CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM TOÁN CHU TRÌNH MUA HÀNGVÀ THANH TOÁN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng trong chu trình mua hàng và thanh toán Trong chu trình mua hàng và thanh toán, hầu hết các doanh nghiệp sử dụngcác loại chứng từ và sổ sách sau: -

Cơ sở lý luận chung về kiểm toán chu trình mua hàngvà thanh toán trong kiểm toán báo cáo kiểm toán báo cáo tài chính

1 Chu trình mua hàng và thanh toán trong quá trình sản xuất kinh doanh

1.1 Đặc điểm, vị trí và nội dung của chu trình mua hàng và thanh toán trong quá trình sản xuất kinh doanh

Trong nền kinh tế thị trờng hiện nay, hoạt động kiểm toán đã phát triển vàngày càng trở thành một nhu cầu không thể thiếu đối với các hoạt động kinh doanh

Đối tợng chủ yếu của hoạt động kiểm toán là kiểm toán báo cáo tài chính Trongquá trình thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính, các kiểm toán viên thờng chiacông việc kiểm toán theo các chu trình, theo cách này các nghiệp vụ và các tàikhoản có liên quan chặt chẽ với nhau đợc xếp vào cùng một phần hành

Chu trình mua hàng và thanh toán là một chu trình quan trọng cần phải đợckiểm toán trong các cuộc kiểm toán, bởi vì chi phí cho dịch vụ mua hàng thờngchiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh và ảnh hởng trực tiếp tớilợi nhuận của Doanh nghiệp

Quá trình mua vào của hàng hoá và dich vụ bao gồm các khoản mục nh muanguyên liệu, máy móc, thiết bị, vật t, điện, nớc, sửa chữa bảo trì và nghiên cứu pháttriển Chu trình mua hàng và thanh toán bao gồm các quyết định và các quá trìnhcần thiết để có hàng hoá và dịch vụ cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp Chutrình thờng bắt đầu bằng việc lập một đơn đặt mua của ngời có trách nhiệm tại bộphận cần hàng hoá hay dich vụ và kết thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp

về hàng hoá hay dich vụ nhận đợc

Đối với các đơn vị sản xuất, quá trình kinh doanh bao gồm 3 giai đoạn: cungứng, sản xuất và tiêu thụ Còn ở doanh nghiệp thơng mại, quá trình kinh doanhcũng gồm hai giai đoạn: mua hàng và bán hàng Nh vậy, dù ở loại hình doanhnghiệp nào thì quá trình “mua hàng” cũng là quá trình cung cấp các yếu tố đầu vào,

nó quyết định đến khả năng sản xuất và duy trì sản xuất của đơn vị, bên cạnh đókhả năng thanh toán các khoản chi phí mua hàng cũng đánh giá tình hình tài chínhcủa doanh nghiệp là tốt hay xấu

1.2 Chức năng của chu trình mua hàng và thah toán

Mặc dù ở các doanh nghiệp khác nhau, nhu cầu về hàng hoá là khác nhau,nhng chu trình mua hàng và thanh toán vẫn phải đảm bảo đầy đủ 4 chức năng sau:

1.2.1 Xử lý các đơn đặt mua hàng hoá hay dịch vụ

Đây là chức năng quan trọng trong chu trình mua hàng và thanh toán Các

b-ớc công việc cần thực hiện trong chức năng này bao gồm:

- Xác định nhu cầu hàng hoá, dịch vụ cần cung cấp: Thông thờng mỗi doanh

nghiệp thờng có một bộ phận chuyên nghiên cứu nhu cầu nguyên vật liệu, công cụ,dụng cụ cần thiết cho sản xuất gọi là bộ phận kế hoạch Bộ phận này có nhiệm vụlên kế hoạch, cung ứng đảm bảo cung cấp đầy đủ các yếu tố đầu vào để quá trìnhsản xuất đợc liên tục nhng đồng thời cũng không quá nhiều gây ứ đọng vốn ảnh h-ởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

- Lập đơn yêu cầu mua hàng: Sau khi đã lên kế hoạch cung ứng, bộ phận kế

hoạch sẽ lập đơn yêu cầu mua hàng để trình Giám đốc hoặc ngời có thẩm quyền kýduyệt Sau đó, đơn yêu cầu mua hàng này sẽ đợc chuyển cho bộ phận mua hàng

- Tìm nhà cung cấp: Bộ phận mua hàng căn cứ vào đơn yêu cầu mua hàng này

để xem xét, tìm kiếm nhà cung cấp Về nguyên tắc, trớc khi quyết định mua mộtmặt hàng nào thì cũng phải tìm hiểu đơn chào hàng của nhiều nhà cung cấp khácnhau để lựa chọn nhà cung cấp thích hợp nhất

- Lựa chọn nhà cung cấp: Sau khi đã xem xét đơn chào hàng của các nhà cung

cấp khác nhau, đơn vị sẽ chọn ra một nhà cung cấp phù hợp nhất Sự lựa chọn nàycăn cứ vào giá cả, chất lợng của hàng hoá, các điều kiện u đãi nh chiết khấu thơngmại, chiết khấu thanh toán, phơng thức thanh toán

- Giao đơn đặt hàng: Đơn đặt hàng là một loại chứng từ trong đó ghi rõ loại

hàng, số lợng, các thông tin liên quan đến hàng hoá mà doanh nghiệp có ý địnhmua vào Tất cả các đơn đặt hàng đều phải đánh số trớc, có đầy đủ chữ ký củanhững ngời có thẩm quyền Tất cả các đơn đặt hàng phải bao gồm vừa đủ số cột vàdiện tích để hạn chế tối đa khả năng có gian lận trên đơn đặt mua hàng này

Các bớc công việc trên cho thấy đơn đặt hàng (yêu cầu về sản phẩm hoặcdịch vụ) đợc lập bởi ngời mua hàng là điểm khởi đầu của chu trình Nó là mộtchứng từ hợp pháp và đợc xem nh một đề nghị để mua hàng hoá dịch vụ Trongmột số trờng hợp khác, nếu ngời mua và ngời bán lần đầu có quan hệ giao dịchhoặc thực hiện những giao dịch lớn và phức tạp thì đòi hỏi phải ký hợp đồngcung ứng hàng hoá hay dịch vụ nhằm đảm bảo việc thực hiện các quyền lợi vànghĩa vụ của các bên tham gia hợp đồng

Mẫu của bản yêu cầu và sự phê chuẩn quy định phụ thuộc vào bản chấtcủa hàng hoá dịch vụ và quy định của công ty Trong đó việc phê chuẩn đúng

đắn nghiệp vụ mua hàng chức năng chính vì nó đảm bảo hàng hoá và dịch vụ đ

-ợc mua theo đúng mục đích đã đ-ợc phê chuẩn và tránh cho việc mua quá nhiềuhoặc mua các mặt hàng không cần thiết Hầu hết các công ty cho phép một sựphê chuẩn chung cho việc mua phục vụ các nhu cầu hoạt động th ờng xuyên nhhàng tồn kho ở mức cho phép (phù hợp định mức hàng tồn kho) Thí dụ, các lầnmua tài sản thờng xuyên vợt quá một giới hạn tiền nhất định nào đó có thể yêucầu sự phê chuẩn của Hội đồng quản trị, các mặt hàng đ ợc mua tơng đối khôngthờng xuyên, nh các hợp đồng dịch vụ dài hạn thì đợc phê chuẩn bởi các nhânviên nhất định, vật t và những dịch vụ có giá trị thấp hơn một giá trị quy địnhthì đợc phê chuẩn bởi quản đốc và trởng phòng, và một số loại nguyên vật liệu

và vật t đợc tự động tái đặt hàng bất cứ lúc nào chúng ở mức giới hạn ấn địnhtrớc

- Quá trình kiểm soát đối với các bớc công việc nêu trên là phải đảm bảo trảlời đợc các câu hỏi sau:

+ Đơn đặt hàng đợc phê duyệt bởi ai?

1.2.2 Nhận hàng hoá hay dịch vụ

Việc nhận hàng hóa từ ngời bán là một điểm quyết định trong chu trìnhnghiệp vụ vì đây là thời điểm mà tại đó bên mua thừa nhận khoản nợ liên quan đốivới bên bán trên sổ sách của họ Khi hàng hóa nhận đợc đòi hỏi phải có sự kiểm tramẫu mã, số lợng, thời gian đến và các điều kiện khác

Thông thờng các Công ty có phòng tiếp nhận để nhận hàng, kiểm tra mẫumã, số lợng, quy cách và thời gian giao hàng để ngăn ngừa sự mất mát và lạmdụng Bộ phận này đồng thời lập biên bản hay báo cáo nhận hàng gửi cho thủ kho

một bản để tiến hành nhập kho hàng hoá và gửi cho kế toán vật t để ghi chép sổsách kế toán.

Để tiện cho việc kiểm tra chéo thì nhân viên phòng tiếp nhận phải độc lậpvới thủ kho và phòng kế toán Cuối cùng, sổ sách kế toán sẽ phản ánh việc chuyểngiao trách nhiệm đối với hàng hoá khi hàng hoá đợc từ phòng tiếp nhận qua kho và

từ kho vào quá trình sản xuất hay đa đi tiêu thụ

1.2.3 Ghi nhận các khoản nợ ngời bán

Sự ghi nhận đúng đắn về hàng hoá hay dịch vụ nhận đợc đòi hỏi việc ghi sổchính xác và nhanh chóng Việc ghi sổ ban đầu có ảnh hởng quan trọng đến cácbáo cáo tài chính và đến các khoản thanh toán thực tế nên kế toán chỉ đợc phép ghivào các lần mua có cơ sở hợp lý theo đúng số tiền

Kế toán các khoản phải trả thờng có trách nhiệm kiểm tra tính đúng đắn củacác lần mua và ghi chúng vào sổ nhật kí và sổ hạch toán chi tiết “các khoản phảitrả” Khi kế toán các khoản phải trả nhận đợc hóa đơn của ngời bán thì phải so sánhmẫu mã, giá, số lợng, phơng thức và chi phí vận chuyển ghi trên hóa đơn với thôngtin trên Đơn đặt mua (hoặc hợp đồng) và Báo cáo nhận hàng (nếu hàng đã về) Th-ờng thì các phép nhân và các phép tổng cộng đợc kiểm tra lại và đợc ghi vào hóa

đơn Sau đó số tiền đợc chuyển vào sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả

Một quá trình kiểm soát quan trọng đối với các khoản phải trả là quy định tấtcả những ai ghi sổ các khoản chi tiền mặt không đợc dính líu với tiền mặt, và cácchứng khoán thị trờng và các tài sản khác

1.2.4 Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho ngời bán

Công việc này chỉ đợc thực hiện khi đã có bốn yếu tố: Đơn yêu cầu muahàng đã đợc phê chuẫn, đơn đạt hàng, hoá đơn bán hàng và biên bản giao nhậnhàng Hoá đơn bán hàng phải do kế toán công nợ lu giữ cho đến khi thanh toán Ph-

ơng thức thanh toán có thể thực hiện qua uỷ nhiệm chi, qua Ngân hàng hay bằngtiền mặt

Các quá trình kiểm soát quạn trọng đối với quy trình xử lý ghi sổ là việc kýphiếu phải do đúng cá nhân có trách nhiệm (Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẫn),phải có sự tách biệt giữa ngời ký phiếu chi và ngời chi tiền (Nguyên tắc bất kiêmnhiệm)

Trên đây là bốn nội dung chính của các bớc công việc khi mua hàng và thanhtoán của các doanh nghiệp nói chung

1.3 Tổ chức công tác kế toán chu trình mua hàng và thanh toán

1.3.1 Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng trong chu trình mua hàng và thanh toán

Trong chu trình mua hàng và thanh toán, hầu hết các doanh nghiệp sử dụngcác loại chứng từ và sổ sách sau:

- Yêu cầu mua: tài liệu đợc lập bởi bộ phận đợc sử dụng (nh bộ phận sảnxuất) để đề nghị mua hàng hóa dịch vụ Trong một số trờng hợp, các bộ phận trongdoanh nghiệp có thể trực tiếp lập đơn đặt hàng, trình phê duyệt và gửi cho nhà cungcấp

- Đơn đặt hàng: lập lại các chi tiết có trong đề nghị mua, đợc gửi cho nhàcung cấp hàng hóa hay dịch vụ

- Phiếu giao hàng (biên bản giao nhận hàng hóa hoặc nghiệm thu dịch vụ):tài liệu đợc chuẩn bị bởi nhà cung cấp Phiếu giao nhận phải đợc kí nhận bởi kháchhàng để chứng minh sự chuyển giao hàng hóa hay dịch vụ thực tế

- Báo cáo nhận hàng: đợc bộ phận nhận hàng lập nh một bằng chứng củaviệc nhận hàng và sự kiểm tra hàng hoá (dấu hiệu của sự kiểm soát)

- Hóa đơn của ngời bán: chứng từ nhận đợc từ ngời cung cấp hàng đề nghịthanh toán cho các hàng hóa dịch vụ đã đợc chuyển giao

- Nhật ký mua hàng: đây là những ghi chép đầu tiên trong hệ thống kế toán

để ghi lại các khoản mua Nhật ký phải liệt kê danh sách các loại hàng hoá, cùngvới việc chỉ ra tên ngời cung cấp hàng, ngày hoá đơn và các khoản tiền của hoá đơn

đó

- Sổ hạch toán chi tiết nợ phải trả nhà cung cấp: danh sách các khoản tiềnphải trả cho mỗi nhà cung cấp Tổng số của tài khoản ngời cung cấp hàng trong sổhạch toán chi tiết phải bằng khoản tiền ghi trên khoản mục phải trả ngời bán

- Bảng đối chiếu của nhà cung cấp: báo cáo nhận đợc của nhà cung cấp hàng(thờng là hàng tháng) chỉ ra các hóa đơn cha thanh toán vào một ngày đối chiếunhất định

Sau đây là sơ đồ hạch toán đối với nghiệp vụ thanh toán nợ phải trả với nhàcung cấp thông qua các tải khoản liên quan

Sơ đồ 1: Hạch toán nghiệp vụ phát sinh trong chu trình mua hàng - thanh toán

(thuế GTGT tính theo phơng pháp khấu trừ)

TK 111,112,311,341 TK 331 TK 111,112

Thanh toán bằng tiền Ngời bán hoàn lại tiền

(kể cả tiền đặt trớc) (Thu hồi tiền trả thừa)

1.3.2 Quy trình tổ chức chứng từ mua hàng và thanh toán

Quy trình tổ chức chứng từ kế toán chỉ ra dòng vận động của chứng từ kếtoán trong doanh nghiệp từ khi lập chứng từ, thực hiện nghiệp vụ đến khi đa chứng

từ vào bảo quản, lu trữ Một quy trình luân chuyển chứng từ hợp lý giúp cho cácnghiệp vụ đợc thực hiện gọn nhẹ, nhanh chóng, nâng cao hiệu quả hoạt động củadoanh nghiệp

Sơ đồ 2: Quá trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ mua vào.

Căn cứ vào kế hoạch sản xuất trong kỳ, bộ phận kế hoạch lập ra kế hoạch cung ứngvật t, hàng hóa Bộ phận cung ứng có nhiệm vụ khai thác hàng theo yêu cầu củadoanh nghiệp Sau đó, cử cán bộ đi thu mua vật t, hàng hóa Khi hàng hóa đợc mua

về, cán bộ thu mua sẽ lập chứng từ kho trình trởng bộ phận cung ứng ký duyệt rồichuyển cho thủ kho để nhập kho hàng hóa Cuối cùng chứng từ đợc chuyển cho kếtoán để ghi sổ và bảo quản lu trữ

Sơ đồ 3: Quá trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ thanh toán

Khi đơn vị có nhu cầu thanh toán cho hàng hóa, dịch vụ nhận đợc, kế toánquỹ lập chứng từ chi quỹ, trình thủ trởng đơn vị và kế toán trởng ký duyệt rồichuyển cho thủ quỹ thực hiện chi tiền, nhân viên thanh toán có nhiệm vụ nhận tiền

Kế toán quỹ

Thủ

tr ởng

kế toán

tr ởng

Thủ quỹ

Nhâ

n viên than

h toán

Kế toán

Lập chứn

g từ chi quỹ

Duyệ

t chứn

g từ

Chi quỹ

Nhận tiền

và than

h toán

Ghi sổ

kế hoạch

Bộ phận cung ứng

Cán

bộ thu mua

Tr ởng

bộ phận cung ứng

Thủ kho

Kế toán

Lập chứn

g từ kho

Ký duyệt chứng từ

Nhập kho

Ghi

sổ chứn

g từ

L u trữ

và bảo quản chứn

g từ

và thanh toán cho nhà cung cấp Sau khi thực hiện nghiệp vụ, chứng từ sẽ đợcchuyển cho kế toán để ghi sổ, cuối cùng đa vào bảo quản, lu trữ.

1.4 Hệ thống mục tiêu kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán

Để thực hiện một cách nhanh chóng và có hiệu quả trong các cuộc kiểmtoán thì KTV phải xác định đợc các mục tiêu kiểm toán trên cơ sở các mối quan hệvốn có của đối tợng và của khách thể kiểm toán Vì vậy, khi tiến hành kiểm toánchu trình mua hàng – thanh toán, KTV phải xác định hệ thống mục tiêu kiểm toáncủa chu trình này

Mục tiêu chung của kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán là đánh giáxem liệu số d các tài khoản có liên quan có đợc trình bày trung thực và phù hợp vớicác nguyên tắc kế toán hiện hành hoặc đợc thừa nhận hay không? Từ mục tiêuchung này cụ thể hoá thành các mục tiêu đặc thù đối với chu trình mua hàng vàthanh toán

Các mục tiêu kiểm toán đặc thù đối với chu trình mua hàng và thanh toán đãxác định đợc bao gồm 7 mục tiêu, cụ thể là:

- Tính có thực của hàng hoá hay dịch vụ mua vào cũng nh các khoản nợ ngời

bán với ý nghĩa các thông tin phản ánh tài sản hoặc công nợ phải đợc đảm bảo bằng

sự tồn tại của các tài sản cũng nh công nợ đó

- Tính đầy đủ của việc ghi nhận các hàng hoá hay dịch vụ mua vào và các

khoản phải trả ngời bán với ý nghĩa thông tin phản ánh trên sổ sách, tài liệu kế toánkhông bị bỏ sót trong quá trình xử lý

- Tính đúng đắn trong việc tính giá vốn thực tế hàng nhập kho đợc tính theo

chi phí thực tế thực hiện nghiệp vụ, việc tính toán các khoản phải trả ngời bán phùhợp với hợp đồng mua bán, phù hợp với hoá đơn ngời bán và biên bản giao nhậnhàng hoá hay dịch vụ

- Tính đúng đắn trong việc phản ánh quyền và nghĩa vụ với ý nghĩa tài sản

mua vào phản ánh trên BCTC phải thuộc quyền sở hữu của đơn vị và nợ phải trả

ng-ời bán thể hiện đúng nghĩa vụ của đơn vị này

- Tính chính xác về số học trong việc tính toán, cộng dồn, chuyển sổ đối với

các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán

- Tính đúng đắn trong việc phân loại và trình bày các tài sản mua vào cũng nh

các khoản phải trả ngời bán với ý nghĩa tuân thủ các quy định trong việc phân loại cáctài sản và công nợ cùng việc thể hiện đúng nghĩa vụ của đơn vị này

- Tính đúng kỳ các nghiệp vụ kinh tế đợc ghi chép đúng kỳ kế toán, đặc biệt là

các nghiệp vụ sau ngày kết thúc năm tài chính Trong chu trình mua hàng và thanhtoán, các khoản nợ phải trả thờng bị ghi chậm so với thực tế phát sinh

Các mục tiêu kiểm toán đặc thù trên chính là khung tham chiếu cho việc xác

định các thủ tục kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán để thu thập bằngchứng kiểm toán Căn cứ vào các mục tiêu đó, KTV sẽ thiết kế các thử nghiệm tuânthủ để nhận diện đợc cơ cấu, các quá trình kiểm soát hiện có và các nhợc điểm theotừng mục tiêu Từ đó đánh giá lại rủi ro kiểm soát theo từng mục tiêu và xây dựngcác thủ tục kiểm tra chi tiết các số d và nghiệp vụ một cách tơng ứng

2 Chu trình mua hàng và thanh toán với công tác kiểm toán báo cáo tài chính

Mỗi cuộc kiểm toán dù quy mô lớn hay nhỏ, đơn giản hay phức tạp thì quytrình kiểm toán thờng tuân theo trình tự các bớc chung Cụ thể kiểm toán chu trìnhmua hàng và thanh toán đợc tiến hành qua 3 bớc sau:

- Chuẩn bị kiểm toán (Lập kế hoạch kiểm toán chu trình mua hàng và thanhtoán)

- Thực hiện kiểm toán

- Hoàn thành kiểm toán và công bố báo cáo kiểm toán

2.1 Lập kế hoạch kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán

Lập kế hoạch kiểm toán là giai đoạn đầu tiên mà các kiểm toán viên cần thựchiện trong các cuộc kiểm toán nhằm tạo các điều kiện pháp lý cũng nh các điềukiện cần thiết khác cho kiểm toán Đối với chu trình mua hàng và thanh toán mục

đích của giai đoạn này là xây dựng kế hoạch kiểm toán chung và phơng pháp kiểmtoán cụ thể phù hợp với phạm vi, bản chất, thời gian của quy trình kiểm toán sẽthực hiện

Cũng nh các chu trình khác, việc lập kế hoạch kiểm toán chu trình mua hàng

và thanh toán cũng tuân theo các bớc nh sau: Chuẩn bị kiểm toán, thu thập thôngtin cơ sở,thu thập thông tin về quyền và nghĩa vụ pháp lý của khách hàng và thựchiện các thủ tục phân tích, đánh gía trọng yếu và rủi ro kiểm toán, cuối cùng là lậpchơng trình kiểm toán

2.1.1 Chuẩn bị cho kế hoạch kiểm toán

- Đánh giá khả năng chấp nhận kiểm toán

Trên thực tế không phải bất cứ một lời mời kiểm toán nào cũng đợc chấpnhận ngay mà phải căn cứ vào khả năng của công ty và các điều kiện của kháchhàng Trong giai đoạn này kiểm toán viên đánh giá rủi ro có thể gặp phải khi tiếnhành kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán của doanh nghiệp, sau đó kết hợpvơí việc đánh giá các chu trình khác để đa ra quyết định có chấp nhận kiểm toáncho doanh nghiệp hay không

- Nhận diện các lý do kiểm toán của công ty khách hàng

Sau khi đã chấp nhận kiểm toán, công ty kiểm toán tiến hành xem xét các lý

do kiểm toán đối với chu trình mua hàng và thanh toán của khách hàng để từ đótiến hành xác định số lợng bằng chứng kiểm toán phải thu thập và mức độ chínhxác của các ý kiến mà kiểm toán viên đa ra trong báo cáo kiểm toán nói chung

- Lựa chọn đội ngũ nhân viên thực hiện kiểm toán

Thông qua việc nhận diên các lý do kiểm toán của khách hàng, công ty kiểmtoán ớc lợng đợc quy mô phức tạp của cuộc kiểm toán, từ đó lựa chọn đội ngũ nhânviên thích hợp để thực hiện kiểm toán Cụ thể công ty kiểm toán sẽ lựa chọn nhữngnhân viên có nhiều kinh nghiệm trong kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán

để kiểm toán chu trình này Số lợng và trình độ của các kiểm toán viên phụ thuộcvào tính phức tạp và mức rủi ro của chu trình

- Hợp đồng kiểm toán

Công viêc cuối cùng của giai đoạn này là kí kết hợp đồng kiểm toán, ghi rõtrách nhiệm, nghĩa vụ và quyền lợi của mỗi bên.

- Tìm hiểu ngành nghề và hoạt động kinh doanh của khách hàng

Việc tìm hiểu ngành nghề và hoạt động kinh doanh của khách hàng giúpkiểm toán viên nhận định về chủng loại hàng hoá mà doanh nghiệp mua vào cũng

nh cách thức thanh toán và mục đích sử dụng đối với từng loại hàng hóa có đúngvới mục đích đã cam kết bằng văn bản không Ngoài ra việc tìm hiểu ngành nghềkinh doanh của khách hàng cũng cho kiểm toán viên biết đợc cách thức tổ chức hệthống kế toán và các nguyên tắc kế toán đặc thù của chu trình mua hàng thanh toánnói riêng và ngành nghề này nói chung

- Xem xét lại kết quả cuộc kiểm toán năm trớc và hồ sơ kiểm toán chung

Việc xem xét lại kết quả cuộc kiểm toán năm trớc và hồ sơ kiểm toán chunggiúp cho kiểm toán viên xác định và khoanh vùng các khoản mục chứa đựng rủi rocao trong chu trình, những bớc mà ở đó hệ thống KSNB yếu kém Chẳng hạn nh

đơn vị khách hàng thờng yếu trong khâu ghi nhận các khoản nợ với các nhà cungcấp nhỏ không thờng xuyên Thông thờng những điểm yếu này cha khắc phục đợctrong thời gian ngắn

- Tham quan nhà xởng

Việc tham quan nhà xởng là sẽ cung cấp cho kiểm toán viên những điều mắtthấy tai nghe về quy trình sản xuất kinh doanh của khách hàng, giúp cho kiểm toánviên đánh giá tình trạng bảo quản, nhập và xuất hàng hoá từ đó đánh giá khả năngcủa bộ phận mua hàng và những gian lận gian sai sót có thể xảy ra trong quá trìnhmua hàng Cụ thể, nếu việc sản xuất diễn ra đều đặn, hàng hóa không bị ứ đọng,chất lợng sản phẩm không giảm sút có nghĩa là việc mua hàng tiến triển tốt, hànghóa mua vào có chất lợng đạt yêu cầu Ngợc lại, nếu sản xuất bị đình trệ thì đó làdấu hiệu cho thấykhả năng đầu vào cung cấp không kịp thời, nếu hàng hóa tồn kho

quá nhiều có nghĩa là mua không phù hợp với nhu cầu, chất lợng giảm sút cho thấychất lợng các yếu tố đầu vào không tốt.

- Nhận diện các bên hữu quan

Trong giai đoạn này KTV cần xác định tất cả các bên hữu quan của kháchhàng.Theo chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam thì các bên hữu quan đợc hiểu là: các

bộ phận trực thuộc (các chi nhánh, các đại lý ), các nhà cung cấp, các cá nhân tổchức mà công ty có quan hệ Trong quy trình kiểm toán chu trình mua hàng vàthanh toán các bên hữu quan mà kiểm toán viên quan tâm chủ yếu là nhà cung cấp,

đại lý, các tổ chức có ảnh hởng đến quyết định mua của công ty khách hàng

Việc nhận diện các bên hữu quan sẽ giúp cho kiểm toán viên trong quá trìnhthu thập bằng chứng kiểm toán có nhiều thuận lợi hơn

- Dự kiến nhu cầu chuyên gia bên ngoài

Trong khi kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán, sẽ có những trờnghợp phải giám định giá trị của những hàng hóa mà doanh nghiệp mua vào nếu trongnhóm kiểm toán không ai có khả năng giám định thì họ sẽ phải sử dụng các chuyêngia trọng những lĩnh vực nói trên

Sau khi có đợc những thông tin cơ sở về quy trình mua vào và thanh toán thìkiểm toán viên tiến hành thu thập các thông tin về các nghĩa vụ pháp lý của kháchhàng, điều này sẽ giúp cho kiểm toán viên nắm bắt đợc các quy trình mang tínhpháp lý có ảnh hởng đến quá trình mua hàng và thanh toán Đây sẽ là những căn cứ

để kiểm toán viên dựa vào trong quá trình thu thập bằng chứng kiểm toán cung nh

đa ra các ý kiến kiểm toán sau này

2.1.3 Thu thập các thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng

Nếu các thông tin cơ sở đợc thu thập ở trên giúp cho KTV hiểu đợc các mặthoạt động kinh doanh của khách hàng thì việc thu thập các thông tin về nghĩa vụpháp lý của khách hàng giúp cho KTV nắm bắt đợc các quy trình mang tính pháp

lý có ảnh hởng đến các mặt hoạt động kinh doanh này đặc biệt là đối với nghiệp vụmua hàng – thanh toán Những thông tin này đợc thu thập trong quá trình tiếp xúcvới Ban Giám đốc công ty khách hàng bao gồm:

- Giấy phép thành lập và điều lệ Công ty: Cung cấp những thông tin ban đầu

về quá trình hình thành và mục tiêu hoạt động của khách hàng

- Báo cáo tài chính: Cung cấp những dữ liệu về tài chính giúp cho KTV nhậnthức tổng quát và có những đánh giá ban đầu về tình hình tài chính của đơn vị

- Báo cáo Kiểm toán thanh Tra hay Kiểm tra: Giúp cho KTV nắm bắt đợc cáckhả năng sai phạm và dụ kiến phơng hớng Kiểm toán có liên quan tới chu trìnhmua hàng và thanh toán.

- Biên bản họp hội đồng cổ đông, HĐQT, BGĐ: Giúp cho KTV xác định cácdữ kiện có ảnh hởng trọng yếu tới báo cáo tài chính, đặc biệt là ảnh hởng tới chutrình mua hàng và thanh toán

- Các hợp đồng mua hàng dài hạn hoặc các cam kết khác: Giúp KTV tiếp xúcvới các hoạt động mua hàng và xem xét các khía cạnh pháp lý có liên quan ảnh h-ởng tới nợ phải trả của khách hàng

- Các quy định chính sách về mua hàng và thanh toán: Qua đây KTV xem xét

có phù hợp với các chính sách quy định của Nhà nớc hay không ?

2.1.4 Thực hiện các thủ tục phân tích

Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 520 - Quy trình phân tích, đoạn 09, đãnêu rõ: “KTV phải áp dụng quy trình phân tích trong quá trình lập kế hoạch kiểmtoán để tìm hiểu tình hình kinh doanh của đơn vị và xác định những vùng có thể córủi ro” Nh vậy, với các thông tin cơ sở thu thập đợc, bằng thủ tục phân tích sơ bộ

nh so sánh các số liệu năm nay với số liệu năm trớc đã đợc kiểm toán, KTV có thểtìm ra những xu hớng biến động và những mối quan hệ có mâu thuẫn với các thôngtin liên quan khác… Từ đó lập một kế hoạch kiểm toán thích hợp Từ đó lập một kế hoạch kiểm toán thích hợp

Đối với chu trình mua hàng và thanh toán, thủ tục phân tích sơ bộ thờng đợcthực hiện nh sau:

- So sánh chi phí mua hàng của kì này với kì trớc để xem xét những biến độngbất thờng

- Phân tích xu hớng tăng, giảm hoặc kiểm tra tính hợp lí của các yếu tố chi phígiữa các kì kế toán để phát hiện những biến động bất thờng

- Phân tích tỷ lệ chi phí mua hàng của từng tháng với nợ phải trả đợc ghi nhậntrong từng tháng hoặc với các khoản thực tế đã thanh toán

2.1.5 Đánh giá trọng yếu và rủi ro kiểm toán

Nếu ở các bớc trên, KTV mới chỉ thu thập đợc các thông tin mang tính kháchquan về khách hàng thì ở bớc này, KTV sẽ căn cứ vào các thông tin đã thu thập để

đánh giá, nhận xét nhằm đa ra một kế hoạch kiểm toán phù hợp

2.1.5.1 Đánh giá tính trọng yếu

Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 320 – Tính trọng yếu trong kiểmtoán, đoạn 04: “Trọng yếu là thuật ngữ dùng để thể hiện tầm quan trọng của mộtthông tin (một số liệu kế toán) trong BCTC Thông tin đợc coi là trọng yếu có nghĩa

là nếu thiếu thông tin đó hoặc nếu thiếu độ chính xác của thông tin đó sẽ ảnh hởng

đến quyết định của ngời sử dụng BCTC ” Theo đó, trong giai đoạn lập kế hoạchkiểm toán, KTV phải đánh giá mức độ trọng yếu để ớc tính mức độ sai sót củaBCTC để từ đó “xác định bản chất, lịch trình và phạm vi thực hiện các thủ tục kiểmtoán”

Để đánh giá mức độ trọng yếu, trớc hết KTV cần ớc lợng mức trọng yếu chotoàn bộ BCTC, sau đó phân bổ mức đánh giá này cho từng khoản mục trên BCTC

Cơ sở để tiến hành phân bổ là: bản chất của các khoản mục, rủi ro tiềm tàng

và rủi ro kiểm soát đợc đánh giá sơ bộ đối với các khoản mục, kinh nghiệm củaKTV và chi phí kiểm toán đối với từng khoản mục Đối với chu trình mua hàng –thanh toán, bản chất của các khoản mục trong chu trình là:

- Các nghiệp vụ mua vào chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí kinh doanh củadoanh nghiệp

- Bản thân các nghiệp vụ mua vào liên quan tới nhiều tài sản nh: tài sản cố

định, hàng tồn kho, tiền mà hầu hết chúng đều trọng yếu

Trên thực tế, việc ớc lợng và phân bổ mức trọng yếu cho các tài khoản là vấn

đề hết sức phức tạp, đòi hỏi sự xét đoán nghề nghiệp của KTV Thông thờng ớc ợng và phân bổ mức trọng yếu do chủ nhiệm kiểm toán đảm trách

l-2.1.5.2 Đánh giá rủi ro kiểm toán

Theo chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400 - Đánh giá rủi ro và kiểm soátnội bộ, đoạn 07: "Rủi ro kiểm toán là rủi ro do KTV và Công ty kiểm toán đ a ra ýkiến nhận xét không thích hợp khi BCTC đã đợc kiểm toán còn có những sai sóttrọng yếu" Theo đó trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, kiểm toán viên phảixác định rủi ro kiểm toán mong muốn (AR) cho toàn bộ BCTC đ ợc kiểm toánthông qua việc đánh giá ba bộ phận: rủi ro tiềm tàng (IR), rủi ro kiểm soát (CR)

và rủi ro phát hiện (DR)

Trong đó, rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát sẽ đợc KTV đánh giá đối vớitừng khoản mục Trong chu trình mua hàng – thanh toán, các rủi ro cơ bản thờnggặp đối với các nghiệp vụ trong chu trình là: