THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA HÀNG VÀ NGƯỜI CUNG CẤP TẠI CÔNG TY DỆT VẢI CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI

Khoá luận tốt nghiệp Phần II Nguyễn Thanh Tú (A) THC TRNG CễNG TC K TON CC NGHIP V THANH TON VI NGI MUA HNG V NGI CUNG CP TI CễNG TY DT VI CễNG NGHIP H NI. I. Đặc điểm chung tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty Dệt vải Công nghiệp Hà Nội. I.1.Vài nét về quá trình hình thành phát triển Công ty. Công ty Dệt vải Công nghiệp Hà Nội có tên giao dịch quốc tế là: Hanoi Industry Canvas Textile Company, viết tắt là HAICATEX. Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của Công ty là các sn phm phc v cụng nghip, giao thụng, thy li chớnh sỏch cht lng ca cụng ty nhm m bo ỏp ng cỏc yờu cu v mong mun ca khỏch hng mi lỳc, mi ni vi cỏc sn phm c bit sau: Vi mnh lm lp ụtụ, xe p, xe mỏ y, Vi khụng dt vi cỏc mt hng: vi a k thut, vi lút giy th thao, vi thm, bc thm, Cỏc loi vi bt, vi dõn dng cung cp cho cỏc doanh nghip ngnh giy vi, cao su, may mc trong v ngoi nc lm giy vi xut khu, bo h lao ng, tng vừng, quõn trang, tỳi, cp, bng ti, vi lc bia, ng,hng may mc xut khu, ni a cụng sut 1 triu sn phm /nm. Qu á trình hình thành và phát triển của Công ty Dệt vải Công nghiệp Hà Nội từ khi hình thành đến nay có thể chia ra làm 3 giai đoạn: *Giai đoạn tiền thân của Công ty (1967-1973). Công ty Dệt vải Công nghiệp Hà Nội ra đời từ thời chiến tranh phá hoại ở miền Bắc của đế quốc Mỹ. Công ty là một trong những đơn vị thành viên của nhà máy liên hiệp dệt Nam Định. Đ ợc lệnh tháo dỡ máy móc thiết bị sơ tán lên Hà Nội mang tên Nhà máy Dệt Chăn, xây dựng tại Vĩnh Tuy-Thanh Trì -Hà Nội. Kh i còn là xí nghiệp thành viên thì nhiệm vụ chính là tận dụng bông đay, sợi rối, phế liệu của Dệt Nam Định, khi sơ tán lên Hà Nội không còn nguồn phế liệu trên để làm nguyên liệ u cho nguyên liệu đầu vào dẫn đến nhà máy phải thu mua phế liệu của các nh à máy khác trong khu vực Hà nội nh Dệt kim Đông Xuân, Dệt 8-3 . để thay thế và giữ vững sản xuất. Nh ng do quy trình công nghệ lạc hậu, thiết bị máy móc lại cũ, nguyên liệ u để sản xuất thuộc dạng phế liệu, làm cho giá thành sản xuất quá cao dẫn đến tình trạng nhà n ớc phải bù lỗ triền miên. Cũng thời kỳ đó Trung Quốc giúp Việt nam xây dựng một công trình công nghệ sản xuất vải mành làm lốp xe đạp từ sợi bông, lãnh đạo nhà máy đã đề nghị Nhà nớc đầu t dây chuyền công nghệ đó cho nh à máy. Từ năm 1970-1972 dây chuyền này đợc lắp đặt và đa vào sản xuất ổn định, sản phẩm làm ra đ ợc nhà máy cao su Sao Vàng chấp nhận tiêu thụ để thay thế cho vải mành phải nh ập của Trung Quốc. Năm 1973 trao trả dây chuy ền dệt chăn chiên cho Nhà máy liên hợp Dệt Nam Định, nhà máy nhận thêm nhiệm vụ lắp dây chuyền sản xuất vải bạt và phát triển dây chuyền sản xuất vải mành. Tháng 10/1973, nhà máy đổi tên thành Nhà máy Dệt vải Công nghiệp Hà Nội với nhiệm vụ chủ yếu là dệt các loại vải dùng trong công ngh iệp nh vải mành, vải bạt, xe các loại sợi .sản phẩm của nhà máy là t liệ u sản xuất cho các doanh nghiệp khác. *Giai đoạn tăng trởng trong cơ chế bao cấp (1974-1988). Từ quy mô lúc đầu nhỏ bé, vốn chỉ có 473.406 đồng, giá trị tổng sản l ợng là 108.507 đồng, cán bộ công nhân viên chỉ có 174 ng ời trong đó công nhân có 114 ngời, nhà máy vừa sản xuất vừa đầu t xây dựng cơ bản . Đến năm 1988 tổng vốn kinh doanh đã đạt 10 tỷ đồng, tổng cán bộ công nhân viên trong biên chế là 1079 ng ời trong đó 986 ngời là công nhân sản xuất. Về thiết bị lắp đặt dây chuyền sản xuất vải mành, Trung Quốc chỉ cung cấp cho ta 2 máy dệt vải mành. Trong quá trình phát triển nhà máy đã tự trang bị, tự chế thêm 6 máy dệt vải mành đ a tổng số máy lên 8 máy để nâng cao năng lực sản xuất, đáp ứng nhu cầu vải sợi bông làm lốp xe đạp trong nớc, đảm bảo sản xuất kinh doanh có lãi. Trong giai đoạn này nhà máy thực hiện sản xuất kinh doanh theo cơ chế bao cấp, đầu vào và đầu ra đều do Nhà n ớc đảm nh ận, nhà máy chỉ lo tổ chức sản xuất để hoàn thành đ ợc mức kế hoạch đợc giao, do đó tình hình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm t ơng đối ổn định, sản phẩm các loại làm ra đều đợc a chuộng và đợc tiêu thụ từ Bắc vào Nam. Các sản phẩm chủ yếu đạt mức tiêu thụ cao nhất nh : vải mành năm 1988 tiêu thụ 3,608 triệu m 2 , vải bạt 1,2 triệu m 2 , vải 3024 (dùng may quân trang cho quân đội) 1,7 triệu m 2 , dây chuyền sản xuất làm việc theo chế độ 3 ca/ngày. *Giai đoạn chuyển đổi cơ chế từ 1989 đến nay. Nền kinh tế nớc ta chuyển từ cơ chế tập trung quan liệu bao cấp sang nền kin h tế thị tr ờng. Một số khách hàng quen thuộc của nhà máy đã tìm ra sản phẩm tơng tự trên thị trờng, dẫn đến thị trờng của nhà máy dần bị thu hẹp. Đứng trớc thực trạng đó nh à máy đã tìm mọ i biện pháp để cải tiến nâng cao chất l ợng sản phẩm bằng cách thay thế nguyên liệu sản xuất cũ, đầu t mua sắm các trang thiết bị dây chuyền hiện đại, tiến hành đa dạng hoá sản phẩm, đầu t thêm phân xởng may, chủ động tìm kiếm khách hàng mới. Tháng 7-1994 nhà máy đợc Bộ Công Nghiệp đổi tên thành Công ty Dệt vải Công nghiệp Hà Nội với chức năng hoạt động đa dạng hơn, nâng cao hiệu quả sản xuất kin h doanh, phù hợp với xu thế phát triển hiện nay. Khoá luận tốt nghiệp Phần II Nguyễn Thanh Tú (A) Năm 1994 tiến hành liên doanh với Pháp và Trung Quốc để sản xuất vải mành, ni lông làm nhiên liệu cho các Công ty cao su. Đến 1998 liên doanh bị giải thể, Công ty nhận lại số thiết bị và thành lập xí nghiệp mành nhúng keo. Cũng trong năm đó Công ty đầu t thêm dây chuyền công ngh ệ với 150 máy từ Nhật Bản. Ngày 15-10-2002 Công ty khánh thành xí nghiệp vải không dệt với công nghệ mua từ Đức có giá trị 70 tỷ đồng. Qua 36 năm xây dựng và trởng thành đến nay Công ty Dệt vải Công nghiệp Hà Nội đã phát triển lớn mạnh cả về cơ sở vật chất lẫn kỹ thuật, trình độ quản lý, có đội ngũ công nhân có phẩm chất chính trị, trình độ chuyên môn và tay nghề cao. Với những cố gắng và nỗ lực kể trên Công ty Dệt vải Côn g nghiệp Hà Nội đã đợc Nhà nớc trao tặng Huân chơng lao động hạng hai và ba về thành tích sản xuất. Xí nghiệp vải không dệt và xí nghiệp vải mành đã đ ợc cấp hệ thống quản lý chất lợng ISO 9001,2000. I.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Hiện nay, bộ máy sản xuất kinh doanh của Công ty gồm có 4 xí nghiệp thành viên là: Xí nghiệp vải mành, Xí nghiệp vải bạt, Xí nghiệp may, Xí nghiệp vải không dệt. Xí nghiệp vải mành chuyên cung cấp các loại vải mành để cung cấp cho các Công ty sản xuất lốp ô tô, xe má y, xe đạp. Xí nghiệp vải bạt sản xuất các loại vải bạt để cung cấp cho các Công ty sản xuất giầy . Xí nghiệp may mớ i thành lập, khi chuyển sang cơ chế thị tr ờng xí nghiệp chịu trách nhiệm gia công sản phẩm may mặc cho các tổ chức cá nhân có nh u cầu, nguyên liệu do các khách hàng đa đến, xí ngh iệp chỉ chịu trách nhiệm gia công. Xí nghiệp sản xuất vải không dệt đợc lắp đặt vào tháng 4 năm 2002. Đây là một công nghệ mớ i, sản xuất ra vải trực tiếp từ sơ không qua công đoạn dệt . Vải không dệt này dùng để sản xuất ra nhiều mặt hàng khác nhau nh : lót giầy, thảm trải nhà . Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất vải mành. Sợi dọc Sợi đơn Kiểm vải Máy đậu Máy xe lần 1 Máy xe lần 2 Sợi ngang Máy suốt Sợi đơn Nhập kho Mành nylon Nhúng keo Máy dệt Khoá luận tốt nghiệp Phần II Nguyễn Thanh Tú (A) Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất vải bạt Sơ đồ công nghệ sản xuất vả i không dệt. Sơ đồ công nghệ xí nghiệp may. I.3. Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty. Công ty Dệt vải Công ngh iệp Hà Nội là đơn vị trực thuộc tổng công ty Dệt may Việt Nam. Công ty đ ợc quy ền tổ chức bộ máy quản lý trong nội bộ để phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh. Công ty tổ chức bộ máy theo mô hình Trực tuyến chức năng. Theo kiểu tổ chức này toàn bộ mọi hoạt động của Công ty đều chịu sự quản lý thống nhất của giảm đốc. D ới giám đốc có 2 phó giám đốc cùn g 6 tr ởng phòng và 4 quản đốc các xí nghiệp. Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý Công ty Dệ t vải Công nghiệp Hà Nội . Sợi đơnSợi đơn Máy suốt Máy đậu Máy đậu Máy xe Máy ống Máy lờ Máy dồn Máy go Sợi dọc Sợi ngang Máy dệt Nhúng keo Mành nylon Kiểm vải Nhập kho Xơ PP, PE Máy sé mịnMáy sé trộn sơ bộ Máy sé trộn lại Máy trải tạo màng xơ Máy xếp lớp Máy xuyên kim 1 Máy kéo dãn Nhập kho Máy quận cắt đóng gói Thành phẩm Máy cáu nhiệt- định hình Máy quận cắt đóng gói TP- BTP Máy xuyên kim 2 Đóng kiện Nhập kho Tổ may Nhóm là Nhóm KCS Tổ cắt GIám Đốc Phòng tài chính kế toán Xí nghiệp vải Bạt Xí nghiệp vải không dệt Xí nghiệp vải Mành Xí nghiệp May Pgđ kỹ thuật sản xuất Phòng sản xuất kinh doanh Phòng hành chính tổng hợp Phòng dịch vụ đời sống Pgđ hành chính Phòng bảo vệ quân sự Phòng kỹ thuật đầu t Khoá luận tốt nghiệp Phần II Nguyễn Thanh Tú (A) Chức năng vả nh iệm vụ cơ bản của các bộ phận quản lý. *Giám đốc Là ngời chịu trách nhiệm trớc Nhà nớc về toàn bộ hoạt động kinh doanh của Công ty và là ng ời chỉ huy cao nhất, điều hành toàn bộ mọi hoạt động kinh doanh của công ty, đảm bảo việc làm và thu nhập cho toàn bộ công nhân viên toàn công ty, chịu trách nhiệm quản lý sử dụn g vốn có hiệu quả làm ăn có lãi theo luật của Nhà nớc ban hành. *Phó giám đốc - Phó giám đốc kỹ thuật- sản xuất. Chịu trách nhiệm trớc giám đốc về công tác kỹ thuật và vấn đề kinh doanh của Công ty. +Phụ trách việc ứng dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật vào cải tiến mẫu mã, an toàn kỹ thuật. +Phụ trách công tác đầu vào, các vấn đề tài chính của Công ty, đồng thời phụ trách việc tiêu thụ sản phẩm, tăng năng suất lao động, nâng cao chất lợng sản phẩm. - Phó giám đốc hành chính. Là ngời giúp giám đốc trong việc quản lý lao động, đào tạo và tuyển dụng lao động, nâng cao đời sống của cán bộ công nhân viên. *Phòng kỹ thuật đầu t. Chức năng: xây dựng chiến lợc phát triển sản phẩm của Công ty, quản lý các hoạt động kỹ thuật của Công ty. Nhiệm vụ: tiếp nhận, phân tích các thông tin khoa học kinh tế mớ i, xây dựng quản lý các quy trình quy phạm tiêu chuẩn kỹ thuật chất l ợng sản phẩm định mức kỹ thuật, tiên hành ng hiên cứu , chế thử sản phẩm mớ i, tổ chức quản lý đánh giá các sáng kiến, cải tiến kỹ thuật trong công ty, tổ chức kiểm tra , xác định trình độ tay nghề cho côn g nhân, kiểm tra, quản lý các định mức kỹ thuật, quản lý hồ sơ kỹ thuật của Công ty. *Phòng sản xuất kinh doanh-xuất nhập khẩu. Chức năng: điều hành toàn bộ các hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động xuất nhập khẩu của Công ty, tổ chức tiêu thụ sản phẩm, quản lý cung ứng vật t, bảo quản dự trữ vật t. Nhiệm vụ: tổng hợp, xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch xuất nhập khẩu, chỉ đạo sản xuất, điều hoà thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh và nhập kh ẩu , cân đối toàn công ty để đảm bảo tiến độ yêu cầu của khách hàng, thực hiện các nghiệp vụ cung ứng vật t và quản lý kho, tổ chức thực hiện tiêu thụ sản phẩm, kiểm tra, giám sát, xác nhận mức hoàn thành kế hoạch, quyết toán vật t cấp phát và sản phẩm nhập kho đối với các phân xởng, tổ chức sử dụng phơng tiện vận tải có hiệ u quả cao nhất. *Phòng tài chính- kế toán. Chức năng: Tham mu cho giám đốc về quản lý, huy động và sử dụng các nguồn vốn của công ty đúng mục đích, đạt hiệu quả cao nhất, hạch toán bằng tiền mọi hoạt động của Công ty, giá m sát, kiểm tra công tác tài chính kế toán ở các đơn vị trực thuộc Công ty. Nhiệm vụ: Xây dựng kế hoạch tài chính, tổ chức thực hiện các nguồn vốn phục vụ cho sản xuất kinh doanh, theo dõi, giám sát thực hiện các hợp đồng kinh tế về mặt tài chính, theo dõi đôn đốc thu hồi khoản nợ, quản lý nghiệp vụ hạch toán kế toán trong Công ty, chủ trì công tác kiểm tra trong Công ty theo định kỳ quy định, xây dựng, quản lý, giám sát giá bán và giá thành sản phẩm. *Phòng bảo vệ-quân sự. Nhiệm vụ: Chịu trách nhiệm trớc giám đốc về toàn bộ vật t , hàng hoá, máy móc thiết bị, tài sản của Công ty, không để thất thoát h hỏng, th- ờng xuyên làm tốt công tác phòng cháy chữa cháy. Đề xuất các biện pháp phòng ngừa các vụ việc tiêu cực có hiệu quả. Hàng năm tham gia vào công tác huấn luyện quân sự dự bị. *Phòng tổ chức-hành chính. Chức năng: Tham mu cho giám đốc về quản lý hành chính, quản trị, tổ chức bộ máy quản lý và lao động tiền l ơng. Nhiệm vụ: Nghiên cứu, xây dựng hoàn thiện mô hình tổ chức Công ty, đào tạo, sắp xếp cán bộ nhân viên, xây dựng quỹ tiền l ơng định mức lao động, tổng hợp ban hành các quy chế pháp lý, sử dụng lao động, giải quyết các chế độ lao động theo quy định của nhà n ớc, thực hiện các nghĩa vụ lễ tân, nghiệp vụ quản trị. *Phòng dịch vụ đời sống. Chức năng: Khám chữa bệnh, tổ chức bữ a ăn công nghiệp và các hoạt động dịch vụ khác. Nhiệm vụ: Tổ chức bữa ăn giữa ca, bồi d ỡng độc hại cho ngời lao động, phục vụ cơm khách hội nghị kh i có yêu cầu, khám chữa bệnh cho ng ời lao động của Công ty, theo dõi bệnh nhề nghiệp, chỉ đạo công tác vệ sinh mô i tr ờng, thực hiện chỉ đạo công tác dân số kế hoạch hoá gia đình. Cùng với hoạt động quản lý của các phòng ban chức năng, ở các xí nghiệp còn có quản đốc phân x ởng chịu trách nhiệm về mọi hoạt động sản xuất ở phân xởng mình, bố trí từng đổi tổ sản xuất cho phù hợp với kh ả năng và trình độ của từng công nhân viên, th ờng xuyên giám sát và h ớng dẫn kỹ thuật cho công nhân. Khoá luận tốt nghiệp Phần II Nguyễn Thanh Tú (A) I.4.Tổ chức bộ máy kế toán của công ty. Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung, phòng tài chính kế toán thực hiện toàn bộ công tác kế toán của Công ty, ở các xí ngh iệp thành viên chỉ bố trí các kế toán phân x ởng làm nhiệ m vụ ghi chép ban đầu, thu nhập số liệu giản đơn gửi về phòng tài chính kế toán. Bộ máy kế toán của Công ty đợc tổ chức theo sơ đồ. Khoá luận tốt nghiệp Phần II Nguyễn Thanh Tú (A) Sơ đồ bộ máy kế toán tại Công ty. Nhiệ m vụ của phòng tài chính. Phòng Tài chính kế toán có 8 ng ời dới sự quản lý trực tiếp của kế toán trởng, 2 phó trởng phòng và các nhân viên kế toán và thủ quỹ nh iệm vụ chủ yếu bao gồm: - Tổ chức mọi công tác kế toán: Bao gồm cả công tác hạch toán và tài chính, thực hiện bá o cáo theo chế độ Nhà n ớc ban hành. - Kiểm tra, kiểm soát mọi hoạt động có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh. - Hớng dẫn việc ghi chép ban đầu phục vụ cho công tác hạch toán và việc điều hành quản lý hoạt động trong công ty. - Tham mu cho giám đốc Công ty những vấn đề có liên quan nhằm đạt hiệu quả tốt nhất. Trong đó nhiệm vụ cụ thể nh sau: - Kế toán trởng: trực tiếp phụ trách phòng kế toán công ty, chịu trách nhiệm tr ớc cơ quan tài chính cấp trên và giám đốc công ty về các vấn đề có liên quan đến tình hình tài chính và công tác hạch toán kế toán của Công ty, có nhiệm vụ quản lý và điều hành toàn bộ phòng kế toán theo hoạt động chức năng và chuyên môn; kiểm tra chỉ đạo công tác quản lý sử dụng vật t tiền vốn trong toàn Công ty theo đúng chế độ tài chính mà nh à nớc ban hành. - Phó phòng kế toán (kiêm kế toán tổng hợp): chịu trách nhiệm tổng hợp tất cả các số liệu từ Nhật ký chứng từ, các bảng kê để lập báo cáo quyết toán tài chính theo quy định của Nhà n ớc, cùng với kế toán trởng có trách nhiệm trong việc quy ết toán cũng nh thanh tra và kiểm tra công tác kế toán tài chính tài chính của Công ty. - Phó phòng kế toán (kiêm kế toán thành phẩm và tiêu thụ): có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập xuất kho thành phẩm, tình hình tiêu thụ và theo dõi công nợ của khách hàng, đồng thời hàng tháng có nhiệm vụ lập báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh. - Kế toán thanh toán: theo dõi tình hình thu chi, sử dụng quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng của Công ty; đồng thời, theo dõi sự biến động của tài sản; chịu trách nhiệm trong việc quản lý toàn bộ tài sản cố định, trích và phân bổ khấu hao toàn bộ tài sản cố định cho các đối t ợng sử dụng theo quy định Nhà nớc. - Kế toán vật t : có nhiệm vụ theo dõ i chi tiết việc thực hiện các nghiệp vụ cụ thể liên quan đến nhập xuất tồn vật t , nguyên liệ u phục vụ sản xuất cả về mặt số lợng và giá trị. - Thủ quỹ chịu trách nhiệm trong việc quản lý bảo quản toàn bộ l ợng tiền mặt của Công ty trong két sắt . - Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành: có nhiệm vụ tập hợp chi phí sản xuất phát sinh, tính giá thành cho từng loại sản phẩm. Hình thức kế toán mà Công ty đang áp dụng là hình thức Nhật ký chứng từ. Để đảm bảo cho việc hạch toán kế toán theo hình thức này phòng kế toán đã sử dụng toàn bộ hệ thống kế toán sổ sách kế toán của hình thức này bao gồm 8 nh ật ký, 9 bảng kê, sổ cái và còn mở sổ thẻ chi tiết theo mẫu biểu của Bộ Tài chính quy định. Sơ đồ trình tự ghi sổ Kế toán trởng Phó trởng phòng (Kiêm kế toán tổng hợp) Phó trỏng phòng (Kiêm kế toán thành phẩm &tiêu thụ) Kế toán vật t Kế toán tiền lơng Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm Kế toán thanh toán Thủ quỹ Kế toán các phân xởng Chứng từ gốc Nhật ký Chứng từ Thẻ và sổ kế toán chi tiết Bảng kê Khoá luận tốt nghiệp Phần II Nguyễn Thanh Tú (A) Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra. Hìn h thức tổ chức kế toán mà Công ty áp dụng là hình thức kế toán tập trung. Tất cả mọi hoạt động kinh tế (kế toán tài chính) phát sinh tại công ty đều đợc hạch toán tại phòng kế toán. Niên độ kế toán là 1 năm kể từ 1/1-31/12. II. Nội dung kế toán các nghiệp vụ thanh toán với ngời cung cấp. II.1 Những nhà cung cấp chính của Công ty và hình thức thanh toán mà Công ty áp dụng. Công ty Dệt vải Công nghiệp Hà Nội sản xuất kinh doanh 4 mặt hàng chính là: Vải bạt, vải không dệt, vải mành nhúng keo PA và nhận gia công may cho các cá nhân đơn vị có nhu cầu. Nguồn nguyên liệu chính cung cấp cho việc sản xuất các mặt hàng của Công ty là sợi và xơ. Trong đó 100% nguồn nguyên liệu xơ sử dụng là nh ập của n ớc ngoài, còn sợi thì vừa lấy từ nguồn nguyên liệu của các công ty trong n ớc vừa nh ập từ một số nớc ở Châu á nh: Đài Loan, Hàn Quốc, Trung Quốc . Trong quan hệ thanh toán với nhà cun g cấp, đầu vào chủ yếu của Công ty là nguyên liệu chính và phụ dùng trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Với nguồn ng uyên liệu trong n ớc, Công ty có quan hệ chủ yếu với một số thành viên của Tổng Công ty dệt may trong việc mua vào những nguyên liệu chính dùng trong sản xuất nh sợi từ: Công ty Dệt 8-3, Dệt Nam Định, Dệt Vĩnh Phú, Dệt Hà Nam. Đây đều là những doanh nghiệp có quan hệ làm ăn truy ền thống với Công ty trong thời gian dài. Trong đó có một số Công ty có quan hệ mua bán qua lại với Công ty, nếu xét trong quan hệ với Tổng Công ty dệt may Việt Nam thì quan hệ của Công ty với các doanh nghiệp trên là quan hệ thanh toán trong nộ i bộ giữa các Công ty con với nhau. Vì vậy việc thanh toán giữa Công ty với những doanh nghiệp này có thể có những hình thức sau: - Thanh toán bằng chuyển khoản : theo quy định thì trong quan hệ giao dịch giữa các doanh nghiệp nhà n ớc với nhau không đợc sử dụn g tiền mặt và ngoại tệ để thanh toán. Các doanh nghiệp buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt nh : thanh toán bằng séc, chuyển khoản, uỷ nhiệm chi. Trong đó hình thức đợc sử dụng nh iều nhất hiện nay theo báo cáo của ngân hàng Vietcombank, tại TP-HCM hơn 70% giao dịch qua ngân hàng là sử dụng hình thức thanh toán uỷ nhiệm chi. - Thanh toán trả chậm: quan hệ giữa giao dịch giữa Công ty với các đối tác trên th ờng là những hợp đồng với lợng hàng có giá trị lớn, hình thức thanh toán thờng đợc áp dụng trong quan hệ này là thanh toán trả chậm. Đối với những hợp đồng lớn này, doanh ngh iệp không thể tiến hành thanh toán ngay cho nhà cung cấp mà phải sau một thời gian đ ợc ghi cụ thể trong hợp đồng đã đ ợc xác nhận bởi đại diện của cả hai bên. Sử dụn g hình thức thanh toán này doanh nghiệp phải chịu thêm một chi phí là lãi do trả chậm, khoản chi phí này đ ợc coi nh một khoản chi phí tài chính. - Thanh toán bù trừ: hình thức thanh toán này đợc Công ty áp dụng đối với những doanh ngh iệp có quan hệ mua bán qua lại với Công ty nh Dệt 8-3, Dệt Vĩnh Phú. Việc hạch toán thanh toán giữa Công ty với các doanh nghiệp này sẽ đ ợc cụ thể ở phần nội dung hạch toán tổng hợp các quan hệ thanh toán với nhà cung cấp. - Thanh toán bằng hàng hoá: hình thức này ít xảy ra ở Công ty nh ng không phải là không có, hàng hoá đợc sử dụng làm phơng tiện thanh toán và nó đợc coi nh là đã bán đợc, hình thức này chỉ đợc thực hiện khi có sự đồng ý của cả hai bên. Ngoài ra, Công ty còn có quan hệ mua bán nguyên liệu phụ và dịch vụ với một số công ty t nh ân bên ngoài, trong quan hệ này hình thức thanh toán chủ yếu đợc Công ty áp dụng là thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt, thanh toán bằng séc, chuyển kh oản. Theo quy định đối với những mặt hàng có giá trị dới 100.000 đồng Công ty không cần phải có hoá đơn tài chính nh ng những mặt hàng có giá trị trên 100 .000 đồng buộc phải có hoá đơn để làm căn cứ cho cơ quan thuế xác nhận tiến hành khấu trừ thuế đầu vào. Trong quan hệ với những nhà cung cấp n ớc ngoài, Công ty áp dụng hình thức thanh toán bằng việc mở L/C (Letter of Credit) trả chậm qua Ngân hàng Công thơng- Chi nhánh khu vực II- Quận Hai Bà Trng- Hà nội, và Ngân hàng Đầu t và Phát triển Hà Nội. Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Khoá luận tốt nghiệp Phần II Nguyễn Thanh Tú (A) Phơng thức thanh toán này thực chất là một sự thoả thuận trong đó một ngân hàng (ngân hàng mở L/C) theo yêu cầu của khách hàng (ng ời mở L/C) sẽ trả một số tiền nhất định cho ng ời khác (ngời hởng lợi số tiền của L/C) khi ng ời hởng lợi xuất trình trớc ngân hàng một bộ chứng từ hàng hoá phù hợp với quy định đề ra trong L/C.Dấu hiệu cho biết Công ty đã hoàn tất việc thanh toán lô hàng nhập khẩu với Công ty n ớc ngoài là Giấy bá o nợ của Ngân hàng mà Công ty Dệt vải Công nghiệp Hà Nội chọn làm đại diện. Hìn h thức này đợc áp dụng phổ biến trong các trờng hợp sau: - Quan hệ mua bán giữa hai bên không thờng xuyên. - Bên bán cha tín nhiệm bên mua ng ợc lại bên mua cũng muốn quản lý vốn của mình chặt chẽ chỉ giao tiền cho bên bán khi đã nhận đ - ợc hàng. - Mỗi L/C chỉ thanh toán cho một đối tợng bán hàng và mộ t loại hàng chỉ ghi trớc trong th. Trên đây là mộ t số hình thức thanh toán chủ yếu đ ợc áp dụng hiện nay trong quan hệ thanh toán với nhà cung cấp mà Công ty Dệt vải Công ngh iệp Hà Nội sử dụn g, tuy nhiên trong thực tế có rất nhiều hình thức thanh toán đa dạng, nh thanh toán bằng thẻ, chuyển khoản điện tử, thanh toán bù trừ với các đối tác nớc ngoài . Tuy nhiên các doanh nghiệp cũng cần chú ý, kh i thực hiện thanh toán với các doanh nghiệp trong n ớc thì doanh nghiệp có thể thay đổi hình thức thanh toán khác với hình thức đã ghi trớc đó trong hợp đồng nh ng trong quan hệ với các nh à cung cấp n ớc ngoài thì việc thay đổi này lại cần có những văn bản điều chỉnh nh phụ lục hợp đồng thì mới đợc coi là hợp lệ, có căn cứ để Cục thuế tiến hành khấu trừ thuế, nếu doanh nghiệp nào nhập khẩu hàng hoá dùng để sản xuất ra những mặt hàng để xuất khẩu thì việc thay đổi này có quan hệ trực tiếp tới việc xem xét cho doanh nghiệp hởng thuế suất 0% hay không. Trong tr ờng hợp này, doanh nghiệp phải đảm bảo thực hiện đúng những điều đã ghi trong hợp đồng mua bán, phải thanh toán qua ngân hàng, nếu có thay đổi gì về hình thức thanh toán thì phải có giấy tờ bổ sung làm căn cứ để xác minh những thay đổi đó là hợ p lý. II.2. Nội dung hạch toán chi tiết các nghiệp vụ thanh toán với ngời cung cấp. Việc hạch toán chi tiết các ngh iệp vụ thanh toán với ngời cung cấp đợc phụ trách bởi kế toán tổng hợp của phòng tài chính kế toán của Công ty, công việc này đợc tiến hành thủ công. Các nghiệp vụ về thanh toán đ ợc mở chi tiết cho từng nhà cung cấp có quan hệ th ờng xuyên và có giá trị giao dịch lớn, còn đối với những nhà cung cấp nhỏ lẻ không th ờng xuyên thì đợc mở chung trong phần hạch toán chi tiết các khoản phải trả với những nhà cung cấp khác. Công việc này đợc tiến hành hàng ngày, kế toán chỉ hạch toán ghi sổ các nghiệp vụ liên quan đến các khoản phải trả hay việc thanh toán đối với từng nhà cung cấp kh i có đủ những chứng từ cần thiết đảm bảo nghiệp vụ kinh tế ghi sổ là có thật, con số là chính xác và có căn cứ. Những chứng từ cần thiết làm căn cứ cho kế toán ghi vào sổ chi tiết gồm: - Hoá đơn: hoá đơn giao hàng của ng ời cung cấp là căn cứ quan trọng trong việc ghi nhận một kh oản nợ phải trả, hoá đơn mà Công ty nhận đợc là hoá đơn đỏ trong quan hệ giao dịch với các đối tác trong n ớc hay hoá đơn của các đơn vị nớc ngoài gửi cho Công ty. Hoá đơn giao hàng là sự cụ thể hoá một phần hợp đồng mua hàng (đối với những đơn hàng có giá trị lớn), hoá đơn mà Công ty nhận đ ợc phải có đầy đủ những thông tin cần thiết nh : ngày tháng giao hàng, đơn vị hay cá nhân giao hàng, tên mặt hàng, khối l ợng, đơn giá, thành tiền, hình thức thanh toán, thuế suất thuế GTGT, chữ ký xác nhận của đại diện bên giao hàng và nhận hàng. - Biên bản kiểm định hàng hoá: là chứng từ đ ợc dùng để xác minh hàng hoá mua về đã đạt tiêu chuẩn chất l ợng, số lợng, mẫu mã, quy cách theo đúng hợp đồng mua bán. Không phải bất kỳ loại hàng nào mua về cũn g đều cần chứng từ này, yêu cầu này chỉ áp dụng đối với việc mua vào ng uyên liệu chính phụ thờng dùng trong sản xuất nh các loại nguyên liệu sợi, xơ dùng trong sản xuất. Việc kiểm định hàng hoá có thể đ ợc tiến hành bởi ngời đại diện của Công ty kh i có mặt cả hai bên liên quan là ng ời mua và ngời bán hoặc do đơn vị bán hàng thuê ng ời kiểm nh ận khi bên bán không có mặt tại thời điểm kiểm nhận(th ờng là đối với nguyên liệu xơ, sợi đ ợc nhập khẩu từ nớc ngoài), trong trờng hợp này bên kiểm nhận phải độc lập về quyền lợi kinh tế đối với cả hai bên liên quan. Chi phí kiểm định do bên bán chịu, Công ty không có trách nhiệm chi trả. - Vận đơn: đối với những hàng hoá phải vận chuyển từ nơ i nhận hàng về Công ty thì bên cạnh hoá đơn giao hàng, vận đơn hay hoá đơn vận chuyển cũng là một chứng từ cần thiết, vì chi phí vận chuyển lúc này lại đ ợc tính vào giá của nguyên vật liệu nh ập về, qua chứng từ này, kế toán cũng có thể kiểm tra số lợng hàng hoá đã vận chuy ển để đối chiếu với số kiểm nhận và hoá đơn giao hàng cũng nh phiếu nhập kho. - Phiếu nhập kho: vật t sau khi đợc kiểm nghiệm thì bộ phận mua hàng căn cứ vào hoá đơn của bên bán lập phiếu nhập kh o. Ph iếu nhập kho đợc lập thành 3 liên. Một liên để l u tại phòng kế hoạc h sản xuất kinh doanh xuất nhập kh ẩu, một liên giao cho ng ời chịu trách nhiệm đi mua hàng làm căn cứ thanh toán với ngời bán. Một liên giao thủ kho, sau khi đã kiểm tra tính đúng đắn hợp lý hợp lệ, thì thủ kho vào thẻ kho (chỉ ghi chỉ tiêu số lợng) sau đó chuyển lên phòng kế toán cho kế toán vật t ghi sổ kế toán. Khi thanh toán các khoản nợ với ng ời bán thì tuỳ theo hình thức thanh toán mà kế toán có những căn cứ để xác nh ận là đã Công ty đã thanh toán cho ngời bán, giảm một khoản nợ phải trả đối với ng ời bán cụ thể. Nếu thanh toán bằng tiền mặt tại quỹ thì chứng từ cần thiết để gh i nhận giảm khoản phải phải trả là phiếu chi. Phiếu chi ghi rõ ng ày tháng chi, số tiền chi trả,ngời nhận, nộ i dung chi, chữ ký xác nh ận của thủ quỹ và ng ời nhận. Phiếu chi cũng đợc lập thành 3 liên. Khoá luận tốt nghiệp Phần II Nguyễn Thanh Tú (A) Ngoài ra nếu doanh nghiệp sử dụng hình thức thanh toán không dùng tiền mặt mà thanh toán qua ngân hàng, kho bạc nhà n ớc nh thanh toán bằng uỷ nhiệm chi, thanh toán bằng chuyển khoản hay séc hay mở th tín dụn g trả chậm trong nhập khẩu thì chứng từ cần thiết xác minh việc đã chi trả cho ngời cung cấp là giấ y báo nợ của ngân hàng mà Công ty chọn làm đại diện. II.3. Nội dung kế toán tổng hợp các nghiệp vụ thanh toán với ngời cung cấp tại Công ty Dệt vải Công nghiệp Hà Nội II.3.1. Tài khoản kế toán sử dụng trong hạch toán. Trong công tác hạch toán tổng hợp các nghiệp vụ thanh toán với ng ời cung cấp kế toán chịu trách nhiệm sử dụng tài kh oản 331 Ph ải trả ng - ời bán là tài khoản chủ yếu. Tài khoản này đợc mở chi tiết cho những ng ời cung cấp có quan hệ thờng xuyên, hay Công ty mua hàng có giá trị lớn. Ngoài ra tài kh oản này còn đợc mở chung cho những ngời cung cấp nhỏ lẻ, quan hệ không thờng xuyên với Công ty. Hạc h toán các nghiệp vụ liên quan đến tài khoản này kế toán cần phải tuân thủ một số quy định sau : - Nợ phải trả ngời bán và ngời cung cấp cần đợc hạch toán chi tiết cho từng đối t ợng phải trả. Đối tợng phải trả là ngời bán, ngời cung cấp, ngời nhận thầu về XDCB có quan hệ kinh tế chủ yếu với doanh nghiệp về bán vật t hàng hoá, cung cấp lao vụ, dịch vụ. Trong chi tiết từng đối t ợng phải trả tài kh oản này phản ánh cả số tiền đã ứng trớc cho ngời bán, ngời cung cấp, ngời nhận thầu XDCB nhng cha nh ận đợc hàng hoá, lao vụ. - Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ mua vật t , hàng hoá, lao vụ dịch vụ trả tiền ngay (tiền mặt, séc, hoặc đã trả qua ngân hàng). - Những vật t, hàng hoá, lao vụ dịch vụ đã nhận, nhập kho nh ng đến cuối tháng vẫn ch a có hoá đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điêù chỉnh về giá thực tế khi nh ận đợc hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức của ngời bán. - Khi hạch toán chi tiết tài kh oản này, kế toán phải tiến hành phân loại để xác định những ng ời bán, ngời cung cấp chấp nh ận giảm giá hàng bán ngoài hoá đơn. II.3.2. Nội dung hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quan hệ thanh toán với ng ời cung cấp. 1. Mua hàng hoá, nguyên vật liệu từ bên ngoài cha thanh toán với ngời bán: Nợ TK 152,153,156 : Giá thực tế mua vào (theo phơng pháp kê khai thờng xuyên). Nợ TK 611 : Giá thực tế theo phơng pháp kiểm kê định kỳ Nợ TK 133 : Thuế GTGT đợc khấu trừ. Có TK 331 : Số tiền cha thanh toán với ngời bán. 2. Nhập khẩu hàng hoá cha trả tiền cho ngời bán. - Nợ TK 152,153,156 .: Giá thực tế mua vào. Có TK 331 : Phải trả ngời bán (quy đổi ra đồng VN). - Nợ TK 152,153,156 .: Có TK 3333 : Thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp. 3. ứng trớc tiền hàng cho ngời bán: Nợ TK 331 : Ghi giảm số phải trả. Có TK 111,112 : Số tiền ứng trớc cho ngời bán. 4. Số chiết khấu, giảm giá hàng mua Công ty đợc hởng hoặc hàng kém phẩm chất sai quy cách Công ty đem trả lại ngời bán. Nợ TK 331 : Ghi giảm số phải trả. Có TK 152,153,156: Giá trị hàng hoá đợc giảm. Khoá luận tốt nghiệp Phần II Nguyễn Thanh Tú (A) Có TK 133 : Thuế GTGT đợc giảm trừ. 5. Công ty đợc hởng chiết khấu thanh toán ghi trừ số nợ phải trả: Nợ TK 331 : Ghi giảm số nợ phải trả. Có TK 515 : Thu nhập tài chính. 6. Công ty đợc hởng chiết khấu thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Nợ TK 111,112 : Có TK 515 : Thu nhập tài chính. 7. Thanh toán cho ngời bán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, séc. Nợ TK 331 : Ghi giảm khoản nợ phải trả. Có TK 111,112 : Giảm tiền mặt trong quỹ, tiền gửi tại ngân hàng. 8. Thanh toán cho ngời bán bằng ngoại tệ. - Nợ TK 331 : Ghi giảm khoản nợ phải trả. Có TK 1112,1122: Ghi giảm ngoại tệ đã quy đổi ra đồng VN theo giá thực tế. - Đồng thời ghi Có TK 007- nguyên tệ. 9. Thanh toán cho ngời bán bằng hàng hoá. - Nợ TK 632 :Giá vốn hàng bán. Có TK 156 : Ghi giảm hàng tồn kho. - Nợ TK 331 : Ghi giảm khoản nợ phải trả theo tổng doanh thu. Có TK 511 : Doanh thu cha có thuế. Có TK 3331 : Thuế GTGT phải nộp. 10. Thanh toán cho ngời bán bằng hình thức bù trừ. Nợ TK 331 : Chi tiết theo đối tợng. Có TK 131 : Chi tiết theo đối tợng. 11.Thanh toán cho ngời bán bằng hình thức mở L/C tín dụng trả chậm [...]... tiến hành khi có nghiệp vụ thanh toán với ngân hàng phát sinh III.3 Kế toán các nghiệp vụ liên quan đến quan hệ thanh toán với ngời mua III.3.1 Tài khoản kế toán sử dụng trong hạch toán các quan hệ thanh toán với ngời mua Khi hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với ngời mua kế toán sử dụng tài khoản 131- Phải thu của khách hàng Tài khoản này đợc mở cho từng đối tợng khách hàng thờng xuyên của Công ty. .. Trong quan hệ bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp lao vụ, dịch vụ, theo sự thoả thuận giữa doanh nghiệp với khách hàng, nếu hàng hoá đã giao, lao vụ đã cung cấp không đúng theo thoả thuận trong hợp đồng kinh tế thì thì ng ời mua có thể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hoặc nhận lại số hàng đã giao III.3.2 Nội dung hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với ngời mua 1 Bán hàng cho khách hàng cha thu đợc tiền - Nợ... ty Dệt vải Công nghiệp Hà Nội I II.1 Những khách hàng chủ yếu của Công ty Công ty Dệt vải Công nghiệp Hà Nội chuyên sản xuất kinh doanh các mặt hàng phục vụ cho một số ngành sản xuất công nghiệp nh sản xuất giầy, dùng trong thuỷ lợi, sản xuất lốp xe ôtô, xe đạp, xe máy Chính vì vậy mà khách hàng truyền thống của Công ty chủ yếu là những doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực này: nh Công ty Cao... Nguyễn Thanh Tú (A) 41.596.517.305 37.07 III.2 Hình thức bán hàng và thanh toán với ngời mua mà Công ty đang tiến hành Hiện nay Công ty đang áp dụng chủ yếu hình thức bán hàng chủ yếu là bán hàng trực tiếp ngoài ra còn áp dụng hình thức bán hàng thông qua đại lý, Công ty có 3 đại lý ở các tỉnh lớn trong cả nớc Phơng thức thanh toán áp dụng trong hình thức bán hàng trực tiếp là thanh toán bằng tiền mặt, thanh. .. thanh toán qua ngân hàng nh thanh toán bằng séc, uỷ nhiệm thu, chuyển khoản ngoài ra còn có thanh toán bằng hàng hoá, thanh toán bù trừ giữa Công ty với những đơn vị cá nhân có quan hệ mua bán qua lại Đối với hình thức mua bán trực tiếp, phiếu xuất kho hàng hoá đồng thời là hoá đơn bán hàng Hoá đơn đợc lập trên cơ sở hợp đồng đợc ký kết giữa Công ty và ngời mua Các điều khoản về hình thức thanh toán. .. sẽ đợc thực hiện, nh vậy là tình hình tài chính sẽ rất thiếu vốn lu động, Công ty thì thiếu tiền, nợ không thu đợc dẫn đến Công ty phải đi vay ngân hàng ngắn hạn với lãi suất cao, mà lại mất thế chủ động Thực trạng quan hệ thanh toán với các đối tác trong quan hệ mua và bán của Công ty Dệt vải Công nghiệp Hà Nội còn đợc biểu hiện thông qua một số chỉ tiêu phản ánh khả năng thanh toán của Công ty nh... Ví dụ thực tế việc hạch toán nghiệp vụ thanh toán tại Công ty Dệt vải Công nghiệp Hà Nội tháng 1/2004 Hạch toán chi tiết TK 331- Phải trả ngời bán đợc kế toán chịu trách nhiệm ghi cho từng đối tợng cụ thể Khi nhận đợc các chứng từ liên quan đủ để xác nhận nghiệp vụ hạch toán là trung thực, chính xác, khách quan, kế toán phải nhanh chóng ghi sổ chi tiết theo đối tợng VD: Khi nhận đợc hoá đơn giao hàng. .. ty Cao su Sao vàng, Công ty Cao su Đà nẵng, Công ty cao su Miền nam Khi bớc sang cơ chế thị trờng, bạn hàng của Công ty cũng đợc dần mở rộng sang một số đối tác t nhân, những bạn hàng này cũng tiêu thụ một lợng hàng khá lớn cho Công ty, doanh thu có khi lên tới hàng tỷ đồng nh Công ty TNHH Thiên Nam Do những mặt hàng mà Công ty sản xuất và kinh doanh chủ yếu dùng trong sản xuất công nghiệp, cũng đóng... nên khách hàng chủ yếu là các đơn vị sản xuất, ngời tiêu dùng nhỏ lẻ không phải là đối tợng khách hàng mà Công ty quan tâm nhiều Trong năm 2004, giá trị hàng hoá mà Công ty thực hiện đ ợc với một số đối tác chính đợc cụ thể nh sau: Tổng doanh thu tiêu thụ hàng hoá, dịch vụ năm 2004: 112.112.639.000đ Doanh thu thực hiện Công ty Cao su Sao vàng Công ty Cao su Miền Nam Công ty Cao su Đà Nẵng Công ty May... -Sổ chi tiết thanh toán với ngời mua: đợc mở cho từng đối tợng cụ thể và ghi hàng ngày ngay khi phát sinh nghiệp vụ liên quan quan hệ thanh toán với ngời mua, hàng tháng kế toán cộng sổ và tính ra số phát sinh Nợ, Có -Bảng kê số 11: dùng để theo dõi tình hình thanh toán giữa Công ty với ng ời mua, số liệu để ghi vào bảng kê 11 là từ sổ hạch toán chi tiết, cộng tổng nợ, tổng có của tất cả các TK 131 . vụ thanh toán với ngời cung cấp. II.1 Những nhà cung cấp chính của Công ty và hình thức thanh toán mà Công ty áp dụng. Công ty Dệt vải Công nghiệp Hà Nội. kinh doanh của Công ty Dệt vải Công nghiệp Hà Nội. I.1.Vài nét về quá trình hình thành phát triển Công ty. Công ty Dệt vải Công nghiệp Hà Nội có tên giao