MỤC LỤC
Cũng nh các chu trình khác, việc lập kế hoạch kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán cũng tuân theo các bớc nh sau: Chuẩn bị kiểm toán, thu thập thông tin cơ sở,thu thập thông tin về quyền và nghĩa vụ pháp lý của khách hàng và thực hiện các thủ tục phân tích, đánh gía trọng yếu và rủi ro kiểm toán, cuối cùng là lập chơng trình kiểm toán. Sau khi kí kết hợp đồng kiểm toán, KTV bắt đầu thu thập thông tin đối với phần hành kiểm toán mà mình đảm nhận là mua hàng và thanh toán.Trong giai đoạn này, kiểm toán viên tiến hành tìm hiểu các mặt hoạt động kinh doanh của khách hàng và các quy trình mang tính pháp lý có ảnh hởng đến các mặt hoạt động kinh doanh này từ đó ảnh hởng đến chu trình kiểm toán mua hàng và thanh toán của mình. Việc tham quan nhà xởng là sẽ cung cấp cho kiểm toán viên những điều mắt thấy tai nghe về quy trình sản xuất kinh doanh của khách hàng, giúp cho kiểm toán viên đánh giá tình trạng bảo quản, nhập và xuất hàng hoá từ đó đánh giá khả năng của bộ phận mua hàng và những gian lận gian sai sót có thể xảy ra trong quá trình mua hàng.
Nếu các thông tin cơ sở đợc thu thập ở trên giúp cho KTV hiểu đợc các mặt hoạt động kinh doanh của khách hàng thì việc thu thập các thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng giúp cho KTV nắm bắt đợc các quy trình mang tính pháp lý có ảnh hởng đến các mặt hoạt động kinh doanh này đặc biệt là đối với nghiệp vụ mua hàng – thanh toán. Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB )và đánh giá rủi ro kiểm soát. Tìm hiểu HTKSNB. Nghiên cứu HTKSNB của khách hàng và đánh giá rủi ro kiểm soát là phần việc hết sức quan trọng mà KTV phải thực hiện trong một cuộc kiểm toán. Vấn đề này đã đợc quy định trong Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400 - Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ, đoạn 02: “ KTV phải có một sự hiểu biết đầy đủ về hệ thống kế toán và hệ thống KSNB của khách hàng để lập kế hoạch kiểm toán tổng thể và ch-. ơng trình kiểm toán thích hợp, có hiệu quả.”. Trong chu trình mua hàng – thanh toán, việc tìm hiểu hệ thống KSNB của khách hàng đối với các chức năng của chu trình cũng là vấn đề hết sức quan trọng. Theo đó, KTV phải tìm hiểu các chính sách, thủ tục kiểm soát đợc áp dụng tại đơn vị khách hàng đối với từng chức năng trong chu trình nh đã trình bày trong phần “Chức năng của chu trình mua hàng – thanh toán”. Qua quá trình tìm hiểu, KTV sẽ xác định đợc các nhợc điểm của hệ thống KSNB, từ đó có thể đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát đối với từng mục tiêu kiểm soát của nghiệp vụ mua hàng – thanh toán. Nếu hệ thống KSNB đợc thiết kế và vận hành hữu hiệu thì rủi ro kiểm soát đợc đánh giá ở mức độ thấp và ngợc lại. Theo Chuẩn mực Kiểm toán Quốc tế số 400- Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ, đoạn 08: “Hệ thống KSNB là toàn bộ những chính sách và thủ tục do Ban Giám. đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và sự hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể. Hệ thống KSNB bao gồm các yếu tố: Môi trờng kiểm soát, hệ thống kế toán, các thủ tục kiểm soát và kiểm toán nội bộ”. Các yếu tố cấu thành trong hệ thống KSNB và những đánh giá. a) Môi trờng kiểm soát. Môi trờng kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố bên trong đơn vị và bên ngoài đơn vị có tính môi trờng tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lí dữ liệu của các loại hình kiểm soát. Nhng đối với chu trình mua hàng và thanh toán thì có thể hiểu môi trờng kiểm soát là các chính sách, quyết định nói chung tác động đến việc xủ lý số liệu, việc ghi sổ, việc lập báo cáo …. Để có sự hiểu biết về môi trờng kiểm soát, KTV căn cứ vào các nhân tố chủ yếu sau: Đặc thù về quản lí của đơn vị, cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự, công tác kế hoạch, uỷ ban kiểm soát và ảnh hởng của các chính sách từ bên ngoài của Nhà n- íc. b) hệ thống kế toán. Đối với một hệ thống kế toán hữu hiệu không chỉ cung cấp những thông tin cần thiết cho quá trình quản lý mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát các mặt hoạt động của đơn vị. Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát chi tiết đối với chu trình mua hàng và thanh toán thi nh sau:. - Tính có thực: Hàng hoá và dịch vụ mua đã ghi sổ thì phải đảm bảo sự tồn tại trong thực tế. - Tính đầy đủ: Các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán phải đợc phản ánh trên sổ sách không đợc bỏ sót một nghiệp vụ nào. - Tính đúng đắn trong việc tính giá: Đối với các hàng hoá dịch vụ mua vào thì. giá thờng đợc tính theo giá quốc tế. - Tính đúng đắn trong việc phản ánh quyền và nghĩa vụ: Tài sản mua vào phải thuộc quyền sở hữu của Doanh Nghiệp và thể hiện đúng nghĩa vụ của Doanh Nghiệp. - Tính đúng đắn trong việc phân loại trình bày: Bảo đảm các nghiệp vụ đợc ghi chép đúng theo sơ đồ tài khoản và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán phân loại tài sản, công nợ theo đúng quy định. - Tính đúng kì: Việc ghi sổ các nghiệp vụ mua hàng cũng nh thanh toán phát sinh phải đợc thực hiện kịp thời theo qui định. - Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác: Số liệu kế toán của các nghiệp vụ mua hàng cũng nh thanh toán đợc ghi vào sổ phải đợc tổng cộng và chuyển sổ. đúng đắn, tổng hợp chính xác trên các BCTC của doanh nghiệp. c) Thủ tục kiểm soát. Thủ tục kiểm soát là các quy chế và thủ tục do ban lãnh đạo đơn vị thiết lập và thực hiện nhằm đạt đợc mục tiêu quản lý cụ thể. để xây dựng kế hoạch kiểm toán tổng thể và chơng trình kiểm toán”. Các thủ tục kiểm soỏt đợc thiết lập dựa trờn ba nguyờn tắc: nguyờn tắc phõn cụng, phõn nhiệm rừ ràng; nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn. Để có sự hiểu biết về các thủ tục kiểm soát, KTV xem xét các khía cạnh cụ thể sau:. Nguyên tắc phân công, phân nhiệm. KTV cần tìm hiểu xem đơn vị có sự phân chia nhiệm vụ giữa các bộ phận hay không. Chẳng hạn, kế toán không đợc kiêm nhiệm làm thủ kho, thủ quỹ, tiếp liệu và các công tác phụ trách vật chất khác, lãnh đạo đơn vị, kể cả lãnh đạo công tác tài chính, kế toán của các đơn vị không đợc bố trí những ngời thân trong gia đình làm công tác tài chính kế toán, thủ kho, thủ quỹ tại đơn vị mình. Việc phân công, phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hoá trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thờng dễ phát hiện do có sự kiểm tra chéo. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Nguyên tắc này qui định sự cách li thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn. Trong chu trình mua hàng và thanh toán có một số công việc đòi hỏi phải phải do 2 ngời độc lập tiến hành nh: ngời lập đơn đặt hàng với ngời kí duyệt đơn, ngời nhận hàng với kế toán vật t, kế toán ghi sổ chi tiết các khoản phải trả nhà cung cấp với ngời thanh toán cho nhà cung cấp. Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn. Cụ thể, các lần mua tài sản thờng xuyên vợt quá một giới hạn tiền nhất định nào đó thì do Hội đồng quản trị phê chuẩn, các vật t và những dịch vụ có giá trị thấp. hơn một giá trị quy định thì đợc phê chuẩn bởi quản đốc và trởng phòng, hoặc các nghiệp vụ thanh toán ở một giá trị cho phép thì kế toán trởng có quyền phê duyệt. d) Kiểm toán nội bộ.