- Nút điền là nút mà nếu đưa con trỏ chuột lên nút đó, con trỏ chuột trở thành dấu - Thao tác đưa con trỏ chuột lên nút điền và kéo thả chuột sang vị trí khác gọi là kéo thả nút điền[r]
(1)BẢNG TÍNH MICROSOFT EXCEL BÀI 17 CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN I Ví dụ bảng tính (SGK - Trang 105-106)
II Chương trình bảng tính
Phần mềm cho phép máy tính biểu diễn liệu dạng bảng thực tính tốn với liệu gọi chương trình bảng tính
a Giao diện b Dữ liệu
c Khả sử dụng cơng thức, khả trình bày d Dễ dàng sửa đổi
e Khả xếp lọc liệu g Tạo biểu đồ
III Làm quen với chương trình bảng tính 1 Khởi động Excel:
- Cách 1: Chọn Start/ All Programs/ Microsoft Excel
- Cách 2: Nháy đúp chuột lên biểu tượng hình
2 Màn hình làm việc: gồm: bảng chọn Data, hộp tên, cơng thức, tính, hàng, cột, trỏ chuột
3 Các thành phần trang tính:
- Trang tính: miền làm việc hình - Cột: gồm cột A, B,…, AA, đến IV
- Hàng: gồm hàng từ 1, 2,…, 65536
- Ơ tính: vùng giao cột hàng trang tính dùng để chứa liệu
- Nút tên cột, nút tên hàng, cơng thức, hộp tên, nhãn trang tính * Con trỏ chuột Excel có dạng hình chữ thập
4 Nhập liệu: Dữ liệu nhập vào kích hoạt. 5 Lưu bảng tính kết thúc.
Lưu:
- Nháy File/ Save chọn nút lệnh Save - Gõ tên cần lưu chọn Save
Kết thúc:
(2)Bài 18 DỮ LIỆU TRÊN BẢNG TÍNH
I Các kiểu liệu bảng tính
1 Dữ liệu số: dãy số từ 0,1,…,9. 2 Dữ liệu kí tự
- Dãy chữ cái, chữ số kí hiệu khác - Dữ liệu kí tự căng thẳng lề trái
3 Dữ liệu thời gian: Là kiểu liệu số gồm hai loại: ngày tháng phút. II Di chuyển trang tính
- Di chuyển trang tính thay đổi kích hoạt - Sử dụng chuột, cuốn, phím mũi tên
III Chọn đối tượng trang tính.
Chọn Cách thực Minh họa
Một Nháy chuột
Một hàng Nháy chuột nút tên hàng Một cột Nháy chuột nút cột
Trang tính Nháy chuột nhãn tên trang tính
* Muốn chọn nhiều đối tượng không kề nhau, ta chọn đối tượng đầu tiên, nhấn giữ phím Ctrl chọn tiếp đối tượng khác
* * *
Bài 19 LẬP CÔNG THỨC ĐỂ TÍNH TỐN
I Sử dụng cơng thức:
- Để lập công thức cho ô, trước hết cần gõ dấu = - Các bước thực nhập công thức vào ô
Bước Chọn ô cần nhập công thức Bước Gõ dấu =
Bước Nhập công thức
Bước Nhấn Enter để kết thúc cho kết II Sử dụng địa ô khối công thức
1 Địa ô, hàng, cột khối
Địa Mô tả Ví dụ
(3)Cột Cặp số đánh thứ tự hàng phân cách dấu hai chấm (:) B:B; AM:AM Khối Cặp địa góc bên trái góc bên phải
được phân cách dấu hai chấm (:)
D3:D4; A1:F25 2 Nhập địa vào công thức
- Gõ trực tiếp từ bàn phím
- Dùng chuột để nháy khối có địa cần nhập
Bài 20 SỬ DỤNG HÀM
I Khái niệm:
1 Khái niệm: Hàm công thức xây dựng sẵn. 2 Sử dụng hàm:
- Hàm có phần: tên hàm biến, thứ tự liệt kê biến quang trọng - Giữa tên hàm dấu (khơng có dấu cách hay kí tự nào)
- Thứ tự liệt kê biến hàm quan trong, thay đổi giá trị làm thay đổi giá trị tính tốn hàm
II Một số hàm thơng dụng: soi: số, địa chỉ, cơng thức hàm
1 Hàm SUM:
Công thức: = SUM(so1, so2,…, son)
Cơng dụng: Tính tổng giá trị biến liệt kê Ví dụ: =SUM(15,23,45) cho ta kết 13 + 25 + 45 = 83
2 Hàm AVERAGE:
Công thức: =AVERAGE(so1, so2,…, son)
Cơng dụng: Tính trung bình cộng giá trị biến liệt kê Ví dụ: =AVERAGE(2,4,6) cho ta kết
3 Hàm MIN, MAX
Công thức: = MIN(so1, so2,…, son)
Cơng dụng: Tính giá trị nhỏ liệt kê Ví dụ: =MIN(15,23,45) cho ta kết 15
Công thức: = MAX(so1, so2,…, son)
Công dụng: Tính giá trị lớn liệt kê Ví dụ: =MIN(15,23,45) cho ta kết 45
4 Hàm SQRT
Cơng thức: =SQRT(so)
Cơng dụng: Tính bậc hai khơng âm Ví dụ: =SQRT(25) cho ta kết
5 Hàm TODAY
Công thức: =TODAY()
(4)BÀI 21 THAO TÁC VỚI DỮ LIỆU TRÊN TRANG TÍNH
I Xố, sửa nội dung tính:
Thao tác Cách thực
Xoá liệu khối
Chọn khối rối nhấn phím Delete
Sửa đổi liệu Nháy đúp sửa (sửa công thức) nháy chuột chọn sau nhấn F2 II Sao chép di chuyển:
1 Sao chép di chuyển liệu
Các bước để thực chép hay di chuyển liệu - Chọn ô có nội dung cần chép;
- Nháy nút Copy (Ctrl+C) để chép; - Chọn đích;
- Nháy nút Paste (Ctrl + V)
* Ngồi cịn có thao tác nhanh kéo thả chuột 2 Sao chép di chuyển công thức:
a Sao chép công thức:
Quy tắc 1: Khi chép cơng thức có địa tương đối ơ (hay khối khác) đích, địa điều chỉnh để giữ nguyên vị trí tương đối so với đích
b Di chuyển cơng thức:
Quy tắc 2: Khi di chuyển công thức từ ô sang ô khác, địa trong công thức giữ nguyên
III Địa tương đối, địa tuyệt đối địa hỗn hợp:
1 Địa tương đối: địa ô, khối, hàng địa tương đối. Cách viết địa tương đối: <tên cột><tên hàng>
2 Địa tuyệt đối: cặp chữ gồm tên cột tên hàng có chứa dấu $ trước chữ và số
Cách viết: <$tên cột><$tên hàng>
Qui tắc 3: Khi chép công thức từ ô sang ô khác, địa tuyệt đối trong công thức không thay đổi
3 Địa hỗn hợp: cặp chữ gồm tên cột tên hàng mà ô nằm trên, có dấu $ trước tên hàng trước tên cột
(5) Qui tắc 4: Khi chép công thức từ ô sang khác phần tuyệt đối của địa hỗn hợp giữ nguyên, phần tương đối điều chỉnh để đảm bảo quan hệ giữa ô có cơng thức có địa công thức
+ Trong địa hỗn hợp: trước tên hàng có dấu $ (VD: A$1) gọi tuyệt đối theo hàng
+ Trong địa hỗn hợp: trước tên cột có dấu $ (VD: $A1) gọi tuyệt đối theo cột
- Chọn ô đưa trỏ chuột vào biên vùng chọn, trỏ chuột có dạng - Kéo thả tới đích (nếu chép nhấn giữ phím Ctrl kéo thả chuột)
Bài 22 NHẬP, TÌM VÀ THAY THẾ NHANH DỮ LIỆU
I Điền nhanh liệu
1 Nút điền thao tác với nút điền:
- Nút điền nút mà đưa trỏ chuột lên nút đó, trỏ chuột trở thành dấu - Thao tác đưa trỏ chuột lên nút điền kéo thả chuột sang vị trí khác gọi kéo thả nút điền (dùng để chép nhanh liệu có khối chọn sang ô liền kề)
2 Sao chép liệu nút điền
a Sao chép công thức: Kéo thả nút điền từ có cơng thức chép công thức sang ô liền kề
b Sao chép liệu số:
- Nếu chọn ô kéo thả nút điền, liệu ô chọn điền lặp lại vào ô liền kề
- Nếu chọn khối gồm ô kéo thả nút điền, số điền vào ô trống theo cấp số cộng với công sai hiệu số ô
c Sao chép liệu kí tự:
Nếu chọn liên tiếp có chứa liệu kí tự kéo thả nút điền, nội dung ô chép lặp lại vào ô
II Tìm kiếm thay thế 1 Tìm kiếm:
- Chọn Edit/ Find… mở hộp thoại Find and Replace; - Nhập liệu cần tìm;
- Nháy Find Next để tìm 2 Thay thế:
- Chọn Edit/ Replace… mở hộp thoại Find and Replace - Nhập liệu cần tìm;
- Nhập liệu cần thay thế;
(6)* Chú ý: Nháy Options để có thêm tuỳ chọn
- Ơ Within: có phạm vi tìm trang tnh bảng tính - Ơ Search: có lựa chọn tìm theo hàng tìm theo cột - Ơ Look in: tìm giá trị tìm cơng thức
- Nếu đánh dấu chọn Match case chương trình phân biệt chữ thường chữ hoa;
- Nếu đánh dấu tuỳ chọn Match entire cell contens, chương trình tìm chứa đúng liệu nhập ô Find what
Bài 23 TRÌNH BÀY TRANG TÍNH: THAO TÁC VỚI HÀNG, CỘT VÀ ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU
I Điều chỉnh độ rộng cột độ cao hàng:
- Cột: Kéo thả vạch ngăn cách hai cột sang trái sang phải;
- Hàng: Kéo thả vạch ngăn cách hai hàng lên xuống II Xóa chèn hàng cột
a Xóa hàng (cột)
Chọn hàng (cột) cần xóa Chọn Edit/ Delete
b Chèn thêm hàng (cột)
Chọn hàng số hàng muốn chèn thêm Chọn Insert/ Rows Insert/ Columns III Địng dạng: Format/ Cells…
1 Định dạng văn bản:
- Mở trang Font
- Chọn phông chữ (Font) - Chọn kiểu chữ (Font style) - Chọn cỡ chữ (Size)
- Chọn màu sắc (Font Color) - Chọn kiểu gạch chân (Underline)
- Đánh dấu để chọn số (Superscript) hay số (Subscript)
(7)- Mở trang Number - Chọn Number
- Chọn số chữ số sau dấu chấm thập phân (Decimal places) cần hiển thị
- Đánh dấu vào ô để chọn sử dụng dấu phẩy để phân cách hàng nghìn,…
- Chọn dạng hiển thị số âm (Negative numbers) - Nháy OK
3 Căn chỉnh liệu ô
- Mở trang Alignment
- Chọn chỉnh theo chiều ngang - Căn chỉnh theo chiều đứng
- Đặt khoảng cách thụt lề (Indent)
- Kéo thả nút để xoay chiều văn (Orientation)
- Đánh dấu vào ô phép văn tự động xuống dịng (giữ ngun độ rông cột)
- Nháy OK
4 Định dạng phần văn ô
- Nháy đúp chuột chọn phần cần định dạng
- Chọn lệnh Format/ Cells… thực thao tác định dạng kí tự
Bài 24 TRÌNH BÀY TRANG TÍNH: ĐỊNH DẠNG Ơ
I Kẻ đường biên tô màu 1 Kẻ đường biên:
- Dùng lệnh: Format/ Cells… Chọn trang Borders - Dùng biểu tượng công cụ:
2 Tô màu nền:
Các bước thực để tô màu cho ô khối sau: - Dùng lệnh: Format/ Cells… Chọn trang Patterms
- Click biểu tượng: công cụ II Gộp tách ô:
Trong Excel để gộp tách ô ta làm sau: Dùng lệnh để nối ô:
(8) Nháy lệnh Format/ Cells… chọn trang Alignment. Đánh dấu ô Merge cells (gộp ô) nháy OK
Thao tác nhanh: Click vào biểu tượng công cụ để gộp ô Dùng lệnh để chia ô:
Chọn ô gộp (đã đánh dấu ô Merge cells) Nháy lệnh Format/ Cells… chọn trang Alignment. Xóa đánh dấu Merge cells nháy OK
Thao tác nhanh: Click vào biểu tượng công cụ để chia lại ô III Sử dụng công cụ để định dạng
Ngồi chép nội dung, cịn chép nhanh chóng đặc trưng định dạng ô sang nhiều ô khác thao tác sau đây:
Chọn có định dạng cần chép nháy nút Format Paint (chỗi sơn định dạng) công cụ chuẩn
Nháy chọn ô cần chép định dạng
BÀI 25 BỐ TRÍ DỮ LIỆU TRÊN BẢNG TÍNH
(9)Bài 26 SỬ DỤNG CÁC HÀM LƠGIC
I Ví dụ tính tốn có điều kiện: (SGK) II Sử dụng hàm IF:
Có thể sử dụng hàm If để:
- Thực phép tính với hai cơng thức khác nhau, phụ thuộc vào việc thỏa mãn hay không thỏa mãn điều kiện định
- Điều kiện phát biểu dạng phép so sánh, nhận giá trị sai
Cú pháp hàm If: =IF (Phep_so_sanh, Gia_tri_khi_dung, Gia_tri_khi_sai)
Hàm IF tính giá trị phép so sánh có giá trị tính giá trị sai phép so sánh có giá trị sai
Giá trị giá trị sai liệu số, dãy kí tự, địa ô, công thức,…
Phép so sánh Excel là: =, >, <, >=, <=, <>
Khi sử dụng hàm IF cần ý đến thứ tự đối số hàm. III Sử dụng hàm IF lồng nhau:
Ví dụ: Nếu Mã hàng (MH) “G” “Gạo”, Mã hàng (MH) “L” “Lúa” ngược lại “Bắp”
=IF(MH=“G”,“Gạo”,IF(MH=“L”,“Lúa”,“Bắp”)) IV Hàm SUMIF: Là dạng nâng cao hàm IF
Cấu trúc đơn giản hàm SUMIF:
=SUMIF(Cot_so_sanh, tieu_chuan, cot_lay_tong)
Bài 27 THỰC HÀNH LẬP TRANG TÍNH VÀ SỬ DỤNG HÀM
Sách Nghề Tin học Văn phòng 11 – Trang 192 đến 194
Bài 28: DANH SÁCH DỮ LIỆU VÀ SẮP XẾP DỮ LIỆU
I Danh sách liệu: Là dãy hàng chứa liệu liên quan với
II Sắp xếp liệu: Là thay đổi hàng theo giá trị liệu ô hay nhiều cột với thứ tự tăng hay giảm dần
(10)- Chọn tiêu đề cột cần xếp
- Chọn thứ tự tăng (Ascending) hay giảm (Desending)
- Chọn hàng tiêu đề hay không - Nháy OK
III Tạo thứ tự xếp mới: Excel ngầm định xếp theo số, văn Khi cần thay đổi theo thứ tự khác, ta định nghĩa thứ tự trườc xếp
Các bước thực thứ tự xếp: - Tool/ Options
- Chọn Customlists
- Nhập thứ tự xếp tự tạo theo thứ tự tăng dần, thành phần hàng cách dấu phẩy dấu cách
- Nháy Add - Nháy OK VI Thực hành: (SGK)
Bài 29 LỌC DỮ LIỆU TỪ DANH SÁCH DỮ LIỆU
I Lọc liệu từ danh sách liệu:
Quá trình chọn hiển thị hành thoả mãn tiêu chuẩn định từ danh sách liệu gọi trình lọc hay kết xuất liệu
1 Sử dụng AutoFilter để kết xuất liệu. a Chuẩn bị:
- Nháy chuột chọn ô danh sách liệu - Thực lệnh Data/ Filter/ AutoFilter
b Chọn tiêu chuẩn để lọc - Nháy mũi tên tiêu đề cột - Chọn giá trị làm tiêu chuẩn lọc
2 Sử dụng tuỳ chọn (Top 10…), (Custom…)
Để có kết lọc thoả mãn tiêu chuẩn phức hợp ta cần sử dụng lự chọn (Top 10…), (Custom….) đầu danh sách
a (Top 10…)
- Chọn Top Bottom
- Chọn số giá trị lớn (nhỏ nhất) cần lọc b (Custom…)
(11)- Chọn And Or
- Chọn quan hệ cho tiêu chuẩn thứ hai - Chọn nhập giá trị cho quan hệ thứ hai - Nháy Ok