KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG KHÔNG

KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG KHÔNG I. Giới thiệu tổng quan về công ty Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Công ty cổ phần xuất nhập khẩu hàng không, tên giao dịch quốc tế GENERAL AVIATION IMPORT EXPORT JOINT STOCK COMPANY, tên viết tắt AIRIMEX, đóng trụ sở tại số 414, đường Nguyễn Văn Cừ, phường Bồ Đề, quận Long Biên, thành phố Hà Nội. Quá trình hình thành, phát triển của công ty có thể chia thành 3 giai đoạn chính: Giai đoạn 1: Từ năm 1989- 1994 Công ty được thành lập vào ngày 21 tháng 3 năm 1989 theo quyết định số 197/QĐ/TCHK của Tổng cục trưởng Tổng cục hàng không dân dụng Việt Nam với tên gọi: “Công ty xuất nhập khẩu chuyên ngành và dịch vụ hàng không” với tiền thân là phòng vật tư kỹ thuật Tổng cục hàng không dân dụng Việt Nam trực thuộc Bộ quốc phòng. Trong thời kỳ này, công ty là đơn vị trực thuộc Tổng cục hàng không dân dụng Việt Nam và sau là Tổng công ty hàng không Việt Nam. Ở giai đoạn này, công ty hoạt động theo sự phân bổ chỉ tiêu của Tổng cục hàng không (sau là Cục hàng không và Tổng công ty hàng không Việt Nam), hạch toán báo sổ… nên vẫn còn nhiều hạn chế, còn phụ thuộc vào cơ quan cấp trên nên vẫn thiếu tính năng động, sáng tạo. Giai đoạn 2: Từ năm 1994- 17/05/2006 Ngày 30 tháng 7 năm 1994, Bộ Giao thông vận tải ra quyết định số 1173/QĐ/TCCB-LĐ thành lập công ty xuất nhập khẩu hàng không (thời gian này ngành hàng không Việt Nam trực thuộc Bộ Giao thông vận tải). Công ty xuất nhập khẩu hàng không trở thành một đơn vị thành viên thuộc Tổng công ty hàng không Việt Nam, hạch toán độc lập, hoạt động theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 100162 do Sở kế hoạch đầu tư TP. Hà Nội cấp ngày 27/9/1994. Chức năng hoạt động của công ty được mở rộng hơn, sang cả kinh doanh hàng hóa dân dụng (ngoại trừ chức năng xuất nhập khẩu xăng dầu máy bay được chuyển cho công ty xăng dầu hàng không). Giai đoạn 3: Từ 18/05/2006 đến nay Đến những năm 2002 - 2003, theo chính sách, chủ trương chung của Đảng và Nhà nước về cổ phần hoá các doanh nghiệp Nhà nước, sau quyết định 372/TTg của Thủ tướng Chính phủ về việc cổ phần hoá các đơn vị trực thuộc Tổng công ty hàng không Việt Nam (trong đó có công ty XNK hàng không) và quyết định 3892/QĐ-BGTVT ngày 17/10/2005 của Bộ giao thông vận tải, phê duyệt phương án cổ phần hoá công ty XNK hàng không …, công ty cổ phần XNK hàng không đã chính thức đi vào hoạt động theo loại hình mới (công ty cổ phần) từ ngày 18/5/2006, theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 0103012269 do Sở kế hoạch đầu tư TP. Hà Nội cấp với số vốn điều lệ là 20 tỷ đồng, được chia làm 2 triệu cổ phần Công ty kinh doanh một cách độc lập và được tự do trong công cuộc kinh doanh của mình, tìm kiếm nguồn hàng và các hoạt động khác. Kế thừa và phát huy 20 năm kinh nghiệm (kể từ ngày 21/3/1989, ngày thành lập công ty đến nay) của một công ty xuất nhập khẩu chuyên ngành hàng không đầu tiên và duy nhất của Việt Nam trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu máy bay, động cơ, phụ tùng, vật tư máy bay; trang thiết bị cho ngành hàng không… Công ty cổ phần XNK hàng không cam kết và phấn đấu trở thành một doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu hàng đầu của Việt Nam, đặc biệt trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu chuyên ngành hàng không. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty AIRIMEX là công ty kinh doanh xuất nhập khẩu các thiết bị vật tư chuyên dụng ngành hàng không, hoạt động thị trường trong và ngoài nước công ty đã triệt để khai thác các mặt hàng hàng không mọi nơi có nhu cầu và thúc đẩy nhu cầu thị trường. Mặt hàng chính của công ty là xuất nhập khẩu thiết bị hàng không nên các đơn vị khách hàng của công ty không có nhiều, tuy nhiên các đơn đặt hàng các hợp đồng kinh tế lại có giá trị rất lớn so với các mặt hàng kinh doanh thông thường và có tính độc quyền cao về cả nhà cung ứng lẫn khách hàng. Hoạt động kinh doanh chủ yếu của công ty là nhập khẩu hàng hóa chuyên dụng và hàng hóa dân dụng, hoạt động này chiếm tỷ trọng lớn trong hoạt động của công ty, còn hoạt động xuất khẩu chiếm tỷ trọng không đáng kể. Hoạt động dịch vụ bao gồm hoạt động ủy thác nhập khẩu, ủy thác vận chuyển và nhận đặt chỗ, bán vé máy bay. Hoạt động ủy thác nhập khẩu và ủy thác vận chuyển, công ty được hưởng phí dịch vụ theo % hợp đồng đã thỏa thuận với khách hàng. Còn hoạt động nhận gửi chỗ hàng không và làm đại lý bán vé máy bay do phòng kinh doanh và chi nhánh phía Nam đảm nhận và hưởng hoa hồng. Doanh thu từ hoạt động dịch vụ của công ty nhỏ hơn so với hoạt động kinh doanh nhập khẩu, thường chiếm khoảng 20% tổng doanh thu của công ty. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty Cơ cấu tổ chức của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến, chức năng theo sơ đồ sau: Sơ đồ 1.1: Tổ chức bộ máy của công ty ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG BAN KIỂM SOÁT HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN GIÁM ĐỐC BAN QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG Phòng KH- ĐT- LD- TL Phòng XNK1 Phòng XNK2 Phòng XNK3 Phòng KDTH Chi nhánh TP. HCM TT DV, DL hàng không Tổ bán vé máy bay Bộ phận giao nhận vận tải Phòng Tài chính- kế toán Phòng hành chính quản trị Ban quản lý chương trình Nguồn: Phòng hành chính quản trị Chức năng nhiệm vụ của các phòng chức năng được quy định cụ thể như sau: Đứng đầu công ty là giám đốc, người tiến hành giám sát và quản lý, điều hành mọi hoạt động của công ty và cũng là người chịu trách nhiệm trực tiếp trước Tổng công ty hàng không Việt Nam. Để giúp giám đốc điều hành có các phó giám đốc và các phòng chức năng. - Phòng kế hoạch - đầu tư - lao động - tiền lương:  Lập kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu hàng năm, tháng, tuần căn cứ vào kế hoạch đầu tư trang thiết bị, các hợp đồng, đơn đặt hàng, các loại hình, nguồn vốn;  Quản lý chung các hoạt động như: Chuẩn bị ký kết hợp đồng, theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng, tổng hợp các báo cáo của các phòng ban trình ban giám đốc, thực hiện các công việc quảng cáo và quản lý thông tin;  Quản lý thực hiện các nghiệp vụ hành chính, văn thư lưu trữ bảo mật theo quy định hiện hành;  Quản lý nhân sự, quản lý việc giao nhận hàng, quản lý kho bãi, đội xe; báo cáo thường kỳ tình hình hoạt động của công ty với ban giám đốc và tổng công ty hàng không. - Phòng Tài chính - Kế toán: Nhiệm vụ của phòng là quản lý chung về tình hình tài chính của công ty bao gồm các nội dung:  Phản ánh ghi chép đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của toàn công ty về tình hình về tài sản, chi phí, doanh thu, lợi nhuận, thuế, lương;  Tổng hợp, theo dõi quản lý trị giá các hợp đồng, mở L/C và thực hiện các điều khoản liên quan đến hợp đồng, quản lý các chi phí cho việc ký kết và thực hiện hợp đồng;  Sử dụng vốn có hiệu quả, quản lý cân đối thu chi, luân chuyển tiền tệ cho hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu;  Lập và nộp các báo cáo quyết toán tài chính trong kỳ, hạch toán lỗ lãi các hợp đồng xuất nhập khẩu. - Phòng hành chính quản trị: Có chức năng tham mưu cho giám đốc và thực hiện nhiệm vụ trong lĩnh vực công tác hành chính quản trị, dịch vụ cho thuê văn phòng, vệ sinh môi trường, bảo vệ an ninh trật tự phòng cháy, chữa cháy. - Phòng Xuất nhập khẩu I, II, III: Thực hiện nghiệp vụ xuất nhập khẩu trang thiết bị mặt đất, sân bay, nhà ga, thiết bị phục vụ khai thác vận chuyển tại sân đỗ, sân khai thác thuộc khu vực bay.; nghiệp vụ xuất nhập khẩu máy bay, phụ tùng máy bay, động cơ, đại tu sữa chữa máy bay, động cơ; thực hiện các hợp đồng nhập khẩu, đảm nhận kinh doanh vật tư, thiết bị ngoài ngành… - Phòng kinh doanh tổng hợp:  Phòng kinh doanh có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường, lập kế hoạch, tổ chức kinh doanh có hiệu quả;  Đàm phán, ký kết các hợp đồng xuất nhập khẩu;  Khai thác kinh doanh ngoài kế hoạch chủ yếu cho các đơn vị ngoài ngành và trực tiếp quản lý dịch vụ đại lý bán vé máy bay, nhận giữ chỗ cho hãng hàng không quốc gia Việt Nam. - Văn phòng đại diện công ty tại Cộng hòa liên bang Nga  Tổ chức hoạt động xúc tiến thương mại với nhà cung cấp và thị trường tiêu thụ ở Liên bang Nga và các nước khác;  Đảm nhận chức năng đàm phán, ký kết các hợp đồng với nước ngoài cho công ty. - Chi nhánh công ty tại thành phố Hồ Chí Minh  Đại diện cho công ty để thực hiện giải quyết các công việc tại khu vực miền Nam, thực hiện việc đàm phán, ký kết, thực hiện, thanh lý các hợp đồng kinh tế, thương mại;  Mở rộng tìm bạn hàng, nguồn hàng, quan hệ đối ngoại;  Tại chi nhánh này cũng cần có các phòng ban chức năng như trụ sở chính của công ty. Như vậy về cơ bản công ty cổ phần xuất nhập khẩu hàng không có một tổng thể các bộ phận phòng ban đảm nhận các chức năng nhiệm vụ khác nhau, bộ máy quản lý ổn định đảm bảo cho việc kinh doanh đạt hiệu quả cao. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Là một công ty chuyên doanh trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, hoạt động chính của công ty là thực hiện nhập khẩu các trang thiết bị máy móc, vật tư, phụ tùng cho ngành hàng không. Trong 20 năm hoạt động trong lĩnh vực, công ty đã trở thành đối tác tin cậy đối với bạn hàng trong và ngoài nước. Kim ngạch xuất nhập khẩu của công ty trong những năm qua liên tục tăng. Năm 2007, công ty đã thực hiện được nhiều hợp đồng XNK ủy thác cho các đơn vị chủ yếu trong Tổng công ty hàng không Việt Nam. Vì vậy trong năm 2007, nhập khẩu ủy thác của công ty chiếm khoảng 34% lợi nhuận cho công ty. Bảng 1.1: Doanh thu xuất nhập khẩu 2005- 2007 ( Đơn vị tính: 1000 USD) Nội dung chỉ tiêu Doanh thu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Xuất khẩu 420 500 610 Nhập khẩu 40.683 49.828 58.352 Kim ngạch XNK 41.103 50.328 58962 Nguồn: Báo cáo xuất nhập khẩu 2005- 2007 Qua số liệu ta thấy kim ngạch xuất nhập khẩu của công ty tăng dần qua các năm. Những kết quả có được của công ty trong thời gian qua đã minh chứng cho sự hoạt động có hiệu quả của công ty trong cơ chế thị trường, đặc biệt là đường lối chiến lược của công ty kể từ ngày được cổ phần hóa. Những thành tựu này là thước đo sự hoạt động hiệu quả của bộ máy lãnh đạo của công ty, năng lực và trình độ của cán bộ công nhân viên trong toàn công ty. II. Tổ chức công tác kế toán của công ty Tổ chức bộ máy kế toán Phòng tài chính - kế toán là nơi tập trung quản lý tài chính của toàn công ty, mọi hợp đồng kinh tế, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tài chính đều được chuyển đến phòng để các nhân viên có trách nhiệm hạch toán các nghiệp vụ phát sinh vào sổ sách, kế toán trưởng lập báo cáo tài chính trình lên ban giám đốc. Đây là công việc được tiến hành thường xuyên và liên tục tạo thành chu kỳ kế toán, công tác tổ chức khoa học, hợp lý đảm bảo cho kế toán thực hiện tốt nhiệm vụ của mình và đáp ứng yêu cầu của cơ chế quản lý. Kế toán trưởng chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán của công ty, chịu trách nhiệm toàn bộ công tác của phòng tài chính kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh lên giám đốc và các cơ quan chức năng của Nhà nước theo định kỳ hoặc theo yêu cầu. Kế toán tổng hợp: + Trực tiếp hướng dẫn và thực hiện công tác kế toán theo chế độ kế toán hiện hành; + Theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến chi nhánh; + Kiểm duyệt, cập nhật các chứng từ gốc về, xem xét việc định khoản của từng phần hành có đúng với chế độ kế toán hay chưa sau đó vào sổ cái tổng hợp. Kế toán tài sản cố định kiêm kế toán tiền mặt: + Theo dõi phản ánh tình hình sử dụng các tài sản cố định mua mới, thanh lý máy móc thiết bị; + Tính chi phí và khấu hao tài sản cố định để phân bổ vào chi phí sản xuất kinh doanh theo mức độ hao mòn; + Theo dõi, ghi chép các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt, báo cáo thu chi tiền mặt. Kế toán thanh toán: tổng hợp tình hình thanh toán với người mua, nhà cung cấp. Kế toán tiền gửi ngân hàng: khi nhận được giấy báo nợ, báo có của ngân hàng gửi tới cần phải xác minh với chứng từ gốc đính kèm để ghi sổ và xử lý kịp thời các chênh lệch nếu có. Thủ quỹ kiêm kế toán thuế: + Quản lý thu chi quỹ của công ty, thanh toán các chứng từ thu chi sau khi được kế toán trưởng, giám đốc ký duyệt. Sau khi đã kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ thì chuyển qua thủ quỹ tiến hành thu hoặc chi. Cuối ngày, căn cứ vào chứng từ để ghi sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ. + Theo dõi tình hình thuế tạm tính, phải nộp của công ty. Kế toán theo dõi hợp đồng: theo dõi tiến trình hoàn thiện các hợp đồng cùng với việc giao dịch ngân hàng, kế toán theo dõi hợp đồng được phân chia nhiệm vụ cho 3 nhân viên thực hiện các công việc khác nhau: một kế toán theo dõi tình hình kinh doanh của phòng XNK 3 và khu vực bán lẻ; hai kế toán còn lại theo dõi tình hình kinh doanh của phòng XNK1, XNK2. Phòng kế toán có 12 nhân viên với cơ cấu như sau: Sơ đồ 1.2 : Cơ cấu phòng kế toán Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán Kế toán tiền gửi NH Kế toán TSCĐ Kế toán Tiền mặt Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Trưởng phòng TC-KT Kế toán theo dõi hợp đồng Kế toán nguồn vốn Thủ quỹ Kế toán thuế [...]... ngân hàng được chi tiết thành các tài khoản cấp 3 theo từng ngân hàng : TK 11211- TGNH tại ngân hàng Vietcombank TK 11212- TGNH tại ngân hàng Incombank TK 11213- TGNH tại ngân hàng Citybank Tài khoản 131- Phải thu của khách hàng được chi tiết thành các tài khoản cấp 2: TK 1311TK 1312- Phải thu của khách hàng - XNK1 Phải thu của khách hàng - XNK2 TK 1313TK 1314TK 1315TK 1316TK 1319- Phải thu của khách hàng. .. hoa hồng bán vé máy bay Về hệ thống sổ kế toán: Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán EFECT 3.0, với hình thức ghi sổ Chứng từ ghi sổ với hệ thống sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết đầy đủ được lập theo đúng biểu mẫu quy định của Bộ tài chính Trình tự ghi sổ được thực hiện theo quyết định 15/2006/QĐ- BTC đối với hình thức “Chứng từ ghi sổ” thực hiện trên phần mềm kế toán Về hệ thống báo cáo kế... Về hệ thống báo cáo kế toán Hệ thống báo cáo kế toán của công ty gồm 4 báo cáo tài chính bắt buộc là: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và thuyết minh báo cáo tài chính, ngoài ra công ty còn sử dụng hệ thống báo cáo nội bộ như: Báo cáo tình hình doanh thu, báo cáo tình hình thu chi, báo cáo tình hình công nợ phải thu phải trả, báo cáo tình hình lợi nhuận… ... thu của khách hàng - XNK1 Phải thu của khách hàng - XNK2 TK 1313TK 1314TK 1315TK 1316TK 1319- Phải thu của khách hàng - XNK3 Phải thu của khách hàng - Bán lẻ Phải thu của khách hàng - P.Vé và DV Phải thu của khách hàng - Tr.tâm TM -DV -DL Phải thu của khách hàng - Khác Tài khoản 5111- doanh thu cung cấp dịch vụ được chi tiết thành các tiểu khoản theo nội dung của doanh thu TK 51131TK 51132TK 51133TK... phòng HTK, các khoản nợ theo thông tư 13/2006/TT-BTC Về hệ thống chứng từ kế toán và luân chuyển chứng từ Hệ thống chứng từ kế toán sử dụng theo đúng với quy định của bộ tài chính Chương trình luân chuyển chứng từ được xây dựng khoa học, hợp lý, đúng trình tự Về hệ thống tài khoản sử dụng: Ngoài các tài khoản theo quy định của bộ tài chính, công ty còn chi tiết các tài khoản thành các tiểu khoản phù...Thực tế vận dụng chế độ kế toán tại công ty Hiện nay công ty đang áp dụng kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/3/2006 của bộ trưởng Bộ Tài chính, theo đó: Niên độ kế toán: 1 năm (bắt đầu từ ngày 1/1/N đến ngày 31/12/N ); Nguyên tắc . KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG KHÔNG I. Giới thiệu tổng quan về công ty Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Công ty cổ. thành lập công ty xuất nhập khẩu hàng không (thời gian này ngành hàng không Việt Nam trực thuộc Bộ Giao thông vận tải). Công ty xuất nhập khẩu hàng không trở