KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU VÀ TƯ VẤN- DỊCH VỤ ĐO ĐẠC BẢN ĐỒ (IMECOSUM).DOC

KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU VÀ TƯ VẤN- DỊCH VỤ ĐO ĐẠC BẢN ĐỒ (IMECOSUM)

Công ty xuất nhập khẩu vàT vấn - Dịch vụ đo đạc bản đồ ( tên giao dịch viết tắt là imecosum) là doanh nghiệp Nhà nớc trực thuộc Tổng cục địa chính hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu và t vấn dịch vụ đo đạc bản đồ

Tên gọi chính thức: Công ty xuất nhập khẩu và T vấn - Dịch vụ đo đạc bản đồ Import-Export and Consultancy - Service Company For Surey and Mapping

Tên giao dịch: imecosum

Trụ sở chính đặt tại 69 Nguyễn Chí Thanh-Quận Đống Đa -Hà Nội Điện thoại giao dịch : 8259869-7730680

Fax: 84.4.8267398 - 84.4.835672

Công ty có tài khoản ngoại tệ tại Ngân hàng ngoại thơng Việt Nam, có con dấu riêng để giao dịch mang tên :Công ty xuất nhập khẩu và T vấn - Dịch vụ đo đạc bản đồ

Công ty đợc đặt dơí sự quản lý toàn diện của Tổng cục địa chính, chịu sự quản lý của Nhà nớc về hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của Bộ thơng mại.

Công ty thành lập theo quyết định số 109/1999/QĐ-ĐC ngày 18-3-1999 của Tổng cục truởng Tổng cục địa chính căn cứ theo quyết định số 1254/ĐMDM ngày 23-10-1998, quyết định số 637/1998/QĐ-ĐC ngày 30-10-1998, quyết định số 715/1998/QĐ-ĐC ngày 24-11-1998 của tổng cục địa chính về việc sát nhập Trung tâm t vấn dịch vụ thuộc Công ty địa chính vào Công ty xuất nhập khẩu trắc địa bản đồ.

Tiền thân của Công ty là Công ty kỹ thuật trắc địa bản đồ, đợc thành lập vào năm 1989 theo quyết định của cục trởng cục đo đạc bản đồ nhà nớc với chức năng nhập khẩu công nghệ mới, phát triển công nghệ để hiện đại hoá nghành đo đạc bản đồ.

Năm 1999 là năm đầu tiên công ty thực hiện nhiệm vụ theo quyết định 715/QĐ-ĐC ngày 24-11-1998 của Tổng cục truởng cục địa chính về việc chuyển bộ phận kinh doanh vật t thuộc trung tâm dịch vụ trực thuộc Công ty địa chính vào Công ty xuất nhập khẩu trắc địa bản đồ và đổi tên thành Công ty xuất nhập khẩu và T vấn - Dịch vụ đo đạc bản đồ

Công ty là doanh nghiệp chịu sự quản lý của Nhà nớc nhng hạch toán độc lập và đợc quyền kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp Một vài năm gần đây, công ty đã chú trọng hơn tới hoạt động nhập khẩu ủy thác.

Hiện nay, Công ty đang là đại lý phân phối hàng cho hầu hết các nhà sản xuất thiết bị đo đạc bản đồ trên thế giới Đây là lợi thế quan trọng đối với một công ty để đả bảo quyền lợi bảo hành, sửa chữa, đào tạo công nghệ và cung cấp dịch vụ sau bán hàng, có lợi về giá cả và luôn đợc cập nhật thông tin về công nghệ mới nhất cho nghành Cho đến nay, Công ty xuất nhập khẩu và T vấn -Dịch vụ đo đạc bản đồ đã có chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh và Đà Nẵng

Có thể nói thêm rằng, năm 2000 năm chuyển giao thiên niên kỷ, Công ty xuất nhập khẩu và T vấn - Dịch vụ đo đạc bản đồ đã hoàn thành vợt mức kế hoạch đã đặt ra về tất cả các mặt Đây là năm sản xuất kinh doanh thắng lợi Quy mô hoạt động của Công ty đợc mở rộng , chức năng nhiệm vụ của đơn vị đ-ợc tăng thêm, giúp đơn vị có điều kiện mở rộng thêm sản xuất kinh doanh, đa dạng hoá mặt hàng và mở rộng dịch vụ.

Có thể khái quát tình hình phát triển của công ty trong vài năm gần đây thông qua một số chỉ tiêu sau:

II Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty xuất nhập khẩuvà T vấn- Dịch vụ đo đạc bản đồ(imecosum)

Góp phần vào sự phát triển của công ty thì phải kể đến nỗ lực đóng góp của 82 nhân viên và bộ máy quản lý về kinh tế, hoạt động giao dịch Đứng đầu là Giám đốc chịu trách nhiệm chung, lãnh đạo trực tiếp 2 Phó giám đốc, trung tâm kinh doanh xuất nhập khẩu, phòng tổ chức hành chính, phòng kế hoạch tài vụ còn các phòng ban trực thuộc phục vụ chung cho hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty.

1 Bộ máy quản lý của Công ty.

Công ty gồm 82 ngời trong đó có 5 ngời làm việc tại chi nhánh của Công ty tại thành phố Hồ Chí Minh , 3 ngời làm việc tại chi nhánh Đà Nẵng và 74 ngời làm việc tại Hà Nội

Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty đợc thể hiện ở hình vẽ trang bên

Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty imecosum

2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban.

- Ban giám đốc: Gồm có Giám đốc và 2 Phó giám đốc trong đó:

+ Giám đốc : phụ trách chung , phụ trách về tổ chức cán bộ, phụ trách kinh doanh.

+ Phó giám đốc thứ nhất: phụ trách về sản xuất ở khu vực Hà Nội - trụ sở chính (69 Nguyễn Chí Thanh).

+ Phó giám đốc thứ hai phụ trách khu vực Đà Nẵng, thành phố Hồ Chí Minh và miền tây.

- Phòng kế hoạch tài vụ: lập kế hoạch tài chính, tín dụng chuẩn bị vốn để sản xuất kinh doanh Cùng với các phòng ban phục vụ công tác kinh doanh xuất nhập khẩu thơng mại, hạch toán hớng dẫn kế toán quản lý tài sản, nguồn vốn của Công ty chi trả các khoản tiền lơng, tiền thởng, bảo hiểm xã hội lập báo cáo tài chính theo niên độ kế toán, theo chế độ tài chính hiện hành

- Phòng tổ chức hành chính: thực hiện quản lý nhân sự, sắp xếp cán bộ nhân viên phù hợp với trình độ chuyên môn công việc.

- Trung tâm kinh doanh xuất nhập khẩu: có chức năng, nhiệm vụ nghiên cứa thị trờng trong nớc và ngoài nớc để tìm ra phơng hớng kinh doanh phù hợp.

- Trung tâm bảo dỡng, sửa chữa và sản xuất thiết bị : đây là trung tâm duy nhất ở Việt Nam thực hiện bảo dỡng, sửa chữathiết bị đo đạc phục vụ cho việc kinh doanh máy thiết bị.

- Trung tâm t vấn dịch vụ đo đạc bản đồ:

+ Phòng t vấn dịch vụ: chủ yếu phục vụ cho thị trờng đất đai, đo đạc Công ty tiến hành t vấn và phục vụ khách hàng Trung tâm có nhiệm vụ phát hành giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.

+ Phòng t vấn công nghệ: là một trong những trung tâm công nghệ nổi tiếng của nghành địa chính Việt Nam Chức năng,nhiệm vụ của phòng vừa là giới thiệu máy móc, vừa bán hàng đồng thời cũng thực hiện chuyển giao công nghệ và hớng dẫn sử dụng

Phần II

Thực trạng hạch toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại công ty imecosum

I Giới thiệu chung về quá trình công tác kế toán lu chuyển hàng hoá nhậpkhẩu tại Công ty.

1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty

1.1 Chức năng, nhiệm vụ của phòng kế toán:

- Giám sát tình hình tài chính kế toán

- Nắm bắt hoạt động kinh doanh kịp thời và đầy đủ

-Tham gia cho giám đốc công ty về nguồn lực tài chính, quản lý vốn tiền tệ, tiền lơng, các khoản khấu hao, bảo hiển xã hội, thu hồi vốn

- Lập kế hoạch vốn kinh doanh cho chu kỳ tiếp theo - Phân tích các hoạt động kinh tế

-Tính toán trích nộp ngân sách theo đúng chế độ đầy đủ, kịp thời các khoản nợ phải đến hạn trả của Công ty

-Tham gia trực tiếp cùng các phòng ki nh doanh hàng hoá - Lập dự báo tài chính theo đúng chế độ

1.2 Bộ máy kế toán của Công ty: là 8 ngời, trong đó có một kế toán trởng, 1 kế

toán tổng hợp trên máy, những ngời còn lại làm việc theo các phận hành kế toán khác nhau Để đạt dợc đến mục đích cuối cùng là hạch toán có hiệu quả , Công ty đẫ tổ chức nên một bộ máy kế toán mà trong đó hầu hết các nhân viên có trình độ đại học, có kinh nghiệm, có trình độ chuyên môn cao

Sơ đồ phòng kế toán - tài vụ của Công ty imecosum

Quan hệ nghiệp vụ Quan hệ chỉ đạo

2 Công tác kế toán tại Công ty.

Công ty imecosum là đơn vị sản xuất kinh doanh hạch toán độc lập trực thuộc Tổng cục địa chính

Các chứng từ ban đầu làm cơ sở để ghi sổ kể toán của công ty đợc lập theo mẫu quy định của Bộ taì chính nh phiếu nhập kho , phiếu xuất kho, hoá đơn (GTGT) Niên độ kế toán của công ty bắt đầu từ 1/1 đến 31/12 hàng năm Đơn vị tiền tệ để ghi sổ thống nhát là VNĐ Nguyên tắc chuyển đổi các đồng tiền khác là theo tỷ giá ở thời điểm phát sinh nghiệp vụkinh tế Công ty áp dụng ph-ơng pháp nhập trớc -xuất trớc để xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ và theo dõi hàng tồn kho theo phong pháp thẻ song song

Về hình thức tổ chức , do có điều kiện trang bị máy vi tính nên kế toán Công ty sử dụng hình thức nhật ký chung Kế toán tập hợp và phân loại các chứng từ gốc nh phiếu nhập kho, hoá đơn rồi nhập vào máy tính Máy sẽ tự xử lý dữ liệu theo chơng trình đợc cài đặt theo cơ sở thông tin về mã hàng hoá, mã tài khoản để hình thành các tệp nhật ký chung, sổ chi tiết tài khoản, thẻ chi tiết vật t,các báo cáo kế toán

Đối với quá trình nhập khẩu hàng hoá, kế toán phải lập phiếu nhập kho , từ đó vào thẻ chi tiết vật t, hàng hoá, sổ chi tiết TK 1561, sổ nhật ký chung Chi phí thu mua hàng nhập khẩu đợc tập hợp vào TK 1562 Cuối tháng trên cơ sơ dữ liệu ở các sổ chi tiết ,máy tính sẽ đa ra số liệu trên sổ tổng hợp hàng hoá Đối với nghiệp vụ tiêu thụ hàng nhập khẩu, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho , lập

hoá đơn bán hàng , vào sổ chi tiết TK 1561,TK 632 sổ nhật ký chung để cuối tháng kết lập hợp sổ tổng hợp hàng hoá Để phù hợp với tình hình hoạt động , Công ty đã chi tiết TK 1561 thành 4 tiểu khoản sau :

TK 15611 " Hàng hoá , máy móc thiết bị " TK 15612 "Hàng hoá giấy và mốc sứ " TK15613 "Các loại sổ "

TK1562 "Chi phí thu mua hàng hoá "

Hoạt động nhập khẩu và tiêu thụ hàng nhập khẩu đã mang lại lợi nhuận chính cho Công ty Trên thực tế hàng nhập khẩu mua về để kinh doanh chủ yếu chiếm khoảng 80-90% Lợi ích đích thực của hoạt động nhập khẩu là khi tiêu thụ tốt hàng hoá đó ở thị trờng trong nớc Đối với quá trình tiêu thụ hàng nhập khẩu của Công ty thì chính tình hình thị trơng trong nớc , nhu cầu trong nớc là cơ sở quyết định

Sơ đồ : Quy trình hạch toán kế toán lu chuyển hàng nhập khẩu

Sơ đồ : Quy trình hạch toán kế toán lu chuyển hàng nhập khẩu

Sổ nhật Sổ tổng hợp TK 1561,TK 1562, TK 632 Các sổ, thẻ chi tiếtký chung TK 131, TK 911 Sổ tổng hợp hàng hóa nh thẻ kho

Kế toán trong các sổ phục vụ cho kiểm tra và báo cáo Kế toán cập nhật thông tin

Kế toán đối chiếu thông tin

II Kế toán nhập khẩu và tiêu thụ hàng nhập khẩu tại Công ty.1 Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu

1.1 Nhập khẩu trực tiếp

1.1.1 Một số quy định.

Mọi công việc liên quan đến hoạt động nhập khẩu từ khâu ký kết hợp đông đến khâu tiếp nhận hàng hóa đấy đủ đều do cán bộ phòng kinh doanh thực hiện Sau khi hoàn thành tức là sau khi hàng về kho , thủ kho hoàn tất thủ tục nhập kho , phòng kinh doanh mới tập hợp chững từ chuyển lên phòng kế toán để ghi nghiệp vụ phát sinh Do vậy, phòng kế toán của công ty không sử dụng TK151 "hàng đang đi đờng "để theo dõi hàng hoá nhập khẩu Trong trờng hợp phát hiện hàng thừa, thiếu sai quy định Công ty sẽ fax cho bên bán để thống nhất việc tăng,giảm tiền hàng Trong thanh toán quốc tế, công ty thờng áp dụng 2 phơng pháp thanh toán phổ biến là phơng thức tín dụng chứng từ (mở L/C) và phơng thức chuyển tiền (T/T) loại L/C là loại trả ngay(không huỷ ngang) và mở L/C tại Ngân hàng ngoại thơng Việt Nam với mức ký quỹ là 100% gía hợp đồng hoặc có trờng hợp đợc miễn ký quỹ Công ty thờng áp dụng phơng thức thanh toán ngay bằng chuyển tiền (T/T) đối với các hợp đồng có giá trị nhỏ và với những nhà cung cấp quen thuộc thờng xuyên

Điều kiện giao hàng thông thờng là CIF (Hà Nội ,Hải Phòng , Tân Sơn Nhất , Nội Bài) và công thức tính trị giá hàng nhập kho đợc xác định nh sau : Trị giá hàng = Trị giá hàng hoá + Thuế nhập + Phí bảo hiểm

nhập kho theo giá CIF khẩu (nếu có )

Đối với Công ty xuất nhập khẩu và t vấn dịch vụ đo đạc bản đồ, hàng hoá nhập khẩu về để phục vụ cho ngành địa chính đều là cácmặt hàng trong nơc sản xuất cha đáp ứng nên thúê nhập khẩu thờng chỉ với mức 0 đến 5% giá trị hàng

Công ty thống nhất sử dụng tỷ giá thực tế theo ngày do Ngân hàng ngoại thơng công bố để quy đổi ngoại tệ về VNĐ để ghi sổ

Công ty có nghĩa vụ nộp thếu đầy đủ, thờng là 1 tháng kể từ khi nhận đợc giấy thông báo thuế

1.1.2 Kế toán nghiệp vụ nhập hàng

Khi nhận đợc giấy báo hàng đã về đến cảng sân bay Công ty chuẩn bị các điều kiện để đi nhận hàng Số lợng thực nhập phản ánh trên phiếu nhập kho và đợc lập làm 3 liên :

-Liên 1: Lu tại quyển phiếu nhập tại Công ty

-Liên 2: Lu tại tập chứng từ nhập kèm theo bộ hồ sơ nhập -Liên 3: Dùng để hạch toán tại kho

Sau khi nhập số liệu của phiếu nhập kho vào máy tính, kế toán có thể theo dõi đợc toàn bộ giá trị của hàng nhập khẩu kho theo từng hợp đồng dới dạng

định khoản về tình hình thanh toán bằng cả nguyên tệ và đồng Việt Nam quy đổi trên sổ nhật ký chung Đồng thời sổ chi tiết TK 15611 sẽ phản ánh tình hình chi phí phát sinh xuất, nhập, tồn của tất cả hàng hoá nhập kho trong một tháng về mặt giá trị Trên cơ sở thẻ kho theo dõi về mặt số lợng, sổ chi tiết TK 15611 theo dõi về mặt giá trị thì thẻ chi tiết hàng hoá chính là sự khớp đúng giữa số liệu của thủ kho và phòng kế toán

để cùng quản lý những biến động của từng loại hàng hoá Sau đó, chỉ tiêu số l -ợng và thành tiền của mỗi loại hàng sẽ tơng ứng với một dòng trên sổ tổng hợp hàng hoá Do vậy , phần tổng cộng đúng của sổ này sẽ chính bằng tổng số tồn đầu kỳ, phát sinh nợ , có trong kỳ và tồn cuối kỳ trên số chi tiết TK15611.

1.2.Nhập khẩu uỷ thác

Từ một vài năm trở lại đây, Công ty đã chú trọng vào hình thức nhập khẩu uỷ thác.Với hoạt động này,Công ty không phải bỏ vốn mầ vẫn thu đợc lơị nhuận chính là số hoa hồng đợc hởng trong hợp đồng Trong hoạt động

này,Công ty phải ký kết một hợp đồng với bên giao uỷ thác và một hợp đồng với bên bán Đối với bên bán , Công ty vẫn thực hiện các khẩu theo nh nhập khẩu trực tiếp Còn với bên giao uỷ thác , Công ty sẽ thay mặt để nộp thuế, ký hợp đồng, kê khai hàng hoá , nhập hàng

và trong hợp đông uỷ thác phải quy định rõ về mức hoa hồng đợc hởng của bên nhận

Kế toán theo dõi toàn bộ phát sinh của 2 hợp đồng này trên cơ sở chi tiết TK 338 đợc mở theo từ bên giao uỷ thác

- Nhận tiền hàng và tiền thuế phải nộp của bên giao uỷ thác:

Đồng thời phản ánh số tiền hoa hồng đợc hởng do nhập uỷ thác, kế toán ghi nhận doanh thu :

Nợ TK 111,112,338 Có TK 511

Có TK 3331

Nợ (có) TK 413( nếu có)

Tại đơn vị giao uỷ thác : Là đơn vị đợc ghi nhận doanh số mua , bán hàng hoá nhập khẩu vì chính là ngời chịu chi phí mua hàng , thuế nhập khẩu

Bên giao uỷ thác phải trả cho bên nhận một khoản hoa hồng đợc tính vào chi phí mua hàng

2 Kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng nhập khẩu.

2.1 Một số quy định

Thị trờng tiêu thụ chủ yếu của Công ty là trong nớc Do điều kiện và yêu cầu kỹ thuật đối với hàng hoá chuyên nghành nên phơng thức tiêu thụ tại công tylà bàn trực tiếp qua kho Bên mua căn cứ với hợp đồng đã ký với imecosum cử cán bộ của mùnh đến nhập hàng tại kho của công ty bằng phơng tiện của mình , những chi phí phát sinh thờng do bên mua chịu.

Đối với đơn vị có nhu cầu mua hàng , kế toán tiến hành lập báo giá chi tiết cho tứng hàng hoá rồi gửi cho bên mua Nếu chấp nhận hai bên sẽ ký hợp đồng , thoả thuận rõ về số lợng giá cả, chủng loại , điều khoản thanh toán thông thờng

áp dụng phơng thức thanh toán ngay bởi tiền mặt hoặc ngoại tệ bởi phù hợp với hình thức bán lẻ của công ty.

2.2 Kế toán nghiệp vụ tiêu thụ.

Công ty imecosum dùng phơng thức tiêu thụ tại Công ty là bán trực tiếp qua kho , xác định giá vốn hàng bán theo phơng pháp nhập trớc- xuất tr-ớc.Khi bên mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán ,kế toán xuất hoá đơn đồng thời nhập dữ liệu vào máy để theo dõi trên sổ nhật ký chung dới dạng định khoản Tơng ứng sẽ theo dõi đợc tình hình thanh toán trên sổ chi tiết các tài khoản tiền mặt , tiền gửi, khoản phải thu Số liệu về giá vốn của hàng xuất bán trên số tổng hợp TK 6321 phải trùng khớp với cột thành tiền trong mục xuất trên thẻ chi tiết hàng hoá và số phát sinh có ghi nhận giá vốn của sổ chi tiết TK 15611 Cuối quý kết chuyển theo quy định Sổ tổng hợp TK 5111 phản ánh toàn bộ doanh thu của hoạt động tiêu thụ hàng nhập khẩu và hoạt động uỷ thác Hết một quý thực hiện kết chuyển vào TK 911 Đến kỳ lập báo cáo, sổ tổng hợp TK 911 ghi nhận số kết chuyển doanh thu của các hoạt động nhập khẩu, giá vốn hàng bán , chi phí bán hàng và quản lý trong kỳ để tính đợc phần lãi hay lỗ của hoạt động nhập khẩu nói chung.

3 Kế toán nghiệp vụ dự phòng giảm giá hàng hoá nhập khẩu

3.1 Một số quy định

Đối với máy móc thiết bị nhập khẩu về , Công ty chủ yếu tiêu thụ ở thị tròng trong nớc Do đó, trớc hết về mặt gía trị sẽ có những khoản chênh lệch do ghi nhận doanh thu bằng VNĐ Hơn nữa, trong cơ chế thị trờng cạnh tranh hiện nay, giá cả hàng hoá do thị trừong quyết định nên công ty không tránh khỏi các khoản lỗ trong kinh doanh hàng nhập khẩu nói riêng Để dự trù những khoản thiệt hại có thể xảy ra đó, hàng năm , Công ty tiến hành trích lập và hoàn nhập dự phòng giảm giá hang tồn kho trên cở sở nghiên cứu giả cả thị trờng Kế toán căn cứ vào biên bản cuộc họp đánh giá hàng tồn kho để xác định số dự phòng giảm giá cho niên độ kế toán tiếp , lập ra bảng kê chi tiết cho các mặt hàng có khả năng giảm giá Đến đầu niên độ kế toán mới nhng ngời có nhiệm vụ liên quan tiến hành đánh giá hàng tồn khovà nghiên cứa xu hớng giá cả thị tr-ờng xác định lại khả năng giảm giá

3.2 Kế toán nghiệp vụ dự phòng giảm giá

Cuối mỗi niên độ kế toán, kế toán trởng hoàn nhập số dự phòng đã trích lập trong năm vào thu nhập bất thờng bằng bút toán :

Nợ TK 159 Có TK 721

Đồng thời căn cứ theo bảng kê chi tiết cácmặt hàng có khả năng giảm giá, tiến hành trích lập dự phòng cho niên độ mới bằng bút toán :

Phơng hớng hoàn thiện hạch toán lu chuyển Hàng hoátại Công ty xuất nhập khẩu và t vấn

dịch vụ do đạc bản đồ (imecosum)

I Đánh giá tổng quát tình hình hạch toán lu chuyển hàng hoá tại Công ty.1 Một số u điểm về hạch toán hàng nhập khẩu

Phòng kế toán của Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung thực hiện trên máy tính, có nối mạng với các chi nhánh để cùng hoạt động Do đó giảm nhẹ đựơc công việc kế toán, tránh sai xót trong quá trình hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết, hạch toán theo thời gian và hạch toán theo hệ thống, rất thuận tiện cho việc kiểm tra và đối chiếu số liệu