TỔ CHỨC HỆ THỐNG SỔ SÁCH KẾ TOÁN TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU CÔNG CỤ DỤNG CỤ

TỔ CHỨC HỆ THỐNG SỔ SÁCH KẾ TOÁN TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU CÔNG CỤ DỤNG CỤ Hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp được ban hành đồng bộ cả chế độ chứng từ, sổ sách, tài khoản và báo cáo tài chính, tạo điều kiện thuận lợi cho việc áp dụng thực tế. Để dễ làm, dễ hiểu, minh bạch, công khai, dễ kiểm tra, dễ kiểm soát thì cần có hệ thống chứng từ chính xác và hệ thống sổ sách hạch toán rõ ràng. 1. Các chứng từ kế toán. 1.1/. Mục đích và nguyên tắc lập chứng từ. Chứng từ là phương tiện vật chất để chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế tài chính, là phương tiện thông tin về kết quả nghiệp vụ kinh tế đó. Các đơn vị sản xuất và lưu thông hàng hoá có rất nhiều đặc đIểm yêu cầu khác nhau song đều nằm trong hệ thống thống nhất của sản xuất và trao đổi hàng hoá. Do đó, để đảm bảo yêu cầu quản lý, nhất là trong quan hệ ngoại thương; về thanh toán với ngân sách, khách hàng sản xuất trao đổi hàng hoá… vẫn rất cần các chứng từ được tiêu chuẩn hoá và quy cách hoá trong phạm vi cả nước. Như vậy, chứng từ được lập lên nhằm mục đích phản ánh các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh, làm căn cứ để tiến hành hạch toán ghi sổ và xác định hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Do tính đưa dạng của các nghiệp vụ kinh tế nên các tiêu thức đặc trưng cho chứng từ rất phong phú, nguyên tắc lập chứng từ là phải bao gồm đầy đủ các yếu tố như sau: - Tên chứng từ: Là sự khái quát hoá nội dung của nghiệp vụ. - Tên, địa chỉ của đơn vị cá nhân có liên quan đến nghiệp vụ. - Ngày và số thứ tự của chứng từ. - Nội dung của nghiệp vụ kinh tế. - Quy mô của nghiệp vụ về số lượng, giá trị. - Chữ ký của những người chịu trách nhiệm về thực hiện các nghiệp vụ. 1.2/. Các loại chứng từ. Các hoạt động nhập và xuất kho NVL, CCDC luôn luôn xảy ra trong các doanh nghiệp sản xuất. Để theo dõi và quản lý chặt chẽ tình hình biến động va số hiện có của NVL, CCDC kế toán phải lập những chứng từ cần thiết một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác theo đúng theo biểu mẫu quy định. Những chứng từ hợp lệ, hợp pháp này là cơ sở để ghi chép thẻ kho, bảng kê xuất-nhập-tồn vật tư và các sổ tổng hợp khác ( như sổ Cái TK 152, TK 153 ) để kiểm tra giám sát tình hình biến động của NVL, CCDC thực hiện quản lý có hiệu quả phục vụ đầy đủ, kịp thời nhu cầu cho sản xuất. Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo quy định 1141- TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ tài chính, các chứng từ kế toán vật tư bao gồm: - Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT) - Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT) - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (mẫu 08-VT) - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02-BH) - Hoá đơn cớc vận chuyển (mẫu 03-BH) Ngoài các chứng từ mang tính bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nước, trong các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như: - Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu 04-VT) - Biên bản kiểm nghiệm vật tư (mẫu 05-VT) - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu 07-VT) Và các chứng từ khác tuỳ vào đặc điểm, tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp. Mọi chứng từ kế toán NVL, CCDC phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự thời gian do kế toán trưởng quy định, phục vụ cho việc phản ánh ghi chép tổng hợp kịp thời các số liệu trên sổ kế toán. 2. Tổ chức hạch toán chi tiết NVL, CCDC Tuỳ thuộc vào loại hình sản xuất kinh doanh, quy mô và trình độ quản lý, trình độ nghiệp vụ kế toán cũng như nhu cầu về phân công lao động kế toán mà áp dụng các hình thức sổ cho phù hợp. Mỗi doanh nghiệp chỉ được áp dụng một hình thức sổ thống nhất để đảm bảo tính khoa học, tiện cho việc ghi chép, kiểm tra và đối chiếu. Song song với 3 phương pháp hạch toán chi tiết NVL, CCDC thì chúng ta cũng có các hình thức sổ chi tiết tương ứng với nó. 2.1/. phương pháp thẻ song song. Việc hạch toán sự biến động của NVL, CCDC được theo dõi ở cả hai nơi. - Tại kho: thủ kho tiến hành mở thẻ kho theo định kỳ (3-5 ngày) hoặc thường ngày. - Tại phòng kế toán: kế toán phải mở sổ, thẻ chi tiết vật tư Cuối tháng, trên cơ sở hai sổ, thẻ chi tiết trên kế toán lập ra bảng tổng hợp chi tiết vật tư 2.2/. phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển . - Tại kho: thủ kho vẫn mở thẻ kho như ở phương pháp thẻ song song. - Tại phòng kế toán: kế toán sẽ mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lượng và giá trị của từng danh điểm vật tư. 2.3/. phương pháp sổ số dư. - Tại kho: thủ kho vẫn sử dụng thẻ kho để theo dõi tình hình xuất, nhập, tồn kho của NVL, CCDC như 2 hình thức trên. Song bên cạnh đó, thủ kho còn tiến hành lập phiếu giao nhận chứng từ nhập xuất và nộp cho kế toán kèm theo chứng từ gốc. - Tại phòng kế toán: Khi nhận được chứng từ, kế toán tiến hành ghi vào bảng luỹ kế nhập-xuất-tồn vật tư mở cho từng kho và mỗi danh điểm vật tư ghi 1 dòng. Sau đó lập sổ số dư để đối chiếu. 3. Tổ chức sổ tổng hợp. Tuỳ theo từng hình thức sổ áp dụng mà chúng ta tổ chức sổ tổng hợp hạch toán NVL, CCDC cho phù hợp và đúng chế độ quy định. 3.1./ Hình thức nhật ký chung. Hàng ngày, căn cứ vào hoá đơn mua NVL, CCDC các chứng từ nhập-xuất…kế toán ghi vào sổ nhật ký chung hoặc sổ nhật ký đặc biệt. Sau đó, cuối tháng hoặc định kỳ tiến hành ghi vào sổ cái tài khoản 152 , 153 và lập bảng cân đối số phát sinh. Trình tự ghi sổ kế toán được tóm tắt bằng sơ đồ sau: Sơ đồ 3.1 SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN NVL, CCDC Chứng từ gốc Nhật ký đặc biệt Nhật ký chung Sổ chi tiết Sổ Cái TK 152, 153 Báo cáo t i chínhà Bảng cân đối SPS Bảng tổng hợp chi tiết Theo hình thức nhật ký chung. Ghi chú: ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu 3.2./ Hình thức nhật ký sổ cái. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc như hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu báo nhập kho NVL, CCDC… kế toán tiến hành ghi vào nhật ký sổ cái (phụ lục 2) và sổ chi tiết NVL, CCDC. Cuối tháng, tiến hành ghi vào bảng tổn hợp chi tiết NVL, CCDC khoá sổ và đối chiếu giữa nhật ký sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết đó. Sơ đồ 3.2 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán NVL, CCDC Theo hình thức Nhật ký- Sổ cái. Chứng từ gốc Nhật ký- sổ cái Sổ chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo t i chínhà Ghi chú: ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu 3.3./ hình thức chứng từ ghi sổ Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc phiếu nhập kho, xuất kho vật tư, hoá đơn cớc vận chuyển, phiếu báo vật tư… hoặc căn cứ vào bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó dùng để ghi sổ Cái TK 152, 153 .Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết. Cuối tháng, tính ra tổng số tiền phát sinh ghi trên ổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của TK 152, 153 trên sổ Cái. Căn cứ vào sổ Cái TK 152, 153 ta lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu đúng khớp số liệu ta tiến hành lập báo cáo tài chính. Mẫu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, chứng từ ghi sổ, sổ Cái TK 152, 153 Sơ đồ 3.3 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán NVL, CCDC Theo hình thức Chứng từ ghi sổ. Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ dăng ký CTGS Bảng cân đối SPS Sổ chi tiết Sổ Cái TK 152, 153 Báo cáo t i chínhà Ghi chú: ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu 3.4./ Hình thức Nhật ký chứng từ . Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán ghi vào các nhật ký chứng liên quan, sổ chi tiết TK 331…và bảng phân bổ số 2 dùng để phản ánh giá trị NVL, CCDC xuất kho trong tháng theo giá thực tế và theo giá hạch toán và phân bổ giá trị NVL, CCDC xuất dùng cho các đối tượng sử dụng hàng tháng. Cuối tháng, từ các sổ chi tiết, các nhật ký chứng từ liên quan kế toán tiến hành ghi vào nhật ký chứng từ số 5, 6, bảng kê số 3, sổ Cái TK 152, 153; Từ bảng phân bổ số 2 tiến hành ghi vào bảng kê số 4, 5, 6 và nhật ký chứng từ số 7 Sơ đồ 3.4 sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán NVL, CCDC Theo hình thức Nhật ký chứng từ. Chứng từ gốc NKCT liên quan Sổ chi tiết TK 331 NKCT số 5, 6 Bảng kê số 3 Bảng phân bổ số 2 Bảng kê số 4, 5, 6 NKCT số 7 Sổ Cái TK 152, 153 Ghi chú: ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu CHƯƠNG II: HÌNH THỨC TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN SẢN XUẤT VÀ KINH DOANH THƯƠNG MẠI THÀNH PHONG I/ ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG TẠI DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN SẢN XUẤT& KINH DOANH THƯƠNG MẠI THÀNH PHONG 1. Quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp Doanh nghiệp tư nhân sản xuất và kinh doanh thương mại Thành Phong là một doanh nghiệp tư nhân hoạt động hạch toán độc lập, thuộc khu Công nghiệp tự phát Trại Gà ở Phú Diễn- Từ Liêm - Hà Nội. Phía Bắc giáp đương 32 Hà Nội - Sơn Tây, phía Tây giáp với công ty Trường Thành, phía Nam giáp với công ty Nhật Quang. Tổng diện tích của DN trên 5000m 2 đất sử dụng cho việc sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp. Doanh nghiệp được thành lập ngày 02/01/2001 theo giấy chứng nhận ĐKKD số 0101000754 do Sở Kế hoạch và đầu tư Thành phố Hà Nội cấp. Tên giao dịch của doanh nghiệp là :Thành Phong COMMERCIAL PRODUCTION and OPERTION PRIVATE ENTERPRISE. Tên viết tắt là : Thanh Phong PTE *Ngành nghề kinh doanh chính của DN là : - sản xuất gia công các mặt hàng cơ khí, nội thất, mộc nội thất. - lắp đặt các công trình điện công nghiệp, điện dân dụng, điện gia dụng - sản xuất các sản phẩm phục vụ cho ngành điện gia dụng - đại lý mua, bán, ký gửi hàng hoá. *Mặt hàng chủ yếu của DN DN chú trọng sản xuất các loại bàn ghế bằng sắt, gỗ, tủ sắt văn phòng, tủ đựng tài liệu, giường tầng sinh viên, giá sắt đựng hàng, đựng tài liệu 2. Những mặt thuận lợi, khó khăn trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp 2.1/. Những mặt thuận lợi : Do vị trí địa lý nơi DN đóng ở gần đường 32 nằm trong khu Công nghiệp tập trung nên thuận lợi cho việc vận chuyển NVL vào DN và chuyển hàng hoá đi bán, thuận tiện cho việc giao dịch. Mặt hàng của DN là sản xuất gia công các mặt hàng cơ khí, nội thất, mộc thất nên nguồn NVL rất phong phú, đa dạng, đáp ứng được nhu cầu cung ứng cho quá trình sản xuất. Về mặt cơ sở kỹ thuật, cơ sở hạ tầng được xây dựng đồng bộ , hoàn thiện khép kín nên thuận lợi trong việc tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh. 2.2/ . Những mặt khó khăn Trước những mặt thuận lợi như trên, tuy nhiên trong quá trình hoạt động , DN cũng gặp phải một số trở ngại : - vì mặt hàng kinh doanh chủ yếu của doanh nghiệp là cơ khí nội thất, mộc nội thất nên NVL là các sản phẩm công nghiệp. Do đó có sự biến động trên thị trường cao dẫn đến sự biến động về giá cả lớn . - quy trình sản xuất chế biến của DN kéo dài, tốn nhiều khoản chi phí về điện và chi phí nhân công. - mặt hàng của DN chủ yếu là xuất dùng trong nước ( tại khu vực và các tỉnh lẻ ). Nên có nhiều sự cạnh tranh gay gắt, nhiều khó khăn trong việc tiêu thụ hàng hoá. II- TỔ CHỨC SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA DN 1. Cơ sở vật chất kỹ thuật của DN Tài sản cố định gồm cóvăn phòng làm việc, văn phòng giao dịch và hệ thống nhà xưởng, kho tàng chiếm 4500m2 trong tổng diện tích. Bao gồm : - 01 để chứa đựng hàng hoá với dung lượng 1000 tấn/kho - 01 kho chứa đựng hàng hoá , vật tư và vận chuyển hàng hoá để xuất bán. - máy móc thiết bị hiện đại phù hợp với công tác SXKD. Các loại máy như : máy cắt tôn, máy nhấc, máy hàn dây, máy mài, máy khoan, máy gấp tay, máy dập, bảo hộ lao động . Doanh nghiệp có 03 dây chuyền sản xuất. Trong đó 2 dây chuyền sản xuất cơ khí nội thất, 1 dây chuyền sản xuất gỗ nội thất. 2. Tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh * Cơ cấu tổ chức bộ máy của DN : Hiện nay công ty có 300 cán bộ công nhân viên.Trong đó bao gồm : +25 cán bộ TN ở trình độ ĐH +15 cán bộ TN ở trình độ CĐ +10 cán bộ TN ở trình độ TC +5 kỹ sư thiết kế +125 công nhân hầu hết đều học qua các trường Công nhân kỹ thuật Bộ máy của doanh nghiệp hoạt động theo chế độ một giám đốc, một phó đốc để trực tiếp giúp việc cho giám đốc. Tại các phòng ban đều có trưởng phòng phụ trách hoạt động của phòng ban mình tại các phân xưởng có quản đốc và phụ trách điều hành sản xuất trong phân xưởng mình. DN có 04 phòng ban chức năng và 2 phân xưởng. Nhiệm vụ cụ thể của các phòng ban như sau: - Giám đốc: là người đại diện của nhà nước, lãnh đạo toàn bộ mọi hoạt động của DN theo chính sách, pháp luật cuả nhà nước, đảm bảo cho hoạt động của đơn vị đạt hiệu quả cao nhất và chịu trách nhiệm trước nhà nước, trước cấp trên về kết qủa hoạt động sản xuất của DN. - Phó giám đốc là người giúp đỡ giám đốc trong quản lý xí nghiệp, thay mặt giám đốc khi giám đốc đi vắng. - Phòng thiết kế kỹ thuật: Có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất để thiết kế các sản phẩm mới hoặc hiệu chỉnh các sản phẩm cũ theo yêu cầu, khả năng sản xuất của DN. - Phòng hành chính quản trị: Thảo công văn, nhận, gửi , lưu trữ các giấy tờ, tài liệu, quản lý tài sản, vốn khu vực hành chính như bàn ghế ., trông giữ xe cho cán bộ công nhân viên, vệ sinh công cộng trong đồng thời quản lý trạm y tế. - Phòng tài vụ: Hoạt động dưới sự quản lý của kế toán trưởng. - Phân xưởng sản xuất kinh doanh : còn gọi là phòng cung tiêu. Có chức năng cung ứng NVL và tiêu thụ sản phẩm. Gồm các tổ sản xuất : + tổ đột, dập, cắt + tổ hàn + tổ tẩy rửa + tổ sơn + tổ kiểm tra chất lượng sản phẩm *phương pháp tổ chức chỉ đạo quản lý kinh doanh Về mặt tổ chức chỉ đạo quản lý kinh doanh của DN theo chương trình kế hoạch đã lập trước đó do giám đốc và phó giám đốc lên kế hoạch. Sau đó giám đốc sẽ phân chia, chỉ đạo công việc theo từng nội dung cho các phòng ban và các phân xưởng tiến hành công việc. . TỔ CHỨC HỆ THỐNG SỔ SÁCH KẾ TOÁN TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU CÔNG CỤ DỤNG CỤ Hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp. số 7 Sổ Cái TK 152, 153 Ghi chú: ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu CHƯƠNG II: HÌNH THỨC TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI