THỰC TRẠNG áp DỤNG 5s tại NGÂN HÀNG CÔNG THƯƠNG TMCP (VIETINBANK)

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG KHOA KINH TẾ BỘ MÔN QUẢN TRỊ KINH DOANH BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN QUẢN TRỊ VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG CHỦ ĐỀ: THỰC TRẠNG ÁP DỤNG 5S TẠI NGÂN HÀNG CÔNG THƯƠNG TMCP (VIETINBANK) ( Địa chỉ: Số 39 Đường Âu Cơ, Quận Tây Hồ, Tp Hà Nội) Nha Trang, tháng năm 2021 LỜI CẢM ƠN “Để hoàn thành tiểu luận này, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến: Cha mẹ, anh chị em gia đình tạo điều kiện thuận lợi kinh tế lời động viên an ủi trình học tập để em thuận lợi hồn thành học phần Các bạn học lớp 59 QTKD cung cấp nhiều tài liệu, thơng tin hữu ích, trao đổi giúp đỡ em q trình học hồn thành tiểu luận Ban giám hiệu trường Đại Học Nha Trang tạo điều kiện sở vật chất với hệ thống thư viện đại, đa dạng loại sách, tài liệu thuận lợi cho việc tìm kiếm, nghiên cứu thơng tin em tiểu luận Xin cảm ơn giảng viên môn – Thầy Lê Hồng Lam giảng dạy tận tình, truyền đạt kiến thức quý báu cho em suốt thời gian học tập vừa qua Trong thời gian tham gia lớp học Quản Trị Điều Hành Văn Phịng thầy, em có thêm cho nhiều kiến thức bổ ích, tinh thần học tập hiệu quả, nghiêm túc Nghệ thuật lãnh đạo môn học thú vị, vơ bổ ích có tính thực tế cao Đảm bảo cung cấp đủ kiến thức, gắn liền với nhu cầu thực tiễn sinh viên Đây chắn kiến thức quý báu, hành trang để em vững bước sau Tuy nhiên vốn kiến thức nhiều hạn chế chưa có nhiều kinh nghiệm làm đề tài, tiểu luận chắn không tránh khỏi thiếu sót Rất mong nhận nhận xét, ý kiến đóng góp, phê bình từ phía Cơ để tiểu luận hoàn thiện Lời cuối cùng, em xin kính chúc Thầy nhiều sức khỏe, thành cơng hạnh phúc sống đường giảng dạy mà Thầy chọn Em xin chân thành cảm ơn”!!! Sinh Viên Ngô Thị Thành Tâm MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI MỞ ĐẦU TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI .4 ĐỐI TƯỢNG NGUYÊN CỨU NỘI DUNG CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ 5S .5 I MỤC ĐÍCH CỦA VIỆC ĐƯA 5S VÀO VĂN HÓA DOANH NGHIỆP .5 II GIỚI THIỆU VỀ 5S Lịch sử phát triển 5S Khái niệm 5S Các thành phần 5S 3.1 Seiri – Sort ( Sàng lọc): 3.2 Setion – Systematize ( Sắp xếp): 3.3 Sesio – Sweep ( Sạch sẽ): 3.4 Seiketsu – Sanitize ( Săn sóc): .9 3.5 Shitsuke – Self discipline ( Sẵn sàng): 10 Các bước áp dụng 5S 10 5S Thông thường 5S Thực tiễn 16 Mục tiêu việc thực 5S 17 Các yếu tố để thực thành công 5S 18 Lợi ích việc thực 5S 18 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ÁP DỤNG 5S TẠI NGÂN HÀNG TMCP CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM (VIETINBANK) .ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED I Giới thiệu chung Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam (Vietinbank) 20 Thông tin khái quát 20 Mạng lưới kênh phân phối .21 Sứ mệnh 21 Giá trị cốt lõi 21 Triết lý kinh doanh 21 Slogan: Nâng giá trị sống 21 II Áp dụng 5S Ngân Hàng TMCP Công Thương Việt Nam ( Vietinbank ) 21 Những lý Ngân Hàng tiến hành áp dụng quy trình 5S 21 Thực trạng áp dụng quy trình 5S .22 Thực hành 5S 23 3.1 Sàng lọc (S1) 23 3.2 Sắp xếp (S2) 24 3.3 Sạch (S3) 24 3.4 Săn sóc (S4) 25 3.5 Sẵn sàng (S5) 25 II Kết Vietinbank đạt sau áp dụng 5S 26 Thành công Vietinbank .26 1.1 Từ trụ sở đến chi nhánh: 26 1.2 Từ công sở đến gia đình: 27 Thành cơng bên ngồi doanh nghiệp .27 KẾT LUẬN 29 TÀI LIỆU THAM KHẢO 30 LỜI MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Trong bối cảnh Việt Nam tham gia ngày sâu vào hệ thống kinh tế giới, doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt doanh nghiệp nhỏ vừa, trở thành phận không nhỏ thúc đẩy trình phát triển kinh tế đất nước Chiến lược hỗ trợ cho phát triển, chuẩn đầu ra, mơ hình quản trị tác nghiệp, nhân sự, tài doanh nghiệp nhỏ vừa xây dựng triển khai theo hướng giúp doanh nghiệp phát triển bền vững chủ động hội nhập quốc tế, đáp ứng nhu cầu đỏi hỏi khách hàng cổ đơng ngồi nước, đồng thời thỏa mãn nhu cầu phát triển bền vững cộng đồng hệ thống môi trường quốc gia quốc tế Tuy nhiên, dù doanh nghiệp có chọn cách thức kinh doanh, đầu tư nữa, người yếu tố quan trọng định thành công cho doanh nghiệp Từ lâu, Nhật Bản xuất phong trào 5S Với triết lý người trung tâm phát triển: Nếu làm việc môi trường lành mạnh, đẹp, thống đãng, tiện lợi tinh thần người lao động thoải mái hơn, suất điều kiện lao động cao Muốn vậy, cần phải có giải pháp tổng thể phát triển cá doanh nghiệp sản xuất vừa nhỏ tầm cỡ quốc gia, đặc biệt xây dựng chuẩn, chế sách, mơ hình quản trị phù hợp với xu hội nhập quốc tế Trong mơ hình này, áp dụng 5S mơ hình tốn chi phí đem lại hiệu kinh tế cao, đồng thời góp phần vào việc bảo vệ môi trường Thông qua việc áp dụng 5S, chi phí sản xuất giảm, từ tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Hiện số nước áp dụng mơ hình có doanh nghiệp Việt Nam ứng dụng mơ hình 5S vào cơng ty mang lại môi trường làm việc hiệu Nhận thấy tầm quan trọng nên em xin làm rõ mơ hình 5S Đối tượng nguyên cứu Ngân Hàng Vietinbank ( Số đường Hoàng Hoa Thám, Xương Huân, TP Nha Trang, Tỉnh Khánh Hòa) NỘI DUNG CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ 5S I Mục đích việc đưa 5S vào văn hóa doanh nghiệp 5S phương pháp hiệu để huy động người, cải tiến môi trường làm việc nâng cao suất doanh nghiệp, mục tiêu chương trình 5S bao gồm: Xây dựng ý thức cải tiến cho người nơi làm việc; xây dựng tinh thần đồng đội người; phát triển vai trò lãnh đạo cán lãnh đạo cán quản lý thông qua hoạt động thực tế; xây dựng sở để đưa vào kỹ thuật cải tiến Từ văn phòng, nhà kho công trường xây dựng, hay nhà xưởng cơng nghiệp nơng nghiệp Nơi có hoạt động nơi cần xếp, cần phân loại, cần sẽ.Khơng có hoạt động 5S khơng thể bàn đến việc quản lý cải tiến.5S ngăn chặn xuống cấp nhà xưởng, tạo thơng thống cho nơi làm việc, đỡ thời gian cho việc tìm kiếm vật tư, hồ sơ tránh nhầm lẫn.Người làm việc cảm thấy thoải mái, làm việc có suất cao tránh sai sót Các thiết bị sản xuất hoạt động môi trường phù hợp với tiêu chuẩn chất lượng an toàn Ngày nay, khái niệm Chất lượng Quản lý Chất lượng không xa lạ với doanh nghiệp Việt Nam.Muốn nâng cao khả cạnh thị trường, doanh nghiệp phải chọn cho hướng riêng kinh doanh cách thức quản lý Tuy nhiên dù doanh nghiệp có chọn cách thức kinh doanh nào, đầu tư loại thiết bị máy móc hay cơng nghệ nữa, người yếu tố định đem lại thành công cho doanh nghiệp Xuất phát từ triết lý người trung tâm phát triển, mơ hình thực hành 5S áp dụng Nhật tảng để áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng 5S tạo môi trường sẽ, tiện lợi giúp cho tổ chức/doanh nghiệp, tạo điều kiện cho việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng, đem lại niềm tin cho khách hàng II Giới thiệu 5S Lịch sử phát triển 5S - Tại Nhật Bản 5S hình thành nhiều năm với ý nghĩa phổ biến Seiri Seiton để hỗ trợ cho hoạt động An toàn, Chất lượng, Hiệu suất Môi trường Năm 1980, sách 5S xuất bản, từ 5S phổ biến nhanh chóng với ý nghĩa trọn vẹn đầy đủ, bao gồm: Seiri ( Sàng lọc), Seiton ( Sắp xếp), Seiso ( Sạch sẽ), Seiketsu ( Săn sóc), Shitshuke ( Sẵn sàng) Tại công ty phát triển 5S hình thành thực hành thường xuyên trì mức độ cao - Tại Singapore 5S bắt đầu thực Công Ty mẫu Dự án Năng suất JICA vào năm 1986 Sau trở thành hoạt động quốc gia đặt ủy ban 5S Hiện đạt tới cấp độ cao nhiều tổ chức Tại nhiều quốc gia, công cụ 5S thành công giai đoạn đầu ẽ nhanh chóng trở nên hời hợt, hình thức khơng hữu ích áp dụng sai - Tại Việt Nam 5S áp dụng thành công Hà Nội, Quy Nhơn, Tp.HCM nhiều ngành khác như: Y tế, khách sạn, hay số ngành saen xuất sản xuất lắp ráp ô tô, in ấn,… “5S thông thường” “5S thực tiễn” ông SUZUKI sửa đổi Khái niệm 5S Khái niệm 5S bắt nguồn từ Nhật Bản vào đầu năm 80 áp dụng rộng rãi quốc gia, có Việt Nam Đây phương pháp quản lý đơn giản dễ thực 5S tảng để thực hệ thống đảm bảo chất lượng xuất phát từ quan điểm: Nếu làm việc môi trường lành mạnh, đẹp, thống đãng, tiện lợi tinh thần thoải mái hơn, suất lao động cao có điều kiện để việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng hiệu - Theo tiếng Nhật là: “ seiri”, “ seiton”, “ seiso”, “ seiketsu”, “ shitsuke” Theo tiếng Việt : “ sàng lọc”, “sắp xếp”, “sạch sẽ”, “ săn sóc” “sẵn sàng” Theo tiếng Anh là: “sort”, “set in order”, “shine”, “standardize”, “ sustain” 5S phong trào huy động thành viên tham gia cải tiến môi trường làm việc Phương châm phong trào 5S là: Nếu bạn làm cho ngơi nhà ngăn nắp lại khơng thể làm cho nơi làm việc ngăn nắp nhà Các thành phần 5S 3.1 Seiri – Sort ( Sàng lọc): Là xem xét, phân loại, chọn lựa loại bỏ thứ không cần thiết nơi làm việc Chống xu hướng người muốn giữ thứ cho trường hợp dự phòng, giữ loại dụng cụ, phương tiện tối thiểu hỗ trợ cho công việc, nên dán nhãn “đỏ” vào dụng cụ, thiết bị vật liệu cần thiết giữ lại Trong đó: Khoản vật dùng thường dùng phân loại thành: - Khoản vật cần dùng ngày - Khoản vật cần dùng hàng tuần - Khoản vật cần dùng đến 12 tháng - Khoản vật cần dùng năm lần Đối với khoản vật sử dụng ví dụ tháng lần tổ chức cần cân nhắc dựa vào chi phí tổ chức bỏ để lưu lại khoản vật Những khoản vật không thường dùng: - Khơng cần dùng lý ngay: Đối với loại tổ chức cầ có kế hoạch lý đặc biệt ý trách nhiệm người lý - Các khoản vật chờ lý: Tổ chức cần có trách nhiệm lưu giữ khoản vật Ví dụ: Điạ điểm lưu giữ khoản vật, hình thức đánh dấu khoản vật Khi xem lại nhà máy hay phịng làm việc mình, bạn nhận thấy vật dụng khơng ghi xác nơi lưu trữ, nhiều thứ khơng cần thiết cho công việc lưu giữ lại Do đó, nhiệm vụ Seiri là phân loại các vật dụng cần thiết vật dụng khơng cần thiết, từ di dời lý vật dụng không cần thiết nhằm tạo nên môi trường làm việc khoa học Một cách thông dụng để thực việc “Sàng lọc” sử dụng “thẻ đỏ”, vật dụng không cần thiết cho công việc gắn thẻ Kết thúc trình người phụ trách phận có vật dụng gắn thẻ đỏ xem khu vực Sau việc đưa định loại bỏ hay tiếp tục giữ vật dụng theo cách định Với hoạt động Seiri, thứ phân loại cách khoa học, từ giảm thiểu lãng phí từ việc tìm kiếm di chuyển, đồng thời tạo nên môi trường làm việc an toàn 3.2 Setion – Systematize ( Sắp xếp): Trong tiếng Nhật, Seiton có nghĩa xếp thứ gọn gàng có trật tự Vì vậy, du nhập vào Việt Nam, Seiton gọi Sắp xếp Sau loại bỏ vật dụng khơng cần thiết cơng việc tổ chức vật dụng lại cách hiệu theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy dễ trả lại Thông thường việc bắt đầu việc xem xét công dụng tần suất sử dụng vật dụng cịn lại, từ định nên để chúng gần hay không? Cần để chúng gần hay xa nơi làm việc? Bên cạnh đó, công việc cần phải thực dựa việc phân tích trình tự cho giảm thiểu thời gian di chuyển trình hệ thống Ở bước này, vật dụng cần xác định vị trí cho dễ định vị nhất, theo nguyên tắc quản lý trực quan: “một vị trí cho vật dụng, vật dụng có vị trí nhất” Một điểm cần ý thực Seiton vật dụng nên đánh số dán nhãn tên giúp người cơng ty dễ dàng nhận biết tìm kiếm Với hoạt động Seiton, môi trường làm việc trở nên thuận tiện, gọn gàng thơng thống hơn, khuyến khích tinh thần làm việc nhân viên công ty Các lưu ý xếp: - Bố trí đồ vật tùy theo số sử dụng Tần số sử dụng cao khoản vật bố trí gần nơi làm việc, tần số sử dụng thấp bố trí xa nơi làm việc - Khi xếp thêm nhãn mác vào khoản vật Ví dụ khoản vật hay sử dụng với tần số cao đánh số màu sắc khác với khoản vật có tần số thấp - Khi đặt khoản vật cần lưu ý tư khoản vật dễ lấy ra, đưa vào, dễ tiếp cận Thông báo quy tắc xếp khoản vật để thành viên biết khoản vật lưu trữ đâu 3.3 Sesio – Sweep ( Sạch sẽ): Seiso có nghĩa làm vệ sinh giữ nơi làm việc Cơng việc phần giữ gìn tồn doanh nghiệp Giữ gìn thực thơng qua việc tổ chức vệ sinh tổng thể vệ sinh hàng ngày máy móc, vật dụng, khu vực làm việc Seiso hướng tới việc cải thiện môi trường làm việc, giảm thiểu rủi ro, tai nạn, đồng thời nâng cao xác máy móc thiết bị (do ảnh hưởng bụi bẩn) Phát động chương trình “5 phút Seiso” cuối ngày làm việc giúp cho người thấm nhuần tư tưởng Seiso, trì thường xuyên Sạch mang nghĩa kiểm tra, giữ gìn vệ sinh nơi làm việc, máy móc, thiết bị để đảm bảo mơi trường, mỹ quan nơi làm việc Tất thành viên đơn vị có ý thức tham gia giữ gìn vệ sinh, phải có đủ phương tiện, dụng cụ vệ sinh cho đầy đủ thích hợp Công việc vệ sinh việc làm thường xuyên người tổ chức, Ban lãnh đạo thường xuyên kiểm tra nhắc nhở việc thực Mọi người cần thể trách nhiệm môi trường xung quanh nơi làm việc, người làm vệ sinh tổ chức chịu trách nhiệm nơi công cộng khu vực làm việc cá nhân nên để cá nhân tự phụ trách 3.4 Seiketsu – Sanitize ( Săn sóc): Seiketsu dịch sang tiếng Việt Săn sóc với mục đích trì kết hoạt động 3S Mục tiêu Seiketsu trì hoạt động 3S lâu dài, phong trào thời Do vậy, xác định trình cần thiết để đảm bảo tính xác vơ cần thiết để trì thành hoạt động trước Bên cạnh đó, tổ chức, doanh nghiệp nên đưa quy định, nội quy, kế hoạch… để kiểm soát phát triển việc thực 5S Một điểm quan trọng nội dung S4 hoạt động kiểm tra, đánh giá hoạt động mà doanh nghiệp thực được, đồng thời tổ chức thi đua giúp nâng cao ý thức người việc thực hành 5S Bằng việc phát triển Seiketsu, hoạt động 3S cải tiến dần dựa theo tiêu chuẩn đặt tiến tới hoàn thiện 5S doanh nghiệp nghiệp, từ nâng cao hình ảnh cơng ty nhà cung cấp, khách hàng đối tác Bước 5: Đánh giá định kỳ 5S Để hoạt động 5S trì lâu dài mang lại hiệu lớn cải tiến suất, chất lượng, việc đánh giá định kỳ cần thiết Nội dung bước cần ý: - Lập kế hoạch đánh giá khích lệ hoạt động 5S Cán đánh giá thường xuyên hoạt động 5S Phát động phong trào thi đua phòng ban 5S Trao thưởng định kỳ cho nhóm, cá nhân thực tốt 5S Tổ chức tham quan việc thực 5S doanh nghiệp, tổ chức khác Tổ chức thi đua 5S cơng ty để hồn thiện chương trình 5S Trong trình đánh giá, việc xây dựng bảng tiêu chí đánh giá vấn đề cần ý hàng đầu Tùy thuộc vào điều kiện doanh nghiệp, tiêu chí đánh giá thực 5S thiết lập cho phù hợp Trong thực tế, việc phát động phong trào thực 5S không khó trì phát triển dài hạn lại vấn đề khó khăn doanh nghiệp Việt Nam Ở hầu hết doanh nghiệp, ý thức kỷ luật nhân viên công việc chưa cao, kiểm tra, đánh giá thường xuyên giai đoạn đầu giúp triết lý 5S dần trở thành thói quen họ Ngồi ra, dựa vào quy mơ doanh nghiệp, thiết lập đợt kiểm tra, giám sát lớn nhỏ khác để đánh giá hoạt động Sau 5S trở thành thói quen nhân viên, việc đánh giá cần thực định kỳ lần/năm để cải tiến chương trình 5S lên mức độ hiệu Ngoài hoạt động kiểm tra đánh giá, doanh nghiệp cần quan tâm đến việc khen thưởng cho phận, cá nhân thực tốt 5S Đây hình thức khích lệ hiệu q trình áp dụng 5S cơng ty Bên cạnh đó, tổ chức tham quan, giao lưu kinh nghiệm với đơn vị áp dụng mơ hình góp phần thúc đẩy tinh thần nhân viên việc phát triển 5S lâu dài Đây mơ hình áp dụng doanh nghiệp Viet Nam nói chung nhiều doanh nghiệp khác giới, áp dụng số doanh nghiệp nhỏ vừa Việt Nam 5S Thông thường 5S Thực tiễn Bảng: So sánh 5S thông thường 5S thực tiễn 16 NỘI DUNG STT 5S 5S Thông thường 5S Thực tiễn ( Giai đoạn 1) ( Giai đoạn 2) Lọc vật không cần Lọc dời vật không cần Seiri thiết nơi làm việc loại thiết lượng không cần thiết bỏ chúng vật cần thiết khỏi nơi làm việc Sắp xếp ngăn nắp vật Sắp xếp để dùng Những vật Seiton cần thiết cho dễ phải xếp điều kiện tốt dàng lấy chúng để sử sẵn sàng để dùng bảo đảm an toàn dụng Dọn hoàn toàn nơi Làm cách lưu ý đối tượng, làm việc để không cịn bụi thu lượm rác mà khơng vứt lung tung Seiso bám sàn, máy móc để nơi làm hư hại sản phẩm trang thiết bị sản phẩm sẵn sàng, kiểm tra sữa chữa trạng thái bất thường Duy trì tiêu chuẩn cao giữ Ngăn ngừa bụi bẩn giữ vệ sinh Seiketsu gìn vệ sinh xếp nơi mức cao, trì vệ sinh mức cao làm việc gọn gàng vào lúc Đào tạo người tự giác Đào tạo người tự giác tuân theo Shitsuke tuân tap quy tắc giữ gìn thật quy tắc giữ gìn thật tốt nơi làm việc tốt nơi làm việc Mục tiêu việc thực 5S - Thực chương trình 5S sở để thực chương trình cải tiến chất lượng cơng ty, thực cải tiến môi trường làm việc nnag cao hiệu làm việc cho công ty, tổ chức - Cải thiện hình ảnh danh tiếng cơng ty mắt khách hàng đội ngũ nhân viên công ty - Xây dựng tinh thần đồng đội người - Phát triển vai trò lãnh đạo cán lãnh đạo cán quản lý thông qua hoạt động thực tế - Tăng hiệu làm việc nhờ giảm thiểu thời gian chết tiềm kiếm,chuẩn bị, vận hành tiến hành công việc 17 - Thời gian thực công việc rút ngắn giao sản phẩm hẹn - Giảm hàng tồn kho kiểm kê dễ dàng xác hàng hóa tồn kho - Nâng cao chất lượng nờ giảm bụi bẩn hạt kim loại - Máy móc it hỏng hóc nhờ quy trình kiểm kê Seiso - An tòan lao động nâng cao khơng có chướng ngại vật trê lối sàn nhà nơi làm việc, củng sàn nhà khơng cịn trơn trượt - Giảm chi phí - Khích lệ nâng cao tinh thần cố gắng công ty Các yếu tố để thực thành công 5S - Lãnh đạo cam kết hỗ trợ: Điều kiện tiên cho thành công thực 5S hiểu biết ủng hộ lãnh đạo việc hình thành nhóm cơng tác đạo thực - Bắt đầu đào tạo: Đào tạo cho người nhận thức ý nghĩa 5S, cung cấp cho họ phương pháp thực khởi nguồn chương trình Khi có nhận thức có phương tiện người tự giác tham gia chủ động hoạt động 5S - Mọi người tự nguyện tham gia: Bí thành cơng thực 5S tạo mơi trường khuyến khích tham gia người - Duy trì cải tiến khơng ngừng: Thực chương trình 5S lặp lại không ngừng hoạt động nhằm trì cải tiến cơng tác quản lý Lợi ích việc thực 5S 5S phương pháp đơn giản, tốn chi phí lại mang lại hiệu cao nên 5S nhiều doanh nghiệp áp dụng để xây dựng môi trường làm việc sẽ, khoa học Khi thực 5S thành công cơng ty, tạo thay đổi kỳ diệu Những thứ không cần thiết loại bỏ khỏi nơi làm việc, vật dụng cần thiết xếp ngăn nắp, gọn gàng, đặt vị trí thuận tiện cho người sử dụng, máy móc thiết bị trở nên sẽ, bảo dưỡng, bảo quản Sau thực 3S, vật dụng xếp cách khoa học, dễ dàng tìm thấy trả lại, vậy, nhân viên doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian tìm kiếm Từ hoạt động chung, 5S nâng cao tinh thần tập thể, khuyến khích hồ đồng người, qua người làm việc có thái độ tích cực hơn, có trách nhiệm ý thức với cơng việc Bên cạnh đó, nhà xưởng, máy móc thiết bị doanh nghiệp vệ sinh 18 sẽ, giúp loại bỏ nguồn bẩn, ngăn ngừa nguyên nhân làm hỏng máy móc, thiết bị Một đóng góp quan trọng 5S nâng cao ý thức tinh thần làm việc nhân viên, tạo nên phong cách chuyên nghiệp cho tổ chức, củng cố niềm tin khách hàng đối tác Tóm lại, thực hành 5S giúp doanh nghiệp xây dựng môi trường làm việc sẽ, ngăn nắp, đảm bảo an tồn cơng việc, khuyến khích phát huy sáng tạo nhân viên phát triển kỷ luật văn hóa doanh nghiệp - Nâng cao suất (P - Productivity) - Cải tiến chất lượng sản phẩm (Q - Quality) - Cắt giảm chi phí (C - Cost) - Giao hàng hẹn (D - Delivery) - Nâng cao ý thức, kỷ luật cho nhân viên (M - Morale) CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ÁP DỤNG 5S TẠI NGÂN HÀNG TMCP Công THƯƠNG VIỆT NAM (VIETINBANK) Chương trình bày tổng quan phương pháp quản lý 5S hiệu mà đem đến cho doanh nghiệp áp dụng Thực hành tốt 5S khơng giúp doanh nghiệp trì mơi trường sản xuất đẹp, quy củ, trật tự, nâng cao hiệu sản xuất mà tạo tảng để doanh nghiệp tiếp tục áp dụng phương pháp nâng cao chất lượng sản phẩm QCC, hệ thống cải tiến liên tục kaizen, sản xuất tinh gọn, six sigma…Chương hai thực tiếp khâu phân tích liệu thứ cấp sơ cấp thông qua nghiên cứu thực tế, vấn doanh nghiệp để tìm thực trạng tình hình áp dụng 5S Ngân Hàng Vietinbank mức độ hiệu áp dụng 5S Phần cuối chương đâu vấn đề tồn DN áp dụng 5S 19 I Giới thiệu chung Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam (Vietinbank) Thông tin khái quát Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam Tên Giao dịch tiếng Anh Vietnam Bank for Industry and Trade Tên Viết Tắt Vietinbank Mã Swift Code ICBVVNVX Địa trụ sở 108 Trần Hưng Đạo, Hà Nội Số 39 Đường Âu Cơ, Quận Tây Hồ, Tp Hà Địa CN nguyên cứu Nội Tổng đài Vietinbank 1900 558 868 / (84) 24 3941 8868 Số Fax (84) 24 3942 1032 Email contact@vietinbank.vn Website https://www.vietinbank.vn Vốn điều lệ 37.234 tỉ đồng Vietinbank đánh giá ngân hàng nhà nước cổ phần đứng đầu Việt Nam Đồng thời thấy phát triển vượt trội ngân hàng hệ thống chi nhánh sở giao dịch phủ sóng phát triển hầu hết tỉnh Việt Nam, dần đầu tư phát triển nước mạnh mẽ Những số ấn tượng sở VietinBank hội sở đặt Hà nội 151 Chi nhánh lớn nhỏ Việt Nam nước ngồi, phịng giao dịch lớn 1000 nơi Mạng lưới kênh phân phối Vietinbank có hệ thống mạng lưới phát triển mạnh mẽ với 148 chi nhánh, 07 Công ty thành viên, 03 Đơn vị nghiệp, 1.000 phòng giao dịch 63 20 tỉnh/thành phố nước VietinBank ngân hàng Việt Nam có mặt châu Âu với 02 chi nhánh Frankfurt Berlin - CHLB Đức Đồng thời, VietinBank có mặt Vientiane – Lào tích cực xúc tiến mở văn phịng đại diện, chi nhánh nhiều quốc gia khác Myanmar, Anh, Ba Lan, Séc… Sứ mệnh Là Ngân hàng số hệ thống ngân hàng Việt Nam, cung cấp sản phẩm dịch vụ tài ngân hàng đại, tiện ích, tiêu chuẩn quốc tế Giá trị cốt lõi - Hướng đến khách hàng; - Hướng đến hoàn hảo; - Năng động, sáng tạo, chuyên nghiệp, đại; - Trung thực, trực, minh bạch, đạo đức nghề nghiệp; - Sự tôn trọng; - Bảo vệ phát triển thương hiệu; - Phát triển bền vững trách nhiệm với cộng đồng, xã hội Triết lý kinh doanh - An toàn, hiệu bền vững; - Trung thành, tận tụy, đồn kết, đổi mới, trí tuệ, kỷ cương; - Sự thành công khách hàng thành công Vietinbank Slogan: Nâng giá trị sống II Áp dụng 5S Ngân Hàng TMCP Công Thương Việt Nam ( Vietinbank ) Những lý Ngân Hàng tiến hành áp dụng quy trình 5S Sau chục năm hội nhập phát triển, Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam ( Vietinbank ) tồn số vấn đề làm ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ ngân hàng: - Có nhiều vật dụng khơng cần thiết khơng ngăn nắp - Các khu vực không phân chia rõ ràng - Có nhiều sai sót cơng việc mức sai lỗi cao - Phần lớn công việc làm lãng phí ( lại, làm lại, hư máy,…) - Nơi làm việc thíếu ánh sáng, ồn ào, ẩm thấp,…, an toàn, nhiều nạn cố xảy - Văn phòng, bàn làm việc, tủ kệ, nhà ăn, nhà vệ sinh,…, bụi, bẩn, bừa bộn, thiếu vệ sinh - Tinh thần làm việc thấp 21 Để nâng cao chất lượng dịch vụ khả cạnh tranh Vietinbank, Vieinbank áp dụng thực chương trình 5S Hội sở, Sở giao dịch tồn hệ thống tháng năm 2017 Đây hoạt động nhầm cải thiện không gian làm việc, khơi dậy ý thức trách nhiệm thành viên việc xây dựng nhà chung Vietinbank, hướng tới nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng Thực trạng áp dụng quy trình 5S Ngân hàng Công thương Việt Nam (Vietinbank) ngân hàng triển khai mạnh mẽ chương trình thực hành 5S công cụ cải tiến chất lượng phạm vi toàn hệ thống Vietinbank thống cách triển khai, trì 5S cách thức kiểm tra, đánh giá tiêu chuẩn 5S nhầm chuẩn hóa môi trường làm việc, nâng cao suất lao động, chất lượng sản phẩm, dịch vụ hài lòng khách hàng Tiêu chuẩn 5S tài liệu quy định thống phương pháp bố trí, xếp phịng giao dịch tồn hệ thống Vietinbank với mục đích: Giải triệt để tình trạng bừa bãi lộn xộn điểm giao dịch; tạo môi trường làm việc khang trang đại, ngăn nắp, khoa học, chuyên nghiệp; giảm thiểu lãng phí thừa hoạt động Thực hành 5S 3.1 Sàng lọc (S1) - Yêu cầu/Mục đích tiêu chuẩn: Khu vực làm việc nhân viên sàng lọc để sạch, gọn + Khi hủy thứ thuộc tài sản quan (công ty) nhan viên cần phải báo cáo cho người thẩm quyền biết; 22 + Khi sàng lọc khơng qn tủ hay phòng; + Thống nhân viên chung phòng làm việc với nhau, xác định không cần thiết công việc, vứt bỏ/hủy; + Những vật dụng chưa thống dán tem/ký hiệu - Các phương pháp loại bỏ vật dụng khơng cần thiết + Máy móc, ngun vật liệu trang thiết bị không sử dụng 12 tháng qua; + Máy móc, nguyên vật liệu, trang thiết bị, cơng cụ sản xuất đồ dùng văn phịng hư hỏng; + Các thiết bị máy móc, nguyên vật liệu, đồ đạc cố định trang thiết bị hư hỏng khơng có khả sửa chữa; + Các nguyên vật liệu hạn cần hủy bỏ; + Các sách ấn phẩm khác khơng có giá trị sử dụng để tham khảo; + Số lượng tài liệu photo thừa; + Các tài liệu lỗi thời; + Các ngun vật liệu bao gói đồ dùng khơng cần thiết; + Các vật liệu cũ nát vật dụng không sử dụng khác - Kết cần đạt được: + Khu vực làm việc nhân viên khơng có thùng carton, máy móc, thiết bị, vật dụng/vật trang trí hư hỏng; + Tài liệu, hồ sơ khu vực làm việc nhân viên phải phân loại cụ thể: xử lý, xử lý, chưa xử lý, tham khảo…; + Sách báo, giấy nháp không để lẫn lộn khu vực làm việc nhân viên + Vị trí làm việc rộng rãi, thống, 3.2 Sắp xếp (S2) - Yêu cầu/Mục đích tiêu chuẩn: Khu vực làm việc nhân viên phải xếp gọn gàng + Cùng thống vị trí lưu trữ đồ dùng, tư liệu tránh gặp khó khăn/tốn thời gian tìm kiếm; + Cùng thống cách xếp vừa có thẩm mỹ vừa thuận lợi cho việc tìm kiếm; + Cần thiết kế danh mục vị trí tư liệu/tài liệu; + Ghi ngăn kéo, ngăn tủ, cặp tài liệu cho củng tìm (phịng ban khác cần) trừ trường hợp tài liệu cần bảo mật; 23 + Sắp xếp bình cứu hỏa kèm hướng dẩn sử dụng nơi an toàn nhất, thuận tiện - Kết cần đạt được: + Không bố trí vật dụng cá nhân (nón bảo hiểm, áo mưa, chiếu, mền, gối, vạt, giấy cuộn, ô/dù,…,) trên/dưới bàn làm việc, tầm nhìn khách hàng; + Tuân thủ xếp, lưu trữ hồ sơ đơn vị theo QP – 4.2 Thủ tục kiểm soát hồ sơ; + Các vật/tài liệu cất giữ, xếp, đảm bảo dễ lấy, dễ thấy, cất trả không bị nhầm lẫn lộn 3.3 Sạch (S3) - Yêu cầu/Mục đích tiêu chuẩn: Khu vực làm việc nhân viên phải đảm bảo luôn sạch, thơm + Bắt đầu từ hôm nay, bây giờ; + Nêu cao tinh thần trách nhiệm “Đừng đợi đến lúc dơ dọn” Hãy quét dọn, vệ sinh nơi làm việc, kể máy móc, thiết bị điện tử, dụng cụ riêng/chung, đồ đạc riêng/chung,…, cách thường xuyên làm cho tất thứ khơng có hội bám bẩn; + Giành phút ngày để tổng vệ sinh nơi làm việc; + Thống lịch làm vệ sinh phòng ban/phòng làm việc Đảm bảo thực công cho tất nhân viên chung phịng; + Khơng vứt bỏ, khạt nhổ, bừa bãi tạo thói quen; + Hãy xem vệ sinh dọn dẹp kiểm tra ngày - Kết cần đạt được: + Nơi làm việc, nhà vệ sinh, nhà ăn,…, khơng cịn mùi hẩm; + Khơng cịn thấy rác bẩn vứt xung quanh nơi làm việc, nơi xunh quanh; + Các dụng cụ chung/riêng khơng bám bụi bẩn 3.4 Săn sóc (S4) - u cầu/Mục đích tiêu chuẩn: Khu vực làm việc nhân viên phải đảm bảo luôn ngăn nắp giữ gìn vệ sinh nơi làm việc mức độ cao, cách lập lập lại công việc: sàng lọc, xếp, + Để không lãng phí nỗ lực bỏ 3S tất người khơng ngừng trì thực hiện; 24 + Cần ghi rõ tên người chịu trách nhiệm nơi làm việc hay máy móc; + Kiểm tra đánh giá thường xuyên thành viên tổ (nhóm, đội) 5S đơn vị thực hiện; + Đừng tìm chổ xấu, phê bình mà phải ý tìm hay để khen thưởng động viên - Kết cần đạt + Tạo hệ thống nhầm trì ngăn nắp làm việc, cần có lịch làm vệ sinh phân chia đồng cho tất người; + Một môi trường làm việc nhà 3.5 Sẵn sàng (S5) - Yêu cầu/Mục đích tiêu chuẩn: Làm việc cách tự giác mà khơng cần có khác nhắc nhở hay lệnh + Để nâng cao tinh thần (sẵn sàng) Cán công viên chức Vietinbank vai trị người phụ trách quan Người phụ trách gương noi sáng cho tất nhân viên lại; + Cần phải làm cho tất người thực 4S cách tự giác lẽ sống thói quen; + Tạo bầu khơng khí lành mạnh để người thấy khơng thể thiếu 5S ngày - Kết đạt + Có nơi làm việc ngơi nhà thứ mình; + Nhận thức nơi làm việc nơi mà bạn tạo thu nhập cho thân cho gia đình II Kết Vietinbank đạt sau áp dụng 5S Thành công Vietinbank - Lãnh đạo Ngân hàng quan tâm ủng hộ chương trình dự án 5S Lãnh đạo đơn vị phát động thực chương trình Đội triển khai đội nịng cốt 5S chun nghiệp Phương tiện truyền thơng hiệu Ban hành quy định hướng dẩn cảm nang kịp thời Có nhiều chương trình thi đua có ghi nhận, khen thưởng kịp thời Sử dụng kết chấm 5S thường kỳ áp dụng KPI CBNV nhầm nâng cao trách nhiệm ý thức người 1.1 Từ trụ sở đến chi nhánh: 25 - Mới qua tháng triển khai, đến 5S đem tới hình ảnh hứng khởi từ Trụ sở đến chi nhánh (DN), phịng giao dịch Theo đó, hồ sơ tài liệu sàn lọc, phân loại, xếp lưu trữ theo quy định; văn phòng sẽ, ngăn nắp, khoa học; thời gian giao dịch rút ngắn - Ông Tomohiro Sanada – Đồng Trưởng Phòng Phát triển Kinh doanh (Khối bán lẻ Vietinbank) cho biết: “Làm việc CN sau triển khia 5S, nhận thấy ự thay đổi rõ rệt: Không gian nội trở nên thơng thống, đẹp mắt; khu vực giao dịch ngăn nắp, khoa học; giao dịch viên niềm nở chun nghiệp Tơi mong 5S trì để khách hàng ngày hài lòng hơn” Điều chứng tỏ Vietinbnak bước đầu thành công thay đổi tích cực sau áp dụng 5S Nơi làm việc nhân viên sau thực 5S 1.2 Không gian giao dịch khách hàng sau thực 5S Từ cơng sở đến gia đình: - Hiện “tinh thần 5S” Vietinbank lan tỏa rộng khắp Các cán hào hứng “nhập cuộc” với 5S, tích cực truyền thơng với hình thức sáng tạo: Thiết kế trang trí bảng tin 5S, sáng tác thơ 5S,… - Nhận thấy 5S mang lại đổi rõ nét công sở, nhiều cán Vietinbank áp dụng gia đình Chị Nguyễn Thị Thu Hà – Phó Phịng Quản lý hệ thống Hỗ trợ kinh doanh Vietinbank kể: “ Lần chia sẻ 5S, hào hứng Sau hướng dẩn thực 5S từ góc học tập đến khơng gian riêng khu vực nhà, đồ dừng không cần thiết, đồ dùng chưa xếp hợp lý ý thức việc thực hiên phần việc giao” - Nhờ tinh thần lan tỏa 5S tất công nhân viên Vietinbank tự nhận thức tầm quan trọng cá nhân gia đình, thực từ nơi làm việc đến nơi 26 Thành cơng bên ngồi doanh nghiệp Hịa chung khơng khí sơi bên Ngân hàng, Đồn Thanh Niên (ĐTN) Vietinbank củng có nhiều hoạt động tích cực, qua lan tỏa tinh thần 5S đến đoàn viên, niên (ĐVTN) Mọi người chung tay hành động, hưỡng ứng 5S cách tích cực đem lại kết mong muốn Vietinbank Ba Đình (CN Ba Đình), trao khen xuất sắc, giấy chứng nhận thực hành tốt 5S Tại buổi lễ, đại diện Ban Lãnh đạo – Bà Bùi Như Ý nhấn mạnh: “ Việc trì thực “Sàng lọc”, “Sắp xếp”, “Sạch sẽ”, “ Săn sóc” sẵn sàng ngày khiến thứ không cần thiết loại bỏ nơi làm việc, vật dụng cần thiết xếp gọn gàng, đặt nơi thuận tiện cho người sử dụng, máy móc thiêt bị trở nên sẽ, bảo dưỡng, bảo quản” Tin tưởng với đồng lịng tâm tồn hệ thống, 5S dần trở thành thói quen văn hóa VietinBank Đây tảng tốt để VietinBank tiếp 27 tục xây dựng môi trường làm việc thân thiện, chuyên nghiệp, đồng thời tạo động lực để VietinBank bước đại hóa, phục vụ khách hàng ngày tốt KẾT LUẬN 5S phương pháp mang lại hiệu cao cho doanh nghiệp với chi phí thấp lại đơn giản Hiểu rõ đươc định nghĩa 5S xác định loại lãng phí sở lý luận quan trọng cho doanh nghiệp bước đầu triển khai áp dụng 5S Hiện 5S phổ biến nhiều quốc gia giới học giả nhiều nước quan tâm Các nước có cơng nghiệp phát triển Nhật, Mỹ, Úc nhiều nước khác áp dụng phương pháp hiệu nhằm loại bỏ lãng phí, nâng cao hiệu sản xuất Trên giới, 5S khơng cịn đề tài mới, nhiên Việt Nam, số lượng tài liệu, nghiên cứu tiếng Việt lý thuyết xem xép thực trạng nước chưa nhiều Tại Việt Nam, 5S dừng mức giới thiệu áp dụng số doanh nghiệp, nghiên cứu nhóm cố gắng trình bày khái quát tổng quan lý thuyết 5S, tạo tiền đề cho chương xem xét thực trạng áp dụng 5S, tìm kiếm nguyên nhân cho vấn đề “tại chưa phát triển Việt Nam” đưa giải pháp 28 TÀI LIỆU THAM KHẢO https://baohatinh.vn/kinh-te/vietinbank-ha-tinh-nang-dong-chuyen-nghiep- hieu-qua/166369.htm https://tailieu.vn/doc/tieu-luan-he-thong-quan-ly-chat-luong-5s-1683666.html https://tailieu.vn/doc/tieu-luan-ap-dung-5s-tai-ngan-hang-tmcp-a-chau-acb- 1670724.html https://123doc.net/document/2478288-thuc-trang-ap-dung-5s-trong-quan-ly- chat-luong-tai-ngan-hang-thuong-mai-co-phan-mb.htm https://vietinbank.ngan-hang.com/chinhanh/ha-noi/ba-dinh Bài giảng Quản Trị Điều Hành Văn Phòng TS Lê Hồng Lam (Trường ĐH Nha Trang) 29 30 ... bước áp dụng 5S 10 5S Thông thường 5S Thực tiễn 16 Mục tiêu việc thực 5S 17 Các yếu tố để thực thành cơng 5S 18 Lợi ích việc thực 5S 18 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ÁP DỤNG 5S TẠI NGÂN HÀNG TMCP CÔNG THƯƠNG... 21 II Áp dụng 5S Ngân Hàng TMCP Công Thương Việt Nam ( Vietinbank ) 21 Những lý Ngân Hàng tiến hành áp dụng quy trình 5S 21 Thực trạng áp dụng quy trình 5S .22 Thực hành 5S ... cứu thực tế, vấn doanh nghiệp để tìm thực trạng tình hình áp dụng 5S Ngân Hàng Vietinbank mức độ hiệu áp dụng 5S Phần cuối chương đâu vấn đề tồn DN áp dụng 5S 19 I Giới thiệu chung Ngân hàng TMCP