Bài 9 kỹ NĂNG SOẠN THẢO văn bản

Bài 9 KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN 1. VĂN BẢN CỦA ĐẢNG VÀ KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN CỦA ĐẢNG 1.1. Khái niệm văn bản của Đảng Văn bản của Đảng là loại hình tài liệu được thể hiện bằng ngôn ngữ viết để ghi lại hoạt động của các tổ chức đảng, do các cấp ủy, tổ chức, cơ quan có thẩm quyền của Đảng ban hành theo quy định của Điều lệ Đảng và của Ban Chấp hành Trung ương. Hệ thống văn bản của Đảng gồm toàn bộ các loại văn bản được sử dụng trong hoạt động của hệ thống tổ chức đảng từ Trung ương tới cơ sở. Các cấp ủy, tổ chức và cơ quan đảng ban hanh văn bản phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình. Các văn bản của Đảng phải được viết bằng tiếng Việt, phù hợp về thể loại và đúng thể thức. 1.2. Thể loại và thấm quyền ban hành văn bản của Đảng 1.2.1. Thể loại văn bản của Đảng Theo Quy định về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng ban hành kèm theo Quyết định số 31QDTW ngày 1101997 của Bộ Chính trị và Quyết định số 91QDTW ngày 1622004 của Ban Bí thư bổ sung thẩm quyền ban hành văn bản trong một số điều của Quy định trên, hệ thống văn bản của Đảng bao gồm: Cương lĩnh chính trị: trình bày những nội dung cơ bản về mục tiêu, đường lối, nhiệm vụ yà phương hướng cách mạng trong một giai đoạn nhất định. Điều lệ Đảng: xác định tôn chỉ, mục đích, hệ tư tưởng, các nguyên tắc về tổ chức và hoạt động, cơ cấu tổ chức bộ máy của Đảng, quy định trách nhiệm, nghĩa vụ, quyền hạn của đảng viên và các tổ chức đảng. Chiến lược: trình bày quan điểm, phương châm, mục tiêu chủ yếu và các giải pháp có tính toàn cục về phát triển một số lĩnh vực trong một giai đoạn nhất định. Nghị quyết: ghi lại các quyết định được thông qua ở đại hội, hội nghị cơ quan lãnh đạo đảng các cấp. hội nghị đảng viên về đường lối, chủ trương, chính sách, kể hoạch hoặc các vấn đề cụ thể. Quyết định: để ban hành hoặc bãi bỏ các quy định, quyết định cụ thể về chủ trương, chính sách, tổ chức bộ máy, nhân sự thuộc phạm vi quyền hạn của cấp ủy, tổ chức, cơ quan đảng. Chỉ thị: để chỉ đạo các cấp ủy, tổ chức, cơ quan đảng cấp dưới thực hiện các chủ trương, chính sách hoặc một số nhiệm vụ cụ thê. Kết luận: ghi lại ý kiến chính thức của cấp ủy, tổ chức, cơ quan đảng về những vấn đề nhất định hoặc chủ trương, biện pháp xử lý công việc cụ thể. Quy chế: xác định nguyên tắc, trách nhiệm, quyền hạn, chế độ và lề lối làm việc của cấp ủy, tổ chức, cơ quan đảng. Quy định: xác định nguyên tắc, tiêu chuẩn, thủ tục và chế độ cụ thể về một lĩnh vực công tác nhất định của cấp ủy, tổ chức, cơ quan đảng hoặc trong hệ thống các cơ quan chuyên môn có cùng chức năng, nhiệm vụ. Thông tri: chỉ đạo, giải thích, hướng dẫn các cấp ủy, tổ chức cơ quan đảng cấp dưới thực hiện quyết định, chỉ thị, v.v. của cấp ủy hoặc thực hiện một nhiệm vụ cụ thể. Hướng dẫn: giải thích, chỉ dẫn cụ thể việc tổ chức thực hiện văn bản của cấp ủy hoặc của cơ quan đảng cấp trên. Thông báo: thông tin về một vấn đề, một sự việc cụ thể để các cơ quan, cá nhân có liên quan biết hoặc thực hiện. Thông cáo: công bố về một sự kiện, sự việc quan trọng. Tuyên bố: chính thức công bố lập trường, quan điểm, thái độ của Đảng về một sự kiện, sự việc quan trọng. Lời kêu gọi: yêu cầu hoặc động viên mọi người thực hiện một nhiệm vụ hoặc hưởng ứng một chủ trương có ý nghĩa chính trị.

Bài KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN VĂN BẢN CỦA ĐẢNG VÀ KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN CỦA ĐẢNG 1.1 Khái niệm văn Đảng Văn Đảng loại hình tài liệu thể ngôn ngữ viết để ghi lại hoạt động tổ chức đảng, cấp ủy, tổ chức, quan có thẩm quyền Đảng ban hành theo quy định Điều lệ Đảng Ban Chấp hành Trung ương Hệ thống văn Đảng gồm toàn loại văn sử dụng hoạt động hệ thống tổ chức đảng từ Trung ương tới sở Các cấp ủy, tổ chức quan đảng ban hanh văn phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Các văn Đảng phải viết tiếng Việt, phù hợp thể loại thể thức 1.2 Thể loại thấm quyền ban hành văn Đảng 1.2.1 Thể loại văn Đảng Theo Quy định thể loại, thẩm quyền ban hành thể thức văn Đảng ban hành kèm theo Quyết định số 31-QD/TW ngày 1-10-1997 Bộ Chính trị Quyết định số 91-QD/TW ngày 16-2-2004 Ban Bí thư bổ sung thẩm quyền ban hành văn số điều Quy định trên, hệ thống văn Đảng bao gồm: - Cương lĩnh trị: trình bày nội dung mục tiêu, đường lối, nhiệm vụ yà phương hướng cách mạng giai đoạn định Điều lệ Đảng: xác định tơn chỉ, mục đích, hệ tư tưởng, ngun tắc tổ chức hoạt động, cấu tổ chức máy Đảng, quy định trách nhiệm, nghĩa vụ, quyền hạn đảng viên tổ chức đảng Chiến lược: trình bày quan điểm, phương châm, mục tiêu chủ yếu giải pháp có tính tồn cục phát triển số lĩnh vực giai đoạn định Nghị quyết: ghi lại định thông qua đại hội, hội nghị quan lãnh đạo đảng cấp hội nghị đảng viên đường lối, chủ trương, sách, kể hoạch vấn đề cụ thể Quyết định: để ban hành bãi bỏ quy định, định cụ thể chủ trương, sách, tổ chức máy, nhân thuộc phạm vi quyền hạn cấp ủy, tổ chức, quan đảng Chỉ thị: để đạo cấp ủy, tổ chức, quan đảng cấp thực chủ trương, sách số nhiệm vụ cụ thê Kết luận: ghi lại ý kiến thức cấp ủy, tổ chức, quan đảng vấn đề định chủ trương, biện pháp xử lý công việc cụ thể Quy chế: xác định nguyên tắc, trách nhiệm, quyền hạn, chế độ lề lối làm việc cấp ủy, tổ chức, quan đảng Quy định: xác định nguyên tắc, tiêu chuẩn, thủ tục chế độ cụ thể lĩnh vực công tác định cấp ủy, tổ chức, quan đảng hệ thống quan chuyên mơn có chức năng, nhiệm vụ Thơng tri: đạo, giải thích, hướng dẫn cấp ủy, tổ chức quan đảng cấp thực định, thị, v.v cấp ủy thực nhiệm vụ cụ thể Hướng dẫn: giải thích, dẫn cụ thể việc tổ chức thực văn cấp ủy quan đảng cấp Thông báo: thông tin vấn đề, việc cụ thể để quan, cá nhân có liên quan biết thực Thông cáo: công bố kiện, việc quan trọng Tuyên bố: thức công bố lập trường, quan điểm, thái độ Đảng kiện, việc quan trọng Lời kêu gọi: yêu cầu động viên người thực nhiệm vụ hưởng ứng chủ trương có ý nghĩa trị Báo cáo: tường trình tình hình hoạt động cấp ủy, tổ chức, quan đảng đề án, vấn đề, việc định Kế hoạch: xác định mục đích, u cầu, tiêu nhiệm vụ cần hồn thành khoảng thời gian định biện pháp tổ chức, nhân sự, sở vật chất cần thiết để thực nhiệm vụ Quy hoạch: xác định mục tiêu phương án, giải pháp lớn cho vấn đề, lĩnh vực cần thực thời gian tương đối lâu dài, nhiều năm Chương trình: xếp nội dung cơng tác, lịch làm việc cụ thể cấp ủy, tổ chức, quan đảng đồng chí lãnh đạo thời gian định Đề án: trình bày có hệ thống kế hoạch, giải pháp giải nhiệm vụ, vấn đề định để cấp có thẩm quyền phê duyệt Tờ trình: thuyết trình tổng quát đề án, vấn đề, dự thảo văn để cấp xem xét, định Công văn: truyền đạt, trao đổi công việc cụ thể trình thực chức năng, nhiệm vụ cấp ủy, tổ chức, quan đảng Biên bản: ghi chép diễn biến, ý kiến phát biểu ý kiến kết luận đại hội đảng hội nghị cấp ủy, tổ chức, quan đảng Giấy tờ hành chính: giấy giới thiệu; giấy chứng nhận (hoặc giấy xác nhận; thẻ chứng nhận); giấy đường; giấy nghỉ phép; phiếu gửi, v.v 1.2.2 Thẩm quyền ban hành văn Đảng 1.2.2.1 Cơ quan lãnh đạo Đàng cấp Trung ương Đại hội đại biểu toàn quốc Đảng ban hành: Cương lĩnh trị; Điều lệ Đảng; Nghị quyết; Quy chế; Thông báo; Thông cáo; Chiến lược; Tuyên bố; Lời kêu gọi Đoàn Chủ tịch Đại hội ban hành: Thơng báo; Báo cáo Đồn Thư ký Đại hội làm Báo cáo Ban Thẩm tra tư cách đại biểu làm Báo cáo Ban Kiểm phiếu làm Báo cáo Ban Chấp hành Trung ương Đảng ban hành: Nghị quyết; Quyết định; Quy định; Quy chế; Thông báo; Thông cáo; Kết luận; Chiến lược; Tuyên bố; Lời kêu gọi; Báo cáo Bộ Chính trị ban hành: Nghị quyết; Quy định; Quyết định; Quy chế; Chỉ thị; Thông báo; Kết luận; Báo cáo Ban Bí thư Trung ương Đảng ban hành: Quyết định; Quy định; Chi thị; Thông tri; Kết luận; Thông báo; Quy chế; Báo cáo 1.2.2.2 Cơ quan lãnh đạo Đảng cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Đại hội đại biểu đảng cấp tỉnh ban hành: Nghị quyết; Quy chế; Thơng báo Đồn Chủ tịch Đại hội ban hành: Thơng báo; Báo cáo Đồn Thư ký Đại hội làm Báo cáo Ban Thẩm tra tư cách đại biểu Đại hội làm Báo cáo Ban Kiểm phiếu làm Báo cáo Ban Chấp hành đảng tiỉnh, thành phố ban hành: Nghị quyết; Quy định; Quyết định; Quy chế; Thông báo; icết luận; Báo cáo Ban Thường vụ tỉnh, thành ủy ban hành: Nghị quyết; Quy định; Quyết định; Thông tri; Chỉ thị; Hướng đẫn; Kết luận; Thông báo; Quy chế; Báo cáo 1.2.2.3 Cơ quan lãnh đạo Đảng cấp huyện tương đương Đại hội đại biểu đảng cấp huyện ban hành: Nghị quyết; Quy chế; Thơng báo Đồn Chủ tịch Đại hội ban hành: Thơng báo; Báo cáo Đồn Thư ký Đại hội làm Báo cáo Ban Thẩm tra tư cách đại biểu Đại h ội làm Báo cáo Ban Kiểm phiếu làm Báo cáo Ban Chấp hành đảng huyện (huyện ủy) ban hành: Nghị quyết, Kết luận, Quyết định, Quy chế, Quy định, Thông báo, Báo cáo Ban Thường vụ huyện ủy ban hành: Nghị quyết, Kết luận, Quyết định, Chỉ thị, Quy chế, Quy định, Thông báo, Báo cáo, Thông tri, Hướng dẫn 1.2.2.4 Các quan lãnh đạo Đảng cấp sở chi Đại hội đảng sở ban hành: Nghị Đoàn Chủ tịch Đại hội ban hành: Thơng báo; Báo cáo Đồn Thư ký Đại h ội làm Báo cáo Ban Thẩm tra tư cách đại biểu làm Báo cáo Ban Kiểm phiếu làm Báo cáo Ban Chấp hành đảng sở ban hành: Nghị quyết, Kết luận, Quyết định, Quy chế, Quy định, Thông báo, Báo cáo Ban Thường vụ cấp ủy sở ban hành: Nghị quyết, Kết luận, Quyết định, Quy định, Thông báo, Báo cáo Đối với chi sở chi bộ, đảng bộ phận trực thuộc đảng ủy sở, Đại hội ban hành: Nghị quyết; chi bộ, đảng ủy phận Nghị quyết; Báo cáo 1.2.2.5 Các quan tham mưu giúp việc ban đạo, tiểu ban, hội đồng, v.v ban hành: Kết luận, Quyết định, Quy định, Quy chế, Hướng dẫn, Thơng báo, Báo cáo, Tờ trình 1.2.2.6 Các đảng đoàn, ban cán đảng cấp ban hành: Nghị quyết, Quy định, Quyết định, Hướng dẫn, Chỉ thị, Quy chế, Thơng báo, Ket luận, Báo cáo Ngồi thể loại văn trên, cấp ủy, tổ chức, quan Đảng cịn tùy tình hình cụ thể ban hành thể loại văn hành như: Cơng văn, Kế hoạch, Chương trình, Đe án, Tờ trình, Biên giấy tờ hành Văn Đảng sửa đổi, bổ sung, thay bãi bỏ văn quan ban hành, văn quan đảng cấp có thẩm quyền 1.3 Thể thức văn Đảng Hướng dẫn số 11-HD/VPTW ngày 28-5-2004 Văn phòng Trung ương Đảng thể thức văn Đảng quy định chi tiết thành phần thể thức bắt buộc, thành phần thể thức bổ sung và thành phần thức 1.3.1 Thành phần thể thức bắt buộc - Tiêu đề: Đảng Cộng sản Việt Nam - Tên quan ban hành văn + Tên quan ban hành văn bản, + Tên quan cấp - Số ký hiệu văn - Địa điểm ngày, tháng, năm ban hành văn - Tên loại văn trích yếu nội dung văn bản: + Tên loại văn bản, + Trích yếu nội dung văn bản, + Trích yếu nội dung cơng văn - Phần nội dung văn - Thể thức đề ký, chức vụ họ tên người ký: + Thể thức đề ký, + Chức vụ người ký thay mặt, ký thay, ký thừa lệnh, + Họ tên người ký - Nơi nhận văn bản, sao: + Nơi nhận + Nơi nhận cụ thể 1.3.2 Thành phần thể thức bổ sung Ngoài thành phần thể thức bắt buộc, tùy theo nội dung tính chất văn cụ thể, người ký văn định bổ sung thành phần thể thức sau đây: Dấu mức độ mật, có ba mức: mật, tối mật tuyệt mật Dấu mức độ khẩn, có ba mức: khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc hẹn Chỉ dẫn phạm vi phổ biến, dự thảo tài liệu hội nghị: Đối với văn cần dẫn phạm vi phổ biến, sử dụng phải ghi đóng dấu dẫn cụ thể cho trường hợp như: “THU HỒI”, “XONG HỘI NGHỊ TRẢ LẠI”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “XEM XONG TRẢ LẠI trước ngày ”, “KHÔNG PHỐ BIẾN”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ” Ký hiệu chi tên tệp văn số lượng phát hành 1.3.3 Bản thành phần thức - Các loại sao: Bản y nguyên văn từ quan ban hành nhân phát hành Bản trích sao lại phần nội dung từ bàn quan ban hành quan lưu trữ quản lý thực Bản lục lại tồn văn từ y - Các hình thức sao: Sao thơng thường hình thức cách viết lại hay đánh máy lại nội dung cần Sao photocopy hình thức chụp lại văn máy photocopy, máy fax thiết bị chụp ảnh khác - Thể thức sao: Để bảo đảm giá trị pháp lý hiệu lực thi hành, loại phải có đủ thành phần thể thức trình bày phía đường phân cách với thành phần thể thức sau: + Tên quan văn + Số ký hiệu + Chỉ dẫn loại + Địa điểm, ngày, tháng, năm văn + Chữ ký, thể thức đề ký dấu quan + Nơi nhận Nếu dùng dấu khắc sẵn để thay số thành phần thể thức văn font, cỡ, kiêu chữ dấu phải tương xứng với font, cỡ, kiểu chữ chế máy tính 1.4 Yêu cầu văn Đảng 1.4.1 Yêu cầu nội dung Văn Đảng phải bám sát nhiệm vụ trị Đảng thời kỳ đòi hỏi thực tế Trên sở nhiệm vụ trị tồn Đảng giai đoạn, yêu cầu thực tiễn hoạt động lãnh đạo, tổ chức đảng lựa chọn nội dung văn để ban hành nhằm phục vụ tốt cho nhiệm vụ Văn phải bảo đám tính xác, cụ khoa h ọc Văn Đảng ban hành ghi nhận quyền, nghĩa vụ Đảng viên, tổ chức đảng có tác động mạnh mẽ đến uy tín, danh dự nhiều đối tượng, đặt nhiệm vụ phải thực đối tượng lãnh đạo chứa đựng khả triển khai thực thực tiễn Do đó, yêu cầu tính xác, cụ thể knoa học văn cao N ếu không đáp ứng yêu cầu vấn đề đề cập dù có cấp bách đến đâu khó có tính kha thi 1.4.2 Yêu cầu kỹ thuật trình bày văn - Văn đánh máy in giấy trắng có kích thước 210 x 297 mm (tiêu chuẩn A4) sai số cho phép ± - Vùng trình bày văn sau : + Mặt trước: Cách mép trang giấy: 25 mm Cách mép trang giấy: 25 mm Cách mép trái trang giấy: 35 mm Cách mép phải trang giấy: 15 mm + Mặt sau (nếu in mặt): Cách mép trang giấy: 25 mm Cách mép trang giấy: 25 mm Cách mép trái trang giấy: 15 mm Cách mép phái trang giáy: 35 mm - Văn có nhiều trang trang thứ hai phải đánh số trang chữ số Ảrập, cách mép trang giấy 10 mm cách hai mép phái, trái phần có chữ (bát chữ) - Những văn có hai phụ lục trở lên phải ghi số thứ tự phụ lục chữ số Ảrập - Đối với cấp ủy, tổ chức, quan đảng có sử dụng máy tính để chế văn phơng, cỡ, kiểu chữ thống dùng mã ký tự chữ Việt theo Tiêu chuẩn TCVN 6909 : 2001 (bộ mã TCVN 6909:2001) - Những văn bản, văn kiện Đảng in thành sách, đăng báo, in tạp chí khơng trình bày theo yêu cầu kỹ thuật 1.5 Quy trình xây dựng văn Đảng 1.5.1 Quy trình chung xây dựng văn Đảng Xác định mục đích, nội dung vấn đề, chọn tên loại văn Căn quy định Đảng, tình hình, nhiệm vụ địa phương, đơn vị; yêu cầu cấp trên, quy chế, chương trình cơng tác để xác định xác vấn đề cần văn thể loại Lựa chọn thông tin cho văn bản, xác định đối tượng đọc văn bản: Căn vào mục đích, nội dung, tên loại văn Viết thảo, tham khảo ý kiến bổ sung: tùy nội dung vấn đề mà phân công cho phận tham mưu chuyên trách xây dụng bàn thảo; c ứ vào tầm quan trọng vấn đề mà xác định phạm vi tham khảo ý kiến Hoàn thiện văn bản, thông qua lãnh đạo, xử lý kỹ thuật hành chính: cần xem xét cách nghiêm túc ý kiến đóng góp để hồn thiện thảo Ký ban hành văn theo thẩm quyền: người ký phải thẩm quyền, thể thức đề ký, chức vụ người ký, tên người ký, V.V Chú ý đến việc phổ biến để triển khai thực 1.5.2 Quy trình soạn thảo văn Đảng Bước 1: Lập đề cương Đề cương dàn ý xếp, bố cục vấn đề cần trình bày theo kết cấu lơgíc, hợp lý Tác dụng đề cương: định hướng nội dung soạn thảo đủng nội dung, yêu cầu; tránh sai sót như: thiếu nội dung, bố cục lộn xộn, khơng chặt chẽ, lơgíc, lạc đề Có hai loại đề cương: Đề cương sơ lược, đề cương chi tiết Bước 2: Viết thảo Bản thảo thường có: Phần mở đầu: Giới thiệu vấn đề, lý do, mục đích vấn đề Phần nội dung: Các ý có nội dung giống nên xếp thành m ột đoạn Nêu ý quan trọng trước, quan trọng nêu sau Phần kết thúc: Nhấn mạnh ý chính; nêu yêu cầu, đề nghị động viên đối tượng thực Bước 3: Kiểm tra sửa chữa thảo Kiểm tra n ội dung, phương pháp trình bày, lời văn, ngữ pháp; phát vấn đề cần sửa chữa, cần đọc lại nhiều lần lấy ý kiến góp ý cá nhân, tổ ch ức cần thiết Bước 4: Trình cấp có thẩm quyền để tổ chức lấy ý kiến, xem xét, ký ban hành VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC VÀ K Ỹ N ĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC 2.1 Khái quát hệ thống văn quản lý hành nhà nước 2.1.1 Khái niệm văn quản lý nhà nước văn quản lý hành nhà nước 2.1.1.1 Khái niệm văn quản lý nhà nước Văn quản lý nhà nước văn ghi lại truyền đạt định quản lý thông tin quản lý, quan qu ản lý nhà n ước ban hành theo thấm quyền, trình tự, thủ tục hình thức định nhằm điều chỉnh quan hệ quản lý nhà nước quan nhà nước với quan nhà nước với tổ chức công dân 2.1.1.2 Khái niệm văn quản lý hành chỉnh nhà nước Văn quản lý hành nhà nước ỉà định thông tin quản lý (đã văn hóa) quan nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức định nhằm điều Số: 01 /QĐ-HĐTTCC Việc ghi ký hiệu công văn ủy ban nhân dân c ấp huy ện, c ấp xã ban hành bao g ồm ch ữ vi ết t tên c quan, t ổ ch ức ban hành công v ăn ch ữ vi ết t tên lĩnh v ực (các lĩnh v ực đượ c quy định t ại M ục 2, M ục 3, Chương IV, Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân ủy ban nhân dân n ăm 2003) giải công văn Ch ữ vi ết t tên c quan, t ổ ch ức đơn v ị m ỗi c quan, tổ chức lĩnh v ực (đối v ới ủy ban nhân dân c ấp huy ện, c ấp xã) c quan, t ổ ch ức quy đị nh c ụ th ể, b ảo đả m ng ắn g ọn, d ễ hi ểu + Số, ký hiệu văn trình bày t ại ô s ố 3, đặt canh tên quan, tổ chức ban hành văn T “S ố” đượ c trình bày b ằng ch ữ in th ường, ký hi ệu b ằng ch ữ in hoa, cỡ ch ữ 13, kiểu chữ đứng; sau t “S ố” có d ấu hai ch ấm; v ới nh ững s ố nhỏ 10 phải ghi thêm số phía trước; số ký hi ệu v ăn b ản có dấu g ạch chéo (/), gi ữa nhóm ch ữ vi ết t ký hi ệu v ăn b ản có d ấu g ạch nối (-) khơng cách chữ, ví dụ: Số: 15/QĐ-HĐND (Quyết định Thường trục Hội đồng nhân dân); Một s ố ký hi ệu vi ết t tên lo ại v ăn b ản hành chính: K Tên loại ý hiệu B Ký Tên loại hiệu Báo cáo HĐ Hợp đồng Biên KH Kế hoạch Chỉ thị (cá biệt) NQ Nghị (cá biệt) C B B C T C Chương trình PA Phương án Đề án PG Phiếu gửi Quy định PC Phiếu chuyển Giấy chứng nhận QC Quy chế Giấy đường QĐ Quyết định (cá biệt) Giấy giới thiệu TB Thông báo Giấy mời TC Thông cáo Giấy nghĩ phép TTr Tờ trình tr Đ A Q yĐ C N Đ Đ G T G M N P U Giấy ủy quyền v.v Q - Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn + Địa danh: Địa danh ghi văn tên gọi thúc đơn vị hành (tên riêng tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã, ph ường, thị tr ấn) nơi c quan, t ổ ch ức đóng tr ụ s ở; đố i v ới nh ững đơn v ị hành đặt tên theo tên ng ười, b ằng ch ữ số kiện lịch sử phải ghi tên gọi đầy đủ đơn vị hành đó, cụ thể sau: Địa danh ghi văn quan, tổ chức Trung ương tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương n c quan, t ổ ch ức đóng trụ sở Đối với thành phố trực thuộc Trung ương: tên thành phố trực thuộc Trung ương Đối với tỉnh tên tỉnh Trường hợp địa danh ghi văn quan thành phố thuộc tỉnh mà tên thành phố trùng với tên tỉnh ghi thêm hai ch ữ: thành phố (TP.) Địa danh ghi văn b ản c quan, t ổ ch ức c ấp huy ện tên huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh Địa danh ghi văn Hội đồng nhân dân, ủy ban nhân dân tổ chức cấp xã tên xã, phường, thị trấn Địa danh ghi văn cùa quan, to chức đơn vị vũ trang nhân dân thuộc phạm vi quản lý Bộ Công an, B ộ Quốc phòng thực theo quy định pháp luật quy định cụ c B ộ Cơng an, Bộ Quốc phịng + Ngày, tháng, năm ban hành văn bản: ngày, tháng, năm văn ban hành Ngày, tháng, năm ban hành v ăn b ản ph ải vi ết đầy đủ; số chi ngày, tháng, năm dùng chữ s ố Ảr ập; đố i v ới nh ững s ố ngày nhỏ 10 tháng 1, phải ghi thêm số trước + Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn trình bày dòng với số, ký hiệu văn bản, ô số ch ữ in th ường, c ỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; chữ đầu địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địa danh ngày, tháng, năm đặt canh Quốc hiệu Tên loại trích yếu nội dung văn + Tên loại văn tên loại v ăn b ản c quan, tổ chức ban hành Khi ban hành văn phải ghi tên loại, trừ cơng văn + Trích y ếu n ội dung c v ăn b ản m ột câu ng ắn g ọn ho ặc m ột cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu văn + Tên loại trích yếu nội dung loại v ăn b ản có ghi tên loại trình bày số 5a; tên loại văn (nghị quyết, quy ết định, k ế ho ạch, báo cáo, t trình lo ại v ăn b ản khác) đượ c đặt canh gi ữa b ằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn đặt canh gi ữa, d ưới tên lo ại v ăn b ản, b ằng ch ữ in th ường, c ỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên d ưới trích y ếu có đường k ẻ ngang, nét li ền, có độ dài b ằng t 1/3 đến 1/2 độ dài c dòng ch ữ đặt cân đối so với dịng chữ, ví dụ: QUYẾT ĐỊNH Về việc điều động cán Trích yếu nội dung cơng văn trình bày số 5b, sau chữ “V/v” chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; đặt canh số ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số ký hiệu văn bản, ví dụ: Số: 72/VTLTNN-NVĐP V/v kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2009 - Nội dung văn Nội dung văn thành phần chủ yếu văn Nội dung văn phải bảo đảm yêu cầu sau: Phù hợp với hình thức văn sử dụng; Phù hợp với đường lối, chủ trương, sách Đảng; phù họfp với quy định pháp luật; Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, xác; Sử dụng ngơn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu; Dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông (không dùng từ ngữ địa phương từ ngữ nước ngồi khơng thực cần thiết) Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung phải giải thích văn bản; Chỉ viết tắt từ, cụm từ thông dụng, từ thuộc ngôn ngữ tiếng Việt dễ hiểu Đối với từ, cụm từ sử dụng nhiều lần văn viết tắt, chữ viết tắt lần đầu từ, cụm từ phải đặt dấu ngoặc đơn sau từ, cụm từ đó; Khi viện dẫn lần đầu văn có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên c quan, tổ chức ban hành văn bản, trích yếu nội dung văn (đối với lu ật pháp lệnh ghi tên loại tên luật, pháp lệnh), ví d ụ: " quy định Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư”; lần viện dẫn tiếp theo, ghi tên loại s ố, ký hiệu văn đó; Viết hoa văn hành thực theo Phụ lục VI - Quy định viết hoa văn hành (Ban hành kèm theo Thơng tư số 01/2011/TT-BNV) - Bố cục văn Tùy theo thể loại nội dung, văn có phần pháp lý để ban hành, phần mở đầu bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm phân chia thành phần, mục từ lớn đến nhỏ theo trình tự định, cụ thể: Nghị (cá biệt): theo điều, khoản, ểm theo khoản, điểm; Quyết định (cá biệt): theo điều, khoản, điểm; quy chế (quy định) ban hành kèm theo định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm; Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, điểm; Các hình thức văn hành khác: theo phần, mục, khoản, điểm theo khoản, điểm Đối với hình thức văn bố cục theo phần, chương, mục, điều phần, chương, mục, điều phải có tiêu đề - Về trình bày, nội dung văn trình bày ô số Phần nội dung (bản văn) trình bày chữ in thường (được dàn hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn văn phải dùng cỡ chữ); xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ lcm đến l,27cm (1 default tab); khoảng cách đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu 6pt; khoảng cách dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) từ 15pt (exactly line spacing) trở lên; khoảng cách tối đa dòng 1,5 dịng (1,5 lines) Đối với văn có phần pháp lý để ban hành sau phải xuống dịng, cuối dịng có dấu “chấm phẩy”, riêng cuối kết thúc dấu phảy Trường hợp nội dung văn bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm trình bày sau: Phần, chương: Từ “Phần”, “Chương” số thứ tự phần, chương trình bày dịng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu ch ữ đứng, đậm Số thứ tự phần, chương dùng chữ số La Mã Tiêu đề (tên) phần, chương trình bày dưới, canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, ki ểu ch ữ đứng, đậm; Mục: Từ “Mục” số thứ tự mục trình bày dòng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 kiểu chữ đứng, đậm số thứ tự mục dùng chữ số Ảrập Tiêu đề mục trình bày dưới, canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; Điều: Từ “Điều”, số thứ tự tiêu đề điều trinh bày chữ in thường, cách lề trái default tab, số thứ tự điều dùng chữ số Ảrập, sau số thứ tự có dấu chấm; cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm; Khoản: số thứ tự khoản mục dùng chữ số Árập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; khoản có tiêu đề, số thứ tự tiêu đề khoản trình bày dòng riêng, bàng chữ in thường, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; Điểm: Thứ tự điểm khoản dùng chữ tiếng Việt theo thứ tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, chữ in thường, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng Trường hợp nội dung văn phân chia thành phần, mục, khoản, điểm trình bày sau: Phần (nếu có): Từ “Phần” số thứ tự phần trình bày dịng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; số thứ tự phần dùng chữ số La Mã Tiêu đề phần trình bày dưới, canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; Mục: Số thứ tự mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm trình bày cách lề trái default tab; tiêu đề mục trình bày hàng với số thứ tụ, chữ in hoa, cỡ chữ từ đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; Khoản: số thứ tự khoản mục dùng chữ số Ảrập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; khoản có tiêu đề, sơ thứ tự tiêu đề khoản trình bày dòng riêng, chữ in thường, cỡ chữ cỡ chữ phần lòi văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm; Điểm trình bày trường hợp nội dung văn bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền + Trường hợp ký thay mặt tập thể phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo tên quan, tổ chức + Trường hợp ký thay người đứng đầu quan, tổ chức phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ người đứng đầu + Trường hợp cấp phó giao phụ trách thực cấp phó ký thay cấp trưởng; + Trường họp ký thừa lệnh ph ải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước chức vụ người đứng đầu quan, tổ chức + Trường hợp ký thừa ủy quyền phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa ủy quyền) vào trước chức vụ người đứng đầu quan, tổ chức Về chức vụ người ký: Chức vụ ghi văn chức vụ lãnh đạo thức người ký văn quan tổ chức; không ghi chức vụ mà Nhà nước không quy định Về họ tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) tên người ký văn Đối với văn hành chính, trước họ tên người ký, không ghi h ọc hàm, học vị danh hiệu danh dự khác Đối với văn giao dịch; v ăn tổ chức nghiệp giáo dục, y tế, khoa học lực lượng vũ trang ghi thêm học hàm, học vị, quân hàm + Về trình bày, quyền hạn, chức vụ người ký trình bày số 7a; chức vụ khác người ký trình bày s ố 7b; ch ữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”, “KT ”, “TL.”, “TUQ.” quyền h ạn ch ức vụ người ký trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Họ tên người ký văn trình bày ô số 7b; chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, đặt canh so với quyền hạn, chức vụ người ký Chữ ký người có thấm quyền trình bày số 7c - Dấu quan, tổ chức Việc đóng dấu văn thực theo quy định Khoản Khoản Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8-4-2004 Chính phủ cơng tác văn thư quy định pháp luật có liên quan; việc đóng dấu giáp lai văn bản, tài liệu chuyên ngành phụ lục kèm theo thực theo quy định Khoản Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP Dấu quan, tổ chức trình bày số 8; dấu giáp lai đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy; dấu đóng tối đa trang văn - Nơi nhận Nơi nhận xác định quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn có trách nhiệm để xem xét, giải quyết; để thi hành; để kiểm tra, giám sát; để báo cáo; để trao đổi công việc; để biết để lưu Đối với văn chi gửi cho số đối tượng cụ thể phải ghi tên quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản; văn gửi cho nhóm đối tượng định nơi nhận ghi chung Đối với văn có ghi tên loại, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận” phần liệt kê quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nh ận v ăn Đối với cơng văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần: Phần thứ bao gồm từ “Kính gửi”, sau tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân trực tiếp giải công việc; Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía từ “Như trên”, tên quan, tổ chức, đơn vị cá nhân có liên quan khác nhận văn Về trình bày, nơi nhận trình bày số 9a 9b Phần nơi nhận số 9a trình bày sau: Từ “Kính gửi” tên quan, tổ chức cá nhân nhận văn trình bày chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đếa 14, kiểu ch ữ đứng; Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm; công văn gửi cho m ột c quan, tổ chức cá nhân từ “Kính gửi” tên c quan, t ổ ch ức cá nhân trình bày dịng; tr ường họp cơng văn g ửi cho hai quan, tổ chức cá nhân trở lên xuống dịng; tên m ỗi c quan, tổ chức, cá nhân nhóm quan, tổ chức, cá nhân trình bày dịng riêng, đầu dịng có gạch đầu dịng, cuối dịng có dấu chấm phây, cuối dịng cuối có dấu chấm; gạch đầu dịng trình bày thăng hàng với dấu hai chấm Phần nơi nhận ô số 9b (áp dụng chung cơng văn hành loại văn khác) trình bày sau: Từ “Nơi nhận” trình bày dịng riêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ người ký” sát lề trái), sau có dấu hai chấm, chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm; Phần liệt kê quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn trình bày chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhóm quan, t ổ chức, đơn vị nhận văn trình bày dịng riêng, đầu dịng có gạch đầu dịng sát lề trái, cuối dịng có dấu chấm phẩy; riêng dịng cuối bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm, ch ữ viết tắt “VT” (Văn th quan, tổ chức), dấu phẩy, chữ viết tắt tên đan vị (hoặc phận) soạn thảo văn số lượng lưu (chỉ trường họp cần thiết), cuối dấu chấm - Các thành phần thể thức khác: + Dấu mức độ mật: Việc xác định đóng dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật mật), dấu thu hồi văn có nội dung bí mật nhà nước thực theo quy định Điều 5, 6, 7, Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000 + Dấu mức độ khẩn: Tùy theo mức độ cần chuyển phát nhanh, văn xác định độ khấn theo bốn mức sau: khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, hỏa tốc hẹn giờ; soạn thảo văn có tính chất khẩn, đơn vị cá nhân soạn thảo văn đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn định + Đối với vãn có phạm vi, đối tượng phổ biến, sử dụng hạn chế, sử dụng dẫn phạm vi lưu hành “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ” + Đối với cơng văn, ngồi thành phần quy định bổ sung địa quan, tổ chức; địa thư điện tử (E-Mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa trang thông tin điện tử (Website) + Đối với văn cần quản lý chặt chẽ số lượng phát hành phải có ký hiệu người đánh máy số lượng phát hành + Trường hợp văn có phụ lục kèm theo văn phải có dần phụ lục Phụ lục văn phải có tiêu đề; văn có từ hai phụ lục trở lên phụ lục phải đánh số thứ tự chữ số La Mã + Văn có hai trang trở lên phải đánh số trang chữ số Ảrập Về trình bày: + Dấu mức độ mật: Con dấu độ mật (TUYỆT MẬT, TỐI MẬT MẬT) dấu thu hồi khắc sẵn theo quy định Mục Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13-9-2002 hướng dẫn thực Nghị định số 33/2002/NĐCP Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000 Dấu độ mật đóng vào số 10a, dấu thu hồi đóng vào số 11 + Dấu mức độ khẩn: Con dấu độ khẩn khắc sẵn hình chữ nhật có kích thước 30mm x 8mm, 40mm x 8mm 20mm x 8mm, từ “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN”, “HỎA TỐC” “HỎA TỐC HẸN GIỜ” trình bày chữ in hoa, phơng chữ Times New Roman cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm đặt cân đối khung hình chữ nhật viền đơn Dấu độ khẩn đóng vào ô số 10b Mực để đóng dấu độ khẩn dùng màu đỏ tươi + Các dẫn phạm vi lưu hành: Các dẫn phạm vi lưu hành trình bày số 11; cụm từ “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ” trình bày cân đối khung hình chữ nhật viền đơn, chữ in hoa, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm + Địa quan, tổ chức; địa thư điện tử (E-Mail); số điện thoại, so Telex, so Fax; địa Trang thông tin điện tử (Website) Các thành phần trình bày ô số 14 trang thứ văn bản, chữ in thường, cỡ chữ từ 11 đến 12, kiểu chữ đứng, đường kẻ nét liền kéo dài hết chiều ngang vùng trình bày văn + Ký hiệu người đánh máy số lượng phát hành: Được trình bày số 13; ký hiệu chữ in hoa, số-lượng chữ số Ảrập, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng + Phụ lục văn bản: Phụ lục văn trình bày trang riêng; từ “Phụ lục” số thứ tự phụ lục trình bày thành dịng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; tên phụ lục trình bày canh giữa, chữ in hoa, cõ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm + Số trang văn bản: số trang trình bày góc phải cuối trang giấy (phần footer) chữ số Ảrập, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, không đánh số trang thứ nhất, số trang phụ lục đánh số riêng theo phụ lục Mẫu chữ chi tiết trình bày thành phần thể thức văn minh họa Phụ lục IV kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV Mẫu trình bày số loại văn hành minh họa Phụ lục V kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV - Thể thức + Các hình thức gồm: “Bản y chính”, “Trích sao” “Sao lục”, thực theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV Cách trình bày sao: Cụm từ “SAO Y BẢN CHÍNH”, “TRÍCH SAO” “SAO LỤC” trình bày ô số (Phụ lục III) chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Tên quan, tổ chức văn (tại ô số 2); số, ký hiệu (tại ô số 3); địa danh ngày, tháng, năm (tại ô số 4); chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền (tại số 5a, 5b 5c); dấu quan, tổ chức văn (tại ô số 6); nơi nhận (tại ô số 7) trình bày theo hướng dẫn trình bày thành phần thể thức Phụ lục III Mẫu chữ chi tiết trình bày thành phần thể thức.bản minh họa Phụ lục IV ban hành kèm theo Thơng tư số 01/2011/TT-BNV; mẫu trình bày minh họa Phụ lục V kèm theo Thơng tư Phụ lục III Ghi chú: Thành phần thể thức Ơ số Hình thức sao: “sao y chính”, “trích sao” “sao lục” Tên quan, tổ chức văn Số, ký hiệu Địa danh ngày, tháng, năm 5a, 5b, 5c Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền Dấu quan, tổ chức Nơi nhận Câu hỏi ôn tập Nêu nhận thức chung thể thức văn Đảng? Xây dựng dự thảo nghị chuyên đề Ban Chấp hành Đảng sở? Nêu kỹ thuật trình bày văn quản lý hành nhà nước? Xây dựng văn quản lý hành nhà nước? Tài liệu tham khảo Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân ủy ban nhân dân (2003) Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật (2008) Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật Hội đồng nhân dân ủy ban nhân dân (2004) Nguyễn Văn Thâm: Soạn thảo xử lý văn quản lý nhà nước Nxb.Chính trị quốc gia, H.2007 Lưu Kiếm Thanh: Nghiệp vụ hành văn phịng, Nxb Thống kê, H.2009 Thông tư Bộ Nội vụ số 01/2011/TT-BNV ngày 19-1-2011 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành ... quan ban hành văn + Tên quan ban hành văn bản, + Tên quan cấp - Số ký hiệu văn - Địa điểm ngày, tháng, năm ban hành văn - Tên loại văn trích yếu nội dung văn bản: + Tên loại văn bản, + Trích... dụ thảo văn (đặc biệt văn quy phạm pháp luật, số loại văn cá biệt) - Căn tính chất, nội dung văn cần soạn thảo, ng ười đứng đầu quan, tô chức giao cho đơn vị cá nhân soạn thảo ho ặc chủ trì soạn. .. hành VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC VÀ K Ỹ N ĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC 2.1 Khái quát hệ thống văn quản lý hành nhà nước 2.1.1 Khái niệm văn quản lý nhà nước văn quản