KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY AFIMEXCO

Khái quát về Công ty AFIMEXCO 1.1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty kinh doanh nông lâm sản xuất khẩu nhà nớc là một doanh nghiệp nhà nớc, trực thuộc Sở nông nghiệp phát triển nông thôn Hà Nội. Tiền thân của công ty là xí nghiệp giống - thiết kế trồng rừng đợc thành lập tháng 12/1984, năm 1985 đổi tên thành Công ty dịch vụ lâm nghiệp. Sau nhiều lần thay đổi tên, hiện nay tên của Công ty là Công ty xuất nhập khẩu và xây dựng Nông lâm nghiệp và có tên giao dịch quốc tế là: AFIMEXCO. Nhìn chung , từ khi thành lập đến nay, trải qua nhiều khó khăn Công ty đã thu đợc một số thành tựu đáng kể. Sau một thời gian dài gia công hàng xuất khẩu thông qua các công ty bạn, Công ty rút ra cho mình đợc những kinh nghiệm quý báu nên công ty đã tự xuất khẩu đợc những lô hàng đầu tiên do chính công ty gia công đặc biệt là những mặt hàng gia công từ gỗ pơmu. Công ty đã tiến hành tốt các hoạt động kinh doanh của mình và đóng góp vào sự phát triển của ngành và sự phát triển của toàn bộ nền kinh tế. Điều này đợc thể hiện: Tổng doanh thu tăng qua các năm, kim ngạch xuất khẩu tăng, lơng của công nhân viên đã tăng, đời sống đợc cải thiện. Báo cáo tài chính 2 năm qua : Tài sản Năm 2003 Năm 2004 So sánh năm 2003 và năm 2004 Số tuyệt đối(%) Số tơng đối(%) 1- Tổng tài sản có 25.022.042.457 36.422.410.68 1 11.400.368.224 219.48 2- Doanh thu thuần 55.918.522.656 63.700.834.88 3 7.782.312.227 13.92 3- Nợ phải trả 690.171.760 23.477.232.18 2 22787060422 3.02 4- Nguồn vốn và các quỹ lớn nhất 6.810.460.377 12.209.927.40 4 5399467027 126.13 Qua bảng số liệu trên cho ta thấy tổng tài sản của doanh nghiệp năm 2004 tăng hơn năm 2003 là 219.48%. Bên cạnh đó nguồn vốn và quỹ của năm 2004 cũng lớn hơn năm 2003 là 126.13%. Doanh thu thuần năm 2004 cao hơn năm 2003 la 13.92%. Cho thấy tình hình kinh doanh của doanh nghiệp trong hai năm vừa qua đã có nhiều bớc tiến. Dẫn đến đời sống của cán bộ công nhân viên ngày càng đợc cải thiện, đảm bảo cả đời sống vật chất lẫn tinh thần, cùng một cơ chế thởng phạt, phụ cấp hợp lý, công minh nên đã khuyến khích đợc tinh thần lao động hăng say, nhiệt tình, phát huy đợc tính sáng tạo, chủ động trong công việc, góp phần không nhỏ vào sự phát triển không ngừng của Công ty. Bên cạnh đó tổng số khoản nợ phải trả năm 2004 tăng hơn năm 2003 là 3.02%, Công ty nên có nhiều biên pháp tích cực hơn nữa đề có thể thanh trừ các khoản nợ. ban giám đốc Phòng kế toán tài vụ Phòng tổ chức hành chính P. vật tư P. kinh doanh P.XNK P. KT lâm sinh XN chế biến lâm sảnXN đồ mộc bao bìXN dịch vụ lâm nghiệpXN giống lâm nghiệp Phủ LỗXN xây dựng và phát triển nông thônPhân xưởng chế biến nông sản 3 1.2. Chức năng hoạt động, nhiệm vụ và các ngành nghề kinh doanh của Công ty a. Chức năng hoạt động - Thu mua và chế biến các mặt hàng nông lâm sản để tiêu dùng nội địa và xuất khẩu. Cung ứng và kinh doanh vật t nguyên liệu các sản phẩm gỗ phục vụ cho các đơn vị chế biến gỗ trên địa bàn Hà Nội và các tỉnh. - Sản xuất kinh doanh và xuất khẩu các mặt hàng tiềm năng nh các mặt hàng thủ công mỹ nghệ, cây giống, cây cảnh, các loại rau sạch (tợng các loại đợc làm từ gỗ, thảm gỗ, các sản phẩm song mây). - Kinh doanh dịch vụ vật t, phân bón, t liệu sản xuất các mặt hàng công nghiệp thực phẩm và hàng tiêu dùng ôtô, xe máy, nhà hàng khách sạn, dịch vụ du lịch - Quy hoạch, thiết kế xây dựng các công trình dân dụng công nghiệp, giao thông thuỷ lợi và công trình điện. - T vấn, xây dựng các dự án lâm nghiệp, môi sinh, môi trờng và liên doanh, liên kết các đơn vị trong và ngoài nớc để thực hiện . b. Nhiệm vụ của công ty Xây dựng và thực hiện tốt các kế hoạch sản xuất và kinh doanh, chức năng làm việc của đội ngũ cán bộ công nhân viên hiện có và không ngừng nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty. Thực hiện chế độ phân phối công việc theo từng lao động, không ngừng đào tạo để nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ công nhân viên trong toàn bộ công ty. Quản lý ngoại tệ chặt chẽ và sử dụng hợp lí đúng mục đích. Thực hiện công tác chế biến kinh doanh những mặt hàng xuất khẩu do Công ty sản xuất đồng thời thờng xuyên theo dõi nắm bắt tình hình nhu cầu tiêu dùng và giá cả trên thị trờng trong và ngoài nớc để không ngừng đa hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty ngày một cao.Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với nhà nớc, ngoài ra Công ty còn phải nộp đầy đủ các khoản thuế khấu hao tài sản cố định do nguồn vốn ngân sách nhà nớc cấp. 1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động a. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí của công ty Công ty xuất nhập khẩu và xây dựng nông lâm nghiệp có trụ sở chính đặt tại 1004 Láng Thợng-Đống Đa-Hà Nội. Công ty có 300 cán bộ công nhân viên, trong đó số có trình độ đại học là 87 ngời, trung cấp là 90 ngời và số còn lại là lao động phổ thông. Công ty thực hiện chế độ quản lí tập thể từ các cơ sở, đơn vị trực thuộc nh: - Xí nghiệp chế biến lâm sản - Xí nghiệp đồ mộc và bao bì xuất khẩu - Xí nghiệp chế biến nông sản - Ngoài ra còn có một số các đơn vị trực thuộc nh :xí nghiệp giống lâm nghiệp Phủ lỗ,xí nghiệp dịch vụ lâm nghiệp, xí nghiệp xây dựng và phát triển nông thôn, phân xởng chế biến 3. Các đơn vị, xí nghiệp này đều có bộ máy, cơ cấu tổ chức riêng để phù hợp với từng mô hình sản xuất, dới sự quản lí của Công ty. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Nguyên vật liệu (gỗ hộp) Kho công ty Xuất cho tổ xẻXẻ thành phôi Xuất cho các tổ mộc Bộ phận hoàn thiện Tổ KCS Thành phẩmBao bì đóng gói Thành phẩm Nhập kho hàng rời Nguyên vật liệu (gỗ hộp) Đơn đặt hàng b. Chức năng nhiệm vụ của mỗi phòng ban - Một giám đốc công ty: chịu trách nhiệm chung về các hoạt động kinh doanh của công ty. - Hai phó giám đốc: + Phó giám đốc phụ trách kinh doanh XNK. + Phó giám đốc Lâm sinh, thiết kế xây dựng và cây giống lâm nghiệp. * Phòng kế toán: Có chức năng và nhiệm vụ quản lý vốn và cơ sở vật chất có hiệu quả, lập kế hoạch tài chính của Công ty, đảm bảo luân chuyển và vòng quay vốn nhanh, tổ chức hạch toán toàn diện mọi nghiệp vụ kinh doanh, giám sát mọi hoạt động bằng đồng tiền của công ty. * Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu : Có nhiệm vụ lo thủ tục, giấy tờ đầy đủ cho việc xuất khẩu hàng hoá Công ty. * Phòng tổ chức hành chính ; Có chức năng nhiệm vụ tuyển chọn, sắp xếp cán bộ vào các bộ phận của Công ty phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh . Quản lý tài sản công cụ lao động nhỏ, phơng tiện đi lại và chi phí tiền lơng lu trữ các loại hồ sơ, tài liệu trong công ty và thờng trực, tham mu cho giám đốc làm hồ sơ xử lí các vi phạm của công ty và pháp luật. * Phòng vật t ;Chịu trách nhiệm cung cấp toàn bộ vật t (phân bón, máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu . . . ). Tìm các nguồn vốn đầu t từ bên ngoài kể cả các máy móc, trang thiết bị, công nghệ mới để tạo ra sản phẩm có chất lợng cao. * Phòng kỹ thuật lâm sinh; Nghiên cứu, phân tích, xác định chính xác từng loại mặt hàng đợc làm từ loại gỗ gì. Xây dựng mẫu thiết kế sao cho phù hợp với từng loại mặt hàng, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của công ty từ đó đa ra những yêu cầu về nguyên vật liệu cho từng sản phẩm. * Xí ngiệp chế biến lâm sản và xí nghiệp đồ mộc bao bì xuất khẩu: là hai cơ sở sản xuất chính và chủ yếu của Công ty về hàng gỗ và lâm sản. * Xí nghiệp dịch vụ lâm nghiệp , xí nghiệp giống lâm nghiệp Phủ Lỗ: chuyên cung cấp các loại giống trồng rừng, cây cảnh phục vụ trong nớc và xuất khẩu. 1.4. Qui trình công nghệ sản xuất sản phẩm *Đặc điểm quy trình công nghệ Khi Xí nghiệp chế biến lâm sản và đồ mộc nhận đợc đơn đặt hàng thì tiến hành mua nguyên vật liệu( gỗ hộp). Sau khi gỗ hộp mua về lập tức đợc nhập vào kho của công ty. Kho lại xuất cho tổ xẻ, tổ xẻ xẻ thành phôi rồi giao cho bộ phận hoàn thiện. Bộ phận hoàn thiện tiến hành đánh ráp, bào nhẵn, xuất cho các tổ mộc. Tổ mộc lắp ráp, hoàn thiện sản phẩm rồi chuyển cho tổ KCS. Tổ KCS sau khi kiểm định chất l- ợng thành phẩm, một số đợc tiến hành đóng gói bao bì và xuất trực tiếp. Số còn lại thì đa vào thành phẩm nhập kho hành rời. * Cơ cấu và các hình thức tổ chức quản lí lao động trong Công ty. Công ty xuất nhập khẩu và Xây dựng NLN là một trong các công ty của nhà n- ớc, những cán bộ công nhân viên trong biên chế của công ty đều thuộc biên chế nhà n- ớc. Ngoài số cán bộ nói trên, số còn lại là ký hợp đồng dài hạn hay ngắn hạn đều do sự thoả thuận giữa ngời lao động và Công ty. Công ty có tổng số 300 cán bộ công nhân viên trong đó: Số ngời biên chế là 264 ngời, số ký hợp đồng là 36 ngời. Công ty có áp dụng hình thức quản lí sau: - Quản lí theo hiệu quả kinh doanh đối với các phòng: kinh doanh vật t, các đơn vị, xí nghiệp trực thuộc có tham gia và không tham gia kinh doanh . . . Quản lí theo thời gian đối với bộ máy hành chính (các phòng, ban) của văn phòng Công ty. * Năng suất lao động và trả công lao động Công ty hạch toán lơng cho cán bộ công nhân viên bằng hai hình thức: Trả lơng theo thời gian và trả lơng theo hình thức khoán sản phẩm 1.5. Nội dung tổ chức công tác kế toán của Công ty a. Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Phòng tài chính kế toán của Công ty góp phần quan trọng vào việc quản lý các hoạt động kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm trớc công ty về hoạt động tài chính kế toán, cung cấp các thông tin kịp thời bằng con số là thớc đo giá trị một cách nhanh chóng chính xác ,kịp thời phục vụ cho ban giám đốc và các bộ phận chức năng khác của công ty Do qui mô vừa và mục đích nhằm tạo điều kiện để kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ, đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trởng cũng nh sự chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo doanh nghiệp đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh và công tác kế toán, Công ty đã áp dụng hình thức kế toán tập trung. Hình thức này còn thuận tiện trong việc phân công và chuyên môn hoá công việc đối với cán bộ kế toán cũng nh việc trang bị những phơng tiện, kỹ thuật tính toán, xử lý thông tin của Công ty Kế toán trưởng Kế toán tổng hợpKế toán NVL và giá thànhKế toán thanh toánKế toán ngân hàng và TSCĐ Thủ quỹ Nhân viên kinh tế ở các xí nghiệp, phân xưởng trực thuộc Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty Hình1.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty Theo hình thức này thì toàn bộ công việc kế toán đợc thực hiện tập trung tại phòng kế toán Công ty, ở các đơn vị trực thuộc không tổ chức bộ phận kế toán riêng mà chỉ bố trí nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ hớng dẫn, thực hiện hạch toán ban đầu, thu thập, kiểm tra chứng từ và định kỳ gửi chứng từ gốc về phòng kế toán tập trung tại doanh nghiệp. * Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán: - Kế toán trởng: Điều hành bộ máy kế toán của doanh nghiệp, chịu trách nhiệm kiểm tra mọi chế độ tài chính và chế độ hạch toán kế toán, kiểm tra việc lập báo cáo tài chính theo chế độ báo cáo tài chính của nhà nớc và công ty qui định. - Kế toán tổng hợp: kiểm tra giám sát hoạt động của tất cả các kế toán thành viên, tập trung thông tin từ kế toán thành viên và làm cầu nối với kế toán trởng. - Kế toán vật liệu và giá thành: có nhiệm vụ nắm chắc tình hình về giá cả số l- ợng, gía trị vật liệu tồn kho. Giám sát tình hình sử dụng nguyên vật liệu. - Kế toán thanh toán: nắm chắc các nguyên tắc, chế độ tài chính và kế toán hiện nay để tính toán và giải quyết các vấn đề thanh toán, thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, kho bạc. - Kế toán ngân hàng và tài sản cố định: theo dõi chặt chẽ các tài khoản tiền gửi ngân hàng các hoạt động rút tiền gửi. Theo dõi và thực hiện việc tính toán khấu hao TSCĐ, quản lý TSCĐ về mua mới, thanh lý của công ty, tình hình trích nộp khấu hao TSCĐ. - Thủ quỹ rút tiền gửi ngân hàng, kho bạc có nhiệm vụ tổ chức thu và chi tiền khi có phiếu thu và phiếu chi do kế toán thanh toán thành lập. b. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán : Chứng từ kế toán là khâu đầu tiên cuả công tác thông tin kinh tế trong Công ty, mang tính chất pháp lý cao, cung cấp tài liệu cho phân tích kinh tế. Hệ thống chứng từ kế toán của công ty đợc tổ chức theo quy định của chế độ kế toán hiện hành chia thành các chỉ tiêu sau: * Chứng từ về lao động và tiền lơng: - Bảng chấm công, Bảng thanh toán lơng, giấy thanh toán BHXH . . . Chứng từ gốc Sổ quỹ Chứng từ ghi sổ Sổ, thẻ chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp số liệu Báo cáo kế toán - Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc đã hoàn thành (06-LĐTL) * Chứng từ vật t, công cụ dụng cụ: - Phiếu nhập, xuất kho (Mẫu 01- VT) - Biên bản kiểm nghiệm vật t,hàng hoá (Mẫu 05-VT) . . . * Chứng từ tài sản cố định: - Biên bản giao nhận tài sản cố định mẫu số 01- TSCĐ. - Biên bản thanh lý TSCĐ do Hội đồng thanh lý lập khi tiến hành kiểm kê thanh lý TSCĐ, biên bản giao nhận tài sản sửa chữa lớn đã hoàn thành. * Chứng từ tiền tệ: - Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán . c. Tổ chức vận dụng tài khoản kế toán: Công ty hiện nay chỉ vận dụng những tài khoản thuộc bảng cân đối kế toán còn các tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán công ty không sử dụng. Công ty sử dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên để hạch toán cho nên các tài khoản sử dụng trong phơng pháp kiểm kê định kỳ nh TK631, 611 công ty không sử dụng. Để phù hợp với qui mô sản xuất kinh doanh của công ty, trình độ chuyên môn của cán bộ làm công tác kế toán và trang thiết bị máy móc phục vụ cho công tác kế toán, công ty đã lựa chọn và vận dụng hình thức kế toán " Chứng từ ghi sổ ". Theo hình thức này các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh ở chứng từ gốc đều đợc phân loại theo các chứng từ có cùng nội dung, tính chất nghiệp vụ để lập chứng từ ghi sổ tr- ớc khi vào sổ kế toán tổng hợp. Việc ghi sổ kế toán tách rời giữa việc ghi theo thứ tự thời gian và ghi theo hệ thống giữa việc ghi sổ kế toán tổng hợp với sổ kế toán chi tiết. Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Hình1.3. Sơ đồ biểu diễn hình thức kế toán chứng từ ghi sổ Trình tự ghi sổ: 1. Định kỳ 10 ngày một lần, căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán kiểm tra đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ , từ đó tiến hành phân loại và lập chứng từ ghi sổ. 2. Các chứng từ cần hạch toán chi tiết đợc kế toán ghi vào sổ kế toán chi tiết. 3. Các chứng từ thu chi tiền mặt đợc thủ quĩ ghi vào sổ quỹ rồi chuyển cho bộ phận kế toán. 4. Căn cứ vào các chứng từ ghi sổ đã lập, kế toán ghi sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó ghi vào sổ cái. 5. Cuối năm căn cứ vào sổ kế toán chi tiết, kế toán lập bảng tổng hợp số liệu chi tiết, căn cứ vào sổ cái, kế toán lập bảng cân đối phát sinh các tài khoản. 6. Kế toán kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ cái và bảng tổng hợp số liệu. 7. Tập hợp số liệu, kế toán lập báo cáo tài chính. d. Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính * Công việc kế toán trong mỗi phần hành Công ty đã lựa chọn và vận dụng hình thức kế toán "Chứng từ ghi sổ" để hạch toán. Công ty tuân thủ theo đúng chế độ kế toán của bộ tài chính, do vậy trong mỗi phần hành kế toán thì trình tự hạch toán cũng tuân thủ đúng theo chế độ, hàng ngày các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc phản ánh trên các chứng từ gốc, căn cứ vào chứng từ ghi sổ và cũng từ các chứng từ gốc đó kế toán ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Từ chứng từ ghi sổ ta lập sổ cái, căn cứ vào sổ cái ta lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (đợc lập từ các sổ kế toán chi tiết) đợc dùng để lập báo cáo. * Hệ thống báo cáo tài chính: Công ty áp dụng hệ thống báo cáo tài chính do bộ tài chính ban hành. . . 1.6 Quy trình luân chuyển chứng từ - Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán TSCĐ: căn cứ vào hoá đơn biên bản giao nhận TSCĐ, hoặc biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản kiểm kê TSCĐ, kế toán lập chứng từ ghi sổ, sổ đăng kí chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết TK 211, sổ cái TK 211 sau đó kế toán tiến hành lu chứng từ. - Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán vật t, CCDC: căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm vật t, hạn mức vật t để lập phiếu nhập kho, phiếu xuất kho; căn cứ vào chỉ tiêu số lợng trên các chứng từ này, thủ kho ghi vào thẻ kho. Kế toán cập nhật chứng từ ban đầu ghi vào sổ chi tiết vật liệu; bảng kê nhập _xuất_ tồn; bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại; sổ cái TK 152. - Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền lơng, tiền công và các khoản trích theo lơng: căn cứ vào bảng chấm công; phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc đã hoàn thành kế toán lập bảng phân bổ tiền lơng, trích BHXH; ghi sổ đăng kí chứng từ ghi sổ và sổ cái TK 334. 1.7 Nhận xét đánh giá chung Công ty Xuất nhập khẩu và Xây dựng nông lâm nghiệp với hơn 20 năm xây dựng và trởng thành đến nay công ty đã trở thành một trong những công ty có vị trí quan trọng trong nền kinh tế. Cùng với sự đi lên của nền kinh tế đất nớc, công ty dã không ngừng lớn mạnh và hội nhập với nền kinh tế của thị trờng. Qua thời gian thực tập và tìm hiểu thực tế tại công ty. Em nhận thức đợc tầm quan trọng của công việc kế toán toàn công ty cũng nh hiểu đợc một cách sâu sắc nhất những công việc sổ sách kế toán cần biết và cần làm. Hơn nữa, em thấy đợc không khí làm việc nhiệt tình, tận tụy của phòng kế toán, có thể xem trực tiếp sổ chi tiết, sổ chứng từ ghi sổ, sổ cái, hình dáng và nội dung ra sao, ghi chép số liệu nh thế nào. Những kiến thức thực tế đó đã giúp em củng cố, mở rộng kiến thức đã học ở trờng và áp dụng vào thực tế. Bên cạnh đó qua thời gian thực tập này, bớc đầu em đã đợc làm quen với nội dung, quy chế, tác phong làm việc tại một doanh nghiệp nhà nớc. Mặt khác, do thời gian thực tập có hạn và kiến thức còn hạn chế nên em cha đi sâu tìm hiểu đợc đầy đủ các phần hành kế toán . . trong Công ty. Công ty xuất nhập khẩu và Xây dựng NLN là một trong các công ty của nhà n- ớc, những cán bộ công nhân viên trong biên chế của công ty đều. quý báu nên công ty đã tự xuất khẩu đợc những lô hàng đầu tiên do chính công ty gia công đặc biệt là những mặt hàng gia công từ gỗ pơmu. Công ty đã tiến