THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY VINAPHONE

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY VINAPHONETổ chức tốt kế toán lao động, tiền lương và các khoản trích theolương là một trong những điều kiện để quả

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY VINAPHONE

Tổ chức tốt kế toán lao động, tiền lương và các khoản trích theolương là một trong những điều kiện để quản lý quỹ lương và quỹ BHXH đũngnguyên tắc, đúng chế độ, có tác dụng khuyến khích người lao động nâng caonăng suất lao động, đồng thời tạo điều kiện tính và phân bổ chi phí tiền lương

và các khoản trích theo lương và giá thành sản phẩm được chính xác Chính

vì vậy, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương phải thực hiện cácnhiệm vụ chủ yếu sau:

 Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về số lượng lao động, thời gianlao động, kết quả lao động của tùng người, từng bộ phận một cách chính xác

 Lập báo cáo về lao động, tiền lương kịp thời, chính xác;

 Tham gia phân tích tình hình quản lý, sử dụng lao động cả về số lượng, thờigian, năng suất Trên cơ sở đó, đề xuất các giải pháp thích hợp để nâng caohiệu quả sử dụng lao động;

 Phân tích tình hình quản lý, sử dụng quỹ tiền lương, xây dựng phương án trảlương hợp lý nhằm kích thích người lao động nâng cao năng suất lao động,tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm

2.1 CHỨNG TỪ SỬ DỤNG

Hệ thống chứng từ kế toán được sử dụng thống nhất trong toàn công tytheo tài liệu “Chế độ kế toán doanh nghiệp” ban hành theo quyết định15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính

Chứng từ của công ty được bảo đảm theo mẫu quy định, có đầy đủ cácyếu tố như: tên gọi chứng từ, ngày tháng năm lập, số hiệu chứng từ, tên, mã

số thuế, địa chỉ của đơn vị lập chứng từ, tên địa chỉ của người nhận chứng từcùng với đơn vị, mã số thuế, nội dung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cùngvới các chỉ tiêu về số lượng, đơn giá và giá trị, chữ ký của các cá nhân vàngười đại diện pháp nhân của đơn vị phát hành chứng từ

Để quản lý lao động về mặt số lượng, Công ty sử dụng sổ sách laođộng Sổ này do kế toán tiền lương lập (lập chung cho toàn Công ty và lậpriêng cho từng bộ phận) nhằm nắm chắc tình hình phân bổ, sử dụng lao độnghiện có trong Công ty Bên cạnh đó, Công ty còn căn cứ vào sổ lao động (mởriêng cho từng người lao động) để quản lý nhân sự cả về số lượng lao động,biến động và chấp hành chế độ, quy định của lao động

Muốn quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng lao động, cần phải tổ chức

kế toán việc suwr dụng thời gian lao động và kết quả lao động Chứng từ sử

dụng để hạch toán thời gian lao động là Bảng chấm công Cuối tháng, bảng

chấm công được dung để tổng hợp thời gian lao động và tính lương cho từng

Bảng thanh toán tiền lương cho từng phòng ban trong Công ty căn cứ vào kết quả tính lương cho từng người, Bảng thanh toán tiền thưởng cũng được

lập tương tự Sau khi được kế toán trưởng kiểm tra, xác nhận, ký và đượcGiám đốc duyệt y, các bảng này sẽ được làm căn cứ để thanh toán lương vàcác khoản khác cho người lao động

Dựa vào bảng thanh toán tiền lương kế toán tính ra các khoản trích theo

lương và lập Bảng kê trích nộp các khoản trích theo lương Tiền lương

công nhân viên được nhận chính bằng tổng lương trừ các khoản trích theolương và thuế thu nhập cá nhân

Các mẫu chứng từ Công ty sử dụng:

- Bảng chấm công

- Bảng thanh toán tiền lương

- Bảng thanh toán tiền thưởng

- Giấy đi đường

- Bảng kê trích nộp các khoản trích theo lương

Công ty Dịch Vụ viễn thông

Đơn vị: Phòng Chất lượng mạng

BẢNG CHẤM CÔNG

Tháng 1 năm 2010

1 Nguyễn như Thông 1 2 3 4 5 6 7 8 … 30 31 + Ô Co TS T P NB Ro N LĐ

Ký hiệu chấm công

- Hội nghị học tập - Lao động nghĩa vụ: LĐ

Công ty Dịch vụ Viễn thông Phòng Chất lượng mạng

BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG Tháng 1 năm 2010

BẢ

N

HS PH Ụ CẤ P

TỔN G HSL

LƯƠNG CƠ BẢN

PHỤ CẤP CV

PC TRÁC H NHIỆ M

LƯƠNG THU NHẬP

HS CHỨ C DAN H

LƯƠNG CHỨC DANH

LƯƠNG THANG KHÁCTHU

TỔNG TN T03/2010 (TRỪ BHXHY T– TN)

SỐ TIỀ N ĐÃ LĨN H

SỐ TIỀN CÒN ĐƯỢC LĨNH

CÁC KHOẢN PHẢI NỘP VÀ KHẤU TRỪ SỐ

TIỀ N THỰ C LĨN H

KÝ NH ẬN BHXH-

YT

QUỸ

TN THUẾ

TN 0

0 1%LT N

2.8 1,722,50 0

97,50 0

1,820,00 0

3.5 2,425,15

7

4,245,15 7

4,099,55 7

0 4,099,55 7

127,40 0

18,20 0

97,50 0

1,722,50 0

4.0 2,771,60

7

4,494,10 7

4,356,30 7

0 4,356,30 7

120,57 5

17,22 5Tổng số tiền (viết bằng chữ):

Biểu 2.2 Bảng thanh toán tiền lương tháng 01/2010 Công ty Dịch vụ Viễn thông

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Biểu 2.3 Bảng thanh toán tiền thưởng tháng 01/2010

Công ty Dịch vụ Viễn thông

TỔN G HSL

Biểu 2.4 Mẫu bảng kê trích nộp các khoản theo lương của Công ty

2.2 PHƯƠNG PHÁP TÍNH LƯƠNG CHO MỘT SỐ LAO ĐỘNG

Áp dụng phương pháp phân phối tiền lương để tính lương cho tập thể và cá nhân tại Công ty Vinaphone nhưsau:

Ví dụ 1: Tính lương của Văn phòng Công ty tháng 01/2010

Xác định quỹ lương chính sách của văn phòng theo kế hoạch

Quỹ tiền lương hợp đồng thời vụ : VK = 301,400,000 đồng

LĐ có mặt bình quân năm KH của đơn vị : LĐBQ = 100 người

Hệ số lương cấp bậc bình quân của đơn vị : HCB = 2.98

Hệ số phụ cấp theo lương bình quân của đơn vị : HPC = 0.26

Tiền lương tối thiểu 1 hệ số : TLmin = 650,000 đồng

Vậy quỹ tiền lương chính sách của văn phòng theo kế hoạch là:

VCSKH = 3011,400,000 + 100 x (2.98 +0.6) x 650,000 = 512,000,000 đồng

Xác định quỹ tiền lương chất lượng của văn phòng theo kế hoạch

Lao động định biên kế hoạch của đơn vị : LĐB = 100 người

Hệ số mức độ phức tạp bình quân công việc của đơn vị là HPBQ =4.62

Chỉ số tiền lương tương ứng với HP = 1 là : TLHP = 1,514,000 đồng

Vậy quỹ tiền lương chất lượng của văn phòng theo kế hoạch là:

VCLKH = 100 x 4.62 x 1,514,000 = 699,468,000 đồng

Quỹ tiền lương phân phối cho văn phòng theo kế hoạch là:

Xác định quỹ tiền lương chất lượng thực hiện của văn phòng

Hệ số hoàn thành chất lượng của đơn vị là : HCL = 1.009

Vậy quỹ tiền lương chất lượng thực hiện của đơn vị là :

VCLTH = 699,468,000 x 1.009 = 705,826,000 đồng

VTH = 489,844,000 + 705,826,000 = 1,195,670,000 đồng

Như vậy quỹ tiền lương chất lượng thực hiện của Văn phòng lớn hơn quỹ tiền lương chất lượng kế hoạch củađơn vị phần chêch lệch đó Công ty phải bổ sung từ nguồn Quỹ dự phòng của Công ty

Ví dụ 2: Tính lương Ông Nguyễn Văn Minh – Phó Phòng Kế hoạch trong tháng 01/2010

Xác định lương chính sách của Ông Minh

Hệ số lương cấp bậc của Ông Minh là 3.23

→ Lương cơ bản của Ông Minh là: 3.23 x 650,000 = 2,099,500 đồng

Ông Minh là phó phòng nên có hệ số phụ cấp chức vụ là 0.3

→ Phụ cấp chức vụ của Ông Minh là: 0.3 x 650,000 = 195,000 đồng

→ Lương cơ bản và phụ cấp: 2,099,000 + 195,000 = 2,294,000 đồng

Xác định lương chất lượng của Ông Minh

Hệ số phức tạp công việc theo hiệu quả là 5,5

Ngày công thực tế trong tháng của Ông Minh là 22 ngày

→ Lương chất lượng của ông Minh là:

Ví dụ 3: Tính lương Chị Nguyễn Thị Hương – Nhân viên kế toán Phòng KTTK-TC

Xác định lương chính sách của Chị Hương

Hệ số lương cấp bậc của Chị Hương là 2.65

Hệ số phụ cấp lương của Chị hương là 0.1

→ Lương cơ bản của Chị Hương là: 650,000 x 2.75= 1,787,500 đồng

Hệ số phụ cấp chức vụ của Chị Hương là 0.15

→ Phụ cấp chức vụ của Chị hương là: 650,000 x 0.15 = 97,500 đồng

→ Lương cơ bản và phụ cấp: 1,787,500 + 97,500 = 1,885,000 đồng

Xác định lương chất lượng của Chị Hương

Hệ số phức tạp của công việc theo hiệu quả là 4.0

Ngày công thực tế trong tháng của Chị Hương là 22 ngày

→ Lương chất lượng của Chị Hương là:

BHTN (1%) = 1,885,000 x 1% = 18,850 đồng

Vậy tổng lương Chị Hương nhận được trong tháng 01/2010 là

4,612,196 – (113,100 + 18,850 + 18,850) = 4,461,000 đồng

2.3 TÀI KHOẢN SỬ DỤNG

Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của người lao động sử dụng các tài khoản sau:

Tài khoản sử dụng trong hạch toán tiền lương

- Tài khoản 334 “Phải trả người lao động”: dùng để phản ánh tình hình thanh toán với người lao động của Công ty

về tiền lương, tiền công, phụ cấp, BHXH, tiền thưởng và các khoản khác thuộc về thu nhập của họ

Bên Nợ:

• Các khoản khấu trừ vào tiền công, tiền lương của người lao động

• Tiền lương, tiền công và các khoản khác đã trả cho người lao động

Bên Có: Tiền lương, tiền công và các khoản khác phải trả cho người lao động thực tế phát sinh trong kỳ.

Dư Có: Tiền lương, tiền công và các khoản khác còn phải trả cho người lao động.

Dư Nợ (nếu có): Số trả thừa cho người lao động.

TK 334 bao gồm 2 TK cấp 2:

TK 3341 “Phải trả công nhân viên”: Phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trảcho người lao động của Công ty về tiền lương, tiền thưởng có tính chất lương, BHXH và các khoản khác thuộc vềthu nhập của họ

TK 3348 “Phải trả người lao động khác”: Phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phảitrả cho người lao động khác ngoài người lao động của doanh nghiệp về tiền công, tiền thưởng và các khoản khácthuộc thu nhập của họ.

Tài khoản sử dụng trong hạch toán các khoản trích theo lương

- TK 338 “Phải trả, phải nộp khác”: dùng để phản ánh tình hình thanh toán các khoản phải trả và phải nộp khácngoài các khoản đã phản ánh ở các tài khoản thanh toán nợ phải trả (từ TK 331 đến TK 337) ở trên

Bên Nợ:

• Xử lý giá trị tài sản thừa chưa rõ nguyên nhân

• BHXH phải trả trực tiếp cho người lao động

• Nộp KPCĐ, BHXH, BHYT cho cơ quan quản lý;

• Kết chuyển doanh thu chưa thực hiện khi đến kỳ;

• Các nghiệp vụ phát sinh làm giảm các khoản phải, phải nộp khác (chi tiêu KPCĐ tại doanh nghiệp; trả lại tiềnnhận trước cho khách hàng khi hợp đồng cho thuê tài sản bỏ dở…)

Bên Có:

• Giá trị tài sản thừa chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý;

• Trích KPCĐ, BHXH, BHYT theo tỷ lệ quy định;

• Tổng số doanh thu chưa thực hiện thực tế phát sinh trong kỳ;

• Các khoản nhận ký cược, ký quỹ ngắn hạn;

• Các khoản phải trả, phải nộp khác;

• Các khoản chi hộ, chi vượt được thanh toán

Dư Có: Phản ánh giá trị tài sản thừa chờ xử lý và các khoản còn phải trả, phải nộp khác.

Dư Nợ (nếu có): phản ánh số đã trả, đã nôp lớn hơn số phải trả, phải nộp và số chi BHXH, KPCĐ chi hộ, chi

vượt chưa cấp bù

Tài khoản 338 chi tiết làm 8 TK cấp 2:

TK 3381 “Tài sản thừa chờ giải quyết”

TK 3382 “Kinh phí công đoàn”

TK 3383 “Bảo hiểm xã hội”

TK 3384 “Bảo hiểm y tế”

TK 3385 “Bảo hiểm thất nghiệp”

TK 3388 “Phải nộp khác”

Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số TK khác có liên quan như 111, 112, 138…

2.4 QUY TRÌNH KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY

Hình thức sổ mà Công ty áp dụng là hình thức kế toán Chúng từ ghi sổ Theo hình thức sổ này thì căn cứ trựctiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chúng từ ghi sổ” Viêc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:

- Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ

- Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái

Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, cócùng nội dung kinh tế

Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo thứ tự trong Sổ Đăng kýChứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán Hiệnnay Công ty đang áp dụng phần mềm kế toán dùng chung cho nghành Bưu điện để hỗ trợ cho công tác kế toán nênkhối lượng công việc được cắt giảm đơn giản hơn, chính xác hơn

Trình tự ghi sổ kế toán tiền lương, các khoản trích theo lương theo hình thức Chứng từ ghi sổ

Bảng chấm công, bảng thanh toán lương, ….

Sổ thẻ kết toán chi tiết TK 334, 338

Sổ quỹ Bảng tổng hợp kế toán chứng

từ cùng loại

Ghi chú :

Ghi hàng ngàyGhi cuối thángĐối chiến, kiểm tra

Sơ đồ 2.1 Quy trình hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty 2.4.1 Nội dung quy trình kế toán tiền lương tại Công ty

Sổ đăng ký

chứng từ ghi sổ

CHỨNG TỪ GHI SỔ

Bảng tổng hợp chi tiết TK 334, 338

SỔ CÁI

Bảng cân đối số phát sinh

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Hàng tháng, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán đã kiểm tra: Bảng thanh toán tiền lương, bang thanh toántiền thưởng,…để lập chứng từ ghi sổ (Phiếu ghi sổ) hoặc căn cứ vào chứng từ kế toán đã kiểm tra để lập Bảng Tổnghợp Chúng từ kế toán cùng loại

Chứng từ ghi sổ sau khi được lập xong thì chuyển cho Kế toán trưởng duyệt rồi chuyển cho Kế toán tổng hợpđăng ký vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ để ghi số và ngày tháng vào Chứng từ ghi sổ Chứng từ kế toán sau khi đãghi vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ mới được sử dụng để ghi vào Sổ Cái và Sổ chi tiết TK 334

Sau khi phản ánh tất cả Chúng từ ghi sổ đã lập vào Sổ Cái, kế toán tiến hành cộng số phát sinh nợ, số phát sinh

có và tính số dư cuối kỳ của TK 334 Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu trên Sổ Cái TK 334 được sử dụng để lậpBảng cân đối tài khoản 334

CÔNG TY DỊCH VỤ VIỄN THÔNG VINAPHONE

Nợ: 33411,33412Có: 1111

Họ tên người nhận tiền: Nguyễn Hoàng Anh

Đơn vị: Công ty Dịch vụ Viễn thông Vinaphone

Địa chỉ: 73 Nguyễn Chí Thanh – Hà Nội

Lý do chi: Chi lương Văn phòng Công ty tháng 12 năm 2009

Giám đốc Kế toán trưởng Người lập biểu Thủ quỹ Người nhận tiền

Biểu 2.5 Mẫu phiếu chi

CÔNG TY DỊCH VỤ VIỄN THÔNG

Văn phòng Công ty

Số CT: PGS218

Số TT: 218

Nội dung: Xuất quỹ tiền mặt trả lương CNV T12/2009

Bằng chữ: Một tỷ một trăm năm mươi sáu triệu bốn trăm năm mươi nghìn đồng.

NGƯỜI LẬP BIỂU KẾ TOÁN TRƯỞNG

Biểu 2.5 Chứng từ ghi sổ: PGS218

CÔNG TY DỊCH VỤ VIỄN THÔNG

Tên tài khoản Nợ Số hiệu tài khoản Có Số tiền

Chi phí Quản lý-Tiền lương 642 1,195,670,000

Nội dung: K/c lương T1/2010 vào Chi phí – VP

Bằng chữ: Một tỷ một trăm chin mươi năm triệu sáu trăm bẩy mươi nghìn đồng

NGƯỜI LẬP BIỂU KẾ TOÁN TRƯỞNG

Nội dung: Khấu trừ vào thu nhập của người lao động

Bằng chữ: Một trăm hai mươi tám triệu chin trăm tám mươi ba nghìn hai tăm hai mươi đồng

NGƯỜI LẬP BIỂU KẾ TOÁN TRƯỞNG

Biểu 2.7 Chứng từ ghi sổ: PGS220

CÔNG TY DỊCH VỤ VIỄN THÔNG

Văn phòng Công ty

SỔ CÁI

Năm 2010Tên tài khoản: Phải trả người lao động

Số hiệu: TK 334

Ngày, Tháng Ghi sổ

31/01 PGS218 31/01 Xuất tiền mặt, trả lươngCNV T12/2009 1111 1,156,450,00031/01 PGS219 31/01 Kết chuyển lương T1 vào chi phí- VP 642 1,195,670,000 31/01 PGS220 31/01 Khấu trừ vào thu nhập T1 của người lao động

338 39,187,520

333 84,275,700

141 5,520,000 Cộng số phát sinh tháng 1,285,433,220 1,195,670,000

- Sổ này có … trang, đánh số từ số 01 đến trang…

- Ngày mở sổ: 01/01/2010

Ngày … tháng… năm …

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)

Biểu 2.9 Sổ Cái tài khoản 334

2.4.2 Nội dung quy trình kế toán các khoản trích theo lương tại Công ty

Hàng tháng kế toán căn cứ vào chúng từ kế toán đã kiểm tra: Bảng thanh toán tiền lương, Bảng kê trích nộpcác khoản theo lương, Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội… để lập Chứng từ ghi sổ (Phiếu ghi sổ) hoặc căn

cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra để lập Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

Chứng từ ghi sổ sau khi được lập xong được chuyển cho Kế toán trưởng duyệt rồi chuyển cho Kế toán tổnghợp đăng ký vào Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, để ghi số và ngày tháng vào Chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ sau khi

đã ghi vào Sôe Đăng ký chứng từ ghi sổ mới được sử dụng đểghi vào Sổ Cái TK 338 và các sổ kế toán chi tiết TK338

Sau khi phản ánh tất cả Chứng từ ghi sổ vào Sổ Cái TK 338 kế toán tiến hành cộng số phát sinh nợ, số phátsinh có và tính số dư cuối kỳ TK 338 Sauk hi đối chiếu khớp đúng, số liệu trên Sổ Cái TK 338 được sử dụng để lậpBảng cân đối TK 338

CÔNG TY DỊCH VỤ VIỄN THÔNG

Chi phí Quản lý – Tiền lương 642 102,867,240

Nội dung: Trích các khoản trích theo lương trừ vào Chi phí Quản lý và thu nhâp CNV

Bằng chữ: Một trăm bốn mươi hai triệu không trăm năm mươi tư nghìn bẩy trăm sáu mươi đồng.

NGƯỜI LẬP BIỂU KẾ TOÁN TRƯỞNG

Biểu 2.10 Chứng từ ghi sổ: PGS221

CÔNG TY DỊCH VỤ VIỄN THÔNG

Văn phòng Công ty

Số CT: PGS222