Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tại Công ty Dược phẩm TW1

Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tại Công ty Dợc phẩm TW1 I. Một số nhận xét về công tác tổ chức kế toán tại Công ty Dợc phẩm TW1. 1. Về cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán. Phòng kế toán của Công ty với biên chế 13 ngời đợc sắp xếp hợp lý trong công việc để phù hợp với nội dung kế toán đã đợc đặt ra và khối lợng công tác phát sinh trong quá trình hoạt động. Có thể nói rằng sự phân công nhiệm vụ cho từng đối tợng lao động trong phòng kế toán là hết sức khoa học, hợp lý và vừa đủ. Thể hiện ở chỗ, trong phòng đã có sự phân công, từng phần hành cho từng nhân viên kế toán đảm nhiệm do đó không xảy ra tình trạng không có việc làm hay d thừa lao động. Mặt khác cùng với sự hiểu biết cùng với kinh nghiệm thu đợc nhiềm năm làm kế toán, kế toán trởng đã cùng với nhân viên trong phòng thực hiện cơ giới hóa kế toán nên đã giảm bớt đợc khối lợng công việc, tiết kiệm chi phí do giảm bớt hoạt động của nhân viên kế toán. 2.Về công tác tổ chức kế toán. Công ty áp dụng theo mô hình tập trung trực tuyến với hình thức ghi sổ nhật ký chứng từ. Công tác kế toán nói chung đợc thực hiện tốt, phản ánh và cung cấp kịp thời về tình hình biến động tài sản và nguồn vốn, tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế tài chính, từ đó giúp lãnh đạo Công ty có quyết định đúng đắn kịp thời trong các phơng án kinh doanh. Việc áp dụng khoa học kỹ thuật vào công tác kế toán, đa máy vi tính vào sử dụng, có phần mềm kế toán riêng, phù hợp với điều kiện của Công ty nhờ đó giúp giảm nhẹ khối lợng công việc ghi chép của nhân viên kế toán mà vẫn cung cấp thông tin kịp thời chính xác, đáp ứng yêu cầu quản lý kinh doanh của Công ty. 3. Về công tác bảo quản và lu trữ chứng từ. Chứng từ hạch toán ban đầu đợc hạch toán nghiêm chỉnh và sắp xếp có khoa học. Chứng từ sử dụng trong đơn vị vừa đảm bảo tính hợp pháp, vừa đảm bảo chế độ chứng từ kế toán do Nhà nớc ban hành. Việc sắp xếp, chứng từ nhanh chóng kịp thời đã giúp cho công tác kế toán trong giai đoạn kế tiếp đợc tiến hành nhanh gọn. Thêm vào đó là việc giúp ích cho cán bộ công nhân viên trong phòng có thể tìm thấy nhanh chóng thông tin, số liệu cần thiết cho công việc. 1 1 4. Về hệ thống tài khoản. Để phù hợp với đặc đỉêm kinh doanh và hạch toán, trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp, Công ty đã tiến hành mở những tài khoản chi tiết cho từng loại hình sản xuất, từng kho hàng, góp phận tạo nên sự thuận lợi cho công tác quản lý của Công ty. II. Tồn tại: Một bộ máy kế toán dù hiệu quả đến đâu vẫn có những tồn tại cần xem xét sửa đổi. Sau thời gian thực tập ít ỏi, em mạnh dạn nêu ra một số tồn tại cùng phơng hớng hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán kế toán ở Công ty Dợc phẩm TW1 nh sau: * Thứ nhất về nội dung phản ánh của tài khoản. Chi phí tập hợp vào tài khoản 641 và 642 còn có một số bất hợp lý nh sau; - Tiền lơng và các khoản trích theo lơng của cán bộ công nhân viên trong Công ty đợc tập hợp hết vào tài khoản 641 - Chi phí bán hàng trong khi ở Công ty còn có cán bộ quản lý, bảo vệ, tạp vụ - Khấu hao tài sản cố định của toàn bộ máy móc, thiết bị, phơng tiện vận tải, tiền thuê nhà xởng, cửa hàng cũng đợc tính vào chi phí bán hàng. Điều này không hợp với nội dung chi phí bán hàng: chỉ có khấu hao tài sản cố định phuc vụ bán hàng mới tính vào chi phí bán hàng. - Khoản chi phí lãi vay ngân hàng theo chế độ (thông t 63/1999 của bộ tài chính đ- ợc tính vào chi phí hoạt động tài chính tại Công ty, khoản chi phí đợc tính vào chi phí bán hàng. Hơn nữa, chi phí tại Công ty phát sinh rất lớn, nhiều khi Công ty phải vay thêm ngân hàng để trả nợ ngời bán nên chi phí lãi vay biến động phụ thuộc vào lợng hàng dự trữ. Bởi vì mục đích vay ngân hàng để mua hàng, nếu trong kỳ hàng hoá bán ra nhiều thì sẽ trả nợ đợc tiền vay, còn nếu hàng bán tồn kho nhiều thì khoản tiền vay còn lại sẽ lớn hơn. Chính điều đó làm cho nguyên tắc (chi phí phù hợp với doanh thu trong kỳ) của kế toán bị xâm phạm, làm ảnh hởng tới các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính. - Tài khoản 641 dùng để phản ánh các khoản chi phí thực tế phát sinh trực tiếp trong quá trình dự trữ hàng hoá và tổ chức bán hàng. Song tại Công ty, kế toán phản ánh vào tài khoản 641 bao gồm cả các khoản chi phí thu mua (nh tiền vận chuyển, bốc vác .) đợc tập hợp hết vào tài khoản 641 vào thời điểm cuối kỳ mà không phân bổ cho hàng hoá đã tiêu thụ và cha tiêu thụ. Dó đó về chi phí bán hàng và chi phí quản lý em có ý kiến nh sau: - Công ty nên xác định đúng nội dung kinh tế của các khoản chi phí thực tế phát sinh để có thể phản ánh chính xác đâu là chi phí bán hàng, đâu là chi phí quản lý doanh nghiệp, tránh tình trạng chi phí cha đợc tính đủ trong khi chi phí bán hàng lại đợc tập hợp hết cả những khoản không thuộc nội dung tài khoản này. 2 2 Lơng nhân viên bán hàng, các khoản khấu hao tài sản cố định thuộc bộ phận bán hàng sẽ đợc tính vào chi phí bán hàng. Còn lơng của cán bộ quản lý, khấu hao đồ dùng văn phòng phục vụ quản lý doanh nghiệp phải đợc tính vào chi phí quản lý. Chi phí lãi vay trong tháng để mua hàng hoá cha phản ánh đúng vào tài khoản 811 nh quy định. * Thứ hai, về phơng pháp ghi chép, hạch toán và phân bổ chi phí cho hàng tồn kho và hàng đã tiêu thụ: Tại Công ty Dợc phẩm TW1 không sử dụng TK 1562. Do từ năm 1998 trở về trớc, Công ty Dợc phẩm TW1 áp dụng tính thuế một cách trực tiếp nh sau: Thuế doanh thu phải nộp = Thuế suất(15%) x ( doanh thu - giá vốn ). Cơ quan thuế không chấp nhận các khoản chi phí thu mua đa vào giá vốn đợc chính thức thực thi (1.1.1999), Công ty áp dụng tính thuế theo phơng pháp khấu trừ, đáng lẽ phải đa thêm TK 1562 - chi phí thu mua hàng hoá vào sử dụng để tập hợp và phân bổ nhng Công ty vẫn cha thực hiện điều đó. Toàn bộ chi phí này đợc tính hết trong kỳ không cần biết số thực tế bán ra là bao nhiêu hoặc có thể chi phí thu mua của một lô hàng nào đó phân bổ toàn bộ trong tháng mặc dù cha bán chút nào ( do tính chất của hàng hoá, lô hàng nào nhập sau thì xuất sau). Việc tập hợp chi phí thu mua vào TK 641 làm giảm tính chính xác của chi phí bán hàng. Hơn nữa, điều này về lâu dài tuy không ảnh hởng đến kết quả kinh doanh của Công ty nhng việc tính sai kết qủa trong kỳ sẽ làm lệch lạc các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính, nhất là vấn đề thuế. Bởi vậy, Công ty nên áp dụng đúng chế độ: sử dụng TK 1562 để tập hợp chi phí thu mua trong kỳ và cuối kỳ phân bổ cho hàng tiêu thụ theo công thức đã nêu ở phần trên. Và để tiện theo dõi, kế toán nên mở Báo cáo chi tiết tài khoản 1561 nh đã làm với các TK khác. Đối với các khoản chi phí thu mua thực tế phát sinh trong kỳ, ngòai việc phân bổ và phản ánh vào Báo cáo chi tiết TK 1562, kế toán phản ánh vào Báo cáo chi tiết TK 632 theo đối ứng. Nợ TK 632 Có TK 1562 * Thứ ba, về chứng từ và sổ kế toán sử dụng: - Để hạch toán chi tiết kho hàng, kế toán Công ty sử dụng phơng pháp sổ số d. Thẻ kho đợc lập theo mẫu nhng sổ Số d vật liệu và sản phẩm hàng hoá lập không phù hợp với tên gọi do còn ghi số phát sinh trong kỳ. Mặt khác kế toán cũng gọi đây là Sổ chi tiết hàng hoá. Thực ra đây cha phải là sổ chi tiết hàng hoá. Bởi vì theo quy định, Sổ chi tiết hàng hoá phải đợc lập tơng tự nh thẻ kho nhng thêm cột thành tiền, dùng để theo dõi sự biến động hàng ngày về mặt số lợng và giá trị của từng thứ hàng hoá. Bên cạnh đó, mặc dù lập ra bảng kê Bảng kê chứng từ nhập xuất kho nhng ở phần ghi của kế toán thì kế toán lại không ghi và coi bảng này chỉ để kiểm tra xem thủ kho có kê đủ chứng từ nhập xuất không, còn phần ghi của kế toán đã đợc phản ánh trên 3 3 Tập hợp chi tiết phiếu nhập xuất rồi. Do đó có thể nói, phần ghi của kế toán trên Bảng kê chứng từ nhập(xuất) là thừa. Trong khi đó, kế toán lại không lậpBảng kê lũy kế nhập xuất tồn kho hàng hoá để cuối tháng đối chiếu với sổ số d. Theo em những vấn đề này nên giải quyết nh sau: + Lập sổ chi tiết hàng hoá theo mẫu quy định Công ty Dợc phẩm TW1 Kho: Sổ chi tiết hàng hoá Tháng . năm Tài khoản 1561 Tên hàng . Quy cách . Đơn giá ĐVT . Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn SH NT Lợng Tiền Lợng Tiền Lợng Tiền + Sử dụng bảng kê luỹ kế nhập xuất tồn (lập trên cơ sở bảng Tập hợp chi tiết phiếu nhập(xuất) để lấy số liệu đối chiếu với sổ số d và sổ tổng hợp. Mẫu bảng kê nh sau: Bảng kê luỹ kế nhập xuất tồn hàng hoá Tên kho: Từ ngày đến ngày Tên hàng hoá Mã số Tồn đầu kỳ Nhập Xuất . . . Tổng cộng 4 4 III.Một số ý kiến nhằm hoàn thiện nâng cao công tác kế toán: 1.Hệ thống sổ sách: Kế toán Công ty tổ chức hạch toán theo hình thức nhật ký chứng từ. Tuy nhiên, việc vận dụng hình thức này còn cha hợp lý và phù hợp.Biểu hiện ở chỗ: - Ghi chép trùng lặp giữa Bảng kê xuất, Số chi tiết hàng hoá, dẫn đến khối lợng công việc nhiều,cha phát huy hết đợc công dụng của máy tính vào công việc kế toán. - Cha sử dụng sổ chi tiết, theo quy định. Do đó Công ty cần chú trọng hơn về mẫu sổ và loại sổ nhằm đảm bảo cung cấp số lợng sổ cần thiết, tránh tình trạng chắp vá sổ, thiếu các chỉ tiêu cơ bản, thừa các chỉ tiêu không cần thiết. Vì sổ sách đầy đủ là cơ sở tốt và thuận lợi cho công tác ghi sổ đợc thực hiện nhanh chóng, rõ ràng. 2.Về trích lập dự phòng: Là một Công ty kinh doanh lớn nên tình hình biến động tài sản nguồn vốn diễn ra thờng xuyên do đó Công ty nên trích lập dự phòng đối với những hàng hoá tồn kho và trích lập quỹ dự phòng tài chính. 5 5 Kết luận Trớc những yêu cầu ngày càng chặt chẽ của thị trờng, đòi hỏi doanh nghiệp phải hoàn thiện, cải tiến bộ máy kế toán. Bởi hạch toán kế toán là một bộ phận quan trọng cấu thành nên hệ thống tổ chức tài chính, qua đó doanh nghiệp có thể chủ động nắm bắt đợc các thông tin chính xác, kịp thời về vấn đề tài chính, thông tin của bản thân doanh nghiệp với thị trờng. Từ đó giúp các nhà quản lý đa ra những phơng án,chiến lợc kinh doanh tối - u. Để đạt đợc điều đó đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải chủ động, sáng suốt trong việc lựa chọn cho mình một phơng pháp kế toán hợp lý, phù hợp với điều kiện kinh tế xã hội của doanh nghiệp nhằm phát huy tối đa vai trò của hạch toán kế toán. Qua thời gian thực tập tại Công ty Dợc phẩm TW1 đã giúp em có đợc kiến thức thực tế về chuyên nghành kế toán tài chính, có đợc sự nhìn nhận giữa lý luận và thực tiễn tạo điều kiện thuận lợi cho công tác sau này. Đồng thời, qua quá trình tìm hiểu công tác kế toán của Công ty Dợc phẩm TW1, em nhận thấy việc tổ chức công tác kế toán nói chung về cơ bản đã đáp ứng đợc yêu cầu đặt ra của chế độ quản lý mới, phù hơp với điều kiện của Công ty. Tuy nhiên, ở một số khâu có những tồn tại nhất định Công ty cần sớm có những biện pháp hoàn thiện thì chắc chắn công tác kế toán còn phát huy tác dụng hơn nữa đối với sự phát triển của Công ty. Với thời gian thực tập không dài, trình độ và kinh nghiệm thực tế của em còn hạn chế, đợc sự giúp đỡ tận tình của cô giáo bộ môn và các cô chú kế toán trong Công ty Dợc phẩm TW1 cùng sự nỗ lực của bản thân, đến nay em đã hoàn thành bản báo cáo tổng hơp của mình. Em rất mong đợc sự đóng góp của các cán bộ kế toán và những ý kiến của thầy cô giáo để giúp em thêm hiểu biết về phơng diện lý luận cũng nh thực tiễn. 6 6 . Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tại Công ty Dợc phẩm TW1. . I. Một số nhận xét về công tác tổ chức kế toán tại Công ty Dợc phẩm. ít ỏi, em mạnh dạn nêu ra một số tồn tại cùng phơng hớng hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán kế toán ở Công ty Dợc phẩm TW1 nh sau: * Thứ nhất về