KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẨN THẾ GIỚI MÁY TÍNH 1.1.1.. Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính được thành lập và hoạt động theo quyết định số 010
Trang 1KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG KINH DOANH VÀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI
MÁY TÍNH1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG
TY CỔ PHẨN THẾ GIỚI MÁY TÍNH
1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty.
Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính được thành lập và hoạt động theo quyết định
số 0103001397 của Sở Kế Hoạch và Đầu Tư thuộc Uỷ Ban Nhân Dân Thành Phố Hà Nộingày 25 tháng 9 năm 2002 với chức năng dịch vụ, cung cấp phần mềm máy tính, phầnmềm giáo dục và thiết bị văn phòng, dựa trên sự hợp tác của những kỹ sư làm việc trongcác ngành khoa học cơ bản, khoa học ứng dụng như : công nghệ thông tin, thiết kế côngnghiệp, công nghệ giải trí, kỹ thuật xây dựng Công ty có một quá trình hình thành vàphát triển với nhiều thay đổi do biến động của tình hình kinh doanh cũng như xu thế củathị trường
Hiện nay Công ty có tên Công ty Cổ phần Thế giới Máy Tính với tên giao dịchquốc tế : COMPUTER WORLD JOINT- STOCK COMPANY
Tên viết tắt : CWORLD
Trụ sở chính đặt tại : P102-K7A - TT BÁCH KHOA – P BÁCH KHOA-
Trang 2Tháng 04 – 2002 Thành lập với tên Công ty TNHH Nam Long, ban đầu thành lậpCông ty chỉ là một trụ sở nhỏ làm nơi giao dịch để thực hiện các dự án về các thiết bịmáy tính cung cấp theo đơn đặt hàng của khách hàng quen thuộc.
Trong những ngày đầu mới thành lập, Công ty còn gặp khá nhiều những khó khănnhư :cơ sở vật chất còn hạn chế, vốn kinh doanh ít, vốn bị chiếm dụng lớn do chưa cóđược chính sách hợp lý, đội ngũ nhân viên trình độ nghiệp vụ còn hạn chế do tuổi nghềcòn non trẻ - ít kinh nghiệm, các trang thiết bị còn thiếu thốn lạc hậu Công ty lúc nàychủ yếu cung cấp các thiết bị văn phòng, các phần mềm máy tính, thiết bị ngoại vi, cungcấp các dịch vụ tư vấn kỹ thuật …theo các đơn đặt hàng quen của khách hàng quen, các
dự án kinh doanh
Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính là một doanh nghiệp nhỏ tự bươn chải trong
cơ chế thị trường mạnh mẽ, cùng với những biến động khách quan về giá cả thường là có
xu hướng lạm phát cả trong nước nói riêng và quốc tế nói chung ; tỷ giá ngoại tệ thay đổi;chính sách chế độ Nhà nước tác động mạnh mẽ đến quá trình hoạt động kinh doanh củaCông ty Cùng với xu thế hợp tác hóa toàn cầu hoá, đến tháng 05 – 2002 Công ty trởthành đại lý cấp I của các hãng máy tính và thiết bị công nghệ thông tin lớn như IBM,
HP, COMPAG, D-LINK, US-ROBOTIC và đại lý phân phối độc quyền thiết bị mã vạchcác hãng : METROLOGIC (USA), DATAMAX (USA), PEGASUS ( TAIWAN) tại miềnbắc Việt Nam Đến tháng 07 – 2002 Chính thức hợp tác với Công ty Lạc Việt ( Công typhần mềm lớn nhất Việt Nam) trong triển khai giải pháp quản lý doanh nghiệp(Enterprise Resource Planning), áp dụng những công nghệ mới như : mã vạch, từ, cảmứng, vân tay
Dưới sự chỉ đạo sát sao của ban lãnh đạo Công ty với mục tiêu chiến lược rõ ràng và
có tính khả thi, sự phấn đấu nỗ lực không ngừng của toàn thể cán bộ trong Công ty, Công ty
đã tồn tại và không ngừng lớn mạnh và hoàn thiện nên đến tháng 10 – 2002, Công ty chínhthức cổ phần hoá Công ty và đổi tên thành Công ty Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính
Trong quá trình hoạt động với nỗ lực của nhà quản lý cùng cán bộ công nhân viên,Công ty muốn mở rộng lĩnh vực hoạt động và đối tác Vì vậy tháng 11 – 2002 Công ty
Cổ Phần Thế Giới Máy Tính đã phát triển thêm lĩnh vực hoạt động mới: Giải pháp tự
Trang 3động hóa quản lý, ứng dụng công nghệ mã vạch vào quản lý sản xuất, quản lý chất lượng,quản lý nhà hàng – khách sạn…Tháng 04 – 2003 , Công ty tiếp tục hợp tác với IBM đểtrở thành đại lý phân phối độc quyền hệ thống bán hàng tự động cho Nhà hàng – siêu thị -khách sạn của IBM ( P.O.S) tại miền bắc Việt Nam.
Khi đã có chỗ đứng trên thị trường và có những bạn hàng, đối tác kinh doanh quenthuộc, Công ty đã tìm được cho mình một lĩnh vực mà thị trường còn tiềm năng đó là thịtrường phần mềm giáo dục Đến tháng 01-2004 Công ty đã chuyển sang hoạt động chủ yếutrong lĩnh vực cung cấp phầm mềm giáo dục Cụ thể Công ty đưa những phương pháp giáodục tiên tiến của nước ngoài về Việt Nam, kết hợp với Bộ Giáo Dục Đào Tạo, Vụ giáo dụcmầm non, Công ty IBM ( bộ phận phát triển) để Việt hóa và triển khai tại Việt Nam Hợptác với Công ty VSion Global của Singapore trong lĩnh vực phần mềm giáo dục, đặc biệt làcho giáo dục mầm non và tiểu học Tháng 07 – 2004 Hợp tác với Công ty Informan vàNetnam trong lĩnh vực VOIP Tháng 10 – 2004 Phát triển thành công một loạt phần mềmcho giáo dục Mầm non : Phần mềm Quản lý Dinh Dưỡng Nutrikids ; Phần mềm vui họcKidsmart ; Phần mềm Quản lý và chăm sóc trẻ em Babycare ; Mạng Website cho cáctrường Mầm non trên toàn quốc ; và còn nhiều giải pháp khác cho giáo dục mầm non
Hiện nay, Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính đã đạt được một số những thànhtựu đáng ghi nhận, trong đó có một số chỉ tiêu phát triển toàn diện như nguồn nhân lực,tăng trưởng vốn trong đầu tư đa kỳ, thị phần ổn định ngày càng mở rộng và đặc biệt làgiành được ngày càng nhiều sự tin cậy của các đối tác kinh doanh cũng như của quýkhách hàng
Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính là đơn vị tiên phong ứng dụng Công nghệ thôngtin vào trong hệ thống giáo dục ở Việt Nam, Công ty hiện đang cung cấp các phần mềm, cácgiải pháp giáo dục đồng bộ, với mong muốn góp phần đưa hệ thống giáo dục Việt Nam tiếpcận với những phương pháp dạy và học tiên tiến nhất
Với phương châm “đầu tư cho giáo dục, đầu tư cho tương lai” Công ty luôn cốgắng cùng với toàn bộ ngành giáo dục góp phần tạo một tương lai Việt Nam tươi sáng, dovậy mục tiêu phát triển của Công ty là :
Trang 4“Nghiên cứu, cung cấp và phát triển hệ thống đồng bộ giải pháp công nghệ thông tin dành cho giáo dục từ cấp học mầm non- tiểu học – trung học cơ sở- phổ thông cơ sở- đại học và sau dại học Thông qua đó góp phần xây dựng một hệ thống giáo dục có sự liên kết giữa các cấp học, với những phương pháp giảng dạy và môi trường học tập tiên tiến Tất cả đều nhằm mục tiêu chính đó là : Nâng cao chất lượng giáo dục đào tạo của
cả hệ thống giáo dục quốc dân” 1
1.1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty.
1.1.2.1.Loại hình doanh nghiệp.
Công ty cổ phần thế giới máy tính hoạt động theo mô hình Công ty cổ phần, dựatrên sự góp vốn của các thành viên trong hội đồng quản trị của Công ty, hoạt động theochế độ hạch toán độc lập, có con dấu riêng, giao dịch theo điều lệ tổ chức và hoạt độngcủa Công ty, có tư cách pháp nhân theo qui định pháp luật Việt Nam, có tài khoản riêngtại Ngân hàng, tự chủ và độc lập về tình hình tài chính của mình
Hội đồng quản trị có quyền quyết định cao nhất trong Công ty, có quyền bầu ra giámđốc và miễn nhiệm, bãi nhiệm giám đốc, họ cũng là người đưa ra chiến lược phát triển Công
ty và điều hành chung mọi hoạt động bởi bộ máy phân cấp chức năng của mình
Hoạt động của Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính theo nguyên tắc: dân công khai - thống nhất - tôn trọng và tuân thủ theo pháp luật, nhằm mục đích phát triểnkinh doanh, bảo toàn và tăng trưởng vốn góp các thành viên, giải quyết việc làm và nângcao đời sống cho các cán bộ trong Công ty, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nướctheo qui định của pháp luật
chủ-1.1.2.2.Lĩnh vực hoạt động kinh doanh.
Qua nhiều thay đổi thăng trầm và thích ứng với tình hình của Công ty và thịtrường, hiện nay ngành nghề kinh doanh chính của Công ty là :
Buôn bán, lắp đặt thiết bị, linh kiện, phần mềm máy tính, phần mềm tự động hóa
Thiết kế cài đặt phần mềm tin học
Cung cấp dịch vụ tư vấn, chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực tin học
Đại lý mua bán, đại lý ký gửi của các nhà cung cấp thiết bị tin học nổi tiếng
1 Trích trong tài liệu Company File do Phòng Kế toán Công ty cung cấp
Trang 5 Giải pháp doanh nghiệp ERP(Enterprise Resource Planning)
Tư vấn và cung cấp thiết bị công nghệ, công nghệ thông tin (IT- Equipments)
Mã vạch ứng dụng - tự động hóa BA-A ( Barcode Applied – Automation)
Điện thoại Internet ( VOIP)
Phần mềm giáo dục ESW ( Education Soft Ware)
Hệ thống an ninh cho toà nhà BSS ( Building Security System)
Hiện nay chủ yếu Công ty chuyên kinh doanh mảng chính là phần mềm giáo dục,
và các giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin vào hệ thống giáo dục của Anh, Mỹ,Singapore như IBM, Microsoft, Riverdeep, Promthean…Hiện nay CWorld đang vươnglên dẫn đầu trong thị trường CNTT giáo dục Việt Nam Các sản phẩm chủ yếu phần mềmmầm non và tiểu học
Với bậc học mầm non( preschool) Phần mềm giảng dạy mầm non: Nhà thámhiểm trẻ KIDSMART, Ngôi nhà văn học chữ viết HAPPY KID, Kể chuyện bé nghe , Bésáng tạo Kidpix,
Phần mềm dinh dưỡng mầm non: phần mềm NUTRIKIDS…
Phần mềm quản lý trẻ mầm non : phần mềm BABYCARE…
Các Phần mềm Giáo dục khác như: Mầm Non ICT, Babygrowtest…
Với bậc học Tiểu học( Primary) :
Cung cấp giải pháp giáo dục đồng bộ với mô hình “Lớp học tương tác” củaPromethean Đây là mô hình giáo dục tiến tiến, được áp dụng tại nhiều quốc gia hàng đầuthế giới như Anh, Mỹ…
Hiện nay Công ty vẫn có doanh thu từ các sản phẩm( ERP, IT- Equipments,
BA-A, VOIP, ESW, BSS) nhưng không đem lại nhiều lợi nhuận, bởi các khoản thu này cònphải chi để bù đắp cho các khoản đầu tư mua phần mềm bản quyền từ nước ngoài, đàotạo nhân viện, tiếp cận thị trường
1.1.3 Kết quả hoạt động một số năm gần đây.
BẢNG SỐ 01 : KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH BA NĂM GẦN ĐÂY TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI MÁY TÍNH
Đơn vị : VNĐ
Trang 6Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007
1.Tổng số vốn 2,650,750,980 2,741,680,822 2,850,907,546Vốn cố định 1,855,525,686 1,891,759,767 1,995,635,282
nghiệp nộp cho Nhà nước 93,694,938 106,643,726 92,474,222
Căn cứ vào bảng kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ Phần Thế GiớiMáy Tính, có thể đánh giá được khái quát tình hình tài chính Công ty qua các năm đượcthể hiện qua hai chỉ tiêu đặc trưng dưới đây :
BẢNG SỐ 02 : MỘT SỐ TỶ SUẤT TÀI CHÍNH TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN THẾ GIỚI MÁY TÍNH TÍNH THEO SỐ LIỆU BA NĂM
1 Tỷ suất khả năng sinh lời của vốn kinh
doanh (Lợi nhuận/Vốn kinh doanh) 0.1262 0.1389 0.1158
2 Tỷ suất lợi nhuận ròng (Lợi nhuận
Qua bảng trên cho ta thấy :
* Chỉ tiêu tỷ suất khả năng sinh lời của vốn kinh doanh, chỉ tiêu này phản ánh hiệuquả của Công ty trong việc quản lý tài sản và tạo lợi nhuận Năm 2006, 1 đồng vốn kinhdoanh tạo ra lợi nhuận nhiều hơn so với năm 2005 là 0.1389 – 1.1262 = 0.0127(Đ), hay
số tương đối tăng 110,06% Điều này cho thấy hiệu quả của Công ty trong việc sử dụngtài sản tạo ra lợi nhuận tăng Nhưng cho đến năm 2007 thì tình hình không khả quan, bởilúc này năm 2007, 1 đồng vốn kinh doanh tạo ra lợi nhuận ít hơn so với năm 2006 là0.1158 - 0.1389 = - 0.0231 (Đ) Đòi hỏi doanh nghiệp cần tìm ra nguyên nhân dẫn tớitình trạng này và khắc phục nhanh chóng, có thể do 1 trong số các nguyên nhân sau :
Trang 7Sự thay đổi về khả năng sinh lời do môi trường kinh doanh thay đổi.
Sự thay đổi về lợi nhuận do thay đổi kết cấu sản phẩm
Sự thay đổi về tài sản do thanh lý, mua mới
Sự thay đổi trong chính sách kế toán liên quan tới doanh thu đánh giá, tài sản
* Chỉ tiêu lợi nhuận ròng đánh giá khả năng sinh lời sau khi trừ đi các khoản giávốn và chi phí
Năm 2006, 1 đồng doanh thu tạo ra lợi nhuận ít hơn năm 2005 là 0.0255- 0.0326 =
Sự thay đổi về số lượng hàng bán nếu chi phí quản lý và chi phí quản lý cố định
Sự thay đổi về kế toán như vốn hóa chi phí
Sự thay đổi của chi phí bán hàng, chi phí quản lý
Sự thay đổi của các tài khoản như doanh thu, lãi các chi phí bán hàng, quản lý và
so sánh cùng với sự thay đổi của các chỉ tiêu khác như lãi trên nợ dài hạn, chi phí bảo trìsửa chữa trên tổng tài sản cố định, khả năng thanh toán nhanh
1.1.4 Tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty.
Mặc dù mô hình Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính là một mô hình Công tythương mại nhỏ, nhưng Công ty chia thành các bộ phận rõ ràng với mục tiêu và nhiệm vụriêng, hoạt động khá linh hoạt và luôn có sự hỗ trợ lẫn nhau
Hiện nay, Công ty có đội ngũ nhân viên vững về chuyên môn, nhiệt tình, chu đáovới cách phục vụ rất chuyên nghiệp, đáp ứng được thách thức của thời đại công nghệthông tin và yêu cầu của khách hàng Trong những năm hoạt động (hình thành và pháttriển) vừa qua, Công ty đã có được nhiều bài học đúc kết trong công tác quản lý - điềuhành - hoạt động kinh doanh Đây là một nỗ lực lớn của ban lãnh đạo, cũng như của toànthể đội ngũ nhân viên trong Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính
Trang 8CỨU VÀ PHÁT TRIỂN
Liên hệ chức năng
Để hoàn thành tốt nhiệm vụ cũng như mục tiêu kinh doanh của Công ty đề ra,Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính đã không ngừng hoàn thiện và nâng cao hiệu quảhoạt động của bộ máy tổ chức quản lý của mình Để phù hợp với mô hình hoạt động,Công ty đã lựa chọn mô hình quản lý tập trung theo cơ cấu trực tuyến - chức năng, cơ cấugọn nhẹ đem lại hiệu quả công việc cao Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Công ty thểhiện dưới sơ đồ sau :
SƠ ĐỒ 01: MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ VÀ HOẠT ĐỘNG KINH
DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI MÁY TÍNH.
Mỗi một bộ phận hình thành đều có một chức năng và nhiệm vụ riêng, nhưng lại
có mỗi quan hệ biện chứng với nhau, tạo nên một hệ thống tổ chức thống nhất Mỗi một
bộ phận trong bộ máy tổ chức quản lý được giao một nhiệm vụ cụ thể riêng biệt và phảichịu trách nhiệm trước ban lãnh đạo của Công ty về nhiệm vụ của mình Để hoàn thànhnhiệm vụ của mỗi bộ phận nói riêng và nhiệm vụ của toàn Công ty nói chung, điều nàyđòi hỏi các bộ phận này phải có mối quan hệ hữu cơ với nhau tạo nên một khối thốngnhất, hỗ trợ và cung cấp các thông tin liên quan cho nhau Từ đó, thúc đẩy hiệu quả hoạtđộng của Công ty ngày càng cao hơn
Hội đồng quản trị : Có chức năng : hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra
Trang 9Chức năng hoạch định bao gồm tất cả các hoat động quản trị liên quan đến việcchuẩn bị cho tương lai như : dự báo, thiết lập mục tiêu, đề ra chiến lược, phát triển cácchính sách và hình thành các kế hoạch kinh doanh.
Chức năng tổ chức bao gồm tất cả các hoạt động quản trị nhằm xác định mối quan
hệ giữa trách nhiệm và quyền hạn Những công việc cụ thể là chuyển nhiệm vụ đã đề rathành các công việc cần thực hiện, giao cho giám đốc ; kết hợp công việc giữa phòngban / bộ phận ; uỷ quyền
Chức năng lãnh đạo là quá trình tác động nên người khác để họ đạt được các mụctiêu đã định Các hoạt động cụ thể là lãnh đạo, tạo ra động lực cho các nhóm làm việcchung và trao đổi thông tin
Chức năng kiểm tra gồm tất cả các hoạt động quản lý nhằm đảm bảo cho kết quảthực tế phù hợp với kết quả đã hoạch định Những hoạt động cụ thể là kiểm soát chấtlượng, kiểm soát tài chính, kiểm soát bán hàng, kiểm soát hàng tồn kho, kiểm soát chiphí, phân tích những thay đổi thưởng phạt
Giám đốc : Là người đại diện trước pháp luật về mọi hoạt động của Công ty, là đạidiện pháp nhân của Công ty Đồng thời giám đốc là người chịu trách nhiệm trước hộiđồng quản trị về tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty
Bộ phận nhân sự : Các chức năng cụ thể của bộ phận này đó là : tuyển dụng, kiểmtra, chọn lọc, định hướng đào tạo phát triển, quan tâm, đánh giá, thưởng phạt, thăng cấp,thuyên chuyển, giáng cấp và sa thải nhân viên trong Công ty ( phải có sự phê duyệt của banlãnh đạo), chăm lo đến đời sống của nhân viên
Bộ phận kinh doanh : Có nhiệm vụ nghiên cứu tình hình thị trường, cập nhậtcác thông tin về thị trường, đặc biệt chú trọng đến giá cả các loại sản phẩm và dịch vụ màCông ty đang kinh doanh bởi hiện nay tình hình lạm phát khá cao Tìm hiểu thông tin liênquan đến khách hàng (như nhu cầu của họ về chất lượng – giá cả - bải hành như thếnào…), phát triển - mở rộng khách hàng mới, tìm kiếm thị trường tiềm năng Tìm hiểunắm bắt các thông tin liên quan tới đối thủ cạnh tranh trên thị trường để từ đó có thể xácđịnh thị phần của doanh nghiệp trong thị trường và có các chính sách hợp lý và kịp thời -biện pháp ứng xử một cách linh hoạt với những biến động phức tạp của thị trường Ngoài
Trang 10ra là một vai trò quan trọng của bộ phận này là việc xây dựng hình ảnh và thương hiệucho Công ty trên thị trường, khuếch trương và phát triển sản phẩm - dịch vụ.
Bộ phận nghiên cứu và phát triển :Với nhiệm vụ phát triển sản phẩm, nâng caochất lượng sản phẩm, kiểm soát tốt giá thành thông qua việc cải tiến phần mềm để giảmchi phí, và thực hiện phát triển lắp đặt phần mềm tại Công ty của khách hàng Nghiên cứuthường là được tổ chức bên trong nội bộ doanh nghiệp, Công ty không thuê ngoài Bộphận này chịu trách nhiệm nghiên cứu các phần mềm hiện có của nhà cung cấp, xem xét
sự tương thích với điều kiện hiện tại của Việt Nam Mặc dù Công ty cũng có tìm hiểu vềthị trường nhưng chưa thực sự nghiên cứu phát triển sản phẩm một cách bài bản vàchuyên nghiệp
Bộ phận kế toán : Có trách nhiệm
+Tổ chức và thực hiện công tác kế toán và tài chính của Công ty
+Cập nhật, tìm hiểu các chủ trương chính sách và các quy định của Nhà nước liênquan đến hoạt động quản lý tài chính, kế toán như : Pháp lệnh kế toán, chính sách thuế,các chuẩn mực kế toán, các quyết định, thông tư có liên quan…
+ Kiểm tra tính chính xác, đầy đủ, hợp lý, hợp lệ của các chứng từ đầu vào
+ Ghi chép sổ sách hạch toán, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày +Đối chiếu công nợ với nhà cung cấp, khách hàng theo định kỳ ( thường là 1 lần/ 1tháng)
+Đôn đốc và thực hiện thu hồi công nợ theo chính sách đã định; kiểm kê hàng tồn kho,kiểm kê quỹ- két hàng ngày hàng tháng giữa kế toán và thủ quĩ
+Lập và gửi báo cáo hàng tháng về công tác kế toán VAT theo qui định của Nhànước
+Lưu giữ hồ sơ, chứng từ kế toán; lập và gửi các báo cáo quản trị theo yêu cầucủa nhà quản lý định kỳ
1.2 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI MÁY TÍNH
1.2.1.Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty.
