ĐẶC ĐIỂM VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY XÂY DỰNG SỐ 34

đặc điểm về tổ chức kế toán tại công ty xây dựng số 34 I. Tổ chức kế toán: 1. Tổ chức bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán của Công ty đợc tổ chức theo nguyên tắc hạch toán phụ thuộc. Phòng kế toán của Công ty có 6 ngời gồm: 1 kế toán trởng và 5 kế toán viên dới nữa là các nhân viên kế toán của các đội, các xí nghiệp. Dới các đơn vị trực thuộc nh đội, xí nghiệp không có bộ máy kế toán độc lập. Có thể khái quát hệ thống tổ chức bộ máy kế toán theo sơ đồ sau: Kế toán trởng Kế toán thuế - lơng Kế toán cpsx Kế toán tổng hợp Kế toán TSCĐ -VT Kế toán quỹ Nhân viên kế toán các đơn vị trực thuộc Sơ đồ 3: Cơ cấu tổ chức phòng kế toán tại Công ty Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán: - Kế toán trởng: +Trực tiếp phân công công việc cho từng cán bộ trong phòng thực hiện. + Chỉ đạo công tác hạch toán, kế toán, quản lý tài chính nói chung từ các đội, các phòng ban đến các xí nghiệp trực thuộc. + Nghiệm thu khối lợng công trình hoàn thành cho các xí nghiệp trực thuộc cùng các phòng chức năng xây dựng cơ chế quản lý, kế hoạch mua sắm trang thiết bị mới. + Liên với với các cơ quan chủ quản nh Ban tài chính Tổng Công ty, Tổng cục thuế, Cục quản lý doanh nghiệp . - Kế toán tổng hợp: + Vào Sổ nhật ký chung và Sổ cái toàn bộ các tài khoản phát sinh hàng tháng. + Kiểm tra định khoản trên bảng kê toàn bộ các chứng từ phát sinh của khối cơ quan, Công ty. + Tổng hợp Bảng cân đối phát sinh của các đội, các xí nghiệp trực thuộc để lập Bảng cân đối phát sinh của toàn bộ Công ty. + Xác định kết quả kinh doanh của khối cơ quan Công ty, hạch toán thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp, kết chuyển và xác định kết quả hoạt động tài chính và hoạt động bất thờng. + Lập Báo cáo Tài chính toàn Công ty. - Kế toán quỹ, công nợ: + Theo dõi cấp phát chi phí cho 4 xí nghiệp và các tổ, đội, lập báo cáo chi tiết công nợ giữa Công ty với các đơn vị. + Kiểm tra, đối chiếu các chứng từ thu- chi, chứng từ ngân hàng. + Quản lý quỹ, lập báo cáo quỹ. -Kế toán TSCĐ và vật t: + Vào sổ chi tiết tăng, giảm TSCĐ của khối cơ quan Công ty. + Trích khấu hao TSCĐ hàng tháng, quý của khối cơ quan Công ty. + Lập báo cáo tổng hợp tăng giảm TSCĐ, vốn kinh doanh, nguồn vốn khấu hao. + Vào sổ tổng hợp vật t, công cụ, dụng cụ. + Lên bảng kê và hạch toán cũng nh vào thẻ chi tiết theo dõi nhập, xuất tồn vật t. + Lập bảng quyết toán hạch toán chi phí và báo nợ cho các đơn vị. - Kế toán thuế và tiền lơng: + Hàng tháng tổng hợp bảng kê thuế GTGT đầu vào của các đơn vị khoán để lập bảng kê thuế GTGT với Cục thuế Hà Nội, lập bảng kê khai thuế GTGT đầu ra. + Xác định thuế GTGT phải nộp và đợc khấu trừ hàng tháng. + Lập báo cáo chi tiết hình hình thực hiện nghĩa vụ đối với Ngân sách Nhà n- ớc. + Căn cứ bảng kê phân bổ lơng hàng tháng để báo cáo danh sách cán bộ công nhân viên của đơn vị làm việc tại các công trình về phòng Tổ chức lao động tiền lơng theo mẫu quy định tại Công ty. - Kế toán chi phí sản xuất và giá thành: +Tập hợp và kết chuyển chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí máy thi công và chi phí sản xuất chung. + Tổng hợp biểu chi phí giá thành công trình của các đơn vị trực thuộc. + Kết chuyển giá thành và tính lãi, lỗ từng công trình. - Nhân viên kế toán của các đơn vị trực thuộc: ở các đơn vị trực thuộc không có bộ máy kế toán mà chỉ có các nhân viên kế toán, các nhân viên này làm nhiệm vụ thu thập chứng từ liên quan đến chi phí sản xuất. Định kỳ hàng tháng, hàng quý các nhân viên kế toán phải gửi về công ty để đối chiếu, so sánh với nhân viên của phòng kế toán. 2- Tổ chức hệ thống chứng từ: + Tiền mặt: Phiếu thu, Phiếu chi, Uỷ nhiệm thu, Uỷ nhiệm chi. + Tài sản cố định: Biên bản giao nhận TSCĐ, Thẻ TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ, Biên bản đánh giá lại TSCĐ, Bảng tính khấu hao TSCĐ, Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ. + Tiền lơng: Bảng chấm công và chia lơng, Bảng thanh toán lơng chi tiết, Bảng tổng hợp thanh toán lơng, Bảng phân bổ lơng. + Chi phí: Bảng kê chi phí vật liệu, Bảng kê chi phí nhân công, Bảng kê chi phí máy thi công, Bảng kê chi phí khác, Bảng kê chứng từ chi phí. 3- Tổ chức hệ thống sổ kế toán: Để theo dõi tình hình hoạt động tài chính của đơn vị hình thức sổ đợc áp dụng tại Công ty là hình thức Nhật ký chung. Phần mềm kế toán mà Công ty sử dụng là phần mềm CAP 3.00 Trình tự tổ chức sổ kế toán có thể mô tả nh sau: Chứng từ gốc Nhật ký chung Sổ/thẻ KT chi tiết Sổ cái Bảng TH chi tiết Báo cáo tài chính Sơ đồ 4: Trình tự ghi sổ tại Công ty Xây dựng số 34 Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng, cuối quý Trình tự ghi sổ nh sau: Căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán ghi vào sổ Nhật ký chung, sau đó từ Nhật ký chung lấy số liệu ghi vào sổ cái theo các tài khoản. Với các đối tợng liên quan đến hạch toán chi tiết từ chứng từ gốc kế toán ghi vào sổ kế toán chi tiết. Cuối tháng kế toán cộng sổ cái lấy số liệu lập bảng cân đối số phát sinh, cộng sổ chi tiết lấy số liệu lập bảng tổng hợp chi tiết, đối chiếu giữa Sổ cái với Bảng tổng hợp chi tiết nhằm đảm bảo tính khớp đúng của số liệu sau đó lập các Báo cáo Tài chính. II- Các phần hành kế toán chủ yếu tại Công ty Xây dựng số 34: 1- Kế toán vốn bằng tiền: Tiền đóng vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động kinh doanh của Công ty. Tiền là phơng tiện thanh toán chủ yếu giữa các bên trong thực hiện hợp đồng. Đồng thời tiền còn là loại tài sản dễ vận chuyển, sử dụng đợc ngay do đó dễ thất thoát. Vì vậy công tác quản lý vốn bằng tiền ở Công ty là không thể thiếu. Tại Công ty Xây dựng số 34 sử dụng tiền mặt VNĐ và tiền gửi Ngân hàng VNĐ. a- Kế toán tiền mặt: 1* Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng tài khoản 111 Tiền mặt. Tài khoản này đợc chi tiết thành tiểu khoản 1111 Tiền mặt Việt Nam. 2* Hệ thống chứng từ sử dụng: Chứng từ sử dụng trong quản lý tiền mặt là Phiếu thu, Phiếu chi và các chứng từ đi kèm nh: _ Giấy đề nghị vay tạm ứng. _ Giấy đề nghị nộp tiền. _ Bảng thanh toán lơng. _ Giấy nộp tiền BHXH. Ngời nộp tiền Lập giấy đề nghị nộp tiền Phòng kế toán Công ty Xem xét ký duyệt Kế toán thanh toán Kế toán trởng, Thủ trởng ĐV Thủ quỹ Kế toán thanh toán Lập phiếu thu Ký duyệt phiếu thu Thu tiền nộp vào quỹ Ghi sổ và bảo quản,lu trữ lu giữ Sơ đồ 5: Quy trình luân chuyển chứng từ thu tiền mặt: Ngời nộp tiền (khách hàng, chủ nhiệm các công trình) sẽ lập Giấy đề nghị nộp tiền và gửi đến phòng kế toán. Kế toán thanh toán sẽ xem xét, lập phiếu thu và chuyển chờ Kế toán trởng, Thủ trởng đơn vị ký duyệt. Phiếu thu đợc lập thành 3 liên: 1 liên giao cho ngời nộp tiền,1 liên kế toán lu lại, liên còn lại giao cho thủ quỹ. Sau khi Phiếu thu đợc Kế toán trởng, Thủ trởng đơn vị ký xác nhận, thủ quỹ sẽ tiến hành thu tiền theo đúng số tiền ghi trên phiếu thu. Đồng thời lập Báo cáo quỹ gửi cho kế toán thanh toán. Kế toán thanh toán tiến hành ghi sổ và bảo quản, lu trữ. Các khoản chi của Công ty chủ yếu là chi tạm ứng cho công trình,chi nộp ngân sách, chi lơng quản lý,chi thanh toán với nhà cung cấp. ở đây chúng ta xem xét đến một chu trình chi chủ yếu, đó là chi tạm ứng. Ngời xin chi tiền Lập giấy đề nghị chi tiền Phòng Kế hoạch kỹ thuật Xem xét ký duyệt Kế toán thanh toán Lập phiếu chi Kế toán trởng Thủ trởng ĐV Ký duyệt phiếu chi Thủ quỹ Chi tiền Sơ đồ 6: Quy trình luân chuyển chứng từ chi tiền tạm ứng + Căn cứ vào nhu cầu về nguyên vật liệu, nhân công thuê ngoài và các chi phí khác, ngời xin chi, thờng là chủ nhiệm công trình, đội trởng đội xây dựng viết Giấy đề nghị tạm ứng, trong Giấy xin tạm ứng phải ghi rõ lý do xin tạm ứng và số tiền xin tạm ứng. + Giấy đề nghị tạm ứng đợc chuyển đến phòng Kế hoạch kỹ thuật. Sau khi xem xét tính hợp lý của lý do cũng nh lợng tiền xin tạm ứng (dựa trên cơ sở khối lợng thực tế đơn vị đã thực hiện), Trởng phòng ký duyệt xác nhận. + Sau đó Giấy đề nghị đợc đa lên phòng Tài chính-Kế toán, Kế toán trởng sẽ ký duyệt sau khi xem xét số tiền mà đội đã thoả thuận theo hợp đồng giao khoán, xác định tỷ lệ % đợc hởng, thuế và tỷ lệ % nộp Công ty. + Giấy dề nghị tạm ứng tiếp tục đợc đa lên Giám đốc ký duyệt đồng ý cho tạm ứng tiền mua vật t, thuê nhân công và các chi phí khác khi cha có quyết toán giữa hai bên theo yêu cầu của đội, xí ngiệp. + Sau khi có đầy đủ xác nhận cần thiết, Giấy đề nghị vay tạm ứng đợc gửi lại phòng kế toán, kế toán thanh toán lập phiếu chi (lập 3 liên: 1 liên gửi cho ngời nhận tiền, 1 liên lu trữ bảo quản, 1 liên chuyển thủ quỹ). + Thủ quỹ căn cứ vào Phiếu chi tiến hành chi tiền đồng thời ghi vào sổ quỹ và báo cáo quỹ. + Cuối tháng, kế toán thanh toán kẹp các chứng từ liên quan đa vào sổ theo dõi theo tháng. Nh vậy quy trình luân chuyển chứng từ chi tiền tạm ứng tại Công ty Xây dựng số 34 có điểm khác biệt so với các doanh nghiệp khác. Đó là việc Giấy đề nghị chi tạm ứng phải có sự ký duyệt của phòng Kinh tế - Kế hoạch - Kỹ thuật trớc khi chuyển cho phòng kế toán, nhng Giấy đề nghị chi tạm ứng lại không đợc Thủ tr- ởng đơn vị và Kế toán trởng ký duyệt trớc khi chuyển cho kế toán thanh toán để kế toán thanh toán lập phiếu chi. * Sổ sách kế toán sử dụng: + Sổ tổng hợp: Hình thức sổ mà Công ty áp dụng là hình thức Nhật ký chung do đó sổ tổng hợp mà Công ty sử dụng để theo dõi tiền mặt là Sổ nhật ký chung, Sổ cái tài khoản 1111. Công ty không sử dụng Sổ nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền. + Sổ chi tiết: Để theo dõi chi tiết tiền mặt, Công ty sử dụng các sổ chi tiết sau: _ Báo cáo quỹ tiền mặt _ Sổ quỹ tiền mặt. Báo cáo quỹ và sổ quỹ tiền mặt là những sổ tờ rời đến cuối năm đợc đóng thành sổ. Hàng ngày sau khi thu, chi tiền mặt thủ quỹ lập Sổ quỹ và Báo cáo quỹ làm 2 liên: 1 liên giữ lại, 1 liên gửi cho kế toán thanh toán. Kế toán lập Bảng tổng hợp chi tiết. b- Kế toán tiền gửi ngân hàng: *Tài khoản sử dụng: Để theo dõi tình hình biến động của lợng tiền gửi ngân hàng, Công ty sử dụng tài khoản 1121 Tiền gửi ngân hàng. Do Công ty không sử dụng ngoại tệ để thanh toán nên tài khoản tiền gửi ngân hàng đợc chi tiết theo từng đối tợng tín dụng: _ TK 11211: Tiền gửi VND tại Ngân hàng Đầu t và phát triển Việt Nam. _ TK 11212: Tiền gửi VND tại Ngân hàng Công thơng Thanh Xuân. _ TK11213: Tiền gửi VND tại Sở giao dịch I Ngân hàng đầu t và phát triển Việt Nam. _ TK 11214: Tiền gửi VND tại Ngân hàng Công thơng Thái nguyên. *Chứng từ sử dụng: Để thuận tiện trong việc thanh toán, Công ty đã uỷ nhiệm cho Ngân hàng thực hiện dịch vụ thanh toán hộ thông qua các chứng từ: Uỷ nhiệm thu. Uỷ nhiệm chi. Những chứng từ này phải có các hoá đơn đi kèm nh: Hoá đơn GTGT, Giấy đề nghị chi tạm ứng, Giấy lĩnh tiền mặt, Bảng kê nộp BHXH, Giấy nộp tiền vào ngân sách bằng chuyển khoản, Quyết toán A-B, Giấy đồng ý chấp nhận thanh toán, Uỷ nhiệm thu của khách hàng . Quy trình luân chuyển chứng từ TGNH đợc khái quát theo sơ đồ dới đây: Kế toán thanh toán Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị Ngân hàng Kế toán thanh toán Lập UNC,UNT Xem xét ký duyệt Ký duyệt Thực hiện dịch vụ Lu trữ và bảo quản chứng từ Sơ đồ 7: Quy trình luân chuyển chứng từ Tiền gửi ngân hàng. + Xuất phát từ nhu cầu thanh toán với bên ngoài về tiền mua nguyên vật liệu, tài sản cố định, các dịch vụ khác .kế toán thanh toán lập uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi. Các chứng từ này đợc lập thành 4 liên, đặt giấy than viết 1 lần nhng phải đợc ký trực tiếp trên cả 4 liên bởi Kế toán thanh toán, Kế toán trởng, Thủ trởng đơn vị. 4 liên đợc gửi cả lên ngân hàng kèm theo các chứng từ liên quan: Hoá đơn GTGT, Bảng kê BHXH, Giấy nộp tiền vào Ngân hàng . + Ngân hàng sẽ kiểm tra số d Tiền gửi Ngân hàng của Công ty, đối chiếu với số tiền trên Uỷ nhiệm thu, Uỷ nhiệm chi và thực hiện dịch vụ thu, chi hộ: Ngân [...]... ứng từ Công ty, kế toán Công ty ghi vào TK 141311 Hàng tháng, nhân viên kế toán đội tập hợp các chứng từ, lập các bảng kê chi phí gửi lên phòng Kế toán, kế toán ghi vào TK 14133 Khi công trình nghiệm thu bàn giao và Công ty nhận đợc tiền từ chủ đầu t thì Công ty mới tiến hành thanh toán bù trừ cho các đội Kế toán Công ty phải sử dụng hai tài khoản nh trên vì trên thực tế phát nếu công ty thanh toán cho... đồ hạch toán nghiệp vụ trích khấu hao 3- Kế toán nguyên vật liệu: Công ty xây dựng số 34 giao khoán công trình cho các đội, các xí nghiệp nên các xí nghiệp, các đội phải tự chịu trách nhiệm về nguyên vật liệu cho các công trình Tuy nhiên Công ty còn tổ chức hoạt động mua vào, bán ra nguyên vật liệu Do đó Công ty vẫn phải tổ chức Kế toán nguyên vật liệu để theo dõi Nguyên vật liệu đợc hạch toán tổng hợp... ty xây dựng số 34 thuộc tổng Công ty Xây dựng Hà Nội, mặt khác Tài sản cố định là những tài sản có giá trị lớn Do đó mọi biến động về tài sản ở Công ty đều phải gửi công văn xin phép lên Tổng Công ty Xây dựng Hà Nội Sau khi nhận đợc quyết định cho phép từ phía Tổng Công ty thì Công ty mới đợc phép tiến hành mua sắm, thanh lý, nhợng bán, điều chuyển Tài sản cố định Kế toán Công ty sử dụng phơng pháp khấu... hại, Công ty sẽ phải chịu TK111,112,152 TK141311 TK14133 TK621,622,627,623 Tạm ứng cho các đội Thanh toán bù trừ giữa các đội khi thu đợc tiền TK1111 Thừa Thiếu Hoàn chứng từ chi phí từ các đội Sơ đồ 19: Hạch toán thanh toán nội bộ III- Hệ thống Báo cáo Tài chính tại Công ty xây dựng số 34: Kỳ báo cáo kế toán của Công ty là quý Định kỳ, kế toán tổng hợp tiến hành ghi các bút toán kết chuyển, tính số. .. toán * Sơ đồ hạch toán tiền lơng: Do Công ty giao khoán công trình cho đội thi công nên đội phải tự lo yếu tố lao động, Công ty chỉ tạm ứng tiền cho đội để đội thanh toán khoản chi phí nhân công Do đó các khoản phải trả nhân công trực tiếp còn phải đợc hạch toán vào TK 14133 để cuối tháng kế toán xác định chênh lệch giữa số tiền mà Công ty đã ứng cho đội với số chi phí thực tế TK141311 TK14133 TK 334. .. TK333 TK1111,112 Sơ đồ 18: Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với ngân sách nhà nớc c-Thanh toán nội bộ trong Công ty: Do công ty giao khoán công trình cho các đội, xí nghiệp nên thờng công ty sẽ cấp vốn cho các đội bằng 70% tổng giá trị công trình ở các đội, xí nghiệp, không có bộ máy kế toán độc lập nên để theo dõi tình hình thanh toán với các đội, xí nghiệp, kế toán Công ty sử dụng các tài khoản: +... Công ty sẽ trình công văn lên Giám đốc Tổng Công ty xin điều chuyển tài sản cố định _ Sau khi xem xét, Giám đốc Tổng Công ty sẽ ra quyết định cho Công ty về việc điều động Tài sản cố định _ Tài sản cố định đợc bàn giao phải có sự chứng kiến của Ban quản trị Tổng Công ty, Công ty Hội đồng giao nhận sẽ lập Biên bản giao nhận và vận hành , chạy thử _ Giám đốc Tổng Công ty căn cứ vào Công văn xin điều... với công nhân: _ Hàng ngày chủ nhiệm công trình lập Bảng chấm công và chia lơng: Teo dõi số ngày làm việc, số công nhân thực hiện, số tiền đợc lĩnh _ Cuối tháng chủ nhiệm công trình hoặc nhân viên kế toán chuyển hợp đông giao khoán, Bảng chấm công và chia lơng về phòng kỹ thuật để xác định đơn giá tiền công, công khoán, xác định khối lơng công việc làm đợc _ Sau đó phòng Tổ chức lao động xác nhận số công. .. từng công trình * Sơ đồ hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh: Giá thành công trình Kết chuyển giá vốn Kết chuyển doanh thu Kết chuyển CP quản lý Thuế Kết chuyển giảm giá Giảm giá Giá bàn giao công trình TK1541 TK1111,131 TK632 TK911 TK511 TK1331 TK642 TK532 Sơ đồ số 15: Sơ đồ hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh Sản phẩm xây lắp tại công ty đợc coi là tiêu thụ khi có quyết toán. .. Sổ chi tiết: Để theo dõi chi tiết tiền gửi Ngân hàng Công ty sử dụng Sổ chi tiết Tài khoản tiền gửi Ngân hàng * Trình tự hạch toán kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng tại Công ty Xây dựng số 34 Tơng tự nh các đơn vị khác, trình tự hạch toán tiền tại Công ty đợc mô tả qua sơ đồ sau: TK1121 TK1111,1121 TK1413 Rút tiền gửi ngân hàng Khách hàng thanh toán hoặc ứng trớc Vay ngắn hạn ngân hàng Thu nhập tài . đặc điểm về tổ chức kế toán tại công ty xây dựng số 34 I. Tổ chức kế toán: 1. Tổ chức bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán của Công ty đợc tổ chức theo. máy kế toán độc lập. Có thể khái quát hệ thống tổ chức bộ máy kế toán theo sơ đồ sau: Kế toán trởng Kế toán thuế - lơng Kế toán cpsx Kế toán tổng hợp Kế toán