MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN SẢN PHẨM TẠI CN MIỀN BẮC - NHÀ MÁY THIẾT BỊ BƯU ĐIỆN

một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán sản phẩm tại CN miền bắc - nhà máy Thiết bị Bu điện I-/ Đánh giá khái quát công việc thực hiện công tác kế toán bán sản phẩm tại CN miền Bắc - nhà máy Thiết bị Bu điện. Từ khi nền kinh tế nớc ta chuyển từ nền kinh tế tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trờng đã kéo theo sự chuyển đổi căn bản về quản lý và phát triển SXKD trong nớc. Nó có tác động mạnh mẽ tới hớng đi của các DN dù là DN sản xuất, thơng mại hay dịch vụ đều có sự nhìn nhận mới mẻ về cơ chế thị trờng để tạo cho mình những bớc đi phù hợp. Nhà máy TBBĐ thực hiện SXKD trong nền kinh tế thị trờng nh hiện nay đã tìm cho mình một hớng đi riêng để thuận lợi cho sự tồn tại, phát triển tăng trởng của DN góp phần đẩy mạnh nền kinh tế đất n- ớc: nhà máy rất coi trọng công việc bán hàng giải quyết sản phẩm đầu ra cho DN vì thế nhà máy đã mở rộng tiêu thụ sản phẩm ra khắp đất nớc bằng việc thành lập ba CN tiêu thụ tại ba miền đất nớc Bắc, Trung, Nam. Để góp phần cho nhà máy đứng vững và ngày càng phát triển trên nền kinh tế thị trờng cạnh tranh gay gắt hiện nay, bộ phận kế toán của nhà máy đã nhanh chóng áp dụng chế độ kế toán mới (hệ thống kế toán DN) theo Quyết định 1141 ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chính cùng các Thông t hớng dẫn bổ sung, sửa đổi vào thực hiện công tác kế toán tại nhà máy nói chung, kế toán bán hàng nói riêng và nó đã thực sự trở thành công cụ đắc lực trong công tác quản lý và hạch toán kế toán của nhà máy. * Kế toán bán hàng tiêu thụ sản phẩm đợc đánh giá khái quát nh sau: Các chứng từ dùng để ghi chép phản ánh nghiệp vụ bán hàng, hoá đơn GTGT, phiếu thu, phiếu chi, các văn bản đề nghị của khách hàng đều đợc sự phê duyệt của trởng phòng và các thành phần liên quan ký xác nhận các chứng từ này theo đúng mẫu của Bộ Tài chính. Tổ chức mở sổ một cách phù hợp với đặc điểm bán hàng của nhà máy để phản ánh và giám đốc tình hình hạch toán bán hàng và xác định kết quả góp phần bảo vệ tài sản của nhà máy. Do sản phẩm sản xuất của nhà máy có tính đặc thù là hàng công nghiệp số l- ợng sản phẩm nhiều cho nên để quản lý về mặt tài chính nhà máy cũng đã sử dụng máy vi tính vào quản lý hạch toán và áp dụng hình thức Nhật ký chung là rất hợp lý, hình thức này rất thuận tiện ứng dụng trên máy vi tính vì thế mà sổ Nhật ký chung có sự khác biệt rõ với kế toán thủ công là đợc phản ánh vào cuối kỳ, cuối mỗi tháng, giảm bớt số lợng ghi vào sổ Cái nên sổ Cái của nhà máy đợc rõ ràng, dễ xem, dễ kiểm tra đối chiếu. 1 Việc vận dụng hệ thống máy vi tính vào công tác hạch toán kế toán một mặt tiết kiệm đợc thời gian lao động của công nhân viên và đảm bảo chính xác cho hạch toán, mặt khác, giảm bớt thời gian hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp. Trong quá trình hạch toán đã có sự thống nhất giữa các bộ phận thống kê kế toán tài chính nên đã hạn chế việc ghi chép trùng lắp, luân chuyển chứng từ tơng đối hợp lý. Để hạch toán trung thực tình hình bán hàng và tiêu thụ sản phẩm của nhà máy cũng đã sử dụng đầy đủ các hoá đơn chứng từ liên quan đến hoạt động nhập xuất thành phẩm bán hàng thanh toán với khách, . do Bộ Tài chính quy định. Đồng thời nhà máy cũng mở sổ ghi chép phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh vào các sổ sách kế toán phù hợp theo luật thuế GTGT. Các báo cáo tài chính bắt buộc cũng đợc kế toán tổng hợp lập ra hàng quý để cho các báo cáo tài chính phản ánh một cách trung thực hợp lý với thực tế tài chính đơn vị. Nhà máy đã thuê các công ty kiểm toán nh công ty t vấn kế toán và kiểm toán AASC vào thực hiện kiểm toán, kiểm tra rà soát điều chỉnh lại số liệu trên sổ sách và báo cáo tài chính nhằm hạn chế sai sót trong kế toán, kịp thời có biện pháp chỉnh lý ngay không để xảy ra sai xót lớn khiến cho báo cáo tài chính công khai trung thực hợp lý, chính xác tình hình tài chính tại nhà máy. ảnh hởng của chu kỳ bán hàng và thu tiền tới báo cáo tài chính là rất lớn liên quan đến nhiều chỉ tiêu trọng yếu trên bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh. Nói cách khác tính đúng đắn của các chỉ tiêu này liên quan đến các sản nghiệp lẫn kết quả hoạt động của DN nên nhà máy đã thuê kiểm toán và tổ chức kiểm tra lại là rất hợp lý nhằm giảm bớt tính rủi ro tăng thêm độ tin cậy khi kiểm toán Nhà nớc vào thực hiện nhiệm vụ kiểm toán. Mặt khác các thông tin công khai tạo điều kiện rất thuận lợi cho đầu t vay vốn hợp tác phát triển SXKD của nhà máy. * Bên cạnh những mặt tích cực trên trong công tác kế toán tiêu thụ bán hàng vẫn còn gặp nhiều khó khăn tồn tại, đòi hỏi nhà máy phải có những biện pháp cải tiến thích hợp nhằm hoàn thiện, đáp ứng các yêu cầu trong công tác quản lý của nhà máy. Nền kinh tế thị trờng ở nớc ta ra đời trong khoảng thời gian ngắn nên cha thật đầy đủ và hoàn hảo. Cha tạo đợc điều kiện thuận lợi cho việc mở rộng, đa dạng hoá các phơng thức buôn bán nh trên các thị trờng lớn trên thế giới hiện nay. Bên cạnh đó thì các Luật về bán hàng, thanh toán cha đầy đủ và là cơ sở vững chắc để các DN có thể căn cứ vào đó để thi hành nhằm giảm bớt sự thiệt thòi trong bán hàng và thanh toán của DN. Điều này đã tác động rất lớn tới công tác kế toán bán 2 hàng tại nhà máy. Sự tác động của nền kinh tế thị trờng nó mới chỉ là các yếu tố khách quan cơ bản vẫn là việc thực hiện công tác kế toán tại nhà máy. Từ khi kế toán áp dụng chế độ kế toán mới 1141 vào công tác kế toán đã tạo điều kiện rất thuận lợi cho quản lý và hạch toán kinh tế tại nhà máy, đã cung cấp thông tin nhanh, giúp cho Ban lãnh đạo nhà máy có những quyết định, phơng hớng kinh doanh phù hợp. Tuy nhiên việc áp dụng hệ thống chế độ kế toán mới này còn nhiều gợng ép gặp không ít khó khăn trong công tác kế toán đặc biệt là kế toán bán hàng. - Khó khăn trong quá trình bán hàng trong xu thế công nghệ thông tin, xa lộ thông tin trở thành mũi nhọn của cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật, do vậy sự đòi hỏi về mức trang thiết bị kỹ thuật thông tin hiện đại là rất cao, vì vậy số lợng khách hàng là bu điện đến mua sản phẩm của nhà máy ngày càng nhiều. Chính vì thế phơng thức thanh toán thuận lợi, tỷ lệ chiết khấu hợp lý cũng là phơng thức thu hút khách hàng đến với nhà máy, cùng với lợng khách hàng đến nhiều nh vậy thì khả năng xảy ra rủi ro càng lớn vì nhà máy không thể hiểu đợc hết các khách hàng đến mua sản phẩm của mình. Các khách hàng này lại hầu hết ở các tỉnh, thành phố trong cả nớc, điều kiện địa lý xa xôi, khi khách hàng mua chịu thì quá trình thanh toán với nhà máy gặp nhiều khó khăn về thời gian. Tồn tại những khó khăn này đòi hỏi nhà máy phải làm tốt công tác quản lý, tổ chức tốt quá trình kinh doanh và các quan hệ thanh toán về tài chính nh các khoản công nợ phải thu hồi và xử lý công nợ tại nhà máy hiện nay là thực sự quan trọng và cấp bách ảnh hởng đến nguồn thu và khả năng về tài chính của nhà máy do vậy nhà máy nên quản lý chặt chẽ hơn khoản này. - Hiện nay vấn đề thiếu vốn trong SXKD luôn là vấn đề nhức nhối đối với mỗi DN mà nguyên nhân quan trọng là sự chiếm dụng vốn lẫn nhau giữa các DN dù vậy nhà máy TBBĐ cha có quy định cụ thể nào về thời hạn thanh toán đến với từng khách hàng, biện pháp thu hồi công nợ. Nhà máy cha sử dụng phơng tiện chiết khấu bán hàng mà cụ thể là chiết khấu thanh toán để khuyến khích khách hàng trả nợ sớm kịp thời. - Số sản phẩm không đáp ứng đợc nhu cầu thị trờng bị giảm giá, mất giá thì nhà máy cha có chính sách điều chỉnh giá cả do vậy bộ phận kế toán cha có biện pháp nào khắc phục mà vẫn để nguyên giá cũ dẫn tới tình trạng thành phẩm tồn kho quá nhiều phải bỏ chi phí để trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho,hiện nay kế toán trích lập cha có căn cứ hợp lý. 3 - Bộ phận sửa chữa bảo hành mới đợc thành lập nên cha có phơng pháp hạch toán cụ thể cho bộ phận này để đảm bảo cho bộ phận này hoạt động đợc tốt các khoản chi phí bỏ ra phải đợc hạch toán kiểm soát chặt chẽ. - Tại CN công tác kế toán bán hàng trực tiếp cha theo dõi vào các sổ chi tiết quan trọng nh sổ chi tiết doanh thu,sổ chi tiết kết quả theo từng đối tợng cụ thể mới chỉ tổng hợp chung vào sổ Nhật ký chung, sổ Cái, các chỉ tiêu ở các sổ này quá tổng hợp nên Ban lãnh đạo sẽ không biết đợc cụ thể, chi tiết loại sản phẩm nào tiêu thụ nhiều hay ít, kết quả ra sao. - Việc sử dụng máy vi tính vào công tác kế toán vẫn còn nhiều hạn chế: cha có phần mềm về kế toán nên công tác lập dữ liệu và xử lý thông tin kế toán chủ yếu bằng chơng trình Excel. Để có thể xử lý tốt các thông tin đầu vào cung cấp thông tin đầu ra đợc nhanh nhạy kịp thời kế toán trởng nên tổ chức lại hình thức ghi sổ Nhật ký chung áp dụng máy vi tính cho thuận tiện và trang bị thêm kiến thức về tin học sử dụng máy vi tính cho các nhân viên kế toán. II-/ Một số ý kiến nhằm đề xuất hoàn thiện công tác kế toán bán sản phẩm tại CN - nhà máy TTBĐ. Để quản lý quá trình SXKD cần phải sử dụng hàng loạt các công cụ quản lý khác nhau trong đó kế toán đợc coi là công cụ quan trọng nhất trong hệ thống các công cụ quản lý kinh tế. Kế toán là khoa học thu nhận xử lý các thông tin về tài sản, sự vận động của tài sản và các quan hệ kinh tế có tính pháp lý nhằm kiểm tra, kiểm soát toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị. Đối với các DN mục đích chủ yếu là kinh doanh có lãi do vậy kế toán phải xử lý thông tin cung cấp thông tin cho bộ phận quản lý DN nhanh chóng kịp thời cho việc ra quyết định SXKD của đơn vị đem lại hiệu quả, lợi ích kinh tế cao nhất. Mặt khác DN cũng phải tuân thủ các chính sách chế độ về quản lý tài chính, chế độ kế toán Nhà nớc ban hành cụ thể là phải tôn trọng chế độ kế toán ban hành theo QĐ 1141 ngày 1/11/1995 của Bộ Tài Chính và các chế độ bổ sung hớng dẫn khác. Để đáp ứng đợc các yêu cầu trên căn cứ vào yêu cầu công tác kế toán bán hàng của nhà máy và những mặt còn tồn tại trong công tác bán hàng đã nêu ở trên, em xin nêu ra một số giải pháp hoàn thiện công tác bán hàng tại nhà máy nh sau: Giải pháp 1: Hoàn thiện khâu hạch toán nội bộ giữa chi nhánh miền Bắc và nhà máy Thiết bị bu điện. Từ 2 sơ đồ hạch toán minh hoạ (sau trang 22) cho thấy mối quan hệ thanh toán nội bộ giữa chi nhánh và nhà máy rất phức tạp không bóc tách đợc từng 4 khoản ra để thực hiện thanh toán với nhà máy. Cụ thể tại chi nhánh khi nhập hàng từ nhà máy về kho quản lý của mình lại hạch toán vào công nợ phải trả cùng với công nợ phải trả của chi nhánh với khách hàng. Khi đó kế toán cũng đồng thời ghi: Nợ TK 331 Tăng nợ phải trả cho nhà máy về số hàng đã nhập Có TK 336 Bút toán này thực hiện không hợp lý mặt khác làm tăng tính phức tạp của công nợ thanh toán. Để giải quyết vấn đề này em kiến nghị kế toán thực hiện thanh toán nội bộ qua sơ đồ sau: * Tại chi nhánh nhận hàng của nhà máy về: TK 111,112 TK 336 TK 156 TK 632 TK 911 Đã thanh toán bằng TM hay chuyển khoản cho NM Trị giá hàng nhập của NM phải thanh toán cho NM Trị giá vốn hàng bán cho NM K/C trị giá vốn hàng bán Hàng bán bị trả lại * Tại nhà máy xuất hàng cho chi nhánh: TK 152,154,155 TK 136 TK 632 TK 911 Giao hàng, sản phẩm cho chi nhánh 5 Trị giá vốn hàng CN đã bán đợc K/C trị giá vốn hàng bán TK 111,112 Cấp vốn bằng TM cho chi nhánh Doanh thu bán hàng tại nhà máy thì lại cha tách biệt đợc khoản doanh thu bán hàng của chi nhánh trên sổ Cái của nhà máy không có sổ Cái TK 512: Doanh thu bán hàng nội bộ cho nên đã hạch toán vào sổ Cái TK 511: thể hiện định khoản nh sau: Nợ TK 136 Doanh thu phải thu của chi nhánh Có TK 511 Nh vậy thể hiện rõ: nhà máy không theo dõi hạch toán chi tiết quá tổng hợp, lại không tách bạch đợc khoản doanh thu bán hàng của chi nhánh và doanh thu bán hàng của nhà máy. Do vậy kế toán cần phải hạch toán doanh thu nội bộ nh sơ đồ sau: 6 * Tại chi nhánh nhận hàng của nhà máy về: TK 111,112 TK 336 TK 156 TK 632 TK 911 Đã thanh toán bằng TM hay chuyển khoản cho NM Trị giá hàng nhập của NM phải thanh toán cho NM Trị giá vốn hàng bán cho NM K/C trị giá vốn hàng bán Hàng bán bị trả lại * Tại nhà máy xuất hàng cho chi nhánh: 7 TK 152,154,155 TK 136 TK 632 TK 911 Giao hàng, sản phẩm cho chi nhánh Trị giá vốn hàng CN đã bán đợc K/C trị giá vốn hàng bán TK 111,112 Cấp vốn bằng TM cho chi nhánh * Doanh thu bán hàng tại nhà máy. TK 531 TK 511 TK 136 TK 111,112 K/C doanh thu hàng bán bị trả lại DT B hàng (K 0 VAT) Số tiền bán hàng CN đã thanh toán TK 532 K/C khoản giảm giá hàng bán Phải thu nội bộ TK 911 K/C doanh thu thuần nội bộ TK 3331 Thuế 8 VAT TK 531,532 DT hàng bán bị trả lại (giảm giá hàng bán) Thuế VAT của hàng trả lại * Doanh thu bán hàng tại chi nhánh: TK 531 TK 512 TK 111,112,131 TK 336 K/C doanh thu hàng bán bị trả lại DT nội bộ (K 0 VAT) Số tiền đã thanh toán với nhà máy TK 532 K/C khoản giảm giá hàng bán Số PT đã thu đợc bằng TM hay còn nợ TK 911 K/C doanh thu thuần TK 3331 Thuế VAT TK 531,532 9 DT hàng bán bị trả lại (giảm giá hàng bán) Thuế VAT của hàng trả lại Cuối tháng, cuối quí kế toán tại chi nhánh thực hiện bù trừ giữa TK 136 : số phải thu của nhà máy và TK 336 : số phải trả nhà máy. * Thực hiện bù trừ nh sau: Trờng hợp: số phải thu lớn hơn số phải trả, kế toán chỉ thực hiện bù trừ số phải thu bằng số phải trả ghi: Nợ TK 336 Phải thu = phải trả Có TK 136 Số còn phải thu yêu cầu nhà máy đến kỳ sau thực hiện bù trừ tiếp hay nhà máy phải thanh toán ngay bằng tiền mặt, kế toán ghi: Nợ TK 111,112 Nhà máy đã thanh toán ngay bằng tiền mặt Có TK 136 Trờng hợp: số phải thu nhỏ hơn số phải trả, kế toán bù trừ hết số phải thu: Nợ TK 336 Số đợc bù trừ Có TK 136 Số phải trả còn thì kế toán phải thanh toán với nhà máy bằng tiền mặt hoặc tiền gửi, kế toán ghi: Nợ TK 336 Số tiền thanh toán ngay với nhà máy Có TK 111,112 10 [...]... tại nhà máy Trên cơ sở nhận thức về mặt lý thuyết vận dụng vào thực tế Em đã mạnh dạn đánh giá, nhận xét thực tế công tác kế toán bán sản phẩm của nhà máy nêu những khó khăn hiện tại kế toán gặp phải, đa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện công tác này Em xin chân thành cảm ơn sự quan tâm giúp đỡ tận tình của cô giáo hớng dẫn PTS - Đỗ Thị Bích Hợp và toàn bộ cô chú trong phòng kế toán tổng hợp, kế toán. .. máy vi tính vào công tác kế toán đã gặp phải những khó khăn đã nêu Vậy nhà máy nên thực hiện các công việc sau - Thực hiện nối mạng máy vi tính từ trung tâm phòng kế toán tổng hợp tại nhà máy xuống các CN bán sản phẩm để hệ thống hoá thông tin, các kế toán chi tiết phải thực hiện nhập số liệu trung thực, chính xác vào máy từ các chứng từ gốc, phản ánh nghiệp vụ bán hàng phát sinh Kế toán tổng hợp sẽ... mình Nhà máy yêu cầu chi nhánh phải theo dõi số khách hàng còn nợ trên sổ công nợ và phải có trách nhiệm thu tiền cho nhà máy đến khi nào thu hết nợ về nhà máy mới thôi, tức là kế toán phải phản ánh: Nợ TK 131 Có TK Số khách hàng còn nợ phải thu cho nhà máy 136 Kế toán tại nhà máy không hạch toán bắn nợ lên nhà máy nh cũ nữa, không phản ánh bút toán: Nợ TK 131 Có TK Kết chuyển d nợ chi nhánh về nhà máy. .. nhà máy 136 Kế toán phải theo dõi công nợ của chi nhánh với nhà máy thôi Nợ TK 136 Có TK Số nợ còn phải thu 131 Giải pháp 2: Về tổ chức công tác kế toán bán hàng Hình thức kế toán Nhật ký chung CN đang áp dụng là rất hợp lý cho công tác kế toán trên máy nhng về cách hạch toán ghi chép phản ánh vào sổ sách tổng hợp và chi tiết cần xem xét lại và bổ sung thêm Đối với doanh thu thu tiền ngay kế toán cha... hiện nh trên thì kết quả kinh doanh của nhà máy mới chính xác sát với thực trạng và công việc lập kế hoạch SXKD, tiêu thụ một cách hợp lý nhằm nâng cao hiệu quả SXKD của mình Giải pháp 7: Hạch toán ở bộ phận bảo hành sản phẩm Hiện nay nhà máy mới thành lập trung tâm bảo hành sản phẩm về phơng pháp hạch toán tại bộ phận này là cha có, kế toán mới chỉ theo dõi chung tổng hợp vào với nhà máy do vậy cần... hạch toán giảm chi phí bán hàng, kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 335 - Chi phí phải trả Có TK 641 - Chi phí bán hàng (6415) - Trờng hợp không trích trớc chi phí bảo hành, số tiền phải trả cho đơn vị cấp dới, đơn vị bảo hành, kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (6415) Có TK 111,112,336 Giải pháp 8: áp dụng máy vi tính vào công tác kế toán Hiện nay nhà máy áp dụng máy vi... giờ thì sản phẩm không bán đợc do có một số hãng sản xuất khác cạnh tranh vậy nhà máy cần có biện pháp tháo gỡ vấn đề này 1 Cần phải tìm hiểu thị trờng có những khoảng trống ở vùng nào cha có sản phẩm cạnh tranh đa đến đẩy mạnh tiêu thụ ở vùng miền đó Nhà máy cần phải tính toán chặt chẽ chi phí lu thông trớc khi quyết định 2 Hạ thấp giá thành sản phẩm bán ra: do tính đặc thù sản phẩm của nhà máy có... hành hạch toán độc lập và quyết toán với nhà máy Kế toán trởng nên xem xét và áp dụng ngay Thông t số 10 TC/CĐKT hớng dẫn sửa đổi bổ sung chế độ kế toán DN ban hành ngày 20/3/1997 1 Hạch toán ở bộ phận sửa chữa bảo hành - Khi phát sinh chi phí bảo hành sản phẩm, kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 621, 622, 627 Có TK 111,152,214,334 - Cuối kỳ, kế toán kết chuyển chi phí bảo hành sản phẩm, ghi số theo... nhỏ bé công sức của mình vào việc hoàn thiện công tác kế toán, đồng thời tăng cờng hiệu quả sản xuất kinh doanh trong các doanh nghiệp Qua việc học tập và nghiên cứu lý luận trên ghế nhà trờng kết hợp với việc nắm bắt thu nhận kiến thức thực tế trong thời gian thực tập tại nhà máy Thiết bị Bu điện em đã hoàn thành luận văn tốt nghiệp với các nội dung về: cơ sở lý luận, tổ chức công tác kế toán bán hàng... - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Có TK 621,622,627 - Khi công việc sửa chữa, bảo hành sản phẩm hoàn thành, bàn giao cho khách hàng, kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 632 - Giá vốn hàng hoá Có TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh Có TK 632 - Giá vốn hàng bán - Số thu về sửa chữa bảo hành sản phẩm mà cấp trên và đơn vị nội bộ phải thanh toán, kế . một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán sản phẩm tại CN miền bắc - nhà máy Thiết bị Bu điện I-/ Đánh giá khái quát công việc thực hiện công. máy vi tính cho các nhân viên kế toán. II-/ Một số ý kiến nhằm đề xuất hoàn thiện công tác kế toán bán sản phẩm tại CN - nhà máy TTBĐ. Để quản lý quá trình