộp lại cho kế toán trưởng để lập

Kế toán trưởng

Kế toán thanh toánKế toán xuất nhập vật tưKế toán tiền tiền lương và ngân hàngKế toán tiền tiền lương và ngân hàngKế toán TSCĐ và tập hợp chi phíKế toán thành phẩm và tiêu thụKế toán tổng hợp

báo cáo Ngoài nhiệm vụ này kế toán tổng hợp kiêm luôn là một kiểm toán viên nội bộ

- Kế toán thanh toán: Theo dõi thực tế tiền mặt trong két, hạch toán các

nghiệp vụ thu chi, các khoản phát sinh tiền tại quỹ của Công ty

- Kế toán tiền lương và ngân hàng: Có trách nhiệm tổng hợp tiền lương trong

tháng, trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn làm phiếu chi lương cho các phân xưởng Ngoài nhiệm vụ đó còn kiêm luôn nhiệm vụ giao dịch với ngân hàng

- Kế toán xuất nhập vật tư: Theo dõi ghi chép tình hình nhập xuất kho vật

liệu, cung cấp dụng cụ cho sản xuất trong kỳ

- Kế toán TSCĐ và tập hợp chi phí tính giá thành: Theo dõi tình hình tăng

giảm tài sản cố định về số lượng và giá trị, đồng thời tính toán và phân bổ khấu hao và tập hợp chi phí tính giá thành

- Kế toán thành phẩm và tiêu thụ: Có nhiệm vụ hạch toán chi tiết, tổng hợp

thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm Đồng thời theo dõi các khoản nợ của khách hàng, hạch toán doanh thu của các sản phẩm tiêu thụ

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN.

II) ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ SỔ KẾ TOÁN:

Sổ quỹ

Bảng kê

Chứng từ gốc

Bảng phân bổ

Sổ cái Nhật ký chứng từ

Sổ chi tiết

Bảng tổng hợp CT

Báo cáo tài chính

Công ty cổ phần pin Hà Nội là một đơn vị sản xuất với qui mô tương đối lớn, trình độ sản xuất và quản lý cao và đội ngũ kế toán có nghiệp vụ vững vàng

Với những đặc điểm đó Công ty đã áp dụng vào thực hiện hình thức kế toán "Nhật ký chứng từ" Hình thức này được ban hành theo quyết định 1141-/QĐ-CĐKT của Bộ Tài chính Việc áp dụng này được thực hiện từ nhiều năm nay Qui trình mở sổ ghi chép trên bảng phân bổ, bảng kê, nhật ký chứng

từ, sổ kế toán tổng hợp từng khâu chặt chẽ đúng qui định

Trình tự luân chuyển từ thực hiện qua giai đoạn sau:

Ghi hàng ngày Ghi cuối năm Đối chiếu kiểm tra Ghi chú:

Quy trình mở sổ ghi chép trên bảng phân bổ, bảng kê, nhật ký chứng từ,

sổ kế toán tổng hợp từng khâu chặt chẽ đúng quy định về Luật thống kê, Luật kế toán Nhà nước nên đơn vị sử dụng những tài khoản chi phí như: TK 621, TK622, TK627, TK 641, TK 642

Nhật ký chứng từ của Công ty mở từng tháng một, hết mỗi tháng kế toán khoá sổ cũ và mở nhật ký chứng từ mới cho tháng sau Mỗi lần khoá sổ cũ mở

sổ mới kế toán phải chuyển toàn bộ số dư cần thiết từ nhật ký chứng từ cũ sang nhật ký chứng từ mới tuỳ theo yêu cầu cụ thể của từng tài khoản, sau đó lấy số liệu tổng cộng ở nhật ký để ghi báo cáo quyết toán cuối quý, cuối năm Như vậy với hình thức kế toán này Công ty đã thực hiện việc hạch toán dựa trên nguyên tắc kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, nhờ đó tạo điều kiện thúc đẩy việc tiến hành công tác kế toán kịp thời, đảm bảo số liệu chính xác, đáp ứng yêu cầu trong quản lý

Tất cả các văn bản, chứng từ có liên quan đến hoạt động tài chính của Công ty theo quy định của Nhà nước phải được lưu giữ tại văn phòng Công ty trong 5 năm liền

Chủ yếu từ chứng từ gốc : Phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn GTGT, là cơ sở để lập Báo cáo tài chính