CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM TOÁN CHU TRÌNH MUA HÀNG THANH TOÁN TRONG QUY TRÌNH KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Sau đây là sơ đồ hạch toán đối với nghiệp vụ thanh toán nợ phải trả vớinhà cung cấp thông qua các tài khoản liên quan Sơ đồ 1.1: Hạch toán nghiệp vụ phát sinh trong chu trình mua hàng –

CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM TOÁN CHU TRÌNH

MUA HÀNG THANH TOÁN TRONG QUY TRÌNH KIỂM

TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH

1.1 Chu trình kiểm toán mua hàng – thanh toán trong quá trình sản xuất kinh doanh.

1.1.1 Đặc điểm, vị trí và nội dung của chu trình mua hàng – thanh toán trong quá trình sản xuất kinh doanh.

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, hoạt động kiểm toán đã phát triển

và ngày càng trở thành một nhu cầu không thể thiếu đối với các hoạt động kinhdoanh Đối tượng chủ yếu của hoạt động kiểm toán là kiểm toán báo cáo tàichính, các kiểm toán viên thường chia công việc kiểm toán theo các chu trình,theo cách này các nghiệp vụ và các tài khoản có liên quan chặt chẽ với nhauđược xếp vào cùng một phần hành

Chu trình mua hàng – thanh toán là một chu trình quan trọng cần phảiđược kiểm toán trong các đợt kiểm toán, bởi vì chi phí cho dịch vụ mua hàngthường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh và ảnh hưởngtrực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp

Quá trình mua vào của hàng hoá và dịch vụ bao gồm các khoản mục nhưmua nguyên liệu, máy móc, thiết bị, vật tư, điện nước, sửa chữa bảo trì vànghiên cứu phát triển Chu trình mua hàng – thanh toán bao gồm các quyết định

và các quá trình cần thiết để có hàng hoá và dịch vụ cho quá trình hoạt động củadoanh nghiệp Chu trình thường bắt đầu bằng việc lập một đơn đặt mua củangười có trách nhiệm tại bộ phận cần hàng hoá hay dịch vụ nhận được

Đối với các đơn vị sản xuất, quá trình kinh doanh bao gồm ba giai đoạn :cung ứng, sản xuất và tiêu thụ Còn ở doanh nghiệp thương mại cũng gồm haogiai đoạn mua hàng và bán hàng Như vậy dù ở loại hình doanh nghiệp nào thìquá trình mua hàng cũng là quá trình cung cấp các yếu tố đầu vào, nó quyết

định đến khả năng sản xuất và duy trì sản xuất của đơn vị Bên cạnh đó khảnăng thanh toán các khoản chi phí mua hàng cũng đánh giá tình hình tài chínhcủa doanh nghiệp là tốt hay xấu.

1.1.2 Chức năng của chu trình mua hàng – thanh toán.

Mặc dù ở các doanh nghiệp là khác nhau, nhu cầu về hàng hoá là khácnhau, nhưng chu trình mua hàng – thanh toán vẫn phải đảm bảo đầy đủ bốnchức năng :

1.1.2.1 Xử lý các đơn đặt mua hàng hoá hay dịch vụ.

Đây là chức năng quan trọng trong chu trình mua hàng – thanh toán Cácbước công việc cần thực hiện trong chức năng này bao gồm :

- Xác định nhu cầu hàng hóa, dịch vụ cần cung cấp :thông thường mỗi doanh

nghiệp thường có một bộ phận chuyên nghiên cứu nhu cầu nguyên vật liệu,công cụ, dụng cụ cần thiết cho sản xuất gọi là Bộ phận kế hoạch Bộ phận này

có nhiệm vụ lên kế hoạch, cung ứng đảm bảo cung cấp đầy đủ các yếu tố đầuvào để quá trình sản xuất được liên tục nhưng đồng thời cũng không quá nhiềugây ứ đọng vốn ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

- Lập đơn yêu cầu mua hàng : sau khi đã lên kế hoạch cung ứng, bộ phận kế

hoạch sẽ lập đơn yêu cầu mua hàng để trình Giám đốc hoặc người có thẩmquyền ký duyệt Sau đó đơn yêu cầu mua hàng này sẽ được chuyển cho bộ phậnmua hàng

- Tìm nhà cung cấp: bộ phận mua hàng căn cứ vào đơn yêu cầu mua hàng này để

xem xét, tìm kiếm nhà cung cấp Về nguyên tắc, trước khi quyết định mua mộtmặt hàng nào cũng phải tìm hiểu đơn chào hàng của nhiều nhà cung cấp khácnhau để lựa chọn nhà cung cấp thích hợp nhất

- Lựa chọn nhà cung cấp : sau khi đã xem xét đơn chào hàng của các nhà

cung cấp khác nhau, đơn vị sẽ chọn ra một nhà cung cấp phù hợp nhất Sự lựachọn này căn cứ vào giá cả, chất lượng của hàng hoá và các điều kiện ưu đãinhư chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán, phương thức thanh toán…

- Giao đơn đặt hàng : đơn đặt hàng là một loại chứng từ trong đó ghi rõ loại hàng,

số lượng, các thông tin liên quan đến hàng hoá mà doanh nghiệp có ý định muavào Tất cả các đơn đặt hàng đều phải đánh số trước, có đầy đủ chữ ký củanhững người có thẩm quyền Tất cả các đơn đặt hàng phải bao gồm vừa đủ sốcột và diện tích để hạn chế tối đa khả năng có gian lận trên đơn đạt mua hàngnày

Các bước công việc trên cho thấy đơn đặt hàng (yêu cầu về sản phẩmhoặc dịch vụ) được lập bởi người mua hàng là điểm khởi đầu của chu trình Nó

là một chứng từ hợp pháp và được xem như một đề nghị để mua hàng hoá dịch

vụ Trong một số trường hợp khác, nếu người mua và người bán lần đầu cóquan hệ giao dịch hoặc thực hiện những quan hệ giao dịch lớn và phức tạp thìđòi hỏi phải ký hợp đồng cung ứng hàng hoá hay dịch vụ nhằm đảm bảo việcthực hiện các quyền lợi hay nghĩa vụ của các bên tham gia hợp đồng

Mẫu của bản yêu cầu và sự phê chuẩn quy định phụ thuộc vào bản chấtcủa hàng hoá dịch vụ và quy định của công ty Trong đó việc phê chuẩn đúngđắn nghiệp vụ mua hàng có chức năng chính vì nó đảm bảo hàng hoá và dịch vụđược mua theo đúng mục đích đã được phê chuẩn và tránh cho việc mua quánhiều hoặc mua các mặt hàng không cần thiết Hầu hết các công ty cho phépmột sự phê chuẩn chung cho việc mua phục vụ các nhu cầu hoạt động thườngxuyên như việc mua hàng tồn kho ở mức cho phép (phù hợp định mức hàng tồnkho) Thí dụ, các lần mua tài sản thường xuyên vượt quá một giới hạn tiền nhấtđịnh nào đó có thể yêu cầu sự phê chuẩn của HĐQT, các mặt hàng được muatương đối không thường xuyên, như các hợp đồng dịch vụ dài hạn thì được phêchuẩn bởi các nhân viên nhất định, vật tư và những dịch vụ có giá trị thấp hơnmột giá trị quy định thì được phê chuẩn bởi quản đốc và trưởng phòng và một

số loại nguyên vật liệu, vật tư được tự động tái đặt hàng bất cứ lúc nào chúng ởmức giới hạn ấn định trước

- Quá trình kiểm soát với các bước công việc nêu trên phải là đảm bảo trảlời được các câu hỏi sau :

+ Đơn đặt hàng được phê duyệt bởi ai?

+ Bộ phận nào đưa ra đơn đặt hàng?

+ Đặt hàng tại thời điểm nào?

+ Số lượng đặt hàng là bao nhiêu?

+ Đặt hàng ở nhà cung cấp nào?

+ Đơn đặt hàng có được theo dõi không?

Khi một đơn đặt hàng đã vượt quá một thời gian nhất định nào đó màhàng vẫn chưa được giao thì bộ phận mua hàng phải liên hệ với nhà cung cấphàng để xem xét có vấn đề gì xảy ra không

1.1.2.2 Nhận hàng hoá hay dịch vụ

Việc nhận hàng hoá từ người bán là một điểm quyết định trong chu trìnhnghiệp vụ vì đây là thời điểm mà tại đó bên mua thừa nhận khoản nợ liên quanđối với bên bán trên sổ sách của họ Khi hàng hoá nhận được đòi hỏi phải có sựkiểm tra mẫu mã, số lượng, thời gian đến và các điều kiện khác

Thông thường các công ty có phòng tiếp nhận để nhận hàng, kiểm tramẫu mã, số lượng, quy cách và thời gian giao hàng để ngăn ngừa sự mất mát vàlạm dụng Bộ phận này đồng thời lập biên bản hay báo cáo nhận hàng gửi chothủ kho một bản để tiến hành nhập kho hàng hoá và gửi cho kế toán vật tư đểghi chép sổ sách kế toán

Để tiện cho việc kiểm tra chéo thì nhân viên phòng tiếp nhận phải độc lậpvới thủ kho và phòng kế toán Cuối cùng, sổ sách kế toán sẽ phản ánh việcchuyển giao trách nhiệm đối với hàng hoá khi hàng hoá được từ phòng tiếpnhận qua kho và từ kho vào quá trình sản xuất hay đưa đi tiêu thụ

1.1.2.3 Ghi nhận các khoản nợ người bán.

Sự ghi nhận đúng đắn về hàng hoá hay dịch vụ nhận đựoc đòi hỏi việcghi sổ chính xác và nhanh chóng Việc ghi sổ ban đầu có ảnh hưởng quan trọngđến các báo cáo tài chính và đến các khoản thanh toán thực tế nên kế toán chỉđược phép ghi vào các lần mua có cơ sở hợp lý theo đúng số tiền

Kế toán các khoản phải trả thường có trách nhiệm kiểm tra tính đúng đắncủa các lần mua và ghi chúng vào sổ Nhật ký và sổ hạch toán chi tiết “ cáckhoản phải trả” Khi kế toán các khoản phái trả nhận được hoá đơn của ngườibán thì phải so sánh mẫu mã, giá, số lượng, phương thức và chi phí vận chuyểnghi trên hoá đơn vơi thông tin trên đơn đặt mua ( hoặc hợp đồng ) và Báo cáonhận hàng ( nếu hàng đã về ) Thường thì các phép nhân và các phép tổng cộngđược kiểm tra lại và được ghi vào hoá đơn Sau đó số tiền được chuyển vào sổhạch toán chi tiết các khoản phải trả.

Một quá trình kiểm soát quan trọng đối với các khoản phải trả là quy địnhtất cả những ai ghi sổ các khoản chi tiền mặt không được dính líu đến tiền mặt,các chứng khoán thị trường và các tài sản khác

1.1.2.4 Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán.

Công việc này chỉ được thực hiện khi đã có bốn yếu tố : đơn yêu cầu muahàng đã được phê chuẩn, đợn đặt hàng, hoá đơn bán hàng và biên bản giao nhậnhàng Hoá đơn bán hàng phải do kế toán công nợ lưu giữ cho đến khi thanhtoán Phương thức thanh toán có thể thực hiện qua uỷ nhiệm chi, qua ngân hànghay bằng tiền mặt

Các quá trình kiểm soát quan trọng đối với quy trình xử lý ghi sổ là việc

ký phiếu phải do đúng cá nhân có trách nhiệm ( nguyên tắc uỷ quyền và phêchuẩn ), phải có sự tách biệt giữa người ký phiếu chi và người chi tiền ( nguyêntắc bất kiêm nhiệm )

Trên đây là bốn nội dung chính của các bước công việc khi mua hàng –thanh toán của các doanh nghiệp nói chung

1.1.3 Tổ chức công tác kế toán mua hàng – thanh toán.

1.1.3.1 Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng trong chu trình mua hàng – thanh toán.

Trong chu trình mua hàng – thanh toán, hầu hết các doanh nghiệp sửdụng các loại chứng từ và sổ sách sau :

- Yêu cầu mua : tài liệu được lập bởi bộ phận được sử dụng ( như bộ phận sảnxuất ) để đề nghị mua hàng hoá dịch vụ Trong một số trường hợp, các bộ phậntrong doanh nghiệp có thể trực tiếp lập đơn đặt hàng, trình phê duyệt và gửi chonhà cung cấp.

- Đơn đặt hàng : lập lại các chi tiết có trong đề nghị mua, được gửi cho nhà cungcấp hàng hoá hay dịch vụ

- Phiếu giao hàng ( biên bản giao nhận hàng hoá hay nghiệm thu dịch vụ ): tàiliệu được chuẩn bị bởi nhà cung cấp Phiếu giao nhận phải được ký nhận bởikhách hàng để chứng minh sự chuyển giao hàng hoá hay dịch vụ thực tế

- Báo cáo nhận hàng : được bộ phận nhận hàng lập như một bằng chứng của việcnhận hàng và sự kiểm tra hàng hoá ( dấu hiệu của sự kiểm soát )

- Hoá đơn của người bán : chứng từ nhận được từ người cung cấp hàng đề nghịthanh toán cho các hàng hoá dịch vụ đã được chuyển giao

- Nhật lý mua hàng : đây là những ghi chép đầu tiên trong hệ thống kế toán để ghilại các khoản mua Nhật ký phải liệt kê danh sách các loại hàng hoá, cùng vớiviệc chỉ ra tên nhà cung cấp hàng, ngày hoá đơn và các khoản tiền của hoá đơnđó

- Sổ hạch toán chi tiết nợ phải trả nhà cung cấp : danh sách các khoản tiền phảitrả cho mỗi nhà cung cấp Tổng số của tài khoản người cung cấp hàng trong sổhạch toán chi tiết phải bằng khoản tiền ghi trên khoản mục phải trả người bán

- Bảng đối chiếu của nhà cung cấp : báo cáo nhận được của nhà cung cấp hàng( thường là hàng tháng ) chỉ ra các hoá đơn chưa thanh toán vào một ngày đốichiếu nhất định

Sau đây là sơ đồ hạch toán đối với nghiệp vụ thanh toán nợ phải trả vớinhà cung cấp thông qua các tài khoản liên quan

Sơ đồ 1.1: Hạch toán nghiệp vụ phát sinh trong chu trình mua hàng – thanh toán

(thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ)

1.1.3.2 Quy trình tổ chức chứng từ mua hàng – thanh toán.

Quy trình tổ chức chứng từ kế toán chỉ ra dòng vận động của chứng từ kếtoán trong doanh nghiệp từ khi lập chứng từ, thực hiện nghiệp vụ đến khi đưachứng từ vào bảo quản, lưu trữ Một quy trình luân chuyển chứng từ hợp lý giúpcho các nghiệp vụ được thực hiện gọn nhẹ, nhanh chóng, nâng cao hiệu quảhoạt động của doanh nghiệp.

Sơ đồ 1.2: Quá trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ mua vào

Căn cứ vào kế hoạch sản xuất trong kỳ, bộ phận kế hoạch lập ra kế hoạchcung ứng vật tư, hàng hoá Bộ phận cung ứng có nhiệm vụ khai thác hàng theoyêu cầu của doanh nghiệp Sau đó cử cán bộ đi thu mua vật tư, hàng hoá Khihàng hoá được mua về, cán bộ thu mua sẽ lập chứng từ kho trình trưởng bộphận cung ứng ký duyệt rồi chuyển cho thủ kho để nhập kho hàng hoá Cuốicùng chứng từ được chuyển cho kế toán để ghi sổ và bảo quản lưu trữ

Sơ đồ 1.3: Quá trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ thanh toán.

Khi đơn vị có nhu cầu thanh toán cho hàng hoá, dịch vụ nhận được, kếtoán quỹ lập chứng từ chi quỹ, trình thủ trưởng đơn vị và kế toán trưởng kýduyệt rồi chuyển vho thủ quỹ thực hiện chi tiền, nhân viên thanh toán có nhiệm

vụ nhận tiền và thanh toán cho nhà cung cấp Sau khi thực hiện nghiệp vụ,chứng từ sẽ được chuyển cho kế toán để ghi sổ, cuói cùng đưa vào bảo quản lưutrữ

1.1.4 Mục tiêu kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán.

Để thực hiện một cách nhanh chóng và có hiệu quả trong các cuộc kiểmtoán thì KTV phải xác định được các mục tiêu kiểm toán trên cơ sở các mốiquan hệ vốn có của đối tượng và của khách thể kiểm toán Vì vậy, khi tiến hànhkiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán, KTV phải xác định các mục tiêucủa kiểm toán của chu trình này

Mục tiêu chung của kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán là đánhgiá xem liệu số dư các tài khoản có liên quan có được trình bày trung thực vàphù hợp với các nguyên tắc kế toán hiện hành hoặc được thừa nhận hay không

Từ mục tiêu chung này cụ thể hóa thành các mục tiêu đặc thù đối vơi chu trìnhmua hàng – thanh toán.

Các mục tiêu kiểm toán đặc thù đối với chu trình mua hàng – thanh toán

đã xác định được bao gồm bảy mục tiêu :

- Tính có thực: của hàng hoá hay dịch vụ mua vào cũng như các khoản nợ

người bán với ý nghĩa các thông tin phản ánh tài sản hoặc công nợ phải đượcđảm bảo bằng sự tồn tại của các tài sản cũng như công nợ đó

- Tính đầy đủ: của việc ghi nhận các hàng hóa hay dịch vụ mua vào và các khoản

phải trả người bán với ý nghĩa thông tin phản ánh trên sổ sách, tài liệu kế toánkhông bị vỏ sót trong quá trình xử lý

- Tính đúng đắn trong việc tính giá vốn thực tế: hàng nhập kho được tính theo chi

phí thực tế thực hiện nghiệp vụ, việc tính toán các khoản phải trả người bán phùhợp với hợp đồng mua bán, phù hợp với hoá đơn người bán và biên bản giaonhận hành hoá hay dịch vụ

- Tính đúng đắn trong việc phản ánh quyền và nghĩa vụ: với ý nghĩa tài sản mua

vào phản ánh trên BCTC phải thuộc quyền sở hữu của đơn vị và nợ phải trảngười bán thể hiện đúng nghĩa vụ của đơn vị này

- Tính chính xác về số học: trong việc tính toán, cộng dồn, chuyển sổ đối với các

nghiệp vụ mua hàng – thanh toán

- Tính đúng đắn trong việc phân loại và trình bày: các tài sản mua vào cũng như

các khoản phải trả người bán với ý nghĩa tuân thủ các quy định trong việc phânloại các tài sản và công nợ cùng việc thể hiện đúng nghĩa vụ của đơn vị này

- Tính đúng kỳ: các nghiệp vụ kinh tế được ghi chép đúng kỳ kế toán đặc biệt là

các nghiệp vụ sau ngày kết thúc năm tài chính Trong chu trình mua hàng –thanh toán, các khoản nợ phải trả thường được ghi chậm so với thực tế phátsinh

Các mục tiêu kiểm toán đặc thù chính là khung tham chiếu cho việc xácđịnh các thủ tục kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán để thu thập bằngchứng kiểm toán Căn cứ vào các mục tiêu đó, KTV sẽ thiết kế các thử nghiêm

tuân thủ để nhận diện được cơ cấu, các quá trình kiểm soát hiện có và các nhượcđiểm theo từng mục tiêu Từ đó đánh giá lại rủi ro kiểm soát theo từng mục tiêu

và xây dựng các thủ tục kiểm tra chi tiết các số dư và nghiệp vụ một cách tươngứng

1.2 Chu trình mua hàng – thanh toán với công tác kiểm toán báo cáo tài chính.

Mỗi cuộc kiểm toán dù quy mô lớn hay nhỏ, đơn giản hay phức tạp thìquy trình kiểm toán thường tuân theo trình tự các bước chung Cụ thể kiểm toánchu trình mua hàng – thanh toán được tiến hành qua ba bước sau:

- Chuẩn bị kiểm toán ( Lập kế hoạch kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán)

- Thực hiện kiểm toán

- Hoàn thành kiểm toán và công bố báo cáo kiểm toán

1.2.1 Lập kế hoạch kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán.

Lập kế hoạch kiểm toán là giai đoạn đầu tiên mà các KTV cần thực hiệntrong các cuộc kiểm toán nhằm tạo các điều kiện pháp lý cũng như các điềukiện cần thiết khác cho kiểm toán Đối với chu trình mua hàng – thanh toán mụcđích của giai đoạn này là xây dựng kế hoạch kiểm toán chung và phương phápkiểm toán cụ thể phù hợp với phạm vi, bản chất, thời gian của quy trình kiểmtoán sẽ thực hiện

Cũng như các chu trình khác, việc lập kế hoạch kiểm toán chu trình muahàng – thanh toán cũng tuân theo các bước như sau :chuẩn bị kiểm toán, thuthập thông tin cơ sỏ, thu thập thông tin về quyền và nghĩa vụ pháp lý của kháchhàng và thực hiện các thủ tục phân tích, đánh giá trọng yếu và rủi ro kiểm toán,cuối cùng là lập chương trình kiểm toán

1.2.1.1 Chuẩn bị cho kế hoạch kiểm toán.

- Đánh giá khả năng chấp nhận kiểm toán:

Trên thực tế không phải bất cứ một lời mời kiểm toán nào cũng đượcchấp nhận ngay mà phải căn cứ vào khả năng cuả công ty và các điều kiện củakhách hàng Trong giai đoạn này KTV đánh giá rủi ro có thể gặp phải khi tiếnhành kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán của doanh nghiệp, sau đó kếthợp với việc đánh giá các chu trình khác để đưa ra quyết định có chấp nhậnkiểm toán cho doanh nghiệp hay không

- Nhận diện các lý do kiểm toán của công ty khách hàng:

Sau khi đã chấp nhận kiểm toán, công ty kiểm toán tiến hành xem xét các

lý do kiểm toán đối với chu trình mua hàng – thanh toán của khách hàng để từ

đó xác định số lượng bằng chứng kiểm toán phải thu thập và mức độ chính xáccủa các ý kiến mà KTV đưa ra trong báo cáo kiểm toán nói chung

- Lựa chọn đội ngũ nhân viên thực hiện kiểm toán:

Thông qua việc nhận diện các lý do kiểm toán của khách hàng, công tykiểm toán ước lượng được quy mô phức tạp của cuộc kiểm toán, từ đó lựa chọnđội ngũ nhân viên thích hợp để thực hiện kiểm toán Cụ thể công ty kiểm toán

sẽ lựa chọn những nhân viên có nhiều kinh nghiệm trong kiểm toán chu trìnhmua hàng – thanh toán để kiểm toán chu trình này Số lượng và trình độ của cácKTV phụ thuộc vào tính phức tạp và mức rủi ro của chu trình

- Hợp đồng kiểm toán :

Công việc cuối cùng của giai đoạn này là ký kết hợp đồng kiểm toán, ghi

rõ trách nhiệm, nghĩa vụ và quyền lợi của mỗi bên

1.2.1.2 Thu thập thông tin cơ sở về khách hàng.

Sau khi ký kết hợp đồng kiểm toán, KTV bắt đầu thu thập thông tin đốivới phần hành kiểm toán là mình đảm nhận là mua hàng – thanh toán Tronggiai đoạn này, KTV tiến hành tìm hiểu các mặt hoạt động kinh doanh của khách

hàng và các quy trình mang tính pháp lý có ảnh hưởng đến các mặt hoạt độngkinh doanh này từ đó ảnh hưởng đến chu trình kiểm toán mua hàng – thanh toáncủa mình Có các thông tin cơ sở sau:

- Tìm hiểu ngành nghề và hoạt động kinh doanh của khách hàng :

Việc tìm hiểu ngành nghề và hoạt động kinh doanh của khách hàng giúpKTV nhận định về chủng loại hàng hoá mà doanh nghiệp mua vào cũng nhưcách thức thanh toán và mục đích sử dụng đối với từng loại hàng hoá có đúngvới mục đích đã cam kết bằng văn bản không Ngoài ra việc tìm hiểu ngànhnghề kinh doanh của khách hàng cũng cho KTV biết được cách thức tổ chức hệthống kế toán và các nguyên tắc đặc thù của chu trình mua hàng – thanh toánnói riêng và ngành nghề này nói chung

- Xem xét lại kết quả cuộc kiểm toán năm trước và hồ sơ kiểm toán chung:

Việc xem xét lại kết quả cuộc kiểm toán năm trước và hồ sơ kiểm toánchung giúp cho KTV xác định và khoanh vùng các khoản mục chứa đựng rủi rocao trong chu trình, những bước mà ở đó HTKSNB yếu kém Chẳng hạn nhưđơn vị khách hàng thường yếu trong khâu ghi nhận các khoản nợ với các nhàcung cấp nhỏ không thường xuyên Thông thường những điểm yếu này chưakhắc phục được trong một thời gian ngắn

- Tham quan nhà xưởng:

Việc thăm quan nhà xưởng sẽ cung cấp cho KTV những điều mắt thấy tainghe về quy trình sản xuất kinh doanh của khách hàng, giúp cho KTV đánh giátình trạng bảo quản, nhập và xuất hàng hoá từ đó đánh giá khả năng của bộ phậnmua hàng và những gian lận sai sót có thể xảy ra trong quá trình mua hàng Cụthể, nếu việc sản xuất diễn ra đều đặn, hàng hoá không bị ứ đọng, chất lượngsản phẩm không bị giảm sút có nghĩa là việc mua hàng tiến triển tốt, hàng hoámua vào có chất lượng đạt yêu cầu Ngược lại, nếu sản xuất bị đình trệ thì đó làdấu hiệu cho thấy khả năng đầu vào cung cấp không kịp thời, nếu hàng hoá tồnkho quá nhiều thì có nghĩa là mua hàng không hợp với nhu cầu, chất lượnggiảm sút cho thấy chất lượng các yếu tố đầu vào không tốt

- Nhận diện các bên hữu quan:

Trong giai đoạn này KTV cần xác định tất cả các bên hữu quan của kháchhàng Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam thì các bên hữu quan được hiểu là :các bộ phận trực thuộc (các chi nhánh, các đại lý…), các nhà cung cấp, các cánhân tổ chức mà công ty có quan hệ Trong quy trình kiểm toán chu trình muahàng – thanh toán các bên hữu quan mà KTV quan tâm chủ yếu là nhà cungcấp, đại lý, các tổ chức có ảnh hưởng đến quyết định mua của công ty kháchhàng

Việc nhận diện các bên hữu quan sẽ giúp cho KTV trong quá trình thuthập bằng chứng kiểm toán có nhiều thuận lợi hơn

- Dự kiến nhu cầu chuyên gia bên ngoài:

Trong khi kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán, sẽ có những trườnghợp phải giám định giá trị của những hàng hoá mà doanh nghiệp mua vào Nếutrong nhóm kiểm toán không ai có khả năng giám định thì họ sẽ phải sử dụngchuyên gia trong những lĩnh vực nói trên

Sau khi có được những thông tin cơ sở về quy trình mua vào và thanhtoán thì KTV tiến hành thu thập các thông tin về nghĩa vụ pháp lý của kháchhàng, điều này sẽ giúp cho KTV nắm bắt được các quy trình mang tính pháp lý

có ảnh hưởng đến quá trình mua hàng – thanh toán Đây sẽ là những căn cứ đểKTV dựa vào trong quá trình thu thập bằng chứng kiểm toán cũng như đưa racác ý kiến kiểm toán sau này

1.2.1.3 Thu thập các thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng.

Nếu các thông tin cơ sở được thu thập ở trên giúp cho KTV hiểu được cácmặt hoạt động kinh doanh của khách hàng thì việc thu thập các thông tin vềnghĩa vụ pháp lý của khách hàng giúp cho KTV nắm bắt được các quy trìnhmang tính pháp lý có ảnh hưởng đến các mặt hoạt động kinh doanh này đặc biệt

là đối với nghiệp vụ mua hàng – thanh toán Những thông tin này được thu thậptrong quá trình tiếp xúc với BGĐ công ty khách hàng bao gồm :

- Giấy phép thành lập và điều lệ công ty : cung cấp những thông tin ban đầu về

quá trình hình thành và mục tiêu hoạt động của khách hàng

- Báo cáo tài chính : cung cấp những dữ liệu về tài chính giúp cho KTV nhận

thức tổng quát và có những đánh giá ban đầu về tình hình tài chính của đơn vị

- Báo cáo kiểm toán thanh tra hay kiểm tra : giúp cho KTV nắm bắt được các khả

năng sai phạm và dự kiến phương hướng kiểm toán có liên quan tới chu trìnhmua hàng – thanh toán

- Biên bản họp Hội đồng cổ đông, HĐQT, BGĐ : giúp cho KTV xác định các dữ

kiện có ảnh hưởng trọng yếu trọng yếu tới BCTC đặc biệt là ảnh hưởng tới chutrình mua hàng – thanh toán

- Các hợp đồng mua hàng dài hạn hoặc các cam kết khác: giúp KTV tiếp xúc với

các hoạt động mua hàng và xem xét các khía cạnh pháp lý có liên quan ảnhhưởng tới nợ phải trả của khách hàng

- Các quy định chính sách về mua hàng – thanh toán: qua đây KTV xem xét có

phù hợp với các quy định chính sách của Nhà nước hay không

1.2.1.4 Thực hiện các thủ tục phân tích.

Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam : “KTV phải áp dụng quy trìnhphân tích trong quá trình lập kế hoạch kiểm toán để tìm hiểu tình hình kinhdoanh của đơn vị và xác định những vùng có thể rủi ro” Như vậy, với các thôngtin cơ sở thu thập được, bằng thủ tục phân tích sơ bộ như so sánh các số liệunăm nay vói số liệu năm trước đã được kiểm toán, KTV có thể tìm ra những xuhướng biến động và những mối quan hệ có mâu thuẫn với các thông tin liênquan khác…Từ đó lập một kế hoạch kiểm toán thích hợp

Đối với chu trình mua hàng – thanh toán, thủ tục phân tích sơ bộ thườngđược thực hiện như sau :

- So sánh chi phí mua hàng của kỳ này với kỳ trước để xem xét những biến độngbất thường

- Phân tích xu hướng tăng, giảm hoặc kiểm tra tính hợp lý của các yếu tố chi phígiữa các kỳ kế toán để phát hiện những biến động bất thường.

- Phân tích tỷ lệ chi phí mua hàng của từng tháng với nợ phải trả được ghi nhậntrong từng tháng hoặc với các khoản thực tế đã thanh toán

1.2.1.5 Đánh giá trọng yếu và rủi ro kiểm toán.

Nếu ở các bước trên, KTV mới chỉ thu thập các thông tin mang tínhkhách quan về khách hàng thì ở bước này, KTV sẽ căn cứ vào các thông tin đãthu thập để đánh giá, nhận xét nhằm đưa ra một kế hoạch kiểm toán phù hợp

a. Đánh giá tính trọng yếu.

Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam : “Trọng yếu là thuật ngữ dùng đểthể hiện tầm quan trọng của một thông tin (một số liệu kế toán ) trong BCTC.Thông tin được coi là trọng yếu có nghĩa là nếu thiếu thông tin đó hoặc nếuthiếu độ chính xác của thông tin đó sẽ ảnh hưởng đến quyết định của người sửdụng BCTC…” Theo đó, trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, KTV phảiđánh giá mức độ trọng yếu để ước tính mức độ sai sót của BCTC để từ đó “ xácđịnh bản chất, lịch trình và phạm vi thực hiện các thủ tục kiểm toán”

Để đánh giá mức độ trọng yếu, trước hết KTV cần ước lượng mức độtrọng yếu cho toàn BCTC, sau đó phân bổ mức đánh giá này cho từng khoảnmục trên BCTC

Cơ sở để tiến hành phân bổ là : bản chất của các khoản mục, rủi ro tiềmtàng và rủi ro kiểm soát được đánh giá sơ bộ đối với các khoản mục, kinhnghiệm của KTV và chi phí kiểm toán đối với từng khoản mục Đối với chutrình mua hàng – thanh toán, bản chất của các khoản mục trong chu trình là :

- Các nghiệp vụ mua vào chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí kinh doanhcủa doanh nghiệp

- Bản thân các nghiệp vụ mua vào liên quan đến nhiều tài khoản như :TSCĐ, HTK, tiền…mà hầu hết chúng đều trọng yếu