Nhân viên thực tập tại bộ phận logistics của công ty trách nhiệm hữu hạn ecolab việt nam

TRƢỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NHÂN VIÊN THỰC TẬP TẠI BỘ PHẬN LOGISTICS CỦA CÔNG TY TNHH ECOLAB VIỆT NAM SINH VIÊN THỰC HIỆN: HUỲNH NGỌC HỒNG ANH MSSV: DKQ141502 LỚP: DH15KQ NGÀNH: KINH TẾ QUỐC TẾ An Giang, Ngày 11 Tháng 04 Năm 2018 TRƢỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NHÂN VIÊN THỰC TẬP TẠI BỘ PHẬN LOGISTICS CỦA CÔNG TY TNHH ECOLAB VIỆT NAM SINH VIÊN THỰC HIỆN: HUỲNH NGỌC HỒNG ANH MSSV: DKQ141502 LỚP: DH15KQ NGÀNH: KINH TẾ QUỐC TẾ GVHD: TS ĐẶNG HÙNG VŨ An Giang, Ngày 11 Tháng 04 Năm 2018 ĐÁNH GIÁ BÁO CÁO THỰC TẬP i MỤC LỤC Lịch làm việc Giới thiệu đơn vị thực tập (tổ chức hành chính, nhân sự) 2.1 Thơng tin lịch sử hình thành 2.2 Cơ cấu tổ chức hành 2.3 Quản trị nhân 3 Báo cáo kết tìm hiểu hoạt động chuyên ngành môi trường làm việc đơn vị thực tập 3.1 Thực trạng Ecolab Việt Nam 3.1.1 Ngành Institutional Food & Beverage 3.1.2 Ngành Waters Paper 3.2 Tìm hiểu quy trình trình hàng nhập (ngành WS PP) công ty 3.3 Môi trường làm việc Nội dung công việc phân công Phương pháp thực công việc phân công 5.1 Cách tiếp cận công việc 5.2 Cách thực công việc cụ thể Kết đạt qua đợt thực tập 14 6.1 Những nội dung kiến thức củng cố 14 6.1.1 Tiếng Anh chuyên ngành 14 6.1.2 Nghiệp vụ ngoại thương 15 6.2 Những kỹ cá nhân, cá nhân thực hành nghề nghiệp học hỏi 15 6.2.1 Kỹ giao tiếp hòa nhập tập thể 15 6.3 Những kinh nghiệm học thực tiễn tích lũy 16 6.4 Chi tiết kết cơng việc mà đóng góp cho đơn vị thực tập 17 TÀI LIỆU THAM KHẢO 18 PHỤ LỤC 19 ii DANH SÁCH SƠ ĐỒ, BẢNG Sơ đồ Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Ecolab Việt Nam Bảng File tổng hợp HS code, thuế tên hàng nhập DANH SÁCH HÌNH Hình Tra cứu biểu thuế nhập tổng hợp Hình Kết hiển thị tra cứu biểu thuế nhập tổng hợp Hình Chi tiết thuế suất iii DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT ECL VN : Ecolab Việt Nam WTO : World Trade Organization – Tổ chức thương mại giới ASEAN : Associate of Southern Easter Asia Nations – Hiệp hội quốc gia Đông Nam Á 3PL : Third party logistics – Logistics bên thứ ba LCL : Less than container load – Hàng lẻ FCL : Full container load – Hàng nguyên container PO : Purchase order – Đơn hàng B/L : Bill of lading – Vận đơn đường biển C/I : Commercial invoice – Hóa đơn thương mại P/L : Packing list – Phiếu đóng gói C/O : Certificate of origin – Giấy chứng nhận xuất xứ CoA : Certificate of analysis – Giấy chứng nhận phân tích thành phần sản phẩm FWD : Forwarder – Dịch vụ giao nhận A/N : Arrival notice – Thông báo hàng đến D/O : Delivery order – Lệnh giao hàng POL : Port of loading – Cảng chất hàng POD : Port of discharge – Cảng dỡ hàng Local charges : Phí địa phương trả cảng xếp hàng iv Lịch làm việc Trong bối cảnh Việt Nam hội nhập ngày sâu rộng vào mạng lưới thương mại toàn cầu WTO, ASEAN… hoạt động xuất nhập trở thành khâu quan tọng kinh tế quốc dân Tại công ty nhập khẩu, hoạt động cung ứng hàng nhập giữ vai trò trọng điểm việc đảm bảo đầu vào hàng hóa Nghiên cứu việc tổ chức hoạt động cung ứng hàng nhập giúp cơng ty có giải pháp hữu ích để nâng cao hiệu hoạt động cung ứng hàng hóa nói riêng hoạt động tồn thể cơng ty nói chung Hồn thành báo cáo thực tập này, em xin chân thành cảm ơn hướng dẫn Thầy Đặng Hùng Vũ giúp đỡ tận tình anh chị Cơng ty TNHH Ecolab Việt Nam Tuy bận rộn với công việc, anh chị dành thời gian giúp em giải đáp thắc mắc, tạo điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành báo cáo tình em thực tập cơng ty Do hạn hẹp thời gian thực tập trình độ nghiệp vụ chưa cao nên Báo cáo thực tập em khó tránh sai sót cịn nhiều mặt hạn chế Em mong nhận dẫn góp ý tận tình anh chị công ty quý thầy cô Trường Đại học An Giang Thời gian em thực tập Công ty TNHH Ecolab Việt Nam ngày 29/02/2018 đến ngày 30/03/2018 Công việc chủ yếu em hỗ trợ phận Logistics công ty; ngày làm việc công ty từ thứ đến thứ 6, thời gian cụ thể:  Sáng: 8h – 12h  Chiều: 13h – 5h Lịch làm việc chi tiết tuần có xác nhận GVHD thể phần phụ lục Em xin chân thành cảm ơn Giới thiệu đơn vị thực tập (tổ chức hành chính, nhân sự) 2.1 Thơng tin lịch sử hình thành Tập đoàn Ecolab (Ecolab Inc.) Merritt J.Osborn thành lập vào năm 1923 với tên ban đầu “Economics Laboratory” (Phòng thí nghiệm kinh tế học) Năm 1986, Tập đồn đổi tên “ECOLAB INC.” Với mạng lưới khách hàng rộng khắp 160 quốc gia toàn giới, Ecolab Inc cơng ty hóa chất dẫn đầu cung cấp giải pháp tối ưu vệ sinh khử trùng công nghiệp Công ty TNHH Ecolab Việt Nam thành lập vào năm 2010, chi nhánh Tập đồn Ecolab Tên doanh nghiệp: Cơng ty TNHH Ecolab Việt Nam Tên giao dịch: ECOLAB LTD Mã số thuế: 0311010882 cấp vào ngày 22/07/2011, quan Thuế quản lý: Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh Ngày bắt đầu hoạt động: 01/10/2011 Địa chỉ: Tầng 8, phòng 8.2B, Tòa nhà E.Town 2, số 364, đường Cộng Hịa, Phường 13, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh Logo: Điện thoại: 84-28-35285100 Fax: 84-28-35285101 Website: https://www.ecolab.com/ 2.2 Cơ cấu tổ chức hành Human Resources General Manager Finance and Accounting Sales Sales Admin Customer Service Logistics Supervior Technical Support Sơ đồ Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Ecolab Việt Nam - General Manager: tổng giám đốc công ty, trực tiếp điều hành hoạt động thường nhật ECL - Human Resources: phụ trách hoạt động nhân sự, trợ cấp, lương thưởng; quản lý nguồn nhân lựuc, sở vật chất - Finance and Accounting: phụ trách hoạt động tài kế tốn ECL, quản lí thu chi, tài sản công ty… - Sales: phụ trách hoạt động bán hàng ngành hàng - Sales Admin ngành hàng: hỗ trợ xây dựng kế hoạch công tác cho phận kinh doanh, cập nhật liệu hoạt động phận kinh doanh để báo cáo kết lên ban lãnh đạo công ty - Customer Service Representative (CSR): phụ trách việc chăm sóc khách hàng - Logistics Supervisor: chịu trách nhiệm quản lí sản phẩm từ đặt hàng, nhập kho đến xuất kho - Technical Support: phụ trách kỹ thuật, bảo trì sản phẩm 2.3 Quản trị nhân Với mục tiêu tổ chức cấu công ty tinh gọn hoạt động hiệu bền vững, Ecolab VN có 70 nhân viên làm việc trụ sở chính, khu vực kho với chi nhánh Hà Nội Đà Nẵng Nhân Ecolab VN không nhiều mặt số lượng mặt chất lượng đội ngũ chuyên nghiệp vững vàng, nhiều năm kinh nghiệm, khả ngoại ngữ chịu đựng áp lực cơng việc cao Ngồi sách bắt buộc Nhà nước, Ecolab VN ln có sách đãi ngộ thỏa đáng hỗ trợ đặc biệt dành cho nhân viên, nhờ tinh thần làm việc Ecolab VN củng cố nâng cao Báo cáo kết tìm hiểu hoạt động chuyên ngành môi trƣờng làm việc đơn vị thực tập 3.1 Thực trạng Ecolab Việt Nam Ecolab Việt Nam có ngành hàng: - Institutional (IN): hóa chất tẩy rửa dùng ngành nhà hàng khách sạn - Food and Beverage (F&B): hóa chất tẩy rửa dùng nhà máy công nghiệp chế biến thực phẩm nước giải khát, sản xuất sữa, dược phẩm mỹ phẩm - Waters (WS): hóa chất xử lý nước dùng ngành công nghiệp nặng - Paper (PP): hóa chất dùng ngành cơng nghiệp giấy - Es Downstream Es Upstream: hóa chất dùng ngành cơng nghiệp khai khống khống sản - Kay: hóa chất tẩy rửa dùng ngành dịch vụ bán lẻ nhanh (Quick serve restaurent) Trong đó, ngành hàng bao gồm: IN, F&B, WS PP Do đặc điểm ngành khác nên phận Logistics công chia thành mảng: IN F&B, WS PP; mảng phụ trách nhân viên Giám sát Logistics Hoạt động Logistics Công ty TNHH Ecolab Việt Nam sử dụng hình thức 3PL từ Cơng ty TNHH Yusen Logistics Việt Nam 3.1.1 Ngành Institutional Food & Beverage - Đặc điểm ngành: nhà cung cấp thường cố định hai nước Thái Lan Indonesia, hai ngành sử dụng hình thức nhập hàng full container bán trực tiếp cho nhà phân phối - Một số sản phẩm ngành IN: EC-BUILDER 20 LT: Chế phẩm tẩy rửa dùng ngành công nghiệp giặt, dạng lỏng; ECOSOFT 20 LT: Chất làm mềm vải, dạng sệt; FLOODRESS R 600 10 LT: Chế phẩm tẩy sửa sàn nhà, dạng lỏng; MIRAGLO GAL: Chế phẩm tẩy rửa lau chùi kính,… Khách hàng ngành IN: Công ty TNHH Thương mại – Dịch vụ Nam Thiên hà, Cơng ty TNHH Cơng nghệ Hóa Chất Mơi trường Vũ Hồng, Khách sạn Caravelle Sài Gịn, Khách sạn Sofitel Metrople Hà Nội, Khu nghỉ dưỡng Vinpearl Nha Trang, Bệnh viện Bạch Mai,… - Một số sản phẩm ngành F&B: TOPAX 66: Chế phẩm sử dụng vệ sinh, làm sạch, làm bóng, khử khuẩn, tăng ma sát sàn gạch đá chất liệu cho nhà máy, bếp ăn XY 12 30LT: Dung dịch Sodium Hypochlorite, chất khử trùng dựa thành phần chroline dùng trình chế biến thực phẩm nước giải khát Khách hàng ngành F&B: Công ty TNHH Công nghệ Hóa Chất Mơi trường Vũ Hồng, Cơng ty Cổ phần Mondelez Kinh Đô Việt Nam, Nhà máy bia Châu Á Thái Bình Dương Hà Nội, TH Milk, Ajinomoto Việt Nam, Big-Cola Việt Nam, Unilever Hà Nội,… 3.1.2 Ngành Waters Paper - Đặc điểm ngành: nhà cung cấp đến từ nhiều nước khác (Mỹ, Thái Lan, Singapore, Úc, Đài Loan, Trung Quốc, Hàn Quốc,… Các sản phẩm hai ngành vừa bán thông qua nhà phân phối, vừa bán trực tiếp cho người tiêu dùng cuối (Nhập hàng LCL hàng FCL) - Sản phẩm ngành WS: NALCO TRAC109: Chế phẩm hóa chất chống ăn mịn cáu cặn hệ thống kín dùng xử lí nước; NALCO 3DT129: Chế phẩm hóa chất chống ăn mịn dùng hệ thống xử lý nước làm mát tháp giải nhiệt Khách hàng ngành WS: Cơng ty TNHH Cơng nghệ Hóa Chất Mơi trường Vũ Hồng, Cơng ty cổ phần Bateco Việt Nam, Formosa Hà Tĩnh, Bridgestone Việt Nam, Công ty TNHH Samsung Display Việt Nam, Công Ty TNHH Procter & Gamble Việt Nam, Công ty TNHH Nhà máy bia Việt Nam,… - Sản phẩm ngành PP: NALCO DVP4X013: Tinh bột biến tính sử dụng làm chất chống thấm ngành công nghiệp sản xuất giấy; METRIX 64112: Polyamide dạng nguyên sinh dùng sản xuất giấy để tăng độ bền, dạng lỏng NALCO 7647: Thuốc khử trùng dùng ngành công nghiệp sản xuất giấy từ nhà cung cấp gửi sang (Trên CI phí này), phận Logistics phải chỉnh sửa lại PO cách thêm dòng Other charges (thể tổng phí phát sinh) sau chỉnh sửa Tổng trị giá PO (Bao gồm trị giá lô hàng + tổng chi phí phát sinh lơ hàng) Kiểm tra, đối chiếu chứng từ để gửi 3PL làm thủ tục thông quan:  Kiểm tra chứng từ nhà cung cấp gửi bao gồm: Bill of lading; Commercial Invoice; Packing list; Certificate of Origin; Certificate of Analysis; Arrival notice Debit note (Do Forwarder gửi) Cách kiểm tra: Kiểm tra thông tin chứng từ xem có khớp với hay khơng - Các thơng tin Bill of lading bao gồm: Mã vận đơn; Shipper (Nhà cung cấp) hàng; Consignee (Người nhận hàng); Notify party (Bên thông báo); Place of receipt (Nơi lấy hàng); Place of delivery (Nơi nhận hàng); Ocean vessels (Tên tàu); POL (Cảng chất hàng); POD (Cảng dỡ hàng); Container No (Số container); Seal No (Số seal); Number of containers and packages (Số lượng cont bưu kiện); Description of goods (Mô tả hàng hóa); Gross weight (trọng lượng bì); Measurement (khối lượng CBM); Ngày phát hành vận đơn - Các thông tin Commercial Invoice bao gồm: Shipper (Nhà cung cấp); Consignee (Người nhận hàng); No & date of invoice (Số ngày hóa đơn); Số PO; POD (Cảng chất hàng); Final destination (Nơi dỡ hàng cuối cùng); Description of goods (Mơ tả hàng hóa); Quantity/Units (Số lượng hàng); Unit price (Đơn giá); Amount (Tổng); Điều kiện giao hàng dùng;… - Các thông tin Packing list bao gồm: Shipper (Nhà cung cấp); Consignee (Người nhận hàng); No & date of invoice (Số ngày hóa đơn); Số PO; Final destination (Nơi dỡ hàng cuối cùng); Description of goods (Mơ tả hàng hóa); Gross weight (trọng lượng bì); Net weight (trọng lượng tịnh); EA (Số lượng); Package (Quy cách đóng gói); Pallet (Số lượng Pallet); … - Các thông tin Certificate of Origin bao gồm: Exporter (Nhà xuất khẩu); Consignee (Nhà nhập khẩu); Số C/O; POL; Vessel (Tên tàu); Date of departure (Ngày khởi hành); POD; Final destination (Cảng dỡ hàng cuối cùng); Marks (Ghi chú); Number and kind of packages (Số 10 lượng quy cách đóng gói); Description of goods (Mơ tả hàng hóa); Mã HS; Gross weight (Trọng lượng bì); Origin (Xuất xứ),… - Các thông tin Certificate of Analysis bao gồm: Tên nhà cung cấp; Product (Tên sản phẩm); Quantity (Số lượng x Packsize); Manufacturing date (Ngày sản xuất); Expire date (Ngày hết hạn); Batch no (Số lô); Customer (Tên người mua); Kết phân tích,… - Các thơng tin Arrival notice: Tương tự thông tin B/L, Arrival notice thể thêm số vận đơn ETA - Các thông tin Debit note for local charges: Phí Local charges bao gồm phí như: D/O fee (Delivery Order fee): Phí lệnh giao hàng; Handling fee: Phí làm hàng cảng; CFS charge (nếu hàng LCL): Phí gom hàng lẻ; THC (Terminal handling charge): Phụ phí xếp dỡ cảng; CIC (Container Imbalance charge): Phí cân container; CCF (Container Clearing charge): Phí vệ sinh cont;… Sau kiểm tra chứng từ, phát có sai sót liệu khơng khớp báo cho Logistics Supervisor để tìm cách chỉnh sửa  Các chứng từ gửi cho 3PL gồm: Bill of lading; Commercial Invoice; Packing list; Certificate of Origin; Debit note Cách chuẩn bị in nhãn phụ: Nhãn phụ loại nhãn dán hàng hóa bao bì sản phẩm để thể thơng tin cần thiết hàng hóa tiếng Việt Nam đính kèm theo nhãn nguyên gốc tiếng nước trước đưa bán lưu thông thị trường Tem phụ có chức giúp quan hải quan, cơng an người tiêu dùng kiểm soát, phân biệt với hàng hóa nhập lậu Căn Khoản Điều Nghị định 89/2006/NĐ-CP có quy định: "Hàng hố nhập vào Việt Nam mà nhãn chưa thể thể chưa đủ nội dung bắt buộc tiếng Việt phải có nhãn phụ thể nội dung bắt buộc tiếng Việt giữ nguyên nhãn gốc hàng hoá Nội dung ghi tiếng Việt phải tương ứng với nội dung ghi nhãn gốc” 11 Trên nhãn phụ phải chứa đựng đầy đủ thông tin sau đây:     Hướng dẫn sử dụng Thành phần công thức đầy đủ: Tên nước sản xuất Tên địa tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm thị trường  Định lượng thể khối lượng tịnh thể tích  Số lơ sản xuất  Ngày sản xuất hạn dùng phải thể cách rõ ràng  Lưu ý an toàn sử dụng (nếu có)  Khi có CoA lơ hàng phận Logistics phải tổng hợp ngày sản xuất ngày hết hạn sản phẩm lơ hàng Sau đó, dựa C/O CoA để làm nhãn phụ File nhãn phụ sản phẩm làm sẵn, cần điền thêm thông tin xuất xứ; số lô; ngày sản xuất ngày hết hạn Hình Minh họa nhãn phụ Kiểm tra tờ khai hải quan: Khi có tờ khai nháp cần kiểm tra thơng tin tờ khai (Đối chiếu thông tin tờ khai với chứng từ gửi cho 3PL): - Số tờ khai; - Mã loại hình: hình thức nhập kinh doanh sử dụng mã A41; cịn tiêu dùng nội sử dụng mã A12 12 - - - Tên quan hải quan tiếp nhận, ba quan sau:  Chi cục hải quan quản lý hàng đầu tư Hồ Chí Minh;  Chi cục hải quan quản lý hàng đầu tư-gia công;  Chi cục hải quan sân bay Nội Bài – Đội Hàng hóa nhập Ngày đăng ký; Người nhập khẩu: Kiểm tra thông tin công ty ECL VN Người xuất khẩu: Kiểm tra thông tin nhà cung cấp Đại lý hải quan:  Số vận đơn; số lượng; tổng trọng lượng hàng;  Địa điểm lưu kho; địa điểm dỡ hàng; địa điểm xếp hàng;  Phương tiện vận chuyển;  Ngày hàng đến;  Ngày phép nhập kho đầu tiên;  Số hóa đơn; ngày phát hành; phương thức tốn; tổng trị giá hóa đơn (tính giá FOB CIF);  Phần chi tiết khai trị giá phải kê khai thêm phí D/O; phí CIC phí CCF vào trị giá kê khai;  Số tiền thuế phải nộp = Thuế nhập + Thuế giá trị gia tăng Trong tờ Tờ khai, phần ghi phải thể số PO Các tờ khai thể thông tin hàng hóa nhập Bao gồm:  Mã số hàng hóa: mã HS code  Mơ tả hàng hóa: phải tương ứng với mã HS code  Trị giá, đơn giá tính thuế;  Thuế nhập khẩu;  Nước xuất xứ Sau nộp thuế cho lơ hàng tra cứu diễn biến nộp thuế tờ khai hải quan trang web: https://www.customs.gov.vn/SitePages/TraCuuNopThue.aspx (Điền vào Mã doanh nghiệp số tờ khai) Tra cứu thông tin tờ khai hải quan: https://www.customs.gov.vn/SitePages/TraCuuThongTinToKhaiHQ.aspx (Điền vào Số tờ khai, mã doanh nghiệp số chứng minh thư) https://www.customs.gov.vn/SitePages/ContainerBarcodeReceiver.aspx (Điền vào Mã doanh nghiệp, số tờ khai, mã hải quan, ngày tờ khai) Tra cứu nợ thuế doanh nghiệp: https://www.customs.gov.vn/SitePages/TraCuuNoThue.aspx (Điền vào Mã doanh nghiệp số chứng minh thư)  Kết phân luồng tờ khai: Luồng xanh: có hai trường hợp 13 Luồng xanh khơng điều kiện: Về lý thuyết, cần xuống cảng lấy hàng, mà khơng phải làm thêm Tuy nhiên, thực tế chi cục, người khai phải in giấy có chữ ký & đóng dấu chủ hàng Sau đem tờ khai giấy lên lấy xác nhận hải quan tiếp nhận, cảng làm thủ tục lấy hàng (đổi lệnh cảng, ký hải quan cổng bãi) Nghĩa bước công việc làm tương tự tờ khai luồng vàng, có điều thời gian hải quan tiếp nhận xem xét đóng dấu nhanh (với điều kiện họ thấy thơng tin tờ khai khơng có vấn đề gì)   Luồng xanh có điều kiện: phải xuất trình thêm chứng từ bổ sung như: Giấy chứng nhật xuất xứ (C/O), Giấy kiểm tra chất lượng (ví dụ: kiểm dịch thực vật), giấy nộp thuế… Với loại luồng xanh này, phải tới chi cục hải quan để làm thủ tục Luồng vàng: Phải xuất trình hồ sơ giấy, gồm chứng từ như:  Tờ khai hải quan;  Hóa đơn thương mại;  Chi tiết đóng gói;  Chứng từ khác: C/O, CoA… Luồng đỏ Phải kiểm tra thực tế hàng hóa sau kiểm tra hồ sơ giấy Đây mức độ kiểm tra cao nhất, phải làm nhiều thủ tục tốn chi phí, thời gian, công sức cho chủ hàng hải quan Trước hết, phải có hồ sơ luồng vàng Sau hải quan tiếp nhận duyệt hồ sơ, chuyển sang cho đội kiểm hóa 3PL đăng kí kiểm hóa, xuống cảng làm thủ tục hạ hàng đưa vào khu kiểm hóa, liên hệ với cán hải quan xuống làm thủ tục kiểm tra Hiện có hình thức kiểm hóa: kiểm máy soi (kiểm soi), kiểm thủ cơng Có trường hợp, hải quan kiểm máy soi thấy nghi ngờ lại cho mở container kiểm thủ công Sau kiểm tra xong, cán hải quan Chi cục làm thủ tục cần thiết: biên kiểm hóa Nếu ổn làm thủ tục bóc tờ khai Kết đạt đƣợc qua đợt thực tập 6.1 Những nội dung kiến thức đƣợc củng cố 6.1.1 Tiếng Anh chuyên ngành Trải qua tuần thực tập, tiếng Anh chuyên ngành củng cố nâng cao em làm việc xuyên suốt với chứng từ tiếng Anh Các từ ngữ chuyên ngành thể trong: Commercial Invoice, Packing List, Certificate of Origin, Certificate of Analysis, Bill of Lading,… Bên cạnh đó, mơi trường làm việc quốc tế nên trao đổi công việc qua email với nhà cung cấp forwarder bắt buộc phải dùng tiếng Anh, khả biên soạn thư điện tử tiếnh Anh em cải thiện nhiều 14 6.1.2 Nghiệp vụ ngoại thƣơng Những kiến thức nghiệp vụ học qua môn học ứng dụng q trình thực tập Trong có có kiến thức quy trình làm hàng nhập khẩu, cách đọc hiểu chứng từ, cách kiểm tra tờ khai hải quan, cách sử dụng C/O form D, Form AK để miễn giảm thuế nhập Một chứng từ thông thường bao gồm: Bill of lading / Airway bill; Commercial invoice; Packing list; Certificate of origin; Certificate of analysis,… Về phương thức toán quốc tế, công ty ECL mua hàng thông qua liên công ty nên sử dụng hình thức tốn đơn giản T/T (phương thức chuyển tiền điện) Thời gian toán cho ngân hàng giới hạn tối đa 45 ngày Mơ hình dịch vụ Logistics 3PL (Cung cấp dịch vụ Logistics bên thứ 3): Đây hình thức thay mặt cho doanh nghiệp thực dịch vụ logistics khâu nhỏ chuỗi Logistics như: thay mặt cho người gửi hàng thực thủ tục xuất nhập khẩu, cung cấp chứng từ giao nhận – vận tải vận chuyển nội địa hay thay mặt cho người nhập làm thủ tục thông quan hành hóa đưa hàng đến nơi quy ước Sử dụng 3PL đồng nghĩa việc thuê công ty bên ngồi để thực hoạt động logistics, tồn q trình quản lý logistics số hoạt động có chọn lọc Các chủ hàng sử dụng 3PL nhà cung cấp dịch vụ logistics có mối quan hệ chặt chẽ với nhằm chia sẻ thơng tin, rủi ro, lợi ích theo hợp đồng dài hạn Dịch vụ 3PL chuỗi cung ứng mang lại nhiều lợi ích như: 3PL thực tối ưu hóa hoạt động logistics phạm vi lãnh thổ mở rộng tồn cầu; giúp tiết kiệm thời gian chi phí cho khách hàng nhà cung cấp dịch vụ 3PL có đội ngũ chun mơn cao, áp dụng cơng nghệ tiên tiến để quản lý hoạt động logistics hiệu Ngồi 3PL có hệ thống kho trung tâm phân phối mở rộng linh hoạt toàn cầu, giúp vận chuyển nhanh chóng, tiết kiệm chi phí thời gian Những kỹ cá nhân, cá nhân thực hành nghề nghiệp học hỏi đƣợc 6.2.1 Kỹ giao tiếp hòa nhập tập thể 6.2 Do trước em chưa có kinh nghiệm làm thêm , không thường tham gia hoạt động trường nên kỹ giao tiếp hòa nhập tập thể em Trải qua quãng thời gian thực tập công ty, em 15 học hỏi tự trao dồi cho thân kỹ Từ việc phụ anh chị lưu, đóng dấu, gửi chứng từ sang phận khác để ký tên,… đến việc ăn trưa phịng ăn cơng ty,… giúp thân em tạo mối quan hệ thân thiện với anh chị đồng nghiệp, hòa nhập với tập thể 6.2.2 Kỹ học hỏi, quan sát xếp công việc Khoảng thời gian thực tập, em chưa giao công việc nhiều mà anh chị ưu tiên cho cơng việc họ trước Nếu em có thắc mắc em tự nghiên cứu trước, quan sát cách anh chị thực cơng việc, sau ghi lại đợi đến anh chị có thời gian em đến hỏi Khi anh chị giải đáp cho em em tập trung lắng nghe ghi lại để nhớ Sau làm quen với công việc khối lượng công việc giao nhiều hơn, em phân tích cơng việc này, xem việc cần thực trước, phương pháp thực cơng việc nào, làm đến đâu ghi đến đó, cơng việc thuận tiện 6.2.3 Kỹ cẩn thận, có trách nhiệm cơng việc Do tính chất cơng việc liên quan đến chứng từ nên em cần phải tạo lập cho tính cẩn thận, kỹ lưỡng có trách nhiệm công việc Khi kiểm tra chứng từ phải vơ tỉ mỉ, có lỗi sai chứng từ dẫn đến hàng hóa không thông quan giao cho khách hàng kịp lúc, lúc chi phí đền bù cho lơ hàng khơng phải nhỏ Bên cạnh em cịn phải rèn luyện cho thêm khả chịu áp lực công việc, khả nhanh nhạy việc xử lý chứng từ Khoảng thời gian cuối tháng thời gian lô hàng cập cảng thông quan, lúc lơ hàng nhiều có nhiều chứng từ tờ khai hải quan cần kiểm tra Em cần phải luyện cho tính bình tĩnh, kiên nhẫn kiểm tra chứng từ một; phải nhanh nhạy, không làm ảnh hưởng đến tiến độ thông quan lô hàng 6.3 Những kinh nghiệm học thực tiễn tích lũy đƣợc Trải qua tuần thực tập Ecolab, em tích lũy nhiều điều, từ cách thích nghi với mơi trường mới, cách giao tiếp, cách ăn mặc, tác phong làm việc chuyên nghiệp Những điều tạo cho em tự tin mà trước em chưa có Khi làm việc phải tập trung, có thái độ nghiêm túc, tự giác, cố gắng phát huy hết khả Phải biết lắng nghe, quan sát học hỏi cách làm việc anh chị đồng nghiệp Làm việc phải lên kế hoạch, ghi theo dõi tiến độ Biết tạo dựng nên mối quan hệ với anh chị đồng nghiệp, mối quan hệ có ích cơng việc lẫn sau Khi có mối 16 quan hệ thân thiết với anh chị đồng nghiệp môi trường làm việc thoải mái hơn, người truyền cho nguồn lượng tích cực để từ cố gắng làm việc Chi tiết kết cơng việc mà đóng góp cho đơn vị thực tập Kết đóng góp từ công việc phân loại xếp chứng từ: 6.4 - Phân loại tất chứng từ năm 2017 tháng đầu năm 2018 Các chứng từ phân loại dựa nhà cung cấp ai; xếp theo thứ tự ngày ETA Qua việc phân loại xếp chứng từ, việc tìm kiếm chứng từ trở nên nhanh chóng dễ dàng nhiều - Kết đóng góp từ cơng việc copy, scan, trình ký, gửi chuyển phát chứng từ: giúp phận Logistics CSR tiết kiệm thời gian để làm công việc quan trọng - Kết đóng góp từ cơng việc kiểm tra, đối chiếu chứng từ để làm thủ tục thông quan: giúp đẩy nhanh quy trình thơng quan lơ hàng nhập tháng tháng 17 TÀI LIỆU THAM KHẢO Chính Phủ (2006) Nghị định nhãn hàng hóa Truy cập từ https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Thuong-mai/Nghi-dinh-89-2006-NDCP-nhan-hang-hoa-13789.aspx 18 PHỤ LỤC Phụ lục 1.1 Lịch làm việc chi tiết tuần có nhận xét ký xác nhận GVHD Công việc thực Tuần (29/01 – 02/02) - Làm quen với công ty, phận anh chị đồng nghiệp - Tìm hiểu ngành hàng mà cơng ty kinh doanh - Học cách copy, scan, fax chứng từ - Tổng hợp mã hàng, tên hàng phân tích phân loại mã HS Kiểm tra cập nhật lại mã HS, thuế nhập sau phân tích phân loại - Đối chiếu trị giá PO Invoice - Chuẩn bị nhãn phụ để gửi kho - Sắp xếp thứ tự chứng từ - Đối chiếu thông tin chứng từ - Đối chiếu batch code, exp date Commercial invoice CoA - Chuẩn bị chứng từ lô hàng để thơng quan Sau gửi chứng từ cho 3PL( EMS grab) - Làm nhãn phụ cho sản phẩm - Tổng hợp expired date cho sản phẩm (05/02 – 09/02) - - Lập Delivery note Xem cách nhập Purchase Order Copy, scan chứng từ Chuẩn bị chứng từ để thông quan Cập nhật mã HS 2018 tra cứu thuế nhập cho mã hàng cập nhật mã HS 2018 Tổng hợp Exp date từ CoA cho lô hàng Cập nhật Tên nhập mã hàng Copy, soạn chứng từ để account đóng thuế Soạn chứng từ gửi Phòng thủ tục hải quan 3PL Kiểm tra Hóa đơn tổng lơ hàng Đối chiếu thông tin giữa: Bill of lading, Arrival notice Debit note Xem cách nhập Good Receipt 19 Ý kiến GVHD Tuần Công việc thực - Kiểm tra nợ thuế lô hàng - Chỉnh sửa Invoices gửi lại cho 3PL - Đối chiếu thông tin Bill of lading C/O form E - Kiểm tra xác nhận Tờ khai hải quan hàng nhập với 3PL - Soạn nhãn phụ lô hàng gửi kho 3PL - Xem cách làm Payment Request để account đóng thuế - Làm Internal Delivery note - Tổng hợp Equipment price sale giùm chị finance - Sắp xếp Vat invoice, Purchase order Delivery order - Lập hợp đồng mua bán dựa Purchase order, in trình giám đốc ký, sau đóng dấu gửi chuyển phát cho khách hàng - Copy, scan trình giám đốc ký chứng từ; đóng dấu gửi cho nhà phân phối (21/02 – 23/02) - Copy, scan đóng dấu chứng từ - Gọi đến Forwarder để kiểm tra xem có Arrival notice chưa - Lập Delivery note - Soạn chứng từ gửi 3PL để làm thủ tục thông quan - Kiểm tra, đối chiếu thông tin Packing list CoA - Đối chiếu thông tin chứng từ - Làm Payment request để đóng thuế - Phân loại, lưu chứng từ gửi chứng từ cho khách hàng - Làm nhãn phụ - Kiểm tra nợ thuế tình trạng thông quan lô hàng - Sắp xếp chứng từ theo nhà cung cấp/năm/tháng Thứ tự từ B/L, Commercial invoice, P/L, C/O, Load summary, CoA, PO, DN, AN, Debit 20 Ý kiến GVHD Công việc thực Tuần note (26/02 – 02/03) - Copy, scan, đóng dấu chứng từ, gửi chứng từ cho khách hàng - In nhãn phụ - Gửi chứng từ cho 3PL - Kiểm tra, đối chiếu thông tin chứng từ (B/L, P/L, Commercial invoice CO) - Gửi chứng từ cho khách hàng - Tổng hợp Exp date từ CoA lô hàng - Làm Payment request để đóng thuế - Kiểm tra Tờ khai nháp xác nhận với 3PL - Đối chiếu thông tin B/L, P/L Commercial invoice - Gửi Hóa đơn cho khách hàng - Đối chiếu thông tin B/L, Arrival notice Debit note - Sắp xếp, phân loại chứng từ theo nhà cung cấp/tháng/ngày - Chỉnh sửa nhãn phụ - Kiểm tra Debit note (file Handling charges tổng hợp) từ 3PL - Chỉnh sửa số lượng Sale record giùm chị finance - In Delivery note gửi cho khách hàng - Gửi nhãn phụ chứng từ cho kho 3PL - Làm Payment request (tổng hợp phí gửi chứng từ cho kho/khách hàng Grab) - Soạn CO CoA gửi khách hàng (05/03 – 09/03) - Đối chiếu thông tin chứng từ - Cut off warehouse schedule for debit note - Trình chứng từ cho Logistics Supervisor ký, đóng dấu gửi kho 3PL - In Cơng văn hồn thuế + Tờ khai hải quan + CO + Giấy nộp tiền, trình giám đốc ký, đóng dấu gửi cho 3PL (Do bổ sung CO form D) 21 Ý kiến GVHD Công việc thực Tuần (12/03 – 16/03) In nhãn phụ Copy, scan chứng từ, Sắp xếp Delivery note Cập nhật file Shipment following up Soạn CO CoA gửi khách hàng Kiểm tra Demand khách hàng so với Stock thực tế In, trình giám đốc ký, đóng dấu gửi Hóa đơn cho khách hàng In Payment request gửi account In nhãn phụ chuẩn bị nhãn phụ gửi kho Fax chứng từ cho khách hàng Gửi chứng từ cho khách hàng Gửi chứng từ lô hàng cho 3PL để thông quan Làm file excel tổng hợp Local charge Chỉnh sửa Bill of lading Kiểm tra phí Arrival notice VAT Bill Tổng hợp Pending order - Đối chiếu trị giá Invoice PO (thêm Other charges: freight, insurance, vào PO cho trị giá khớp với Invoice) - Đối chiếu thông tin chứng từ: B/L, P/L, Commercial invoice Arrival notice - Kiểm tra xác nhận Tờ khai nháp với 3PL Kiểm tra Tờ khai nháp sau phí DO, CCF, CIC thêm vào trị giá tờ khai - Làm nhãn phụ cho lơ hàng - Soạn trình ký chứng từ với Logistics supervisor, đóng dấu gửi cho 3PL để làm thủ tục thông quan - Gửi chứng từ nhãn phụ cho kho 3PL - Soạn CO, CoA lô hàng, đưa CSR để gửi khách hàng - Soạn chứng từ chuẩn bị giao cho khách hàng - Nhập thông tin vào file để tạo Accpac 22 Ý kiến GVHD Công việc thực Tuần - - - - - (19/03 – 23/03) code cho equipment Làm Payment request (tổng hợp phí chuyển chứng từ); in trình giám đốc ký, đóng dấu gửi cho kế tốn Soạn chứng từ từ nhà cung cấp gửi về; copy, scan gửi cho Logistics supervisor Gửi hardcopy Giấy phép đăng ký kinh doanh cho 3PL Soạn chứng từ lơ hàng để Account tốn tiền cho Ngân hàng.(phương thức T/Tr); trình Logistics supervisor ký, đóng dấu gửi cho account Cập nhật file Shipment following up Kiểm tra số lượng hàng xuất xứ CO từ nhà cung cấp gửi vèe xem có khớp với Paking list hay không Hối thúc nhà cung cấp gửi chứng từ Gửi hóa đơn cho khách hàng Kiểm tra mã HS sản phẩm xem sản phẩm có phép kinh doanh Việt Nam hay khơng Soạn hợp đồng mua bán dùm Customer service - Kiểm tra Local charges Arrival notice lô hàng - Soạn nhãn phụ - Kiểm tra xác nhận Tờ khai và Hóa đơn tổng với 3PL - Kiểm tra đối chiếu thông tin chứng từ - Kiểm tra Quotation DDU charges - Sắp xếp chứng từ theo ETA - Copy, scan chứng từ - Làm Stock request - Tổng hợp số lượng hàng mã hàng theo tháng năm 2017 2018 - Lập Internal transfer slip (Phiếu chuyển hàng nội bộ) - Kiểm tra Quotation of custom clearance and transportation services 23 Ý kiến GVHD Tuần Công việc thực Forwarder (26/03 – 30/03) - Gửi chứng từ cho 3PL - Làm Payment request phí chuyển phát nhanh chứng từ cho 3PL khách hàng - Cập nhật tên hóa chất tiếng Anh hàng hóa - Ước tính Local charge lơ hàng - Điền thông tin vào file để tạo code cho hàng hóa - Lập Internal transfer slip (Phiếu chuyển hàng nội bộ) - Lập Internal delivery note (PGH nội bộ) - Chỉnh sửa Packing list gửi lại cho 3PL - Chuẩn bị, in nhãn phụ gửi nhãn phụ cho 3PL - Gửi hóa đơn cho khách hàng - Cập nhật tình hình thơng quan lơ hàng 24 Ý kiến GVHD ... KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NHÂN VIÊN THỰC TẬP TẠI BỘ PHẬN LOGISTICS CỦA CÔNG TY TNHH ECOLAB VIỆT NAM SINH VIÊN THỰC HIỆN: HUỲNH NGỌC HỒNG ANH MSSV: DKQ141502... nên phận Logistics công chia thành mảng: IN F&B, WS PP; mảng phụ trách nhân viên Giám sát Logistics Hoạt động Logistics Công ty TNHH Ecolab Việt Nam sử dụng hình thức 3PL từ Cơng ty TNHH Yusen Logistics. .. học An Giang Thời gian em thực tập Công ty TNHH Ecolab Việt Nam ngày 29/02/2018 đến ngày 30/03/2018 Công việc chủ yếu em hỗ trợ phận Logistics công ty; ngày làm việc công ty từ thứ đến thứ 6, thời