MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN NVL TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐT&XD BẢO QUÂN

Một số đề xuất nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán NVL tại công ty Cổ PHầN ĐT&XD Bảo Quân I. Nhận xét chung Công ty Cổ phần ĐT&XD Bảo Quân là một công ty trẻ. Kể từ khi thành lập Công ty đã từng bớc lớn mạnh về mọi mặt. Đến nay Công ty đã thành lập đợc 5 năm với những bớc thăng trầm khi chuyển sang cơ chế thị trờng cạnh tranh gay gắt. Công ty đã gặp không ít những khó khăn nhng với sự quyết tâm của toàn bộ công nhân viên công ty phát triển vững mạnh và làm ăn có hiệu quả. Công ty Cổ phần ĐT&XD Bảo Quân đã và đang sử dụng hệ thống tài khoản thống nhất theo quyết định số 144/2001/QĐ - BTC ngày 21/12/2001 của Bộ tài chính ban hành, đồng thời áp dụng hình thức kế toánNhật kí chung và thực hiện chế độ báo cáo tài chính theo QĐ 167/2001BTC ngày 25/10/2000 của Bộ tài chính dùng cho các Doanh nghiệp. Công tác kế toán của Công ty không ngừng củng cố và hoàn thiện, thực sự trở thành công cụ đắc lực trong hoạt động quản lý và hạch toán kinh tế của công ty. Trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán luôn đợc nâng cao, các kế toán viên đều sử dụng thành thạo máy tính. Ngay từ đầu năm 2001 công ty đã cài đặt phần mềm kế toán. Đây là một phát triển đáng kể của công ty trong công tác kế toán giúp cho kế toán viên giảm nhẹ đợc công việc. Những cố gắng và thành tích đó là thành quả của toàn bộ công tác kế toán nói chung và công tác kế toán NVL nói riêng. Trong hạch toán kế toán ở công ty, hạch toán kế toán NVL là một khâu quan trọng vì chi phí NVL chiếm tỷ trọng rất lớn trong giá thành sản phẩm. Việc theo dõi nhập xuất kho NVL đợc tổ chức khá chặt chẽ, có sự kết hợp giữa kho và phòng kế toán, đảm bảo chính xác về mặt số lợng, chất lợng. Mặt khác, công ty có một hệ thống kho tàng chắc chắn, kiên cố và đợc hợp lý theo từng chủng loại và từng thứ NVL. Trong thời gian thực tập ở Công ty em nhận thấy công tác hạch toán kế toán NVL ở công ty có những u, nhợc điểm sau: Tổ chức kế toán Nguyên vật liệu 1 1. Ưu điểm Về cơ bản, công tác quản lý và kế toán NVL tại công ty Cổ phần ĐT&XD Bảo Quân là phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty. Nhận thức đợc tầm quan trọng của công tác hạch toán NVL trong quá trình sản xuất, Công ty Bảo Quân đã tổ chức khá tốt công tác quản lý NVL cũng nh hạch toán NVL. Điều đó thể hiện ở chỗ : Về công tác hạch toán vật liệu, kế toán công ty đã tổ chức hạch toán NVL theo từng công trình, hạng mục trong từng tháng, từng quý rõ ràng. Một năm công ty hạch toán vào bốn quý, một quý có ba tháng đợc hạch toán một cách đơn giản, phục vụ tốt yêu cầu quản lý vật liệu. Công tác tổ chức kế toán đợc thiết kế khá hợp lý, bao quát đợc các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Công tác tổ chức chứng từ ban đầu chặt chẽ đã giúp cho kế toán chi tiết NVL theo dõi chính xác sự biến động của NVL trong toàn công ty, đồng thời giúp cho công tác quản lý và hạch toán tổng hợp thuận lợi. Công ty còn có bộ máy kế toán gọn nhẹ, mô hình quản lý và mô hình kế toán khoa học phù hợp với cơ chế thị trờng hiện nay. Các phòng ban của công ty đã giúp cho ban lãnh đạo của công ty giám sát thi công, quản lý kinh tế, tổ chức sản xuất kinh doanh theo khoa học và ra quyết định đúng đắn, nhờ đó công ty đã khẳng định đợc vị thế của mình và tạo uy tín trên thị trờng. 1. Nhợc điểm Bên cạnh những thành tích đạt đợc, kế toán NVL của công ty cũng còn có một số hạn chế nhất định nh sau: Hệ thống kho bảo quản vật t chật hẹp đôi khi không thể dự trữ đủ những vật t có trọng lợng và kích thớc lớn nh thép tấm, sơn, cát, sỏi NVL mua về cha đợc kiểm nghiệm chặt chẽ và có biên bản kiểm nghiệm. Tổ chức kế toán Nguyên vật liệu 2 Khi có nhu cầu về NVL ở các công trình, đơn vị tự đi mua và xuất thẳng tới chân công trình hoặc có thể nhập tại kho nơi thi công công trình, do đó sẽ gây khó khăn cho công tác hạch toán và theo dõi NVL của kế toán tại công ty. NVL mua về đợc xuất thẳng không qua kho nhng kế toán vẫn làm thủ tục nhập xuất kho bình thờng. Do công ty phải nhập đến 80% NVL,nên điều tất yếu là công tác bảo đảm NVL rất khó khăn. Dẫn đến tình trạng công ty phải phụ thuộc nhiều vào các nhà cung cấp và chịu biến động lớn của tình hình kinh tế trong khu vực cũng nh kinh tế thế giới. ở công ty việc tạm ứng cho cán bộ đi mua NVL chỉ theo dõi trên sổ theo dõi thanh toán với ngời bán mà không theo dõi trên sổ tạm ứng. Do đó không theo dõi đợc các khoản tạm ứng theo từng lần thanh toán của ngời tạm ứng. Vậy cần phải hoạch toán các khoản tạm ứng thu mua NVL theo đúng nội dung kinh tế phát sinh. Sau thời gian thực tập tại công ty,đợc sự giúp đỡ tận tình của các cô chú trong phòng kế toán em đã phần nào nắm bắt đợc những u nhợc điểm nổi bật trong công tác kế toán của công ty. Sau đây em xin mạnh dạn đa ra một vài đề xuất nhỏ hy vọng đóng góp phần nào trong việc nâng cao công tác hoạch toán kế toán NVL của công ty Bảo Quân. I. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nvl tại công ty Qua thời gian thực tập tại Công ty Bảo Quân với góc độ là một sinh viên. Em mạnh dạn đa ra một số ý kiến góp phần hoàn thiện công tác kế toán NVL tại công ty: 1. Hoàn thiện việc mở rộng hệ thống kho bảo quản vật t Mặc dù trong điều kiện có thể công ty đã có những u tiên đầu t cho sản xuất và kho tàng song vẫn rất nhỏ hẹp. Do bất lợi về diện tích kho bãi nên kho vật t không thể dự trữ toàn bộ lợng vật t lớn mua về, đặc biệt là những vật t có trọng lợng và kích Tổ chức kế toán Nguyên vật liệu 3 thớc lớn nh thép tấm, đá, sỏi Do điểm hạn chế nh vậy nên công rác quản lý và kế toán vật t tại công ty có những điểm khác biệt: Những vật t có kích thớc lớn khi mua về đợc xuất thẳng tới các phân x- ởng. Tuy nhiên kế toán vẫn làm thủ tục nhập kho vật t (lập phiếu nhập kho) và theo dõi biến động của các loại vật t trên thẻ kho. Khi các phân xởng có nhu cầu xử dụng vật t, nhân viên kinh tế phân x- ởng lập phiếu xuất kho chuyển cho phòng vật t đối chiếu với định mức sử dụng vật t và ký xác nhận. Cuối cùng, phiếu xuất kho chuyển cho thủ kho. Theo cách trên, các nghiệp vụ nhập xuất kho chỉ diễn ra trên giấy tờ, thủ kho chỉ theo dõi đợc biến động của vật t trên sổ sách. Tuy đây là biện pháp nhằm khắc phục những khó khăn trớc mắt của công ty nhng ngay tại thời điểm hiện tại cách quản lý này đã bộc lộ một vài nhợc điểm nhất định nh : Các phiếu xuất kho không đợc bàn giao cho thủ kho ngay trong tháng vì vậy những nghiệp vụ xuất kho vật t này không đợc phản ánh trên thẻ kho. Để khắc phục tận gốc khó khăn này, theo em công ty nên mở rộng mặt bằng sản xuất và hệ thống kho tàng nhằm đẩy mạnh sản xuất và nâng cao chất lợng quản lý vật t. Trớc mắt, công ty nên thuê thêm nhà kho còn về lâu dài thì có thể chuyển ra ngoại thành là nơi có quỹ đất rộng rãi. 2. Lập ban kiểm nghiệm và biên bản kiểm nghiệm các loại NVL mua ngoài nhập kho. Để đảm bảo tính xác thực của số liệu kế toán phục vụ cho công tác quản lý NVL, NVL mua về trớc khi nhập kho phải đợc kiểm nghiệm để xác định đợc số lợng, quy cách chất lợng thực tế của NVL. Cơ sở để kiểm nhận là hoá đơn của ngời cung cấp. Để kiểm nghiệm vật t mua vào, công ty cần lập ban kiểm nghiệm vật t. Ban kiểm nghiệm gồm: Phòng Kế hoạch kỳ thuật, Phòng kế toán, Thủ kho. Sau khi kiểm nhận, nếu phát hiện vật liệu thừa thiếu hoặc sai quy cách phẩm chất đã ghi trong hoá đơn hay hợp đồng mua bán thì ban kiểm nghiệm phải lập biên bản xác định ró nguyên nhân để tiện cho việc sử lý về sau. Tổ chức kế toán Nguyên vật liệu 4 3. Tăng tính chủ động để đáp ứng nhu cầu về NVL Công ty phải tích cực tìm kiếm các nhà cung cấp NVL nội địa, mở rộng mối quan hệ làm ăn với nhiều nhà cung cấp nớc ngoài để tăng khả năng chọn lựa. Ngoài ra công ty nên đầu t nghiên cứu và tìm kiếm các NVL mới, có thể khai thác hoặc thay thế. 4. Kế toán chặt chẽ hơn về các khoản tạm ứng để thu mua NVL Trong công ty Bảo Quân, việc tạm ứng tiền cho cán bộ cung tiêu đi mua NVL là nghiệp vụ tơng đối thờng xuyên và đợc sự đồng ý của ban giám đốc. Số tiền tạm ứng cho cán bộ cung tiêu đi mua NVL trong kỳ là tơng đối lớn. Tuy nhiên kế toán mới chỉ theo dõi tình hình tạm ứng và thanh toán trên sổ chi tiết với ngời bán mà không theo dõi trên sổ theo dõi tạm ứng. Nh vậy cán bộ cung tiêu của công ty có t cách là là ngời bán NVL cho công ty và khoản tạm ứng này không đợc theo dõi về thời hạn thanh toán, không theo dõi đợc các khoản tạm ứng theo từng lần thanh toán vì vậy dễ gây ra tình trạng chiếm dụng vốn, thất thoát vốn của công ty và dẫn đến việc hạch toán không đúng với nội dung kinh tế phát sinh. Theo em để khắc phục tình trạng này em xin đa ra ý kiến tham khảo nh sau : Kế toán nên sử dụng TK 141 (TK tạm ứng) để hạch toán các khoản tạm ứng. Công ty nên thay đổi phơng pháp hạch toán nghiệp vụ thu mua NVL bằng tiền tạm ứng. Cụ thể là : o Khi đợc sự đồng ý của ban giám đốc về khoản tạm ứng nào đó kế toán căn cứ vào chứng từ xin tạm ứng và phiếu chi ( do kế toán thanh toán ghi) để ghi sổ định khoản Nợ TK141 : Tạm ứng (chi tiết đối tợng) Có TK 111 o Khi số NVL đợc mua bằng tiền tạm ứng đó về nhập kho công ty, kế toán căn cứ vào hoá đơn (GTGT) để ghi sổ theo định khoản : Nợ TK 152 : Nguyên vật liệu Nợ TK 133 : Thuế GTGT đợc khấu trừ Có TK 141 : Tạm ứng (chi tiết đối tợng) Tổ chức kế toán Nguyên vật liệu 5 o Nếu tiền tạm ứng mua NVL còn thừa, ngời nhân tạm ứng nộp lại thì kế toán ghi theo định khoản : Nợ TK 111 : Số tiền thừa Có TK 141 o Nếu ngời tạm ứng không nộp ngay số tiền thừa mà doanh nghiệp trừ dần vào lơng, kế toán ghi : Nợ TK 334 Có TK 141 o Nếu số tiền mua NVL còn thiếu, kế toán thanh toán sẽ tiến hành chi tiếp số thiếu, kế toán ghi: Nợ TK 141 Có TK 111 o Nếu kế toán thanh toán cha ghi tiếp số thiếu thì ghi sổ theo định khoản : Nợ TK liên quan (151,152,153) Có TK 3388 o Khi đã thanh toán số còn thiếu, kế toán ghi Nợ TK 3388 Có TK 111 Kế toán mở sổ chi tiết theo dõi thanh toán tạm ứng TK 141 Phơng pháp lập : Sổ này đợc mở cho cả năm, mỗi đối tợng tạm ứng đợc theo dõi trên một trang sổ : Cột STT : Ghi số thứ tự phát sinh các lần tạm ứng; Cột chứng từ : Ghi số hiệu ngày, tháng của phiếu chi, séc ; Cột diễn giải : Ghi nội dung chi tạm ứng, thời hạn thanh toán tạm ứng; Cột d đầu tháng : phản ánh số tiền tạm ứng cha mua hết NVL; Cột d cuối tháng = D nợ đầu kì + Số phát sinh nợ Số phát sinh có; Cột ghi nợ TK 141, ghi có TK liên quan phản ánh các khoản tạm ứng cho ngời đi mua NVL phát sinh trong tháng; Cột hoá đơn, phiếu nhập, chứng từ khác ghi số liệu ngày tháng; Tổ chức kế toán Nguyên vật liệu 6 Cột ghi Có TK 141, ghi Nợ các TK liên quan phản ánh giá trị vật t hàng hóa mua về chi tiết hạch toán và giá thực tế. Để thực hiện có hiệu quả, mọi nghiệp vụ thu mua hàng hoá, vật t đều phải ghi rõ thời hạn thanh toán, khoản tạm ứng sử dụng không hết, tạm ứng bổ xung và ngời đó sẽ không nhận đợc khoản tạm ứng sử dụng không hết mới cho đến khi sử dụng hết hoặc thanh toán xong số tạm ứng cũ đó. Tổ chức kế toán Nguyên vật liệu 7 kết luận Công tác tổ chức kế toán NVL là một nội dung quan trọng của quản lý kinh tế. Quản lý tốt NVL, sử dụng NVL một cách có hiệu quả, hợp lý tiết kiệm sẽ góp phần không nhỏ vào việc nâng cao chất lợng và hạ giá thành sản phẩm. Qua thời gian thực tập tìm hiểu ở Công ty Cổ Phần ĐT&XD Bảo Quân đã giúp em thấy đợc vai trò của kế toán NVL trong việc tổ chức quản lý NVL và giúp cho em thấy đợc cần phải vận dụng lý luận và thực tế nh thế nào để đạt hiệu quả cao nhất. Vì thời gian thực tập ngắn,trình độ hiểu biết còn hạn chế nên không tránh khỏi đợc những sai sót. Em rất mong nhận đợc sự góp ý của các thấy, cô và cán bộ kế toán công ty để bản luận văn này hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cám ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của Thầy giáo TS Hà Đức Trụ cùng toàn thể các cô chú phòng kế toán đã giúp em hoàn thành bản luận văn này. Tổ chức kế toán Nguyên vật liệu 8 Mục lục Lời mở đầu Chơng I - những vấn đề lý luận chung về tổ chức công tác kế toán nvl trong các doanh nghiệp xây lắp1 Kết luận Tổ chức kế toán Nguyên vật liệu 9 Phụ Lục 01: sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp thẻ song song Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu Tổ chức kế toán Nguyên vật liệu 10 Thẻ Kho Sổ kế toán chi tiết Chứng từ nhập Chứng từ xuất Bảng kê tổng hợp nhập- xuất- tồn [...]... cái và bảng tổng hợp số liệu chi tiết (7) Tổng hợp số liệu, lập bảng báo cáo kế toán Tổ chức kế toán Nguyên vật liệu 15 Phụ lục 07: Sơ đồ ghi tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức sản xuất của công ty Giám đốc PHó GIáM ĐốC Phòng TC Kế toán Đội Công trình I Phòng KD K.Hoạch Đội Công trình II Phòng KT Thi công Phòng Tổ Chức HC Đội Công trình III Ghi chú : Quan hệ chỉ đạo trực tiếp Tổ chức kế toán Nguyên... 08: Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty Cổ PHầN ĐT&XD Bảo quân Trởng phòng TCKT (Kế toán trởng ) Phó phòng TCKT (Kế toán tổng hợp) Kế toán viên Tổ chức kế toán Nguyên vật liệu Thủ quỹ 17 Phụ lục Tổ chức kế toán Nguyên vật liệu 18 Mẫu biểu 1: Hoá đơn Mẫu số: 01GTKT- 3LL Giá trị gia tăng Liên 2: Giao khách hàng Ngày 9 tháng 8 năm 2003 LB/2003B 0035330 Đơn vị bán hàng: Công ty CPXD & TM Minh Quân Địa chỉ: 73... tên) (Ký, họ tên) Tổ chức kế toán Nguyên vật liệu 20 Mẫu biều 3: Đơn vị: Địa chỉ: Mẫu số: 02-VT Số: Nợ: 154 Có: 152 Phiếu xuất kho Ngày 20 tháng 9 năm 2003 Họ tên ngời nhận hàng: Bùi Quang Nghĩa Địa chỉ: C.huy CT MTSC Lý do xuất: Xuất dùng cho công trình Mitsui Thăng Long Xuất tại kho: Công ty Bảo Quân Số TT A 1 2 3 Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vt (sản phẩm, hàng hoá) Mã số tính Số lợng Đơn vị... 02: Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Bảng kê nhập Sổ đối chiếu luân Bảng kê xuất Ghi chú: Ghi hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối tháng Tổ chức kế toán Nguyên vật liệu 11 Phụ lục 03: Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ số d Thẻ kho Chứng từ nhập Sổ số d Bảng kê nhập Chứng từ xuất Bảng kê xuất Bảng luỹ kế nhập... tháng 12 năm 2004 Tổ chức kế toán Nguyên vật liệu 24 8.2 50 000 9.6 42 600 17 892 60 0 Mẫu biểu 7: Sổ số d vật liệu Tháng 01 năm 2004 Kho công ty Mã vật t Tên vật t CA Cát chuẩn XA Xăng A92 ĐVT Tồn đầu kì Tháng Số lợng Tiền Số lợng Tiền m3 0 0 50 8.250.000 Lít 0 0 1.800 9.462.600 0 0 1.850 17.892.600 Tổng cộng Tổ chức kế toán Nguyên vật liệu 25 Mẫu biểu 8: St t Sổ theo dõi thanh toán tạm ứng Mua nguyên... VAT khi vật liệu nhập khẩu Tổ chức kế toán Nguyên vật liệu 14 Phụ lục 06: Sơ đồ ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung Chứng từ gốc (2) Sổ NK đặc biệt (1) (3 ) Sổ NK chung Sổ, thẻ KT chi tiết (1) (4) Sổ cái (6) Bảng tổng hợp số liệu chi tiết (5) Bảng cân đối số phát sinh (7) Báo cáo kế toán Trình tự ghi sổ: (1) Hàng tháng căn cứ chứng từ gốc hợp lệ lập điều khoản kế toán rồi ghi vào sổ NKC theo... khẩu Tổ chức kế toán Nguyên vật liệu 13 Phụ lục 05: TK 152 TK 611 Kết chuyển giá trị vật liệu TK 152 Kết chuyển giá trị vật liệu tồn đầu kì tồn cuối kì TK 111, 112, 141 TK 331 Dùng tiền mua NVL Nhập kho Chiết khấu mua hàng đợc giảm giá, hàng mua trả lại TK 133 TK 331 TK 621 Mua NVL nhập kho cha Giá trị NVL xuất kho Trả tiền ngời bán trong kỳ TK 133 TK 333 Thuế nhập khẩu phải nộp tính vào giá trị NVL. .. Dầu Đơn vị tính: lít Kho: Công ty Chứng từ Số lợng Cộng Diễn giải Ngày nhập xuất Nhập Xuất Tồn 4 5 6 7 8 9/8/03 800 800 0 2 Dầu t.lực HLP46 9/8/03 400 400 0 3 Dầu ĐC SAF 40 400 400 0 1.600 1.600 STT Số Ngày 1 2 3 1 01 31/12/2003 Dầu ĐC HD50 Cộng Tổ chức kế toán Nguyên vật liệu 22 9/8/03 9 Mẫu biểu 5: Sổ cái TK 152 Nguyên vật liệu Tháng 12 năm 2004 Chứng từ STT Ngày Diễn giải Số phát sinh TKĐ Ư Nợ 111... Bảng luỹ kế nhập Bảng kê tổng hợp N-X-T Bảng luỹ kế xuất Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Tổ chức kế toán Nguyên vật liệu 12 Phụ lục 04: TK 111, 112 TK 152 Nhập kho NVL do mua ngoài TK 133 TK 621, 627, 641 Xuất dùng trực tiếp cho SXKD, XDCB TK 331 TK 111, 141 Chiết khấu mua hàng Chi phí vận chuyển bốc dỡ Trả lại NVL cho ngời bán TK 333 TK 632(157) Thuế nhập khẩu Xuất bán, gửi bán TK 411... Nợ: 152 Có: 331 Họ tên ngời giao hàng: Nguyễn Chí Quang Theo HĐ số: 35330 ngày 9 tháng 8 năm 2003 của Cty CPXD&TM MQuân Nhập tại kho: Công ty Bảo Quân Số TT A 1 2 3 Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vt (sản phẩm, hàng hoá) Mã Đơn vị số tính B C Dầu động cơ HD50 Dầu thủy lực HLP46 Dầu động cơ SAF40 Số lợng Theo Thực CT Đơn giá Thành tiền nhập D Lít Lít 1 800 400 2 800 400 3 11.000 12.000 4 8.800.000 . Một số đề xuất nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán NVL tại công ty Cổ PHầN ĐT&XD Bảo Quân I. Nhận xét chung Công ty Cổ phần ĐT&XD Bảo Quân là một công. góp phần nào trong việc nâng cao công tác hoạch toán kế toán NVL của công ty Bảo Quân. I. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nvl tại công ty