MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong mọi thời đại, mọi xã hội, giao tiếp luôn là nhu cầu cơ bản giữa con người với con người. Hoạt động giao tiếp diễn ra liên tục trên mọi lĩnh vực của cuộc sống, trong sinh hoạt đời thường cũng như trong hầu hết các công việc. Văn bản được biết đến là một phương tiện, đồng thời cũng chính là sản phẩm của quá trình giao tiếp. Đó là một công cụ đặc biệt, hỗ trợ quá trình giao tiếp nói chung và phục vụ công tác quản lý hành chính nói riêng. Văn bản hành chính được dùng để ghi chép và truyền đạt các quyết định quản lý, các thông tin từ hệ thống quản lý đến hệ thống bị quản lý và ngược lại. Văn bản là phương tiện không thể thiếu được trong các hoạt động tác nghiệp cụ thể tại các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội... Hiện nay trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước vấn đề soạn thảo và quản lý văn bản của cơ quan là một vấn đề hết sức quan trọng và cần được quan tâm một cách đúng mực. Việc soạn thảo và ban hành văn bản sẽ đảm bảo cho hoạt động của cơ quan diễn ra một cách có hệ thống, đảm bảo hơn nữa tính pháp quy, thống nhất chứa đựng bên trong các văn bản quản lý hành chính nhà nước trong giải quyết công việc của cơ quan mình. Chính vì vậy việc quan tâm đúng mực đến soạn thảo và quản lý văn bản sẽ góp phần tích cực vào việc tăng cường hiệu lực của quản lý hành chính nói riêng và quản lý nhà nước nói chung. Ý thức được tầm quan trọng và sự cần thiết của việc tìm hiểu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản nên em đã chọn đề tài: “Thực trạng và giải pháp nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại trường mầm non Toàn Thắng” để nghiên cứu. Việc làm này không ngoài mục đích tìm hiểu thực tế về công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại cơ quan, đánh giá thực trạng và tìm hiểu nguyên nhân, đồng thời bước đầu đưa ra một số giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại trường mầm non Toàn Thắng – huyện Kim Động – tỉnh Hưng Yên.
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT VBHCCB: Văn hành cá biệt VB: Văn CBCC: Cán cơng chức MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong thời đại, xã hội, giao tiếp nhu cầu người với người Hoạt động giao tiếp diễn liên tục lĩnh vực sống, sinh hoạt đời thường hầu hết công việc Văn biết đến phương tiện, đồng thời sản phẩm q trình giao tiếp Đó cơng cụ đặc biệt, hỗ trợ q trình giao tiếp nói chung phục vụ cơng tác quản lý hành nói riêng Văn hành dùng để ghi chép truyền đạt định quản lý, thông tin từ hệ thống quản lý đến hệ thống bị quản lý ngược lại Văn phương tiện thiếu hoạt động tác nghiệp cụ thể quan nhà nước, tổ chức kinh tế, trị, xã hội Hiện hoạt động quan hành nhà nước vấn đề soạn thảo quản lý văn quan vấn đề quan trọng cần quan tâm cách mực Việc soạn thảo ban hành văn đảm bảo cho hoạt động quan diễn cách có hệ thống, đảm bảo tính pháp quy, thống chứa đựng bên văn quản lý hành nhà nước giải cơng việc quan Chính việc quan tâm mực đến soạn thảo quản lý văn góp phần tích cực vào việc tăng cường hiệu lực quản lý hành nói riêng quản lý nhà nước nói chung Ý thức tầm quan trọng cần thiết việc tìm hiểu cơng tác soạn thảo ban hành văn nên em chọn đề tài: “Thực trạng giải pháp nâng cao chất lượng công tác soạn thảo ban hành văn trường mầm non Toàn Thắng” để nghiên cứu Việc làm khơng ngồi mục đích tìm hiểu thực tế cơng tác soạn thảo ban hành văn quan, đánh giá thực trạng tìm hiểu nguyên nhân, đồng thời bước đầu đưa số giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu cơng tác soạn thảo ban hành văn trường mầm non Toàn Thắng – huyện Kim Động – tỉnh Hưng Yên Đối tượng, phạm vi phương pháp nghiên cứu - Tập trung nghiên cứu công tác soạn thảo văn trường mầm non xã Toàn Thắng - Báo cáo chuyên đề chủ yếu sử dụng phương pháp thống kế, phân tích, so sánh dựa tài liệu thu thập Mục tiêu nghiên cứu - Hệ thống lại kiến thức lý luận liên quan tới kĩ soạn thảo văn hành - Thấy tình hình cơng tác soạn thảo trường mầm non Tồn Thắng để từ nhìn nhận rút kinh nghiệm - Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu soạn thảo ban hành văn trường mầm non Toàn Thắng Nhiệm vụ nghiên cứu - Đưa sở lý luận thực tiễn liên quan tới công tác soạn thảo ban hành văn hành - Đánh giá thực trạng cơng tác soạn thảo ban hành văn bản, phân tích ứu điểm, hạn chế, nguyên nhân dẫn đến hạn chế trường mầm non Tồn Thắng - Phân tích số giải pháp nâng cao hiệu qủa công tác soạn thảo ban hành văn trường mầm non Toàn Thắng Bố cục Ngoài phần mở đầu kết luận, nội dung tiểu luận chia thành ba chương, gồm: Chương 1: Văn tầm quan trọng văn Trường mầm non Toàn Thắng Chương 2: Thực trạng công tác soạn thảo ban hành văn Trường mầm non Toàn Thắng Chương 3: Một số giải pháp nâng cao chất lượng soạn thảo ban hành văn Trường mầm non Toàn Thắng NỘI DUNG Chương 1: VĂN BẢN VÀ VAI TRÒ CỦA VĂN BẢN HÌNH THÀNH TRONG QUÁ TRÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA TRƯỜNG MẦM NON TOÀN THẮNG Khái quát chung văn quản lý nhà nước 1.1 Khái niệm văn Theo nghĩa rộng, văn “bản viết in, mang nội dung cần ghi để lưu lại làm bằng”, “chuỗi ký hiệu ngơn ngữ hay nói chung ký hiệu thuộc hệ thống đó, làm thành chỉnh thể mang nội dung ý nghĩa trọn vẹn”; tác phẩm văn học khoa học, kỹ thuật; công văn, giấy tờ, hiệu, băng ghi âm, vẽ… quan, tổ chức gọi chung văn Khái niệm sử dụng cách phổ biến nghiên cứu văn bản, ngôn ngữ học, văn học, sử dụng từ trước đến nước ta Theo nghĩa hẹp, văn gọi chung công văn, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu,… hình thành trình hoạt động quan nhà nước, tổ chức trị - xã hội, tổ chức kinh tế Theo nghĩa này, loại giấy tờ dùng để quản lý, điều hành hoạt động quan, tổ chức Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, Thơng tư, Báo cáo, Tờ trình, Đề án… gọi văn Khái niệm sử dụng rộng rãi quan, tổ chức 1.2, Khái niệm văn quản lý nhà nước Văn quản lý nhà nước định thông tin quản lý thành văn (được văn hóa) quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục hình thức định nhằm điều chỉnh mối quan hệ quản lý nhà nước qua lại quan nhà nước với quan nhà nước với tổ chức công dân 1.3, Khái niệm văn hành Là văn mang tính thơng tin quy phạm nhằm thực thi văn quy phạm pháp luật, dùng để thực tác nghiệp hành hoạt động quan quản lý hành nhà nước, tổ chức khác Văn hành phương tiện khơng thể thiếu hoạt động tác nghiệp cụ thể quan nhà nước, tổ chức kinh tế, trị, xã hội Mặc dù có tầm quan trọng giá trị pháp lý thấp văn quy phạm pháp luật văn hành sở thực tiễn cho quan nhà nước có thẩm quyền điều chỉnh sửa đổi ban hành văn quy phạm pháp luật Chức văn quản lý 2.1 Chức thông tin Là chức , bao gồm việc ghi lại thông tin quản lý, truyền đạt thông tin ; giúp quan thu nhận tin cần thiết cho hoạt động quản lý, đánh giá thông tin thu qua hệ thống truyền đạt thông tin khác Xét mặt lịch sử, việc ghi chép truyền đạt thơng tin hình thức văn xuất sau loài người sáng tạo chữ viết Khi đó, văn trở thành phương tiện thông tin ngày quan trọng đời sống xã hội, khắc phục hạn chế không gian thời gian việc thông tin ngơn ngữ nói trở thành động lực thúc đẩy mạnh mẽ phát triển xã hội loài người Cùng với phát triển lồi người, thơng tin hình thức văn ngày có vai trò quan trọng hoạt động quản lý nhà nước quản lý xã hội Ở nước ta hoạt động quan nhà nước, khối lượng thông tin cần truyền đạt từ cấp xuống cấp dưới, từ cấ lên cấp trên, từ quan snag quan khác, lớn Để thỏa mãn nhu cầu này, quan áp dụng nhiều hình thức ghi chép băng đĩa, phim ảnh, internet…Tuy nhiên, hình thức thơng tin văn hình thức có vị trí quan trọng hàng đầu với hoạt động quản lý 2.2 Chức pháp lý Chức pháp lý chức mang tính riêng biệt văn quản lý , thể qua khía cạnh: Văn quản lý nhà nước phương tiện ghi chép truyền đạt thông qua quy phạm pháp luật, xác lập quan hệ pháp luật quan Văn quản lý nhà nước công cụ mà nhà nước sử dụng để điều chỉnh quan hệ xã hội Bằng hệ thống quy phạm pháp luật văn hóa tạo thuận lợi cho việc truyền đạt thực thi pháp luật quan nhà nước toàn xã hội đầy đủ, đắn, nghiêm chỉnh thông Đồng thời, tạo dựng hành lang pháp lý cần thiết đảm bảo cho hoạt động quản lý Nhà nước đạt hiệu cao Chức pháp lý văn thể qua việc làm chứng pháp lý cho định quản lý thông tin quản lý khác Văn quản lý quan tiếng nói thức quan với tư cách pháp nhân mà chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quy định văn quan có thẩm quyền Tư cách pháp nhân cịn thể chữ ký người có thẩm quyền, dấu đóng văn điều đảm bảo cho văn ban hành có gia strij pháp lý trường hợp cần thiết đẻ có đảm bảo cho văn ban hành có giá trị pháp lý trường hợp cần thiết dùng làm chứng để truy cứu trách nhiệm Đây ưu việc truyền đạt thông tin văn so với việc truyền đạt miệng Bởi vậy, công tác quản lý vấn đề, việc cần có sở pháp lý để đảm bảo hiệu lực thi hành thủ trưởng quan tập thể lãnh đạo quan truyền đạt hình thức văn 2.3 Chức quản lý Văn quản lý nhà nước phương tiện để quan thực chức quản lý theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giao Trong công tác quản lý văn dùng vào nhiều mục đích truyền đạt định quản lý, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực định đó, phản ánh tình hình lên cấp trên, liên hệ, trao đổi với quan khác với cán bộ, cơng dân vấn đề liên quan Trong khâu quan trọng truyền đạt định quản lý đề chủ trương, sách, xâu dựng chương trình, kế hoạch,…Các thơng tin cần văn hóa để truyền đạt cách đầy đủ chuẩn xác đến quan, đơn vị cá nhân có trách nhiệm thi hành, giúp cho đối tượng thực nội dung định thuận lợi đạt hiệu cao Mặt khác, định quản lý văn hóa sở để chủ thể quản lý tiến hành theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực xử lý trường hợp không chấp hành nghiêm Trong trình quản lý, để đề định quản lý đắn thường phải thu thập xử lý nhiều nguồn thông tin, có nguồn thơng tin văn hố có ý nghĩa quan trọng Vì vậy, xây dựng ban hành định quản lý cống việc chủ yếu hoạt động quản lý Hiệu thực nhiệm vụ công tác quan hay tổ chức phần lớn phụ thuộc vào đắn kịp thời định quản lý mà chủ yếu truyền đạt văn Truyền đạt định quản lý văn hình thức tối ưu khơng phải Nếu sử dụng cách tùy tiện, thiếu cân nhắc hình thức truyền đạt dẫn đên lạm phát công văn, giấy tờ Phân loại hệ thống văn quản lý nhà nước Văn quản lý Nhà nước hệ thống văn hình thành hoạt động quản lý xã hội Nhà nước, công cụ biểu thị ý chí lợi ích Nhà nước, đồng thời hình thức chủ yếu để cụ thể hóa pháp luật Theo Điều Nghị định số 110 /2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác Văn thư, phân loại văn quản lý Nhà nước gồm hình thức sau: 3.1 Văn quy phạm pháp luật Trong hệ thống văn quản lý nhà nước, văn quy phạm pháp luật có vị trí quan trọng, kiến tạo nên hệ thống pháp luật Việt Nam Văn quy phạm pháp luật văn quan nhà nước ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục luật định, có quy tắc xử chung, có hiệu lực bắt buộc chung, Nhà nước bảo đảm thực để điều chỉnh quan hệ xã hội 3.2 Văn hành 3.2.1 Văn hành cá biệt Văn hành cá biệt (VBHCCB) phương định quản lý quan có thẩm quyền quản lý hành nhà nước ban hành sở định chung định quy phạm quan cấp quan nhằm giải cơng việc cụ thể Các loại VBHCCB thường gặp định nâng lương, định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức; thị việc phát động phong trào thi đua, biểu dương người tốt việc tốt… 3.2.2 Văn hành thơng thường Văn hành thơng thường văn mang tính thơng tin điều hành nhằm thực thi văn quy phạm pháp luật dùng để giải cơng việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc quan, tổ chức Đây hệ thống văn phức tạp đa dạng, bao gồm hai loại chính: - Văn khơng có tên loại: cơng văn - Văn có tên loại: thơng báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề án, chương trình, kế hoạch, hợp đồng, loại giấy (giấy đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm…), loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình…) 3.2.3 Văn chuyên ngành Đây hệ thống văn mang tính đặc thù thuộc thẩm quyền ban hành số quan nhà nước định theo quy định pháp luật Những quan, tổ chức khác có nhu cầu sử dụng hệ thống văn phải theo quy định quan đó, khơng tùy tiện thay đổi nội dung hình thức chúng Những loại văn liên quan đến nhiều lĩnh vực chuyên môn khác như: tài chính, ngân hàng, giáo dục, y tế, văn hóa… Hệ thống văn hình thành trình hoạt động truờng mầm non Toàn Thắng - Văn cấp gửi xuống - Văn quan, tổ chức ngang cấp - Văn cá nhân gửi tới - Văn nhà trường ban hành Vai trò văn hoạt động trường - Văn đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý nhà nước 10 - Văn phương tiện truyền đạt định quản lý nhà nước; - Văn phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động máy lãnh đạo quản lý; - Văn công cụ xây dựng hệ thống pháp luật 11 Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA TRƯỜNG MẦM NON XÃ TỒN THẮNG Tình hình soạn thảo văn nhà trường Trong thời gian qua, công tác soạn thảo văn Nhà trường đảm bảo giải nhiệm vụ giao Trình tự, thủ tục soạn thảo văn thực theo quy định pháp luật, tác động đến mặt đời sống xã hội sở pháp lý quan trọng cho hoạt động cụ thể Nhà trường Trường mầm non Tồn Thắng hoạt động theo chế độ Thủ trưởng, có Hiệu trưởng Phó hiệu trưởng phụ trách lĩnh vực giúp việc cho Hiệu trưởng Cơ cấu tổ chức Nhà trường chia làm phận, phận phụ trách công việc, nhiệm vụ riêng Trong q trình giải cơng việc mình, phận có nhiệm vụ soạn thảo văn liên quan đến phạm vi, trách nhiệm giải cơng việc Nhiệm vụ phịng, ban, phận chuyên môn tham mưu, giúp việc hậu cần cho Hiệu trưởng, nên văn soạn thảo chủ yếu văn hành Các văn hành thường soạn thảo bao gồm văn sau: định (cá biệt), thị (cá biệt), thơng cáo, thơng báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển Quy trình soạn thảo văn hành Trình tự soạn thảo ban hành văn hành Nhà trường đảm bảo quy định Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư Qua Văn phịng cụ thể hóa quy định 12 vào hoạt động mình, trình soạn thảo văn hành Nhà trường bao gồm bước sau: Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo Khi cán phân công soạn thảo văn bản, phải xác định hình thức, nội dung độ mật, độ khẩn văn cần soạn thảo Thu thập, xử lý thơng tin có liên quan tới nội dung văn (thông tin khứ, thông tin thực tiễn, thông tin dự báo thông tin pháp luật) Bước 2: Soạn thảo văn Đảm bảo thể thức theo quy định soạn thảo văn Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Thơng tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Trong trường hợp cần thiết người soạn thảo đề xuất với người lãnh đạo quan việc tham khảo ý kiến quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu để hồn chỉnh thảo Bước 3: Trình duyệt thảo kèm theo tài liệu có liên quan Bản thảo người có thẩm quyền (người ký văn bản) duyệt Trường hợp có sửa chữa, bổ sung thảo văn duyệt phải trình người duyệt xem xét, định Bước 4: Đánh máy, nhân Đánh máy nguyên thảo, thể thức kỹ thuật trình bày văn Nhân số lượng quy định mục “Nơi nhận” văn Người đánh máy phải giữ bí mật nội dung văn thực đánh máy, nhân thời gian quy định người lãnh đạo quan Trong trường hợp phát có lỗi thảo duyệt, người đánh máy báo lại cho người duyệt văn người thảo văn biết để kịp thời điều chỉnh 13 Bước 5: Kiểm tra văn trước ký ban hành Thủ trưởng đơn vị cá nhân giao chủ trì soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm độ xác nội dung văn mà soạn thảo Chánh Văn phòng; người giao trách nhiệm giúp người đứng đầu quan quản lý công tác văn thư phải kiểm tra chịu trách nhiệm hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày thủ tục ban hành văn Bước 6: Ký thức văn Văn hồn chỉnh, kiểm tra, trình người có thẩm quyền ký theo quy định phân cơng người đứng đầu quan (người duyệt thảo) Bước 7: Phát hành văn văn thư quan Văn sau ký thức chuyển cho văn thư quan, cán văn thư thực cơng việc sau: - Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu ngày, tháng, năm văn - Đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật (nếu có) - Đăng ký vào sổ cơng văn - Làm thủ tục chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Văn làm thủ tục văn thư chuyển phát ngày văn ký, chậm ngày làm việc - Lưu văn phát hành: văn lưu hai chính: lưu văn thư quan, lưu đơn vị cá nhân chủ trì soạn thảo Nhà trường soạn thảo văn hành thời gian qua đảm bảo yêu cầu quy trình, trình tự bước soạn thảo Qua 14 đó, góp phần nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng mà văn soạn thảo trình ban hành văn Việc soạn thảo văn Nhà trường dựa nguyên tắc như: nguyên tắc đảm bảo tính pháp lý; nguyên tắc đảm bảo tính khoa học; nguyên tắc đảm bảo tính đại chúng; nguyên tắc đảm bảo tính khả thi Những tồn hạn chế công tác soạn thảo ban hành văn Nhà trường 3.1 Về việc xác định thẩm quyền ban hành văn Về nội dung hình thức quan soạn thảo Nhà trường chưa thống Nội dung quy định văn soạn thảo có tính khả thi cao, nhiên cịn số văn q trình xây dựng chưa thực tế nên tính khả thi cịn bị hạn chế 3.2 Về thể thức, kĩ thuật trình bày văn Kĩ thuật trình bày văn cịn chưa thống cỡ chữ, định lề văn Có nhiều văn sai thể thức, kĩ thuật trình bày chưa có thống chủ thể, quan soạn thảo 3.3 Về quy trình xây dựng ban hành văn Nhìn chung tuân thủ theo bước quy trình xây dựng ban hành văn Bên cạnh đó, yêu cầu cơng việc, tính giải nhanh vấn đề mà nhiều bước khơng tiến hành hoàn chỉnh Điều ảnh hưởng phần đến chất lượng văn soạn thảo 3.4 Về văn phong, ngôn ngữ văn Sử dụng từ khơng đảm bảo tính chất văn phong hành chính, tiếng long, từ địa phương, tự tiện ghép từ, ghép nghĩa, hành văn không rõ ràng Bên 15 cạnh đó, cịn mắc lỗi vần, điệu, viết hoa, viết tắt tùy tiện không khoa học, Cần quan tâm đến văn phong hành q trình soạn thảo văn bản, sử dụng đắn, có chuẩn mực 3.5 Nguyên nhân hạn chế - Lề lối làm việc quan nhà nước thể rõ chế quan lieu, bao cấp sản phẩm hoạt động quản lý văn ban hành thiếu quy củ, chồng chéo lẫn nhau, khối lượng lớn chất lượng thông tin thấp, nhiều văn thừa, trùng lặp, khơng có hiệu lực - Hệ thống thuật ngữ, nghiên cứu văn phong văn hành nhiều điều chưa sáng tỏ Ảnh hưởng đến việc sử dụng từ ngữ, văn phong tùy tiện, khó hiểu, khoomg rõ ràng, làm văn hạn chế tính khả thi - Các phương tiện, thiết bị kỹ thuật sử dụng vào trình giới hóa tự động hóa việc soạn thảo quản lý văn chưa đáp ứng yêu cầu giai đoạn Thiết bị nhân bản, thiết bị phục vụ cho việc lưu trữ, tìm kiếm , bảo quản thiếu mức lạc hậu - Sự nhận thức chưa đầy đủ nhiều ngành, nhiều cấp, nhiều cán quản lý chức vai trị văn Năng lục, trình độ cịn nhiều hạn chế, việc mở lớp tập huấn chưa đạt hiệu qủa cao, chưa trọng Hậu tồn công tác soạn thảo ban hành văn - Gây thắc mắc học sinh, phụ huynh, giáo viên, - Làm giảm hiệu lực hiệu hoạt động quản lý nhà trường - Tốn thời gian công sức việc sửa chữa ban hành lại văn 16 Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI TRƯỜNG MẦM NON TOÀN THẮNG Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn Việc tuân thủ thẩm quyền nội dung hình thức yêu cầu cấp thiết, đòi hỏi Nhà trường phải nghiêm chỉnh chấp hành Tại Nhà trường cần coi trọng thẩm quyền ký văn hành thơng thường, địi hỏi phải quy định chặt chẽ cụ thể chủ thể ban hành Với văn hành thơng thường mà Nhà trường thường soạn thảo như: công văn hành chính, thơng báo, thơng cáo, báo cáo, tờ trình, kế hoạch, đề án, phương án, chương trình, hợp đồng, biên bản, công điện, giấy chứng nhận, giấy ủy nhiệm, giấy nghỉ phép, giấy đường, giấy giới thiệu, phiếu gửi, giấy mời phải đòi hỏi tuân thủ nghiêm ngặt thẩm quyền hình thức nội dung soạn thảo văn Có quy định cụ thể thẩm quyền ký loại văn Trong trình xây dựng ban hành, chủ thể ban hành, cá nhân, đơn vị soạn thảo cần lưu ý việc sử dụng hình thức văn hành thơng thường Đảm bảo trình tự, thủ tục xây dựng ban hành văn Trường mầm non chủ yếu ban hành văn hành thơng thường giải cơng việc Chính vậy, chủ thể ban hành, cá nhân, đơn vị soạn thảo phải đảm bảo trình tự, thủ tục xây dựng ban hành văn Nhà trường cần thiết quan trọng mặt, đảm bảo tính hợp pháp hợp lý của văn bản, mặt khác điều kiện quan trọng định chất lượng văn Tại Trường mầm non Tồn Thắng, chưa có văn quy định cụ thể, chi tiết trình tự, thủ tục ban hành văn quản lý nhà nước, hầu hết văn quản lý nhà nước ban hành chủ yếu dựa 17 quy định pháp luật quan nhà nước cấp Việc quan nhà nước phải xác định trình tự, thủ tục cho việc xây dựng ban hành văn quản lý nhà nước nói chung khó, đặc biệt Nhà trường đơn vị nhỏ hệ thống giáo dục Tùy theo tính chất, nội dung hiệu lực pháp lý loại văn mà xây dựng quy trình ban hành cho thích hợp Quy trình chi tiết cho việc soạn thảo văn hành xây dựng dựa yêu cầu thực tế đặt văn Tuy nhiên khái quát quy trình bao gồm bước sau: Bước 1: Xác định mục đích nội dung vấn đề cần văn hóa Xác định tên loại văn đối tượng văn bản; Bước 2: Xây dựng dự thảo sở thông tin có chọn lọc; hồn thiện thảo thể thức, ngôn ngữ; Bước 3: Thông qua lãnh đạo; Bước 4: Xử lý kỹ thuật, ký văn ban hành theo thẩm quyền quy định Thực quy định nhà nước thể thức kỹ thuật trình bày văn Về thực quy định nhà nước thể thức kỹ thuật trình bày văn theo thơng tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Tăng cường kiểm tra, rà soát hệ thống văn ban hành Thường xuyên kiểm tra , rà sốt loại cơng văn, văn bản, định, thông báo trường ban hành Chú ý kỹ thuật trình bày; thể thức văn bản, quy trình ban hành; công tác lưu trữ văn đi, đến; thiết lập cách xếp hồ sơ Tăng cường hỗ trợ sở vật chất, kĩ thuật 18 Phát huy việc ứng dụng khoa học công nghệ, đặc biệt công nghệ thông tin vào xử lý công việc bước thay việc dùng văn truyền đạt thông tin, giải cơng việc có liên quan tất yếu khách quan Vì vậy, văn chuẩn hóa, nạp sẵn mẫu soạn thảo khác để sử dụng nhiều lần việc soạn thảo văn nhanh chóng, thuận tiện, tiết kiệm Việc ứng dụng thành tựu có đạt hiệu hay khơng cần có VB quan nhà nước có thẩm quyền qui định cụ thể mẫu số VB thường gặp, giá trị pháp lý VB gửi theo đường mạng máy tính Người soạn thảo văn bản, người duyệt văn khơng ngừng nâng cao trình độ soạn thảo văn Có có sản phẩm có chất lượng Đồng thời đầu tư trang bị nâng cấp thiết bị nâng cấp thiết bị kỹ thuật như: thiết bị phục vụ cho việc soạn thảo văn bản; thiết bị để nhân bản; thiết bị phục vụ cho việc quản lý lưu trữ văn bản; thiết bị tìm kiếm văn nhằm đáp ứng yêu cầu công đổi yêu cầu quản lý thực tiễn xã hội Nâng cao trình độ cán soạn thảo - Đối với cán công chức, viên chức làm công tác soạn thảo quản lý văn bản: cần phải cập nhật liên tục thông tin, quy định công tác soạn thảo, quản lý văn quan nhà nước cấp trên, tuân thủ nguyên tắc, quy định pháp luật hành Bên cạnh khơng ngừng tăng cường trách nhiệm CBCC nhằm phát huy tích cực hạn chế cơng tác - Đối với quan, đơn vị quản lý sử dụng cán bộ, công chức, viên chức làm công tác soạn thảo quản lý văn : cần phải xây dựng kế hoạch tập huấn, bồi dưỡng, cử cán đào tạo chuyên mơn, nghiệp vụ cơng tác văn với hình thức phong phú, hiệu quả, tiết kiệm nhằm đáp ứng yêu cầu hoạt động soạn thảo quản lý văn quan, đơn vị 19